(STUDI KASUS : PT. PELINDO I (PERSERO) CABANG BELAWAN)
TESIS
OLEH,
ANGGIAT HOSEA OTTO SIREGAR 147025011
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
(STUDI KASUS : PT. PELINDO I (PERSERO) CABANG BELAWAN)
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknik
dalam Program Studi Teknik Industri
pada Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara
OLEH,
ANGGIAT HOSEA OTTO SIREGAR NIM : 147025011
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
Telah diuji pada
Tanggal : 18 Desember 2018
PANITIA PENGUJI TESIS
KETUA : Ir. Nazaruddin, MT, PhD ANGGOTA : Dr. Ir. Juliza Hidayati, MT
Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE Prof. Dr. Ir. Humala Napitupulu, DEA Aulis Ishak, ST, MT, PhD
ABSTRAK
Risiko timbul oleh adanya ketidakpastian yang bersumber dari faktor internal maupun eksternal. Risiko yang cukup kompleks terjadi di pelabuhan akan berdampak terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan khususnya terkait operasional pelabuhan. Risiko operasional merupakan sebuah risiko yang timbul dari pelaksanaan fungsi bisnis perusahaan yakni; sistem, proses, manusia, dan juga peristiwa eksternal.
Keberhasilan pengukuran risiko operasional akan sangat dipengaruhi oleh kehandalan dan keefektifan metode pengukuran risiko. Metode Risk Breakdown Structure (RBS) yang diadopsi dari Work Breakdown Structure (WBS) akan mampu mendefinisikan dan mengelompokkan risiko-risiko berdasarkan sumbernya untuk masing-masing tingkatan secara mendetail sehingga pengukuran risiko operasional memberikan gambaran secara terstruktur terhadap seluruh risiko yang dihadapi perusahaan.
Ruang lingkup kegiatan pelabuhan yang dikaji dalam penelitian ini terkait dengan arus barang yang dikategorikan menjadi 4 bagian yakni; pelayanan kapal, pelayanan barang, pelayanan bongkar muat, dan pelayanan terminal petikemas. Dari hasil identifikasi yang dilakukan diperoleh 8 risiko operasional dimana masing-masing kelompok terbagi atas kategori risiko operasional.
Kategori risiko operasional yang mempunyai bobot kepentingan tertinggi adalah risiko kecurangan dan penipuan internal, risiko kegagalan infrastruktur dan peralatan, serta risiko kepegawaian dan keamanan lingkungan kerja.
Kata kunci: risiko operasional pelabuhan, manajemen risiko, Risk Breakdown Structure (RBS)
ABSTRAK
The risk arises from the uncertainty that comes from internal and external factors.
Risk is quite complex in the port will affect the sustainability of the company's business, especially related to port operations. Operational risk is a risk arising from the implementation of the business functions of the company namely; systems, processes, people, as well as external events.
Successful measurement of operational risk will be greatly influenced by the reliability and effectiveness of risk measurement methods. The Risk Breakdown Structure (RBS) method adopted from the Work Breakdown Structure (WBS) will be able to define and group risk-based risks for each level in detail so that the measurement of operational risk provides a structured overview of all risks facing the firm.
The scope of port activities studied in this study is related to the flow of goods categorized into 4 parts namely; ship service, goods service, loading and unloading service, and container terminal service. From the identification result, there are 9 operational risks in which each group is divided into operational risk category.
The operational risk category which has the highest importance weights is the risk of fraud and internal fraud, the risk of infrastructure failure and equipment, as well as staffing risk and work environment security.
Keywords: port operational risk, risk management, Risk Breakdown Structure (RBS)
RIWAYAT HIDUP
Anggiat Hosea Otto Siregar lahir di Desa Hutabayu Kecamatan Hutabayu Raja Kabupaten Simalungun Provinsi Sumatera Utara, pada Tanggal 28 Desember 1986, merupakan anak Kelima dari Lima bersaudara pasangan Bapak Marudut Siregar dan Ibu Tinur Lumban Tobing. Penulis menyelesaikan pendidikan sekolah dasar tahun 1998 di SD N 091537 Hutabayu Raja, pendidikan sekolah menengah pertama di SLTP N 1 Hutabayu Raja pada Tahun 2001, dan pendidikan sekolah menengah atas di SMA Negeri 12 Medan pada Tahun 2004. Pada tahun 2004, melanjutkan kuliah di Program Studi Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Sumatera Utara dan menyelesaikan pendidikan pada Tahun 2009. Pada Tahun 2015 penulis melanjutkan pendidikan S2 di Universitas Sumatera Utara Departemen Teknik Industri. Saat ini penulis bekerja sebagai Konsultan Sistem Manajemen.
Segala Puji ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas RahmatNya sehingga dapat diajukan tesis yang berjudul “Analisi Sistem Pengkuran Risiko Operasional Pelabuhan (Studi Kasus : PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan)”. Tesis ini diajukan sebagai bagian dari tugas akhir dalam rangka menyelesaikan studi di Program Magister Teknik Industri di Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyelesaian proposal tesis ini, penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih setulusnya kepada:
1. Ir Nazaruddin, MT, PhD selaku dosen pembimbing I, yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan proposal tesis ini dalam bentuk ide, saran dan kritik.
2. Dr.Ir Juliza Hidayati, MT. selaku dosen pembimbing II, yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan proposal tesis ini dalam bentuk ide, saran dan kritik.
3. Istri dan anak-anak saya yang selalu mendukung saya dalam penulisan penelitian ini.
4. Bapak Beny, selaku Manajer Sistem Manajeme PT. Pelindo I (Persero) Cabang Belawan yang banyak memberikan kemudahan dan bimbingan selama penulisan.
Akhirnya penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan. Untuk itu saran dan kritik yang konstruktif akan sangat membantu agar tesis ini dapat menjadi lebih baik.
Medan, Desember 2018
Dengan ini saya menyatakan bahwa tesis yang berjudul:
Analisi Sistem Pengkuran Risiko Operasional Pelabuhan (Studi Kasus : PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan)”.
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh siapapun sebelumnya. Sumber - sumber data dan informasi yang digunakan dinyatakan secara benar dan jelas.
Medan, Desember 2018 Yang membuat pernyataan,
147025011/TI
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i
Daftar Isi ... ii
Daftar Tabel ... v
Daftar Gambar ... vii Bab I Pendahuluan
1.1. Latar Belakang... I-1 1.2. Rumusan Masalah ... I-7 1.3. Tujuan Penelitian ... I-7 1.4. Manfaat Penelitian ... I-8 1.5. Ruang Lingkup dan Batasan Masalah Penelitian ... I-8 1.6. Asumsi-asumsi ... I-8 BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Definisi Risiko ... II-1 2.2. Risiko Pada Pelabuhan ... II-5 2.3.Manajemen Risiko ... II-13 2.3.1. Perencanaan Risiko ... II-14 2.3.2. Identifikasi Risiko ... II-14 2.3.2.1. Metode Risk Breakdown Structure (RBS) ... II-16 2.3.3. Analisa risiko ... II-20
2.3.3.2.2. Failure Mode Effect Analysis (FMEA) ... II-30 2.3.4 Penanganan Risiko ... II-36 2.3.5 Alternatif-alternatif ideal yang digunakan dalam mitgasi risiko ... II-37 2.4. TOPSIS (Technique For Orders Reference by Similarity to Ideal Solution) .. II-42 BAB III KERANGKA KONSEPTUAL
3.1. Kerangka Konseptual ... III-1
3.2. Definisi Operasional ... III-2
BAB IV METODE PENELITIAN
4.1. Lokasi Penelitian ... IV-1 4.2. Tipe Penelitian ... IV-1 4.3. Instrumen Penelitian ... IV-2 4.4. Prosedur Penelitian ... IV-2 4.5. Pengumpulan Data ... IV-4 4.6. Waktu Penelitian ... IV-4 BAB V PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
5.1. Pengumpulan Data ... V-1 5.1.1. Formulir Pengukuran Risiko Tahun 2017... V-1 5.1.2. Profil Perusahaan ... V-10 5.1.3. Struktur Organisasi ... V-11 5.1.4. Ruang Lingkup Usaha PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan ... V-21 5.1.5. Standart Operational Procedure (SOP) ... V-25 5.2. Pengolahan data ... V-37
6.2. Sistem pengukuran yang diusulkan ... VI-3 BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1. Kesimpulan ... VII-1 7.2. Saran ... VII-2 Daftar Pustaka
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Skala dalam ANP ... II-26 Tabel 5.1. Formulir penilaian risiko Rencana Kerja dan Anggran Tahun 2017 ... V-2 Tabel 5.2. Terminal yang dikelola PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan. ... V-21 Tabel 5.3. Kejadian risiko yang terdapat di pelayanan kapal ... V-37 Tabel 5.4. Kejadian risiko yang terdapat di Pelayanan Bongkar Muat... V-39 Tabel 5.5. Kejadian risiko yang terdapat di Pelayanan Barang ... V-40 Tabel 5.6. Risiko yang terdapat di pelayanan terminal petikemas ... V-42 Tabel 6.1. Analisis terhadap pengukuran risiko yang telah digunakan
perusahaan ... VI-2 Tabel 6.2. Pengelompokan risiko operasional pelabuhan ... VI-12 Tabel 6.3. Skala perbandingan dengan medote ANP ... VI-17 Tabel 6.4. Bobot prioritas (limitting ) risiko operasional pelabuhan ... VI-22 Tabel 6.5. Bobot risiko operasional berdasarkan Normalized by cluster ... VI-23 Tabel 6.6. Skala Severity ... VI-28 Tabel 6.7. Skala Occurency ... VI-28 Tabel 6.8. Skala Detection ... VI-29 Tabel 6.9. Hasil RPN dari masing-masing risiko operasional ... VI-30 Tabel 6.10. Hasil perhitungan WPRN ... VI-31 Tabel 6.11. Kategori risiko berdasarkan WPRN ... VI-31 Tabel 6.12. Kategori risiko operasional Pelabuhan ... VI-32
Tabel 6.15. Skala penilaian yang digunakan dalam metode TOPSIS... VI-36 Tabel 6.16. Hasil penilaian alternatif terhadap mitigasi risiko operasional ... VI-36 Tabel 6.17. Kuadrat dari masing-masing penilaian ... VI-37 Tabel 6.18. Normalisasi matriks ... VI-38 Tabel 6.19. Hasil perhitungan normalisasi terbobot ... VI-38 Tabel 6.20. Hasil penentuan solusi ideal positif dan solusi ideal negatif ... VI-39 Tabel 6.21. Hasil perhitungan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks
solusi ideal positif ... VI-40 Tabel 6.22.Hasil perhitungan jarak antara nilai setiap alternatif dengan matriks
solusi ideal negatif ... VI-40 Tabel 6.23. Hasil perhitungannya nilai kedekatan setiap alternatif terhadap
solusi ideal (preferensi) dan ranking ... VI-41 vi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Risiko, Ketidakpastian dan Level Informasi ... II-1 Gambar 2.2. Risiko dalam dunia kemaritiman (Burns,2015) ... II-6 Gambar 2.3. Pembagian Zona Risiko ... II-21 Gambar 2.4. Jaringan Hirarki... II-24 Gambar 2.5. Jaringan Feedback ... II-25 Gambar 3.1. Model Konseptual ... III-1 Gambar 4.1. Block Diagram Prosedur Penelitian ... IV-3 Gambar 5.1. Struktur Organisasi PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan ... V-13 Gambar 5.2. Proses Bisnis PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan ... V-24 Gambar 5.3. Aliran informasi, fisik, dan uang di pelabuhan ... V-25 Gambar 5.4. Proses Pelayanan Kapal Masuk ... V-26 Gambar 5.5. Proses Pelayanan Kapal Pindah ... V-26 Gambar 5.6. Proses Pelayanan Kapal Masuk ... V-27 Gambar 5.7. Proses Pelayanan Kapal Perubahan/Perpanjangan Masa Tambat ... V-27 Gambar 5.8. Pelayanan pembongkaran/pemuatan barang ... V-28 Gambar 5.9. Pelayanan pembongkaran curah cair melalui pipa terpadu ... V-29 Gambar 5.10. Prosedur Penerimaan Barang/Receiving... V-30 Gambar 5.11. Prosedur Pemuatan Barang melalui Gudang / Lapangan ... V-31 Gambar 5.12. Penerimaan Barang Bongkaran dari Kapal ... V-31 Gambar 5.13. Prosedur Penyerahan Barang ... V-32
Gambar 5.16. Pelayanan administrasi dan nota tagihan petikemas domestic ... V-34 Gambar 5.17. Pelayanan Bongkar petikemas ... V-35 Gambar 5.18. Pelayanan Administrasi Bongkar Petikemas ... V-36 Gambar 6.1. Proses manajemen risiko yang telah diimplementasikan
Perusahaan ... VI-1 Gambar 6.2. Kerangka sistem pengkuran manajemen risiko ... VI-3 Gambar 6.3. Kegiatan Pelayanan kapal di pelabuhan yang dikelola
Oleh PT. Pelindo I ( Persero ) Cabang Belawan ... VI-6 Gambar 6.4. Alur barang di pelabuhan
Yang di kelola PT. Pelindo I ( Persero ) Cabang Belawan ... VI-19 Gambar 6.5. Struktur risiko pelabuhan ... VI-15 Gambar 6.6. Model ANP risiko operasional pelabuhan... VI-16 Gambar 6.7. Penilaian perbandingan berpasangan kuisioner 1... VI-19 Gambar 6.8. Bobot prioritas kategori risiko operasional pelabuhan... VI-20 Gambar 6.9. Penilaian perbandingan berpasangan kuisioner 2... VI-21
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
PT Pelindo I (Persero) mempunyai wilayah kerja usaha meliputi Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam (NAD), Sumatera Utara (Sumut), Riau dan Kepulauan Riau (Kepri). Saat ini PT Pelindo I (Persero) mempunyai 15 wilayah kerja cabang pelabuhan dan 3 unit wilayah kerja usaha. Salah satu wilayah kerja cabang pelabuhan yang terbesar adalah cabang Belawan dengan kategori kelas pelabuhan adalah cabang utama. Saat ini, PT Pelindo I (Persero) cabang Belawan melayani pelayanan kapal (labuh, tambat, pandu, dan tunda), pelayanan barang (pelayanan dermaga, pengusahaan gudang dan lapangan), pelayanan bongkar muat (pelayanan terminal curah kering, curah cair, dan pelayanan usaha bongkar muat untuk petikemas dan general cargo), pelayanan operasi lapangan, pelayanan petikemas, dan pelayanan terminal penumpang. PT Pelindo I (Persero) cabang Belawan terletak di lokasi yang strategis di perairan pantai Timur Sumatera dengan arus kapal yang cukup padat dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas kepelabuhan seperti alur pelayaran, kolam pelabuhan, peralatan bongkar muat, dermaga, lapangan penumpukan, gudang penyimpanan, dan terminal penumpang.
Berdasarkan hasil Survei Kepuasan dan Loyalitas Pelanggan PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Tahun 2015 dan Tahun 2016 diketahui bahwa nilai kepuasan pelanggan Pelabuhan Cabang Belawan mengalami penurunan dari 82,60 % menjadi 77,25 %, sedangkan nilai ketidakpuasan pelanggan meningkat dari 21,05% menjadi 30,50 %. Hasil survei kepuasan pelanggan terhadap
pembanding/PT Pelindo II (Persero) diperoleh sebesar 77,77 %. Persentase ini menggambarkan bahwa pelanggan masih merasakan tingkat pelayanan pelabuhan cabang Belawan masih berada di bawah PT Pelindo II (Persero). Hal ini sejalan dengan nilai loyalitas pelanggan yang hanya sebesar 75,05 %. Jika dinilai dari tingkat keterikatan pelanggan perusahaan pada Tahun 2015, pelabuhan cabang Belawan memperoleh nilai sebesar 68,6 %. Keterikatan pelanggan terhadap PT Pelindo I (Persero) cabang Belawan tidak cukup kuat dan apabila ada kompetitor di lokasi sekitar maka besar potensi pelanggan akan beralih dari pelabuhan Belawan.
Kompetensi SDM yang andal suatu perusahaan sangat berperan dalam menentukan keberhasilan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Keandalan kompetensi ini dapat diukur dengan besarnya kontribusi pegawai dalam menghasilkan laba perusahaan sesuai target, yang ditunjukkan dengan angka produktivitas SDM. Berdasarkan laporan Rencana Jangka Panjang Perusahaan Tahun 2014-2018, diketahui produktivitas SDM perusahaan sebesar Rp 266, 34 juta per pegawai, masih berada di bawah angka produktivitas pembanding (PT Pelindo II (Persero)) sebesar Rp 766,81 juta per pegawai. Selain terkait dengan kompetensi, diperlukan juga implementasi budaya kerja yang baik di lingkungan perusahaan untuk tetap menjadi pengawai dapat bekerja dengan penuh integritas, sehingga terhindar dari tindakan penipuan/fraud. Jika dibandingan dengan pembanding budaya kerja, tingkat kepuasan pegawai terhadap budaya kerja sebesar 3,20 berada di bawa pembanding sebesar 4,10.
Keselamatan, kesehatan dan lingkungan (K3L) kerja yang baik akan dapat meningkatkan produktivitas kerja perusahaan. Pada Tahun 2016 terjadi beberapa
kecelakaan kerja diantararanya pekerja tewas tertimpa pintu tongkang di Dermaga Belawan (Yan, 25 juni 2016). Selain itu kegiatan pelabuhan juga, menimbulkan pencemaran terhadap lingkungan. Hal berdampak terhadap menurunnya kinerja lingkungan sehingga mengakibatkan terjadi komplain dari masyarakat yang terganggu akibat hal tersebut.
Salah satu indikator penilaian kinerja pelabuhan yang ditetapkan dalam Keputusan Direktur Jenderal Perhubungan Laut Nomor: UM.002/38/18/DJPL- 2011 adalah kinerja pelayanan pelabuhan. Variabel kinerja pelayanan pelabuhan adalah waktu tunggu (waiting time) yang terkait dengan jasa pelayanan pandu/tunda, jasa pelayanan tambat dan jasa pelayanan dermaga di pelabuhan.
Waiting Time adalah waktu sejak kapal tiba di lokasi lego jangkar sampai kapal digerakkan menuju ke tempat tambat dengan satuan jam. Waiting time di pelabuhan Belawan rata-rata sebesar 2,27 jam, lebih tinggi jika dibandingkan dengan pelabuhan utama lainya seperti Pelabuhan Dumai sebesar 1,39 jam. Selain itu, dweling time pelabuhan Belawan pada Tahun 2016 masih sekitar 7 hari, lebih tinggi jika dibandingkan dengan Pelabuhan Pontianak yang hanya sebesar 3 hari.
Basuki dkk (2005), menyatakan waiting time dipengaruhi oleh pelayanan pamanduan, produktivitas bongkar muat, tingkat kesiapan peralatan bongkat muat dan waktu terbuang karena cuaca buruk. Sedangkan dweling time sangat dipengaruhi oleh kehandalan infrastruktur pelabuhan dan regulasi yang mengatur.
Berdasarkan data yang ada diperoleh dari laporan Rencana Jangka Panjang Perusahaan Tahun 2014-2018 diketahui bahwa implementasi sistem informasi yang berbasis Teknologi Informasi (TI) masih belum menyeluruh dilakukan. Hal ini menunjukkan bahwa penerapan teknologi informasi di perusahaan masih
lemah sehingga belum mampu memberikan layanan informasi yang terintegrasi dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan operasional dan kebijakan manajemen serta pengendalian aktivitas perusahaan menuju tata kelola korporat yang sehat (taat azas).
Berbagai faktor eksternal yang dapat mempengaruhi keberlangsungan pelabuhan diantaranya perubahan peraturan dan perundang-undangan daerah dan nasional yang terkait dengan pelabuhan. Selain itu, gangguan keamanan dari eksternal yang cukup tinggi di lokasi pelabuhan masih menimbulkan kerisauan bagi mitra bisnis sampai saat ini.
Kejadian-kejadian yang disebutkan di atas, baik internal maupun eksternal ditimbulkan oleh adanya adanya kondisi ketidakpastian (uncertainly).
Ketidakpastian-ketidakpastian ini menyebabkan timbulnya risiko. Risiko yang dihadapi oleh PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan cukup kompleks dan berdampak pada keberlangsungan bisnis perusahaan. Hal ini telah mendorong PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan untuk melakukan pembenahan secara terintegrasi sehingga perusahaan melakukan pengelolaan yang didasarkan pada praktek pengelolaan perusahaan terbaik atau dikenal dengan istilah Good Governance Coorporate (GGC) dengan mengoptimalkan sumber daya manusia yang unggul, penggunaan teknologi yang kompetitif dan pengembangan sinergi kemitraan yang baik. Salah satu kebijakan yang dilakukan dengan menerapkan manajemen risiko di seluruh lingkungan perusahaan.
Pada penelitian sebelumnya, penerapan manajemen risiko di kontainer kapal dilakukan terhadap beberapa jenis risiko yaitu; Risiko Teknik, Risiko Pasar, Risiko Bisnis, dan Risiko Operasional (Ewert, 2008). Menurut Burn (2015), Jenis
risiko paling buruk yang terdapat di pelabuhan yaitu; Strategy, Health Safety Environment (HSE), Operational, dan Financial. Kambiz Mokhtari (2011), mengkategorikan risiko di pelabuhan menjadi 4 (empat) kategori yakni; Country Risk, Organitation Risk, Bussiness Risk dan Operational Risk. Dari beberapa kategori tersebut, risiko operasional/operational risk menjadi risiko yang paling penting untuk dikelola karena dapat mengakibatkan kerugian finansial dan kehilangan reputasi dihadapan konsumen dan seluruh stakeholder.
Risiko operasional merupakan sebuah risiko yang timbul dari pelaksanaan fungsi bisnis perusahaan yakni; sistem, proses, manusia, dan juga peristiwa eksternal. Keberhasilan pengukuran risiko operasional akan sangat dipengaruhi oleh kehandalan dan keefektifan metode pengukuran risiko. PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan telah mempunyai metode pengukuran yang telah ditetapkan melalui Keputusan Direksi PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) Nomor: KP.39/I/3/PI-14.TU tentang Pelaksanaan Manajemen Risiko di Lingkungan PT Pelindo I (Persero). Dengan mengunakan metode tersebut, diketahui bahwa risiko yang memiliki bobot yang terbesar adalah risiko teknik, risiko operasional dan risiko teknologi. Namun metode tersebut belum mampu memberikan gambaran secara terstruktur dan sistematis terhadap risiko yang dihadapai oleh perusahaan sehingga dalam mitigasinya belum jelas siapa yang menjadi penanggungjawabnya dan tujuan untuk menghadirkan budaya risiko di semua tingkatan operasional tidak tercapai. Selain itu, manajemen risiko yang diimplementasikan masih bertumpu pada satu divisi saja, tanpa melibatkan divisi yang lain sehingga hasil yang diperoleh kurang mewakili seluruh operasional pelabuhan. Oleh sebab itu diperlukan sistem pengukuran manajemen risiko
operasional yang mampu memberikan gambaran secara terstruktur terhadap seluruh risiko yang dihadapi perusahaan.
Menurut Yang (2011), manajemen risiko merupakan proses pengambilan keputusan yang dilakukan dengan mengidentifikasi, menganalisa dan mitigasi hasil pengukuran risiko. Dengan pemikiran ini, pengukuran risiko adalah sebuah proses yang sistematik dalam menilai pengaruh dari kejadian dan aktivitas manusia yang melibatkan produk dan sistem dengan karakteristik risiko.
Pendekatan terbaik pada tahap identifikasi dalam manajemen risiko adalah Risk Breakdown Structure (RBS) yang diadopsi dari Work Breakdown Structure (WBS) yang digunakan dalam manajemen proyek. RBS mampu mendefinisikan dan mengelompokkan risiko-risiko berdasarkan sumbernya untuk masing-masing tingkatan secara mendetail (Hillson, 2002). Dalam melakukan analisa risiko digunakan metode Analytic Network Process (ANP). ANP merupakan pengembangan dari Analytical Hierarchical Process (AHP) yang mengizinkan pembuat keputusan untuk menghilangkan masalah kompleks dalam bentuk jaringan nonlinear yang di dalamnya juga terkandung sebuah linear hierarchical (Saaty,2008). Sedangkan dalam melakukan mitigasi risiko digunakan metode Multi Criteria Decision Making (MCDM) lain yakni Technique for Order Performance by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS) yang dikembangkan oleh Hwang dan Yoon (1981). Metode ini akan memberikan gambaran dalam memilih alternatif solusi yang paling ideal dalam menyelesaikan masalah (Benitez, Martin, and Roman, 2007). Solusi positif ideal adalah sebuah pemecahan masalah untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya (Wang, 2007).
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah di uraikan diketahui bahwa permasalahan yang terjadi di PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan adalah adanya kondisi ketidakpastian (uncertainly) dari internal maupun eksternal perusahaan yang menyebabkan timbulnya risiko. Oleh sebab itu, rumusan masalah dari penelitian ini adalah :
1. Risiko-risiko apa sajakah yang ada dalam operasional pelabuhan PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan ?
2. Risiko mana yang menjadi prioritas pada operasional pelabuhan PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan ?
3. Strategi mitigasi apa yang menjadi solusi paling ideal dalam mengurangi dampak risiko-risiko operasional di Pelabuhan PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah :
1. Mengidentifikasikan risiko yang berpengaruh terhadap kinerja PT Pelindo I (Persero ) Cabang Belawan.
2. Menentukan prioritas risiko operasional yang dihadapi PT Pelindo (Persero) Cabang Belawan.
3. Menetapkan tindakan mitigasi yang paling ideal dalam mengurangi dampak risiko-risiko operasional di Pelabuhan PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan.
1.4. Manfaat Hasil Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak yang terkait, diantaranya:
1. Perusahaan
Menolong perusahaan untuk menetapkan kebijakan dalam rangka melakukan pembenahan secara terintegrasi berdasarkan risiko (based on risk).
2. Bagi institusi pendidikan
Penelitian ini dapat menjadi referensi untuk pengembangan khasanah ilmu pengetahuan.
3. Bagi peneliti
Pengembangan ilmu pengetahuan dan referensi bagi peniliti lainnya, khususnya dalam kajian mengenai manajemen risiko
1.5. Ruang Lingkup dan Batasan Masalah Penelitian
Disebabkan karena adanya keterbatasan pengetahuan dan waktu yang dimiliki oleh peneliti, maka masalah dalam penelitian ini dibatasi sebagai berikut:
1. Penelitian dilakukan di PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan untuk ruang lingkup kegiatan pelayanan kapal, pelayanan bongkar muat, pelayanan barang dan pelayanan peti kemas.
2. Analisis risiko dilakukan untuk periode Tahun 2016-2018.
1.6. Asumsi-asumsi
Asumsi-asumsi yang digunakan agar tahapan penelitian ini dapat dilaksanakan adalah:
1. Pengelolaan bisnis di lingkungan Pelindo I (Persero) sesuai dengan undang- undang No 13 Tahun 2013 tanggal 13 Juni Tahun 2013 tentang Badan Usaha Milik Negara.
2. Pengelolaah kepelabuhan didasarkan pada Undang-Undang Pelayaran No 17 Tahun 2008 pada tanggal 07 Mei Tahun 2008 tentang pelayaran.
3. Tidak ada perubahan struktur organisasi di PT Pelindo I (Persero) Cabang Belawan selama penelitian.
2.1. Definisi Risiko
Menurut ISO 31000:2009, risiko adalah dampak dari ketidakpastian terhadap pencapaian objektif. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, risiko didefinisikan sebagai akibat yang kurang menyenangkan (merugiakan, membahayakan) dari suatu perbuatan atau tindakan. Sedang Australian Standart/ New Zealand Standart 4360 2004 mendefiniskan risiko sebagai peluang terjadinya sesuatu dampak pada tujuan yang diukur dalam hal konsekuensi dan probabilitas.
Risiko dihubungkan dengan kemungkinan terjadinya akibat buruk (kerugian) yang tak diinginkan atau tidak terduga. Dengan kata lain kemungkinan itu sudah menunjukkan adanya ketidakpastian. Ketidakpastian itu merupakan kondisi yang menyebabkan tumbuhnya risiko. Susilo (2011), menjelaskan bahwa ketidakpastian adalah keadaan, walaupun hanya sebagian, dari ketidakcukupan informasi tentang pemahaman atau pengetahuan terkait dengan suatu peristiwa, dampaknya, dan kemungkinan terjadinya. Jika dikaji lebih lanjut kondisi yang tidak pasti itu timbul karena berbagai sebab, antara lain; jarak waktu dimulai perencanaan, keterbatasan informasi yang diperlukan, keterbatasan pengetahuan pengambil keputusan dan sebagainya. Hal tersebut dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Gambar 2.1. Risiko, Ketidakpastian dan Level Informasi Unperfect Information Risk
Uncertainly Total
Ignorance
Susilo (2011) menerangkan bahwa risiko sering disebut sebagai kombinasi dari dampak suatu peristiwa (termasuk dalam hal ini perubahan suatu keadaan) dan digabungkan dengan kemungkinan terjadinya peristiwa tersebut. Jika kemungkinan suatu risiko lebih besar terjadi, maka semakin tinggi risikonya. Demikian pula, semakin besar dampak dari risiko yang ditimbulkan, semakin tinggi risikonya.
Risk = f (Hazard, safeguard)
Kejadian sesungguhnya terkadang menyimpang dari perkiraan. Artinya ada kemungkinan penyimpangan yang menguntungkan maupun merugikan. Jika kedua kemungkinan itu ada, maka dikatakan risiko itu bersifat spekulatif.
Sebaliknya, lawan dari risiko spekulatif adalah risiko murni, yaitu hanya ada kemungkinan kerugian dan tidak mempunyai kemungkinan keuntungan. Manajer risiko utamanya menangani risiko murni dan tidak menangani risiko spekulatif kecuali jika adanya risiko spekulatif memaksanya untuk menghadapi risiko murni tersebut.
Sejalan dengan hal tersebut, munurut buku Managing Risk In Organization (Davidson, 2003, Hal 9), risiko dapat diklasifikasikan menjadi beberapa bagian, yakni :
1. Risiko murni
Risiko ini hanya mengenal kemungkinan terjadinya bahaya dan kerugian dengan kata lain hanya berfokus pada terjadinya hal-hal negatif, misalnya : orang yang mengikuti asuransi dengan tujuan untuk melindungi dirinya dari kejadian yang tidak diinginkan, bukan kejadian sebaliknya.
2. Risiko bisnis
Pada risiko bisnis, peluang untuk mendapatan keuntungan sama dengan
yang timbul pada saat bersamaan adalah hal yang menarik bagi seorang enterprenuer, bahkan semakin tinggi risikonya maka peluangnya itu semakin diminati. Maka dikatakan bahwa pebisnis merupakan pengambil risiko yang tinggi.
3. Risiko proyek
Risiko ini sering didasarkan pada hukum Murphy (Murphy’s Law), yakni “jika sesuatu berpeluang untuk salah, maka kesalahan itu akan benar-benar terjadi” (If something can go wrong, It will go wrong). Proyek diliputi oleh banyak risiko karena merupakan kegiatan unik, karena masa lalu adalah panduan yang tidak sempurna bagi masa depan. Terdapat banyak variasi pada level risiko yang dihadapi proyek. Proyek yang sifatnya up to date memiliki risiko yang sangat tinggi, jika dibandingkan dengan proyek rutin dan berkali-kali. Substansi penting dari manajemen risiko pada proyek adalah risiko yang dikaitkan dengan estimasi.
Jika durasi kegiatan tidak diperkirakan dengan akurat, perkiraan biaya melebihi target, atau sumber daya yang diperlukan tidak diidentifikasikan dengan benar, target dari proyek akan mengalami masalah.
4. Risiko operasional
Risiko operasional merupakan risiko yang berhubungan dengan kegiatan operasional dalam perusahaan, termasuk di dalamnya risiko dalam menjalankan lini perakitan, pengelolaan kantor, dan pengoperasian fasilitas komputer. Risiko timbul ketika terjadinya kejadian yang mengancam kegiatan operasional.
5. Risiko teknis
Kegiatan suatu tugas dilakukan untuk pertama kalinya, risiko tidak memenuhi anggaran, jadwal, atau spesiiikasi target merupakan aspek yang kursial. Ini adalah
situasi yang sering dialami oleh orang yang bekerja dengan teknologi tinggi, karena karakter dari teknologi ini adalah pegembangannya menghadapi level dari level ketikdapastian yang biasa. Misalnya tim teknis menyakini bahwa pekerjaan yang diberikan akan menghabiskan waktu 3 hari untuk diselesasikan, tetapi saat pelaksanaannya masalah yang tak terduga muncul dan menyebabkan pekerjaan tersebut selesai 10 hari melebihi waktu perencanaannya.
6. Risiko politis
Risiko politis timbul berdasarkan situasi yang muncul ketika pengambilan keputusan yang sangat dipengaruhi oleh faktor politik. Misalnya ketika investasi pada konstruksi pabrik manufaktur di negara maju, investor harus mempertimbangkan kemungkinan kebijakan pemerintah yang tidak memihak kepada mereka.
Sumber risiko dibagi menjadi dua kategori, yaitu : 1. Eksternal
Risiko eksternal sering berada di luar kendali. Karena lebih banyak dipengaruhi oleh keadaan di luar organisasi. Namun sedapat mungkin masih dapat ditangani dengan mempertimbangkan untuk mendapatkan asuransi pada kejadian- kejadian yang tak diinginkan yang berasal dari lingkungan eksternal seperti banjir, angin ribut, gempa bumi, kebakaran, dan lain-lain. Contoh lain dari sumber eksternal termasuk tindakan pesaing (misalnya memperkenalkan produk baru yang membuat salah satu lini produk hilang nilai jual), trend demografi (misanya umur penduduk mengurangi permintaan produk berorientasi untuk remaja), atau bencana alam (misalnya, kekeringan berkelanjutan menyebabkan penurunan drastis dalam output produk pertanian). Suharto (2008) menjelaskan risiko
eksternal berkaitan dengan inovasi teknologi, negara, bencana, kebijakan pemerintah, ketersediaan modal, kompetisi, peraturan perundang-undangan.
2. Internal
Sumber risiko internal yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri. Sumber risiko internal terletak lebih langsung dalam bidang kontrol sendiri karena terjadi dalam lingkungan tertentu dalam organisasi. Misalnya risiko kerusakan peralatan kerja pada proyek karena kesalahan operasi, risiko kecelakaan kerja, risiko mis management, dan sebagainya. Suharto (2008) menjelaskan risiko internal berkaitan dengan pengembangan produk, perencanaan kapasitas bisnis, struktur IT, Sumber Daya Manusia dan kepemimpinan, pembelian, kepuasan pelanggan , dan penipuan (fraud).
2.2. Risiko Pada Pelabuhan
Dalam dunia kemaritiman penelitian terkait risiko telah mulai dikembangkan.
Risiko menjadi isu penting karena sering berkaitan dengan keselamatan, efisiensi dan kehandalan transportasi (Kristiansen, 2005). Risiko dan ketidakpastian dalam pelabuhan selalu berhubungan dengan perdangangan nasional dan internasional, instabilitas politik di level kawasan dan global, kerusakan lingkungan, dan ancaman keamanan. Risiko-risiko dalam investasi pelabuhan dikategorikan sebagai risiko negara, risiko sosial, risiko operasional, risiko lingkungan, risiko keuangan, risiko komersial, dan risiko moneter (Desai, 2015).
Burns (2015), menjelaskan risiko yang dihadapi dalam dunia kemaritiman seperti dijelasakan pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2. Risiko dalam dunia kemaritiman (Burns,2015)
Dari beberapa risiko tersebut, Burn (2015) menjelaskan, risiko yang paling tinggi adalah terkait dengan Strategy, Health Safety Environment (HSE), Operational, dan Financial.
Mokhtari (2011) mengkategorikan risiko di pelabuhan menjadi 4 (empat) kategori yakni; Country Risk, Organitation Risk, Bussiness Risk dan Operational Risk. Kajian literatur terkait jenis risiko-risiko tersebut dijelaskan sebagai berikut:
1. Country Risk
Country risk sering disebut dengan political risk. Dalam hal ini, country risk merupakan kejadian yang tidak diinginkan dari hasil kebijakan dan tindakan pemerintah, atau bisa dikatakan pengaruh dari kebijakan dan tindakan pemerintah terhadap perusahaan dan industri. World Bank (2007) menjelaskan bahwa operator pelabuhan adalah subjek yang berkaitan dengan hukum nasional,
Maritime task
strategic planning and forecasting
risk Logistic
integration risk
infrastructur accessbility and conectivity risk
Negotiation, new business and old bussiness retention;
contract cancellation risk
Competition management
risk operational
efficiecy, technical, and manintanance reliability
risk Emergency
reponse and regulatory complience risk ; HSQE Time
Management Risk Traffict control, bottlenecks
risk
Financial risk:invesment,
assest sale and purchase,
budget allocation ,
cash flow
ekonomi, sosial dan pengaruh politik menentukan stabilitas nasional. Secara garis besar country risk berkaitan dengan ekonomi makro, sistem politik dan sosial, kebijakan luar negeri, kebijakan pembangunan pelabuhan, dan kebijakan manajemen pelabuhan.
2. Organitation Risk
OGC (2002) menguraikan beberapa kategori yang dapat dijadikan aspek dalam mengidentifkasi area-area utama yang berkaitan dengan risiko adalah :
a. Kurangnya kejelasan dalam peraturan dan tanjung jawab.
b. Manajemen yang tidak kompeten.
c. Tidak adanya kepemimpinan.
d. Orang kunci yang mempunyai otoritas untuk melaksanakan peraturan tidak memadai
e. Kebijakan perusahaan yang tidak memadai f. Kekurangan dukungan pada proses bisnis g. Prosedur operasional yang tidak memadai h. Informasi yang tidak cukup dan tidak akurat i. Prosedur untuk menyeleksi staf kurang memadai j. Pembuatan keputusan yang tidak memadai k. Kurangnya profesionalisme.
l. Kegagalan performa (manusai maupun peralatan).
Risiko organisasi berkaitan dengan factor-faktor seperti; struktur organisasi, manajemen, kualitas proses, sumber daya manusia, Key Performance Indicators (KPI).
3. Bussiness Risk
Pricewaterhouse Coopers (2004) telah mengklasifikasikan faktor risiko bisnis dikendalikan oleh ketidakpastian eksternal yang berdampak pada suatu organisasi/perusahaan. Secara garis besar risiko bisnis terkait dengan; faktor kompetitor, faktor perubahan industri, dan faktor perubahan konsumen.
4. Operational Risk
Basel II Capital Accord secara khusus mendefinisikan risiko operasional sebagai risiko kerugian yang timbul dari kegagalan atau tidak memadainya proses internal, manusia, sistem, atau kejadian-kejadian eksternal. Secara umum, risiko operasional terkait dengan sejumlah masalah yang berasal dari kegagalan suatu proses atau prosedur. Risiko operasional merupakan risiko yang mempengaruhi semua kegiatan usaha karena merupakan suatu hal yang inherent dalam pelaksanaan suatu proses atau aktivitas operasional.
Frost (2001) menjelaskan bahwa integritas operasional secara umum meliputi manajemen risiko-risiko operational untuk budaya lingkungan yang tidak tepat, kurangnya pengawasan manajemen, error, kedengkian, penipuan, keselamatan dan kesehatan kerja yang lemah, kegagalan memenuhi persyaratan lingkungan, bencana fisik, dan pengawasan internal yang lemah. Selanjutnya, konsekuensi dari lemahnya manajemen terhadap risiko operasional akan berdampak terhadap kerugian finansial dan jika dibiarkan maka akan menyebabkan organisasi kehilangan reputasi dihadapan konsumen dan stakeholder yang terkait. Davidson (2003) menjelaskan bahwa risiko operasional berkaitan dengan operasional termasuk yang berhubungan dengan perakitan, manajemen kantor, operasional
fasilitas perkantoran. Sebagai contoh pada pabrik, jika power padam, maka operasional perusahaan akan berhenti.
OGC (2002) mengkategorikan beberapa aspek yang dapat dijadikan sebagai acuan dalam mengidentikasi area-area utama yang berkaitan dengan risiko, yaitu :
a. Keselamatan yang diabaikan
b. Penanggulangan kecelakaan yang tidak memadai c. Pelanggaran keamanan fisik dan informasi.
d. Kecelakaan polusi
e. Kegagalan dalam kesepakatan hukum atau kontrak obligasi f. Human error/incompetence
g. Masalah perawatan
h. Kegagalan pengawasan IT
Faktor risiko yang terkait dengan risiko operasional adalah; faktor risiko yang berkaitan dengan keselamatan pelabuhan, faktor risiko yang berkaitan dengan keamanan pelabuhan, faktor risiko yang berkaitan dengan polusi, faktor risiko yang berkaitan dengan kontrak, faktor risiko yang berkaitan dengan manusia, dan faktor risiko yang berkaitan dengan teknikal.
Cara yang paling mudah untuk memahami risiko operasional di perusahaan adalah dengan mengkategorikan risiko operasional berdasarkan kejadian-kejadian risiko operasional. Kejadian-kejadian risiko operasional dapat dikelompokkan ke dalam kategori-kategori sebagai berikut:
1. Risiko Proses Internal
Risiko proses internal didefinisikan sebagai risiko yang terkait dengan kegagalan proses atau prosedur. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional sehari-
hari, staf akan melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya. Prosedur dan kebijakan ini akan mencakup semua proses pengecekan dan pengendalian yang diperlukan untuk memastikan bahwa konsumen telah terlayani dengan baik dan perusahaan tidak melanggar ketentuan dan peraturan yang berlaku.
Pelaksanaan evaluasi dan peningkatan proses internal merupakan bagian dari manajemen risiko operasional. Kejadian risiko proses internal meliputi:
a. Dokumentasi yang tidak lengkap b. Pengendalian yang lemah
c. Kelalaian pemasaran
d. Kesalahan penjualan produk e. Pencucian uang
f. Laporan yang tidak lengkap atau tidak benar g. Kesalahan transaksi
2. Risiko Manusia
Risiko manusia didefinisikan sebagai risiko yang terkait dengan karyawan.
Karyawan yang merupakan aset yang paling berharga dapat menjadi penyebab kejadian risiko operasional. Kejadian risiko manusia juga dapat terjadi pada fungsi manajemen risiko, dimana kualifikasi dan keahlian karyawan pada fungsi tersebut merupakan hal yang diutamakan. Area-area yang umumnya terkait dengan risiko manusia adalah:
a. Permasalahan kesehatan dan keselamatan kerja (health and safety issues) b. Perputaran karyawan yang tinggi
c. Penipuan internal
d. Sengketa pekerja
e. Praktik managemen yang buruk
f. Pelatihan karyawan yang tidak memadai g. Terlalu bergantung pada karyawan tertentu
3. Risiko Sistem
Risiko sistem adalah risiko yang terkait dengan penggunaan teknologi dan sistem. Penggunaan teknologi tersebut menimbulkan risiko operasional. Kejadian risiko sistem disebabkan oleh:
a. Data yang tidak lengkap (data corruption).
b. Kesalahan input data (data entry errors).
c. Pengendalian perubahan data yang tidak memadai (inadequate change control).
d. Kesalahan pemrograman (programming errors).
e. Ketergantungan pada teknologi black box keyakinan bahwa model matematis yang terdapat pada sistem internal pasti benar.
f. Gangguan pelayanan (service interruption). Baik gangguan sebagian atau seluruhnya.
g. Masalah yang terkait dengan keamanan sistem misalnya virus dan hacking.
h. Kecocokan sistem (system suitability).
i. Penggunaan teknologi yang belum diuji coba (use of new untried tecnology).
4. Risiko Eksternal
Risiko eksternal adalah risiko yang terkait dengan kejadian yang berada di luar kendali secara langsung. Kejadian risiko eksternal umumnya adalah kejadian low
Frequency/high impact dan sebagai konsekuensinya dapat menyebabkan kerugian yang tidak diperkirakan, misalnya perampokan dan serangan teroris dalam skala besar. Kejadian risiko eksternal dapat disebabkan oleh:
a. Pencurian dan penipuan dari luar b. Kebakaran
c. Bencana alam
d. Kegagalan perjanjian outsourcing e. Penerapan ketentuan baru
f. Kerusuhan dan unjuk rasa
g. Tidak beroperasinya sistem transportasi yang menyebabkan karyawan tidak dapat hadir di tempat kerja
h. Kegagalan utility service, seperti listrik padam
2.3. Manajemen Risiko
Beberapa definisi mengenai manajemen risiko dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Manajemen risiko merupakan suatu proses yang berfokus pada perencanaan (Risk management Planning), identifikasi (Risk Identification) analisis (Qualitative Risk Analysis dan Quantitative Risk Analysis), penanganan (Risk Response Planning) dan pemonitoran dan pengendalian (Risk Monitoring and Control) pada risiko proyek (Project Management Institute, 2004).
b. Manajemen risiko merupakan tindakan atau praktek dalam menghadapi risiko yang meliputi perencanaan (planning), penilaian (assessing) (identifikasi (identifying) dan analisis (analyzing)) isu risiko, mengembangkan strategi
penanganan resiko (risk handling) dan memonitor (monitoring) risiko untuk melihat bagaimana risiko tersebut telah berubah (Kerzner, 2003).
c. Risk management is the culture, processes, structures that are directed towards realizing potential opportunities while managing adverse effects (AS/NZS 4360: 2004).
d. Risk management is A process , effected by an entity’s board of directors, management and other personnel, applied in strategy-setting and across enterprise, designed to identify potential events that may affect the entity, and manage risk to be within its risk appetite, to provide reasonable assurance regarding the achievement of entity objectives (Enterprise Risk Management – COSO).
Dari beberapa definisi di atas diperoleh tahapan-tahapan dalam manajemen risiko, dapat dijelaskan sebagai berikut:
2.3.1. Perencanaan Risiko
Perencanaan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah perusahaan. Dengan mempertimbangkan lingkup perusahaan, rencana manajemen perusahaan, faktor lingkungan perusahaan, maka tim proyek dapat mendiskusikan dan menganalisis aktivitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu.
Untuk membuat perencanan manajemen risiko, ada beberapa hal yang diperlukan yakni; kebijakan manajemen risiko, susunan peran dan tanggung jawab, toleransi stakeholder terhadap risiko, tamplate untuk rencana manajemen risiko organisasi.
Output dari perencanaan manajemen risiko adalah Risk Management Plan yang berisi:
Metodologi yang menguraikan definisi alat, pendekatan, sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu
Peran dan tanggung Jawab yang menguraikan tanggung jawab dan peran utama serta pendukung berikut keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan
Budget yang berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek
Waktu yang berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko di sepanjang siklus proyek.
Scoring dan intepretasi yang menguraikan metode skoring dan intepretasi yang sesuai tipe dan waktu analisis risiko kualitatif maupun kuantitatif.
2.3.2 Identifikasi Risiko
Metode dan pendekatan yang digunakan untuk mengidentifikasikan risiko tergantung pada proses penentuan konteks manajemen risiko. Proses identifikasi risiko dapat menggunakan berbagai metode yang berbasis brainstorming, check list, flowsharing, dan lain-lain. Metode yang digunakan untuk mengidentifikasikan risiko merupakan lanjutan dari metode yang digunakan pada tahapan menentukan konteks manajemen risiko dan bila diperlukan diperlengkapi dan diperdalam dengan metode lain. Kesinambungan ini perlu dipertahankan sehingga tidak terjadi kerancuan dalam keseluruhan proses manajemen risiko.
Beberapa metode yang dapat digunakan untuk mengidentiflkasi risiko, antara lain :
1. Pengujian dokumen (document review) : dokumen yag diuji terutama dokumen pada saat penyusunan rencana bisnis organisasi dan dengan fokus terhadap potensi risiko yang dapat menghalangi pencapaian sasaran jangka pendek maupun jangka panjang.
2. Analisis pemangku kepentingan (stakeholder analysis) : bertujuan untuk mengidentifikasi dan memahammi potensi risiko atau potensi dukungan dari pemangku kepentingan. Potensi ini teljadi akibat interaksi para pemangku kepentingan dengan organisasi, dimana masing-masing pihak mempunyai kepentingan dan sasaran yang berbeda-beda. Proses ini juga menghasilkan risiko dan peluang.
3. Risk Breakdown Structure (RBS) : menyusun risiko-risiko yang teridentiflkasi dalam kelompok kategori yang sesuai dengan susuna hierarki organisasi, proyek ataupun proses. Melalui kategorisasi dan pengelompokan ini, kejelasan atas siapa pemangku risiko terkait terlihat lebih jelas, yaitu sesuai dengan posisinya dalam hierarki organisasi ataupun proyek. Metode ini dapat juga dieksplorisasi dengan lebih lanjut dengan menggunakan teknik CSRA (Controlled Risks Self Assessmnt).
4. Metode pemetaan proses bisnis (business process mapping) yang dapat digali lebih lanjut dengan menggunakan teknik FMEA (Failure Mode and Effect Analysis).
RBS dikembangkan pada proyek yaitu sesuai dengan pekerjaan proyek yang disebut dengan Work Breakdown Structure (WBS). FMEA lebih banyak dikenal dalam industri manufaktur serta digunakan untuk mengidentiiikasi kemungkinan kesalahan/Iisiko dalam perencanaan (design) dan produksi. CSRA dimulai secara
formal oleh kelompok internal auditor, khususnya untuk memastikan bahwa sistem pengendalian internal suatu perusahaan beljalan dengan baik. RBS dan FMEA dikembangkan oleh insyinur dan CSRA oleh akuntan, khusunya para auditor internal. Dalam penelitian ini, metode yang digunakan dalam melakukan identifikasi risiko adalah metode RBS.
2.3.2.1. Metode Risk Breakdown Structure (RBS)
RBS digunakan terutama dala upaya melakukan kategorisasi masing-masing risiko. RBS adalah pengelompokan risiko dalam suatu organisasi dalam suatu komposisi hirarkis risiko organisasi yang logis, sistematis dan terstruktur secara alami sesuai dengan struktur organisasi atau proyek. Sasaran penerapan RBS adalah kejelasan pemangku risiko dan peningkatan pemahaman risiko organisasi atau proyek dalam konteks kerangka kerja yang logis serta sistematis.
RBS terdiri dari dua tahapan, yaitu tahap pengembangan RBS dan tahap penerapannya. Tahap pengembangan meliputi penyusunan hirarki yang didasarkan pada struktur organasasi atau struktur proyek yang ada, atau berdasarkan pengalaman masa lalu. Bila terjadi perubahan struktur organisasi atau struktur pekerjaan proyek Work Breakdown System maka RBS perlu disusun ulang untuk disesuaikan dengan struktur yang baru.
Hasil pengembangan RBS pada tahap pertama akan berfungsi sebagai sumber informasi pada tahap berikutnya untuk proses identifikasi risiko, analisis risiko, pelaporan risiko. Secara keseluruhan, RBS ini mirip dengan aplikasi dari pengembangan risk taxonomy , hanya lebih mengacu pada struktur organisasi yang ada atau WBS yang telah dikembangkan.
Bila RBS akan diterapkan pada proyek maka proses pengembangan RBS menggunakan dasar WBS. Pada penerapan untuk organisasi, selain proses bisnis juga didasarkan pada struktur organisasi yang ada. Sebagai input untuk proses penyusunan RBS adalah risiko-risiko yang pernah dialami dan hampir selalu berulang. Begitu pula dengan sumber-sumber risiko yang telah diketahui. Hasil pengembangan RBS ini berbentuk urutan hirarki potensi sumber risiko bagi organisasi dan seringkali mempunyai tampilan seperti bagan organisasi.
Proses pengembangan RBS merupakan suatu kegiatan yang berguna untuk melakukan tinjauan terhadap area-area yang menjadi perhatian. Pendekatan pelaksanan RBS dapat dilakukan melalui dua pendekatan yakni top-down dan botton-up.
Tahapan utama penyusunan RBS dengan menggunakan pendekatan top-down adalah sebagai berikut :
1. Identifikasi kelompok-kelompok besar sumber risiko. Cara termudah adalah dengan memperhatikan struktur organisasi yang ada misalnya perusahaan manufaktur mempunyai struktur organiasi yang terdiri dari bagian produksi, pemasaran, keuangan dan SDM. Dengan demikian kelompok besar sumber risiko adalah risiko manufaktur, risiko pemasaran, risiko keuangan dan risiko orang.
2. Jabarkan kelompok besar sumber risiko tadi menjadi tindakan risiko yang lebih kecil lagi. Misalnya untuk risiko manufaktur dipecah menjadi risiko mutu, risiko proses produksi, risiko kerusakan, risiko supply utilitas, dan lain-lain.
3. Hasil penjabaran tersebut masih harus dijabarkan menjadi sub-kelompok yang lebih kecil dan dilakukan secara berulang hingga proses dekomposisi ini
mencapai tahapan yang memungkinkan penanganan risiko dalam tatanan yang memuaskan. Artinya dapat diketahui dengan jelas pemangku risiko (risk owner) dan dapat dirumuskan perlakuan terhadap potensi risiko yang ada pada level yang cukup rendah.
Proses ini juga dapat dilakukan secara terbalik (bottom up). Artinya, dimulai dengan mengidentifikasi secara acak terlebih dahulu, baru dikelompokkan menjadi kelompok kecil, kemudian lagi menjadi kelompok besar. Demikian dilakukan secara berulang hingga dapat disesuaikan dengan struktur organiasi yang ada. Dengan demikian akuntabilitas penanganan risiko menjadi lebih jelas dan secara berjenjang dapat diketahui dengan jelas para pelaku risiko.
Secara ringkas, tahapan pelaksanaan secara bottom up ini dilakukan sebagai berikut:
1. Kumpulan potensi risiko sebanyak mungkin secara acak. Gunakan metode brainstorming atau metode lainnya menggali kemungkinan potensi risiko yang ada. Apabila dampak dan kemungkinan potensi risiko sudah diketahui maka ada baiknya informasi ini disertakan.
2. Lakukan penyortiran risiko. Potenis risiko yang ditemukan disortir dan dikelompokkan menjadi kelompok potensi risiko yang sejenis dan terkait kelompok-kelompok kecil potensi risiko yang terkait ini digabungkan menjadi kelompok yang lebih besar dan dalam kaitan yang lebih luas sesuai dengan struktur organisasi. Proses ini harus dilakukan secara berulang-ulang sehingga diperoleh suatu hirarki kelompok risiko yang logis, sistematis, dan terstruktur sesuai dengan struktur organisasi.
3. Tinjau ulang hasil pengelompokan, apakah pengelompokan, apakah pengelompokkan yang terjadi memang sudah sesuai dengan area potensi risiko dalam struktur organisasi, apakah semua potensi risiko sudah tercakup.
Bila belum, proses tadi harus diulang hingga semua potensi risiko tercakup.
4. Dalam hal ini, nilai dampak dan kemungkinan juga ditampilkan sehingga informasi ini dapat membantu mengidentiflkasi kelompok mana yang mempunyai potensi risiko dengan nilai yang lebih besar dan memerlukan perhatian serta sumber daya lebih. Untuk tingkat seluruh organisasi, dapat diketahui total risiko yang dihadapi organisasi dan ada kemungkinan untuk menyusun prioritas penanganan risiko berdasarkan tingkat kegawatan yang diperoleh.
Dalam menyusun RBS diperlukan partisipasi yang cukup dari anggota organisasi terkait, terutama dari mereka yang memahami proses organisasi dan dapat membedakan dengan rinci potensi dari masing-masing risiko yang ditemukan. Selain itu, ketersediaan struktur organisasi dengan kejelasan sasaran dan fungsi akan sangat membantu. Apabila dipergunakan pada proyek maka ketersediaan work breakdown strukture proyek akan sangat membantu dalam menyusun RBS.
Penyusuan RBS pada dasarya tidak memerlukan peralatan khusus karena lebih bersifat administratif. Yang diperlukan adalah kreativitas dan partisipasi anggota organisasi yang memahami proses organisasi serta dapat membedakan secara rinci potensi risiko yang ada.
2.3.3. Analisa risiko
Terdapat 3 prinsip penting dalam melakukan pengukuran risiko, yakni :
1. Memastikan bahwa terdapat proses struktur yang jelas dimana unsur probabilitas dan dampak dipertimbangkan dalam setiap risiko.
2. Merekam pengukuran risiko yang memfasilitasi pengontrolan dan identifikasi dari prioritas risiko.
3. Membuat jelas perbedaan antara inherent risk (risiko awal yang diidentifikasi) dan residual risk (risiko yang masih tersisa dilakukan manajemen risiko yang harus dterima oleh perusahaan.
2.3.3.1. Analisa risiko kualitatif
Analisa risiko kualitatif didasarkan pada suatu pengalaman dan pengetahuan dari para subjek dan pemangku risiko terkait (tacit knowledge) sehingga data yang digunakan lebih bersifat tidak dalam bentuk terukur, melainkan suatu pernyataaan atau suatu gambaran. Analisa risiko kualitatif diidentifikasikan untuk pengambilan tindakan selanjutnya, seperti analisa risiko kuantitatif dan perencanaan penanganan risiko.
Dalam menganalisa dampak risiko secara kualitatif dibutuhkan data risiko yang diambil dari tacit knowledge, data historis perusahaan, rencana manajemen risiko, dan daftar risiko. Data-data tersebut selanjutnya diproses untuk menghasilkan matriks probalitas dan dampak risiko.
Teknik yang sering digunakan skema pemeringkatan risiko. Teknik ini merupakan teknik sederhana yang paling sering digunakan. Skema pemeringkatan risiko haruslah distandarisasi dan digunakan secara konsisten untuk keseluruhan
organisasi. Melalui skema ini akan ditentukan gambaran dan kuantifikasi atau besaran yang digunakan seperti; besar, sedang, dan rendah.
Input untuk mengembangkan sekema peringkat berasal dari tim yang berpengalaman dalam organisasi dan mempunyai keahlian di bidang tersebut.
Metode pengumpulan informasi ini dapat dilaukan juga dengan teknik Expert Judgement, baik melalui metode terstruktur Delphi Technique, Analytic Network Process (ANP) atau melalui wawancara atau bentuk Focus Group Discussion lainnya. Hal ini penting untuk mengurangi subjetifitas dan kelemahan tidak tersedianya data yang memadai.
Gambar 2.3. Pembagian Zona Risiko 2.3.3.2. Analisa Risiko Secara Kuantitaif
Analisa risiko kuantitatif merupakan proses untuk mengukur dampak secara keseluruhan yang ada dalam proyek menggunakan simulasi komputer menjadi skenario yang bervariasi.
Metode yang digunakan dalam analisa risiko kuantitatif yaitu : a. Metode pengumpulan data dan metode representasi b. Metode analisa risiko kuantitatif dan permodelan
Analisa sensitivitas
Analisa nilai moneter yang diharapkan
Risiko Rendah
Risiko Menengah Risiko
Menengah
Risiko Tinggi
Dampak Kecil Besar Kemungkinan
Kecil Besar
Analisa pohon keputusan (Decision Tree Analysis)
Modeling dan Simulasi
Value at Risk (VAR)
Fault Tree Analysisi (FTA)
Hazard and Operability Study (HazOp)
Analytic Hierarchy Process (AHP)
Analytic Network Process (ANP)
Metode yang digunakan dalam penelitian ini dalam melakukan analisa risiko adalah metode Analytic Network Process (ANP) dan Failure Mode Effect Anaylis (FMEA).
2.3.3.2.1. Analytic Network Process (ANP)
Analytic Network Process (ANP) atau ANP adalah teori matematis yang memugkinkan seorang pengambil keputusan menghadapi faktor-faktor yang saling berhubungan (dependence) serta umpan balik (feedback) secara sistematis.
ANP merupakan metode pengambilan keputusan berdasarkan banyaknya kriteria atau Multiple Criteria Decision Making (MCDM) yang dikembangkan oleh Thomas L Saaty. Metode ini merupakan pendekatan baru metode kualitatif yang merupakan perkembangan lanjutan dari metode terdahulu yakni Analitytic Hierarchy Process (AHP) yang digunakan untuk mencari nilai dan hubungan antara variabel baik secara horizontal, vertikal maupun loop. ANP pada dasarnya memiliki bentuk yang mirip dengan AHP dimana AHP menunjukkan hubungan antara variabel yang membentuk suatu hierarki, akan tetapi, tidak semua permasalahan pengambilan keputusan hanya berdasarkan hierarki akan tetapi juga memiliki ketergantungan antara komponen di dalam klaster. Pada masalah yang
demikian, digunakan Analytic Network Process dimana jaringannya tersebar di segala arah dan mengikutsertakan perputaran diantara klaster dan loops di dalam klaster yang sama.
Kelebihan ANP dari metode yang lain adalah kemampuan untuk membantu para pengambil keputusan dalam melakukan pengukuran dan sistesis sejumlah faktor-faktor dalam hirarki atau jaringan. Banyak kelebihan dari metode baru yang diperkenalkan pleh Saaty ini, diantaranya adalah kesederhanaan konsep yang ditawarkan. Kesederhanaan metode, membuat ANP menjadi metode yang lebih umum dan lebih mudah diaplikasikan untuk studi kualitatif yang beragam seperti pengambilan keputusan, peramalan (forecasting), evaluasi, pemetaan (mapping), strategizing, alokasi sumber daya dan lain sebagainya. Jika dibandingkan dengan metode AHP, ANP memiliki banyak kelebihan, seperti perbandingan yang dihasilkan lebih objektif, kemampuan prediktif yang lebih akurat, dan hasil yang lebih stabil. ANP bersifat general dari AHP yang digununakan pada multi-criteria decision analysis. Struktur AHP merupakan suatu decision problem dalam bentuk tingkatan jaringan tanpa harus menetapkan level seperti hirarki yang digunkan dalam APH (Tanjung dan Devi,2014;2014).
Menurut Saaty ANP digunakan untuk memecahkan masalah yang bergantung pada alternatif-alternatif yang ada. Dalam teknik analisisnya, ANP menggunkan perbandingan berpasangan pada alternatif-alternatif dan kriteria proyek. Pada jaringan AHP terdapat level tujuan, kriterian, subkriteria dan alternatif, dimana masing-masing level memiliki elemen. Sementara itu, level dalam AHP disebut cluster pada jaringan ANP yang dapat memiliki kriteria dan alternatif di dalamnya, yang sekarang disebut simpul.
Gambar 2.4. Jaringan Hirarki
Gambar 2.4. menunjukkan analisa dengan pendekatan jaringan hierarki.
Munurut Ma’arif dan Hendri (2003) (Tanjung dan Devi, 2013 : 216) hierarki merupakan alat yang sangat dasar dari pikiran manusia dengan melakukan pengidentifikasian elemen-elemen suatu masalah, lalu elemen-elemen tersebut dikelompokkan dalam bentuk kumpulan-kumpulan (komponen) yang homogeny dan dirumuskan dalam bentuk tingkatan yang berbeda. Tidak terdapat aturan baku dalam penyusunan jaringan hierarki, akan tetapi penyusunan jaringan hierarki tetaplah harus disesuaikan dengan situasi keputusan yang diambil.
Selain penggunaan jaringan hierarki, pengambilan keputusan juga dapat dilakukan dengan membuat jaringan feedback (jaringan timbal balik). Jaringan ini lebih tepat menggambarkan kondisi masalah penelitian yang sangat kompleks sebagaimana telah diungkapkan di awal. Secara ringkas jaringan feedback digambarkan pada Gambar 2.5.
Tujuan
Kriteria
Subkriteria
Alternatif
Kompoen, Cluster (level)
elemen
Garis putaran mengindikasikan bahwa setiap elemen hanya bergantung pada dirinya sendiri
Gambar 2.5. Jaringan Feedback
Dengan menggunkan jaringan feedback, elemen-elemen dapat bergantung atau terikat pada komponen seperti pada jaringan hierarki akan tetapi juga dapat bergantung pada sesama elemen. Lebih jauh lagi, suatu elemen dapat tergantung pada elemen-elemen lain yang ada dalam suatu komponen. Komponen lainnya sebagaimana ditunjukkan pada garis lurus yang menghubungkanantara C4 ke cluster lain (yaitu C2 dan C3) disebut outer dependence. Sedangkan elemen- elemen yang akan dibandingkan berada pada komponen yang sama, sehingga pada elemen tersebut membentuk hubungan “garis putaran” maka disebut inner dependence (Saaty dan Vargas, 2006).
ANP merupakan metode dengan pendekatan kuantitatif di mana data yang akan disajikan sebagai bahan analisis tidak tersedia, sehingga penelitian harus mencari data secara primer. Oleh karena itu, ANP memiliki tiga aksioma yang mejadi landasan teorinya. Aksioma atau postulat berfungsi untuk memperkuat suatu pernyataan agar dapat dilihat kebenarannya tanpa perlu adanya bukti.
Menurut Ascarya (Tanjung dan Devi, 2013:219) aksioma-aksioma tersebut diantaranya :
C
4C
1C
3C
2 FeedbackGaris lurus dari komponen C4 ke C2 menunjukkan adanya
hubungan antara eleen-elemen yang ada di dalam C4 terhadap elemen-elemen yang ada pada komponen C2 atau dapat disebut juga outer depence
Garis putaran dalam komponen menunjukkan adanya hubungan elemen dalam suatu komponen atau disebut juga inner dependence
