BAB 5 PERENCANAAN GLOBAL - BAB 5 Perencanaan Global

(1)

BAB 5

PERENCANAAN GLOBAL

5.1 Learning Outcomes

Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat menyusun

rencana global sebuah CE dengan pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang.

5.2 Perencanaan Global

Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa panitia sebuah CE terdiri dari dua,yaitu

panitia inti dan panitia pendukung atau panitia seksi. Panitia inti bertugas

sebagai perumus CE, kemudian panitia pendukung bertugas menindaklanjuti

hasil kerja panitia inti. Rumusan CE dituangkan dalam Rencana Global dan tindak

lanjutnya adalah Rencana Detail. Jadi tugas dari Panitia Inti adalah menyusun

Rencana Global dan tugas Panitia Pendukung adalah menyusun Rencana Detail.

Rencana Global adalah perencanaan secara umum yang menguraikan tentang

langkah-langkah umum yang akan dilakukan berkaitan dengan penyelenggaraan

sebuah even, mulai sebelum pelaksanaan, pada saat pelaksanaan, hingga

penyelesaian berbagai hal setelah even dilaksanakan. Perencanaan Global

disusun dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan Sasaran Umum (SU)

SU CE adalah semua pihak yang berkepentingan dengan suatu organisasi,

atau yang sering disebut sebagai para pemangku kepentingan. Mereka

adalah berbagai pihak yang memiliki pengaruh baik secara langsung maupun

tidak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Jika mengacu

pada konsep Pubic Relations, para pemangku kepentingan ini disebut

(2)

public, yaitu public yang ada di luar organisasi seperti para pelanggan, supleyer, dan masyarakat umum.

2. Mengidentifikasi Isu Utama (IU) pada SU

IU adalah kondisi yang sedang dialami oleh SU suatu organisasi pada kurun

waktu tertentu. IU ini ada kaitannya dengan pencapaian Visi, Misi, Tujuan

organisasi. IU biasanya merupakan kesenjangan yang terjadi antara realisasi

pencapaian tujuan dengan tujuan yang telah ditetapkan. IU harus

diidentifikasi berdasarkan data-data yang dapat dipertanggung jawabkan dan

tidak boleh hanya diperkirakan.

Contohnya adalah sebagai berikut: PT POLINEMA INDONESIA mentargetkan

bahwa seluruh karyawan non-marketing harus memahami product

knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir

semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan

sosialisasi kepada mereka.

Bisa juga IU itu merupakan kesenjangan antara kondisi sekarang dengan

kondisi yang akan datang. Contohnya adalah sebagai berikut: Pada 3 tahun

yang akan datang akan diadakan promosi 5 kepala cabang. Salah satu

syaratnya adalah bahwa yang dipromosikan minimal harus berijasah S1 atau

D4. Berdasarkan data yang ada di Bagian Personalia, dari karyawan yang

akan dipromosikan hanya ada 1 yang memiliki ijasah D4, calon lainnya hanya

berijasah D3.

3. Menentukan Tema CE

Rumusan tema dibuat berdasarkan hasil idetifikasi semua IU yang ada pada

SU. Hasil rumusan tema merupakan rumusan solusi umum penyelesaian

keseluruhan IU. Tema ini biasanya minimal untuk 1 tahun, mengikuti periode

perencanaan jangka-pendek organisasi. Sebagai contoh, misalkan dari hasil

identifikasi IU yang ada, dirumuskan tema: “Peningkatan kualitas Sumber

(3)

4. Merumuskan 5 W + 1 H CE

a. What. CE apakah yang akan diselenggarakan? Maksudnya untuk

menindaklanjuti rumusan tema CE apa sajakah yang dapat digunakan

sebagai sarana menyelesaikan IU yang ada. Dalam hal ini satu CE bisa saja

hanya untuk menyelesaikan satu IU. Namun yang lebih baik jika sebuah CE

dapat menyelesaikan lebih dari satu IU. Dalam kasus tertentu juga akan

mungkin terjadi, untuk menyelesaikan satu IU perlu ditindaklanjuti dengan

lebih dari satu CE. Sebagai contoh,mengcu pada contoh IU sebelumnya,

yaitu: PT Maju Sejahtera mentargetkan bahwa seluruh karyawan

non-marketing harus memahamiproduct knowledgedari produk baru yang akan

diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan

oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami.

Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka.

Karena permasalahan yang terjadi adalah 60% karyawan non-marketing

yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja belum memahamiproduct

knowledgedari produk baru, padahal mereka sudah mengikuti sosialisasi. Untuk mengatasi masalah tersebut maka CE yang dipilih adalah yang dapat

meningkatkan pemahaman seluruh karyawan non-marketing tentang

product knowledgedari produk baru. Tentunya harus dipilih yang lebih efektif dibanding dengan sosialisasi yang telah dilakukan. Dengan

mempertimbangkan bahwa mereka sudah pernah mendapatkan sosialisasi,

maka dipilih CE yang dapat memotivasi mereka untuk lebih memahami

product knowledgedari produk baru. Untuk itu dipilih misalnya:Lomba Cerdas CermatProduct KnowledgeProduk Baru.

b. Who. Who adalah sasaran CE yang diambil sebagian dari SU dalam jumlah

tertentu dan personel pendukung CE. Sasaran CE adalah pihak-pihak yang

menjadi peserta. Kemudian personel pendukung CE adalah pihak-pihak yang

akan terlibat atau perlu dilibatkan pada saat pelaksanaan CE, tetapi bukan

(4)

narasumber dan pengisi acara hiburan. Mereka harus diuraikan secara

kualitatip dan secara kuantitatip.

Contoh:

Tabel 4.1 Deskripsi Sasaran CE

No Sasaran CE Peran Jumlah

(orang)

1 Karyawannon-marketing

dept(15 unit kerja)

1. Peserta, 3/unit kerja 45

2. Supporter 75

No Personel pendukung CE Peran Jumlah

(orang)

1 Direktur Undangan & Pembuka Acara 1

2 Kepala Bagian Undangan & Yuri Lomba 4

3 Satpam Keamanan 2

4 Sanggar Alunan Nada Pengisi AcaraHiburan 5

c. Why.Why (mengapa mereka harus mengikuti even). Jadi yang disajikan di sini

adalah tujuan yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan even. Dalam

merumuskan tujuan harus mereferensi pada Tema dan dalam rangka

mewujudkan tujuan organisasi atau menyelesaikan permasalahan yang sedang

dialami organisasi. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka

tujuan diselenggarakanCerdas CermatProduct KnowledgeProduk Baru,

adalah agarKaryawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari

15 unit kerja memahamiproduct knowledgeproduk baru yang akan

diluncurkan awal tahun depan.

d. Menguraikan Where (tempat penyelenggaraan even), tempat yang seperti

apa dan di mana, yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan even

dengan peserta seperti yang sudah dirumuskan, agar tujuannya dapat

diwujudkan.Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka tempat

yang dicari adalah tempat yang:

• dapat menampung peserta dan supporter lomba cerdas cermat sebanyak 120 orang

(5)

Berdasarkan persyaratan di atas, maka dipilih tempatnya adalah di Hall

Makan Siang.

e. Menentukan waktu pelaksanaan (When), kapan dan berapa lamaCEharus

dilaksanakan di tempat yang sudah dipilih agar peserta dapat mengikuti

even tersebut dan tujuannya dapat diwujudkan.Sebagai contoh, melanjutkan

contoh sebelumnya, maka waktu yang dapat digunakan adalah pada saat

istirahat siang, selama 60 menit. Kemudian mengingat tujuan CE ini harus

sudah terwujud sebelum awal tahun depan, maka akan dilaksanakan Minggu ke

3 bulan Nopember.

Sebelum masuk ke perumusan How, lakukan pengkajian ulang terhadap

rumusan 5 W dulu. Jika dirasa sudah mendapatkan rumusan yang terbaik, baru

masuk ke How.

Untuk merumuskan How harus didasarkan pada rumusan 5 W. Langkah

perumusannya adalah sebagai berikut:

a. Merumuskan Format Penyelenggaraan CE.

Untuk merumuskan format penyelenggaraan CE yang akan diselenggarakan

dilakukan dengan menjawab pertanyaan: Bagaimana CE diselenggarakan, untuk

semua peserta yang telah ditentukan, agar tujuannya dapat terwujud, di tempat

yang telah dipilih, dalam waktu yang telah ditentukan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan baik, ada 2 (dua) hal yang peru

dilakukan, yaitu:

1. Gunakan format umum CE yang biasa digunakan. Contoh: UntukCerdas

Cermatsecara umum adalah:

• Ada juaranya

• Juara ditentukan pada babak final

• Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan.

• Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai

dalam menjawab pertanyaan

(6)

2. Lakukan modifikasi sesuai 5 W yang telah dirumuskan. Contoh: Format

penyelenggaraanCerdas CermatProduct KnowledgeProduk Baru.

• Juara: Terdiri dari Juara 1, 2, 3, Harapan 1, dan Harapan 2

• Juara ditentukan pada babak final yang dikuti oleh 5 Tim terbaik hasil babak penyisihan.

• Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan. Karena ada 15 tim, maka babak penyisihan dilakukan 3 tahapan. Tiap tahapan diikuti

oleh 5 tim.

• Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai

dalam menjawab pertanyaan. Dari 3 tahap penyisihan dipilih 5 tim

dengan nilai tertinggi untuk mengikuti babak final.

• Baik dalam babak penyisihan maupun final, jika ada pertanyaan yang tidak terjawab oleh peserta akan diberikan kepada penonton/supporter.

Bagi yang jawabannya benar diberi hadiah hiburan.

• Materi pertanyaa berkaitan denganProduct KnowledgeProduk Baru

tahun depan.

b. Melakukan Identifikasi Kebutuhan

Tabel 4.2 Identifikasi Kebutuhan

Persiapan Deskripsi Kebutuhan Urutan & Waktu

Kronologis

Proposal Kegiatan 5/1 hari 11 Nop Pembentukan Panitia Inti 1/1 hari 01 Nop Perencanaan Umum 3/3 hari 03 s/d 05 Nop Panitia Pelaksana

Perencanaan Detail & Anggaran 4/3 hari 06 s/d 08 Nop Pengurusan Tempat 8/5 hari 12 s/d 16 Nop Penyiapan Konsumsi 8/5 hari 12 s/d 16 Nop

Publikasi 6/7 hari 07 s/d 14 Nop

Penyiapan Soal 8/3 hari 12 s/d 14 Nop Penyiapan Yuri Cerdas Cermat 8/3 hari 12 s/d 14 Nop Penyiapan Hadiah 7/2 hari 11 s/d 12 Nop Koordinasi Keamanan 7/1 hari 15 Nop Pendaftaran Peserta 7/5 hari 11 s/d 15 Nop

(7)

Koordinasi Panitia Mingguan

Pertemuan Teknis 9/1 hari 15 Nop Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan Urutan

Babak Penyisihan 2/3 hari 18 s/d 20 Nop

Babak Final 3/1 hari 21 Nop

Penutupan 4/1 hari 22 Nop

Pelaporan & Tindak Lanjut

Deskripsi Kebutuhan Urutan

Evaluasi 1/1hari 25 Nop

Pelaporan Sie 2/2 hari 26 s/d 27 Nop Pelaporan Umum 3/2 hari 28 s/d 29 Nop Pembubaran Panitia 4/1hari 30 Nop

c. Menyusun Jadwal Kerja

Untuk menyusun jawal kerja atau rencana kerja CE dilakukan berdasarkan

hasil identifikasi kebutuhan. Dari hasil identifikasi kebutuhan selanjutnya

diurutkan berdasarkan urutan pemenuhannya dan lamanya waktu

pemenuhan. Langkah ini seperti pada kolomUrutan & Waktupada langkah b. Selanjutnya ditentukan kronologis pelaksanaannya seperti pada kolom Kronologis pada langkah b. Langkah terakhir dalam menyusun rencana kerja adalah

menggambarkan pada grafik waktu terhadap kegiatan seperti pada Gambar 2.1.

d. Menyusun Struktur Panitia

Tabel 4.3 Penyusunan Struktur Panitia

Persiapan Deskripsi Kebutuhan Kelompok Tugas

Struktur Panitia

Proposal Kegiatan Panitia Inti Panitia Inti Panitia Pelaksana:

Perencanaan Umum Panitia Inti Pembentukan Panitia

Penyiapan Yuri Cerdas Cermat

(8)

Pendaftaran Peserta Sekretariat Sekretariat Lomba Sekretariat Koordinasi Panitia Panitia Inti Pertemuan Teknis Lomba Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan

Babak Penyisihan Lomba

Babak Final Lomba

Penutupan Lomba

Pelaporan & Tindak Lanjut

Deskripsi Kebutuhan

Evaluasi Panitia Inti

Pelaporan Sie Panitia Pelaksana Pelaporan Umum Panitia Inti Pembubaran Panitia Panitia Inti

Untuk menyusun kepanitiaan sebuah CE dapat dilakukan dengan menggunakan

langkah-langkah seperti table di atas. Langkah pertama adalah mengelompokkan

hasil identifikasi kebutuhan menjadi kelompok pekerjaan. Hal tersebut seperti

dilakukan pada kolom Kelompok Tugas.Dari kolom tersebut dapat diketahui bahwa terdapat dua kelompok besar, yaitu Panitia Inti dan Panitia Pelaksana. Kemudian yang dapat dimasukkan sebagai Panitia Pelaksana terdiri dari Tempat, Konsumsi, Publikasi, Lomba, dan Sekretariat. Dengan demikian Struktur Panitia yang diperlukan untuk CE tersebut adalah seperti pada kolomStruktur Panitia.Adapun tugas dari kepanitiaan tersebut adalah seperti yang tercantum padaPERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT

(9)

Gambar 4.1. Perencanaan KerjaCorporate Event

PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMATPRODUCT KNOWLEDGEPRODUK BARU

No Aktivitas ₀₁ ₀₂ ₀₄ ₀₅ ₀₆ ₀₇ ₀₈ ₀₉ ₁₁ ₁₂ ₁₃ ₁₄N O P E M B E R₁₅ ₁₆ ₁₈ ₁₉ ₂₀ ₂₁ ₂₂ ₂₃ ₂₅ ₂₆ ₂₇ ₂₈ ₂₉ ₃₀ Penanggung_Jawab

1 Pembentukan Panitia Inti CE Manager

2 Sekretariat Lomba Panitia Inti

3 Perencanaan Umum Panitia Inti

4 Pembentukan Panitia Pelaksana Panitia Inti

Perencanaan Detail & Anggaran Panitia Pelaksana

5 Proposal Kegiatan Panitia Inti

6 Koordinasi Panitia Ka Panitia Inti

7 Penyiapan Konsumsi Sie Konsumsi

8 Publikasi Sie Publikasi

9 Pendaftaran Peserta Sie Sekretariat

10 Penyiapan Soal Sie Lomba

11 Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Sie Lomba

12 Penyiapan Hadiah Sie Sekretariat

13 Pengurusan Tempat Sie Tempat

14 Koordinasi Keamanan Sie Tempat

15 Pertemuan Teknis Sie Lomba

1 Babak Penyisihan Sie Lomba

2 Babak Final Sie Lomba

3 Penutupan Sie Lomba

1 Evaluasi Ka Panitia Inti

2 Pelaporan Sie Panitia Pelaksana

3 Pelaporan Umum Sie Sekretariat

4 Pembubaran Panitia CE Manager

Catatan:

Malang, 01 Nopember 2013 Ketua Panitia

(10)

5.3 Latihan

Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun Global Planning, kerjakanlah