BAB III
PEMBAHASAN
A. Pengertian Sekretaris
Secara etimologi istilah kata sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu “secretum” yang artinya Rahasia dan Orang yang memegang rahasia disebut secretarium atau secretarius.
Pengertian Sekretaris menurut Wursanto (2001 : 57) :
Sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan detail kepala atau pimpinannya.
Pengertian Sekretaris menurutYatimah (2013 : 7) :
Sekretaris adalah orang yang membantu pimpinan, mampu melaksanakan tugasnyaa dengan baik karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan hidup perusahaan, sekretaris juga harus mempunyai pengetahuan penunjang demi kelancaran pelaksanaan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Achmad (2007 : 18) :
merupakan assiten yang membantu pimpinan dalam segala hal agar pimpinannya dapat bertindak secara efektif dalam menuaikan tugas-tugasnya.
Pengertian Sekretaris menurut Sutarto (2000 : 4) :
Sekretaris adaalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab dari pada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan public, menjawab telepon, membuat janji dan memelihara atau menyiapkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lainnya.
Pekerjaan yang dilakukan oleh Meiliana Nababan sebagai Sekretaris Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah :
Sebagai petugas/karyawan yang bertugas untuk membantu mendukung kelancaran atau menyelesaikan pekerjaan atasannya dan bertanggungjawab terhadap tugas maupun pekerjaannya, walaupun sedang mengalami maslah pribadi dirumah/diluar lingkungan kantor tidak akan mempengaruhi kualitas pekerjaan sekretaris.
Seorang sekretaris harus mampu menyelesaikan setiap tugas yang diberikan, walau terkadang mendapat tugas yang berat sekretaris harus mampu menyelesaikan setiap tugasnya dengan baik dan benar. Sulit bagi sekretaris menyelesaikan setiap tugas yang menumpuk, namun sekretaris harus mampu membagi waktunya untuk dapat menyelesaikan tugas-tugasnya.
Berdasarkan pengertian para ahli dan salah satu pegawai KPP Pratama Lubuk Pakam tersebut, dapat disimpulkan bahwa sekretaris adalah seorang yang dapat dipercaya oleh pimpinan dalam membantu memperlancar pekerjaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan operasional perusahaan, serta membantu pimpinan atau membina tata hubungan (komunikasi) dengan bawahan maupun pihak lain yang berkepentingan dengan perusahaan.
Berdasarkan buku pedoman Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam, pembagian sekretaris terdiri atas :
1. Sekretaris Senior
Sekretaris senior yaitu sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.
2. Sekretaris Junior
Jadi, lingkup tugas seorang sekretaris perusahaan selain harus menguasai pekerjaan-pekerjaan yang bersifat operasional, juga harus menguasai pekerjaan yang bersifat manajerial. Untuk dapat bekerja secara manajerial, seorang sekretaris perusahaan harus mempunyai sifat-sifat kepemimpinan.
Karena seorang sekretaris perusahaan merupakan seorang manajer di bidang kesekretarisan, maka wewenang dan tanggung-jawabnya lebih besar, karena sekretaris melayani kebutuhan setiap unit dalam organisasi, dan tanggungjawabnya termasuk mengatur pekerjaan kesekretarisan. Untuk menyelenggarakan pekerjaan kesekretarisan inilah diterapkan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di bidang kesekretarisan yaitu : perencanaan, pengorganisasian, kegiatan kantor, pengawasan, dan penggerakan.
B. Syarat Sekretaris Untuk Menjadi Sekretaris Profesional
Untuk membantu pimpinan, sekretaris yang professional harus memiliki syarat tertentu agar dapat melaksanakan pekerjaannya sebaik mungkin. Syarat yang diberikan tentu tidaklah mudah, sekretaris harus bekerja keras untuk dapat bersikap professional dalam setiap pekerjaan. Menjadi sekretaris professional sangat berat, harus bisa menyelesaikan masalah yang ada dan setiap diperintah kapan saja oleh Pemimpin.
Adapun syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris professional menurut Yatimah (2009 : 57) adalah sebagai berikut :
1. Memiliki Integritas
Sekretaris harus mampu secara sinergis bekerja sesuai dengan keinginan dan harapan pimpinan. Sebagai orang kepercayaan pimpinan, sekretaris harus bekerja dengan jujur, tidak dapat dihasut, disuap, atau dibujuk untuk mengkhianati pimpinannya.
2. Dapat Menyimpan Rahasia
Sekretaris adalah pegawai yang berhubungan dengan pekerjaan yang bersifat rahasia (compidential employee), baik rahasia perusahaan, pekerjaan maupun rahasia pribadi pimpinannya. Sebagai tangan kanan pimpinan, dituntut untuk tidak memiliki sifat sok tahu, suka mengobrol, atau sembrono dengan hal-hal yang bersifat rahasia.
3. Tekun dan Setia Pada Tugasnya
selama sekretaris bekerja sehingga berpendapat bahwa menjaga nama baik pimpinan atau perusahaan sama pentingnya dengan menjaga nama baik dirinya.
4. Memiliki Kemampuan Sebagai Publik Internal
Sekretaris harus memiliki kemampuan berkomunikasi dan berhubungan antarsesama dengan baik karena sesekali akan menggantikan peran pemimpin apabila berhalangan atau menugaskannya untuk segera menyelesaikan persoalan-persoalan yang berhubungan dengan bawahan. 5. Memiliki Pengetahuan Luas
Pengetahuan merupakan salah satu kunci bagi sekretaris professional, dengan memiliki pengetahuan yang luas, sekretaris dapat membantu pemimpin menyelesaikan tuagsnya dengan baik dan benar. Seorang sekretaris juga tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugas dan pekerjaannya.
6. Keterampilan
Sekretris dalam melaksanakan tugasnya harus dilandaskan dengan keterampilan, dengan keterampilan yang dimiliki dapat dilihat layaknya sebagai sekretaris professional dan sekretaris dapat melaksanakan tugasnya atau pekerjaannya dengan cermat, teliti, dan berhasil.
a) Memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara, baik terhadap atasan maupun rekan kerja dan pihak stake holder (pemangku kepentingan). b) Dapat dipercaya dalam menjaga rahasia instansi ataupun rahasia pribadi
pimpinan.
c) Mengerti administrasi, menggunakan alat-alat kantor yang berteknologi. d) Berpenampilan rapi dan menarik.
e) Sekretaris harus mampu menerima kritikan/arahan atasan untuk kedepannya menjadi lebih baik lagi. Dalam arti bila pekerjaannya dikoreksi atasan atau rekan kerja, sekretaris harus bersedia memperbaiki diri dan cara kerjanya.
Syarat-syarat tersebut harus benar-benar dimiliki oleh seorang sekretaris professional, agar tidak mengecewakan ataupun merugikan pimpinan bahkan perusahaan. Dasar utama yang harus dimiliki adalah Minat, karena dengan memiliki minat seorang sekretaris akan bekerja dengan sungguh-sungguh dan akan memberikan hasil yang sempurna bagi pimpinan atau perushaan.
professional juga akan memudahkannya dalam memecahkan setiap permasalahan yang dihadapinya dengan cara pikiran yang terbaik.
C. Tugas Sekretaris Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam Tugas seorang sekretaris sangat kompleks, dalam pengertian bahwa volume kerja cenderung tinggi dan sangat beraneka ragam, sehingga sekretaris dituntut untuk gesit, tangkas, kerja keras, tegar, dan mampu bersikap dewasa.
Sekretaris juga dituntut untuk mementingkan prioritas kerja disbanding masalah pribadi, karena sekretaris merupakan gambaran bagi keberhasilan sebuah perusahaan. Maka dari itu, sekretaris memiliki banyak tugas dan dapat menyelesaikan setiap tugasnya demi kepentingan serta kelancaran dari perusahaan tersebut.
Adapun Tugas Sekretaris KPP Pratama Lubuk Pakam adalah sebagai berikut :
1. Menyelenggarakan pengurusan surat atau dokumen masuk selain dari wajib pajak yang ditujukan kepada pimpinan, pejabat lain atau pegawai sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
2. Mengelompokkan surat/dokumen masuk berdasarkan jenis dan sifatnya, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
3. Mendistribusikan surat yang telah didisposisi ke unit terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
5. Menyelenggarakan pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi administrasi berjalan dengan lancer.
6. Membuat konsep jadwal kegiatan pimpinan.
7. Menyiapkan keperluan rapat dan pertemuan lainnya sesuai jadwal yang telah ditentukan.
8. Mengumpulkan bahan keperluan perjalanan dinas pimpinan.
9. Menyiapkan konsep surat/dokumen atas permintaan pimpinan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
10.Mengarsipkan surat/dokumen untuk memudahkan penemuan kembali yang diperlukan.
11.Menerima telepon masuk dari unit kerja atau instansi lain.
12.Menyeleksi tamu yang akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan hasil konfirmasi.
D. Peran Sekretaris Profesional Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam
Anggapan bahwa peran seorang sekretaris dalam suatu perusahaan atau organiasi atau instansi itu gampang merupakan anggapan yang salah. Seorang sekretaris bertugas untuk meringankan tugas pimpinan, maka dapat dibayangkan jika pimpinan harus mengerjakan segala macam korespondensi, mengangkat telepon, menerima semua tamu dan menginat segala rencana kegiatannya dalam sehari pasti akan sangat mengganggu kelancaran tugasnya sebagai seorang pimpinan perusahaan. Kedudukan sekretaris dalam membantu produktivitas kerja pimpinan harus bisa menjalankan peran yang sudah menjadi tanggung jawabnya sebagai sekretaris.
Sekretaris memiliki peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing perusahaan.
Pengertian Peran menurut Merton (dalam Raho 2007 : 67) :
Peranan adalah sebagai pola tingkah laku yang diharapkan masyarakat dari orang yang menduduki status tertentu. Sejumlah peran disebut sebagai perangkat peran. Dengan demikian perangkat peran adalah kelengkapan dari hubungan-hubungan berdasarkan peran yang dimiliki oleh orang karena menduduki status-status sosial khusus.
1. Peranan Sekretaris Terhadap Atasan
a) Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b) Sebagai sumber informasi yanag diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
c) Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e) Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan Sekretaris Terhadap Bawahan
a) Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan.
b) Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c) Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d) Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
Sukses tidaknya sekretaris tidak hanya ditentukan oleh keterampilan melakukan pekerjaan, tetapi ditentukan pada kerjasama dengan pimpinan. Sekretaris dituntut menguasai kecakapan perkantoran, mampu diserahi tanggung jawab tanpa pengawasan langsung oleh pimpinan, berinisiatif serta mampu menilai keadaan kantor dan mengambil keputusan yang perlu selama masih dalam area wewenangnya. Sekretaris harus mengenal pimpinan dengan baik dan menaruh hormat serta loyal kepadanya.
Pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam seorang sekretaris merupakan tangan kanan pimpinan yang apabila ada tamu dari kantor lain, sekretaris yang akan menjamu tamu tersebut. Menilai sebuah kantor itu apabila sekretarisnya baik dalam bekerja dan siap untuk menyandang dan mengangkat nama baik perusahaan serta meningkatkan citra perusahaan tersebut.
Untuk mencapai peranannya sebagi sekretaris yang professional, sekretaris harus bakerja secara harmonis dengan pimpinan dikarenakan adalah pimpinan merupakan orang/pribadi yang menjadi atasan sekretaris. Apabila sekretaris tidak bekerja sesuai cara kerja pimpinan (tidak harmonis) makan perusahaan juga tidak bekerja dengan baik.
Sekretaris yang profesional pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam harus memiliki etika dan sopan santun dalam berbicara baik terhadap atasan maupun rekan kerja, berpenampilan rapid an menarik, serta mampu dalam hal administrasi.
1. Penjaga/Beranda Perusahaan
Sekretaris harus bisa menyeleksi setiap tamu yang dating untuk bertemu dengan pimpinan dan mengatur jadwalnya agar tidak bertabrakan.
2. Filter dan Pengelola Informasi
Segala informasi yang masuk harus diolah terlebih dahulu oleh sekretaris. Kemudian mencari, mengolah, menyimpan, mengatur, dan bila diperlukan mencari informasi-informasi yang dibutuhkan pimpinan.
3. Asisten Pribadi/Tangan Kanan Pimpinan
Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari bahkan untuk banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.
4. Secret Keeper/Pemegang Rahasia
Sekretaris yang baik menyadari bahwa memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak.
5. Penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat. 6. Penghubung/Humas
Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari luar.
7. Perawat/Pelindung
E. Pengertian Motivasi
Motivasi adalah suatu dorongan kehendak yang menyebabkan seseorang melakukansuatu perbuatan untuk mencapai tujuan tertentu. Motivasi berasal dari kata “Motif” yang berarti “Dorongan” atau rangsangan atau “ Daya Penggerak” yang ada dalam diri seseorang.
Pengertian Motivasi menurut Mulyasa (2003 : 112) :
Motivasi adalah tenaga pendorong atau penarik yang menyebabkan adanya tingkah laku kea rah suatu tujuan tertentu.
Pengertian Motivasi menurut Sadirman (2006 : 73) :
Motivasi adalah perubahan energy dalam diri seseorang yang ditandai dengan munculnya “feeling” dan didahului dengan tanggapan terhadap adanya tujuan.
Sekretaris harus memiliki motivasi dalam dirinya, dengan memiliki motivasi dapat membantu sekretaris dalam penyelesaian tugas dan pekerjaannya. Dengan memiliki motivasi juga dapat membuat sekretaris berfokus pada pekerjaannya.
Motivasi Kerja adalah suatu pemicu untuk mendorong kea rah mencapai tujuan atau mengerjakan kegiatan dengan sebaik-baiknya. Agar sesuatu tujuan dapat terpenuhi dengan baik dan mencapai prestasi dengan setinggi-tingginya.
Motivasi kerja membantu sekretaris untuk mencapai tujuan serta dapat memperlancar sekretaris mencapai targetnya, dengan bekerja bersungguh-sungguh sekretaris dapat menginginkan target yang tinggi namun harus dilandasi dengan motivasi kerja yang dimiliki.Motivasi kerja juga memiliki kebutuhan yang dimiliki oleh sekretaris :
1. Kebutuhan Ekstensi
a) Kebutuhan yang terpenuhi akan sandang dan pangan.
b) Adanya kenyamanan dalam suatu pekerjaan sehingga nyaman untuk bekerja.
c) Adanya perlindungan apabila ada sesuatu kecelakaan pada diri sendiri. 2. Kebutuhan Keterkaitan
a) Adanya hubungan kerja yang baik antara rekan kerja dan adanya hubungan kerja yang baik antara pimpinan dan bawahan.
b) Adanya kerja sama yang sangat kompak dalam suatu pekerjaan agar terjalin saling bekerja sama dalam tugasnya.
3. Kebutuhan Pertumbuhan
a) Adanya saling memberikan kesempatan atau masukan dalam suatu organisasi yang dibentuk.
b) Adanya penghargaan untuk kinerja yang baik.
yang dilakukan dapat terlesaikan dengan benar tanpa harus mengecewakan pimpinan.
F. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Motivasi
Ada dua faktor yang mempengaruhi motivasi seperti berikut : 1. Faktor Internal
Faktor internal adalah salah satu faktor yang berada di dalam diri sendiri yang terbagi menjadi lima bagian.
a) Persepsi Diri Sendiri
Seseorang akan termotivasi atau tidak bergantung dengan persepsi kognitifnya. Maka persepsi seseorang akan mendorong atau mengarahkan kepada perilaku manusia tersebut.
b) Harga Diri dan Prestasi
Faktor ini menjadikan seseorang untuk berusaha menjadi pribadi yang sangat mandiri, kuat, dan mempunyai kebebasan serta mendapatkan penghargaan didalam suatu lingkungannya dan dapat menjadikannya untuk berprestasi.
c) Harapan
d) Kebutuhan
Seseorang termotivasi karena sesuatu kebutuhan untuk menjadikan kebutuhan itu secara penuh sehingga bias meraih potensi secara total. Kebutuhan juga akan mengarahkan seseorang kepada motivasi yang tinggi dan akan mencari kebutuhan tersebut.
e) Kepuasan Kerja
Salah satu motivasi yang terdorong dari seseorang untuk mencari kepuasan dalam diri sendiri.
2. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini berasal dari luar diri kita sendiri seperti berikut ini. a) Sifat Pekerjaan
Adanya dorongan untuk bekerja dengan jenis pekerjaan yang sesuai dengan keinginan. Pekerjaan yang tersedia akan mengarahkan seseorang untuk menentukan sikap dan pilihan pekerjaannya yang akan ditekunin.
b) Kelompok Individu
c) Situasi Lingkungan
Setiap individu berbeda-beda dalam kemampuan berinteraksi dengan lingkungan yang ditempatinya. Oleh karena itu, sering berinteraksi dalam lingkungan akan lebih baik untuk menumbuhkan rasa saling mengenal.
d) Imbalan
Imbalan merupakan suatu karakteristik atau kualitas yang dibutuhkan oleh seseorang untuk dapat mempengaruhi perilaku atau juga motivasi ke arah objek lainnya yang mempunyai system imbalan cukup besar. Dalam system imbalan seperti ini seseorang akan berperilaku dalam mencapai suatu tujuannya. Dengan tercapainya suatu tujuan, maka akan timbul juga suatu imbalan yang menguntungkan.
Motivasi bergantung pada kuat lemahnya motivasi yang dimiliki oleh sekretaris, peranan sekretaris sangat penting untuk mendorong pencapaian suatu tujuan untuk menggerakkan suatu perusahaan yang harus dipahami dalam motivasi suatu kemampuan kerja.
G.Fungsi, Tujuan Dan Prinsip Motivasi 1. Fungsi Motivasi
Adapun fungsi motivasi adalah sebagai berikut ini :
a) Mendorong timbulnya atau suatu perubahan dan tindakan.
b) Sebagai pengarah, artinya mengarahkan perbuatan kepada pencapaian tujuan yang diinginkan.
c) Sebagai penggerak, berfungsi sebagai penentuan cepat atau lambatnya suatu pekerjaan.
2. Tujuan Motivasi
Adapun tujuan motivasi adalah sebagai berikut ini : a) Mendorong semangat kerja bawahan.
b) Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan. c) Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.
d) Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan. e) Meningkatkan disiplin dan menurunkan tingkatan absen karyawan. f) Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik.
g) Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan. h) Meningkatkan kesejahteraan karyawan.
3. Prinsip Motivasi
Adapun prinsip motivasi adalah sebagai berikut :
a) Pujian lebih efektif dari pada hukuman. Karena hukuman bersifat menghentikan suatu perbuatan, sedangkan pujian bersifat menghargai apa yang telah dilakukan.
b) Motivasi yang berasal dari dalam diri individu lebih efektif dari pada motivasi yang dipaksakan dari luar.
c) Motivasi sudah menjalar dan menyebar luar terhadap orang lain. d) Tugas-tugas yang bersumber dari diri sendiri akan menimbulkan minat
yang lebih besar untuk mengerjakannya ketimbang bila tugas-tugas itu dipaksa.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Dari kajian diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sekretaris adalah orang membantu pimpinan dalam menyelesaikan tugas
dan seseorang yang mampu memecahkan masalah dalam setiap permasalahan yang ada, serta orang yang selalu diandalkan pimpinan berbagi setiap masalah.
2. Untuk menjadi sekretaris yang professional, sekretaris harus memiliki pengetahuan atau wawasan luas, terampil dalam setiap pekerjaannya, dapat menyimpan rahasia perusahaan, serta memiliki kemampuan sebagai public internal.
3. Peran dan tugas sekretaris pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah sebagai beikut :
a. Peran sekretaris adalah sebagai penjaga/beranda perusahaan, filter dan pengelola informasi, asisten pribadi/tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia perusahaan, penasehat untuk dimintakan berbagai pendapat, penghubung/humas, dan pelindung bagi pimpinan.
pengurusan surat/dokumen keluar agar komunikasi administrasi berjalan dengan lancar, mengarsipkan surat untuk memudahkan penemuan kembali yang diperlukan, serta menyeleksi tamu yang akan bertemu/menghadap pimpinan berdasarkan hasil konfirmasi. 4. Motivasi pada Kantor Pelayanan Pajak Pratama Lubuk Pakam adalah
B. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, saran yang dapat saya sampaikan adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan dan mempertahankan lagi pelaksanaan tugas-tugas kesekretariatan dan hubungan kerja yang baik dengan cara memperbaiki pekerjaan yang salah supaya tidak terulang kembali.
2. Mengingat luasnya ruang lingkup dan banyaknya tugas-tugas, sebaiknya sekretaris tetap berusaha keras menambah pengetahuan/keterampilannya, misalnya : seminar yang ada kaitannya dengan pengembangan kesekretariatan.
3. Sekretaris harus lebih menjaga informasi tentang perusahaan atau kantor, bertanggung jawab akan tugas-tugasnya, memperhatikan jadwal kegiatan pimpinan dan sekretaris harus mampu berpikir luas untuk bias bertukar pikiran dengan pimpinan
