TUGAS AKHIR
PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN RODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU)
OLEH : SYAHRAINI
082103060
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : SYAHRAINI
NIM : 082103060
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU)
TANGGAL: Maret 2011 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
(
NIP. 19620513 199203 2 001
Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
TANGGAL: Maret 2011 DEKAN FAKULTAS EKONOMI
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
NIP. 19550810 198303 1 004
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : SYAHRAINI
NIM : 082103060
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU)
Medan, Maret 2011 Menyetujui Pembimbing,
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim.
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Syukur Alhamdulillah Penulis ucapkan atas kehadirat Allah SWT yang
telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan
penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam
menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat beriring salam kepada
junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah membawa umat-Nya dari
alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul tugas akhir ini adalah “PERANAN KOMUNIKASI DALAM
MENINGKATKAN PRODUKTIFITAS KERJA STAF DAN PEGAWAI PADA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA (USU)”. Data
yang diperoleh Penulis melalui wawancara dengan para pegawai di Bagian
Kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, Penulis menyadari tugas akhir ini
masih jauh dari sempurna. Untuk itu saran dan kritik yang membangun sangat
Penulis harapkan demi perbaikan dan kesempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, Penulis mengucapkan terima kasih
dengan setulus hati kepada semua pihak yang turut membantu dan mendukung
Penulis baik langsung maupun tidak langsung.
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea, SE, MM selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Lucy Anna, M. Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak
memberikan arahan dan dorongan kepada Penulis dalam penulisan tugas akhir
ini.
5. Seluruh Bapak dan Ibu dosen yang telah mendidik dan memberikan Penulis
Ilmu Pengetahuan selama proses perkuliahan di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara
6. Teristimewa untuk IBU saya tercinta yang telah membesarkan, mendidik dan
memberikan dukungan moril dan meteril serta limpahan kasih sayang dan doa
yang tidak ternilai mulai dari Penulis belajar hingga dapat menyelesaikan
pendidikan di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh keluarga besar saya. Terima kasih untuk semua perhatian dan bantuan
yang telah diberikan.
8. Buat ketiga adik saya Liza, Aldi, Oriza, belajarlah yang rajin agar dapat
menjadi manusia yang berguna bagi Nusa, Bangsa, Agama dan Orang tua.
9. Sahabat-sahabat penulis Atika, Maya, Tika, Tami serta banyak lagi yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu yang selalu setia membantu disaat
10.Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2008.
Kalian adalah teman terbaikku saat berada dikampus ini, yang telah banyak
membantu dan memberikan dorongan dan semangat sehingga Penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir ini.
11.Teman-teman Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) di Teater O dan Suara USU
yang telah banyak memberikan pengetahuan diluar bangku perkuliahan.
Lanjutkanlah perjuangan yang masih panjang.
12.Semua anggota Rumah Film Independent (RuFi) Community. Semoga “Sejuta
Film Untuk Indonesia” buka n hanya sebuah slogan melainkan pembuktian.
Terima kasih untuk semuanya, semoga budi baik dan yang telah diberikan
selama penulisan Tugas Akhir ini, mendapat Ridho dan balasan dari Allah SWT.
Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Amin...
Wassalam.
Medan, Maret 2011 Penulis,
DAFTAR ISI
G. Hubungan Komunikasidengan Produktivitas ... 40
H. Analisa dan Evaluasi ... 43
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 44
A. Kesimpulan ... 44
B. Saran ... 44
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Komunikasi memegang peranan penting bagi kehidupan suatu perusahaan,
baik perusahaan swasta maupun pemerintahan. Komunikasi sangat penting untuk
menjalin hubungan kerja sama antara manusia yang terlibat dalam organisasi dan
mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam proses pencapaian tujuan
organisasi. Komunikasi akan memungkinkan setiap anggota organisasi untuk
saling membantu, saling mengadakan interaksi.
Komunikasi akan berhasil apabila pengirim pesan dan penerima pesan
besama-sama mencapai pengertian dan kesimpulan yang sama sesuai dengan yang
dimaksudkan, tentang apa yang sebenarnya yang diinformasikan. Untuk itu sangat
diperlukan keterampilan dalam pemakaian bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu
perusahaan demi kelancaran aktifitas perusahaan.
Tujuan dari pada komunikasi menciptakan dan saling memberi pengertian
(understanding) antara sesama komunikator (pengirim) dan komunikannya
(penerimanya), mengandung kebenaran, lengkap, mencakup keseluruhan menarik
dan nyata. Tetapi hal ini tidak bisa dicapai begitu saja, karena ada banyak ada
hambatan dalam komunikasi, misalnya: banyaknya perantara dalam proses
penyampaian informasi yang disampaikan tidak lagi akurat, dan jika hal ini terjadi
akan mengakibatkan salah pengertian (missunderstanding) yang akan berdampak
kesalahan pelaksanaan aktifitas kantor yang kemudian akan menghambat
produktivitas karyawan, oleh karena itu komunikasi adalah hal yang sulit dan
berbelit-belit serta memerlukan pemahaman yang baik.
Peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas perusahaan sangat
penting karena sistem komunikasi yang baik akan meningkatkan aktifitas kerja
karyawan. Tentu juga meningkatkan produktivitas perusahaan. Komunikasi pada
hakekatnya memegang peranan penting tidak hanya diperusahaan saja, tetapi juga
dilembaga-lembaga lainnya, dalam pergaulan dengan masyarakat dan sebagainya.
Komunikasi memberikan keterangan-keterangan tugas yang berubah dan
kemajuan serta suksesnya organisasi digunakan untuk penukaran informasi dan
pendapat. Tanpa adanya komunikasi yang baik, maka akan sulit mengadakan
koordinasi. Karena itu perwujudan komunikasi ini memiliki peran yang sangat
penting.
Banyak sekali fenomena-fenomena yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU
mengenai komunikasi. Misalnya kesalah pahaman antara staf dan pegawai di
akibatkan oleh komunikasi yang kurang baik. Hal ini menyebabkan
misscommunication dan perbedan sudut pandang dalam melaksanakan suatu tugas
atau perintah-perintah terkadang hal ini juga menyebabkan terjadinya konflik
antara staf dan pegawai.
Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis mengambil judul
“PERANAN KOMUNIKASI DALAM MENINGKATKAN
B. Perumusan Masalah
Sistem komunikasi yang dilaksanakan perusahaan akan mempengaruhi
kelancaran para staf dan pegawainya. Oleh karena itu sangat penting bagi
peusahaan untuk memperhatikan bagaimana cara-cara berkomunikasi yang efektif
untuk meningkatkan produktivitas kerja staf dan pegawainya.
Berdasarkan uraian tersebut maka perumusan masalah yang dapat diambil
sebagai dasar kajian dalam penelitian yang dilakukan yaitu:
Bagaimana peranan komunikasi dalam meningkatkan produktivitas kerja staf dan
pegawai pada Fakultas ekonomi USU.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan komunikasi
dalam meningkatkan produktifitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara .
D. Manfaat Penelitian
Manfaat dari penelitian adalah :
a. Untuk memberikan masukan serta menyampaikan saran yang mungkin
bermanfaat bagi Fakultas Ekomoni Universitas Sumatera Utara, memgenai
masalah yang di hadapi dibidang komunikasi.
b. Sebagai referensi bagi peneliti-peneliti lain yang beminat terhadap judul
c. Bagi penulis bermanfaat sebagai tambahan ilmu pengetahuan khususnya
mengenai sistem komunikasi yang baik yang seharusnya dilaksanakan
dalam suatu perushaan.
E. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Jl. T. M. Hanafiah Kampus Universitas Sumateta Utara Medan. Untuk
lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1. di bawah
ini.
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan
NO. KEGIATAN
MINGGU KE
1 2 3
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan Laporan
Persiapan Tugas Akhir dimulai dari tanggal 15 Februari sampai dengan 21
Maret 2011, sejak disetujuinya Judul Tugas Akhir oleh Ketua Program Studi DIII
Kesekretariatan.
Pada tahap pengumpulan data, Penulis melakukan observasi yang akan
dilaksanakan pada minggu pertama dan kedua bulan Maret 2011 di Fakultas
Setelah melakukan observasi, penulis akan memulai penulisan laporan
yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir. Dimana dalam penulisannya
Penulis akan dibimbing oleh Dosen Pembimbing agar penulisan laporan sesuai
dengan judul dan materi pembahasan.
F. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub
bab antara lain :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, Penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description,
jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang bagaimana komunikasi yang
digunakan oleh staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang dihasilkan dari
penelitian yang dilakukan di bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, dan saran Penulis bagi bagian kepegawaian Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, serta Daftar Pustaka yang mencantumkan semua
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di
luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan
tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda
Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh ) tetap
memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan
bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan
penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).
Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang
berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari
Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka
memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan
Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang
diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam
lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987
No.25 / DIKTI / Kep / 1987 dan No.26 / DIKTI / Kep / 1987, Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu
Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas
Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar
dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
Berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, Manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dn internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan
penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/ perubahan.
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang
dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/
keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah
untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan
ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya.
Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat
diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui
kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat
dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran
tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor :
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc, Ph.D
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Armansyah Ginting, M.Eng
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Eddy Marlianto, B.Sc,M.Sc,Ph,D
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ningrum Natasya Sirait, SH, MLI
Pembantu Rektor V : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc
Pembantu Dekan I : Fahmi N. Nasution SE, MAcc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS EKONOMI USU
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe,M.Ec,Ac
Sekertaris : Wahyu Ario Pratomo,SE, M.Ec
Anggota : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Prof.Ritha F.Dalimunthe, SE,M.Si
Prof.Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak
Prof.Dr.Ramli,MS
Prof.Dr.Syaad Afifudin S, M.Ec
Prof.Dr.Rismayani,MS
Drs. Hasan Sakti Siregar,Msi.Ak
Prof.Dr.lic.rer.reg.Sirojuzilam,SE
Drs. Raja Bongsu Hutagalung,Msi,Ak
Dr.Murni Daulay,SE,Msi
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc
Sekretaris : Drs. Syahril Hakim Nasution, M. Si
Ketua Prodi : Irsyad Lubis, SE, M. Soc, Sc,Ph,D
Sekretaris Prodi : Paidi Hidayat, SE, M. Si
Manajemen
Ketua : Drs. Isfenti Sadalia, SE, ME
Sekretaris : Dra. Marhayanie, M. Si
Ketua Prodi : Dr. Endang Sulistya Rini, M. Si
Akuntansi
Ketua : Drs. Syarifuddin Ginting, SE, Ak, MAFIS, CPA
Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak
Ketua Prodi : Drs. Firman Syarif, M. Si, Ak
Sekretaris Prodi : Drs. Mutia Ismail, MM, Ak
Keuangan
Ketua : Drs. Raja Bongsu Hutagalung, SE, M. Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M. Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M. Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Bebby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE
Kasub. Akademik : Fepty Aniar, SE
C. Job Description
Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha
dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan akademik, administrasi umumdan keuangan, kemahasiwaan
dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan
ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggung jawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang
telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai.
d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.
d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan
kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni
j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
6. Sub Bagian Perlengkapan
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian
dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkansistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan,keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan
dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
D. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak
berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada
umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Pengabdian kepada Masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik
dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai
dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga
pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin
dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap
mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya
bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat,
serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada
masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri,
kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus
melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’
Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan
norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan
Yang maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :
a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.
b. Perkuliahan semester genap/ganjil.
c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil.
BAB III PEMBAHASAN
A. Pengertian Komunikasi
Manusia sebagai mahluk individu maupun sosial memiliki dorongan ingin
tahu, ingin maju dan berkembang, maka salah satu sarananya adalah komunikasi.
Komunikasi merupakan kebutuhan yang mutlak bagi manusia. Dengan
komunikasi manusia dapat menyampaikan informasi, opini, ide, konsepsi,
pengetahuan, perasaan, sikap, perbuatan dan sebagainya kepada seseoranng secara
timbal balik sebagai penyampaian maupun penerima komunikasi.
Komunikasi secara sederhana dapat dilukiskan sebagai tukar menukar
informasi antara dua pelaku yakni pelaku pengirim dan pelaku penerima
informasi. Komunikasi juga merupakan suatu tindakan untuk saling
mempertukarkan pesan-pesan yang bermanfaat kepada pihak yang membutuhkan.
Menurut Handoko (1993 : 224) memberikan pengertian :
“Komunikasi sebagai proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain”.
Menurut Widjaja (1986:1) memberikan pengertian :
”Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antar dan antara manusia baik individu maupun kelompok”
Menurut Hovland (1983:13) memberikan pengertian :
“Komunikasi adalah Proses dimana seseorang individu mengoperkan perangsang untuk mengubah tingkah laku individu-individu yang lain”.
B. Unsur-unsur komunikasi
Penegasan tentang unsur-unsur dalam proses komunikasi itu adalah sebagai
berikut:
- Sender : komunikasi yang menyampaikan pesan kepada seseorang atau
sejumlah orang.
- Encoding : penyandian, yakni proses pengalihan pikiran ke dalam
bentuk lambang.
- Message : pesan yang merupakan seperangkat lambing bermakna yang
di sampaikan oleh komunikator.
- Media : saluran komunikasi tempat berlalunya pesan dari komunikator
kepada komunikan.
- Decoding : pengawasandian, yaitu proses dimana komunikan
menetapkan makna pada lambing yang disampaikan oleh komunikaator
kepadanya.
- Receiver : komunikan yang menerima pesan dari komunikator.
- Response : tanggapan, seperangkat reaksi pada komunikan setelah
diterima pesan.
- Feedback : umpan balik, yakni tanggapan komunikasi apabila
tersampaikan atau di sampaikan kepada komunikator.
- Noise : gangguan tak terencana dalam proses komunikasi sebagai akibat
diterimanya pesaaan lain oleh komunikan yang berbeda dengan pesan
C. Bentuk Komunikasi
Menurut bentuknya komunikasi terdiri dari : 1). Komunikasi Verbal
Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim
digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain baik secara
lisan maupun tulisan.
Komunikasi verbal sangat penting dalam suatu perguruan tinggi dan
merupakan kunci sukses suatu perguruan tinggi. Begitu pentingnya komunikasi
verbal, sehingga tanpa komunikasi ini aktivitas tidak dapat berfungsi dengan baik.
Komunikasi verbal ini terdiri dari komunikasi satu arah ( one way communication
) dan komunikasi dua arah ( two way communication ).
Komunikasi satu arah adalah komunikasi yang berlangsung pada satu
pihak saja, sedangkan komunikasi dua arah bersifat timbal balik dan melibatkan
dua pihak. Komunikasi verbal dapat pula berupa tatap muka, wawancara,
konsultasi bersama dan pidato. Komunikasi tatap muka merupakan komunikasi
yang paling umum yakni berupa perintah-perintah, instruksi, permintaan,
penyampaian informasi dan sebagainya melalui pembicaraan antara dua orang
atau lebih. Komunikasi tatap muka ini memiliki beberapa kelebihan, yakni
komunikator dapat mengetahui apakah penerima pesan sudah mengerti akan
pesan yang disampaikan.
Dengan demikian kecerdasan dan pengetahuan umum dari penerima pesan
dalam mengetahui pokok persoalan akan menunjukkan gaya atau cara
komunikasi tatap muka ini juga memiliki beberapa kekurangan yakni pada saat
penerima pesan memerlukan petunjuk untuk melaksanakan tugasnya maka tanpa
adanya catatan tertulis ada kemungkinan tugas yang dikerjakan menjadi kurang
sesuai dengan yang diperintahkan, dan tentunya hal ini sangat merugikan.
Komunikasi yang baik dan efektif adalah komunikasi dua arah antara
komunikator dan komunikan. Contoh sederhana dari komunikasi dua arah yaitu:
seorang manager pemasaran menjelasksan kepada bawahannya, kemudian setelah
itu ada respon (umpan balik) dari bawahannya yang menyatakan bagaimana
mengatasi/menghindari kendala-kendala yang ada dalam pemasaran sedangkan
komunikasi satu arah mempunyai kekurangan karena bisa saja terjadi miss
communication karena tidak adanya umpan balik. Contoh sederhana dari
komunikasi satu arah adalah seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang
lain yang dituju, bisa saja pesan itu tidak sesuai dengan yang dimaksud, karena
daya pikir orang untuk menerima informasi berbeda-beda. Jadi, alangkah baiknya
bila suatu perguruan tinggi menggunakan komunikasi dua arah.
Dengan menggunakan alat komunikasi modern pada suatu perusahaan,
maka komunikasi yang baik dapat terlaksana tetapi hal itu tidak menjamin
komunikasi tersebut dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu untuk
melaksanakan komunikasi yang baik dalam suatu perguruan tinggi adalah adanya
jalinan pengertian dari kedua belah pihak.
Alat-alat komunikasi yang modern dan mutakhir hanyalah sebagai alat
untuk membantu melancarkan komunikasi. Jadi, untuk dapat melaksanakan
menyampaikan komunikasi dengan yang menerima komunikasi tersebut, sehingga
apa yang di komunikasikan dapat dimengerti, dipikirkan, dan dapat dilaksanakan.
Agar komunikasi yang disampaikan mudah dimengerti oleh penerima
komunikasi, jangan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti, tetapi gunakan
bahasa yang sederhana sehingga mudah dimengerti. Meskipun dalam komunikasi
kemungkinan terjadi hambatan-hambatan, tetapi bila kita dapat menghilangkan
hambatan tersebut atau setidaknya dapat menguranginya, maka kemungkinan
komunikasi yang dijalankan akan menjadi lebih baik, sehingga kita dapat
memperoleh manfaat dalam keuntungan-keuntungan tertentu antara lain :
a. Kelancaran tugas-tugas lebih terjamin
b. Biaya-biaya dapat ditekan
c. Dapat meningkatkan partisipasi
d. Pengawasan dapat dilakukan dengan baik
Perguruan tinggi sebagai wadah dalam menjalin kerjasama tentunya
mengandung bagian-bagian yang mempunyai hubungan antara satu dengan yang
lainnya. Hubungan antar bagian-bagian harus diatur sebaik-baiknya dalam rangka
mencapai tujuan perguruan tinggi. Selanjutnya hubungan harus dipolakan menjadi
saluran komunikasi yang jelas, pasti dan diketahui. Dengan cukupnya saluran
komunikasi yang disusun dengan sebaik-baiknya hingga mudah dipahami oleh
setiap anggota, barulah kerjasama dapat berjalan dengan baik dan berlangsung
secara memuaskan. Saluran komunikasi merupakan urat nadi suatu perguruan
pihak lain dan ini lazim disebut komunikasi perkantoran atau dapat dinyatakan
juga sebagai tata hubungan.
Komunikasi verbal yang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU meliputi
komunikasi tertulis dan lisan. Komunikasi lisan yang ada di Fakultas Ekonomi
USU meliputi langsung bertatap muka, melalui telepon, rapat, pidato, dan
pengarahan. Komunikasi tertulis yang ada pada Fakultas Ekonomi USU meliputi
surat keputusan, memo, suarat tugas kerja dan wewenang, surat pengumuman,
surat balasan/tanggapan dan sebagainya.
2). Komunikasi Nonverbal.
Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang berupa penyampaian
informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa penggunaan kata-kata.
Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan, kontak tubuh, postur
tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta anggukan atau gelengan
kepala. Aspek komunikasi nonverbal banyak sekali mempengaruhi jalannya
pembicaraan antara orang yang satu dengan yang lainnya, baik dalam suatu
organisasi maupun lingkungan sosial lainnya. Seperti aspek dari ekspresi wajah
adalah menaikkan dan menurunkan alis mata, sedangkan bila marah matanya
mengerut sehingga respon nonverbal diberikan oleh pendengar secara kontinu
tentang apa yang dikatakan pembicara. Komunikasi nonverbal lainnya adalah
bahasa tubuh, yang merupakan komunikasi oleh gerakan badan selama
komunikasi tatap muka. Ada banyak gerakan tidak ketara atau tidak begitu
Misalnya senyuman, kerut dahi, gerak mata, berjabat tangan dengan keras dan
masih banyak gerakan badan lainnya.
Komunikasi nonverbal penting bagi pengirim dan penerima pesan, karena
sifatnya yang efisien. Suatu pesan nonverbal dapat disampaikan tanpa harus
berpikir panjang dan pihak audiens juga dapat menangkap artinya dengan cepat.
Komunikasi nonverbal sering dikatakan dalam segi emosional dari suatu
komunikasi, akan tetapi sebaiknya membaca kode komunikasi nonverbal dalam
suatu hubungan komunikasi. Komunikasi nonverbal adalah komunikasi yang
berupa penyampaian informasi dengan menggunakan isyarat-isyarat atau tanpa
penggunaan kata-kata. Pesan nonverbal ini disampaikan melalui gerakan badan,
kontak tubuh, postur tubuh, ekspresi wajah, gerakan tangan dan mata serta
anggukan atau gelengan kepala.
Komunikasi nonverbal memberikan umpan balik yang berharga bagi
pembaca kode. Jadi pada hakekatnya, komunikasi adalah suatu cara atau
rangkaian kegiatan yang menyampaikan berita dari seseorang kepada orang lain,
dalam rangka kerjasama yang baik dalam mencapai tujuan tertentu.
Komunikasi non verbal kurang diterapkan di Fakultas Ekonomi USU
karena komunikasi non verbal bersifat informal, komunikasi non verbal ini sangat
tidak tepat apabila digunakan di lingkungan kantor, sebab komunikasi non verbal
ini hanya menggunakan bahasa tubuh dan panca indera. Biasanya komunikasi non
verbal ini dilakukan oleh staf dan pegawai yang mempunyai hubungan dekat dan
D. Proses Komunikasi
Komunikasi merupakan suatu proses yang mendasari terjadinya hubungan
antara manusia, bahkan dalam keadaan paradaban yang primitif sekalipun. Dalam
masyarakat yang tinggi peradabannya dan lebih kompleks, masalah komunikasi
maupun kegunaannya turut berkembang. Perkembangan teknologi dalam hal ini
mengirimkan, memproses, menyimpan, dan menerima informasi mengharuskan
pesan-pesan disampaikan sederhana, jelas, dan tepat, sehingga makna yang
sebenarnya dapat terwujud. Semakin kompleks sifat dari suatu organisasi semakin
tinggi pula tingkat kemajemukan sistem komunikasi. Analisis sistem komunikasi
yang paling sederhana sifatnya memperlihatkan adanya tiga jalur(three way flow).
1. Komunikasi kebawah ( Downwards Communication )
Bentuk komunikasi kebawah adalah komunikasi yang berbentuk instruksi
atau informasi. Instruksi disampaikan dalam bentuk perintah, dapat pula beragam
saran atau usul dengan ungkapan yang halus. Dibanding dengan perintah, arus
informasi lebih umum sifatnya.
Komunikasi kebawah di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi
antara Dekan dengan Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II, Pembantu Dekan
III, Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan I dengan
Dosen, Staf dan Pegawai. Komunikasi antara Pembantu Dekan II dengan Dosen,
Staf dan Pegawai. Komunikasi Pembantu Dekan III dengan Dosen, Staf dan
2. Komunikasi Ke Atas
Komunikasi keatas adalah arus komunikasi dari bawahan ke atasan
(pimpinan) yang lebih menekankan segi pertanggungjawaban antara pimpinan
dengan bawahan. Bentuknya adalah surat pertanggungjawaban, saran, pengaduan
dan permintaan untuk diberikan keputusan. Komunikasi keatas paling sering
berbentuk konsultasi antara karyawan dan pimpinan, dengan memberi kesempatan
kepada pihak karyawan untuk mengajukan pendapat serta membahas masalah
dengan pihak kesekretariatan dekan.
Komunikasi keatas di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi antara
dosen, staf, dan pegawai kepada Dekan, Pembantu Dekan I, Pembantu Dekan II,
dan Pembantu Dekan III.
3. Komunikasi Horizontal
Komunikasi ini merupakan komunikasi yang terjadi antara dua staf atau
pegawai atau dua belah pihak yang mempunyai kedudukan yang sama atau
sederajat. Komunikasi horizontal ini perlu ditingkatkan perannya. Dengan
bertambahnya penggunaan bidang jasa spesialisasi keharusan itu jelas tergambar.
Pada jenjang dewan Direksi arus horizontal terwujud dengan diadakanya rapat
senat. Pada jenjang kebawah manfaat rapat dapat digunakan untuk tujuan yang
sama.
Komunikasi horizontal yang di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi
antara sesama dosen, sesama pegawai, sesama staf dan komunikasi antara sesama
4. Komunikasi Diagonal
Yaitu komunikasi antara pimpinan bagian dengan staf dari satu bagian lain
atau antara kepala seksi dengan karyawan dari seksi lain yang ada.
Komunikasi diagonal di Fakultas Ekonomi USU seperti komunikasi
antara Pembantu Dekan I dengan Staf dan Pegawai yang merupakan bawahan dari
Pembantu Dekan II dan III. Begitu pula komunikasi antara Staf dan Pegawai
dengan Pembantu Dekan II padahal mereka merupakan bawahan dari Pembantu
Dekan I atau Pembantu Dekan III dan sebaliknya.
Komunikasi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu :
1. Komunikasi Secara Lisan
Komunikasi secara lisan ini dipergunakan komunikasi berhadapan muka
atau komunikasi tatap muka ( face to face ). Hal ini dikecualikan kalau dilakukan
komunikasi dengan menggunakan telepon, pidato, briefing dan media komunikasi
lainnya.
Proses komunikasi secara lisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan
Pegawai di Fakultas Ekonomi USU ini jarang terjadi. Karena semuanya telah
dilimpahkan kepada Pembantu Dekan. Jadi, Pembantu Dekan yang
mengkomunikasikannya kepada Dosen, Staf dan Pegawai. Tetapi kadang kala
diadakan rapat di Aula Fakultas Ekonomi USU. Misalnya, sebelum ujian tengah
semester diadakan rapat antara Dekan dengan Staf dan Pegawai untuk membahas
pelaksanaan ujian tengah semester tersebut sebab staf dan pegawai akan bertindak
2. Komunikasi Secara Tertulis
Komunikasi secara tertulis merupakan bagian yang sangat penting dalam
kegiatan manajemen, karena kata-kata atau pesan-pesan dari pimpinan dibuat
secara tertulis agar otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen agar dapat
digunakan sebagai bahan pemeriksaan kembali.
Hal yang tidak menguntungkan dari komunikasi yang bersifat tertulis
adalah pemeliharaan atau penyimpanan yang yang bersifat up to date dan usaha
untuk secara tepat mendapatkan kembali dokumen itu bila diperlukan dikemudian
hari. Manfaat lain dari komunikasi dengan dokumen tertulis yaitu dapat menjadi
suatu sumber perselisihan kerena sistem formalitas dengan legalitas (prosedur
pengaturan).
Suatu organisasi yang baik, dalam menyampaikan suatu warta akan
mempergunakan segala macam saluran yang mungkin terutama saluran perintah
dan tanggung jawab yang resmi. Disamping tidak mengabaikan saluran hubungan
informal diantara para anggotanya juga mempertimbangkan cara dan alat untuk
mengadakan hubungan. Dengan demikian warta yang dikehendaki dapat
mencapai tujuannya dengan efektif.
Komunikasi secara tulisan antara Dekan dengan Dosen, Staf dan Pegawai
di Fakultas Ekonomi USU misalnya berupa surat keputusan, memo, surat tugas
kerja dan wewenang, surat pengumuman, surat balasan/tanggapan, dan
Hubungan komunikasi terbagi dalam dua bentuk yaitu :
1. Komunikasi Internal.
Komunikasi Internal merupakan komunikasi yang sehari–hari
dilaksanakan pada kegiatan usaha, baik di bidang jasa maupun barang, karena
sebagian besar kegiatan kantor terdiri dari adanya hubungan-hubungan didalam
lingkungan sendiri.
Komunikasi Internal di Fakultas Ekonomi USU misalnya komunikasi
antara Dekan dan Pembantu Dekan dengan staf dan pegawai, komunikasi antar
sesama Pembantu Dekan serta komunikasi antara para staf dan pegawai
2. Komunikasi External
Komunikasi External bertujuan menjalin hubungan yang baik antara pihak
perusahaan dengan pihak luar perusahaan. Komunikasi ini dapat diwujudkan
dengan telepon, berbicara langsung atau dengan pengiriman surat. Komunikasi
external yaitu komunikasi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Jika
hubungan-hubungan keluar itu dapat dilaksanakan sebaik-baiknya, pastilah
perusahaan yang bersangkutan mendapat pandangan yang positif pengaruhnya
dalam usaha meningkatkan produktivitas perusahaan.
Ada empat azas pokok komunikasi dalam menciptakan dan memelihara
sistem komunikasi yaitu:
a. Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran
orang lain.
b. Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkan pada
c. Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk
membuat dirinya mengerti.
d. Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu
kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. Efektivitas suatu
organisasi sangat tergantung kepada bermanfaat atau tidaknya data
yang dikomunikasikan. Kegagalan komunikasi akan terjadi jika
anggota organisasi menyampaikan segala hal yang tidak sesuai dengan
data yang sebenarnya.
Komunikasi external yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi USU seperti
komunikasi dengan fakultas lain yang ada pada Universitas Sumatera Utara, luar
kampus USU, instansi – instansi pemerintah dan perusahaan swasta. Komunikasi
external ini tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang
dilakukan oleh pihak fakultas, khususnya dekan.
E. Pegertian Produktivitas dan Faktor-faktor yang mempengaruhi Produktivitas
1. Pengertian Produktivitas
Para ekonom biasanya mendefinisikan produktivitas sebagai “ratio
output” dibandingkan dengan “input fisik”. Hal tersebut biasanya dihubungkan
dengan industri-industri secara keseluruhan pada sektor-sektor dalam suatu
perekonomian.
Produktivitas juga diartikan sebagai tingkatan efisiensi dalam
dengan tenaga kerja yang dapat dihitung dengan membagi pengeluaran dengan
jumlah yang digunakan atau jumlah jam kerja karyawan.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi produktivitas, antara lain :
a) Bersumber dari pekerjaan
Suatu pekerjaan yang banyak memerlukan gerakan yang dapat
mengakibatkan produktivitas kerja menjadi rendah. Oleh karena itu, agar gerakan
dalam melakukan pekerjaan cepat dan tepat terlebih dahulu diadakan “Time and
Motion Study”. Dengan dua studi tersebut dapat tercipta gerakan - gerakan yang
efektif dan dapat memperlancar pekerjaan sekaligus mengurangi kesalahan
karyawan.
Pada Fakultas Ekonomi USU pekerjaan yang paling sibuk adalah
pekerjaan sekertaris dekan. Sekertaris Dekan dituntut untuk bekerja dengan
kondisi fisik yang kuat tetapi dengan banyaknya pekerjaan yang harus
diselesaikan maka terkadang ketahanan fisik sekertaris dekan tersebut menjadi
menurun sehingga produktivitas kerjanya menjadi berkurang.
b) Bersumber dari karyawan itu sendiri
Semangat dan kegairahan kerja para karyawan merupakan unsur penting
guna mencapai produktivitas yang tinggi. Maka sebaiknya pimpinan
memperhatikan unsur penting tersebut seperti melalui :
- Gaji yang memadai
- Kebutuhan karyawan perlu diperhatikan
Pada Fakultas Ekonomi USU, unsur – unsur ini juga diperhatikan oleh
Dekan dan Pembantu Dekan. Sebab apabila unsur ini tidak deperhatikan akan
membuat semangat kerja menjadi rendah dan menyebabkan produktivitas juga
menjadi rendah.
Selain dari kedua sumber tersebut diatas maka faktor-faktor lain yang
mempengaruhi produktivitas kerja adalah:
1. Pendidikan
Tingkat kecerdasan karyawan dilihat dari tingkat pendidikannya . Semakin
tinggi pendidikan semakin besar kemungkinan untuk mendapatkan tujuan
kejenjang yang lebih baik. Oleh karena itu, pendidikan berhubungan dengan
produktivitas kerja karyawan.
Menurut pengamatan penulis, pendidikan tidak mempengaruhi
produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Pendidikan
hanya membedakan posisi staf dan pegawai atas pekerjaan yang dibebankan
kepadanya.
2. Kesehatan jasmani dan rohani
Salah satu tugas pimpinan perkantoran adalah menjamin kesehatan
karyawan yaitu dengan cara mengatur jam kerja, meniadakan lembur dan
mendirikan poliklinik sehingga dapat menciptakan kegiatan kerja para karyawan.
Karyawan yang sehat juga pasti akan dapat meningkatkan produktivitas kerjanya.
Pada Fakultas Ekonomi USU, kesehatan jasmani dan rohani para staf
dan pegawai juga selalu diperhatikan, sebab staf dan pegawai yang sehat akan
USU berhak untuk berobat di Poliklinik yang disediakan Universitas Sumatera
Utara.
2. Lingkungan kerja
Lingkungan kerja yang baik akan berpengaruh besar dalam meningkatkan
produktivitas. Lingkungan kerja yang bersih dapat mempengaruhi karyawan
untuk bekerja lebih giat.
Lingkungan kerja ini juga diatur sebaik mungkin, sehingga membuat
suasana kerja di Fakultas Ekonomi USU menjadi lebih nyaman yang dapat
membuat para staf dan pegawai menjadi lebih semangat bekerja, sehingga
produktivitas kerja juga akan meningkat.
3. Faktor manajerial
Gaya kepemimpinan yang efektif, memotivasi, mengarahkan, dan
menggerakan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih semangat dan
bergairah dalam melaksanakan tugas.
Di Fakultas Ekonomi USU, faktor manajerial dilakukan oleh Kasubbag,
Pembantu Dekan, dan Dekan. Mereka adalah pimpinan yang memotivasi,
mangarahkan, dan menggerakkan bawahannya agar dapat bekerja dengan lebih
semangat dan bergairah dalam melaksanakan tugas.
4. Motivasi
Pemberian motivasi oleh seseorang pimpinan yang baik akan
membimbing dan melatih karyawannya. Memotivasi setiap karyawan tidaklah
mudah, sebab setiap karyawan mempunyai latar belakang, pengalaman, harapan
Motivasi juga merupakan faktor utama pendukung tingginya produktivitas
kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Staf dan pegawai yang
memiliki motivasi yang tinggi, tentu saja produktivitas kerjanya akan meningkat.
5. Peralatan yang digunakan
Peralatan yang digunakan mempunyai efek yang sangat penting dalam
meningkatkan produktivitas kerja. Produktivitas kerja seorang karyawan perlu
mendapat perhatian dari perusahan karena produktivitas kerja akan meningkatkan
keuntungan bagi perusahaan. Produktivitas dapat dimaksudkan sebagai
penggunaan sumber-sumber ekonomi yang digerakan secara efektif dan
memerlukan keterangan organisator dan teknik sehingga mempunyai tingkat hasil
guna yang tinggi, artinya hasil yang diperoleh seimbang dengan masukan yang
diolah.
Metode-metode yang ada untuk meningkatkan produktivitas kerja Fakultas
Ekonomi USU adalah dengan pemotivasian staf dan pegawai dengan memberikan
berbagai dorongan. Adapun dorongan itu yaitu memberikan upah/gaji yang
memadai, kenyamanan dan keamanan pekerja saat bekerja lembur dan adanya
jaminan sosial.
F. Pengukuran Produktivitas
Pengukuran atau penilaian produktivitas perusahaan merupakan
pengukuran terhadap produktivitas atau prestasi kerja karyawan, yaitu suatu
sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seseorang karyawan
produktivitas karyawan mutlak harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang
dapat dicapai setiap karyawan. Apakah baik, sedang, atau kurang. Penilaian
prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan. Hal ini
digunakan untuk menetapkan tindakan kebijakan selanjutnya. Dengan pengukuran
produktivitas atau prestasi kerja berarti para bawahan mendapat perhatian atasan
sehingga mendorong bawahan untuk lebih bergairah dalam bekerja, asalkan
proses pengukurannya atau penilaiannya jujur dan objektif serta ada tindak
lanjutnya. Tindak lanjut pengukuran ini memungkinkan karyawan untuk
dipromosikan, didemosikan, dikembangkan atau balas jasa (kompensasi) nya
dinaikkan.
Pengukuran produktivitas atau penilaian prestasi kerja staf dan pegawai
Fakultas Ekonomi USU dilakukan dalam waktu setahun sekali yakni pada akhir
tahun, dimana yang melakukan pengukuran atau penilaian langsung terhadap staf
dan pegawai adalah Kasubbag, Pembantu Dekan, dan Dekan.
Adapun hal-hal yang dinilai atas diri karyawan adalah hal-hal yang dapat
mendorong produktivitas atau prestasi kerja setiap karyawan seperti kesetiaan
atau loyalitas karyawan, kejujuran, kepemimpinan, kerja sama, dedikasi dan
partisipasi karyawan didalam perusahaan.
Manfaat yang diharapkan perusahaan dari pengukuran atau penilaian ini
adalah untuk mengetahui keadaan keterampilan dan kemampuan setiap karyawan
secara rutin, sebagai dasar perencanaan bidang personalia khususnya
penyempurnaan kondisi kerja, peningkatan mutu dan hasil kerja sebagai dasar
bagi karyawan tersebut adalah bahwa ia dapat mengetahui setiap kemampuannya
melalui nilai yang kurang, cukup atau baik. Dengan mengetahui
kekurangan-kekurangan berarti dia (karyawan) dapat memperbaikinya untuk waktu yang akan
datang.
G. Hubungan Komunikasi dengan produktivitas
Komunikasi yang efektif mengandung arti pengiriman dan penerimaan informasi yang paling cermat, pengertian pesan yang mendalam oleh kedua pihak
dan pengambilan tindakan yang tepat terhadap pertukaran informasi. Seorang
pimpinan harus selalu mempertimbangkan biaya dan akibat agar tercapainya suatu
tujuan yang efektif dan efisien dalam pemilihan dan penggunaan saluran
organisasi, dimana ini juga merupakan usahanya untuk mengembangkan dan
memperbaiki komunikasi formal dalam organisasi. Dengan mengetahui
peranannya dan saluran-saluran yang dilaluinya dapat memberikan
perubahan-perubahan dalam organisasi, sehingga rintangan-rintangan dalam komunikasi
dapat dikurangi.
Untuk dapat mencapai komunikasi yang efektif, seorang pengirim
informasi hendaknya memberikan pesan secara ringkas dan jelas, serta
menggunakan bahasa yang sesuai dengan pengetahuan dan kemampuan
intelektual dari penerima pesan dengan menggunakan media yang tepat. Media
yang paling tepat sebenarnya tergantung pada apa yang dikomunikasikan dan
American Management Assiciation (AMA) yang dikutip oleh Effendy
(2005:27) telah menyusun sejumlah prinsip komunikasi yang disebut dengan
“The Commandements Of good Communication” (sepuluh pedoman komunikasi
yang baik ), yaitu :
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi
akan dilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain bila perlu dalam perencanaan
komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai dasar berita selama
dikomunikasikan.
6. Ambil kesempatan bila timbul untuk mendapatkan segala sesuatu atau umpan
balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10.Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pedoman kepada para
pimpinan untuk meningkatkan komunitas komunikasi. Jadi, apabila para pimpinan
mampu melaksanakan tugas kepemimpinan yang baik maka akan dapat
dapat terjamin, biaya-biaya dapat lebih ditekan dan dapat meningkatkan
partisipasi serta pengawasan dapat dilakukan dengan lebih baik.
Dari uraian diatas dapat dikatakan bahwa setiap organisasi membutuhkan
organisasi yang efektif agar seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah
pencapaian atau sasaran yang telah ditetapkan. Dengan kata lain organisasi tidak
dapat berfungsi jika komunikasi yang berlangsung dalam komunikasi tersebut
tidak efektif, padahal kebanyakan organisasi berhasil dimulai dengan komunikasi
yang efektif.
Meningkatkan produktivitas manusia dalam organisasi tidak hanya
menyangkut penjadwalan pekerjaan dan keterangan yang diperlukan untuk itu,
akan tetapi juga menyangkut kondisi, iklim, dan suasana kerja.
Salah satu cara dalam meningkatkan produktivitas yaitu dengan cara
memperbaiki komunikasi dengan membuatnya lebih efektif secara terus-menerus.
Jadi, jelaslah bahwa setiap organisasi memerlukan komunikasi yang efektif agar
seluruh kegiatan dapat diintegrasikan kearah pencapaian atau sasaran yang telah
ditetapkan. Dengan kata lain, organisasi tidak dapat berfungsi jika komunikasi
yang berlangsung dalam organisasi tersebut tidak efektif.
Komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh para staf dan pegawai di
Fakultas Ekonomi USU sangat berpengaruh secara signifikan terhadap
H. Analisis dan Evaluasi
Komunikasi yang dilaksanakan di Fakultas Ekonomi USU sudah cukup
baik dan dapat berjalan dengan lancar. Hal ini dapat dilihat dari tercapainya tujuan
secara efektif dan efisien. Dengan komunikasi yang baik pula, maka produktivitas
kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU tersebut dapat meningkat.
Peningkatan produktivitas kerja staf dan pegawai ini dapat menghemat biaya,
waktu, dan metode kerja (tenaga dan pikiran).
Penulis menilai bahwa hambatan – hambatan komunikasi yang terjadi di
Fakultas Ekonomi USU masih dalam taraf wajar, beda pendapat itu merupakan
hal yang biasa. Kesalahpahaman yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga
dapat diatasi dengan tepat. Selain itu, penulis juga menilai bahwa proses
komunikasi yang terjadi di Fakultas Ekonomi USU juga tetap berjalan dengan
lancar. Staf dan pegawai di Fakultas Ekonomi USU juga diberikan kesempatan
untuk memberikan saran maupun ide – ide mereka kepada atasan dengan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan
Bagian akhir dari penelitian ini adalah penulis akan menguraikan
kesimpulan-kesimpulan yang berdasarkan atas rumusan masalah yang dibahas
pada bab–bab terdahulu tentang peranan komunikasi dalam meningkatkan
produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU, kesimpulan –
kesimpulan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem komunikasi yang digunakan pada Fakultas Ekonomi USU yaitu
sistem komunikasi dua arah. Komunikasi yang terjadi meliputi vertikal,
horizontal, dan diagonal.
2. Komunikasi mempunyai peranan yang sangat besar dalam meningkatkan
produktivitas kerja staf dan pegawai pada Fakultas Ekonomi USU. Hal ini
dapat dilihat dari komunikasi yang dilakukan dengan baik oleh Dekan,
Pembantu Dekan, Dosen, Staf dan Pegawai. Dengan komunikasi yang baik
pula, maka tujuan dari Fakultas Ekonomi USU dapat tercapai secara
efektif dan efisien.
B. Saran
Dari kesimpulan diatas, maka penulis akan memberikan beberapa saran
seperti yang diraikan sebagai berikut :
1. Hendaknya hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan di Fakultas
Ekonomi USU maupun sesama staf dan pegawai yang setara tingkatannya
tetap terjalin dengan baik. Hal ini tidak luput dari komunikasi yang
2. Alat-alat komunikasi yang sudah ada hendaknya dapat dipelihara dengan
sebaik – baiknya agar dapat memperlancar arus informasi yang dibutuhkan
DAFTAR PUSTAKA
Effendy, Onong Uchjana. 1998. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung : PT. Remaja Rosda Karya
Muhammad, Arni .2009. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
Mulyana, Deddy. 2005. Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya.
Panuju, Redi. 2001. Komunikasi Organisasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar
Widjaja, A.W. 1994. Komunikasi. Jakarta : Bina Aksara
Yuwono, S. 1991. Administrasi Perkantoran, Cetakan ke-14. Yogyakarta : Nur Cahaya
