Pengantar Ilmu Administrasi Negara
Bag 1
Pengertian Administrasi
Administrasi adalah sebuah istilah yang bersifat generik, yang mencakup semua bidang kehidupan. Karena itu, banyak sekali definisi mengenai administrasi. Sekalipun demikian, ada tiga unsur pokok dari administrasi. Tiga unsur ini pula yang merupakan pembeda apakah sesuatu kegiatan merupakan kegiatan
administrasi atau tidak. Dari definisi administrasi yang ada, kita dapat mengelompokkan administrasi dalam pengertian proses, tata usaha dan
pemerintahan atau adminsitrasi negara. Sebagai ilmu, administrasi mempunyai berbagai cabang, yang salah satu di antaranya adalah administrasi negara. Administrasi negara juga mempunyai banyak sekali definisi, yang secara umum dapat dibagi dalam dua kategori. Pertama, definisi yang melihat administrasi negara hanya dalam lingkungan lembaga eksekutif saja. Dan kedua, definisi yang melihat cakupan administrasi negara meliputi semua cabang pemerintahan dan hal-hal yang berkaitan dengan publik.
Terdapat hubungan interaktif antara administrasi negara dengan lingkungan sosialnya. Di antara berbagai unsur lingkungan sosial, unsur budaya merupakan unsur yang paling banyak mempengaruhi penampilan (performance) administrasi negara.
Sejarah Pertumbuhan Administrasi Negara
Dari uraian di atas dapat disimpulkan, bahwa terdapat tali sejarah yang merakit perkembangan administrasi negara. Apa yang dicapai dan diberikan oleh
administrasi negara sekarang, tidak lepas dari upaya-upaya yang tidak kenal lelah yang telah dilakukan oleh para peletak dasar dan pembentuk administrasi yang dahulu. Administrasi modern penuh dengan usaha untuk lebih menekan jabatan publik agar mempersembahkan segala kegiatannya untuk mewujudkan
kemak-muran dan melayani kepentingan umum. Karena itu, administrasi negara tidak dipandang sebagai administrasi “of the public”, tetapi sebaliknya adalah
administrasi “for the public”.
Ide ini sebenarnya bukanlah baru. Orientasi semacam ini telah dicanangkan dengan jelas dalam ajaran Confusius dan dalam “Pidato Pemakaman” Pericles, bahkan dalam kehidupan bangsa Mesir kuno. Bukti – bukti sejarah dengan jelas membuktikan upaya-upaya yang sistematis, yang dikobarkan oleh tokoh-tokoh seperti Cicero dan Casiodorus. Selama abad ke-16 – 18 tonggak kemapanan admi-nistrasi negara Jerman dan Austria telah dipancangkan oleh kaum Kameralis yang memandang administrasi sebagai teknologi. Administrasi negara juga memperoleh perhatian penting di Amerika, terutama setelah negara ini merdeka.
Apa yang dikemukakan oleh Cicero dalam De Officiis misalnya, dapat ditemukan dalam kode etik publik dari kerajaan-kerajaan lama. Hal yang umum muncul di antara mereka adalah adanya harapan agar administrasi negara melakukan kegiatan demi kepentingan umum dan selalu mengembangkan kemakmuran rakyat. Dengan kata lain, administrasi negara tidak seharusnya mengeruk kantong kantornya (korupsi) demi kepentingan dirinya sendiri.
Pendekatan Administrasi Negara Modern
Perkembangan evolusioner administrasi negara diuraikan melalui pendekatan tradisional, pendekatan perilaku, pendekatan pembuatan keputusan (desisional) dan pendekatan ekologis. Secara khusus, pendekatan tradisional mengungkapkan tentang pengaruh ilmu politik, sebagai induk administrasi negara, pendekatan rasional dalam administrasi dan pengaruh Gerakan Manajemen Ilmiah terhadap perkembangan administrasi negara.
Di antara empat pendekatan yang diajukan, tidak ada satu pun pendekatan yang lebih unggul daripada pendekatan-pendekatan yang lain, karena setiap pendekatan berjaya pada sesuatu masa, di samping kesadaran bahwa setiap pendekatan
Karena administrasi mengandung berbagai macam disiplin, sehingga cara pendekatan dan metodologi dalam administrasi juga beraneka ragam, maka administrasi negara merupakan bidang kajian yang dinamis. Selanjutnya sukar untuk secara khusus menerapkan satu-satunya pendekatan terbaik terhadap aspek administrasi tertentu. Kiranya lebih bermanfaat untuk mempergunakan keempat cara pendekatan tersebut sesuai dengan aksentuasi dari sesuatu gejala yang diamati.
Pengaruh politik terhadap administrasi negara selalu besar, tidak peduli kapan pun masanya. Hal ini disebabkan oleh adanya gejala di semua negara yang
menunjukkan bahwa setiap pemerintah disusun di atas tiga cabang pemerintahan (legislatif, eksekutif, dan yudikatif). Hubungan terus menerus administrasi dengan politik mencerminkan keberlanjutan hubungan antara lembaga eksekutif dengan lembaga legislatif, sebagaimana dicerminkan dalam dua tahap pemerintahan, yakni tahap politik dan tahap administrasi. Jika tahap pertama merupakan tahap
perumusan kebijakan, maka tahap kedua merupakan tahap implementasi kebijakan yang telah ditetapkan dalam tahap pertama.
PENTINGNYA STUDI ADMINISTRASI NEGARA Kekhususan Administrasi Negara
Administrasi negara mempunyai banyak definisi yang berbeda satu sama lain, sesuai dengan cakupan dan pusat perhatian. Sekalipun demikian, jika administrasi negara dibandingkan dengan organisasi sosial yang lain, maka segera terungkap bahwa administrasi negara mempunyai hal-hal yang bersifat khusus yang tidak dimiliki oleh organisasi-organisasi lainnya. Caiden (1982) menunjukkan tujuh kekhususan administrasi negara, yaitu
1. Kehadiran administrasi negara tidak bisa dihindari. 2. Administrasi negara mengharapkan kepatuhan. 3. Administrasi negara mempunyai prioritas. 4. Administrasi negara mempunyai kekecualian.
5. Manajemen puncak administrasi negara adalah politik. 6. Penampilan administrasi negara sulit diukur.
7. Lebih banyak harapan yang diletakkan pada administrasi negara.
Identifikasi Administrasi Negara
1. Identifikasi terhadap administrasi negara, menurut pandapat Gerald E. Caiden,dapat ditempuh melalui lima cara berikut:
a. Identifikasi administrasi pemerintahan. b. Identifikasi organisasi publik.
c. Identifikasi orientasi sikap administrasi. d. Identifikasi proses yang bersifat khusus. e. Identifikasi aspek publik.
2. Administrasi negara tidak bisa diidentifikasikan hanya atas dasar salah satu dari ke empat indikator berikut : administrasi pemerintahan, organisasi publik, sikap administrasi dan proses yang bersifat khusus.
3. Lima identifikasi mengandung unsur yang bersifat umum, yakni :
administrasi negara menunjukkan aktivitas komunal yang diorganisasikan secara publik, dalam arahan politik, dan beroperasi berdasarkan kaidah-kaidah publik.
Peranan Administrasi Negara
Pentingnya studi administrasi Negara dikaitkan dengan kenyataan bahwa
kehidupan menjadi tak bermakna, kecuali dengan kegiatan-kegiatan yang bersifat public. Segala hal yang berkenaan dengan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang bersifat public telah dicakup dalam pengertian administrasi Negara, khususnya dalam mengkaji kebijaksanaan publik.
Dalam proses pembangunan sebagai konsekuensi dari pandangan bahwa administrasi Negara merupakan motor penggerak pembangunan, maka
administrasi Negara membantu untuk meningkatkan kemampuan administrasi. Artinya, di samping memberikan ketrampilan dalam bidang prosedur, teknik, dan mekanik, studi administrasi akan memberikan bekal ilmiah mengenai bagaimana mengorganisasikan segala energi social dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan. Dengan demikian, determinasi kebijaksanaan public, baik dalam tahapan
formulasi, implementasi, evaluasi, amupun terminasi, selalu dikaitkan dengan aspek produktifitas, kepraktisan, kearifan, ekonomi dan apresiasi terhadap system nilai yang berlaku.
Peranan administrasi Negara makin dibutuhkan dalam alam globalisasi yang amat menekankan prinsip persainagn bebas. Secara politis, peranan administrasi Negara adalah memelihara stabilitas Negara, baik dalam pengertian keutuhan wilayah maupun keutuhan politik. Secara ekonomi, peranan administrasi Negara adalah menjamin adanya kemampuan ekonomi nasional untuk menghadapi dan mengatasi persaingan global
Krisis Identitas
Krisis identitas yang dialami administrasi negara, menurut Henry (1995:21), berkisar pada persoalan bagaimana administrasi negara memandang dirinya sendiri dalam waktu-waktu silam. Secara rinci krisis identitas dimaksud menunjukkan bahwa:
1. Krisis identitas yang dihadapi administrasi negara bertumpu pada tiadanya kesepakatan tentang administrasi negara sebagai ilmu ataukah bukan. 2. Sesuatu pengetahuan dapat dipandang sebagai ilmu apabila memenuhi dua
ukuran berikut:
a. mempunyai paradigma teoritis; b. mempunyai teori-inti.
3. Nicholas Henry menunjukkan adanya lima paradigma administrasi negara, yang terdiri dari
b. Prinsip-prinsip adiministrasi (1927-1937);
c. Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-sampai sekarang); d. Administrasi negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970);
e. Administrasi negara sebagai administrasi negara (1970-sampai sekarang) 4. Administrasi negara dapat dipandang sebagas studi multidisipliner yang
bersifat eklektis karena banyak konsep yang dipinjam dari ilmu-ilmu lain.
HUBUNGAN ADMINISTRASI NEGARA DENGAN ILMU-ILMU YANG LAIN Hubungan Administrasi Negara dengan Ilmu-ilmu Lain
1. Administrasi negara, sebagai salah satu cabang dari ilmu sosial,
kehidupannya berlangsung dalam suatu lingkungan sosial tertentu, sehingga perwujudan aktivitasnya senantiasa berhubungan erat dengan berbagai cabang ilmu sosial, khususnya dengan ilmu sejarah, antropologi budaya, ilmu ekonomi, administrasi niaga, ilmu jiwa, sosiologi dan ilmu politik. 2. Perspektif administrasi negara akan lebih gampang diungkapkan dengan
mempergunakan analisis sejarah dan antropologi budaya. Penggunaan analisis antropologi budaya akan melengkapi analisis sejarah.
3. Ilmu ekonomi menyumbangkan analisis biaya dan manfaat, sedang administrasi niaga menyumbangkan konsep PPBS dan makna Gerakan Manajemen Ilmiah kepada administrasi negara. Sementara ilmu jiwa membantu untuk memahami individu dalam situasi administrasi. 4. Sosiologi telah memberikan pambahasan yang mendalam mengenai
birokrasi dan kooptasi, yang merupakan hal-hal yang amat menonjol dalam studi administrasi Negara
1. Hubungan antara administrasi negara dan ilmu politik telah berjalan lama, karena secara praktis tidak ada batas yang tegas antara politik dan
administrasi.
2. Orientasi politik dalam studi administrasi negara meletakkan administrasi negara sebagai satu elemen dalam proses pemerintahan. Administrasi negara dipandang sebagai satu aspek dari proses politik dan sebagai bagian dari sistem pemerintahan.
3. Munculnya dikhotomi politik-administrasi sebenarnya merupakan gerakan koreksi terhadap buruknya karakter pemerintah.
4. Dalam perkembangannya, orientasi politik dalam studi administrasi negara di kombinasikan dengan orientasi manajerial yang dikenal dengan orientasi politik-manajerial, dan orientasi sosio-psikologis yang dikenal dengan orientasi politik-sosio-psikologis
Masalah Focus dan Locus dari Administrasi Negara
1. Menurut Nicholas Henry, administrasi negara mengenal lima paradigma berikut:
Paradigma 1 : Dikhotomi politik-administrasi (1900-1926). Paradigma 2 : Prinsip – prinsip administrasi negara (1927-1937). Paradigma 3 : Administrasi negara sebagai ilmu politik (1950-1970)
Paradigma 4 : Administrasi Negara sebagai ilmu administrasi (1956-1970). Paradigma 5 : Administrasi negara sebagai administrasi negara (1970 – sampai sekarang).
2. Lima paradigma tersebut bersifat tumpang tindih atau “overlaping”. Di mana “locus” (tempat = letak) dan “focus” (yang diperhatikan) administrasi negara saling berganti .
3. Paradigma 1 lebih mementingkan “locus”, paradigma 2 menonjolkan “focus”, paradigma 3 kembali lebih mementingkan “locus”, sedang paradigma 4 mementingkan “focus”, dan paradigma 5 berusaha untuk mengaitkan antara “focus” dan “locus” dari administrasi negara.
Masalah Focus dan Locus dari Administrasi Negara
1. Menurut pendapat Maurice Spiers pendekatan-pendekatan dalam
administrasi negara adalah pendekatan matematik, sumber daya manusia dan sumber daya umum. Sedang menurut Robert Presthus adalah
pendekatan institusional, struktural, perilaku, dan pasca perilaku. Bagi Thomas J. Davy pendekatan yang dimaksud terdiri dari manajerial, psikologis, politis, dan sosiologis.
2. Pendekatan proses administrasi memandang administrasi sebagai satu proses kerja yang dipergunakan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Pendekatan ini juga seringkali disebut dengan pendekatan operasional. 3. Pendekatan empiris hendak melakukan generalisasi atas kasus-kasus yang
telah terjadi secara sukses. Pendekatan ini seringkali disebut juga sebagai pendekatan pengalaman.
4. Pendekatan perilaku manusia memandang bahwa pencapaian tujuan-tujuan organisasi tergantung pada penerapan prinsip-prinsip psikologis.
Pendekatan ini telah menampilkan aspek manusia sebagai elemen utama administrasi.
5. Pendekatan sistem sosial memandang administrasi sebagai satu sistem sosial. Kesadaran akan berbagai keterbatasan organisasi dapat menumbuhkan semangat kerjasama di antara anggota-anggota organisasi.
6. Pendekatan matematik memandang model-model matematik dapat
diterapkan pada administrasi, dengan tujuan untuk melakukan peramalan. 7. Pendekatan teori keputusan memandang pembuatan keputusan sebagai
fungsi utama administrasi. Semula pendekatan ini hanya membahas dan melakukan evaluasi terhadap alternatif-alternatif dalam memilih tindakan yang akan diambil, tetapi kemudian pendekatan ini juga mengkaji semua aktivitas organisasi.
Organisasi
1. Ada dua pengertian yang seringkali dipergunakan untuk maksud yang sama, yakni pengertian organisasi dan pengertian institusi. Keduanya sebenarnya berbeda, Organisasi lebih menunjukkan ikatan-ikatan
struktural, sedang institusi lebih menampilkan ikatan-ikatan normatif sosial. 2. Bertitik tolak dari kesadaran akan arti pentingnya organisasi dalam
kehidupan sosial, berkembang berbagai macam teori organisasi. Teori-teori organisasi ini dapat dibagi dalam tiga kelompok teori berikut: model
tertutup, model terbuka, dan model sintesis.
3. Bentuk organisasi yang paling banyak dijumpai adalah organisasi lini dan staf. Dalam organisasi yang demikian, anggota organisasi terbagi dua: yang berkaitan dengan implementasi organisasi disebut unit lini, dan mereka yang mempunyai aktivitas untuk memberikan nasihat kepada pimpinan disebut unit staf.
4. Koordinasi dapat dipandang sebagai konsekuensi dari adanya pembagian tugas atau spesialisasi. Koordinasi merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk menyatupadukan semua aktivitas organisasi menuju titik yang sama. Sedangkan fungsi pengawasan dilakukan untuk membuat kegiatan yang dilakukan satuan kerja atau unit-unit organisasi berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Dengan demikian dapat dicegah kegiatan-kegiatan yang menyimpang dari rencana.
Dasar-dasar Manajemen
Perkembangan teori manajemen, menurut pendapat Leonard J. Kazmier, dapat dibagi dalam empat periode yakni:
1. Gerakan manajemen ilmiah 2. Prinsip-prinsip umum manajemen 3. Pengaruh dari ilmu perilaku 4. Pendekatan sistem dan kuantitatif.
Fungsi-Fungsi P.O.S.D.Co.R.B. dalam Administrasi Negara
1. Yang mengembangkan tujuh prinsip POSDCoRB adalah Luther H. Gullick. POSDCoRB adalah akronim dari “planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting”. Menurut Gullick ketujuh aktivitas inilah yang pada umumnya dijalankan oleh manajer pada semua organisasi. 2. Perencanaan adalah kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penyusunan garis-garis besar yang memuat sesuatu yang harus dikerjakan, dan metode-metode untuk melaksanakannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Henry Fayol telah menunjukkan adanya 8 kriteria bagi suatu rencana yang baik. Dalam pemerintahan, dikenal tiga macam perencanaan, yakni:
perencanaan jangka panjang, menengah, dan pendek.
3. Yang dimaksudkan dengan pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan penyusunan struktur yang dirancang untuk membantu pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian sebenarnya merupakan proses mengorganisasikan orang-orang untuk melaksanakan tugas pokoknya. Karena itu, dalam administrasi negara masalah organisasi dan personalia merupakan dua faktor utama.
4. Yang dimaksudkan dengan penyediaan staf adalah.pengarahan dan latihan sekelompok orang yang mengerjakan sesuatu tugas, dan memelihara kondisi kerja yang menyenangkan. Dalam upaya mengembangkan staff metode yang dapat dipergunakan, antara lain: latihan jabatan, penugasan khusus,
simulasi, permainan peranan, satuan tugas penelitian, pengembangan diri dan seterusnya. Sementara itu ada tiga tipe program pengembangan staf yang terdiri dari: “presupervisory programs”, “middle management programs” dan “executive development programs”.
5. Yang dimaksudkan dengan pengarahan adalah pembuatan keputusan-keputusan dan menyatukan mereka dalam aturan yang bersifat khusus dan umum. Fungsi pengarahan melibatkan pembimbingan dan supervisi
organisasi. Dalam kaitannya dengan fungal ini, ilmu-ilmu perilaku telah memberikan sumbangan besar dalam bidang-bidang motivasi dan komunikasi.
6. Yang dimaksudkan dengan pengkoordinasian adalah kegiatan-kegiatan untuk mempertalikan berbagai bagian-bagian pekerjaan dalam sesuatu organisasi. Mengenai koordinasi ada beda pandang antara beberapa
sarjana. Di satu pihak ada yang memandangnya sebagai fungsi manajemen. Sedang pihak yang lain, menganggapnya sebagai tujuan manajemen. Dalam pandangan yang kedua, keberhasilan koordinasi sepenuhnya tergantung pada keberhasilan atau efektivitas dart fungsi-fungsi perercanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
7. Dengan pelaporan dimaksudkan sebagai fungsi yang berkaitan dengan pemberian informasi kepada manajer, sehingga yang bersangkutan dapat mengikuti perkembangan dan kemajuan kerja. Jalur pelaporan dapat bersifat vertikal, tetapi dapat juga bersifat horizontal. Pentingnya pelaporan terlihat dalam kaitannya dengan konsep sistem informasi manajemen, yang merupakan hal penting dalam pembuatan keputusan oleh manajer.
8. Penganggaran adalah fungsi yang berkenaan dengan pengendalian
organisasi melalui perencanaan fiskal dan akutansi. Sesuatu anggaran, baik APBN maupun APBD, menunjukkan dua hal: pertama sebagai satu
pernyataan fiskal dan kedua sebagai suatu mekanisme. Allen Schick mengungkapkan adanya tiga tujuan anggaran: pengawasan, manajemen, dan perencanaan. Sedangkan fungsi anggaran berdasarkan perjalankan historisnya terdiri dari empat macam yaitu: fungsi kontrol, fungsi manajemen, fungsi perencanaan, dan fungsi evaluasi.
BIROKRASI
Pengertian Birokrasi
1. Birokrasi harus dicerna sebagai satu fenomena sosiologis. Dan birokrasi sebaiknya dipandang sebagai buah dari proses rasionalisasi.
2. Konotasi atau anggapan negatif terhadap birokrasi sebenarnya tidak
mencerminkan birokrasi dalam sosoknya yang utuh. Birokrasi adalah salah satu bentuk dari organisasi, yang diangkat atas dasar alasan keunggulan teknis, di mana organisasi tersebut memerlukan koordinasi yang ketat, karena melibatkan begitu banyak orang dengan keahlian-keahlian yang sangat bercorak ragam.
3. Ada tiga kecenderungan dalam merumuskan atau mendefinisikan birokrasi, yakni: pendekatan struktural, pendekatan behavioral (perilaku) dan pende-katan pencapaian tujuan.
Tipe Ideal Birokrasi dari Max Weber
1. Apa yang telah dikerjakan oleh Max Weber adalah melakukan
konseptualisasi sejarah dan menyajikan teori-teori umum dalam bidang sosiologi. Di antaranya yang paling menonjol adalah teorinya mengenai birokrasi.
2. Cacat-cacat yang seringkali diungkapkan sebenarnya lebih tepat dicerna sebagai disfungsi birokrasi. Dan lebih jauh lagi, birokrasi itu sendiri merupakan kebutuhan pokok peradaban modern. Masyarakat modern membutuhkan satu bentuk organisasi birokratik. Pembahasan mengenai birokrasi mempunyai kemiripan dengan apa yang diamati oleh teori organisasi klasik.
3. Dalam membahas mengenai otorita. Weber mengajukan 3 tipe idealnya yang terdiri dari: otorita tradisional, kharismatik dan legal rasional. Otorita tradisional mendasarkan diri pada pola pengawasan di mana legimitasi diletakkan pada loyalitas bawahan kepada atasan. Sedang otorita
kharismatik menunjukkan legimitasi yang didasarkan atas sifat-sifat pribadi yang luar biasa. Adapun otorita legal rasional kepatuhan bawahan di
dasarkan atas legalitas formal dan dalam yurisdiksi resmi.
4. Kelemahan dari teori Weber terletak pada keengganan untuk mengakui adanya konflik di antara otorita yang disusun secara hirarkis dan sulit
menghubungkan proses birokratisasi dengan modernisasi yang berlangsung di negara-negara sedang berkembang.
5. Tipologi yang diajukan oleh Weber, selanjutnya dikembangkan oleh para sarjana lain, seperti oleh Fritz Morztein Marx, Eugene Litwak dan Textor dan Banks.
Karakteristik Birokrasi
1. Menurut Dennis H. Wrong ciri struktural utama dari birokrasi adalah: pembagian tugas, hirarki otorita, peraturan dan ketentuan yang terperinci dan hubungan impersonal di antara para pekerja.
2. Karakteristik birokrasi menurut Max Weber terdiri dari: terdapat prinsip dan yurisdiksi yang resmi, terdapat prinsip hirarki dan tingkat otorita, manajemen berdasarkan dokumen-dokumen tertulis, terdapat spesialisasi, ada tuntutan terhadap kapasitas kerja yang penuh dan berlakunya aturan-aturan umum mengenal manajemen.
3. Ada dua pandangan dalam merumuskan birokrasi. Pertama, memandang birokrasi sebagai alat atau mekanisme. Kedua, memandang birokrasi sebagai instrumen kekusaan.
4. Ada tujuh hal penting yang perlu diperhatikan untuk mengembangkan organisasi birokratik.
Pentingnya Birokrasi
1. Teori yang lama memandang birokrasi sebagai instrumen politik. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, teori tersebut ditolak, dengan
menyatakan pentingnya peranan birokrasi dalam seluruh tahapan atau proses kebijakan publik.
2. Menurut Robert Presthus, pentingnya birokrasi diungkapkan dalam
peranan-nya sebagai “delegated legislation”, “initiating policy” dan”internal drive for power, security and loyalty”.
3. Dalam membahas birokrasi ada tiga pertanyaan pokok yang harus diperhati-kan, (1) bagaimana para birokrat dipilih, (2) apakah peranan birokrat dalam pembuatan keputusan, dan (3) bagaimana para birokrat diperintah. Dalam hubungannya dengan pertanyaan kedua, hal pertama yang perlu disadari adalah ada perbedaan antara proses pembuatan keputusan yang aktual dengan yang formal. Dalam kenyataan birokrat merupakan bagian dari para pembuat keputusan.
4. Pentingnya peranan birokrasi amat menonjol dalam negara-negara sedang berkembang di mana mereka semuanya telah memberikan prioritas kegia-tannya pada penyelenggaraan pembangunan nasional. Di negara-negara ini Kelemahan dan Problema dalam Birokrasi
1. Kelemahan-kelemahan birokrasi terletak dalam hal:
a. penetapan standar efisiensi yang dapat dilaksanakan secara fungsional b. terlalu menekankan aspek-aspek rasionalitas, impersonalitas dan hirarki c. kecenderungan birokrat untuk menyelewengkan tujuan-tujuan organisasi d. berlakunya pita merah dalam kehidupan organisasi
2. Kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam birokrasi sebenarnya tidak berarti bahwa birokrasi adalah satu bentuk organisasi yang negatif, tetapi seperti dikemukakan oleh K. Merton lebih merupakan “bureaucratic dysfunction” dengan ciri utamanya “trained incapacity”.
3. Usaha-untuk memperbaiki penampilan birokrasi diajukan dalam bentuk teori birokrasi sistem perwakilan. Asumsi yang dipergunaksn adalah bahwa birokrat di pengaruhi oleh pandangan nilai-nilai kelompok sosial dari mana ia berasal. Pada gilirannya aktivitas administrasi diorientasikan pada kepen-tingan kelompok sosialnya. Sementara itu, kontrol internal tidak dapat dijalankan. Sehingga dengan birokrasi sistem perwakilan diharapkan dapat diterapkan mekanisme kantrol internal. Teori birokrasi sistem perwakilan secara konseptual amat merangsang, tetapi tidak mungkin untuk
diterapkan. Karena teori ini tidak realistik, tidak jelas kriteria keperwakilan, emosional dan mengabaikan peranan pendidikan.
Pengantar Ilmu Administrasi
Perbedaan Ilmu Administrasi Negara dan Ilmu Administrasi Niaga Perkembangan Administrasi Negara sebagai ilmu.
1. Arti dan definisi Administrasi Negara. 2. Arti Administrasi Niaga.
3. Perbedaan arti laba (untung) dalam pengertian ekonomi dan laba (untung) dalam pengertian Niaga.
4. Perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Niaga (swasta). Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan
Administrasi Pembangunan timbul karena adanya tuntutan dan kebutuhan bagi negara-negara yang sedang berkembang, yang berusaha mengatasi masalah-masalah keterbelakangan, kemiskinan, kebodohan, dan sebagainya. Hal ini disebabkan oleh prinsip-prinsip dan teori-teori dari Administrasi Negara yang tradisional, yang dikembangkan di negara-negara Barat, terutama di negara Amerika Serikat dirasakan tidak sesuai lagi negara-negara yang sedang
berkembang. Oleh karena itu Administrasi Pembangunan adalah Administrasi Negara yang berorientasi terhadap pembangunan. Di samping itu Administrasi Pembangunan juga masih mendasarkan diri atas prinsip-prinsip dan analisis Administrasi Negara. Beberapa pendapat dan definisi Administrasi Pembangunan telah dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai bahan perbandingan dan untuk memperluas wawasan. Selanjutnya dikemukakan perbedaan antara Administrasi Negara dan Administrasi Pembangunan untuk lebih memperjelas batas-batas dan ruang lingkupnya.
Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c)
pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar
Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan
Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan
administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services). PERKEMBANGAN ADMINISTRASI SEBAGAI ILMU
Pengalaman dan Penelitian Hennry Fayol dalam Mengembangkan lmu Administrasi
1. Upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol dalam usaha menyelamatkan industri pertambangan yang mengalami kemunduran.
2. Alasan diperlukan latihan dan teori Administrasi, serta upaya yang dilakukan oleh Henry Fayol untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Alasan diperlukan pengajaran Administrasi yang bersitat umum, menurut Henry Fayol.
4. Alasan Henry Fayol menganjurkan latihan Administrasi bagi jabatan pimpinan.
5. Upaya yang dianjurkan oleh Henry Fayol untuk mengembangkan teori administrasi.
Hasil Penelitian Henry Fayol
1. Ada 6 kegiatan dari suatu badan usaha, dimana administrasi merupakan bagian dari kegiatan itu
2. Adanya unsur-unsur administrasi, sebagai pedoman kegiatan dari suatu badan usaha
3. Fayol menerapkan 14 prinsip-prinsip umum dari Administrasi 4. Teori Administrasi yang lain, misalnya.
1. One head for one body 2. Many brains to help
3. Unity of comnand and unity of direction ,
5. Teori komunikasi yang diperkenalkan oleh Fayol yang disebut Jalan Pintas” (the gangplank)
Pengalaman dan Penelitian F.W Taylor dalam Mengembangkan Ilmu Administrasi Manajemen
Pengalaman dan Penelitian F.W. Taylor untuk meningkatkan produktivitas kerja para Pekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale dan Bethlehem. Berdasarkan atas prestasi kerjanya selama ia bekerja di Perusahaan Besi Baja Midvale, selama 6 tahun ia telah dipromosikan dari pekerja biasa, Kepala Pekerja, Pengawas Pekerja, Kepala Montir, Kepala Perencana sampai ia menduduki jabatan tinggi sebagai ahli-ahli Teknik/Insinyur di Perusahaan Midvale tersebut. Oleh karena
keberhasilannya, ia diminta untuk memperbaiki Perusahaan Besi Baja Bethlehem yang sedang mengalami kemunduran. Berdasarkan atas ketekunannya ia dapat berhasil menyelamatkan Perusahaan ini dari suatu kebangkrutan.
PERKEMBANGAN ILMU ADMINISTRASI DI INDONESIA
Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer
1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.
3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda. 4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda. 5. Daerah-daerah Otonom.
6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian. 7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.
Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan
Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu
Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.
Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.
Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.
Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)
HUBUNGAN DAN KAITAN ANTARA ADMINISTRASI, ORGANISASI DAN MANAJEMEN
1. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi sama dengan manajemen. Seperti pendapat yang dikemukakan oleh PBB bahwa kedua istilah itu dipakai secara sinonim, di mana administrasi banyak dipergunakan di
bidang administrasi Negara, sedangkan manajemen banyak dipergunakan di bidang administrasi Niaga (swasta) dan Administrasi Niaga (negara).
2. Pendapat yang menyatakan bahwa administrasi berbeda dengan
manajemen. Hal ini terutama di bidang administrasi Negara, administrasi Pemerintah yang dilakukan oleh Presiden dan para Menteri sebagai penentu kebijaksanaan dalam rangka mencapai tujuan negara. Sedangkan yang wajib melaksanaan kebijaksanaan tersebut ialah manajemen. Manajer bertanggung jawab untuk melaksanakannya ke arah tercapainya tujuan tersebut.
Hubungan dan Kaitan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen
1. Pendapat tentang administrasi yang terdiri atas organisasi dan manajemen. 2. Berdasarkan pendapat tersebut, administrasi mempunyai arti yang lebih
luas daripada manajemen.
3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan
kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. 4. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.
5. Sesuai dengan tingkat-tingkatnya, maka kemampuan manajemen (managerial skill) meliputi kemampuan konsepsional, kemampuan melakukan hubungan dengan manusia yang lain (human skill), dan kemampuan teknis (tecnical skill).
6. Arti, definisi, ciri-ciri dan prinsip-prinsip organisasi, perbedaan sentralisasi dengan desentralisasi organisasi, dan organisasi formal dengan organisasi informal.
7. Arti, definisi, dan proses atau fungsi manajemen, menurut: W.H. Newman, Luther Gulick, G. R. Terry, H. Koontz & O’Donnell, dan John F. Mee.
TEORI DAN PROSES PERENCANAAN
Arti, Definisi, Unsur-unsur dan Tipe-tipe Perencanaan
1. Perencanaan yang merupakan sifat utama dari fungsi manajemen, dimaksudkan bahwa sebelum fungsi-fungsi manajemen yang lain dilaksanakan, maka perencanaan harus dirumuskan terlebih dahulu, mendahului fungsi pengorganisasian, penyusunan tenaga kerja, pembinaan kerja dan pengawasan.
2. Arti, definisi dan unsur-unsur perencanaan. Perencanaan berarti suatu usaha untuk melihat ke depan dengan melakukan perkiraan (forecasting) apa yang dilakukan, bagaimana dan siapa yang akan melakukan untuk kegiatan-kegiatan yang akan datang.
1. Beberapa definisi, ada yang mengatakan bahwa perencanaan adalah suatu proses, suatu fungsi atau suatu keputusan.
2. Sedangkan unsur-unsur perencanaan adalah suatu sistimatika berpikir dalam perencanaan mulai awal sampai akhir.
3. Tipe-tipe perencanaan yang bersifat umum, antara lain menentukan tujuan/sasaran, strategi, kebijaksanaan, anggaran dan sebagainya. 3. Tipe-tipe perencanaan administrasi/manajemen, meliputi: Sasaran, rencana
tunggal dan rencana induk.
Sasaran terdiri atas: Tujuan, anggaran dan batas waktunya, pelaksanaan, dan standar pengeluaran.
Rencana tunggal terdiri atas: Program umum, proyek, penugasan kepada pegawai, sedangkan
Rencana induk, terdiri atas: kebijaksanaan, struktur organisasi, dan standar prosedur.
4. Hierarki dari perencanaan.
1. Manajemen Tingkat Atas: menentukan sasaran, kebijaksanaan, dan rencana jangka panjang.
2. Manajemen Tingkat Menengah: melengkapi sasaran, penjabaran kebijaksanaan, program dan target.
1.
o
1. Manajemen Tingkat Bawah: menentukan sasaran jangka pendek, melengkapi kebijaksanaan, proyek dan jadwal.
Proses Perencanaan dan Rintangannya
1. Langkah-langkah dari perencanaan menurut A.M. Williams yang terdiri atas 5 (lima) langkah, yaitu: menetapkan dengan jelas maksud/tujuan, menentukan alternatif, mengatur sumber-sumber yang diperlukan, menentukan organisasi, metode dan prosedur dan terakhir adalah menetapkan rencana.
2. H. Koontz & O’Donnell, menentukan langkah-langkah tersebut adalah 7 (tujuh) langkah, yaitu: menentukan tujuan, menyusun premis, menentukan tindakan alternatif, menilai tindakan alternatif, melihat langkah-langkah tindakan, merumuskan rencana dan memperhitungkan rencana melalui anggaran.
3. Teknik-teknik perencanaan yaitu suatu metode perencanaan yang berkaitan dengan prosedur, bagaimana perencana melakukan tugasnya yang meliputi: menentukan masalahnya, berusaha mendapatkan fakta-fakta yang
penting/dibutuhkan, analisis sumber informasi, pilihlah tindakan alternatif, pertimbangkan alternatif itu dan ambilah keputusan.
4. Rintangan/halangan perencanaan yang efektif, meliputi: jangka waktu, kemampuan mental, rintangan/halangan administratif, halangan kejiwaan dan pertimbangan unsur kejiwaan.
5. Terakhir ialah karakteristik dari perencanaan yang efektif.
Peramalan dan Teknik-teknik Peramalan
1. Peramalan merupakan unsur penting dalam menyusun rencana.
2. Berbagai data dalam peramalan, meliputi: modal, hasil, biaya produksi, penjualan, nilai penjualan dan faktor-faktor lain.
3. Peramalan juga sebagai usaha untuk membantu mempersatukan dan mengkoordinasikan rencana organisasi.
4. Peramalan hanya dapat berhasil apabila ditunjang dengan data/informasi yang memadai.
5. Premis-premis ekonomi dalam peralaman ekonomi, meliputi: pekerjaan, produktivitas, pendapatan nasional dan produk nasional bruto.
6. Perkiraan prosedur dalam membuat peramalan, terdiri atas: 2 (dua) macam, yaitu: Dari atas ke bawah (downword) dan dari bawah ke atas (up-word).
7. Salah satu pendekatan dalam peramalan ekonomi, ialah Tabel Input dengan Output.
8. Berbagai data dan informasi dalam peramalan ekonomi, ialah: penerbitan data-data perusahaan, neraca perbankan, penerbitan dari asosiasi profesi lainnya.
9. Teknik-teknik peramalan terdiri atas: 1. strategi kejadian;
2. strategi pertumbuhan; 3. strategi ekonomi.
10. Data berasal dari datum, adalah tunggal (singular) artinya: fakta yang sebenarnya. Data ialah jamak (plural).
TEORI DAN PROSES PENGORGANISASIAN SERTA PENYUSUNAN TENAGA KERJA (PERSONIL)
Proses Pengorganisasian
1. Arti pengorganisasian, struktur organisasi, peran struktur organisasi dan organisasi sebagai usaha kerja sama.
2. Landasan kegiatan kerja sama untuk mencapai tujuan, yaitu: prinsip kesatuan tujuan dan prinsip efesiensi.
3. Beda departemen dan departementasi, departemen ialah satu kesatuan kerja (unit) sedangkan departementasi ialah pengelompokkan kegiatan dan
karyawan ke dalam satu kesatuan kerja.
4. Macam-macam departementasi, departementasi atas dasar proses, fungsi, produk, langganan, dan teritorial.
Bentuk dan Tipe Organisasi
1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur Pimpinan dan unsur Pelaksana.
2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis).
3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi, ialah suatu
organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling ketergantungan.
4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak orang.
5. Di samping itu terdapat Tipe Organisasi, yang terdiri dari 3 macam tipe yaitu: Piramid Mendatar (Flat), Piramid Kerucut (Tall) dan Tipe Piramid Terbalik.
Proses Penyusunan Tenaga Kerja/Personil
1. Arti penyusunan tenaga kerja atau personil, dan apakah yang menjadi syarat utama dalam penyusunan tenaga tersebut.
2. Proses atau siklus (circles) penyusunan tenaga kerja atau personil, mulai dari perencanaan sumber daya manusia, pengerahan sumber tenaga kerja, pemilihan tenaga kerja, pengenalan dan orientasi, pelatihan dan
pengembangan, penilaian pelaksanaan pekerjaan, kenaikan pangkat, pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.
3. Maksud dan tujuan perencanaan sumber daya manusia. 4. Maksud dan tujuan pengerahan sumber tenaga kerja. 5. Maksud dan tujuan pemilihan tenaga kerja.
6. Maksud dan tujuan pengenalan dan orientasi calon pegawai.
7. Maksud dan tujuan Pelatihan dan Pengembangan tenaga kerja/personil. 8. Maksud dan tujuan Penilaian pelaksanaan kerja.
9. Maksud dan tujuan kenaikan pangkat.
10. Maksud dan tujuan pemindahan dan pemutusan hubungan kerja.
TEORI, KONSEP DAN FUNGSI KEPEMIMPINAN SERTA MOTIVASI Arti, Konsep dan Teori Kepemimpinan
1. Arti kepemimpinan, dimana kepemimpinan adalah inti dari manajemen. kepemimpinan adalah orang yang menggambarkan kehendak yang sesungguhnya dari pada kelompok.
2. Koontz & O’Donnell, menggambarkan teori-teori kepemimpinan, yang terdiri atas “Leaders are born” pemimpin karena keturunan, “Leaders are not born, but made”, (Teori Kejiwaan), Pemimpin timbul karena
3. Di samping memberikan definisi tentang kepemimpinan, juga diutarakan tentang teori-tori kepemimpinan, menurut Ruslan Abdulgani, Max Weber, John D. Millet, dan Ordway Tead.
Syarat-syarat, Macam-macam Kepemimpinan, Fungsi dan Tipe Kepemimpinan 1. Syarat-syarat, sifat-sifat, asas-asas dan prinsip-prinsip kepemimpinan yang
berlaku dilingkungan militer.
2. Berbagai macam kepemimpinan, terutama dibedakan antara: Kepemimpinan Administratif dan Kepemimpinan Manajemen, Kepemimpinan Birokrasi, Kepemimpinan Organisasi dengan Kepemimpinan Pribadi, dan Kepemimpinan Formal dan Informal.
3. Selanjutnya dijelaskan tentang: fungsi-fungsi kepemimpinan, yang terdiri atas 7 (tujuh) fungsi.
4. Kemudian diterangkan lebih lanjut tentang tipe-tipe kepemimpinan, menurut Alvin Brown dan S.P. Siagian.
Teori dan Konsep Motivasi dalam Manajemen
1. Arti motivasi dan motivasi sebagai reaksi berantai, yaitu antara
“Kebutuhan” (Need), “Keinginan” (Want), dan “Kepuasan” (Satisfaction). 2. Teori dan konsep motivasi menurut Douglas Mc. Gregor, yang disebut
dengan Teori X dan Teori Y.
3. Teori dan konsep motivasi menurut Abraham Maslow, yang disebut dengan teori “Hirarkhi Kebutuhan”.
4. Teori dan konsep motivasi menurut Herzberg, yang disebut dengan Teori Dua Faktor.
5. Teori dan konsep motivasi bagi pemimpin yang dikemukakan oleh Arch Patton.
TEORI DAN PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN Arti, Ciri-ciri, Tipe dan Jenis-jenis Keputusan
1. Analisis masalah dalam pengambilan keputusan. 2. Rasionalitas dalam pengambilan keputusan.
3. Definisi keputusan dan bentuk-bentuk dari keputusan. 4. Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah.
5. Ciri-ciri dari keputusan, yaitu: Proses keputusan, konsep ikatan, penilaian dan perilaku dengan maksud/tujuan tertentu.
6. Tipe-tipe keputusan, yaitu: keputusan kelompok, keputusan pribadi, dan keputusan dasar.
7. Jenis-jenis keputusan, yaitu: keputusan yang terprogram, keputusan yang tidak terprogram, dan keputusan atas dasar kepastian (certainty), risiko (risk) dan tidak berketentuan (uncertainty).
Proses dan Teknik Pengambilan Keputusan
1. Berbagai urutan dalam proses pengambilan keputusan.
2. Jenis keputusan yang perlu dipecahkan melalui proses pengambilan keputusan yaitu keputusan yang tidak terprogram.
3. Syarat utama dalam pengambilan keputusan yaitu suatu masalah.
4. Pedoman dalam proses pengambilan keputusan ialah tujuan dan sasaran organisasi.
5. Alternatif yang dievaluasi ialah hasilnya berdasarkan atas 3 (tiga) kondisi, yaitu: Kepastian (certainty), risiko (risk) dan uncertainty (tidak
berketentuan).
6. Terdapat beberapa perilaku individual dalam proses pengambilan
keputusan, yaitu: Nilai, Kepribadian, Kecenderungan mengambil risiko, dan kemungkinan ketidakcocokan.
7. Pengambilan keputusan kelompok, dan perbedaan keputusan individual dan kelompok.
8. Teknik-teknik dalam pengambilan keputusan, yaitu: sumbang saran (brainstorming), Delphi
dan Teknik Kelompok Nominal (The Nominal Group Techniques).
TEORI DAN TEKNIK HUBUNGAN ANTAR MANUSIA DAN MASYARAKAT
Arti, Definisi, Pendekatan dan Komponen Hubungan Antarmanusia Hubungan antarmanusia (human relation), merupakan suatu ilmu yang
mempelajari kegiatan, sikap dan saling hubungan antara orang-orang di dalam pekerjaan. Dengan kata lain hubungan antar manusia ialah hubungan antarpribadi orang. Hal ini menyangkut individu dan kelompok termasuk perilakunya. Oleh karena itu mempelajari hubungan antar manusia, juga mempelajari illmu jiwa sosial, sosiologi dan antropologi. Di samping itu perilaku pribadi dan kelompok dipengaruhi oleh sistem sosial dan sistem teknologi di mana orang-orang itu bekerja. Adapun tujuan mempelajari hubungan antarmanusia agar organisasi dapat meningkatkan produktivitas kerja, yang dipengaruhi oleh unsur-unsur individu, kelompok dan lingkungannya.
Arti, Maksud, Tujuan Perkembangan dan Manfaat Hubungan Masyarakat mencoba memenuhi pertanggungjawaban masyarakat, menjamin pengakuan masyarakat dan bila perlu kesetujuannya untuk mencapai hasil yang diharapkan. Adapun tujuan dari hubungan masyarakat ialah untuk memberikan kepuasan terhadap semua pihak yang berkepentingan, yaitu masyarakat umum, para karyawan, dan para pimpinan organisasi itu sendiri. Unsur utama hubungan
masyarakat ialah : 1) Memberikan informasi kepada masyarakat, 2) Meyakinkan masyarakat secara langsung untuk mengubah sikap dan tindakannya , 3) Usaha untuk memadukan sikap dan tindakan dari suatu institusi/organisasi dengan masyarakat dan masyarakat dengan institusi/organisasi. Di samping itu hubungan masyarakat juga dapat dilakukan melalui moral karyawan, kelompok yang
berkepentingan dan media konvensional .
Media hubungan masyarakat ialah dengan melalui teknik-teknik khusus seperti: iklan (advertensi ), penerbitan di surat-surat kabar, radio, televisi. Sedangkan media yang utama ialah para karyawan dan kelompok, kelompok yang
berkepentingan atau langganan.
KOMUNIKAS1 DAN KOORDINASI
Arti, Definisi, dan Proses Komunikasi Arti, definisi dan proses komunikasi.
1. Unsur-unsur komunikasi tradisional ialah: (1) komunikator, (2) pesan, (3) jalur (medium/media), (4) penerima dan (5) umpan-balik (feedback). 2. Sedangkan unsur-unsur komunikasi yang modern, terdiri atas: (1)
komunikator, (2) membuat sandi (encoder), (3) jalur (medium/media), (4) mengurai sandi (decoder), (5) penerima (receiver), (6) umpan balik
(feedback) dan (7) kegaduhan (noice). 3. Prinsip-prinsip komunikasi terdiri atas:
Prinsip kejelasan, prinsip integritas, prinsip penggunaan strategi organisasi informal, dan pelaksanaannya.
4. Selanjutnya diterangkan perbedaan antara komunikasi secara lisan, bukan lisan, dan tertulis.
5. Sedangkan komunikasi di dalam organisasi meliputi: komunikasi ke bawah, ke atas, melintang/horizontal dan diagonal.
Arti, Jenis-jenis, dan Pendekatan Koordinasi Arti, definisi dan ciri-ciri koordinasi
1. Hakikat koordinasi, atau mengapa koordinasi itu timbul 2. Fungsi koordinasi meliputi berbagai fungsi manajemen
3. Pendekatan sistem dalam rangka koordinasi yaitu pendekatan antar disiplin, multi fungsi dan lintas sektoral
4. Jenis-jenis koordinasi, yaitu: koordinasi vertikal, horizontal dan diagonal 5. Masalah-masalah dan usaha pemecahan koordinasi.
TEORI, PROSES, DAN FUNGSI PENGAWASAN
Pengertian, Maksud dan Tujuan, serta Berbagai Macam Pengawasan Pengertian, arti, definisi, maksud dan tujuan pengawasan.
1. Ada dua macam prasyarat dalam sistem pengawasan, yang harus dipenuhi yaitu: rencana dan struktur organisasi.
2. Pengawasan intern, yaitu pengawasan yang dilakukan oleh aparatur
pengawasan dari dalam organisasi itu sendiri, dan pengawasan ekstern, yang dilakukan oleh aparatur pengawasan dari luar organisasi.
3. Pengawasan preventif,yaitu pengawasan sebelum rencana itu dilaksanakan. Sedangkan pengawasan represif ialah pengawasan yang dilakukan setelah rencana itu dilaksanakan.
4. Pengawasan melekat yaitu pengawasan yang dilakukan oleh atasan langsung, sedangkan pengawasan fungsional ialah pengawasan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah yang bertugas di bidang pengawasan. 5. Pengawasan legislatif ialah pengawasan yang dilakukan oleh para anggota
DPR dan DPRD terhadap kegiatan-kegiatan dari pejabat-pejabat pemerintah dalam melaksanakan tugasnya. Sedangkan pengawasan masyarakat ialah pengawasan yang dilakukan oleh masyarakat terhadap berbagai kegiatan yang dilakukan pemerintah, melalui media: surat kabar, majalah, radio, TV, seminar, LBH, dan lain-lain,
Landasan, Metode, dan Syarat-syarat Pengawasan
1. Landasan dari proses pengawasan terdiri atas: menentukan standar, menilai pelaksanaan yang disesuaikan dengan standar, dan memperbaiki
penyimpangan atas dasar standar.
2. Metode pengawasan meliputi: pengawasan langsung dan tidak langsung, pengawasan formal dan informal, pengawasan teknis dan administratif. 3. Syarat-syarat pengawasan meliputi:
1. berkaitan dengan rencana dan jabatan seseorang,
2. berkaitan dengan individu manajer dan kepribadiannya, 3. harus dapat menunjukkan pengecualian dan objektif, 4. harus fleksibel,
5. harus hemat, dan
6. harus mengarah pada tindakan perbaikan.
Prinsip-prinsip, Tipe dari Standar dan Pengawasan Tradisional
1. Prinsip-prinsip pengawasan, terdiri atas: berorientasi pada tujuan, objektif; atas dasar kebenaran prosedur dan manfaatnya; daya guna dan hasil guna pekerjaan, standar yang objektif, terus menerus, dan memberikan timbal balik bagi perbaikan perencanaan dan kebijaksanaan
2. Pengawasan harus berdasarkan atas standar, yang meliputi: standar fisik, biaya, modal, pendapatan, program, sasaran, dan standar yang tidak dapat terlihat.
3. Pengawasan tradisional: Rencana Anggaran, dijelaskan tentang: konsep dan tujuan anggaran serta tipe anggaran, yang meliputi: anggaran pendapatan dan pengeluaran, anggaran waktu, ruang, material dan produksi, anggaran pengeluaran modal, pembayaran tunai, dan neraca pembayaran.
Manajemen Sumber Daya Manusia
Bag 2
Penilaian Kinerja Karyawan
Kegiatan Belajar 1 Modul 6 ini membahas mengenai penilaian kinerja karyawan. Penilaian kinerja karyawan formal merupakan suatu proses manajemen sumber daya manusia di mana organisasi menentukan seberapa efektif karyawan
menjalankan pekerjaan. Jika dilaksanakan secara memadai, penilaian kinerja dan umpan balik penilaian kinerja dapat bermanfaat baik bagi karyawan maupun organisasional. Manfaat yang paling umum dari penilaian kinerja adalah untuk pembuatan keputusan administratif berkaitan dengan promosi, pemberhentian, pemutusan hubungan kerja dan peningkatan upah berdasarkan atas jasa
karyawan. Keputusan personalia umum lain yang berhubungan dengan penilaian kinerja termasuk transfer dan pendisiplinan karyawan. Informasi penilaian kinerja juga dapat memberikan input yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan pelatihan dan pengembangan baik individu maupun organisasi. Penggunaan penting lain dari penilaian kinerja adalah untuk mendorong peningkatan kinerja. Di samping untuk hal-hal tersebut di atas, informasi yang berasal dari penilaian kinerja dapat digunakan sebagai(1) input untuk validasi prosedur seleksi dan (2) input untuk perencanaan sumber daya manusia. Proses penilaian kinerja yang sistematis terdiri dari 6 (enam) langkah; yaitu: (1) adakan standar kinerja untuk setiap posisi dan kriteria evaluasi, (2) adakan kebijaksanaan evaluasi kinerja
berkaitan dengan kapan penilaian dilakukan, seberapa sering dan siapa yang harus menilai, (3) miliki penilai yang mengumpulkan data kinerja karyawan, (4) miliki penilai yang mengevaluasi kinerja karyawan, (5) diskusikan evaluasi tersebut dengan karyawan dan (6) buatlah keputusan dan simpanlah hasil evaluasi tersebut. Beberapa teknik penilaian kinerja yang paling umum digunakan meliputi: (1) manajemen berdasarkan sasaran, (2) skala penilaian grafik, (3) skala penilaian berdasarkan perilaku, (4) distribusi yang dipaksakan dan (5) metode ranking.
Pengembangan Karier
Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai pengembangan karier. Program pengembangan karier harus diintegrasikan dan didukung oleh program sumber daya manusia jika ingin berhasil. Program karier dam program sumber daya manusia saling berjalinan dan pada suatu derajat tertentu mereka saling membantu untuk memenuhi kebutuhan individu dam organisasional. Secara definitif pengembangan karier adalah (1) suatu usaha formal, terorganisasi, dam terencana untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan karier individu dan tuntutan angkatan kerja organisasional dan (2) suatu usaha yang terus-menerus secara formal dilakukan oleh organisasi berfokus pada pengembangan dan pengayaan sumber daya manusia organisasi dalam rangka memenuhi kebutuhan baik individu maupun organisasi. Secara tradisional karier dipandang sebagai sesuatu yang menaik (menuju atas), perkembangan yang linier dalam satu atau dua perusahaan, atau suatu pekerjaan yang stabil dalam suatu profesi. Kini, karier seseorang lebih mungkin disetir (di-drive) oleh orang yang bersangkutan, bukan oleh organisasi, dan karier tersebut ditemukan oleh orang yang bersangkutan dari waktu ke waktu. Ada empat langkah dasar yang harus diikuti, agar implementasi program pengembangan karier berhasil yaitu (1) penilaian oleh individu tentang kemampuan, interes, dan sasaran karier mereka; (2) penilaian oleh organisasi tentang kemampuan dan potensi individu; (3) komunikasi pilihan dan peluang karier dalam organisasi; dan (4) bimbingan karier untuk merancang sasaran yang realistis dan rencana untuk mencapainya. Perencanaan karier organisasional
mencakup penyesuaian cita-cita karier individu dengan peluang yang tersedia dalam organisasi dan jalur karier adalah konsekuensi dari pekerjaan tertentu yang dikaitkan dengan peluang. Kedua proses tersebut saling kait-mengait. Perencanaan suatu karier mencakup indetitifikasi alat-alat untuk mencapai cita-cita akhir, sedangkan jalur karier merupakan alat untuk mencapai sasaran tersebut. Pengelolaan karier karyawan dihadapkan pada penanganan dan pemecahan masalah career plateau dan dual-career couples.
Disiplin Karyawan
Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan topik tentang disiplin karyawan dan prosedur menangani ketidakpuasan karyawan. Suatu problem yang paling sulit dalam manajemen sumber daya manusia adalah termasuk menangani karyawan yang bermasalah dan tidak efektif. Disiplin organisasional merupakan tindakan yang diambil untuk mengatasi karyawan yang telah melanggar peraturan
organisasional atau karyawan yang kinerjanya telah mulai merosot hingga suatu titik tertentu di mana perlu tindakan perbaikan. Terdapat beberapa pendekatan dalam disiplin organisasional yang meliputi baik pendekatan negatif maupun positif, yaitu pertama, peraturan kompor menyala (hot stove rule). Kedua, disiplin progresif dan ketiga, disiplin positif. Ada beberapa tahapan dalam proses disiplin organisasional pertama, membuat sasaran dan peraturan kerja. Kedua,
mengkomunikasikan kinerja yang dituntut dan peraturan kerja kepada seluruh karyawan. Ketiga, mengimplemetasikan tindakan perbaikan atau tindakan disiplin jika diperlukan. Ketidakpuasan karyawan merupakan keluhan/pengaduan tentang kebijaksanaan organisasional, prosedur, atau praktik manajemen yang
menciptakan ketidakpuasan atau ketidaknyamanan karyawan. Ada empat langkah dalam menangani ketidakpuasan karyawan pertama, karyawan bertemu dengan supervisor dan orang yang mengurus kepentingan serikat pekerja dan
mengemukakan ketidakpuasan mereka. Kedua, jika ketidakpuasan karyawan tidak dapat mencapai persetujuan pada tahap pertama, diadakan rapat/pertemuan antara manajemen menengah dan petugas dari serikat pekerja. Ketiga, wakil dari
manajemen puncak dan dari pimpinan puncak serikat pekerja mencoba untuk mencapai kesepakatan tentang ketidakpuasan karyawan. Keempat, kedua belah pihak (manajemen dan serikat buruh) secara bersama-sama menyerahkan masalah ketidakpuasan karyawan kepada arbitrator untuk mengambil keputusan.
SISTEM PENGHARGAAN DAN KOMPENSASI
Sistem Penghargaan (Reward System)
Kegiatan Belajar 1 Modul 7 ini membahas mengenai sistem penghargaan (reward system). Sistem penghargaan organisasional berisi jenis-jenis penghargaan yang ditawarkan dan dibagi-bagikan kepada karyawan. Jenis jenis penghargaan tersebut meliputi, baik intrinsik maupun ekstrinsik yang diterima sebagai hasil
melaksanakan (menyelesaikan) pekerjaan. Organigasi harus mengaitkan
penghargaan dengan kinerja, karena karyawan akan termotivasi untuk mencapai kinerja tinggi, jika mereka yakin bahwa motivasi tersebut akan membawa mereka kepada pencapaian penghargaan sesuai keinginan mereka. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi keefektifan sistem penghargaan, sebagai contoh adalah faktor-faktor yang dikemukakan dalam teori pengharapan dan jalur sasaran, yaitu: (1) karyawan harus melihat keberadaan penghargaan dan dia juga melihat
penghargaan tersebut cukup menarik bagi mereka, (2) karyawan harus melihat secara tepat perilaku khusus apa yang akan membawa mereka kepada
penghargaan yang diinginkan, (3) karyawan juga harus merasa mampu terhadap perilaku yang diinginkan tersebut dan kenyataannya memang demikian, (4) harus ada kaitan langsung antara perilaku dan penerimaan penghargaan dan karyawan harus melihat keterikatan tersebut, dan (5) jika kinerja dievaluasi oleh orang lain dan penerimaan penghargaan tergantung pada evaluasi tersebut, maka karyawan harus melihat bahwa evaluasi tersebut akan secara tepat dan layak untuk
Sistem Kompensasi Karyawan
Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai sistem kompensasi karyawan. Kompensasi merupakan salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia yang berkaitan dengan setiap jenis penghargaan yang diterima oleh setiap karyawan sebagai balas jasa pelaksanaan tugas dan pekerjaan organisasi. Kompensasi mencukupi, upah, gaji, bonus, komisi, dan penghargaan nonfinansial seperti sanjungan atau piagam penghargaan. Sasaran utama fungsi kompensasi adalah menciptakan suatu sistem penghargaan yang adil dan layak baik bagi pengusaha maupun bagi karyawan. Sasaran utama fungsi kompensasi adalah menciptakan suatu sistem penghargaan yang adil dan layak bagi pengusaha maupun bagi karyawan. Kompensasi harus cukup adil, efektif dari segi biaya, aman,
memberikan insentif, dan diterima oleh karyawan. Administrasi kompensasi yang efektif diharapkan untuk dapat meningkatkan kepuasan dan produktivitas
karyawan. Berbagai pengaruh eksternal terhadap sistem kompensasi meliputi, pemerintah, serikat pekerja, kondisi ekonomi, dan sifat dari pasar tenaga kerja. Sedangkan pengaruh internal mencakup, anggaran tenaga kerja dan organisasi, dan strategi pengupahan. Ada empat metode evaluasi jabatan yang paling banyak digunakan secara meluas adalah, meranking jabatan, klasifikasi jabatan, metode poin, dan pembandingan faktor. Pada saat ini telah berkembang beberapa
perspektif dan pendekatan baru dalam penetapan sistem pengupahan dasar, yaitu upah berdasarkan keahlian, upah berdasarkan kompetensi, dan delayering and broadbanding.
Sistem Pengupahan Individual dan Insentif
Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan isu-isu penting yang berkaitan dengan masalah kompensasi, seperti penentuan upah individual, metode
pengupahan, bentuk upah insentif yang mencakup insentif untuk karyawan operasional; insentif untuk manajer dan eksekutif; insentif untuk tenaga penjual;
insentif untuk profesional; dan program insentif organisasi. Penentuan upah individual berusaha menjawab pertanyaan tentang “Mengapa seorang karyawan harus diupah relatif terhadap karyawan lain yang melaksanakan pekerjaan yang sama?” Ada dua metode pengupahan, yaitu upah secara “jam-jaman” dan upah berupa gaji. Kebanyakan karyawan diupah dengan gaji, kecuali tenaga kerja langsung (blue-collar) dan beberapa tenaga klerikal. Program insentif individual merupakan metode yang paling elektif untuk mengaitkan upah dengan kinerja. Program yang efektif berikutnya adalah program insentif kelompok dan yang terakhir adalah program insentif organisasi secara luas. Kebanyakan tenaga
penjual diupah dengan gaji plus komisi (insentif). Permasalahan yang muncul pada upah jenis komisi langsung adalah adanya kecenderungan untuk menjual secara cepat dan besar-besaran, tanpa memperhatikan pembinaan pelanggan dalam jangka panjang. Program gain sharing dan profit sharing merupakan contoh program insentif organisasi secara luas. Program ini ditujukan terutama untuk membangun rasa kebersamaan dan komitmen di antara para karyawan.
Tunjangan Karyawan
Kegiatan Belajar 1 Modul 8 ini membahas mengenai tunjangan karyawan (employee benefits). Tunjangan karyawan disediakan kepada seluruh karyawan didasarkan pada keanggotaan dan posisi mereka dalam organisasi. Ada beberapa keuntungan yang dapat dicapai melalui program tunjangan karyawan, yaitu 1) membantu perusahaan dalam menarik dan mempertahankan karyawan; 2) membantu karyawan dalam memenuhi kebutuhan ekonomi dan sosial; 3) menciptakan lingkungan kerja yang berkinerja tinggi; dan 4) membantu
mengurangi biaya operasional. Ada empat tipe tunjangan karyawan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu upah tambahan, asuransi, tunjangan pensiun, dan pelayanan karyawan.
Tunjangan upah tambahan adalah memberikan upah kepada karyawan yang untuk waktu-waktu tertentu tidak dapat bekerja. Termasuk dalam tipe ini adalah
asuransi pengangguran, tunjangan cuti dan hari libur/besar, tunjangan kematian, dan tunjangan pengangguran karena mengundurkan diri atau berhenti bekerja. Asuransi merupakan salah satu bentuk tunjangan karyawan yang ditujukan untuk menjamin pendapatan yang cepat tersedia dan tunjangan medis untuk korban kecelakaan kerja. Perusahaan juga memberi asuransi jiwa kelompok dan asuransi cacat seumur hidup.
Tunjangan sosial dan pensiun, tidak hanya meliputi tunjangan bagi karyawan yang telah memasuki masa pensiun saja, tetapi mencakup juga tunjangan pemberdayaan dan tunjangan tidak mampu bekerja lagi. Ada tiga tipe dasar program pensiun, yaitu program pensiun keluarga, untuk keluarga yang meninggal, dan untuk karyawan yang cacat.
Di samping upah waktu tidak bekerja, tunjangan asuransi, dan tunjangan pensiun, banyak pengusaha juga memberi berbagai pelayanan yang mencakup pelayanan pribadi (seperti, konseling pribadi atau hukum); pelayanan berkaitan dengan pekerjaan (seperti, fasilitas perawatan anak); bantuan pendidikan; dan fasilitas untuk eksekutif (seperti, mobil dinas dan tiket pesawat).
Keselamatan Kerja
Kegiatan Belajar (KB) 2 ini membahas mengenai keselamatan kerja. Meskipun topiknya keselamatan kerja, namun cakupan pengertiannya termasuk pula kesehatan kerja karena keduanya tidak dapat dipisahkan, yaitu jika keselamatan kerja sudah terlaksana dengan baik maka kesehatan kerja pun akan tercapai
(Husni, 2000). Keselamatan dan kesehatan kerja merupakan usaha untuk mencegah kemungkinan terjadinya kecelakaan dan penyakit akibat kerja di tempat kerja. Keselamatan dan kesehatan kerja bermaksud melindungi atau menjaga pekerja dari kejadian atau keadaan perburuhan yang merugikan keselamatan, kesehatan, dan kesusilaan seseorang yang melakukan pekerjaannya di tempat kerja.
Keselamatan dan kesehatan kerja mulai mendapatkan perhatian setelah berakhirnya masa perbudakan, rodi, dan poenale santie. Setelah Indonesia
merdeka, keselamatan dan kesehatan kerja mendapatkan perhatian pertama kali dalam soal perburuhan oleh pemerintah. Undang-undang yang mengatur masalah keselamatan dan kesehatan kerja yang pertama kali dikeluarkan oleh Pemerintah Indonesia adalah Undang-undang Nomor 12 Tahun 1948 yang diberlakukan untuk seluruh wilayah Indonesia dengan Undang-undang Nomor 2 Tahun 1951. Tahun 1970 Pemerintah Indonesia mengeluarkan Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja. Selanjutnya, untuk melaksanakan Undang-undang Nomor 1 Tahun 1970 tersebut Pemerintah telah mengeluarkan peraturan
pelaksana, yaitu Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor 05 Tahun 1996 tentang Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja atau disingkat Sistem Manajemen K3.
Sistem Manajemen K3 adalah bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, perencanaan, tanggung jawab, pelaksanaan, prosedur, proses dan sumber daya yang dibutuhkan bagi pengembangan,
penerapan, pencapaian, pengkajian dan pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian risiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif. Tujuan dan sasaran Sistem Manajemen K3 adalah menciptakan suatu sistem keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja dengan melibatkan unsur manajemen, tenaga kerja, kondisi dan lingkungan kerja yang terintegrasi dalam rangka mencegah dan mengurangi kecelakaan dan penyakit akibat kerja serta terciptanya tempat kerja yang aman, efisien, dan produktif
Perusahaan harus memiliki sistem untuk mengukur, memantau dan mengevaluasi kinerja Sistem Manajemen K3 dan hasilnya harus dianalisis guna menentukan keberhasilan atau untuk melakukan identifikasi tindakan perbaikan. Ada dua metode pengukuran keselamatan kerja organisasi yang telah diterima secara meluas dan telah digunakan dalam rangka pengkajian kasus kecelakaan di tempat kerja di Indonesia, yaitu tingkat kekerapan (Frequency Rate) dan tingkat
keparahan (Severity Rate). Tingkat kekerapan digunakan untuk menunjukkan seberapa sering kejadian yang menyebabkan luka atau cacat karyawan. Luka atau cacat karyawan tersebut menyebabkan seorang karyawan tidak dapat masuk kerja satu hari atau lebih setelah terjadinya kecelakaan kerja. Tingkat keparahan
menunjukkan seberapa parah suatu peristiwa kecelakaan kerja, yaitu dengan menghitung lamanya waktu karyawan menderita luka-luka sehingga tidak dapat masuk bekerja.
Inti dari suatu program keselamatan kerja organisasional adalah pencegahan terhadap kecelakaan kerja. Oleh karena itu, program keselamatan kerja dirancang untuk mempertahankan suatu sikap keselamatan kerja dan menghindari
kecelakaan kerja selalu berada dalam benak setiap karyawan. Di samping itu, diusahakan karyawan lebih sadar terhadap pentingnya keselamatan kerja. Ada empat elemen dasar yang sukses dalam program keselamatan kerja. Pertama, program harus mendapatkan dukungan yang tulus baik dari manajemen puncak maupun manajemen menengah. Kedua, harus dinyatakan secara jelas bahwa keselamatan kerja menjadi tanggung jawab manajer operasi. Ketiga, sikap positif terhadap keselamatan kerja harus ada dan dipelihara. Terakhir, setiap orang atau departemen harus menguasai program keselamatan kerja dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaannya.
Kesehatan Karyawan
Kegiatan Belajar 3 ini lebih dalam membicarakan isu-isu penting yang berkaitan dengan masalah kesehatan karyawan, seperti kesehatan fisik umum karyawan, kesehatan jiwa, dan penyakit AIDS yang merupakan isu kesehatan baru di tempat kerja. Meskipun banyak program kesehatan dapat dilakukan oleh perusahaan, namun secara umum ada dua program menurut Ivancevich dapat dilakukan oleh perusahaan. Kedua program itu pertama, program perawatan kesehatan preventif. Program ini mencakup pengeluaran untuk membangun fasilitas yang membantu perawatan mandiri karyawan secara lebih baik. Program ini memberikan
