TUGAS AKHIR
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN)
CABANG MEDAN
Oleh :
LULU ULITHIA 112102214
PROGRAM STUDI D-III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : LULU ULITHIA
NIM : 112102214
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL TUGAS AKHIR : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA
PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN
Medan,………2014
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati, penulis mengucapkan puji dan syukur
kehadirat Allah SWT atas cahaya,kekuatan dan keberkahan-Nya atas penulisan
Tugas Akhir ini yang bertujuan untuk memenuhi salah stu syarat akademik dalam
menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa dalam mengerjakan Tugas Akhir ini penulis tidak
lepas dari bantuan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis
ingin mengucapkan terima kasih untuk pihak-pihak dibawah ini :
1. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec,Ac,Ak, CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumater Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si,Ak, CA selaku Ketua Program Studi Diploma III
Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris program Studi
Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara.
4. Bapak Drs. Zainul Bahri Torong, M.Si, Ak selaku dosen pembimbing penulis
yang sudah mengarahkan dalam membuat tugas akhir ini.
5. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
6. Bapak H.Eddy S. Noor sebagai Manager PT Kharisma Pemasaran Bersama
Nusantara Cabang Medan yang telah memberikan izin riset penelitian kepada
penulis.
7. Bapak Armansyah, SE selaku Ass. Man KSU PT Kharisma Pemasaran
Bersama Nusantara Cabang Medan.
8. Bapak Uun Irwoko, SE dan Bapak Irfan Abdillah, SE yang telah membantu
penulis selama melakukan penelitian serta seluruh staf dan karyawan PT
Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara Cabang Medan atas kesediaannya
memberikan informasi terkait Tugas Akhir ini sehingga bisa diselesaikan
tepat waktu.
9. Kepada keluarga tersayang, khususnya kepada kedua orang tua yang tiada
henti-hentinya selalu memberikan doa dan dukungan kepada penulis selama
menjalani pendidikan sampai penyelesaian tugas akhir ini. Untuk ayah saya
tersayang Khairil Azwan dan ibu tercinta Eric Channisa, terima kasih banyak
atas doa yang selalu kalian berikan kepada saya. Adik saya yang terkasih
Junnisa Salma yang banyak membantu saya. Serta seluruh keluarga besar
yang selalu memberikan cinta dan kasihnya untuk saya.
10. Teman-teman baikku elvira diah savitri, syahnas sofia yang sudah banyak
membantu dalam membuat tugas akhir ini.
11. Teman-teman di FE USU, khususnya maisyarah dwi putri, fanni annisa rizki,
novaliana syahputri, tri ramadhani, margaretha angela, ivany mulyana, tanti
satu persatu yang telah banyak membantu penulis selama masa perkuliahan
sampai dengan penulisan tugas akhir ini.
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam tugas akhir ini.
Oleh karena itu, penulis menerima dengan hati terbuka setiap kritik dan saran
yang membangun agar tugas akhir ini dapat lebih baik lagi. Akhir kata, semoga
tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembaca.
Medan, Juli 2014
Penulis
(Lulu Ulithia)
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
BAB I : PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Rumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
1. Tujuan Penelitian ... 3
2. Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 4
1. Jadwal Survei/Observasi ... 4
2. Rencana Isi ... 5
BAB II : PROFIL PT KPBN CABANG MEDAN ... 7
A. Sejarah Ringkas... 7
B. Struktur Organisasi ... 9
C. Job Description ... 11
E. Rencana Usaha ... 17
BAB III : SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN) CABANG MEDAN ... 19
A. Pengertian Kas dan Pengawasan Internal ... 19
B. Tujuan Dan Fungsi Pengawasan Internal Kas ... 22
C. Unsur-Unsur Pengawasan Internal Kas ... 23
D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT.KPBN Cabang Medan ... 30
E. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. KPBN Cabang Medan ... 34
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40
A. Kesimpulan ... 40
B. Saran ... 41
DAFTAR PUSTAKA ... 42
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Halaman
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Halaman
II.1 Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan ... 10
II.2 Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sejalan dengan perkembangan perekonomian yang sangat pesat, maka
peranan akuntansi sebagai alat bantu untuk mengkomunikasikan informasi
mengenai transaksi keuangan menjadi semakin besar. Masalah yang dihadapi
pimpinan dalam menjalankan perusahaan menjadi semakin kompleks dan
semakin sulit untuk dikerjakan sendiri. Salah satu contoh dari masalah yang
sering dihadapi setiap perusahaan adalah cara pengolahan kas yang aman.
Kas adalah harta perusahaan yang paling likuid dan perkiraan yang sangat
efektif, dalam arti bahwa kas terlibat secara langsung dalam kelancaran
operasional perusahaan. Oleh karena itu perusahaan membutuhkan suatu
pengawasan yang cukup untuk menghindari segala bentuk penyelewengan
yang akan merugikan perusahaan.
Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas digunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan. Adapun penerimaan kas ada yang
bersifat kontinue seperti penjualan tunai, penerimaan piutang, penerimaan
pendapatan jasa, bunga bank dan lain-lain.
Disamping itu kas mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : mempunyai
keistimewaan sebagai aktiva yang paling lancar, dapat ditukarkan dengan
barang, ataupun aktiva apapun juga, bentuknya yang kecil dan sukar ditandai
identitas pemiliknya, mudah dipindah tangankan atau ditransfer. Dilihat dari
disalahgunak sehingga memungkinkan bahwa pengelolaan dalam perusahaan
sangat kompleks dan bahkan tidak jarang terjadi penyelewengan atau
penyalahgunaan kas. Untuk itu diperlukan adanya pengawasan-pengawasan
internal guna mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan kas.
Pengawasan dapat diartikan sebagai alat untuk mengkoordinasikan
aktivitas–aktivitas perusahaan agar sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan sebelumnya. Disamping itu pengawasan merupakan fungsi
manajemen yang mempunyai peranan penting dalam menjalankan
perusahaan. Untuk memudahkan pelaksanaan pengawasan perusahaan
tersebut, perusahaan menyusun suatu sistem pengawasan intern yang
memadai.
Dengan perencanaan dan pengawasan yang baik, diharapkan harta milik
perusahaan dan data akuntansi akan terlindungi, usaha efisiensi perusahaan
meningkat dan terjamin keandalannya, serta garis kebijaksanaan manajemen
akan dipatuhi oleh seluruh karyawan. Berdasarkan landasan pikiran di atas
maka dalam tugas akhir ini penulis mengambil judul “Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan”.
B. Rumusan Masalah
Adapun perumusan masalah yang akan dibahas pada tugas akhir ini
adalah sebagai berikut :
1. Apakah Pengawasan Internal Kas yang dilakukan oleh PT. KPBN
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Tujuan yang dicapai oleh penulis dari penelitian ini :
1. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengawasan internal kas pada
PT. KPBN Cabang Medan.
2. Untuk mengetahui tujuan dan syarat mutlak dari sistem
pengawasan internal kas.
3. Untuk mengetahui sejauh mana penerapan sistem pengawasan
internal kas yang telah dilakukan oleh PT.KPBN Cabang Medan.
4. Untuk mengetahui apakah pengawasan internal kas yang dilakukan
PT.KPBN Cabang Medan telah berjalan efektif dan efisien.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :
1. Sebagai bahan masukan yang bermanfaat dan pertimbangan bagi
PT KPBN Cabang Medan dalam menentukan kebijakan sistem
pengawasan internal kas pada masa yang akan datang.
2. Sebagai bahan masukan kepada peneliti agar dapat mempelajari
secara langsung mengenai sistem pengawasan internal kas,
mengetahui perbandingan antara praktek yang dilakukan PT KPBN
Cabang Medan dengan perkembangan ilmu pengetahuan yang
berkaitan dengan pengawasan internal kas dan dapat menambah
ilmu pengetahuan peneliti mengenai pengawasan internal kas pada
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei/Observasi
Penelitian dilakukan pada PT KPBN Cabang Medan Jl. Balai Kota
No. 8 Medan. Jadwal penulisan terdiri dari berbagai kegiatan yang
dimulai dari persiapan untuk melaksanakan penelitian, pelaksanaan
bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan
tugas akhir, dan penyempurnaan tugas akhir. Jadwal penulisan yang
[image:14.595.131.520.415.719.2]dilakukan penulis dijelaskan pada tabel di bawah ini.
Tabel I.1
Jadwal Survei dan Penulisan Laporan Tugas Akhir
NO KEGIATAN
Juni/Minggu Juli/Minggu I II III IV I II III 1. Pengesahan Tugas Akhir
2. Pengajuan Judul
3. Permohonan Izin Riset
4. Penunjukan Dosen Pembimbing
5. Pengumpulan Data
6. Penyusunan Tugas Akhir
7. Bimbingan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Agar pembahasan tugas akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan
terarah, maka Penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam
empat (4) bab, dimana setiap bab saling berkaitan. Yang dianggap cukup
memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan
dengan judul tugas akhir yang dimaksud. Oleh karena itu, laporan
penelitian tugas akhir ini disusun sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah,
tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana
penulisan yang terdiri dari jadwal survei/observasi dan
rencana isi.
BAB II : PROFIL PT KPBN CABANG MEDAN
Dalam bab ini diuraikan sejarah ringkas, struktur
organisasi, job description, kinerja usaha terkini, dan
rencana usaha.
BAB III : ANALISIS SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA (KPBN) CABANG MEDAN
Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan
pengertian kas dan pengawasan internal, tujuan dan fungsi
pengawasan internal kas, unsur-unsur pengawasan internal
cabang Medan, dan sistem pengawasan internal kas pada
PT.KPBN cabang Medan.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Terdiri atas kesimpulan dan penutup. Dalam bab ini
penulis mencoba mengambil kesimpulan dan memberikan
saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan
pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi PT KPBN
BAB II
PROFIL PT. KPBN CABANG MEDAN
A. Sejarah Ringkas
Kantor Pemasaran Bersama (KPB-PTPN) PT. Perkebunan Nusantara I
s/d XIV dibentuk berdasarkan hasil kesepakatan bersama Direksi PN/PTP
Perkebunan I XXXII, pada tanggal 27 Februari 1990 di Jakarta yang disetujui
oleh Menteri Pertanian dengan Surat Keputusan Menteri Pertanian Nomor:
166/Kpts/OT. 10/3/1990 tanggal 8 Maret 1990.
Berdasarkan keputusan Badan Musyawarah Direksi (BMD) PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 18 Juli 1998, diadakan penyempurnaan
Struktur Organisasi KPB-PTPN dan sesuai Keputusan BMD PTPN No.
15/BMD-PTPN/Kpts/XII/2001 tanggal 7 Desember 2001 Struktur Organisasi
KPB-PTPN PTPN diadakan perubahan/penyempurnaan kembali.
Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara I s/d XIV
didirikan dengan tujuan untuk melaksanakan pemasaran berbagai komoditi
perkebunan hasil produksi PTPN dengan berpegang pada prinsip ekonomi
dan tugas-tugas Badan Usaha Milik Negara agar didapat manfaat yang
sebesar-besarnya bagi BUMN yang bersangkutan.
Mekanisme hubungan kerja antara BMD-PTPN, Dewan Pengawas dan
KPB-PTPN diatur dan ditetapkan dalam keputusan BMD-PTPN No.
14/BMD-PTPN/Kpts/1998 tanggal 4 Juni 1998.
PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (KPBN) adalah perusahaan
bentuk/transformasi dari Kantor Pemasaran Bersama PT Perkebunan
Nusantara I-XIV.
PT. KPBN merupakan Perseroan Terbatas yang dibentuk oleh Direktur
Utama PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI bertindak untuk dan atas nama
PTPN I s/d PTPN XIV & PT. RNI (Persero) melalui Perjanjian Antara PTPN
I s/d PTPN XIV & PT. RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang
pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 Nopember 2009 di
hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah
mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan
Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor:
AHU-60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009.
Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bagian
yang tidak terpisahkan dari strategi PTPN I s.d PTPN XIV dan PT. RNI
untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang
komponen-komponen korporat yang dimiliki PT. KPBN dalam menuju
performa perusahaan sebagai perusahaan penyedia jasa pemasaran
perkebunan yang semakin produktif dan memiliki keunggulan kompetitif di
pasar domestik dan pasar internasional.
Sejalan dengan rencana pengembangan pemasaran komoditas
perkebunan, PT. KPBN juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik
Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan pelaksanaan
Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013.
Bersama Nusantara (KPBN) Cabang Medan.
1. Visi PT. KPBN Cabang Medan
Menjadi Trading House Komoditas perkebunan Indonesia yang unggul
dan terpercaya.
2. Misi PT. KPBN Cabang Medan
Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan
berpegangan pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberi manfaat yang
sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli.
B. Struktur Organisasi
Dalam rangka memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung
jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik,
sehingga tugas yang diberikan dapat dikerjakan secara efisien, sistematika,
dan terkoordinir.
Struktur organisasi PT. KPBN dipimpin oleh 3 (tiga) orang Direksi
yang terdiri dari:
1. Direktur Utama.
2. Direktur Operasional.
3. Direktur Keuangan, SDM, dan Umum.
Dibantu oleh para manajer serta bertanggung jawab kepada komisaris
dan pemegang saham. Dalam rangka pelayanan pemasaran komoditi agro
industri, PT. KPBN pusat (Jakarta) dibantu oleh 3 (tiga) Kantor Cabang,
yakni sebagai berikut:
2. PT. KPBN Cabang Surabaya.
3. PT. KPBN Perwakilan Dubai.
Kantor Cabang/Perwakilan PT. KPBN adalah kantor yang
melaksanakan tindak lanjut seluruh hasil transaksi penjualan PT. KPBN dan
bertanggung jawab kepada Direksi PT. KPBN. Struktur organisasi ini sesuai
dengan Surat Keputusan Direksi PT. KPBN
No.01/KPB/Kpts/21-SDM/I/2010 tanggal 08 Januari 2010. Struktur organisasi PT. KPBN dapat
dilihat di bawah ini.
[image:20.595.64.570.354.658.2]Gambar 1.1
Struktur Organisasi PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
PT. KPBN CABANG
MEDAN
MANAJER
URUSAN PENJUALAN
ASS. MANAJER
URUSAN LOG. 2 TEH & KAKAO
ASS. MANAJER URUSAN LOG. 1
SAWIT & KARET
ASS. MANAJER
URUSAN KEUANGAN, SDM & UMUM
ASS. MANAJER
Bidang Keuangan
Bidang SDM
Bidang Umum Bidang Pra Shipment
Bidang After Shipment Bidang Shipment
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan
[image:21.595.93.562.176.400.2]dapat diuraikan sebagai berikut:
Gambar II.2
Seksi-seksi Urusan Keuangan, SDM & Umum PT. KPBN Cabang Medan Sumber : PT. KPBN Cabang Medan
C. Job Description
Berikut ini akan diuraikan job description dari setiap unit pada PT.
KPBN Cabang Medan yang terdiri dari :
1. Manajer
Tugasnya adalah :
a. Membantu Direktur Utama PT. KPBN melaksanakan tindak lanjut
hasil transaksi penjualan PT. KPBN Jakarta dan PTPN.
b. Mengkoordinir, mengawasi, dan membimbing Asisten Manajer dan
Karyawan/ti agar tercapai hasil kerja dan pelayanan yang maksimal. URUSAN KEUANGAN,
SDM & UMUM
ASS. MANAJER
Puskom/Teknologi Informasi Urta
Kehumasan
Kesehatan Kerohanian
Pengembangan/Diklat
Sekretariat Kepegawaian/Personalia
Anggaran/Pembiayaan/Verifikasi
Pembukuan/Akuntansi Bank
Valas
Kasir/Moker/Bank
Bidang SDM Bidang Umum
c. Memonitor persediaan barang di gudang/tangki timbun PTPN.
d. Memonitor pelaksanaan pengapalan barang PTPN & Pembeli.
e. Memonitor persiapan dokumen pengapalan s/d pencairan wesel dari
hasil penjualan ke Bank Devisa dan langsung ditransfer ke rekening
PTPN yang bersangkutan.
f. Mengusulkan kenaikan golongan/berkala Karyawan PT. KPBN
Cabang Medan kepada Direktur Utama.
g. Mengkoordinir, memonitor, dan menyelesaikan segala pekerjaan dan
permasalahan di PT. KPBN Cabang Medan.
h. Memonitor pelaksanaan pengelolaan Keuangan PT. KPBN Cabang
Medan sesuai dengan Anggaran yang tersedia.
i. Memonitor/memeriksa dan mengusulkan RKAP PT. KPBN Cabang
Medan kepada PT. KPBN Jakarta.
j. Melaksanakan tugas-tugas lain bila diperlukan oleh Direktur Utama.
2. Bagian Urusan Penjualan Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa serta memonitor surat-surat masuk dari
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan
PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula
pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti
Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses
ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit.
i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil
Tender Inti Sawit/Molasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti
Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang
diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
Menyelesaikan permasalahan yang timbul dalam hal penjualan.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan
Logistik pengapalan Teh, Kakao, Karet, dan Sawit.
3. Bagian Urusan Log. 1 Sawit & Karet Tugasnya adalah :
PTPN perihal Mutu, Quantum, waktu penyerahan dan pelaksanaan
tender inti sawit dan tetes Molasses.
b. Mengkoordinasi jadwal tender ke PT. KPBN pusat Jakarta dan
PTPN terkait perihal jadwal tender.
c. Memonitor perkembangan harga pasar (Market Outlook) di reuters
dan pasar harian Malaysia dll.
d. Memonitor HPE, Kurs Pajak mingguan dan Kurs Tengah Bank
Mandiri.
e. Memonitor/meneliti laporan mingguan perkembangan harga gula
pasir di Medan.
f. Memonitor penyampaian surat undangan/penawaran tender Inti
Sawit.
g. Memonitor percepatan penyampaian hasil tender Inti Sawit/Molasses
ke PT. KPBN Jakarta.
h. Meneliti dan memonitor percepatan pembuatan konsep kontrak hasil
tender Inti Sawit.
i. Meneliti/ memonitor percepatan pembuatan Berita Acara Hasil
Tender Inti Sawit/Molasses.
j. Memonitor dan meneliti laporan mingguan/bulanan penjualan Inti
Sawit.
k. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di urusan penjualan yang
diberikan oleh Manajer kepada Karyawan yang dipimpinnya.
l. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Manajer yaitu
sebagai ketua Tim Pelayanan Ekspor untuk membantu urusan
Logistik pengapalan Karet dan Sawit.
4. Bagian Urusan Log. 2 Teh & Kakao Tugasnya adalah :
a. Menerima dan memeriksa surat-surat masuk, kontrak, L/C nominasi
dan bukti pembayaran serta dokumen-dokumen lainnya.
b. Menjawab dan menindaklanjuti surat, fax sehubungan dengan Log-2
Teh & Kakao.
c. Memonitor kelengkapan dokumen dan negosiasi wesel pada
advise/Negotiating Bank serta menyelesaikan discrepancy pada
Negotiating/Paying Bank.
d. Memaraf dan menandatangani dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan Log-2 Teh & Kakao.
e. Mengintruksikan penerbitan ataupun pembetulan S/I dan
dokumen-dokumen lainnya untuk instansi-instansi terkait apabila dokumen-dokumen
pendukungnya sudah dilengkapi.
f. Mengkoordinir pelaksanaan tugas di Log-2 Teh & Kakao yang
diberikan oleh Manajer kepada karyawan yang dipimpinnya.
g. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer.
h. Menyelesaikan permasalahan dalam hal pengapalan.
a. Mengkoordinir pembuatan RKAP dan laporan pertanggungjawaban
Keuangan kantor Cabang Medan.
b. Mengontrol dan memeriksa bukti-bukti keluar masuk Kas/Bank serta
data-data pendukungnya.
c. Memantau dropping/transfer Modal Kerja dari Kantor Pusat.
d. Memantau dan meneliti pembuatan daftar gaji dan hak-hak
Karyawan lainnya.
e. Mengontrol pembukuan atas semua transaksi keuangan di Kantor
Cabang Medan.
f. Melaksanakan dan menindaklanjuti hasil rekonsiliasi rekening Koran
dengan kantor pusat, PTPN dan anak lembaga lainnya.
g. Mengkoordinir SDM sesuai dengan petunjuk yang diberikan oleh
kantor pusat.
h. Membuat usulan untuk pendidikan dan pelatihan karyawan kantor
cabang Medan.
i. Mengurus rumah tangga kantor cabang Medan baik untuk
kepentingan Karyawan maupun pemeliharaan aset-aset kantor
cabang.
j. Mengkoordinir pembuatan laporan kegiatan kantor cabang.
k. Mengadministrasikan pemungutan dan penyetoran PPN dan PPH
serta penyelesaian rampung PPH Karyawan.
l. Mendampingi dan memberikan penjelasan-penjelasan kepada tim
m. Mengkoordinir pelaksanaan pameran di PRSU.
n. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan oleh Manajer cabang
Medan kepada masing-masing Karyawan.
o. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan dengan
sebaik-baiknya.
D. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada PT. KPBN Cabang Medan, perusahaan terus berupaya agar
tujuan yang telah digariskan oleh perusahaan dapat terwujud. Tidak mudah
dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi
dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja terkini yang dijalankan
perusahaan adalah :
1. Meningkatkan pemahaman proses shipping administrasi dan pemahaman
atas komoditi PTPN dengan memberikan pelatihan mulai dari proses
tanaman, produksi, pabrik sampai dengan proses bisnis administrasi.
2. Menciptakan hubungan yang baik dengan lembaga penerbit dokumen
utama dan pendukung ekspor dan hubungan komunikasi yang baik
dengan pembeli.
E. Rencana Usaha
Rencana usaha PT. KPBN Cabang Medan antara lain :
1. Jadwal penyelesaian dokumen pengapalan dan pembayaran dapat
terukur.
2. Penempatan SDM yang memiliki kemampuan dan pengalaman
dibidangnya.
3. Memaksimalkan kinerja masing-masing urusan.
4. Memaksimalkan penggunaan Kantor Cabang Pembantu/Perwakilan di
Pelabuhan Belawan.
BAB III
SISTEM PENGAWASAN INTERNAL KAS PADA PT. KHARISMA PEMASARAN BERSAMA NUSANTARA (KPBN)
CABANG MEDAN
A.Pengertian Kas dan Pengawasan Internal Pengertian Kas
Dalam bahasa sehari-hari kas selalu diartikan sebagai uang tunai.
Namun dalam bahasa akuntansi istilah kas itu mengandung pengertian yang
lebih luas yang menunjukkan uang dan alat pembayaran lainnya yang dapat
dicairkan setiap saat, seperti cek atau money order yang secara normal dapat
diterima menjadi alat pembayaran dan dapat disimpankan di bank.
Menurut Mulyadi (1993:213) ; Kas merupakan suatu alat pertukaran
yang dapat digunakan sebagai ukuran besarnya harga dalam akuntansi. Dalam
neraca, kas merupakan aktiva yang paling lancar, dalam arti paling sering
berubah. Kas tidak memiliki integritas sehingga mudah untuk diselewengkan.
Menurut Standart Akuntansi Indonesia yang dimaksud dengan kas
adalah “Alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk
membiayai kegiatan umum perusahaan”. Kas yang ada diperusahaan dan
dibank merupakan suatu kesatuan perkiraan yang ada pada laporan keuangan.
Kas merupakan merupakan suatu perkiraan yang sangat penting dalam
laporan keuangan, karena setiap transaksi yang terjadi dalam laporan
keuangan akan berhubungan dengan kas. Hal ini dimungkinkan karena sifat
transaksi perusahaan yang mencakup harga dan kondisi yang memerlukan
langsung terlibat dalam suatu transaksi, tetapi memberikan dasar pengukuran
akuntansi untuk semua pos lainnya. (Mulyadi 1993:166)
Perbedaan yang paling mendasar mengenai aktivitas kas adalah sifatnya
yang tidak produktif, karena kas merupakan ukuran nilai, kas tidak dapat
meluas dan tumbuh kecuali jika dikonversikan kedalam bentuk kepemilikan
lainnya. Jumlah kas yang berlebihan dalam kas seringkali disebut kas
menganggur. Manajemen kas yang baik mensyaratkan persediaan kas yang
terus bekerja secara kontinue dalam salah satu dari berbagai cara misalnya
sebagian bagian dari siklus operasi atau sebagai suatu investasi jangka pendek
atau jangka panjang. Kas tersusun dari simpanan komersial dan rekening
dibank atau ditempat lain serta pos-pos yang ada dalam perusahaan
dipergunakan sebagai media tukar, atau yang dapat diterima sebagai setoran
oleh bank dengan nilai yang tercantum didalamnya.
1. Uang tunai (cash on hand).
2. Uang tersimpan dibank.
3. Tabungan setiap waktu dapat diambil.
4. Giro (money order) , dll.
Kas merupakan bagian yang tak terpisahkan dari kegiatan operasional
perusahaan karena itu diperlukan suatu penggolongan yang lebih cermat dan
teliti.
Menurut Sinuraya (1990:233) ; Untuk pengolahan kas, manajemen
dapat menggunakan alat-alat sebagai berikut :
2. Manajemen arus kas yaitu penggolongan penerimaan dan pengeluaran
kas.
3. Investasi dana yang berlebihan.
4. Hubungan bank.
5. Pengendalian internal (internal control).
Menurut Mulyadi (1992:69) Ada beberapa bentuk penyelewengan yang
sering terjadi untuk kas dalam perusahaan yaitu :
1. Penerimaan yang tidak dicatat.
2. Merendahkan jumlah penerimaan.
3. Meningkatkan jumlah pembayaran.
4. Menunda pendataan penerimaan piutang (lopping).
5. Check Kiting.
Namun, apabila manajemen perusahaan melakukan pengawasan
internal terhadap kas dengan baik, maka semua bentuk penyelewengan diatas
tidak akan terjadi.
Pengertian Pengawasan Internal
Dalam berbagai literatur, istilah pengawasan sering diartikan sebagai
pengendalian, namun pengertian kedua istilah ini adalah sama. Dalam ilmu
manajemen, pengawasan merupakan salah satu fungsi yang dipergunakan
untuk menjelaskan berbagai ukuran yang dilaksanakan dalam perusahaan,
untuk mengawasi dan operasi perusahaan.
suatu badan atau bidang tertentu yang sering disebut dengan pengawasan
internal sedangkan pengawasan yang dilakukan dari pihak luar perusahaan
dengan memakai tenaga akuntan publik disebut dengan pengawasan
eksternal. Pengawasan internal dapat didefinisikan sebagai segala sesuatu
yang berhubungan dengan pembentukan dan penggunaan sarana jika dilihat
dari segala sendi keuangan akan memungkinkan manajemen mengamankan
harta perusahaan dengan cara yang paling efektif serta mengatur pekerjaan
sekarang dan membuat rencana untuk masa yang akan datang.
Dari kedua pengertian diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa
pengertian pengawasan intern kas adalah suau badan atau bidang yang
mengawasi jalannya alat pembayaran yang siap dan bebas yang dipergunakan
untuk membiayai kegiatan umum perusahaan.
B. Tujuan Dan Fungsi Pengawasan Internal Kas 1. Tujuan pengawasan internal kas
Tujuan pengawasan internal menurut Mulyadi (2001:163) adalah :
1) Menjaga kekayaan organisasi
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
2. Fungsi pengawasan internal kas
Baridwan (1998:52) mengatakan bahwa fungsi pengawasan intern
(internal control) yaitu sebagai berikut :
2. Untuk penentuan batas-batas mutlak suatu pekerjaan mana yang harus dikerjakan dan mana merupakan pelanggaran. Hal ini nampak dalam penggunaan budget dan standar kerja.
3. Memberi keyakinan terhadap catatan-catatan keuangan dan transaksi. 4. Mewujudkan keadaan-keadaan yang luar biasa, ini nampak dalam
pembuatan laporan bilamana terjadi kecurangan dan penyimpangan dan standar kerja yang dapat diketahui.
5. Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan operasional supaya berjalan lancar, efektif, dan efisien.
6. Membantu manajemen dalam memberi penilaian atau hasil pelaksanaan operasional, membuat peramalan atau dugaan serta membantu dalam hal pengambilan keputusan.
Sebagaimana telah diketahui bahwa fungsi internal control sangat
luas, baik administratif maupun akuntansi, tetapi bukan berarti tidak ada
lagi peluang bagi orang-orang tertentu pada suatu organisasi untuk
melakukan kecurangan atau penyelewengan serta kesalahan-kesalahan.
Dengan adanya internal control pelaksanaan kegiatan penyelewengan dan
kecurangan-kecurangan serta kesalahan-kesalahan yang merugikan,
namun demikian, semuanya tergantung pada kemampuan dan
kesanggupan dari pelaksanaannya.
C. Unsur – Unsur Pengawasan Internal Kas
Seperti yang telah dijelaskan dimuka bahwa fungsi pengawasan internal
kas sangat penting peranannya dalam melindungi harta kekayaan perusahaan
dari tindakan yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, untuk mencapai
tujuan dan fungsi pengawasan internal kas tersebut perlu diperhatikan
unsur-unsur pengawasan yang disebutkan berikut :
1. Lingkungan Pengendalian
3. Prosedur Pengendalian (Mulyadi 1992:70)
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh dari berbagai
faktor dalam membentuk, memperkuat, atau memperlemah,
efektivitas kebijaksanaan dan prosedur tertentu, faktor-faktor yang
mempengaruhi hal tersebut menurut Mulyadi (1992:70) adalah :
a. Falsafah manajemen dan operasinya. b. Struktur organisasi satuan usaha.
c. Fungsi dewan komisaris dan komite-komite yang dibentuk. d. Metode pemberian wewenang dan tanggungjawab.
e. Metode pengembalian manajemen dalam memantau dan menindaklanjuti kerja, termasuk audit internal.
f. Kebijaksanaan dan praktek personalia.
g. Berbagai faktor eksternal yang mempengaruhi operasi dan praktek satuan usaha seperti pemeriksaan yang dilakukan badan legislatif dan lembaga pemerintahan.
2. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi yang terdiri dari berbagai catatan yang
diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis,
mengelompokkan, mencatat dan melaporkan transaksi laporan usaha
dan untuk menyelenggarakan pertanggungjawaban aktiva dan
kewajiban yang bersangkutan dengan transaksi tersebut. Menurut
Mulyadi (1992:70) Sistem akuntansi yang efektif
mempertimbangkan pembuatan metode dan catatan yang akan :
a. Mengidentifikasikan dan mencatat semua transaksi yang sah.
b. Menggambarkan transaksi secara tepat waktu dan cukup rinci
semestinya untuk pelaporan keuangan.
c. Mengukur nilai transaksi dengan cara memungkinkan
pencatatan nilai keuangan yang layak dalam laporan keuangan.
3. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur
tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi
yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan
memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai. Prosedur
pengendalian mempunyai beberapa tujuan dan diterapkan pada
beberapa tingkatan organisasi dan pemrosesan data. Prosedur
pengendalian dapat juga diintregasikan dalam komponen tertentu
pengendalian dari sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (1992:70)
prosedur pengendalian dapat dikelompokkan kedalam prosedur yang
bersangkutan dengan :
a. Otorisasi yang semestinya atas transaksi dan kegiatan.
b. Pemisahan tugas yang mengurangi kesempatan yang
memungkinkan seseorang dalam posisi yang dapat melakukan
dan sekaligus menutupi kekeliruan atau ketidakberesan dalam
berbagai pelaksanaan tugas sehari-hari.
c. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu pencatatan secara semestinya
transkasi dan peristiwanya.
perusahaan dan catatan.
e. Pengecekkan secara independen atas pelaksanaan dan penilaian
yang semestinya atas jumlah atas jumlah yang dicatat.
Menurut Mulyadi (1992:70) Untuk kepentingan audit atas
laporan keuangan maka perlu diperhatikan faktor penentu baiknya
suatu struktur pengawasan internal yang disebutkan sebagai berikut :
1. Suatu struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab
fungsional secara tepat.
2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik dan
melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta,
hutang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat harus dijalankan didalam melakukan
tugas-tugas dan fungsi-fungsi setiap bagian dalam organisasi.
4. Suatu tingkat kecukupan pegawai yang sesuai dengan tanggung
jawab keempat unsur yang disebutkan diatas merupakan ciri
pokok dari suatu struktur.
Pengawasan internal selain ciri-ciri pokok tersebut ada
pengawasan lain yang merupakan tambahan dari unsur tersebut,
yakni pengawasan yang dilakukan dengan menggunakan
laporan-laporan standart atau budget dan staff internal audit. Berikut ini akan
dijelaskan secara singkat masing-masing faktor dalam pengawasan
internal tersebut.
Fungsional Secara Tepat
Struktur ekonomi yang tepat bagi suatu perusahaan belum
tentu baik bagi perusahaan lain. Oleh karena itu, maka
pertimbangan bahwa susunan organisasi tersebut harus fleksibel
dan dapat menunjukkan bentuk-bentuk dan batas-batas serta
garis wewenang dan tanggung jawab yang tegas dan jelas.
Untuk memenuhi syarat pengawasan yang baik,
hendaknya struktur organisasi dapat memisahkan fungsi
operasional, penyimpanan dan pencatatan guna menghindari
penyelewengan ataupun kecurangan dalam perusahaan. Suatu
fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab yang penuh untuk
pelaksanaan tugas. Pemberian wewenang dalam prosedur
pencatatan harus diatur sedemikian rupa, sehingga dapat
diwujudkan pengendalian yang layak atas harta, hutang,
pendapatan dan biaya.
2. Suatu sistem wewenang dan prosedur pembukuan yang baik dan melakukan pengawasan akuntansi yang cukup terhadap harta, hutang, pendapatan dan biaya.
Sistem wewenang dengan prosedur pembukuan dalam
perusahaan merupakan alat dari manajemen untuk mengadakan
pengawasan terhadap operasi dan transaksi yang terjadi dan
untuk mengklarifikasi data akuntansi dengan tepat. Oleh karena
pengesahan dari yang berwenang sehingga kemungkinan untuk
menyalahgunakan dana oleh pihak tertentu dapat dihindari.
Hendaknya semua pengeluaran yang dilakukan benar-benar
dilaksanakan untuk kegiatan perusahaan. Dalam setiap prosedur
digunakan dokumen yang merupakan bukti, dan dasar
pencatatan akuntansi.
3. Praktek Yang Sehat Harus Dijalankan Dalam Melaksanakan Tugas Dan Fungsi Setiap Bagian Dalam Organisasi
Praktek yang sehat harus diikuti dalam pelaksanaan tugas
dan fungsi setiap organisasi perusahaan yang menggunakan
prosedur yang wajib akan membawa manfaat serta dapat
membantu tercapainya tujuan pengawasan yang lebih berguna.
Dengan demikian seluruh karyawan perusahaan harus
benar-benar mengerti tugas dan fungsi serta tanggung jawab
yang diembannya. Setiap perusahaan memiliki kebijaksanaan
tertentu yang berlaku untuk perusahaan, yang merupakan
pedoman yang harus dilaksanakan dan di patuhi. Menurut
Mulyadi (1992:70) Beberapa cara yang biasa ditempuh oleh
perusahaan dalam menciptakan praktek-praktek yang sehat
yakni :
a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang
b. Pemerikasaan mendadak tanpa pemberitahuan terlebih
dahulu kepada pihak yang diperiksa dengan jadwal yang
tidak teratur, sehingga mendorong karyawan melaksanakan
tugas sesuai dengan yang telah ditetapkan.
c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan oleh satu orang
atau satu unit organisasi dari awal sampai akhir tanpa
campur tangan orang lain.
d. Perputaran jabatan atau rotasi jabatan secara rutin di dalam
pelaksanaan tugas baik staff, yang dapat menjaga
indepedensi yang melaksanakan tugas dan persekongkolan
dapat dihindari.
Praktek ini harus berlaku untuk semua prosedur yang ada
sehingga pekerjaan suatu bagian akan langsung dicek oleh
bagian lainnya.
4. Tingkat Kecakapan Pegawai Yang Sesuai Dengan Tanggung Jawab.
Suatu organisasi tidak terlepas dari unsur manusia karena
kegiatan operasi usaha selalu berkaitan dengan manusia mulai
dari karyawan bawahan sampai dengan atasan. Tingkat
kecakapan pegawai atau personalia sangat mempengaruhi
keberhasilan suatu sistem pengawasan internal. Keberhasilan
perusahaan tergantung pada seleksi awal dan latihan serta
kemampuan pegawai tersebut. Untuk itu pegawai perlu
mengetahui tugas dan tanggung jawab yang diberikan
kepadanya.
Menurut Mulyadi (1992:70) Seorang pegawai yang cakap
dalam pekerjaan bukan berarti pegawai yang mempunyai
pendidikan tinggi melainkan seorang yang harus :
a. Mengetahui kedudukannya dalam suatu organisasi.
b. Mengetahui tugas-tugas apa yang harus dikerjakan dan
bagaimana mengerjakannya.
c. Dapat menyesuaikan tugasnya, dengan siapa dia
berhubungan, sampai mana batas tanggung jawab dan
kekuasaannya kemudian pekerjaan dapat dilaksanakan oleh
pegawai lain.
d. Mengetahui sumbangsih kerjannya terhadap perusahaan dan
bagaimana harus disesuaikan dengan organisasi.
Bagaimanapun baiknya sistem prosedur yang diterapkan
pada perusahaan namun semuanya bergantung pada pegawai
yang melaksanakannya. Bila perusahaan memiliki pegawai yang
kompeten dan jujur, unsur lain dapat dikurangi sampai batas
tertentu, namun masih dapat menghasilkan pertanggungjawaban
yang dapat diandalkan.
Struktur pengendalian internal satuan usaha terdiri dari
keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha
akan tercapai. Pada umumnya, kebijakan dan prosedur yang
relevan dengan audit adalah mengenai kemampuan suatu usaha
untuk mencatat, memproses, mengikhtiarkan dan melaporkan
data keuangan, sesuai dengan arsesi yang termuat dalam laporan
keuangan, kebijaksanaan dan prosedur lainnya mungkin relevan
apabila menyangkut auditor dalam menerapkan prosedur audit.
D. Prosedur Penerimaan Dan Pengeluaran Kas PT.KPBN Cabang Medan 1. Pengawasan Internal Penerimaan Kas
Salah satu tujuan manajemen keuangan adalah untuk
mengusahakan pengolahan kas secara berdaya guna dan berhasil guna.
Setiap perusahaan mempunyai berbagai macam sumber penerimaan kas
yang berbeda-beda. Agar seluruh penerimaan kas benar-benar diterima
dan diamankan sebagai milik perusahaan, maka perlu diciptakan suatu
struktur pengawasan sistem internal kas yang baik dalam perusahaan.
Untuk lebih jelasnya dibawah ini diberikan beberapa saran umum yang
dapat membantu pimpinan perusahaan dalam menciptakan pengawasan
intern penerimaan kas, yaitu :
a. Semua penerimaan kas melalui pos harus dicatat sebelum ditransfer kepada kasir secara periodik, catatan ini harus ditransfer ke dalam lembar setoran (deposit slip).
jelas dan ditetapkan secara pasti.
d. Biasanya fungsi penerimaan harus dipisahkan sama sekali (kecuali dengan lembaga keuangan).
e. Penanganan fisik kas harus dipisahkan seluruhnya dari pelanggaran keuangan dan pembukuan, dan kasir tidak berwenang atau tidak berhak terhadap pembukuan.
f. Para agen dan wali lapangan diharuskan memberikan kwitansi tanda terima tentunya dengan meninggalkan tembusan untuk arsip. g. Rekonsiliasi bank harus dilakukan oleh mereka yang tidak
menangani kas atau penyelenggaraan pembukuan. Begitu juga pengiriman laporan kepada para pelanggan pembuatan ikhtisar pembukuan kas harus ditandatangani oleh pihak ketiga.
h. Semua pegawai harus menangani kas atau pembukuan kas diharuskan mengambil cuti, orang lain harus menggantikannya selama cuti, juga pada waktu yang tidak diberi tahu, para pegawai harus dipindahkan ke tugas yang lain untuk mendeteksi atau mencegah terjadinya persekongkolan.
i. Semua pegawai yang menangani kas atau pembukuan kas harus diikat dengan kontrak.
j. Sedapat mungkin dipergunakan alat-alat mekanis yang dapat memberikan alat pengecek tambahan, seperti jenis alat yang dapat dibaca oleh pihak ketiga, tembusan, lembaran, dan lain-lain.
k. Apabila praktis penjualan kontan harus diklarifikasi dengan pencatatan persediaan dan hasil opname fisik persediaan.
Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa pada prinsipnya
pengawasan internal penerimaan kas menghendaki adanya pemisahan
fungsi pengurusan fisik kas dengan penyelenggaraan pembukuannya.
Penerimaan kas dari hasil penjualan harus diserahkan kepada kasir
untuk disetorkan ke bank. Pencatatan harus dilakukan oleh bagian
akuntansi atau bagian pembukuan.
Suatu teknik akuntansi untuk menghindari terjadinya perbuatan
curang yang biasanya terjadi karena kelalaian atau persekongkolan
adalah dengan melakukan internal cek yaitu merupakan suatu teknik
akuntansi untuk membuktikan keselamatan data akuntansi melalui
transaksi yang diminta namun tidak mempengaruhi karena bekerja
secara satu sama lain. Menurut Baridwan (2003:100), prinsip-prinsip
internal control yang diingat dalam penyusunan prosedur penerimaan
kas adalah:
1. Menetapkan tanggung jawab pengolahan dan pengawasan fisik. 2. Semua surat masuk harus dibuka dengan pengawasan yang cukup. 3. Harus segera dibuat catatan oleh yang membuka surat tentang cek
atau uang yang diterima, dari siapa, jumlahnya, dan tujuan apa. 4. Semua penjualan tunai harus dibuatkan nota penjualan yang sudah
diberi nomor urut atau dicatat dalam mesin cash register.
5. Daftar penerimaan uang harus dicocokkan dengan jurnal penerimaan uang.
6. Tambahan nota penjualan tunai harus dikirimkan ke kasir dan bagian pengiriman.
7. Bukti setor ke bank setiap hari dicocokkan dengan uang harian dan catatan dalam jurnal penerimaan uang.
8. Kasir tidak boleh merangkap mengerjakan buku pembantu hutang dan piutang dan sebaliknya.
9. Semua penerimaan uang harus disetorkan pada hari itu juga atau pada awal hari kerja berikutnya.
10. Rekonsiliasi laporan bank harus dilakukan oleh orang yang tidak berwenang menerima uang maupun yang menulis cek.
11. Kunci cash register harus dipegang orang yang bukan pengelola kas.
12. Diadakan rotasi pegawai agar tidak timbul kerjasama untuk berbuat kecurangan.
13. Kasir sebaiknya menyerahkan jaminan.
2. Pengawasan Internal Pengeluaran Kas
Dalam hal pengeluaran kas selalu terbuka kesempatan untuk
berbuat curang dengan cara menggunakan secara tidak wajar atau tidak
benar. Untuk itu pengeluaran kas harus dikelola dengan baik agar dapat
terhindar dari terjadinya penyelewengan atau kecurangan terhadap kas
yang dapat merugikan perusahaan. Adapun beberapa cara kecurangan
adalah sebagai berikut :
a. Menyiapkan bukti voucher atau mengajukan voucher untuk mendapatkan pembayaran dua kali.
b. Kitting, atau pinjaman tanpa mendapat persetujuan dengan cara tidak mencatat pembayaran tetapi mencatat penyetoran dalam hal melakukan transfer ke bank.
c. Mencantumkan jumlah yang tidak benar dalam buku kas. d. Menaikkan jumlah cek setelah ditandatangani.
e. Mencantumkan potongan harga dengan jumlah yang lebih rendah daripada yang sebenarnya.
f. Menguangkan cek gaji atau dividen yang belum ditagih oleh yang berhak.
g. Mengubah bukti atau voucher pengeluaran kas kecil.
h. Memasukkan cek atau memusnahkannya pada saat diterimanya dari bank, menggantinya dengan cek lain yang dibatalkan atau dengan nota pembebanan.
Berdasarkan penjelasan diatas sebaiknya pengeluaran kas dilakukan
dengan :
a. Penggunaan sistem voucher.
b. Penggunaan kas kecil untuk pembayarannya yang jumlahnya relatif
kecil, oleh sebab itu suatu sistem pengawasan internal sebisa
mungkin dapat mencegah atau memperkecil penyelewengan atau
kecurangan.
E. Sistem Pengawasan Internal Kas Pada PT. KPBN Cabang Medan
Pengawasan internal kas merupakan hal yang sangat vital pada setiap
perusahaan karena berguna untuk meyakinkan pimpinan perusahaan bahwa
semua penerimaan dan pengeluaran benar-benar telah digunakan oleh
perusahaan dengan baik guna memperlancar semua kegiatan organisasi serta
menghindari terjadinya berbagai macam tindakan yang tidak efisien. Pada PT
efektif dan efisien dan sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh
manajemen perusahaan.
Berikut ini adalah sistem pengawasan kas yang dilakukan pada PT.
KPBN Cabang Medan.
1. Menyetorkan semua penerimaan kas ke bank dan melakukan rekonsiliasi
bank.
2. Menggunakan sistem voucher.
3. Menggunakan dana kas kecil.
4. Pemeriksaan oleh internal auditor.
1. Menyetorkan Setiap Hari Semua Penerimaan Kas Ke Bank Dan Melakukan Rekonsiliasi Bank
Semua perusahaan kan dari PT. KPBN Cabang Medan disetorkan
setiap hari dari Bank Mandiri Mandiri. Penyetoran penerimaan kas
setiap hari ke bank ini selain dapat menghindarkan terjadi pencurian,
kebakaran dan penyalahgunaan kas. Setiap penerimaan uang kas harus
dibuatkan dari dalam kuantitasi yang telah diberi nomor unit dan
ditandatangani oleh pimpinan perusahaan kemudian di kwitansi tersebut
dicatat dalam buku registrasi dan disetorkan kepada kasir. Kemudian
kasir menyetorkan semua kas ke bank. Setelah akhir bulan setelah
penutupan buku, saldo buku perusahaan dibandingkan dengan saldo
rekening koran bank. Rekening koran bank diterima dari bank setiap
akhir bulan, tapi sewaktu-waktu dapat diminta apabila diperlukan,
dibuat dalam rangkap tiga sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan
paling lambat tanggal dua bulan berkutnya rekening koran sudah harus
diterima oleh perusahaan. Secara teori, jumlah saldo rekening koran
bank harus sama dengan jumlah saldo pada buku perusahaan. Akan
tetapi dalam praktek di PT. KPBN Cabang Medan, saldo buku
perusahaan sering tidak sama jumlahnya dengan saldo rekening koran
yang diterima dari rekening bank hal ini disebabkan oleh :
1. Penyetoran uang perusahaan pada akhir bulan dicatat pada rekening
koran bank.
2. Cek perusahaan yang dikeluarkan pada akhir periode bulan belum
diuangkan penerima cek.
3. Penerimaan transfer uang sudah masuk dalam rekening koran bank,
tetapi nota bank atau pemberitahuan bank terlambat diterima
perusahaan.
4. Biaya bank yang dikeluarkan atau dibebankan sebelum dibukukan.
2. Penggunaan Sistem Voucher
Penggunaan sistem voucher merupakan salah satu teknik
pengawasan internal yang baik terhadap pengeluaran kas. PT. KPBN
Cabang Medan telah menerapkan hal ini sesuai dengan kondisi dan
perkembangan perusahaan. Pembuatan voucher dilakukan oleh bagian
pembukuan berdasarkan bukti-bukti asli dan pendukukng serta
ditandatangani oleh kepala bagian pembukuan dan keuangan sebagai
diserahkan kepada kepala cabang atau untuk mengetahui kebenaran
voucher sekaligus sebagai pengesahan pengeluaran voucher tersebut.
Setelah voucher ditandatangani oleh kepala cabang, voucher
tersebut lalu dikembalikan kepada kepala pembukuan dan keuangan.
Apabila voucher telah siap untuk dibayarkan, maka voucher diserahkan
kepada kasir untuk dibuatkan cek voucher. Bagian-bagian yang terlibat
dalam pengeluaran hingga pengesahan dijabat oleh orang-orang yang
berbeda. Dengan menggunakan sistem voucher ini, pimpinan
perusahaan dapat mengetahui secara langsung berapa jumlah
pengeluaran dan untuk apa pengeluaran tersebut dipergunakan.
3. Penggunaan Kas Kecil
Dalam kegiatan usahanya PT. KPBN Cabang Medan mengadakan
hubungan komersial dengan Bank Mandiri cabang Medan sebagai
sarana tempat penyimpanan dan pengambilan uang dengan
menggunakan cek, giro, dan pos-pos lainnya.
Untuk menangani kebutuhan perusahaan sehari-hari yang
jumlahnya relatif kecil perusahaan membentuk dana kas kecil agar
pengguna kas lebih efisien. Pada perusahaan ini, pemegang dana kas
kecil dikelola oleh bagian pembukuan dan terpisah dengan kasir.
Jumlah dana kas kecil yang ditetapkan oleh perusahaan adalah sebesar
Rp 2.000.000,00,-. Pengajuan kembali pengisian dana kas kecil
dilakukan oleh pemegang kas kecil kepada kepala cabang melalui
pengeluaran kas kecil. Bagian keuangan harus mencatat pengisian
kembali dana kas kecil setelah kepala cabang.
4. Pemeriksaan Oleh Internal Auditor
Dengan semakin berkembangnya perusahaan maka tentang
kendali antara pimpinan dan bawahannya akan semakin besar. Sebagai
akibat dari keadaan yang demikian maka diperlukan adanya
penghubung diantara keduanya terutama bagi pimpinan agar dapat
mengetahui bahwa perusahaan yang dipimpinnya dapat berjalan dengan
lancar sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Untuk itu
perlu diadakan pengawasan internal dalam perusahaan yang dapat
membantu pimpinan perusahaan dalam pengendalian seluruh bagian
dari organisasi perusahaan yang dipimpinnya.
Pengertian internal auditor PT KPBN Cabang Medan adalah suatu
lembaga bernama Satuan Pengawasan Intern (SPI) dan dipimpin oleh
seorang asisten direktur yang diangkat dan diberhentikan serta
bertanggung jawab kepada direktur utama. Fungsi SPI adalah sebagai
pengawas intern yang tugasnya adalah melakukan pemeriksaan intern
pada perusahaan. Pengawasan yang dilakukan SPI adalah :
1. Pengawasan dalam bidang pengolahan.
2. Pengawasan dalam bidang material.
3. Pengawasan dalam bidang pengolahan keuntungan.
4. Pengawasan dalam bidang operasi.
Kedudukan SPI berada dikantor pusat Jakarta. Dalam
melaksanakan tugasnya bersifat independen terhadap kantor cabang
yang diawasinya, namun demikian SPI dapat memberikan penilaian
objektif dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan kantor pusat.
Pemeriksaan dilakukan sesuai dengan kebutuhan minimal sekali dalam
tiga bulan dalam waktu yang tidak ditentukan sebelumnya.
Untuk lebih jelasnya fungsi SPI adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa prosedur penerimaan dan pengeluaran kas serta
bukti-bukti pendukungnya.
2. Memeriksa saldo kas dengan pencatatan penerimaan dan
pengeluaran kas serta rekonsiliasi bank.
3. Meneliti dan memeriksa struktur internal control yang ada serta
memberikan saran pada pimpinan untuk memperbaiki
kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam sistem tersebut.
4. Membantu manajemen dalam masalah lain menyangkut
kebijaksanaan perusahaan.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis
terhadap sistem pengawasan yang intern kas pada PT KPBN Cabang Medan
maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. PT. KPBN Cabang Medan telah memiliki struktur organisasi yang cukup
efektif dan efisien. Hal ini dapat terlihat dengan adanya pembagian
aktivitas kerja, pemecahan fungsi dan tanggung jawab serta
pendelegasian wewenang yang jelas dalam perusahaan.
2. Pengawasan kas pada PT. KPBN Cabang Medan telah dilakukan dengan
baik. Dalam proses pengawasan anggaran kas, perusahaan ini sudah
efisien dan efektif, yaitu dengan membandingkan anggaran dengan
realisasi sehingga dapat diketahui seberapa besar penyimpangan (varians)
yang terjadi.
3. Sistem pengawasan fisik pada PT KPBN Cabang Medan sudah cukup
baik, dan semua penerimaan kas setiap hari disetorkan ke bank pada hari
itu juga sehingga tidak terdapat uang kas pada perusahaan kecuali kas
kecil. Pengawasan terhadap kas pada perusahaan ini selain
memperhatikan segi pengamanan fisik kas juga memperhatikan segi
pengawasan terhadap orang yang menangani kas. Pada perusahaan ini
fungsi yang menangani fisik kas dipisahkan dari fungsi yang melakukan
B. SARAN
Berdasarkan hasil penelitian dan analisa yang dilakukan penulis
terhadap sistem pengawasan intern kas pada PT KPBN Cabang Medan maka
penulsis memberikan saran antara lain :
1. Pimpinan perusahaan perlu dibantu oleh internal auditor yang
berkedudukan langsung di kantor cabang utama, yang bertugas untuk
membantu pimpinan perusahaan dalam melakukan fungsi pengawasan.
2. Sistem pengawasan intern sebaiknya dilakukan secara periodik dan
dilakukan inspeksi mendadak terhadap bagian keuangan oleh pihak
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2005. Metode Penelitian. Rineka Cipta. Jakarta.
Baridwan, Zaki. 1998. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. . BPFE. Yogyakarta.
Baridwan, Zaki. 2003. Akuntansi Keuangan. BPE. Yogyakarta.
Http://www.kpbptpn.co.id/ (diaksespada20:08:11,11 Juli 2014)
Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Norma Pemeriksaan Akuntan. Edisi Revisi, Penerbit: Rineka Cipta, Jakarta.
Ikatan Akuntan Indonesia, 1994. Standart Profesional Akuntan Publik, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.
Ikatan Akuntansi Indonesia, 1995. Standart Akuntansi Keuangan, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.
KPB PTPN. 2005. Pedoman Sistem Informasi Akuntansi, Jakarta: KPB PTPN
Mulyadi, 1992. Pemeriksaan Akuntan, Edisi Keempat, Penerbit: Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN.
Mulyadi, 1993. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Penerbit: Sekolah Tinggi Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Penerbit: Salemba Empat, Jakarta.
