LAPORAN PRAKTIKA AUDIT MUTU
DI PT KERETA API INDONESIA (PERSERO)
BAGIAN USQ (QA & GCG)
Oleh:
ADE NURCAHYA 1307564
PROGRAM STUDI PENDIDIKAN MANAJEMEN PERKANTORAN FAKULTAS PENDIDIKAN EKONOMI DAN BISNIS
LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN
PRAKTIKA AUDIT MUTU DI PT KERETA API INDONESIA
(PERSERO)
ADE NURCAHYA 1307564
Disetujui dan disahkan oleh pembimbing:
Tanggal, Oktober 2016
Pembimbing Tempat Praktik
R. Windar Prihadi Adji NIPP. 62860
Dosen Pembimbing
Sambas Ali Muhidin , S.Pd., M. Si . NIP. 197406272001121001
Mengetahui, Ketua Program Studi
Pendidikan Manajemen Perkantoran
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunianya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktika Audit Mutu ini.
Praktika Audit Mutu ini merupakan salah satu mata kuliah yang wajib ditempuh di Konsentrasi Quality Management System Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran Universitas Pendidikan Indonesia. Laporan Praktika ini disusun sebagai hasil akhir dari praktika yang telah dilaksanakan lebih kurang 1 bulan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) khususnya di bagian Unit QA dan GCG.
Selesainya laporan praktika audit mutu ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada :
1. Dosen Pembimbing Bapak Sambas Ali Muhidin, S.Pd., M.Si.
2. Ketua Prodi Pendidikan Manajemen Perkantoran Bapak Dr. Budi Santoso, M.Si.
3. Vice President Quality Assurance and GCG Bapak R. Windar Prihadi Adji
4. Pembimbing Tempat Praktika Bapak Wiwis Undariyanto
Penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari laporan ini, baik dari materi maupun teknik penulisannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.
Bandung, Oktober 2016
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR LAMPIRAN...iv
BAB I PENDAHULUAN...5
1.1 Latar Belakang...5
1.2 Ruang Lingkup...6
1.3 Tujuan...6
1.4 Manfaat...6
1.5 Waktu dan Tempat Praktika...7
BAB II TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTIKA...8
2.1 Profil Tempat Praktika...8
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan...9
2.3 Jabatan dan Uraian Tugas...9
2.4 Lain-lain yang dianggap perlu...13
BAB III IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU...14
3.1 Proses penerapan Sistem Manajemen Mutu...14
3.2 Manual Mutu...17
3.3 Pelaksanaan Audit Mutu Internal...17
3.4 Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu...20
3.5 Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu...20
3.6 Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu...20
3.7 Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu...20
BAB IV PENUTUP...22
4.1 Kesimpulan...22
4.2 Saran...22
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Izin Magang...25
Lampiran 2 Surat Pengantar Permohonan Magang...27
Lampiran 3 Surat Keterangan dari Tempat Praktik Kerja Lapangan...28
Lampiran 4 Laporan Kegiatan Harian Praktika Audit Mutu...29
Lampiran 5 Manual Mutu...30
Lampiran 6 Ceklis Audit...31
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Program Studi Pendidikan Manajemen Perkantoran (Prodi-MANPER) adalah salah satu program studi yang berada di Fakultas Pendidikan Ekonomi dan Bisnis (FPEB), Universitas Pendidikan Indonesia. Desain kurikulum Prodi-MANPER merupakan kombinasi pendekatan kompetensi dan pendekatan disiplin ilmu. Pendekatan kompetensi merujuk kepada organisasi kurikulum yang mencakup pengetahuan (knowledge), keterampilan (skills), sikap (attitudes) dan nilai-nilai (values) yang dimiliki oleh seseorang agar bertindak secara cerdas dan penuh tanggung jawab sebagai syarat untuk dianggap mampu oleh masyarakat dalam melaksanakan tugas sebagai guru di Sekolah Menengah Kejuruan. Pendekatan disiplin kompetensi melahirkan mata kuliah yang bersumber dari aspek pengembangan profesi keguruan. Pendekatan disiplin ilmu merujuk pada disiplin ilmu Manajemen Perkantoran yang berakar dari Ilmu Manajemen. Kausa formal (objek studi dari suatu ilmu) ilmu Manajemen Perkantoran adalah kantor sebagai pusat informasi dan komunikasi. Sedangkan kausa material (struktur, esensi, atau pola yang terkandung dalam suatu objek studi) adalah aktivitas kantor yang meliputi informasi kantor, komunikasi kantor, dan teknologi kantor.
Berdasarkan kajian ilmu manajemen perkantoran, kurikulum Prodi-MANPER menyediakan kelompok mata kuliah pilihan (konsentrasi), yang salah satunya adalah Sistem Manajemen Mutu. Kelompok mata kuliah ini disediakan agar lulusan Prodi-MANPER dapat bekerja dalam bidang sistem manajemen mutu, baik pada organisasi pemerintahan maupun dalam organisasi bisnis, yang mampu (a) mengembangkan sistem dan prosedur perkantoran; (b) menyusun dokumen mutu; dan (c) melakukan audit sistem manajemen mutu.
internasional ini, diharapkan organisasi dapat bersaing lebih kompetitif dengan para pesaingnya dan semakin meningkatkan kualitas produk dan jasanya.
Dilihat dari kebutuhan perkuliahan untuk melaksanakan dan terlibat langsung dalam kegiatan penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan tersebut penulis memutuskan untuk melakukan praktik kerja lapangan atau magang di bagian USQ (QA dan GCG) di PT Kereta Api Indonesia (Persero) dengan pertimbangan bahwa PT KAI ini sudah menerapkan dan melaksanakan sistem manajemen mutu yang konsisten dan berkelanjutan.
1.2 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam melakukan Praktika Audit Mutu adalah sebagai berikut:
1. Proses (alur) penerapan Sistem Manajemen Mutu dari mulai perencanaan sampai dengan memperoleh sertifikat;
2. Implementasi Sistem Manajemen Mutu sebagaimana tertuang dalam manual mutu;
3. Pelaksanaan Audit Mutu Internal;
4. Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu;
5. Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu; 6. Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu;
7. Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu;
1.3 Tujuan
Praktika Audit Mutu bertujuan agar mahasiswa memperoleh pengalaman yang komprehensif mengenai implementasi sistem manajemen mutu yang dilaksanakan baik oleh organisasi swasta maupun instansi pemerintah.
1.4 Manfaat
1.5 Waktu dan Tempat Praktika
BAB II
TINJAUAN UMUM TEMPAT PRAKTIKA
2.1 Profil Tempat Praktika
Nama Perusahaan : PT Kereta Api Indonesia (Persero)
VP Restorasi KA; Service On Train (SOT); Jasa Boga (Catering); Resto & Cafe; dan Parkir, serta ikut andil dalam proyek terbaru yaitu Kereta Cepat Jakarta-Bandung bersama 3 (tiga) BUMN lainnya.
2.2 Struktur Organisasi Perusahaan
2.3 Jabatan dan Uraian Tugas
a. Vice President Quality Assurance and GCG (USQ)
Mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab menyusun kebijakan manajemen mutu yang meliputi standard dan sistem penjaminan mutu dan mengelola peningkatan mutu berkelanjutan (Quality Improvement), memastikan kepatuhan atas pelaksanaan Good Corporate Governance
tugas pokok dan tanggung jawabnya, Vice President Quality Assurance
and GCG (USQ) dibantu oleh 4 (empat) Manager dan 3 (tiga) Specialist.
b. Manager Quality Planning (USQP)
Bertanggung jawab atas penyusunan sistem penjaminan mutu yang meliputi: penyusunan strategi, kebijakan dan rencana pengelolaan manajemen mutu; penetapan standarisasi mutu berdasarkan standard ISO, pedoman implementasi dan rancangan asesmen mutu; sosialisasi kebijakan dan model manajemen mutu yang telah ditetapkan untuk diimplementasikan; tindak lanjut atas berbagai temuan/masukan terhadap inkonsistensi/ketidakpatuhan implementasi serta peningkatan kompetensi pegawai tentang Sistem Manajemen Mutu.
Manager Quality Planning (USQP) dibantu oleh 2 (dua) Assistant Manager, yaitu:
1) Assistant Manager Quality Program
Bertugas membantu penyusunan rencana kerja tahunan sistem penjaminan mutu yang meliputi: penyusunan strategi, kebijakan dan rencana pengelolaan manajemen mutu; penetapn standarisasi mutu berdasarkan standard ISO, pedoman implementasi dan rancangan asesmen mutu;
2) Assistant Manager Quality Assesment
Bertugas membantu membuat analisa gap analysis dan scope sertifikasi penerapan sistem manajemen, membuat konsep penetapan standarisasi mutu berdasarkan standard ISO dan merekap hasi assesment, melakukan update data personil untuk kebutuhan pelatihan dan sosialisasi yang menunjang penerapan sistem penjaminan mutu.
c. Manager Quality Management (USQM)
surveillance audit, sertifikasi audit dan resertifikasi audit, sebagai koordinator internal auditor ISO (lead auditor), sebagai wakil Manajemen Representatif (MR) Pusat dan melakukan pemantauan implementasi Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN di lingkungan perusahaan.
Manager Quality Management (USQI) dibantu oleh 2 (dua) Assistant Manager, yaitu:
1) Assistant Manager Implementation
Bertugas membantu melakukan pengecekan terhadap konsistensi penerapan sistem manajemen mutu ISO di unit-unit, termasuk pengecekan ke daerah, melakukan pengecekan atas tindak lanjut temuan hasil audit, baik audit internal, audit eksternal, surveillance audit maupun re-sertifikasi, pengecekan terhadap implementasi Kriteria Penilaian Kinerja Unggul (KPKU) BUMN di lingkungan perusahaan dan mengelola data personil internal auditor ISO di seluruh unit di lingkungan perusahaan;
2) Assistant Manager Quality Maintenance
Bertugas membantu melakukan pemantauan tindak lanjut
d. Manager Quality Improvement (USQI)
Bertanggung jawab atas evaluasi dan peningkatan mutu yang meliputi: evaluasi pelaksanaan standard dan penjaminan mutu berdasarkan standard ISO berikut pelaporannya; pengelolaan Quality Information System dan rekomendasi tindak lanjut melalui pengembangan sarana dan prasarana untuk peningkatan mutu.
Manager Quality Improvement (USQI) dibantu oleh 2 (dua) Assistant Manager, yaitu:
Bertugas membantu penyusunan pedoman dan prosedur pengukuran peningkatan mutu; melakukan proses evaluasi yang meliputi: evaluasi pelaksanaan standar dan penjaminan mutu berdasarkan standard ISO; membuat laporan periodik penerapan sistem manajemen mutu dan laporan kegiatan-kegiatan sistem penjaminan mutu serta merekapitulasi temuan/saran/observasi/ yang bersifat uncontrollable;
2) Assistant Manager Quality Enhancement
Bertugas membantu pengelolaan Quality Information System dan rekomendasi tindak lanjut melalui pengembangan sarana dan prasarana peningkatan mutu serta membuat rekapitulasi dan laporan yang terkait dengan data, informasi yang mendukung penerapan sistem manajemen mutu.
e. Manager Good Corporate Governance and Whistleblowing System
(USQG)
Bertanggung jawab atas pelaksanaan assesment Good Corporate Governance (GCG) dengan pihak eksternal yang independent dan unit terkait, mereview hasil assesment Good Corporate Governance (GCG), melakukan pemantauan penerapan prinsip-prinsip Good Corporate Governance (GCG) di lingkungan perusahaan dengan menerapkan sistem pelaporan pelanggaran (Whistleblowing System – WBS).
Manager Good Corporate Governcance (USQgG dibantu oleh 2 (dua)
Assistant Manager, yaitu:
3) Assistant Manager Good Corporate Governance
Bertugas membantu pelaksanaan assesment Good Corporate Governance (GCG) dengan pihak eksternal yang independent dan nit terkait serta mereview hasil asessment Good Corporate Governance;
4) Assistant Manager Whistleblowing System
f. 2 (dua) Assesor of Quality Assurance Specialist bertugas melakukan audit dan asesmen Quality Assurance di pusat dan seluruh daerah.
g. 1 (satu) Regulation & Evaluation of Quality Assurance Specialist bertugas melakukan sosialisasi mengenai pedoman dan peraturan terkait Quality Assurance serta mengevaluasi pelaksanaan Quality Assurance di seluruh daerah.
BAB III
IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
3.1 Proses penerapan Sistem Manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu yang di terapkan di PT Kereta Api Indonesia (Persero) adalah ISO 9001:2015 penerapannya sudah sangat bagus sekali, sistem manajemen mutu yang ada di PT KAI sendiri ada yang dari ISO, KPKU, GCG, WBS dll.
Tahapan dari proses penerapan Sistem Manajemen Mutu di PT Kereta Api Indonesia (Persero) dari awal sampai dengan mendapatkan sertifikat adalah sebagai berikut:
a. Analisa Gap Penerapan/Implementasi
Penerapan sistem manajemen mutu dimulai dengan melakukan analisa gap penerapan. Yaitu analisis mengenai hal apa saja yang sudah sesuai ada dan sesuai persyaratan, dan hal apa saja yang belum terpenuhi sesuai dengan persyaratan. Hasil dari gap analisis menjadi acuan dari sistem manajemen mutu yang akan diterapkan organisasi.
b. Pelatihan ISO 9001:2015
Sumber daya manusia merupakan hal yang paling penting dalam penerapan sistem manajemen mutu. Karenanya, dibutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi dibidang ini untuk penerapan sistem manajemen mutu yang efektif dan sesuai dengan persyaratan. Pelatihan ISO 9001:2015 ini terdiri dari:
1) Pelatihan Awareness ISO 9001:2015; 2) Pelatihan Interpreting ISO 9001:2015;
3) Pelatihan Auditor internal;
c. Penyusunan/Penyiapan Dokumen Kerja yang Diprasyaratkan oleh ISO
Penyusunan/Penyiapan dokumen kerja yang diprasyaratkan ISO 9001:2015 dilakukan setelah sumber daya manusia telah siap untuk menerapkan sistem manajemen mutu. Dokumen kerja yang wajib pada ISO 9001:2015 adalah dokumen mengenai ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, dan proses bisnis organisasi serta dokumen kerja hasil kegiatan yang dilakukan dalam lingkup sistem manajemen mutu seperti dokumen hasil pemantauan dan pengukuran, dokumen mengenai pengetahuan organisasi, dokumen matriks gap kompetensi sumber daya, dan sebagainya yang diprasyaratkan oleh ISO 9001:2015.
d. Menerapkan Proses PDCA Sesuai Persyaratan ISO
Siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) merupakan siklus yang merepresentasikan keterkaitan klausul dalam standar ISO. Dalam ISO 9001:2015, siklus PDCA ini menggambarkan bagaimana klausul 4 sampai klausul 10 saling berkaitan.
Kepemimpinan (5), Perencanaan (6), Dukungan (7) dan Operasi (8), Evaluasi Kinerja (9), dan Peningkatan (10).
e. Audit Internal
Audit merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk memastikan apakah penerapan sistem manajemen mutu sudah sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015. Temuan hasil audit menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki sistem manajemen mutu yang dijalankan organisasi.
f. Tinjauan Manajemen
Hasil dari proses audit internal akan di tindak lanjuti dalam tinjauan manajemen. Tinjauan manajemen dimaksudkan untuk mengevaluasi hasil audit dan memberikan saran untuk penerapan sistem manajemen mutu selanjutnya sebelum dilakukan proses sertifikasi.
g. Proses Pengadaan Lembaga Sertifikasi
Untuk sebuah organisasi, tersertifikasi oleh standar internasional menjadi hal yang penting, karena dapat membuat nilai jual organisasi bertambah, dan meningkatkan kepercayaan stakeholder. Tidak sembarang lembaga dapat mengeluarkan sertifikasi termasuk untuk standar ini, maka dari itu proses pengadaan lembaga sertifikasi dilakukan sesuai dengan peraturan pengadaan barang dan jasa di organisasi selain itu juga untuk menjamin lembaga sertifikasi ini tetap independen.
h. Free-audit
Free-audit merupakan tindakan persiapan untuk menghadapi audit sertifikasi dalam tahap penerapan sistem manajemen mutu. Free-audit ini bertujuan untuk menyiapkan dokumen dan file-file yang di perlukan dalam audit sertifikasi nanti serta untuk meminimalisir temuan ketidaksesuaian dalam persyaratan ISO 9001:2015 sebelum dilakukannya audit sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
i. Audit Sertifikasi
sertifikasi ISO. Hasil dari Free-audit dalam kegiatan pendampingan sertifikasi terhadap unit yang menerapkan sistem manajemen mutu menjadi bahan pertimbangan apakah unit tersebut sudah layak untuk dilakukan audit sertifikasi. Jika dinyatakan sudah layak, maka unit tersebut bisa melakukan audit sertifikasi oleh lembaga sertifikasi.
j. Mendapatkan Sertifikat
Kegiatan pendampingan sertifikasi yang dilakukan unit USQ dinyatakan berhasil setelah unit terkait yang menerapkan sistem manajemen mutu berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2015.
3.2 Manual Mutu
Manual mutu atau pedoman kerja tidak menjadi dokumen yang wajib dalam persyaratan ISO 9001:2015, karena pada ISO 9001:2015 lebih menekankan kepada bukti pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Hal ini sesuai dengan slogan ISO yaitu kerjakan apa yang anda tulis dan tulis apa yang sudah anda kerjakan. Namun, organisasi tetap diperbolehkan untuk membuat manual mutu sebagai panduan organisasi dalam menerapkan sistem manajemen mutu.
Unit USQ juga tetap mempunyai pedoman kerja sebagai panduan unit ini dalam menerapkan sistem manajemen mutu. Hanya saja isi dari pedoman kerja tersebut tidak sama dengan manual mutu yang diprasyaratkan pada ISO 9001:2008. Pedoman mutu unit USQ berisikan dokumen wajib yang diprasyaratkan ISO 9001:2015, seperti ruang lingkup penerapan SMM, kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi, proses bisnis unit USQ dan prosedur-prosedur kerja unit USQ. Manual Mutu Unit ini (Terlampir)
3.3 Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Audit mutu adalah proses sistematik, independen, dan terdokumentasi dalam suatu organisasi untuk mendapatkan bukti audit dan penilaian secara objektif untuk mempertimbangkan kriteria audit terpenuhi. Kriteria Audit adalah kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan.
Unsur yang terlibat dalam kegiatan audit adalah:
a) Auditor : Orang yang memiliki kompetensi yang di buktikan untuk melaksanakan audit.
b) Auditee : Organisasi yang diaudit/Organisasi yang di audit. c) Audit Client : Organisasi atau orang yang meminta pelaksanaan
audit.
d) Observer : Pengamat yang biasanya sedang belajar untuk menjadi seorang auditor
e) Technical Expert : Orang yang memberikan pengetahuan atau keahlian khusus kepada tim audit.
Tahapan audit mutu disebut dengan fase audit yang memuat 6 langkah yang sesuai dengan persyaratan dalam klausul 6 pada ISO 19011, fase tersebut adalah sebagai berikut:
1) Memulai Audit:
Tentukan tujuan audit, ruang lingkup audit dan kriteria yang akan
di audit (periksa informasi dari klien dan validasi dengan auditee); Tentukan kelayakan audit (apakah informasi, estimasi waktu dan
sumber daya mencukupi);
Pemilihan tim audit (memerlukan kompetensi untuk memenuhi tujuan audit);
Melakukan kontak pertama dengan auditee (ketahui apa yang
mereka kerjakan, seberapa besar lingkup penerapan SMM, kompleksitas dari operasinya, dan tingkat kesiapan).
2) Melakukan Tinjauan Dokumen:
Menilai kesiapan audit sistem secara penuh;
Validasi ruang lingkup, tujuan dan metode;
Mengumpulkan informasi tambahan;
Identifikasi problem potensial.
3) Persiapan Audit On-Site: Tentukan jumlah hari kerja;
Tentukan jumlah orang per-harinya;
Persiapan rencana audit (ruang lingkup, kriteria, tanggal dan
durasi, tim audit, tabel waktu kerja detail, Matrix plan, persyaratan audit tim, dan bila diperlukan memperhatikan shift kerja);
Persiapan dokumen kerja (checklist, form, standar, dan panduan);
Selalu berkomunikasi dengan auditee, waktu dan tanggal yang
disetujui;
Logistik (permintaan rekomendasi dari auditee, Travel dan akomodasi, ruang kantor privasi, dan interpretasi).
4) Pelaksanaan Audit On-Site:
Melaksanakan pertemuan pembuka;
Komunikasi selama audit;
Mengumpulkan dan memverifikasi informasi;
Persiapan kesimpulan audit;
Melaksanakan pertemuan penutup.
5) Laporan Audit: (Memenuhi 5 sifat laporan (lengkap, akurat, konsisten, jelas dokumennya, konstruktif); Sesuai dengan pendekatan penulisan laporan yaitu PLOR (Problem, Location, Objective Evidence, dan Reference).
Identifikasi temuan audit;
Persiapan draf laporan;
Diskusi draf laporan;
Laporan formal;
Penyampaian laporan.
Melihat komitmen manajemen puncak;
Memberikan bukti adanya tindak lanjut;
Memberikan ruang untuk peningkatan dan meminimalkan resiko;
Memberikan ruang untuk mengevaluasi proses audit secara
keseluruhan.
3.4 Kendala Implementasi Sistem Manajemen Mutu
Kendala yang di hadapi unit ini dalam penerapan dan pendampingan sistem manajemen mutu diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Kompetensi Pegawai
2. Penerapan tugas menyeluruh jadi sangat tergantung pimpinan
3.5 Strategi Pemecahan kendala Implementasi Sistem Mutu
Di unit QA dan GCG di PT KAI ada berbagai strategi yang di buat untuk pemecahan kendala implementasi sistem mutu di antaranya adalah:
1. Setiap minggu karyawan harus melaporkan rencana dan hasil kerja nya kepada Vice President (VP)
2. Melakukan pelatihan/workshop/seminar tentang sistem manajemen mutu
3. Membuat profil resiko dan mengendalikan resiko dengan risk management.
4. Melaksanakan rapat mingguan untuk mengumpulkan dan mengevaluasi hasil temuan.
3.6 Faktor pendukung Implementasi Sistem Mutu
Ada banyak faktor yang mendukung implementasi sistem mutu di antaranya:
1. Sumber daya manusia yang handal dan profesional 2. Kepemimpinan dari Pimpinan setiap Unit
3. Infrastruktur yang memadai 4. Budaya dan lingkungan kerja
3.7 Dampak Implementasi Sistem Manajemen Mutu
1. Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan melalui jaminan mutu yang terorganisasi dan sistematik. Proses dokumentasi dalam ISO 9001:2008/2015 menunjukkan bahwa kebijakan, prosedur, dan instruksi yang berkaitan dengan mutu telah direncanakan dengan baik.
2. Perusahaan yang telah bersertifikatkan ISO 9001:2008/2015 diijinkan untuk mengiklankan pada media massa bahwa sistem manajemen mutu dari perusahaan itu telah diakui secara internasional. Hal ini berarti meningkatkan image perusahaan serta daya saing dalam memasuki pasar global.
3. Audit sistem manajemen mutu dari perusahaan yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2008/2015 dilakukan secara periodik dari lembaga registrasi sehingga pelanggan tidak perlu melakukan audit sistem manajemen mutu. Hal ini akan menghemat biaya dan mengurangi duplikasi audit sistem manajemen mutu oleh pelanggan.
4. Meningkatkan mutu dan produktivitas melalui kerja sama dan komunikasi yang lebih baik, sistem pengendalian yang konsisten, serta pengurangan dan pencegahan pemborosan karena operasi internal menjadi lebih baik.
5. Memberikan pelatihan secara sistematik kepada seluruh karyawan dan manajer organisasi melalui prosedur-prosedur dan instruksi-instruksi yang terdefinisi secara baik.
6. Terjadi perubahan positif dalam hal kultur mutu dari anggota organisasi, karena manajemen dan karyawan terdorong untuk mempertahankan bahkan terus memperbaiki pelayanan karna sertifikat ISO 9001:2008/2015 yang umumnya hanya berlaku tiga tahun.
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Dalam penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan di perlukan pengetahuan mendalam mengenai sistem-sistem yang menunjang dalam penjaminan mutu di perusahaan di antaranya adalah ISO 9001:2008 atau 2015 yang terbaru dan ISO series lain serta standar-standar kualitas yang menunjang dalam penjaminan mutu di perusahaan, sistem manajemen mutu yang di terapkan di PT KAI sendiri sudah sangat baik dan selalu di perbaharui demi menunjang pencapaian tujuan perusahaan, dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu sendiri banyak sekali kendala yang di temui di antaranya pelaksanaan yang tidak sesuai dengan sistem yang telah ditentukan, di perlukan kedisiplinan serta konsistensi dari semua pihak yang terkait dengan sistem manajemen mutu itu sendiri, perusahaan harus melakukan pelatihan, pendampingan dan juga sosialisasi tentang sistem manajemen mutu yang di berlakukan. Penerapan sistem manajemen mutu di perusahaan sendiri memiliki banyak manfaat dan dampak positif untuk perusahaan dalam meningkatkan kualitas pelayanan kepada pelanggan maupun kualitas manajemen sendiri. Jadi penulis menyimpulkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu itu perlu di terapkan di perusahaan/instansi/organisasi untuk membantu efektivitas dan efisiensi dalam pencapaian tujuan sehingga terciptanya kepuasan pelanggan.
4.2 Saran
Dalam penerapan sistem manajemen mutu di PT KAI sendiri sudah di kelola dengan baik, mungkin untuk pengembangan bersama penulis memberi saran:
2. Untuk unit yang menerima praktika dari mahasiswa masih kurang maksimal dalam pendampingan, karna banyak waktu kosong dan masih rumit dalam menerangkan tugas yang harus di laksanakan 3. Mungkin antara instansi pendidikan dan juga perusahaan terkait bisa
