MATERI 4 DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

(1)

MATERI 4

DOKUMENTASI

(2)

BENTUK DOKUMENTASI

• Narasi atau uraian tertulis

• Bagan alir

• Diagram

• Media tertulis lainnya yang

berfungsi untuk

mendeskripsikan perangkat

sistem dan cara kerja sistem.

(3)

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data

flow diagram (DFD) adalah

diagram yang digunakan

untuk menggambarkan arus

data SIA.

(4)

SIMBUL DIAGRAM ARUS DATA

Untuk membuat Data flow diagram

(DFD) digunakan empat simbul

dasar sebagai berikut:

1. Asal data dan tujuan data

2. Arus data

3. Proses transformasi

4. Penyimpanan data

(5)

SIMBUL DFD

Asal data dan tujuan data

Transformasi/pengolahan data

Arus data

(6)

DIAGRAM ARUS DATA

Asal Data (A) Proses (C)

Arus Data (B) Arus Data (D) Arus Data (E)

Tujuan Data

(7)

DIAGRAM ARUS DATA

Pelanggan (A) 1.0 Proses Pembayaran (C) Pembayaran Pelanggan (B) 2.0 Update Piutang (F) Bank (J) Setoran (E) Data Pelanggan (D) Informasi Piutang (I) Manajer Kredit (K) Piutang Dagang (H) (G)

(8)

DATA FLOW DIAGRAMS

1.0 Update empl. Payroll file 2.0 Pay Employ- ees 5.0 Update Gen. Ledger 4.0 Pay taxes 3.0 Prepare reports Employee/ Payroll file General Ledger Human Resources Depart- ments Employees Bank Govt. Agencies Manage- ment Employee Change form New employee form Time cards Employee paychecks Payroll check Payroll Disburse- ment data Payroll tax disb. voucher Tax report & payment Payroll report

(9)

DIAGRAM KONTEK

Diagram kontek (context

diagram) adalah DFD

dalam bentuk yang

masih sangat umum,

belum menggambarkan

arus data secara detil.

(10)

DIAGRAM KONTEK SISTEM PENGGAJIAN

Sistem

Pengolahan

Gaji/upah

Government

agencies

Employees

Bank

Management

Pembayaran dan Lap. Pajak

Slip gaji

Cek gaji

(11)

DATA DICTIONARY

Data dictionary adalah

deskripsi tetang seluruh

elemen data, penyimpanan

data, arus data, dokumen

data, termasuk item fisik

data di dalam SIA.

(12)

BAGAN ALIR (FLOWCHART)

Bagan alir digunakan untuk

menjelaskan prosedur secara

jelas dan ringkas. Bagan alir

dibuat dengan menggunakan

simbul-simbul standar

sebagaimana simbul standar

(13)

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

1. Bagan alir dokumen (dokument

flowcharts), untuk menggambarkan arus

dokumen dan informasi dalam organisasi.

2. Bagan alir sistem komputer atau bagan

alir sistem (computer system

flowcharts/system flowcharts), untuk

menggambarkan hubungan input, proses,

dan output.

3. Bagan alir program (program flowcharts),

digunakan untuk menggambarkan urutan

kerja program komputer.

(14)

DVD vs BAGAN ALIR

DFD mendeskripsikan arus

data SIA sedangkan bagan

alir mendeskripsikan arus

dokumen atau catatan

yang berisi data dalam

sistem.

(15)

SIMBUL BAGAN ALIR

Simbul bagan alir dapat dibagi ke

dalam empat kategori sebagai

berikut:

1. Simbul Input/output

2. Simbul proses

3. Simbul penyimpanan

4. Simbul arus dokumen dan

simbul lain-lain.

(16)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Document Symbol

– Represents a document or report that is

(17)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Multiple Copies of One Document

– Indicates multiple copies of a paper document or report.

– The document copies should be numbered in the upper, right-hand corner.

2 3 1

(18)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Input/Output; Journal/Ledger

– Can represent any input or output on a program flowchart.

– Also represents accounting journals or ledgers in a document flowchart.

(19)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Display

– Represents information displayed by an online output device such as a terminal, monitor, or screen.

(20)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Online Keying

– Represents data entry by an online device such as a terminal or personal computer.

(21)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Terminal or Personal Computer

– Combines the display and online keying

symbols to represent terminals and personal computers.

(22)

INPUT/OUTPUT SYMBOLS

• Transmittal Tape

– Represents manually prepared control totals which are to be compared to computer totals for control purposes.

(23)

PROCESSING SYMBOLS

• Computer Processing

– Represents a process performed by a

computer, which usually results in a change in data or information.

(24)

PROCESSING SYMBOLS

• Manual Operation

– Represents a processing operation that is performed manually.

(25)

PROCESSING SYMBOLS

• Auxiliary Operation

– Represents a processing operation carried out by a device other than a computer, e.g., an optical character scanner.

(26)

PROCESSING SYMBOLS

• Off-line Keying Operation

– Represents an operation that uses an off-line keying device, such as a cash register or

(27)

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic disk

– Represents data stored permanently on a magnetic disk.

– Frequently used to represent master files and databases.

(28)

STORAGE SYMBOLS

• Magnetic Tape

– Represents data stored on a magnetic tape. – Sometimes represents transaction files.

(29)

STORAGE SYMBOLS

• Diskette

– Represents data stored on a floppy disk or zip disk.

(30)

STORAGE SYMBOLS

• Online Storage

– Represents data stored in a temporary online file in a direct-access medium such as a

(31)

STORAGE SYMBOLS

• File

– Represents a file of documents that are manually stored and retrieved.

– Letter indicates the ordering sequence:

• A = Alphabetic order • D = Date order

• N = Numeric order

(32)

FLOW AND MISCELLANEOUS

SYMBOLS

• Document or Processing Flow

– Represents the direction of processing or document flow.

(33)

FLOW AND MISCELLANEOUS

SYMBOLS

• Data/Information Flow

– Represents the direction of data/information flow.

– Often used to show data being copied from one document to another.

(34)

FLOW AND MISCELLANEOUS

SYMBOLS

• Communication Link

– Represents the transmission of data from one location to another via communication lines.

(35)

FLOW AND MISCELLANEOUS

SYMBOLS

• On-page connector

– Connects processing from one location to another on the same page.

(36)

FLOW AND MISCELLANEOUS

SYMBOLS

• Off-page connector

– Connects the processing flow between two different pages.

– Signals the exit from one page and the

(37)

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Terminal

– Represents the beginning, end, or a point of interruption in a process or program.

(38)

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Decision

– Represents a decision-making step. – Used in a program flowchart to show

(39)

FLOW AND MISCELLANEOUS SYMBOLS

• Annotation

– Provides for the addition of descriptive comments or explanatory notes as

(40)

BAGAN ALIR DOKUMEN

• Bagan alir dokumen menggambarkan

arus dokumen dan informasi dalam

organisasi sesuai dengan area

tanggungjawab suatu transaksi.

• Bagan alir ini menunjukkan arus data

dari awal sampai akhir, dalam arti:

– Dari mana asal dokumen

– Kemana saja dokumen didistribusikan – Bagaiman dokumen digunakan

(41)

BAGAN ALIR DOKUMEN

• Internal control flowcharts adalah bagan alir

dokumen yang digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti

pemisahan fungsi dan pengecekan independen. • Bagan alir dokumen dapat menunjukkan

kelemahan dan pemborosan, seperti – Ketidakcukupan arus komunikasi – Kopleksitas dokumen yang tidak

diperlukan

– Prosedur yang tidak efisien

• Bagan alir dokumen juga dibuat pada saat proses perancangan sistem.

(42)

Contoh bagan alir dokumen

(43)

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

• Sebagaimana DFD, bagan alir sangat

membantu dalam memahami prosedur dalam suatu sistem. Langkah penyusunan bagan

alir adalah sebagai berikut:

– Mewawancarai pengguna, pengembang,

auditor, dan manajemen.

– Mengadmisitrasikan pertanyaan.

– Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.

– Mengevaluasi keseluruhan transaksi

(44)

• Mengidentifikasi:

 Bagian/divisi yang masuk ke

dalam bagan alir, misalnya,

depertement, fungsi-2, pihak

luar yang berhubungan

dengan perusahaan.

 Arus dokumen dan informasi

 Proses

(45)

BAGAN ALIR SISTEM

• Bagan alir sistem menggambarkan

hubungan antara input, proses, dan

output dari SIA.

– Bagan alir sistem berawal dari pemasukan

data ke dalam sistem.

– Setiap data diproses di dalam sistem.

– Data yang telah diproses disajikan dalam

bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

(46)

• Berikut ini

contoh bagan

alir sistem.

• Bagan alir

tersebut

menggambar-kan hubungan

input – proses -

dan output.

(47)

BAGAN ALIR PROGRAM

• Bagan alir program

menggambarkan urutan proses

pengolahan data dalam suatu

program komputer.

• Bagan alir program juga

menggambarkan hubungan

antara input-proses-output.

(48)

• Contoh hubungan bagan alir

sistem dengan bagan alir program.

(49)

BAGAN ALIR VS DFD

DFD lebih menekankan pada

aspek logika transmisi data

dalam sistem, yaitu dalam bentuk

bagan arus data dalam sistem.

Bagan alir lain lebih menekankan

pada karakteristik fisik dalam

(50)

Students 1.0 Update Student Records 2.0 Prepare Class Lists Student Records Faculty Bursar Enrollment Forms Enrollment Forms Enrollment Forms Class Lists Students Registrar’s Office Enrollment

Forms _FormsSort

Sorted Enrollment Forms Update Student Records A Prepare Class Lists Sorted Enrollment Forms Class Lists Sorted Enrollment Forms Bursar Faculty Bagan alir DFD

(51)

BENTUK

DOKUMENTASI SISTEM

YANG LAIN

(52)

BAGAN STRUKTUR

(STRUCTURE CHART)

Update Master File Pengurutan Transaksi Membuka File Mengolah Data Menutup file Panggil Data Up-date Data Simpan Data Menunjukkan hubungan antar modul

(53)

TABEL KEPUTUSAN

(DECISION TABLES)

• Adalah tabel yang berisi

data alternatif keputusan

pada berbagai situasi. Tabel

keputusan dapat dibuat

secara manual atau diolah di

dalam program komputer

(54)

Keputusan Pembelian Kembali Persediaan

Ketentuan 1 2 3 4 5 6 7

Keadaan:

1. Persediaan  titik pemesanan kembali

N Y Y Y Y Y Y 2. Penjualan bulan sebelumnya N Y Y Y Y Y 3. Persediaan  titik kritis Y N N N N 4. Item sedang dalam proses

produksi

Y N N N 5. Ramalan penjualan memberi

sinyal positif

N Y Y 6. Laba penjualan memuaskan N Y

Keputusan:

7. Lakukan pesanan produksi X X X 2. Jangan lakukan pesanan

produksi

(55)

GANTT CHART

Diagram ini dikembangkan

oleh Henry L. Gantt pada awal

tahun 1900, digunakan untuk

menggambarkan hubungan

antara jenis pekerjaan (sub

proyek) dengan target waktu

penyelesaian.

(56)

WAKTU (BULAN) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

A Menetapkan kebijakan

B Memilih personil

C Membuat manual

D Melatih personil

E Merancang standar program

F Kode program

G Pengujian sistem

H Konversi file

I Penyiapan lokasi sistem

J Memasang perangkat sistem

K Pengoperasian paralel

L Review dan pengesahan

(57)

ENTITY RELATIONSHIP DIAGRAM

Pelanggan Pesanan pelanggan Faktur Item faktur Item pesanan Persediaan produk Memesan D ita g ih dengan Is i f a k tu r M e re fl e k s ik a n T e rd iri d a ri P e s a n a n u n tu k