Analisa dan Perancangan Sistem E Procure

(1)

Halaman Sampul...i

Halaman Judul...ii

Halaman Persetujuan Dosen Pembimbing...iii

Halaman Pernyataan Dewan Penguji...iv

Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi LTA...v

Abstrak ...vi

1.4 Tujuan dan Manfaat...3

(2)

2.8 Manajemen Pengadaan...12

2.9 E-procurement...12

2.9.1 Pengertian E-procurement...12

2.9.2 Proses E-procurement...12

2.9.3 Tujuan dan Manfaat E-procurement...14

2.10 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...14

2.10.1 Konsep Object Oriented Analysis (OOA)...14

2.10.2 Konsep Object Oriented Design (OOD)...15

2.10.3 Pengertian UML (Unified Modelling Language)...15

2.10.3.1 Activity Diagram...15

2.10.3.4.1 Domain Model Class Diagram...18

2.10.3.4.2 First Cut Design Class Diagram...18

2.10.3.5 Statechart Diagram...18

2.10.3.6 Sequence Diagram...19

2.10.3.6.1 System Sequence Diagram (SSD)...19

2.10.3.6.2 Three Layer Design Sequence Diagram...20

2.10.3.7 User Interface...21

2.11 Metode Analisis Bisnis...23

2.11.1 Analisis Value Chain...23

2.11.2 Analisis SWOT...26

2.11.3 Matriks Kekuatan - Kelemahan - Peluang - Ancaman (SWOT)...26

2.11.4 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)...28

2.11.5 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE)...29

2.11.6 Matriks Internal Eksternal (IE)...30

2.11.7 Matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix)...31

2.12 Kerangka Pemikiran...34

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN...35

3.1 Gambaran Umum Perusahaan...35

(3)

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan...36

3.1.4 Struktur Organisasi...37

3.2 Analisis Strategi Perusahaan...40

3.2.1 Analisis Value Chain...40

3.2.2 Analisis SWOT...44

3.3 Tahap Masukan...48

3.3.1 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)...48

3.3.1.1 Identifikasi Lingkungan Internal Oenpao Asian Food

Restaurant...48

3.3.1.2 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)...48

3.3.2 Matriks Evaluasi Faktor Eksernal (EFE)...50

3.3.2.1 Identifikasi Lingkungan Eksternal Oenpao Asian Food

Restaurant...50

3.3.2.2 Matriks Evaluasi Faktor Internal (EFE)...50

3.4 Tahap Pencocokan...52

3.4.1 Matriks SWOT...52

3.4.2 Matriks Internal – Eksternal (IE) Perusahaan...55

3.5 Tahap Keputusan...56

3.5.1 Matriks Perencanaan Strategi Kuantitatif (QSPM)...56

3.6 Analisis Sistem yang Berjalan...58

3.6.1 Dokumen yang Digunakan...60

3.7 Permasalahan yang Dihadapi...60

3.8 Usulan Pemecahan Masalah...61

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN...63

4.1 System Definition...63

4.1.1 Rancangan Proses Bisnis yang Diusulkan...63

4.2 Pemodelan dan Kebutuhan Sistem...65

4.2.1 Business Object...65

4.2.1.1 Activity Diagram...65

4.2.1.2 Event Table...67

4.2.1.3 Use Case Diagram...68

(4)

4.2.1.4 Use Case Description...70

4.2.1.5 Class Diagram...83

4.2.1.6 Statechart...84

4.2.1.7 System Sequence Diagram...86

4.2.1.8 Three Layer Sequence Diagram...97

4.3 User Interface...108

4.4 Analisa Terhadap 8 aturan emas...156

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN...159

5.1 Simpulan...159

5.2 Saran...159

DAFTAR PUSTAKA...161

LAMPIRAN

RIWAYAT HIDUP

SURAT SURVEI

(5)

Tabel 3.1 Faktor Kekuatan Oenpao Asian Food Restaurant...48

Tabel 3.2 Faktor Kekuatan Oenpao Asian Food Restaurant...48

Tabel 3.3 Internal Factor Evaluation (IFE)...49

Tabel 3.4 Faktor Peluang Oenpao Asian Food Restaurant...50

Tabel 3.5 Faktor Ancaman Oenpao Asian Food Restaurant...50

Tabel 3.6 External Factor Evaluation (EFE)...51

Tabel 3.7 Matriks SWOT pada Oenpao Asian Food Restaurant...52

Tabel 3.8: Matriks QSPM Oenpao Asian Food Restaurant...56

Tabel 4.1 Event Table...67

Tabel 4.2 Use Case Description Membuat Purchase Requisition...70

Tabel 4.3 Use Case Description Membuat Surat Kebutuhan Bahan Baku...71

Tabel 4.4 Use Case Description Mengecek Supplier...72

Tabel 4.5 Use Case Description Mendaftar Supplier...74

Tabel 4.6 Use Case Description Membuat Purchase order...75

Tabel 4.7 Use Case Description Membuat Faktur...76

Tabel 4.8 Use Case Description Membuat Surat Jalan...77

Tabel 4.9 Use Case Description Membuat Tanda Terima Barang...78

Tabel 4.10 Use Case Description Membuat Surat Retur...79

Tabel 4.11 Use Case Description Membuat Invoice...80

Tabel 4.12 Use Case Description Membuat Bukti Pembayaran...81

Tabel 4.13 Use Case Description Melakukan Perubahan Status Pembayaran...82

(6)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Proses Procurement Tradisional...10

Gambar 2.2 Proses E-procurement...13

Gambar 2.3. Activity Diagram...16

Gambar 2.4 Use Case Description...17

Gambar 2.5. Statechart Diagram...19

Gambar 2.6 System Sequence Diagram (SSD)...20

Gambar 2.7. Three Layer Design Sequence Diagram...21

Gambar 2.8 Michael Porter Value Chain...24

Gambar 2.9 SWOT Matriks...27

Gambar 2.10 Kerangka Pemikiran...34

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Oenpao Asian Food Restaurant...37

Gambar 3.2 Value Chain pada Oenpao Asian Food Restaurant...40

Gambar 3.3 Matriks Internal -Eksternal...55

Gambar 3.4 Activity Diagram: Procurement Oenpao Asian Food Restaurant....59

Gambar 4.1 Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...66

Gambar 4.2 Use Case Diagram...69

Gambar 4.3 Class Diagram: Proses e-procurement pada Oenpao Asian Food

Restaurant...83

Gambar 4.4 Statechart dari Supplier...84

Gambar 4.5 Statechart dari cabang...84

Gambar 4.6 Statechart dari bahan baku...84

Gambar 4.7 Statechart dari Purchase Requisition...84

Gambar 4.8 Statechart dari Surat Kebutuhan Bahan Baku...84

Gambar 4.9 Statechart dari Purchase order...85

Gambar 4.10 Statechart dari Surat Jalan...85

Gambar 4.11 Statechart dari Faktur...85

Gambar 4.12 Statechart dari Tanda Terima Barang...85

Gambar 4.13 Statechart dari Surat Retur...85

Gambar 4.14 Statechart dari Invoice...85

Gambar 4.15 Statechart dari Bukti Pembayaran...85

(7)

Baku...87

Gambar 4.18 System Sequence Diagram: Mengecek Supplier...88

Gambar 4.19 System Sequence Diagram: Mendaftar Supplier...89

Gambar 4.20 System Sequence Diagram: Membuat Purchase order...90

Gambar 4.21 System Sequence Diagram: Membuat Faktur...91

Gambar 4.22 System Sequence Diagram: Membuat Surat Jalan...92

Gambar 4.23 System Sequence Diagram: Membuat Tanda Terima Barang...93

Gambar 4.24 System Sequence Diagram: Membuat Surat Retur...94

Gambar 4.25 System Sequence Diagram: Membuat Invoice...95

Gambar 4.26 System Sequence Diagram: Melakukan Perubahan Status

Pembayaran...96

Gambar 4.27 Sequence Diagram: Membuat Purchase requisition...97

Gambar 4.28 Sequence Diagram: Membuat Surat Kebutuhan Bahan Baku...98

Gambar 4.29 Sequence Diagram: Mendaftar Supplier...99

Gambar 4.30 Sequence Diagram: Mengecek Supplier...99

Gambar 4.31 Sequence Diagram: Membuat Purchase order...100

Gambar 4.32 Sequence Diagram: Membuat Surat Jalan...101

Gambar 4.33 Sequence Diagram: Membuat Faktur...102

Gambar 4.34 Sequence Diagram: Membuat Tanda Terima Barang...103

Gambar 4.35 Sequence Diagram: Membuat Invoice...104

Gambar 4.36 Sequence Diagram: Membuat Bukti Pembayaran...105

Gambar 4.37 Sequence Diagram: Melakukan Perubahan Status Pembayaran

...106

Gambar 4.38 Sequence Diagram: Membuat Surat Retur...107

Gambar 4.39 : Navigation Diagram cabang...108

Gambar 4.40: Navigation Diagram Purchasing...109

Gambar 4.41: Navigation Diagram Logistic...110

Gambar 4.42 : Navigation Diagram Finance...111

Gambar 4.43: Navigation Diagram Supplier...112

Gambar 4.44 User Interface: Halaman Login...113

Gambar 4.45 User Interface: Halaman Home Bagi Seluruh Pengguna

E-procurement...114

(8)

Gambar 4.46 User Interface: Halaman About us Bagi Seluruh Pengguna

E-procurement...115

Gambar 4.47 User Interface: Halaman Gerai Cabang Info Bagi Purchasing

...115

Gambar 4.48 User Interface: Halaman Supplier Info Bagi Purchasing...117

Gambar 4.49 User Interface: Halaman Pendaftaran Supplier baru Bagi

Purchasing...118

Gambar 4.50 User Interface: Halaman Bahan Baku Bagi Purchasing...119

Gambar 4.51 User Interface: Halaman Purchase requisition Bagi Gerai

Cabang...120

Gambar 4.52 User Interface: Halaman Detail Purchase requisition Bagi Gerai

Cabang...121

Gambar 4.53 User Interface: Halaman Purchase requisition Bagi Purchasing

...123

Gambar 4.54 User Interface: Halaman Detail Purchase requisition Bagi

Purchasing...125

Gambar 4.55 User Interface: Halaman Surat Kebutuhan Bahan Baku Bagi

Purchasing...127

Gambar 4.56 User Interface: Halaman Detail Surat Kebutuhan Bahan Baku

Bagi Purchasing...128

Gambar 4.57 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Purchasing...130

Gambar 4.58 User Interface: Halaman Detail Purchase order Bagi

Purchasing...131

Gambar 4.59 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Logistic...133

Gambar 4.60 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Supplier...134

Gambar 4.61 User Interface: Halaman Surat Jalan Bagi Supplier...135

Gambar 4.62 User Interface: Halaman Faktur Bagi Supplier...137

Gambar 4.63 User Interface: Halaman Tanda Terima Barang Bagi Logistic

...138

Gambar 4.64 User Interface: Halaman Detail Tanda Terima Barang Bagi

Logistic...140

Gambar 4.65 User Interface: Halaman Tanda Terima Barang Bagi Supplier

...142

Gambar 4.66 User Interface: Halaman Surat Retur Bagi Logistic...143

(9)

Gambar 4.69 User Interface: Halaman Invoice Bagi Supplier...147

Gambar 4.70 User Interface: Halaman Detail Invoice Bagi Supplier...148

Gambar 4.71 User Interface: Halaman Invoice Bagi Finance...150

Gambar 4.72 User Interface: Halaman Detail Invoice Bagi Finance...151

Gambar 4.73 User Interface: Halaman Detail Bukti Pembayaran Bagi

Supplier...153

Gambar 4.74 User Interface: Halaman Bukti Pembayaran Bagi Finance...154

Gambar 4.75 User Interface: Halaman Laporan Pembelian Bagi Logistic...155

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Wawancara...L1

Lampiran 2 Kuisioner...L4

(10)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Dewasa ini, bertahan dan menjadi yang terdepan dalam dunia bisnis tidaklah

mudah, butuh usaha keras, perjuangan serta kemampuan untuk tetap bisa bertahan.

Oleh sebab itu mengikuti kemajuan teknologi informasi yang dapat mendukung

kegiatan usaha bisnis sangatlah penting. Keunggulan teknologi informasi kini

memainkan perannya dalam perusahaan yang diharapkan menjadi suatu kekuatan

dan keunggulan kompetitif untuk menghadapi dunia bisnis yang bersaing. Di lain

sisi, teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis untuk

memudahkan hubungan bisnisnya dengan perusahaan-perusahaan lainnya tanpa

terbatas jarak dan juga waktu. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang

terjadi, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan diri memaksimalkan kemajuan

teknologi tersebut dengan mengaplikasikan teknologi informasi untuk mendukung

proses bisnis di dalam perusahaan.

Menurut Herman dan Yakub "Kajian Tentang Perkembangan E-Business

Terhadap Praktik Bisnis", membahas bahwa perkembangan teknologi informasi

mengakibatkan perubahan dalam struktur serta pengelolaan organisasi bisnis di

dalam berkompetisi. E-business mengacu pada ruang lingkup yang lebih luas yaitu

mencakup, mitra bisnis kolaborasi dengan pelayanan pelanggan, dan juga transaksi

elektronik, salah satu bidangnya adalah e-procurement yang diadaptasikan untuk

mengatasi masalah pengadaan barang dan memudahkan hubungan dengan pemasok.

Sebelum diterapkannya e-procurement, masalah pengadaan barang menjadi suatu

proses yang cukup rumit yang berpengaruh pada proses bisnis secara keseluruhan,

mulai dari mencatat data, memperbaiki kesalahan pencatatan data, membuat

dokumen - dokumen secara manual, prosedur pengadaan yang merepotkan sehingga

menghambat penyediaan barang, menghubungi pemasok, dan masalah dari pihak

pemasok (supplier) yang kurang tanggap terhadap kebutuhan dari pihak perusahaan

yang bersangkutan dan prosedur - prosedur lainnya tergantung pada perusahaan.

(11)

Menurut Yosia, Edo dalam jurnalnya membahas bahwa salah satu bidang

usaha yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi

adalah restoran, dimana semua transaksi dimulai dari pemesanan, pencatatan

transaksi, hingga pembelian bahan baku yang masih dilakukan secara manual

sehingga menghabiskan banyak waktu yang terbuang di dalam prosesnya.

Keberadaan e-procurement dirasakan dapat memudahkan prosedur proses pengadaan

bahan baku, dan juga berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap,

apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem)

dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari pemasok sesuai

kualitas dan kuantitas, biaya optimal dan waktu supply yang dapat memenuhi

kebutuhan perusahaan yang pada akhirnya akan dicapai tingkat kinerja bisnis yang

lebih optimal (Siahaya 2012, p.80).

Untuk melihat lebih dalam mengenai penerapan e-procurement pada restoran,

penulis akan meneliti perusahaan Oenpao Asian Food Restaurant, adalah salah satu

restoran makanan asia yang didirikan pada Februari 2005. Oenpao Asian Food

Restaurant merupakan salah satu restoran yang cepat berkembang dan

sudah

mempunyai 20 gerai cabang yang tersebar hingga saat ini. Selama ini yang terjadi

dalam proses yang konvensional, terutama untuk masalah pengadaan barang yang

menjadi fokus untuk diteliti, sering ditemukan kendala - kendala yang membuat

proses menjadi tidak efektif dan efisien.

Oenpao Asian Food Restaurant dalam hal pengadaan bahan baku dan

menjalankan kegiatan operasionalnya sehari - hari masih secara konvensional

(menggunakan paper based) dan secara manual.

Aktifitas proses pengadaan bahan

baku dan juga hubungan dengan pemasok masih secara manual dan tradisional

sehingga sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan dalam produk yang dipesan,

hilangnya data, kesalahan dalam jumlah pemesanan produk dan sebagainya yang

menyebabkan banyak memakan biaya dan waktu, dan juga menggunakan banyak

kertas sehingga pelayanan kepada customer menjadi terhambat.

Seiring perkembangan teknologi maka sebaiknya Oenpao Asian Food

Restaurant mulai menerapkan teknologi informasi yang berkaitan dengan kegiatan

bisnis sehari - hari untuk memberikan hasil optimal dalam mengupayakan pengadaan

sumber bahan baku yang efisien dan efektif.

(12)

3 produksi dan juga untuk membantu perusahaan untuk berkembang dan meningkatkan

kualitas pelayanan dalam penyediaan produk dengan menerapkan e-procurement dan

juga menciptakan nilai tambah dalam keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan itu

penulis tertarik untuk melakukan penelitian dari objek studi di atas yang berjudul

“ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA

OENPAO ASIAN FOOD RESTAURANT”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah disampaikan diatas,

maka yang akan dibahas dan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Seperti apa proses procurement yang dijalankan Oenpao Asian Food

Restaurant selama ini?

2. Apa rancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan

sehingga mempermudah proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food

Restaurant?

1.3 Ruang Lingkup

Dengan tujuan membuat penelitian lebih terfokus, dibatasi ruang lingkup :

1. Proses pengadaan bahan baku procurement Oenpao Asian Food Restaurant

meliputi permintaan, pembelian bahan baku, hingga retur bahan baku oleh

pusat ke pihak Supplier.

2. Analisis dan perancangan sistem e-procurement yang meliputi proses login

user untuk menjalankan sistem, proses pendataan supplier, proses pembuatan

Surat Kebutuhan Bahan Baku, Purchase requisition, Purchase order, Faktur,

Surat Jalan, Tanda Terima Barang, Invoice dan form hingga retur barang ke

pemasok.

1.4 Tujuan dan Manfaat

1.4.1 Tujuan

(13)

2. Menganalisa proses bisnis

procurement yang tepat dan sesuai dengan

kebutuhan untuk Oenpao Asian Food Restaurant

agar permasalahan dalam

pengadaan bahan baku dapat teratasi.

3. Merancang e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan untuk mempermudah

proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food Restaurant sebagai

pendukung proses bisnis procurement yang baru.

1.4.2 Manfaat

1. Membantu perusahaan dalam mengatasi kebutuhan informasi dan pendukung

keputusan dari penggunaan procurement tradisional (paper based), sehingga

dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

2. Mendapatkan keunggulan kompetitif untuk mempertahankan posisi Oenpao

Asian Food Restaurant.

3. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah - masalah yang timbul dari

penggunaan procurement yang ada, sehingga dapat meningkatkan kinerja

perusahaan.

1.5 Metodologi Penelitian

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini,

meliputi :

1. Metode Studi Literatur atau Kepustakaan

Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam

penelitian ini melalui buku, artikel, jurnal internet dan situs web yang

berkaitan dengan topik yang dibahas.

2. Metode Studi Lapangan

(14)

5 3. Metode Analisis

Metode analisis strategi yang digunakan pada perusahaan adalah analisis

Value Chain, analisis SWOT, Matriks SWOT, Matriks IFE (Internal Factor

Evaluation Matrix), Matriks EFE (External Factor Evaluation Matriks),

Matriks IE (Internal – External), dan Matriks QSPM

4. Metode Perancangan

Metode perancangan adalah proses perancangan suatu sistem yang baru untuk

memperbaharui atau menggantikan sistem yang telah ada. Pada perancangan

e-procurement digunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and

Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa

untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing

bab tersebut berisi:

BAB 1: PENDAHULUAN

(15)

BAB 2: LANDASAN TEORI

Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa

ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan

perancangan sistem.

BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN

Bab ini menyajikan gambaran umum mengenai Oenpao Asian Food Restaurant,

berikut visi dan misi Oenpao Asian Food Restaurant, struktur organisasi Oenpao

Asian Food Restaurant serta menyajikan analisis sistem dan proses bisnis yang

berjalan saat ini di Oenpao Asian Food Restaurant, termasuk masalah - masalah

yang berkaitan dengan aktifitas procurement yang ada saat ini di Oenpao Asian Food

Restaurant .

BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menguraikan mengenai hasil analisis dan solusi yang telah dibuat oleh

peneliti berdasarkan analisis permasalahan pada bab 3, termasuk perancangan,

penyajian serta pembahasan dari sistem e-procurement yang akan dibuat.

BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN

(16)

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan serangkaian komponen yang saling terhubung

dimana mengumpulkan, mengubah, menyimpan dan menyebarkan data dan informasi

dan memberikan umpan balik untuk menemukan tujuan obyek (Stair dan Reynolds,

2010, p.4).

Menurut pendapat Rudy Tantra (2012) Sistem Informasi adalah cara yang

terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan

menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya sehingga dpat

mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.

Sistem informasi merupakan kata dari Sistem dan Informasi, yang berarti

Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan

berkolaborasi untuk menyelesaikan suatu masalah dengan cara mengolah data

menggunakan komputer sehingga dapat menjadi nilai tambah bagi pengguna (Taufiq,

2013, p.17).

Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi

adalah suatu proses untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan

informasi dalam suatu organisasi.

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem merupakan suatu kumpulan sub-sub sistem yang saling terhubung dan

berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memproses suatu input

sehingga menghasilkan output yang mempunyai nilai lebih (Taufiq, 2013, p.11)

Menurut Stephen R. Schach (2009, p.5) sistem adalah sekumpulan

(komponen) yang bersama mencapai beberapa hasil.

Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah

sekumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.

2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan segala sesuatu yang umum dan sering terdengar.

Menurut Rohmat Taufiq (2013, p.15) informasi adalah data-data yang telah diolah

(17)

menjadi sebuah bentuk yang menghasilkan nilai tambah dan bermanfaat bagi

penggunanya.

Berdasarkan pengertian diatas informasi merupakan komponen yang penting

dalam sebuah organisasi, karena itu kemajuan organisasi berdasarkan informasi yang

berkualitas dan dikelola dengan baik untuk organisasi itu sendiri.

2.2 Analisis Sistem

Analisis sistem terdiri dari mendefinisikan masalah, penyebabnya,

menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi

oleh sistem (Laudon 2010, p.515).

Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p.497), analisis sitem adalah

fase mengembangkan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus

dilakukan untuk memecahkan masalah yang ada dengan mempelajari sistem dan

proses kerja untuk mendifinisikan kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk

perbaikan.

Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah tehnik

pemecahan masalah dengan cara mempelajari sistem dan proses kerja agar dapat

mendefinisikan kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan dengan cara

menngidetifikasikan masalah, mengidentifikasikan penyebabnya, menentukan solusi,

dan mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh sistem.

2.3 Perancangan Sistem

Menurut Laudon dan Laudon (2010, p.517), Perancangan sistem merupakan

keseluruhan rencana atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi

sistem yang memberikan struktur dan bentuk.

Perancangan sistem adalah fase pengembangan sistem yang mendefinisikan

bagaimana sistem informasi melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan

solusi masalah.

(18)

9

2.4 E-business

Menurut Turban dan Volonino (2010, p.200) e-business merupakan definisi

yang lebih luas dari e-commerce, tidak hanya menangani pembelian dan penjualan

barang dan jasa secara online, namun juga berkaitan dengan aktivitas kolaborasi dan

intrabisnis lainnya, seperti : melayani konsumen, bekerja sama dengan rekan bisnis,

menangani e-learning dan transaksi elektronik didalam sebuah organisasi.

2.5 Manajemen

Menurut Malayu S. P Hasibuan di dalam Rohmat Taufiq (2013, p.35),

manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya

alam dan sumber-sumber lainnya secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan

tertentu.

Berdasarkan pengertian diatas, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu yang

memiliki target dan tujuan dengan menggunakan perencanaan, pengarahan serta

pengorganisasian dalam mencapai tujuan tersebut.

2.6 Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen merupakan tipe asli dari sistem infomasi yang

dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial (O'brien, 2012,

p.531).

Dengan perkembangan zaman yang semakin global, dalam era informasi,

sistem informasi manajemen menjadi topik yang penting bagi sebuah organisasi.

Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan sub-sub sistem yang saling

terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam penyelesaian

masalah dan dapat memberkan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan

cara mengolah data dengan komputer yang menghasilkan nilai tambah bagi

penggunanya (Taufiq, 2013, p.28)

(19)

2.7 Procurement

Procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan

berdasarkan pemikiran logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang

berlaku yang sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa (Siahaya, 2012 p.1).

Menurut Turban et al (2010, p.251) yang dikutip dari tulisan Kalakota et al

(2000), procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses

mendapatkan barang - barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian, dan kegiatan

logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang

sebelum barang tersebut digunakan.

Proses procurement tradisional dimulai dari pembeli membutuhkan dan akan

membuat permintaan material, setelah itu harus mendapat persetujuan supervisor.

Langkah selanjutnya melihat ketersediaan barang, apabila barang tersedia maka akan

menyiapkan material, jika barang tidak dapat dipenuhi maka akan membuat

permintaan pembelian (Purchase requisition). Permintaan pembelian harus mendapat

persetujuan sebelum melakukan pemilihan pemasok. Jika disetujui, maka bagian

pembelian akan memilih pemasok dengan quotation yang diminta dan akan membuat

purchase order yang paling sesuai antara penawaran yang diberikan oleh pemasok.

Purchase order tersebut akan digunakan saat melakukan penerimaan barang, jika

barang tidak sesuai akan melakukan pengembalian kepada pemasok dan apabila

sudah sesuai akan menerima invoice. Sebelum melakukan proses pembayaran, harus

melakukan pencocokan antara purchase order, penerimaan barang dan invoice yang

diberikan.

Proses procurement tradisional adalah sebagai berikut:

(20)

11 Terdapat beberapa metode procurement yang dapat digunakan oleh

perusahaan dalam menperoleh barang dan jasa menurut Turban (2010, p.251), antara

lain:

Membuat sistem penawaran dimana supplier akan berkompetisi antara satu

sama lain. Biasanya metode ini digunakan dalam pengadaan yang kuantitasnya besar.

1. Membeli langsung dari pabrik, wholesaler, dan pengecer, baik dari katalog

yang telah disediakan, maupun dengan metode negosiasi.

2. Membeli dari lelang, baik yang bersifat pribadi maupun umum, dimana

perusahaan berpartisipasi sebagai pembeli.

3. Membeli dari catalog perantara (e-distributor) yang menggabungkan

katalog-katalog penjual lainnya.

4. Membeli dari katalog pembelian internal, dimana katalog vendor yang telah

disetujui oleh perusahaan, termasuk harga yang telah disepakati bersama,

tergabung didalamnya. Pendekatan ini digunakan untuk implementasi dari

desktop purchasing, yang memungkinkan peminta dapat memesan langsung

kepada vendor, tanpa melalui bagian pengadaan.

5. Bergabung dengan suatu grup sistem pembelian yang menggabungkan

permintaan anggota - anggotanya dan mengumpulkannya menjadi jumlah

yang besar. Kemudian grup tersebut akan melakukan negosiasi harga atau

memulai proses penawarannya.

6. Membeli pada industrial mall

7. Berkolaborasi dengan supplier untuk berbagi informasi mengenai penjualan

dan persediaan, sehingga ketika persediaan berkurang dan mengalami

stock-out, perusahaan dapat melakukan just-in-time delivery.

Menurut Willem Siahaya (2013, p.1) model pengadaan meliputi:

1. Fokus pada bisnis.

2. Adaptif terhadap tren terkini.

3. Berbasis sistem teknologi informasi.

4. Transformasi proses berkesinambungan.

5. Kemitraan strategis.

(21)

2.8 Manajemen Pengadaan

Manajemen pengadaan adalah bagian dari supply chain manajemen yang

secara strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang

hingga tempat tujuan berdasarkan mutu, jumlah, waktu, harga, sumber dan tempat

untuk memenuhi kebutuhan customer (Siahaya, 2012, p.4).

Menurut Willem Siahaya cakupan Manajemen pengadaan dibagi dalam lima

kelompok:

1. Ketentuan umum pengadaan

2. Perencanaan dan strategi pengadaan

3. Tender

4. Kontrak

5. Praktik andalan pengadaan.

2.9 E-procurement

2.9.1 Pengertian E-procurement

Menurut Turban et al (2010, p.290), e-procurement adalah proses pengadaan

barang dan jasa untuk organisasi secara elektronik. E-procurement merupakan

penggunaan teknologi berbasis web untuk mendukung proses procurement, termasuk

permintaan, pencarian, kontrak, pemesanan, pembelian, pengiriman dan pembayaran

antara pembeli dan supplier. Sementara menurut Willem Siahaya (2013, p.80)

merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang menggunakan jaringan

elektronik (jaringan internet atau intranet) .

Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan e-procurement adalah proses

pengadaan barang, termasuk didalamnya adalah permintaan, pencarian, pemesanan,

pengiriman, dan pembayaran antara perusahaan sebagai pembeli dengan supplier,

dengan bantuan internet atau jaringan lainnya.

2.9.2 Proses E-procurement

Menurut Turban et al (2010, p.354), proses e-procurement terdiri dari

beberapa tahap, yakni:

1. Melakukan pencarian

vendor

dan produk dengan menggunakan katalog,

brosur, telepon, dan lainnya.

(22)

13

3. Memilih mekanisme pasar, seperti

private

, umum, lelang, barter, dll.

4. Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang,

harga barang, metode pengiriman, dll.

5. Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil.

6. Membuat

Purchase order

(PO).

7. Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan

kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya.

8. Melakukan pembayaran terhadap

vendor

.

Proses E-procurement sebagai berikut:

Gambar 2.2 Proses E-procurement

Sumber: Turban, et al (2010, p.354)

2.9.3 Tujuan dan Manfaat E-procurement

(23)

1. Meningkatkan produktifitas staff - staff pembelian (memberikan lebih banyak

waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan kepada mereka).

2. Mengurangi harga pembelian melalui standarisasi produk,

reverse auction

,

diskon dan pembelian gabungan.

3. Meningkatkan aliran informasi dan manajemen.

4. Meminimalkan pembelian terhadap pemasok non kontrak.

5. Meningkatkan proses pembayaran dan penghematan akibat kelancaran

pembayaran.

6. Membangun hubungan kerjasama yang efisien.

7. Memastikan pengiriman tepat waktu.

8. Mengurangi waktu proses dan pemenuhan

order

melalui otomatisasi.

9. Mengurangi kebutuhan akan keterampilan dan pelatihan dari

staff

purchasing.

10. Mengurangi jumlah pemasok

.

11. Membuat proses pembelian cepat dan sederhana.

12. Mempersingkat rekonsiliasi

invoice.

13. Mengurangi biaya pemrosesan administratif per order.

14. Menemukan pemasok baru yang dapat menyediakan barang dan jasa lebih

cepat dan murah.

15. Mengintegrasikan kontrol anggaran dengan proses

procurement.

16. Meminimalkan kesalahan manusia dalam pembelian maupun pengiriman.

17. Memonitor dan meregulasi perilaku pembelian.

2.10 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

2.10.1 Konsep Object Oriented Analysis (OOA)

(24)

15 2.10.2 Konsep Object Oriented Design (OOD)

Konsep Object Oriented Design (OOD) menurut Satzinger, Jackson, dan Burd

(2009, p.60) yaitu mendefinisikan semua tipe objek yang dibutuhkan untuk

berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukkan bagaimana

objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan mendefinisikan setiap tipe objek

sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan yang spesifik.

Sedangkan Hall (2011, p.610) menyatakan bahwa object oriented design

adalah untuk membangun sistem informasi dari komponen atau objek standart yang

dapat digunakan kembali.

Berdasarkan kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa object

oriented design

(OOD) adalah membangun suatu sistem informasi dimana objek

berinteraksi untuk menyelesaikan tugas agar bisa diimplementasikan.

2.10.3 Pengertian UML (Unified Modelling Language)

Pengertian Unified Modeling Language (UML) menurut Dennis, Wixom, dan

Roth (2009, p.501) adalah Unified Modelling Language bertujuan untuk memberikan

kosa kata umum tentang istilah yang berbasiskan object dan teknik-teknik diagram

yang cukup banyak untuk memodelkan proyek pengembangan sistem dari analisis

sampai desain.

Menurut Rama dan Jones (2008, p.78), unified modeling language (UML)

adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan,

membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.

(25)

Gambar 2.3. Activity Diagram

Sumber: Satzinger, et al., 2010, p.142

2.10.3.2 Event Table

Menurut Satzinger et al. (2010, p.165), Event Table adalah sebuah katalog dari

use case untuk menyusun kejadian di baris dan kunci informasi dari setial kejadian

pada kolomnya.

Menurut Satzinger, et al (p.169), komponen dari sebuah event table terdiri dari:

1. Event

Sebuah kejadian atau peristiwa yang menjadi penyebab yang dapat dijelaskan

2. Trigger

Suatu sinyal yang menginformasikan sistem bahwa suatu kejadian telah

terjadi, baik itu kedatangan data yang memerlukan pengolahan atau titik

waktu.

3. Source

Aktor yang menyediakan data untuk sistem

4. Use Case

Kegiatan yang dilakukan sistem ketika kejadian terjadi

5. Response

Output yang diproduksi oleh sistem dan memiliki tujuan

6. Destination

(26)

17

2.10.3.3 Use Case

2.10.3.3.1 Use Case Diagram

Menurut Satzinger, et al (2010, p.242), use case diagram adalah diagram yang

menggambarkan berbagai peran dari pengguna untuk menggunakan sistem. Tujuan

dari penggunakan use case diagram adalah untuk mengidentifikasikan bagaimana

sistem tersebut akan digunakan.

Menurut Shelly dan Rosenblatt (2012, p259), Use case diagram adalah sebuah

representasi visual yang mewakili interaksi antara pengguna dan sistem informasi di

dalam UML.

Jadi kesimpulannya adalah use case adalah sebuah diagram yang merupakan

representasi visual yang mewakili interaksi antara pengguna untuk mengidentifikasi

bagaimana sistem tersebut akan digunakan.

2.10.3.3.2 Use Case Description

Menurut Satzinger, et al (2010, p.171) use case description adalah gambaran

yang menjelaskan proses secara detail dari setiap use case dan hubungannya dengan

sistem. Gambar di bawah menjelaskan contoh mengenai proses bisnis dan bagaimana

sistem berperan dalam mendukung proses tersebut

(27)

2.10.3.4 Class Diagram

Menurut Satzinger, et al (2010, p.60) Class Diagram menggambarkan

pendekatan berorientasi objek untuk menunjukkan kelas dan objek di dalam sistem.

Menurut Shelly dan Rosenblatt (2012, p.262), class diagram adalah kumpulan

object yang menunjukkan class object dan hubungannya dengan use case

Jadi kesimpulan dari pengertian Class Diagram adalah kumpulan object yang

menggambarkan pendekatan untuk menunjukkan kelas objek dalam sistem. Beberapa

tahapan dalam kelas diagram yaitu:

2.10.3.4.1 Domain Model Class Diagram

Domain Model Class Diagram menunjukkan users work domain atau disebut

sebagai domain model class diagram. Tipe lain dari notasi UML class diagram

digunakan untuk membuat design class diagrams ketika merancang software. Simbol

domain kelas adalah rectangle dengan dua bagian. Bagian atas berisi nama kelas dan

bagian bawah berisi daftar atribut kelas. Nama kelas diawali huruf capital dan nama

atribut diawali dengan huruf kecil (Satzinger et al., 2010, p.187).

2.10.3.4.2 First Cut Design Class Diagram

Satzinger, et al (2010, p.413), mengungkapkan bahwa first-cut design class

diagram dikembangkan dengan memperpanjang model domain class diagram. Hal

ini membutuhkan dua langkah yaitu menguraikan mengenai atribut dengan jenis dan

informasi nilai awalnya dan menambahkan panah navigation visibility.

2.10.3.5 Statechart Diagram

(28)

19 Gambar 2.5. Statechart Diagram

Sumber: Satzinger, et al (2005, p.237)

2.10.3.6 Sequence Diagram

Menurut pendapat Satzinger, et al (2010, p.252) Sequence diagram digunakan

untuk menjelaskan interaksi beberapa objek dalam waktu tertentu secara berurutan.

notasi di dalam sequence diagram adalah sebagai berikut:

1. Actor sebagai user yang berinteraksi secara langsung dengan sistem.

2. Input message sebagai pesan input dari user ke dalam suatu sistem.

3. Surat returned value sebagai pesan output dari suatu sistem ke pengguna,

hasil dari pemrosesan input.

4. Object sebagai objek-objek yang berinteraksi di dalam sequence diagram.

5. Object lifeline sebagai urutan pesan dari atas ke bawah.

2.10.3.6.1 System Sequence Diagram (SSD)

(29)

Gambar 2.6 System Sequence Diagram (SSD)

Sumber : Satzinger, et al., 2010, p.253

2.10.3.6.2 Three Layer Design Sequence Diagram

Menurutt Satzinger, et al (2010, p,436), three layer design sequence diagram

merupakan gambaran lengkap dari sequence diagram dan juga pengembangan dari

first cust sequence diagram yang terdiri dari tambahan layer sebagai berikut:



View layer

View Layer melibatkan interaksi manusia dengan komputer dan

membutuhkan merancang user interface untuk setiap use case.



Data Access Layer

(30)

21 Gambar 2.7. Three Layer Design Sequence Diagram

Sumber : Satzinger, et al., 2010, p.454

2.10.3.7 User Interface

User Interface adalah bagian dari sebuah sistem informasi yang membutuhkan

interaksi pengguna untuk membuat input dan output (Satzinger et al., 2010, p.531)

Menurut Satzinger et, al (2010, p.541-544) bahwa rumusan Ben Shneiderman

mengemukakan didalam pendapatnya, delapan aturan emas untuk merancang

interface yang interaktif yaitu:

a.

Upaya untuk konsistensi

Merancang sebuah interface dan fungsi yang konsisten adalah salah satu

tujuan desain yang paling penting. Cara agar informasi diatur pada

bentuk, nama dan pengaturan komponen menu, ukuran dan bentuk icon,

dan urutan diikuti untuk melaksanakan tugas harus konsisten di seluruh

sistem.

b.

Memungkinkan pengguna menggunakan shortcuts

(31)

menyediakan fasilitas makro bagi pengguna untuk membuat shortcut-nya

sendiri.

c. Feedback yang informatif

Setiap tindakan pengguna harus menghasilkan beberapa jenis feedback

dari komputer sehingga pengguna mengetahui bahwa tindakan tersebut

diakui.

d.

Desain dialog untuk hasil penutupan

Setiap dialog dengan sistem harus diatur dengan urutan yang jelas yaitu

awal, tengah, dan akhir. Setiap tugas yang jelas memiliki urutan awal,

tengah, dan akhir, sehingga penggunan tugas di komputer seharusnya

juga merasakan seperti itu.

e.

Penawaran sederhana error handling

Kesalahan pengguna membutuhkan biaya, baik dalam waktu yang

dibutuhkan untuk memperbaiki hasil kesalahannya. Perancang sistem

harus mencegah pengguna dari membuat kesalahan bila memungkinkan.

Sebuah cara utama untuk melakukan ini adalah membatasi pilihan yang

tersedia dan memungkinkan pengguna untuk memilih dari pilihan yang

valid pada setiap titik dalam dialog. Umpan balik yang memadai, seperti

yang dibahas sebelumnya juga membantu mengurangi kesalahan.

f.

Mengijinkan pengguna untuk membatalkan tindakan

Pengguna harus merasa bahwa mereka dapat mengeksplorasi pilihan dan

mengambil tindakan yang dapat dibatalkan atau dibatalkan tanpa

kesulitan. Ini adalah salah satu cara pengguna belajar tentang sistem

dengan melakukan percobaan. Ini juga merupakan cara untuk mencegah

kesalahan, seperti pengguna mengenali mereka telah membuat kesalahan,

membatalkan tindakan.

g.

Dukungan internal locus of control

(32)

23 h.

Mengurangi beban memori jangka pendek

Orang-orang memiliki banyak keterbatasan, dan memori jangka pendek

adalah salah satu yang terbesar. Interface desainer tidak bisa berasumsi

bahwa pengguna akan mengingat apa pun dari form ke form, atau dialog

box untuk dialog box, selama interaksi dengan sistem.

2.11 Metode Analisis Bisnis

2.11.1 Analisis Value Chain

Menurut Porter, bisnis suatu perusahaan dapat digambarkan sebagai rantai

nilai, yaitu total pendapatan dikurangi total biaya seluruh aktivitas yang dilakukan

untuk mengembangkan dan memasarkan suatu produk dan jasa sama dengan

menghasilkan nilai. Semua perusahaan dalam industri tertentu mempunyai rantai nilai

yang serupa, yang terdiri dari aktivitas primer contohnya membeli bahan baku,

membangun fasilitas manufaktur, mendesain produk, membuat perjanjian kerja sama,

dan memberikan pelayanan kepada pelanggan.

Suatu perusahaan akan tetap memperoleh laba selama pendapatan melebihi

total biaya yang dikeluarkan untuk menciptakan dan menyediakan produk atau jasa.

perusahaan harus berupaya keras untuk memahami bahwa tidak hanya rantai nilai

operasi mereka sendiri, tetapi juga rantai nilai dari competitor, pemasok, dan

distributor (David, 2006, p.227).

(33)

Gambar 2.8 Michael Porter Value Chain

Sumber: David (2006)

1. Aktivitas Primer

Aktivitas primer merupakan aktivitas yang terlibat dalam penciptaan fisik

produk penjualan, pelayanan, dan penyampaiannya kepada pembeli, dimana

aktivitas ini dibagi menjadi:



Inbound Logistics (logistik ke dalam), dihubungkan dengan menerima,

menyimpan, dan menyebarkan input-input ke produk. Termasuk di

dalamnya penanganan bahan baku, gudang dan kontrol persediaan.



Operations (operasi), segala aktivitas yang diperlukan untuk

mengkonversi input-input yang disediakan oleh logistik masuk ke bentuk

produk akhir. Termasuk di dalamnya permesinan, pengemasan, perakitan,

dan pemeliharaan peralatan.



Outbound Logistics (logistik ke luar), aktivitas-aktivitas yang melibatkan

pengumpulan, penyimpanan, dan pendistribusian secara fisik produk final

kepada para pelanggan. Meliputi penyimpanan barang jadi di gudang,

penanganan bahan baku, dan pemrosesan pesanan.

(34)

25 mengembangkan iklan-iklan dan kampanye profesional, memilih jaringan

distribusi yang tepat, dan memilih, mengembangkan, dan mendukung

tenaga penjualan mereka.



Service (pelayanan), aktivitas-aktivitas yang dirancang untuk

meningkatkan atau memelihara nilai produk. Perusahaan terlibat dalam

sejumlah aktivitas yang berkaitan dengan jasa, termasuk instalasi,

perbaikan, pelatihan, dan penyesuaian.

2. Aktivitas Pendukung

Aktivitas yang mendukung aktivitas primer dan juga mendukung keseluruhan

rantai. Aktivitas pendukung dibagi menjadi:



Procurement (pembelian/pengadaan), aktivitas-aktivitas yang dilakukan

untuk membeli input-input yang diperlukan untuk memperoduksi produk

perusahaan. Input-input pembelian meliputi item-item yang semuanya

dikonsumsi selama proses manufaktur produk.



Technology development (pengembangan teknologi), aktivitas-aktivitas

yang dilakukan untuk memperbaiki produk dan proses yang digunakan

perusahaan untuk memproduksinya. Pengembangan teknologi dapat

dilakukan dalam bermacam-macam bentuk, misalnya peralatan proses,

desain riset, dan pengembangan dasar, dan prosedur pemberian servis.



Human resources management (manajemen sumber daya manusia),

aktivitas-aktivitas yang melibatkan perekrutan, pelatihan, pengembangan,

dan pemberian kompensasi kepada semua personel.

(35)

2.11.2 Analisis SWOT

Menurut Kotler, Keller (2009, p89), Evaluasi keseluruhan dari kekuatan,

kelemahan, peluang dan ancaman disebut juga dengan istilah Analisis SWOT

(Strength, Weakness, Opportunities, Threat)

1) Strength (Kekuatan)

Yaitu merupakan kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan dibandingkan

dengan perusahaan lainnya

2) Weakness (Kelemahan)

Yaitu masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan dibandingkan dengan

perusahaan lain, sehingga ini menjadi nilai minus/kelemahan bagi perusahaan.

3) Opportunities (Peluang)

Yaitu merupakan suatu kesempatan dimana perusahaan dapat melakukan

operasi dalam menghadapinya untuk menjadikan kesempatan itu menjadi

keuntungan.

4) Threat (Ancaman)

Yaitu merupakan suatu bahaya yang biasanya dikarenakan perkembangan

yang kurang menguntungkan, dimana akan memberikan dampak seperti

pengurangan laba dan penjualan jika tidak dilakukan tindakan untuk bertahan.

Manfaat dari analisis SWOT adalah meningkatkan pengetahuan dan

pemahaman organisasi sehingga mampu menganalisis apa yang menjadi kekuatan,

kelemahan, kesempatan, dan ancaman dalam organisasi untuk mendapatkan strategi

yang tepat dengan menggunakan kekuatan dan kesempatan yang ada untuk

mengatasi segala ancaman dan dan mengurangi kelemahan yang ada sehingga

organisasi dapat bertahan dan mampu untuk berkembang.

2.11.3 Matriks Kekuatan - Kelemahan - Peluang - Ancaman (SWOT)

(36)

27 Strategi ST( kekuatan - ancaman), dan Strategi WT (kelemahan - ancaman).

Mencocokkan faktor - faktor internal dan eksternal merupakan bagian yang sulit

dalam mengembangkan Matrik SWOT. Dibutuhkan penilaian yang tepat.

Gambar 2.9 SWOT Matriks

Sumber: http://www.bcelf.org/swot.htm



Strategi SO (So Strategies) memanfaatkan kekuatan internal perusahaan

untuk menarik keuntungan dari peluang eksternal. Semua manajer pasti ingin

organisasi mereka berada dalam posisi dimana kekuatan internal digunakan

untuk mengambil keuntungan dari berbagai faktor - faktor eksternal.

Organisasi akan menjalankan strategi WO, ST, atau WT untuk mencapai

situasi dimana strategi SO dapat dilaksanakan.



Strategi WO (WO Strategies) bertujuan untuk memperbaiki kelemahan

-kelemahan internal yang ada dengan cara mengambil keuntungan dari

peluang ekternal. Salah satu strategi WO yang dapat dicapai adalah dengan

merekrut dan melatih sumber daya manusia agar memiliki kapabilitas teknis

yang dibutuhkan. Alternatif lainnya, adalah melalui usaha patungan dengan

sebuah perusahaan lain yang mempunyai kompetensi di bidang ini.

(37)

yang kuat harus dapat menghadapi ancaman secara langsung pada lingkungan

eksternal.



Strategi WT (WT Strategies) merupakan taktik defensif yang diarahkan

untuk mengurangi kelemahan internal serta menghindari ancaman eksternal

terhadap perusahaan.

2.11.4 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)

Matriks Evaluasi Faktor Internal atau IFE (Internal Factor Evaluation Matrix)

dibuat untuk melihat kuat dan lemahnya kondisi internal pada suatu perusahaan. Nilai

matriks ini kemudian dimasukkan ke dalam Matriks Internal – Eksternal untuk

mengetahui posisi pada suatu perusahaan.

Menurut David (2006)

Matriks IFE

meringkas dan mengevaluasi kekuatan

dan kelemahan utama dalam berbagai bidang fungsional dari suatu usaha. Matriks ini

juga memberikan dasar untuk mengenali dan mengevaluasi hubungan di antara

bidang - bidang ini.

Matriks IFE

dapat dikembangkan dalam lima langkah berikut:

1) Tuliskan faktor-faktor sukses kritis seperti yang dikenali dalam proses audit

internal. Gunakan 10 sampai 20 faktor internal terpenting, termasuk kekuatan

maupun kelemahan. Tuliskan kekuatan dahulu kemudian kelemahan. Usahakan

sespesifik mungkin, gunakan persentase, rasio, dan angka perbandingan kalau

mungkin.

2) Beri bobot pada setiap faktor dari 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (amat penting).

Bobot yang diberikan pada suatu faktor menunjukkan kepentingan relatif dari

faktor itu untuk sukses dalam industri yang ditekuni perusahaan. Tanpa

memperdulikan apakah faktor kunci adalah kekuatan atau kelemahan internal,

faktor-faktor yang dianggap mempunyai pengaruh terbesar pada prestasi

organisasi diberi bobot tertinggi. Jumlah dari semua bobot harus sama dengan

1,0.

3) Berikan peringkat 1 sampai 4 pada setiap faktor untuk menunjukkan apakah

faktor ini mewakili kelemahan utama (peringkat=1), kelemahan kecil

(peringkat=2), kekuatan kecil (peringkat=3), atau kekuatan utama

(peringkat=4). Peringkat diberikan berdasarkan keadaan perusahaan, sedangkan

bobot dalam Langkah 2 didasarkan keadaan industri.

(38)

29 5) Jumlahkan nilai yang dibobot untuk setiap variabel untuk menentukan nilai

yang dibobot total bagi organisasi.

Berapapun banyak faktor yang dimasukkan dalam Matriks IFE, jumlah nilai

yang dibobot berkisar 1,0 yang rendah sampai 4,0 yang tinggi, dengan rata-rata 2,5.

Total nilai yang dibobot yang di bawah 2,5 merupakan ciri organisasi yang lemah

secara internal, sedangkan jumlah jauh di atas 2,5 menunjukkan posisi internal yang

kuat.

Ketika sebuah faktor internal kunci merupakan kekuatan dan kelemahan,

faktor itu harus dimasukkan dua kali dalam Matriks IFE, dan bobot dan peringkat

harus diberikan untuk setiap pernyataan.

2.11.5 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE)

Matriks EFE (External Factor Evaluation) dibuat untuk menilai respon

perusahaan terhadap kondisi eksternalnya. Nilai matriks ini kemudian akan

dimasukkan ke dalam Matriks Internal-Eksternal (Matriks IE) untuk mengetahui

posisi perusahaan. Matriks EFE membuat ahli strategi meringkas dan mengevaluasi

informasi ekonomi, sosial, budaya, demografi, lingkungan, politik, pemerintah,

hukum, dan persaingan.

Terdapat lima langkah dalam mengembangkan matriks EFE:

1) Tulis daftar faktor-faktor eksternal yang diidentifikasi dalam proses audit

eksternal. Cari antara 10 dan 20 faktor, termasuk peluang dan ancaman yang

mempengaruhi perusahaan dan industrinya. Daftar peluang dahulu kemudian

ancaman. Usahakan sespesifik mungkin, gunakan persentase, rasio, dan angka

perbandingan kalau mungkin.

2) Beri bobot pada setiap faktor dari 0,0 (tidak penting) sampai 1,0 (amat penting).

Bobot menunjukkan kepentingan relatif dari faktor tersebut agar berhasil dalam

industri tersebut. Peluang sering mendapat bobot lebih besar ketimbang ancaman,

tetapi ancaman dapat juga menerima bobot tinggi bila berat atau mengancam.

Bobot yang wajar dapat ditentukan dengan membandingkan pesaing yang sukses

dengan yang gagal atau dengan mendiskusikan faktor tersebut dan mencampai

konsensus kelompok. Jumlah seluruh bobot yang diberikan pada faktor di atas

harus sama dengan 1,0.

(39)

4=jawaban superior, 3=jawaban di atas rata-rata, 2=jawaban rata-rata,

1=jawaban jelek. Peringkat didasarkan pada efektivitas strategi perusahaan.

Peringkat didasarkan pada keadaan perusahaan, sedangkan bobot dalam Langkah

2 didasarkan pada industri.

4) Kalikan setiap bobot dengan peringkat masing – masing untuk menentukan nilai

yang dibobot.

5) Jumlahkan nilai yang dibobot untuk setiap variabel untuk menentukan nilai yang

dibobot total bagi organisasi.

Berapapun jumlah peluang dan ancaman kunci yang dimasukkan dalam

Matriks EFE, total nilai yang dibobot tertinggi untuk suatu organisasi adalah 4,0 dan

yang teredah adalah 1,0. Rata-rata nilai yang dibobot adalah 2,5. Jumlah nilai yang

dibobot sama dengan 4,0 menunjukkan bahwa suatu organisasi memberi jawaban

dengan cara yang luar biasa pada peluang dan ancaman yang ada dalam industrinya.

Jumlah nilai sama dengan 1,0 menunjukkan bahwa strategi perusahaan memanfaatkan

peluang atau menghindari ancaman eksternal.

2.11.6 Matriks Internal Eksternal (IE)

Matriks ini menempatkan berbagai divisi dari suatu organisasi dalam sembilan

sel. Matriks IE menempatkan berbagai divisi dari organisasi dalam diagram skematis,

sehingga keduanya disebut matriks portofolio. Ukuran dari setiap lingkaran

menggambarkan presentase kontribusi penjualan dari setiap divisi, dan presentase

kontribusi laba dari setiap divisi dalam matriks IE (David, 2006).

Diagram dapat mengidentifikasi 9 sel strategi perusahaan, tetapi pada

prinsipnya kesembilan sel dapat dikelompokkan menjadi tiga strategi utama, yaitu :

1)

Strategi pertumbuhan yang merupakan pertumbuhan perusahaan itu sendiri (sel

1,2,dan 4) Strategi intensive (market penetration, market development, product

development) dan integrative (backward integration, forward integration,

horizontal integration).

(40)

31 3)

Divisi pada sel 6, 8, atau 9 adalah harvest or divest. Suatu perusahaan yang

berhasil mencapai portofolio bisnis yang diposisikan dalam atau sekitar sel 1

dalam matriks IE.

2.11.7 Matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix)

Menurut pendapat David (2006, p308) Matriks Perencanaan Strategis

Kuantitatif (QSPM) adalah suatu tekhnik analisis yang dirancang untuk menetapkan

daya tarik alternative dari alternative yang dapat dijalankan. Matriks tersebut secara

objektif menunjukkan strategi alternative yang paling baik. QSPM menggunakan

masukan dari analisis matriks EFE, CPM, EFI, kemudian digabungkan dengan

matriks SWOT, Matriks IE untuk memperoleh informasi yang diperlukan dalam

menyusun matriks QSPM. QSPM adalah alat yang membuat para perencana strategi

dapat menilai secara objektif strategi alternative yang dapat dijalankan.

Menururt David (2009, p7) didalam jurnalnya yang berjudul “The

Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM) applied to a retail computer store,

The Coastal Business Journal” :

Quantitative strategic planning matrix (QSPM) is

among techniques and methods very common in evaluation of strategic options and

determination of relative attractiveness of strategies;attractiveness of strategies is

used in the stage of decision making. The technique determines which of the selected

strategic options is feasible, and it actually prioritizes these strategies (Amadi et al,

2004). This method is widely used by academics and students in academia, but it is

yet to be applied by strategic management consultants and organizations.

Kolom kiri QSPM terdiri atas faktor – faktor eksternal dan internal ( dari

tahap 1), dan baris paling atas terdiri dari strategi alternative yang dapat dijalankan.

Secara spesifik EFE dan matriks EFI. Pada kolom yang berdampingan dengan kolom

faktor – faktor keberhasilan kritis dituliskan bobot setiap faktor yang diperoleh dari

matriks EFE dan EFI.

Baris paling atas terdiri dari strategi alternative yang dapat dijalankan diambil

dari Matriks SWOT, Matriks SPACE, Matriks BCG, Matriks IE dan Matriks Grand

Strategy. Alat – alat pencocokan ini biasanya menghasilkan strategi – strategi yang

disarankan oleh teknik – teknik pencocokan harus dinilai dalam QSPM.

(41)

strategi dihitung dengan menentukan dampak kumulatif dari masing – masing faktor

keberhasilan kritis QSPM, dan setiap jumlah strategi dapat menyusun suatu rangkaian

strategi tertentu. Tapi, hanya strategi – strategi dari suatu rangkaian tertentu yang

dinilai alternatif terhadap satu sama lain.

Menurut David (2006) Adapun langkah – langkah menyusun matrik QSPM

ialah sebagai berikut :

1) Buatlah daftar peluang / ancaman eksternal dan kekuatan / kelemahan internal

dari perusahaan di kolom kiri QSPM. Informasi ini harus diambil secara

langsung dari Matriks EFE dan IFE. Minimum sepuluh faktor keberhasilan

kunci eksternal dan sepuluh faktor keberhasilan kunci internal harus

dimasukkan dalam QSPM.

2) Berilah bobot pada setiap faktor eksternal dan internal. Bobot ini identik

dengan yang ada pada Matriks EFE dan IFE. Bobot disajikan dalam kolom

persis di samping kanan faktor keberhasilan kunci eksternal dan internal.

3) Periksalah matriks – matriks pencocokan dan kenalilah strategi – strategi

aternatif yang harus dipertimbangkan organisasi untuk ditetapkan. Catat

strategi-strategi ini pada baris atas dari QSPM. Kelompokkan strategi ke

dalam set yang independen jika memungkinkan.

(42)

33 pilihan strategi yang dibuat. Catatan: Jika Anda memberikan nilai daya tarik

(AS) untuk satu strategi, kemudian berikan nilai AS untuk yang lainnya.

Dalam kata lain, jika satu strategi mendapat minus, maka yang lainnya pada

baris yang sama harus mendapat minus juga.

5) Hitunglah TAS = Total Nilai Daya Tarik (Total Attractiveness Scores—TAS)

didefinisikan sebagai produk dari pengalian bobot (Langkah 2) dengan Nilai

Daya Tarik (Langkah 4) dalam masing-masing baris. Total Nilai Daya Tarik

mengindikasikan daya tarik relatif dari masing-masing alternatif strategi,

dengan hanya mempertimbangkan pengaruh faktor keberhasilan kunci internal

atau eksternal yang terdekat. Semakin tinggi Total Nilai Daya Tarik, semakin

menarik alternatif strategi tersebut (dengan hanya mempertimbangkan faktor

keberhasilan kunci terdekat).

(43)

2.12 Kerangka Pemikiran

(44)

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Latar Belakang Perusahaan

Oenpao Asian Food Restaurant merupakan salah satu restoran waralaba

makanan Asia di Indonesia, yang mulai didirikan pada Februari tahun 2005 dan sudah

mempunyai 20 gerai. Bapak Dian Yudhistira Muskita, selaku pendiri, dengan

pengalaman yang dimilikinya bersama isteri yang mempunyai hobi memasak

mencoba mendirikan tempat makan di BSD dengan ukuran 3x3, dengan menu yang

hanya menjual bakpao. Ternyata respons pelanggan yang cukup baik membuat

Oenpao Asian Food Restaurant

dikenal dan mendapatkan penjualan yang

baik, dimulai dari situ .

Sesuai dengan namanya, makanan yang disajikan di

Oenpao Asian Food

Restaurant

bernuansa Tionghoa dan peranakan.

Bubur ayam, dimsum,

nasi ayam panggang, mie pangsit, dan berbagai makanan sejenisnya memang dapat di

jumpai hampir di setiap tempat. Tapi perpaduan antara suasana dan rasa yang pas

inilah yang menjadikan

Oenpao

tempat makan yang mengasikkan bagi

penggemarnya, dikelompokkan ke dalam 7 kelompok besar : dim sum, mie, nasi,

bubur, bakpao, panggangan, dan masakan wok. sehingga

Oenpao

Asian Food

Restaurant

terus berkembang pesat dengan dibukanya gerai - gerai lainnya di

berbagai tempat.

Sampai saat ini

Oenpao Asian Food Restaurant

sudah mempunyai 20

gerai cabang diantaranya di Jakarta, Tangerang, Bogor, dan Bali. Respons pelanggan

yang cukup baik membuat Oenpao Asian Restaurant membuat inovasi - inovasi baru

contohnya Oenpao day, Layanan Oenpao Express, Layanan Oenpao Catering, dan

inovasi yang terbaru adalah ‘O’cafe by Oenpao yang menyajikan menu - menu lain