BAB II
PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN
A. Sejarah Ringkas
Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I
s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP
Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui
oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor:
166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.
Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan
Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi
KPB-PTPN PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.
Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV
didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi
perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi
dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang
sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan.
Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan
KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No.
14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.
PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT Perkebunan
Nusantara I-XIV.
PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur
Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama
PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN
I s/d PTPN XIV & PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang
pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 Nopember 2009 di
hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah
mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor:
AHU-60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian
yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI
untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang
komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju
performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran
perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di
pasar domestik dan pasar internasional.
Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas
perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik
Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan
Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013.
Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
1. Visi PT. KPBN Cabang Medan
Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul
dan terpercaya.
2. Misi PT. KPBN Cabang Medan
Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B. Struktur Organisasi
Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik,
sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika,
dan terkoordinir.
Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi
yang terdiri dari:
1. Direktur Utama.
2. Direktur Operasional.
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris
dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro
industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang,
yakni sebagai berikut:
2. PT. KPBN Cabang Surabaya.
3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang
melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan
bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai
dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN
No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat
dilihat di bawah ini.
Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
PT. KPBN CABANG
URUSAN KEUANGAN, SDM & UMUM ASS. MANAJER
Bidang Keuangan
Bidang SDM
Bidang Umum
Bidang Pra Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Shipment
Bidang After Shipment
Bidang Shipment
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan
dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar II.2
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT.
KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :
1. Manajer
Tugasnya adalah :
a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut
hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.
b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan
Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal. URUSAN KEUANGAN,
SDM & UMUM ASS. MANAJER
c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN.
d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli.
e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari
hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening
PTPN yang bersangkutan.
f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN
Cabang Medan kepada Direktur Utama.
g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan
permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.
h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang
Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia.
i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang
Medan kepada PT. KPBN Jakarta.
j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
2. Bagian Urusan Penjualan Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan
PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula
pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti
Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses
ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit.
i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil
Tender Inti Sawit/Molasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti
Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang
diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan
Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet Tugasnya adalah :
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan
PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters
dan pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula
pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti
Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses
ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit.
i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil
Tender Inti Sawit/Molasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti
Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang
diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan
Logistik pengapalan Karet dan Sawit.
4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi
dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2
Teh & Kakao.
c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada
advise/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada
Negotiating/Paying Bank.
d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan
dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen-dokumen
pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban
Keuangan kantor Cabang Medan.
b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta
data-data pendukungnya.
c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak
Karyawan lainnya.
e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor
Cabang Medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.
g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh
kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor
cabang Medan.
i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk
kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor
cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH
serta penyelesaian rampung PPH Karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang
Medan kepada masing-masing Karyawan.
o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan
sebaik-baiknya.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi
dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan
perusahaan adalah :
1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman
atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen
utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik
dengan pembeli.
E. Rencana Usaha
Rencana usaha PT. KPBN Cabang Medan antara lain :
1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat
terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman
dibidangnya.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di
Pelabuhan Belawan.
