Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dalam Menunjang Keandalan Pengendalian Internal Penjualan PT Almega Sejahtera, Cabang Bandung (Studi Kasus Pada PT Almega Sejahtera, Cabang Bandung).

(1)

Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

Perekonomian Indonesia pada masa sekarang ini sedang bertumbuh dan berkembang terutama sejak adanya krisis ekonomi tahun 1998. Pertumbuhan ekonomi suatu negara khususnya di Indonesia, salah satunya ditandai dengan semakin ketatnya persaingan. PT. Almega sejahtera sebagai agen penjualan menerapkan salah satu langkah dalam menghadapi persaingan yaitu menerapkan sistem informasi akuntansi, khususnya sistem informasi akuntansi penjualan yang dapat mendukung dalam meningkatkan keandalan pengendalian internal aktivitas penjualan perusahaan.

Metoda penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metoda deskriptif analisis. Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah wawancara dan penelitian kepustakaan.

Secara umum, sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan oleh perusahaan telah menunjang pengendalian internal dan dapat dipercaya (andal). Hanya saja perusahaan tidak memiliki bagian pemberi otorisasi kredit yang independen selama ini, bagian kredit dirangkap oleh bagian marketing yang juga berfungsi sebagai fungsi pemasaran yang dapat menyebabkan adanya pelanggan fiktif yang dapat berpengaruh buruk bagi perusahaan. Perusahan juga tidak memiliki fungsi pengiriman barang, fungsi pengiriman yang ada di dalam perusahaan dirangkap oleh bagian gudang sehingga bagian gudang memiliki banyak tugas dan tidak terfokus. Oleh karena itu, Sebaiknya perusahaan memiliki bagian pemberi otorisasi kredit yang independen dan dipisahkan dari bagian

marketing perusahaan untuk menghindari penyelewengan, misalnya adanya penjualan

fiktif dan penyalahgunaan wewenang. Penulis juga menyarankan agar perusahaan sebaiknya memisahkan fungsi pengiriman dari fungsi gudang agar tidak terjadi penyelewengan wewenang dan dengan adanya pemisahan ini diharapkan bagian gudang akan fokus pada tugas dan tanggung jawabnya.

(2)

DAFTAR ISI

Hal

ABSTRAK……….. i

KATA PENGANTAR………... ii

DAFTAR GAMBAR………... viii

DAFTAR LAMPIRAN………...ix

BAB1. PENDAHULUAN………...…1

1.1. Latar Belakang Masalah………..1

1.2. Identifikasi Masalah……… 4

1.3. Tujuan Penelitian……… 4

1.4. Kegunaan Hasil Penelitian……….. 5

1.5. Rerangka Pemikiran……… 5

1.6. Metoda Penelitian………7

1.7. Lokasi dan Alasan Penelitian……….. 8

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA………..………..9

2.1. Pengertian Sistem dan Prosedur………..9

2.2. Sistem Informasi Akuntansi………...10

2.2.1. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi……….12

2.2.2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi………..13

2.3. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan………. 14

2.3.1. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan……… .15

2.4. Pengertian Penjualan……….17

2.4.1. Prosedur Penjualan………....18

2.5. Pengendalian Internal………....22

2.5.1. Tujuan Pengendalian Internal………....23

2.5.2. Komponen-Komponen Pengendalian Internal………...25

2.5.3. Keterbatasan Pengendalian Internal………...30

2.6. Hubungan Antara Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Kean- dalan Pengendalian Internal………...31

(3)

3.1. Objek Penelitian……….………33

3.2. Metoda Penelitian………..33

BAB VI. PENELITIAN HASIL DAN PEMBAHASAN……….35

4.1. Ruang Lingkup dan Tujuan Pembahasan………..35

4.2. Sejarah Singkat Perusahaan………...36

4.3. Uraian Tugas Secara Umum dan Struktur Organisasi………...37

4.3.1. Uraian Tugas Secara Umum………..37

4.3.2. Struktur Organisasi………..………..39

4.4. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Almega Sejahtera, Cabang Bandung………....41

4.4.1. Prosedur Penerimaan Pesanan, Pembuatan Faktur dan Pengiri- man Barang………....42

4.4.2. Prosedur Penagihan Piutang Dagang dan Penerimaan Kas……...44

4.5. Pemahaman Atas Pengendalian Internal Penjualan PT. Almega Sejah- tera, Cabang Bandung Melalui Komponen-Komponen Pengendalian Internal……….…..45

4.5.1. Pemahaman Terhadap Lingkungan Pengendalian………...45

4.5.2. Penilaian Resiko……….…51

4.5.3. Aktivitas Pengendalian………..51

4.5.3.1.Pemisahan Fungsi………..51

4.5.3.2.Otoritas Yang Memadai Atas Transaksi dan Aktivitas….53 4.5.3.3.Desain dan Dokumen Yang Memadai………...54

4.5.3.4.Pengamanan Atas Harta dan Catatan Perusahaan……….56

4.5.3.5.Pemeriksaan Independen………...57

4.5.4. Informasi dan Komunikasi………58

4.5.5. Pengawasan………... 58

4.6. Hubungan Antara Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dengan Keandalan Pengendalian Internal Penjualan………... 60

BAB V. SIMPULAN DAN SARAN……….………...62

5.1. Simpulan………62

(4)

Universitas Kristen Maranatha DAFTAR PUSTAKA

(5)

DAFTAR GAMBAR

Hal

(6)

DAFTAR LAMPIRAN

(7)

M engajuk an

PELAN GG AN MAR KETING

Ya

T id ak

(8)

(9)

E

C ek tanggal jatuh tem po dan buat

bukti terim a pem bayaran jika telah jatuh tem po

(10)

R p

S urat konfirm asi

D aftar penerim a an kas

S penerim a an kas

U pdated FIN AN CE

(11)

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Dian Natalia NRP : 0351019

Menyatakan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir atau Skripsi ini adalah hasil karya sendiri dan bukan duplikasi dari orang lain.Serta apabila di kemudian hari diketahui pernyataan ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi berupa pencabutan gelar dan pembatalan ijazah yang telah dikeluarkan.Demikian pernyataan saya.

Bandung, Februari 2007 Yang menyatakan,

(12)

Universitas Kristen Maranatha 1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Perekonomian Indonesia pada masa sekarang ini sedang bertumbuh dan

berkembang terutama sejak adanya krisis ekonomi tahun 1998. Pertumbuhan

ekonomi suatu negara khususnya di Indonesia, salah satunya ditandai dengan

semakin ketatnya persaingan. Persaingan sangat dibutuhkan agar dunia usaha yang

ada di Indonesia dapat terus berkembang (Verico, 2006).

Perkembangan yang ada tidak hanya dalam sektor industri, tetapi juga sektor

perdagangan dan sektor-sektor lainnya, khususnya agen penjualan. Agen penjualan

dituntut agar dapat terus bertumbuh dan bertahan dalam menghadapi

persaingan-persaingan yang ada.

Agen penjualan merupakan ujung tombak penjualan dalam pemasaran

produk-produk yang dipercayakan oleh pemegang merek yaitu pabrik atau pemasok

barang khususnya yang berasal dari luar negeri. Tak terkecuali PT Almega Sejahtera

yang merupakan agen penjualan tunggal pemegang merek perusahaan timbangan

untuk leica, laboratorium, dan industri, merk Mettler Toledo, Leica dan Erweka.

Dengan adanya persaingan, PT Almega Sejahtera dihadapkan dengan agen-agen

(13)

Dengan semakin ketatnya persaingan, suatu perusahaan khususnya agen

penjualan dituntut untuk melaksanakan usahanya dengan seefektif dan seefisien

mungkin. Salah satu cara yang dapat diambil perusahaan untuk meningkatkan

efisiensi dan efektivitasnya adalah menerapkan suatu sistem yang baik dan memadai.

Salah satu sistem yang penting dalam membantu agar perusahaan dapat berjalan

dengan baik adalah sistem informasi akuntansi yang berguna dan dapat dijadikan

dasar dalam pengambilan keputusan yang tepat (Bodnar dan Hopwood, 2003).

Salah satu fungsi yang penting dalam suatu perusahaan agen penjualan adalah

fungsi penjualan karena merupakan sumber pendapatan perusahaan yang dapat

digunakan sebagai sumber pembiayaan dalam menjalankan operasional perusahaan

agar kelangsungan hidup perusahaan dapat terjamin. Karena penjualan merupakan

salah satu kegiatan yang penting, maka perlu didesain suatu sistem informasi

akuntansi yang baik yang terdiri dari sekumpulan informasi yang berguna bagi pihak

manajemen.

Sistem informasi akuntansi penjualan membantu agar aktivitas penjualan

dalam perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan prosedur

yang telah ditetapkan oleh pemimpin perusahaan. Sistem informasi akuntansi

mengenai penjualan dapat mendukung dalam meningkatkan keandalan pengendalian

internal aktivitas penjualan perusahaan.

Pengendalian internal sangat dibutuhkan seiring dengan semakin

berkembangnya suatu perusahaan, khususnya dalam agen penjualan. Pengendalian

(14)

didalam perusahaan, menjamin agar kebijakan dan pengarahan-pengarahan

manajemen benar-benar dipatuhi. Pengendalian internal menyarankan

tindakan-tindakan yang harus diambil dalam organisasi untuk mengatur dan mengarahkan

kegiatan-kegiatan suatu perusahaan.

Pengendalian internal yang andal menentukan bahwa suatu pengendalian

berpotensi untuk dapat dipercaya (Munawir, 2005). Pengendalian internal yang andal

dapat menunjukan dan menentukan potensi kesalahan dan penyimpangan,

menentukan prosedur pengendalian untuk mendeteksi dan memperkecil potensi

kesalahan dan penyimpangan tersebut. Di dalam pengendalian internal terdapat

rancangan pengujian pengendalian untuk masing-masing prosedur pengendalian,

serta mendukung tercapainya tujuan-tujuan pengendalian yaitu menjamin keandalan

laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, dan ketaatan atas ketentuan dan

peraturan yang berlaku.

Antara sistem informasi akuntansi penjualan dan pengendalian internal

penjualan memiliki hubungan yang saling menunjang dan kedua-duanya harus

berjalan bersama-sama dalam suatu perusahaan. Suatu perusahaan khususnya agen

penjualan tidak mungkin melaksanakan sistem informasi akuntansi penjualannya

tanpa memiliki sistem pengendalian internal penjualan yang baik pula. Sistem

pengendalian internal penjualan yang dijalankan harus didukung oleh sistem

informasi akuntansi penjualan yang baik, agar sistem pengendalian internal penjualan

dapat mencapai sasaran antara lain mengamankan kekayaan perusahaan, menguji

(15)

kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.

Berdasarkan hal tersebut dan uraian diatas, penulis tertarik untuk mengadakan

penelitian sebagai dasar penyusunan skripsi dengan judul “Peranan Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan dalam Menunjang Keandalan Pengendalian

Internal Penjualan PT. Almega Sejahtera, Cabang Bandung.”

1.2. Identifikasi Masalah

Adapun pada tahap identifikasi masalah ini, penulis akan mencoba untuk

mengidentifikasikan permasalahan-permasalahan yang ada melalui pertanyaan

sebagai berikut:

1. Bagaimana pelaksanaan sistem informasi akuntansi penjualan yang diterapkan

oleh PT. Almega Sejahtera, cabang Bandung?

2. Sampai sejauh mana peranan sistem informasi akuntansi penjualan terhadap

keandalan pengendalian internal penjualan PT. Almega Sejahtera, cabang

Bandung?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan dilakukannya penelitian ini, yaitu:

1. Untuk memberi gambaran apakah PT Almega Sejahtera, cabang Bandung telah

menerapkan sistem akuntansi penjualan yang dapat membantu perusahaan untuk

(16)

2. Untuk memberi gambaran sejauh mana peranan sistem akuntansi penjualan dalam

menunjang keandalan pengendalian internal penjualan.

1.4. Kegunaan Hasil Penelitian

1. Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan dapat dimanfaatkan sebagai

informasi untuk mengetahui sistem informasi akuntansi yang telah dirancang

untuk pengendalian internal atas penjualan perusahaan dengan kekuatan dan

kelemahannya.

2. Bagi penulis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan

pengetahuan mengenai peranan sistem informasi akuntansi penjualan dalam

mendukung keandalan pengendalian internal khususnya dalam penjualan.

3. Bagi pembaca, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan yang

bermanfaat, yaitu untuk menambah informasi tentang peranan sistem informasi

akuntansi penjualan dalam menunjang keandalan pengendalian internal penjualan.

1.5. Rerangka Pemikiran

Menurut La Midjan dan Susanto (2003), salah satu masalah yang kompleks

adalah bagian penjualan, karena penjualan merupakan sumber pendapatan

perusahaan. Aktivitas penjualan merupakan salah satu aktivitas yang utama dan

penting dalam suatu perusahaan karena merupakan salah satu komponen utama dalam

penentuan laba yang diperlukan untuk membiayai operasi perusahaan dan

(17)

aktivitas yang penting dalam suatu perusahaan, membutuhkan perhatian dari pihak

manajemen. Pihak manajemen tampaknya perlu menerapkan suatu sistem informasi

akuntansi penjualan yang baik dan tepat.

Untuk melaksanakan pengawasan terhadap perusahaan, pemimpin

memerlukan suatu alat yang dapat membantunya dalam mengendalikan perusahaan,

dimana alat tersebut adalah pengendalian internal. Dengan adanya sistem informasi

akuntansi penjualan yang baik, informasi yang dihasilkan diharapkan dapat mampu

membantu menajemen untuk mengendalikan aktivitas penjualan yang dapat

diandalkan yang ditunjang oleh pengendalian internal yang andal, sehingga dapat

memperkecil terjadinya kesalahan maupun kecurangan, dan kalaupun terjadi

kesalahan maupun kecurangan dapat segera diketahui dan diatasi secepat mungkin.

Pengendalian internal dalam siklus penjualan memiliki komponen-komponen

(Bodnar dan Hopwood, 2003) yaitu:

1. Lingkungan pengendalian

2. Penilaian resiko

3. Kegiatan pengendalian

4. Informasi dan komunikasi

5. Pengawasan

Setiap komponen dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai

agar tercapai keandalan laporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi serta

kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Dalam kaitan dengan penjualan, suatu

(18)

andal akan memungkinkan diterimanya pendapatan dari penjualan secara lengkap dan

utuh. Maka oleh karena itu perlu adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang

diharapkan dapat membantu perusahaan dalam menunjang keandalan pengendalian

internal penjualan perusahaan.

1.6. Metoda Penelitian

Metoda yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah metoda deskriptif

analitis. Menurut Sugiyono (2003) metoda deskriptif analitis adalah suatu metoda

penelitian yang dilakukan untuk mengumpulkan data, keterangan, dan informasi

lainnya yang kompeten dan relevan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi

ini, semua data dan informasi tersebut diolah dan dianalisis sehingga dapat ditarik

kesimpulan dan saran yang diperlukan.

Teknik pengumpulan data yang dipergunakan adalah:

a. Penelitian Kepustakaan (library research).

Dengan cara mencari, membaca, dan mempelajari buku-buku referensi yang

berhubungan dengan masalah yang diteliti sebagai landasan teori untuk

mempertanggung jawabkan analisa dalam pembahasan.

b. Penelitian Lapangan.

Dengan melakukan peninjauan langsung terhadap objek yang sedang diteliti. Data

diperoleh dengan cara wawancara, yaitu melakukan tanya jawab langsung dengan

pejabat atau manajemen perusahaan. Wawancara dengan personil manajemen

(19)

keadaan perusahaan, terutama yang berhubungan dengan pengendalian internal

siklus penjualan.

1.7. Lokasi dan Alasan Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada PT Almega Sejahtera cabang Bandung yang

merupakan cabang dari PT Almega Sejahtera yang berlokasi di Jakarta. PT Almega

sejahtera merupakan agen penjualan tunggal pemegang merek perusahaan timbangan

Mettler Toledo, Leica, dan Erweka yang berlokasi di Jl. Abdulrahman Saleh No. 9

Komplek City Square Blok C 11-12, Bandung. Alasan penulis memilih PT Almega

Sejahtera karena berdasarkan pengamatan penulis, perusahaan telah berkembang

dengan baik dan telah mensuplai produknya di berbagai tempat baik di Bandung

maupun di kota-kota lainnya, sehingga penulis tertarik untuk memahami bagaimana

sistem informasi akuntansi penjualan dapat menunjang keandalan pengendalian

(20)

BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1. Simpulan

Berdasarkan hasil pengamatan dan penelitian sistem informasi akuntansi

penjualan dan pengendalian internal penjualan pada PT. Almega Sejahtera, cabang

Bandung yang dibahas dibab empat, penulis menarik simpulan bahwa:

1. Perusahaan telah menerapkan sistem informasi akuntansi penjualan.

2. Pengendalian internal yang diterapkan oleh perusahaan cukup andal.

3. Dengan adanya penerapan sistem informasi akuntansi penjualan didalam

perusahaan dapat mendukung keandalan pengendalian internal penjualan didalam

perusahaan.

Pengendalian internal yang andal yang didukung oleh sistem informasi akuntansi

penjualan yang ada didalam perusahaan, yaitu:

1. Dalam prosedur penjualan (sistem informasi akuntansi) yang ada terdapat

pemisahan fungsi sehingga menghindari adanya penyelewengan wewenang dan

jabatan sehingga mendukung keandalan dari pengendalian internal. Semua

transaksi penjualan dengan mengikuti prosedur yang berlaku mendukung adanya

informasi yang andal yang dapat mendukung adanya kewajaran penyajian laporan

(21)

2. Seluruh transaksi yang berhubungan dengan penjualan telah diotorisasi sesuai

dengan prosedur yang ada dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

3. Dokumen-dokumen yang ada seperti formulir-formulir telah disimpan dan

didistribusikan kepada pihak yang terkait dan berwenang, sehingga

penyalahgunaan dokumen-dokumen yang ada dapat dihindari.

4. Telah digunakannya formulir-formulir, catatan, prosedur dan laporan

(unsur-unsur sistem informasi akuntansi yang dapat dilihat di bab 2) didalam perusahaan

yang merupakan bagian dari komponen pengendalian internal yaitu

mempermudah informasi dan komunikasi.

Selain memiliki faktor-faktor yang menunjang pengendalian internal perusahaan,

khususnya penjualan, penulis juga menemukan beberapa kelemahan antara lain:

1. Perusahaan tidak memiliki bagian pemberi otorisasi kredit yang independen

selama ini, bagian kredit dirangkap oleh bagian marketing yang juga berfungsi

sebagai fungsi pemasaran yang dapat menyebabkan adanya pelanggan fiktif yang

dapat berpengaruh buruk bagi perusahaan.

2. Perusahaan tidak memiliki fungsi pengiriman barang, fungsi pengiriman

dirangkap oleh bagian gudang sehingga bagian gudang memiliki banyak tugas

dan tidak terfokus.

1.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian dan kesimpulan yang didapat, penulis

(22)

perusahaan dalam menyempurnakan peran sistem informasi akuntansi penjualan

dalam mendukung keandalan pengendalian internal penjualan perusahaan.

Saran-saran yang diberikan adalah:

1. Sebaiknya perusahaan memiliki bagian pemberi otorisasi kredit yang independen

dan dipisahkan dari bagian marketing perusahaan untuk menghindari

penyelewengan misalnya adanya penjualan fiktif dan penyalahgunaan wewenang.

2. Sebaiknya fungsi pengiriman dipisahkan dari fungsi gudang agar tidak terjadi

penyelewengan wewenang dan dengan adanya pemisahan ini diharapkan bagian

(23)

DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, G.H. and Wiliam S. Hopwood. (2003). Edisi 8. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Penerbit PT INDEKS Kelompok Gramedia.

Boockholdt, J.L. (1999). Edisi 5. Accounting Information Systems. Singapore: The McGraw-Hill Companies, Inc.

Hall, J.A. (2001). Edisi 3. Accounting Information Systems. OHIO: South-Western Collage Publishing.

Ikatan Akuntan Indonesia-Kompartemen Akuntan Publik. (2001). Standar Profesional Akuntan Publik per 1 januari 2001. Jakarta: Salemba Empat.

Komaruddin. (1994). Edisi Pertama. Standar Akuntansi Keuangan. Jakarta: Bumi Aksara.

La Midjan dan Azhar Susanto. (2003). Edisi 8. Sistem Informasi Akuntansi II. Cetakan Pertama. Penerbit Lingga Jaya.

Mulyadi, Drs., Msc., Ak. (2001). Edisi 3. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

Munawir, S. (2005). Edisi Pertama. Audit Modern. Yogyakarta: BPFE.

(24)

Sugiyono. (2003). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta.

Verico, Kiki. (2006). “Sulit Terapkan Pasar Bebas Asean Pada 2015”. Harian Suara Merdeka 24 (Agustus). Melalui <http://suaramerdeka.com/cybernews/harian/ 0608/24/nas 32. htm> (08/24/06).