3. Anjab Pembantu Rektor II.doc

(1)

FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN

BAGIAN I

1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)

2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: _{PEMBANTU REKTOR II}

3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: UNIVERSITAS DIPONEGORO

4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :

KEMENTERIAN PENDIDIKAN NASIONAL

5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: MENTERI PENDIDIKAN NASIONAL

6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja anda):

KOTA : SEMARANG

PROVINSI : JAWA TENGAH

(2)

REKTOR

Kepala Biro Administrasi

REKTOR I PEMBANTU REKTOR III PEMBANTU REKTOR IV

Kepala Biro Perencanaan dan Sistem Informasi

 Memimpin,mengkoordinir, mengelola kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian untuk terlaksananya tata kelola sesuai dengan ketentuan dan standar yang berlaku.

TUGAS POKOK

1. Membantu Rektor untuk menyelenggarakan koordinasi perencanaan kegiatan bidang

administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian

1.1. Mengkaji kebijakan meliputi peraturan perundang-undangan, renstra kementerian, renstra

dikti, renstra universitas, Rencana Induk Pengembangan Pendidikan Tinggi, Rencana Induk Pengembangan Universitas dan kebijakan lain yang terkait.

1.2. Mengoordinasikan penyusunan rencana kerja bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi, dan kepegawaian.

1.3. Menugasi KBAUK untuk menghimpun data rencana kerja bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian

1.4. Memimpin analisis dan evaluasi kesesuaian rencana kerja dengan Rencana Strategis dan

Rencana operasional institusi.

C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

(3)

1.5. Menetapkan rencana kerja bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegawaian dengan baik dan tepat waktu.

2. Membantu Rektor untuk menyelenggarakan koordinasi penyusunan Rencana Bisnis dan

Anggaran

2.2. Mengoordinasikan penyusunan Rencana Bisnis dan Anggaran.

2.3. Menugasi KBAUK untuk menghimpun Rencana Bisnis dan Anggaran dari sub satker.

2.4. Memimpin analisis dan evaluasi kesesuaian rencana kerja dengan Rencana Strategis dan

Rencana operasional institusi.

2.5. Mengusulkan penetapan Rencana Bisnis dan Anggaran Universitas Diponegoro kepada

Rektor.

2.6. Menyampaikan RBA Undip ke Kementerian Pendidikan Nasional melalui Dikti dan ke

DJKN Kementerian Keuangan.

Peranan/Wewenang:

- Penanggungjawab

- Memimpin

- Mengoordinasikan.

Indikator Prestasi:

- Tersusunnya Rencana Bisnis Anggaran dengan baik.

- Tersusunnya Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian/ Lembaga (RKAKL) Universitas

3. Membantu Rektor untuk menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan kegiatan bidang

administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

3.2. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi, dan kepegawaian.

3.3. Melakukan pemantauan dan monitoring pelaksanaan kegiatan bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian

3.4. Mengoordinasikan penyusunan laporan kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan

(4)

3.5. Menugasi KBAUK untuk menghimpun laporan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian.

Peranan/Wewenang:

- Terlaksananya program, kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegawaian dengan baik.

- Tersusunnya laporan kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegwaian dengan baik.

4. Membantu Rektor untuk menyelenggarakan pengarahan kegiatan bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

4.2. Memimpin rapat koordinasi bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi, dan kepegawaian.

4.3. Melakukan pemantauan dan monitoring pelaksanaan kegiatan bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian.

4.4. Mengkaji kesesuai pelaksanaan kegiatan administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi, kepegawaian dengan peraturan yang berlaku.

4.5. Mengkoordinasikan penyelesaian permasalah bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

Peranan/Wewenang:

- Penanggungjawab

- Memimpin

- Mengoordinasikan.

Indikator Prestasi:

- Terlaksananya program, kegiatan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegawaian dengan baik.

- Berkurangnya kesalahan atau temuan bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi dan kepegwaian.

5. Membantu Rektor untuk menyelenggarakan pengawasan kegiatan bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian

5.2. Mengarahkan Auditor Internal dalam melaksanakan pengawasan bidang administrasi

(5)

5.3. Menugasi Auditor Internal untuk melaksanakan pengawasan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, dan kepegawaian.

5.4. Melakukan pemantauan dan monitoring pelaksanaan pengawasan bidang administrasi

umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian.

5.5. Mengkaji hasil pemeriksaan Auditor Internal bidang administrasi umum, pengelolaan

aset, keuangan, akuntansi, kepegawaian dengan peraturan yang berlaku.

5.6. Mengkoordinasikan penyelesaian permasalah bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

Peranan/Wewenang:

- Tersusunnya laporan pengawasan Auditor Internal dengan baik.

- Berkurangnya kesalahan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi

dan kepegwaian.

- Meningkatnya opini hasil pemeriksaan Laporan Keuangan dari Akuntan Publik.

- Menurunnya temuan pemeriksaan fungsional oleh Irjen maupun BPK.

6. Memimpin penyusunan tata kelola di tingkat universitas

6.1. Melaksanakan pengkajian terhadap kebijakan meliputi peraturan

perundang-undangan, renstra kementerian, renstra dikti, renstra universitas, Rencana Induk Pengembangan Pendidikan Tinggi, Rencana Induk Pengembangan Universitas dan kebijakan lain yang terkait.

6.2. Mengevaluasi pencapaian program universitas tahun sebelumnya.

6.3. Mengkaji permasalahan dan data temuan dan rencana pengembangan

6.4. Memberi arahan kepada KBAUK untuk menyusun tata kelola di bidang administrasi

umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

6.5. Menugasi KBAUK untuk membentuk Tim dan mengoordinasikan penyusunan tata

kelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

6.6. Memimpin penelaahan kosep tatakelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

6.7. Memintakan persetujuan tata kelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi dan kepegawaian kepada Rektor.

6.8. Melaksanakan sosialisasi tata kelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset,

keuangan, akuntansi dan kepagawaian

Peranan/wewenang :

- Memimpin - Menugasi

(6)

Indikator Prestasi :

-Tersusunnya tata kelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi

dan kepegawaian dengan baik.

-Terlaksananya tata kelola bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi

dan kepegawaian dengan baik.

7. Memimpin penyusunan rencana dan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

7.1. Mengevaluasi rencana dan realisasi pengadaan tahun sebelumnya.

7.2. Memberi arahan dan menugasi KBAUK untuk mengoordinasikan penyusunan

rencana pengadaan.

7.3. Mereview rencana pengadaan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegawaian.

7.4. Menetapkan pengadaan bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan,

akuntansi dan kepegawaian.

7.5. Menyelenggarakan pengadaan barang sesuai dengan prosedur dan aturan hukum.

-Tersusunnya rencana pengadaan dan HPS dengan baik dan tepat waktu.

-Terlaksananya pengadaan barang sesuai dengan prosedur dan peraturan dengan tepat waktu.

8. Mengoordinasikan penyusunan kebutuhan/formasi pegawai

8.1. Melaksanakan pengkajian terhadap kebijakan meliputi peraturan perundang-undangan

yang terkait dengan kepegawaian.

8.2. Menugasi KBAUK untuk mensosialisasikan panduan dan aplikasi penyusunan

kebutuhan/formasi pegawai.

8.3. Menugasi KBAUK untuk menghimpun usulan kebutuhan/formasi pegawai.

8.4. Menelaah dan menetapkan usulan kebutuhan/formasi pegawai.

8.5. Mengusulkan rencana kebutuhan/formasi pegawai ke Biro Kepegawaian Kementerian

Pendidikan Nasional.

-Tersusunnya usulan kebutuhan/formasi pegawai tepat waktu.

9. Memimpin penyusunan revisi anggaran.

9.1. Mengevaluasi pelaksanaan anggaran tahun berjalan.

9.2. Menugasi KBAUK untuk melaksanakan sosialisasi revisi anggaran.

9.3. Memimpin pelaksanaan sosialisasi revisi anggaran.

9.4. Mereview usulan revisi anggaran

9.5. Menugasi KBAUK untuk mengurus revisi anggran ke DJKN.

(7)

- Menugasi - Mereview

-Terlaksananya revisi anggaran seuai dengan kebutuhan dan tepat waktu.

10. Memimpin pelaksanaan administrasi keuangan BLU.

yang terkait dengan keuangan dan BLU

10.2. Mengevaluasi pelaksanaan keuangaan tahun sebelumnya.

10.3. Memberi arahan KBAUK untuk menyiapkan penyelenggaraan keuangan BLU. 10.4. Mereview usulan surat keputusan tentang pejabat perbendaharaan, uang persediaan

sub satker.

10.5. Memintakan penetapan SK Rektor tentang pejabat perbendaharaan, uang persediaan

sub satker.

10.6. Memimpin penyelenggaraan layanan keuangan BLU.

- Memimpin

- Mengoordinasikan - Menugasi

- Monitoring dan evaluasi

-Terlaksananya layanan urusan keuangan BLU sesuai dengan prosedur dan peraturan dengan

lancar dan tepat waktu.

11. Memimpin penyusunan Laporan Keuangan dan BMN

yang terkait dengan penyusunan Laporan Keuangan

11.2. Mengevaluasi laporan keuangan dan BMN periode sebelumnya.

11.3. Memberi arahan KBAUK untuk persiapan penyusunan laporan keuangan dan BMN.

11.4. Menugasi KBAUK untuk mengoordinasikan menyusun laporan keuangan. 11.5. Mereview laporan keuangan dan BMN.

11.6. Menugasi KBAUK untuk meyampaikan laporan keungan kepada unit vertikal yang terkait.

- Tersedianya Laporan SIMAK-BMN tepat waktu.

- Tersedianya Laporan SAI tepat waktu

-Tersusunnya laporan keuangan dengan baik dan tepat waktu.

12. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas UPT Humas, UPT Undip Press, UPT Kemitraan dan

(8)

12.1. Melaksanakan pengkajian terhadap kebijakan meliputi peraturan perundang-undangan yang terkait.

12.2. Mengevaluasi pelaksanaan program UPT tahun sebelumnya.

12.3. Memberi arahan kepada KBAUK untuk membantu mengoordinasikan UPT Humas, Undip Press, Kemitraan dan Kewirausahaan.

12.4. Menugasi Ka UPT Humas, Undip Press, Kemitraan dan Kewirausahaan untuk

penyelenggaraan layanan sesuai tupoksinya.

12.5. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas UPT Humas, Undip Press,

Kemitraan dan Kewirausahaan

Peranan/wewenang : - Mengoordinasikan - Menugasi

-Terlaksananya layanan Kehumasan dengan baik.

-Terlaksananya layanan penerbitan dan pencetakan dengan baik.

-Terlaksanaanya layanan kemitraan dan kewirausahaan dengan baik.

13. Memimpin penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)

13.1. Melaksanakan pengkajian terhadap kebijakan meliputi peraturan

perundang-undangan yang terkait dengan LAKIP.

13.2. Mengevaluasi LAKIP periode sebelumnya.

13.3. Memberi arahan KBAUK untuk persiapan penyusunan LAKIP. 13.4. Menugasi KBAUK untuk mengoordinasikan menyusun LAKIP.

13.5. Mereview LAKIP.

13.6. Menugasi KBAUK untuk meyampaikan LAKIP kepada unit vertikal yang terkait.

- Memimpin - Menugasi - Mereview - Menetapkan

-Tersusunnya LAKIP dengan baik dan tepat waktu.

TUGAS BERKALA

1. Menyusun Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB) bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

1.1. Menerima penugasan dan arahan dari Rektor untuk penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian

(9)

1.3. Melakukan review dan mengoreksi konsep laporan hasil penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB).

1.4. Menyampaikan hasil laporan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB).

Kewenangan:

- Mengoordinasikan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU),

Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB) bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

- Memberikan saran dan pendapat terkait Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama

(IKU), Rencana Kinerja Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB).

Indikator Prestasi :

- Dokumen Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja

Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB) bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

- Dokumen Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja

Tahunan (RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB) ditindaklanjuti.

- Rencana Strategis (Renstra), Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kinerja Tahunan

(RKT), Penetapan Kinerja (PK), Rencana Anggaran Belanja (RAB) dijadikan acuan dalam pelaksanaan tugas.

2. Menyusun secara periodik laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

2.1. Menerima penugasan dan arahan dari Rektor untuk penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

2.2. Menugaskan kepada Kepala Biro untuk menyusun laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja masing-masing untuk menjadi laporan kinerja bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

2.3. Melakukan review dan mengoreksi konsep laporan hasil penyusunan laporan pelaksanaan

tugas dan fungsi serta capaian kinerja.

2.4. Menyampaikan hasil laporan penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja.

Kewenangan:

- Mengoordinasikan penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja

bidang administrasi umum, pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian.

- Memberikan saran dan pendapat penyusunan laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta

(10)

Indikator Prestasi :

- Laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja bidang administrasi umum,

pengelolaan aset, keuangan, akuntansi dan kepegawaian dapat selesai sesuai waktu yang ditargetkan.

- Laporan pelaksanaan tugas dan fungsi serta capaian kinerja bidang administrasi umum,

(11)

JABATAN YANG DIHUBUNGI

UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN

JABATAN YANG LEBIH TINGGI

INTERNAL INSTANSI

1. Rektor 1. Universitas

Diponegoro 1. Koordinasi

EXTERNAL INSTANSI

1. Para Eselon I

Kementerian, dan Lembaga Negara

1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.

1. Dalam rangka koordinasi dan konsultasi mengenai tugas pokok, tugas tambahan dan lain-lain.

JABATAN YANG SETARA

INTERNAL INSTANSI

1. Para Pembantu Rektor 1. Universitas

Diponegoro

1. Dalam rangka koordinasi dan konfirmasi mengenai tugas pokok, tugas tambahan dan lain-lain.

EXTERNAL INSTANSI 1. Para Pejabat Eselon II

Kementerian, Lembaga Negara

1. Unit kerja yang terkait dengan bidang tugas.

1. Dalam rangka koordinasi dan konfirmasi mengenai tugas pokok, tugas tambahan dan lain-lain.

JABATAN YANG LEBIH RENDAH

INTERNAL INSTANSI

1. Para Kabiro

2. Ka. UPT

1. Universitas

Diponegoro

2. Undip

1. Mengawasi dan berkoordi-nasi.

2. sda

EKSTERNAL

EXTERNAL INSTANSI

1. TIDAK ADA 1. TIDAK ADA 1. TIDAK ADA

(12)

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

Tugas yang diawasi Pengawasan Oleh Frekuensi Pengawasan

1. Pelaksanaan tugas-tugas pokok,

tambahan, serta tugas-tugas lain yang diberikan Rektor

1. Rektor Per-Minggu

PEMBERIAN PENGAWASAN

Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang

diawasi PengawasanFrekuensi

1. Kepala Biro

Administrasi Umum dan Keuangan.

1 (Satu) pejabat Tugas rutin harian

(kecepatan, ketepatan

Waktu untuk menemukan kesalahan

Waktu untuk memperbaiki

1. Memorandum, matrik,

briefing sheet, risalah, dan lain-lain

2. Rancangan Keputusan

Rektor

1. 1 jam/berkas

2. 1 hr/berkas

1. 1 jam

2. 1 hr/berkas

KEUANGAN

Jumlah Uang Untuk Keperluan

TIDAK ADA TIDAK ADA

ALAT/MESIN/BAHAN

Nama Alat/Mesin/Bahan Akibat Kesalahan

Komputer, printer, telepon, internet,

data, dokumen, dan referensi 1. Salah data

2. Salah Cetak

3. Tidak dapat berkomunikasi

(13)

RAHASIA

Jenis

Kerahasiaan Akibat jika terjadi kebocoran(bagi Instansi)

Surat Keputusan Rektor dan dokumen atau surat yang bersifat rahasia

Dimanfaatkannya data dan informasi tersebut untuk kepentingan tertentu atau pribadi serta terhambatnya pelaksanaan kebijakan institusi.

1. Akibat jika terjadi kecelakaan : TIDAK ADA

2. Gangguan kesehatan yang

mungkin terjadi

: IDAK ADA

3. Kegiatan Pejabat

a. Duduk

4. Tempat kerja

a. Di dalam gedung

b. Di luar gedung

: :

90 % 10 %

5. Kondisi Lingkungan :

Kondisi Kurang Cukup Baik

a. Suhu √

b. Penerangan √

c. Ventilasi √

d. Ketenangan √

e. Kebersihan √

f. Keleluasaan

 luas ruang

 luas meja

√ √

LINGKUNGAN KERJA

(14)

6. Alat keselamatan kerja

(15)

1. Pendidikan Minimal

2. Pelatihan Minimal :

3. Pengalaman Minimal :

4. Persyaratan Fisik : Sehat jasmani dan rohani

5. Persyaratan Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan

6. Persyaratan Usia

 Minimal

7. Persyaratan Kompetensi

 Behavior

 Technical

:

Kemampuan interpersonal, berpikir konseptual, kemampuan analisa, teliti, mampu membangun hubungan kerja, aktif mencari sumber informasi, kemampuan berkoordinasi dengan instansi terkait, disiplin, aktif mencari solusi, dan kritis.

Penguasaan di bidang perancangan PUU, dan mampu menyusun pendapat hukum serta melakukan penelitian hukum.

(16)

Apakah ada yang ingin ditambahkan atau diubah dari tiap butir informasi yang diberikan oleh bawahan anda? Bila Ya, tulislah dibawah ini (Bila tidak ada koreksi/tambahan tulis TIDAK ADA):

A. IDENTITAS JABATAN

B. KEDUDUKAN JABATAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

C. FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN

D. RINCIAN TUGAS

E. HUBUNGAN KERJA

F. TANGGUNG JAWAB JABATAN

G. LINGKUNGAN KERJA

H. PERSYARATAN JABATAN

Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi.

Tanda Tangan:______________________

Nama Jelas:________________________

Tanggal: