53
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH merupakan sebuah lembaga profesi yang bergerak dalam bidang jasa yang resmi berdasarkan surat keputusan Menteri Negara Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional tanggal 11 Juni 1999 nomor 20-XI-1999 diangkat / ditunjuk sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah, yang selanjutnya disebut PPAT, yang dimaksud dalam Pasal 7 Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, dengan daerah kerja Kotamadya Jakarta Barat dan berkantor di Jalan Kedoya Duri Raya No.41, Kedoya Selatan, Jakarta Barat.
3.1.2 Tujuan Perusahaan
Lembaga profesi ini memiliki visi untuk menciptakan kestabilan dalam bidang penegakan peraturan perundang – undangan khususnya dalam bidang keperdataan.
Adapun misi dari Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH adalah agar tidak terjadi silang sengketa atau perselisihan antara para pihak yang terkait dalam hubungan keperdataan.
3.2 Struktur Organisasi
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH Sekretaris Personalia & Operasional Korektor Staff Lapangan Staff Kantor Kebersihan Keamanan Keuangan & Administrasi
3.2.2 Tugas dan Wewenang
3.2.2.1 Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH
Membuat akta otentik mengenai semua perbuatan perjanjian dan penetapan. Menerima laporan dari sekretaris secara berkala dan menandatangani akta maupun surat – surat yang dibuat.
3.2.2.2 Sekretaris
Menjalankan, mengontrol, menciptakan inovasi kreasi , dan menerima seluruh surat – surat yang diberikan oleh calon klien untuk pembuatan suatu akta serta melakukan pendataan pegawai yang bekerja di kantor Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH .
3.2.2.3 Keuangan dan Administrasi
3.2.2.3.1 Harian
a. Menerima hasil pendapatan dari klien yang membuat akta atau surat – surat.
b. Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran.
c. Melakukan pemeriksaan ulang atas segala pemasukan dan pengeluaran yang ada.
3.2.2.3.2 Mingguan
Membuat penutupan tiap minggu pemasukan, pengeluaran, dan menyiapkan gaji per minggu untuk pegawai.
3.2.2.3.3 Bulanan
Memberikan laporan bulanan kepada sekretaris mengenai
performance dan biaya operasional pada Notaris & PPAT Zainal
Abidin, SH.
3.2.2.4 Korektor
Mengoreksi apakah akta sudah memenuhi syarat untuk dibuat suatu akta, menerima atau menolak berkas yang digunakan untuk pembuatan akta serta menerima dan mengembalikan berkas, akta yang sudah jadi , dan mengatur kerapihan berkas.
3.2.2.4.1 Staff Kantor
Melaksanakan pembuatan akta dengan mengetik, mengeprint, dan menjadikan akta .
3.2.2.4.2 Staff Lapangan
Melaksanakan pembuatan akta yang berorientasi pada lapangan seperti melakukan pengukuran besar tanah dan pemeriksaan sertifikat yang dilakukan di Badan Pertanahan Nasional.
3.2.2.5 Personalia & Operasional
Personalia dan operasional mempunyai tugas mengawasi kinerja
pegawai setiap hari. Selain itu, Personalia dan Operasional memiliki kewajiban untuk mendata jumlah kehadiran para pegawai setiap bulan.
3.2.2.5.1 Keamanan
a. Menjaga keamanan lingkungan pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH.
b. Menciptakan kenyamanan lingkungan pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH.
c. Membantu kelancaran parkir kendaraan.
3.2.2.5.2 Kebersihan
a. Mempersiapkan kebutuhan pelanggan.
b. Membersihkan lingkungan area kantor ( toilet, office, area umum, dan lain - lain ) sebelum jam operasional & saat operasional.
c. Mengelola piring dan gelas kotor di area yang telah disediakan
d. Menata meja dan kursi.
3.3 Analisa Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem yang berjalan pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH saat ini, dalam hal pengolahan data pegawai dan dokumen PPAT belum terkomputerisasi sehingga sistem tersebut belum berjalan secara maksimal dan perlu untuk dikembangkan.
3.3.1 Pendataan Pegawai
Dalam Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH pendataan pegawai hanya terbatas pada pegawai aktif . Pengisian biodata diri pegawai masih dilakukan secara manual melalui sebuah bentuk pengisian yang telah disediakan. Hasil pengisian pun akan disimpan disertai dengan penamaan jabatan pegawai .
3.3.2 Pendataan Dokumen PPAT
Dalam proses pendataan dokumen PPAT diperlukan pendataan klien terlebih dahulu. Pendataan dokumen PPAT secara umum terdapat tiga jenis, antara lain :
1. Dokumen APHB ( Akta Pembagian Hak Bersama ) 2. Dokumen AJB ( Akta Jual Beli )
3.3.2.1 Pendataan Klien
Pendataan klien diperlukan untuk memenuhi persyaratan pembuatan suatu dokumen PPAT. Pendataan klien terdiri dari Tanggal, Nomor, Nama Pihak, Nama Klien, dan Nama Akta. Setelah dilakukan pendataan, akan diperiksa kelengkapan berkas – berkas tersebut. Setelah berkas terbukti lengkap, akan diberikan nomor akta sehingga pembuatan dokumen PPAT pun akan bisa terlaksana.
3.3.2.2 Pendataan Dokumen APHB ( Akta Pembagian Hak Bersama )
Dokumen APHB ( Akta Pembagian Hak Bersama ) merupakan
dokumen yang dibuat untuk mengurusi masalah mengenai pewarisan. Dimana tidak ada harga yang tercantum di dalamnya. Dokumen APHB dapat terdiri dari banyak pihak. Pendataan Dokumen APHB ( Akta Pembagian Hak Bersama ) terdiri dari Tanggal, Nomor, Nama Pewaris, Nama Waris, Jenis Hak, Nomor Hak, Letak tanah dan bangunan , dan Luas. Nama pewaris adalah pihak-pihak yang bersangkutan dalam penerimaan hak / waris dan pihak waris ialah pihak yang terpilih untuk menerima hak / waris.
3.3.2.3 Pendataan Dokumen AJB (Akta Jual Beli)
Dokumen AJB ( Akta Jual Beli ) merupakan dokumen yang
dibuat karena adanya jual beli tanah antara pihak 1 dan pihak 2. Pendataan Dokumen AJB ( Akta Jual Beli ) terdiri dari Tanggal, Nomor, Nama Pihak 1, Nama Pihak 2, Jenis Hak, Nomor Hak, Letak tanah dan bangunan , Luas, dan Harga. Pihak 1 adalah pihak yang menjual dan pihak 2 ialah pihak yang membeli.
3.3.2.4 Pendataan Dokumen Akta Hibah
Dokumen akta hibah adalah dokumen yang dibuat karena adanya penghibahan antara pihak penghibah dan pihak hibah. Pendataan Dokumen Akta Hibah terdiri dari Tanggal, Nomor, Nama Penghibah, Nama Hibah, Jenis Hak, Nomor Hak, Letak tanah dan bangunan , dan Luas. Pihak penghibah adalah pihak yang memberikan hibah dan pihak hibah ialah pihak yang menerima hibah.
3.4 Diagram Alir Dokumen
3.4.1 Diagram Alir Sistem Pendataan Pegawai
Pertama – tama untuk mendata pegawai, pegawai harus mengisi biodata diri disebuah form pengisian yang telah disediakan. Kemudian data pegawai akan diberikan pada sekretaris. Sekretaris akan memeriksa kelengkapan data pegawai tersebut, apabila sudah lengkap maka sekretaris akan membuat penamaan jabatan untuk pegawai tersebut. Namun sebaliknya, jika tidak lengkap pegawai diharuskan untuk melengkapi datanya kembali.
3.4.2 Diagram Alir Sistem Pendataan Klien
Klien memberikan berkas – berkas sebagai syarat pembuatan akta pada sekretaris. Kemudian sekretaris memberikan berkas – berkas tersebut pada korektor. Korektor akan memeriksa kelengkapan berkas tersebut, apabila sudah lengkap maka korektor akan memberikan nomor akta. Namun sebaliknya, apabila tidak lengkap maka korektor akan melakukan konfirmasi pada sekretaris. Kemudian sekretaris akan melakukan konfirmasi pada klien agar klien dapat melengkapi persyaratan tersebut.
3.4.3 Diagram Alir Sistem Pendataan Dokumen Akta
Korektor akan memberikan dokumen akta kosong termasuk berkas –
berkasnya pada staff kantor untuk diketik. Dokumen akta yang telah terisi ( sudah diketik ) akan ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan ( para saksi ). Kemudian dokumen akta yang telah tertanda tangani akan
diberikan pada korektor untuk diperiksa kelayakan dokumen tersebut. Apabila dokumen sudah layak, dokumen tersebut diserahkan pada Notaris & PPAT. Namun sebaliknya, jika dokumen belum layak, dokumen tersebut dikembalikan pada staff untuk diperbaiki. Setelah dokumen diperbaiki, dokumen akan diberikan pada Notaris & PPAT untuk disahkan.
3.5 Data Flow Diagram ( DFD ) pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH 3.5.1 Diagram Konteks
3.5.2 Diagram Nol Klien 2.0 Pendataan Klien Data Klien Laporan Berkas Ditolak
3.0 Pendataan Dokumen PPAT Dokumen Akta Kosong 1.0
Pendataan Pegawai Pegawai
Data Pegawai Diterima
4.0 Penentuan Saksi Dalam Data Pegawai
Saksi Dalam
Dokumen Akta Sah
5.0 Penentuan Saksi Luar
Saksi Luar
Saksi Data Saksi Luar
3.5.3 Diagram Satu
3.5.3.1 Diagram Satu Pendataan Pegawai
Laporan Data Pegawai Ditolak 1.1 Pengisian Biodata Pegawai Pegawai 1.2 Pemeriksaan Data Pegawai 1.4 Pengembalian Biodata Pegawai 1.3 Pemberian Jabatan Tidak Lengkap Lengkap
Data Pegawai Diterima
Biodata
4.0 Penentuan Saksi
Dalam Data Pegawai
Gambar 3.7 Diagram Satu Pendataan Pegawai pada Notaris & PPAT Zainal Abidin,
3.5.3.2 Diagram Satu Pendataan Klien Klien 2.2 Pemeriksaan Berkas 2.3 Pemberian No Akta 2.4 Pengembalian Berkas Tidak Lengkap Lengkap
Laporan Berkas Ditolak
Berkas 3.0 Pendataan Dokumen PPAT Dokumen Akta Kosong 2.1 Pemberian Berkas Data Klien
3.5.3.3 Diagram Satu Pendataan Dokumen PPAT
Gambar 3.9 Diagram Satu Pendataan DokumenPPAT pada Notaris & PPAT Zainal
3.6 Permasalahan yang Dihadapi
Dari hasil survei dan analisa yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang ada pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Sistem pengolahan data pegawai dan dokumen PPAT masih dilakukan secara manual dan belum terintegrasi dengan baik sehingga sulit untuk mendapatkan informasi yang akurat mengenai pegawai dan dokumen PPAT .
2. Data - data yang ada tersimpan dalam beberapa arsip sehingga saat data yang disimpan semakin bertambah, pencarian kembali data-data yang dibutuhkan akan lebih sulit dan membutuhkan waktu yang lama.
3. Keamanan sistem pendataan kurang terjaga sehingga dapat terjadi kecurangan dalam proses pendataan pegawai dan dokumen PPAT.
3.7 Analisa Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh bagian kepegawaian adalah :
o Data pribadi pegawai, seperti nama, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, alamat, telepon, email, pendidikan, tanggal masuk, jabatan, status pegawai, dan status akses.
o Informasi mengenai rekapitulasi kehadiran pegawai setiap bulan. o Informasi mengenai data pribadi pelamar.
Informasi yang dibutuhkan oleh bagian dokumen PPAT adalah :
o Informasi mengenai data klien yang terdiri dari nomor, tanggal, nama pihak, nama klien, dan nama akta.
o Informasi mengenai data saksi dalam dan saksi luar untuk penandatanganan dokumen PPAT.
o Informasi mengenai dokumen APHB ( Akta Pembagian Hak Bersama ) yang terdiri dari nomor, tanggal, nama pewaris, nama waris, jenis hak, nomor hak, letak tanah dan bangunan, dan luas.
o Informasi mengenai dokumen AJB ( Akta Jual Beli ) terdiri dari nomor, tanggal, nama pihak 1, pihak 2, jenis hak, nomor hak, letak tanah dan bangunan, luas, dan harga.
o Informasi mengenai dokumen Hibah terdiri dari nomor, tanggal, nama penghibah, nama hibah, jenis hak, nomor hak, letak tanah dan bangunan, dan luas.
o Informasi mengenai persediaan dokumen akta kosong.
Kebutuhan transaksi pada bagian kepegawaian adalah : o Memasukkan, mengubah atau menghapus data pegawai.
o Medaftarkan data pegawai dan kehadiran pegawai berdasarkan urutan NIP. o Memasukkan dan mengubah data kehadiran pegawai.
o Mengidentifikasikan Tahun dan Bulan pada kehadiran pegawai. o Memasukkan, mengubah atau menghapus data pelamar. o Mendaftarkan data pelamar berdasarkan urutan KdPelamar.
Kebutuhan transaksi pada bagian dokumen PPAT adalah : o Memasukkan, mengubah atau menghapus data klien. o Mendaftarkan data klien berdasarkan urutan KdKlien.
o Memasukkan, mengubah atau menghapus data dokumen AJB. o Mendaftarkan data dokumen AJB berdasarkan urutan KdAJB. o Memasukkan, mengubah atau menghapus data dokumen APHB. o Mendaftarkan data dokumen APHB berdasarkan urutan KdAPHB. o Memasukkan, mengubah atau menghapus data dokumen akta Hibah. o Mendaftarkan data dokumen akta Hibah berdasarkan urutan KdHibah. o Memasukkan, mengubah atau menghapus saksi dalam.
o Mendaftarkan data saksi dalam berdasarkan urutan KdSaksiDalam.
o Mendaftarkan data saksi dalam yang merupakan bagian dari data pegawai. o Memasukkan, mengubah atau menghapus data saksi luar.
o Mendaftarkan data saksi luar berdasarkan urutan KdSaksiLuar.
o Mengidentifikasikan Tanggal dan Nomor dalam setiap pendataan klien, dokumen AJB, dokumen APHB, dokumen AJB, saksi dalam, dan saksi luar. o Memasukkan, mengubah atau menghapus data persediaan dokumen akta
kosong.
o Mengidentifikasikan JumlahTerpakai dan JumlahTersedia pada persediaan dokumen akta kosong.
3.8 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan masalah, kebutuhan para pegawai, dan dokumen PPAT pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH maka diberikan beberapa alternatif usulan yang dapat memecahkan masalah, memberikan solusi, dan manfaat yang ada pada Notaris & PPAT Zainal Abidin, SH yaitu:
1. Membuat sistem basis data yang mencakup semua data yang diperlukan dan diolah dalam sistem perusahaan.
2. Membuat login berupa username dan password dalam aplikasi sehingga keamanan data lebih terjaga.
3. Menentukan pilihan status akses pegawai sebagai admin atau user sehingga para pegawai tidak dapat mengubah sebuah data yang bukan merupakan wewenangnya.
4. Menambahkan sistem pendataan pelamar, pegawai non aktif, rekapitulasi kehadiran pegawai , dan persediaan dokumen akta kosong.
