BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

34

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem 4.1.1 Analisa Kebutuhan

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan kebutuhan yang berkaitan dengan aplikasi. Prosedur sistem usulan ini tidak telalu banyak mengalami perubahan dari sistem yang sedang berjalan saat ini. Perubahan terjadi pada sistem usulan ini hanya membuat sistem lebih terkomputerisasi dan hanya mengalami sedikit perubahan pada prosedur yang saat ini berjalan.

A. Kebutuhan Pengguna

Dalam aplikasi sistem pengadaan barang ini terdapat pengguna yang saling berinterkasi dalam lingkungan sistem,yaitu : bagian gudang dan bagian purchasing. Semua pengguna tersebut memiliki karateristik interaksi sistem yang berbeda-beda dan memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda,seperti berikut:

A.1. Kebutuhan Bagian Gudang a) mengelola stok barang

b) memasukan data penerimaan barang c) memasukan data pengeluaran barang d) membuat laporan stok barang

e) membuat surat return barang f) membuat purchase request (PR) A.2. Kebutuhan Bagian Purchasing

(2)

a) melihat data pesanan barang b) melihat stok barang

c) membuat surat purchase order (PO) d) memasukan supplier baru

e) melihat data purchase request (PR) B. Kebutuhan Sistem

1. Pengguna harus melakukan login terlebih dahulu untuk dapat mengakses aplikasi ini dengan memasukkan username dan password agar privasi masing-masing pengguna tetap terjaga keamanannya.

2. Pengguna harus melakukan logout setelah selesai menggunakan aplikasi. 3. Sistem melakukan proses pengadaan barang

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

(3)

Tabel IV.1 Tabel Use Case Data Usulan Use Case Name Pengadaan Barang

Requirements purchasing dapat menambah supplier baru purchasing dapat mengorder barang

purchasing dapat melihat data permintaan barang purchasing dapat melihat stok barang

gudang input barang masuk gudang input barang keluar gudang melihat stok barang

gudang dapat melaporkan stok barang gudang dapat meminta pembelian barang Goal Proses pengadaan barang dapat berjalan Pre-conditions Semua pengguna telah login

Post-conditions Permintaan pembelian dilakukan oleh gudang Failed and

Condition

Bagian gudang tidak dapat meminta pembelian barang

Actors Gudang, purhasing

Main flow/basic path Gudang mengecek stok yang kurang

Gudang meminta pembelian barang ke purchasing Purcahsing mengorder barang ke supplier

Gudang menerima barang kirim dari supplier Gudang menginput stok barang

Gudang mengeluarkan barang untuk produksi Gudang menginput pengeluaran barang Gudang melaporkan stok barang

(4)

Alternative Flow Invariant A

Gudang memesan barang langsung ke supplier Alternative Flow

Invariant B

Purchasing menginput masuk dan keluar barang Purchasing melaporkan stok barang

4.1.3. Rancangan Diagram Aktifitas

(5)

(6)

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Rancangan dokumen sistem usulan adalah rangkaian dari dokumen yang terjadi didalam sistem yang akan berjalan. Didalam proses tersebut diperlukan dokumen masukan (input) untuk mendukung jalannya proses untuk menghasilkan dokumen keluaran (output).

A. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan diolah didalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut adalah:

1. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Bahwa Barang Sudah Diterima Sumber : Supplier

Tujuan : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang.

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap 3 Lampiran : C.1

2. Nama Dokumen : Form Permintaan Barang

Fungsi : Sebagai tanda permintaan barang. Sumber : Produksi

Tujuan : Bagian Gudang

Frekuensi : Setiap permintaan barang.

Media : Kertas

(7)

Lampiran : C.2

B. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen dari hasil proses pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu sistem. Adapun dokumen keluaran tersebut sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Purchase Request

Fungsi : Permintaan pembelian barang kebagian Purchasing Sumber : gudang

Tujuan : Purchasing

Frekuensi : Setiap Ada rencana pembelian barang.

Media : Kertas

Jumlah : Rangkap 1 Lampiran : D.1

2. Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi :sebagai dokumen pemesanan/pembelian barang ke supplier.

Sumber : Purchasing Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali

Media : Kertas

Jumlah : 1 buah Lampiran : D.2

3. Nama Dokumen : Laporan Stock Taking

(8)

Sumber : Gudang

Tujuan : PPIC

Frekuensi : Setiap 1 bulan sekali Media : Microsoft Excel Jumlah : 1 buah

Lampiran : D.3

4. Nama Dokumen : Form Return

Fungsi : Pengembalian barang yang tidak sesuai permintaan

Sumber : Gudang

Tujuan : Supplier

Frekuensi : Setiap ada perbedaan permintaan barang atau barang rusak

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar Lampiran : D.4 4.1.5. Rancangan Prototype

a. Tampilan Index Menu

(9)

b. Tampilan Form Purchase Request

Gambar IV.5 Tampilan Form Purchase Request c. Tampilan Form Purchase Order

(10)

d. Tampilan Receiving Purchase Order

Gambar IV.7 Tampilan Receiving Purchase Order e. Tampilan Form Pengeluaran Barang

(11)

f. Tampilan Stock

Gambar IV.9 Tampilan Stock g. Tampilan Return

(12)

h. Tampilan Receiving Return

Gambar IV.11 Tampilan Receiving Return i. Tampilan Report Purchase Request

(13)

j. Tampilan Report Purchase Order

Gambar IV.13 Tampilan Report Purchase Order k. Tampilan Report Receiving

(14)

l. Tampilan User Management

Gambar IV.15 Tampilan User Managment m. Tampilan Change Password

(15)

n. Tampilan Supplier

Gambar IV.17 Tampilan Supplier o. Tampilan Find

(16)

4.2. Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar IV.19 ERD Diagram Usulan 4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

(17)

4.2.3. Spesifikasi File

Adapun spesifikasi file yang penulis usulkan dalam perancangan system pengadaan barang pada PT. Hitachi Chemical Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi File User

Nama : Tabel User Akronim File : User Tipe File : File Master Akses File : Random Record

Size : 100 byte

Media Fil e : Harddisk Kunci Field : user_id Software : Mysql

Tabel IV.2 User

No. Description Type Size Keterangan

1 User_name Text 20 Primery Key

2 User_id Varchar 25

3 Id_dept Varchar 15

4 Password Varchar 8

5 Employe name Text 20

2. Spesifikasi File Detail Departemen Nama : Tabel Departemen Akronim File : Deptarment Tipe File : File Master Akses File : Random Record

Size : 100 byte

(18)

Kunci Field : id_dept Software : Mysql

Tabel IV.3 Detail Deparment

1 Id_dept Varchar 6 Primery Key

2 Nm_dept Varchar 25

3. Spesifikasi File PR

Nama : Tabel Purchase Request Akronim File : PR

Tipe File : File Master Akses File : Random Record

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : pr_id Software : Mysql

Tabel IV.4 Purchase Request

1 Pr_id Varchar 25 Primery Key

2 Department Varchar 20

3 User_id Text 25 Foreign Key

4 nm_supplier Varchar 25

5 PR date Date

6 Item_name Varchar 20

4. Spesifikasi File Detail PR

Nama : Tabel Detail PR

(19)

Tipe File : File Master

Akses File : Random Record

Size : 600 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : id_item Software : Mysql

Tabel IV.5 Detail Purchase Request

1 id_item Varchar 12 Primery Key

2 Item name Varchar 30

3 Item_spec Varchar 30 4 Qty Varchar 10 5 UoM Varchar 15 6 Req_del Date 7 Price Currency 5. Spesifikasi File PO

Nama : Tabel Purchase Order Akronim File : PO

Tipe File : File Master Akses File : Random Record

Size : 600 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : PO_id Software : Mysql

Tabel IV.6 Purchase Order

(20)

2 PO_date Date

3 Pr_id Varchar 10 Foreign Key

4 Req_del Dtae

5 Nm supplier Text 20

6 Sub total Currency

7 Pph Int

8 Grand total Currency

1. Spesifikasi Detail Purchase Order

Nama : Tabel Detail Purchase Order Akronim File : Detail Purchase Order Tipe File : File Master

Size : 100 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : Id_item Software : Mysql

Tabel IV.7 Detail Purchase Order

1 Id_item Varchar 6 Primery Key

2 Nm_item Varchar 25 3 Item_spec Varchar 15 4 Qty Varchar 8 5 Uom Varchar 20 6 Unit_Price Currency 7 Amount Currency

2. Spesifikasi File Supplier

Nama : Tabel Supplier Akronim File : Supplier Tipe File : File Master

(21)

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : id_supplier Software : Mysql

Tabel IV.8 Supplier

1 id_supplier Varchar 6 Primery Key

2 nm_supp Varchar 30

3 Addres Varchar 50

4 Phone Int 15

5 Email Varchar 25

3. Spesifikasi File Return

Nama : Tabel Return Akronim File : Return

Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Record

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : Rtn_id Software : Mysql

Tabel IV.9 Return

1 Rtn_id Varchar 15 Primery Key

2 Rtn_date Date

3 Nm supplier Text Foreign Key

(22)

5 nm_item Varchar 50

6 Remark Text 60

4. Spesifikasi File Receiving return

Nama : Tabel Receiving Return Akronim File : Receiving return Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Record

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : Rcv_rtn_id Software : Mysql

Tabel IV.10 Tabel Receiving Return

1 Rcv_rtn_id Varchar 12 Primery Key

2 Rcv_rtn_date Date

3 Rtn_id Varchar 30 Foreign Key

4 Nm_supplier Varchar 30 Foreign Key

5 Item_name Varchar 15

5. Spesifikasi Detail Item

Nama : Tabel Detail item Akronim File : Detail item Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Record

Size : 240 byte

(23)

Kunci Field : id_item Software : Mysql

Tabel IV.11 Detail Item

1 id_item Varchar 12 Primery Key

3 Harga Currency

4 Uom Varchar 15

6. Spesifikasi File Stock

Nama : Tabel Stock Akronim File : Stock

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : -

Software : Mysql

Tabel IV.12 Stock

2 Rec Id Varchar 25 Foreign key

3 Rec _rtn_id Varchar 25 Foreign key

4 Stok in Int 10

5 Stock Out Int 10

7. Spesifikasi File Permintaan

(24)

Akronim File : Permintaan barang Tipe File : File Transaksi Akses File : Random Record

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : -

Software : Mysql

Tabel IV.13 Permintaan barang

1 Employe_name Varchar 12 Foreign kay

2 Tgl minta Date

3 Dept Varchar 20

4 OuM Varchar 6

8. Spesifikasi File Receiving PO

Nama : Tabel Receiving PO Akronim File : Receiving PO

Size : 240 byte

Media File : Harddisk Kunci Field : Rec_id Software : Mysql

Tabel IV.14

Receiving Purchase Order

(25)

2 Rec_date Date

3 Po_id Varchar 10 Foreign Key

4 Nm supplier Varchar 10 Foreign Key

5 No surat jalan Varchar 10

6 Username Text 20

7 Remark Varchar 20

8 Status Text 10

4.2.4. Class Model / Class Diagram

(26)

4.2.5. Sequence Diagram

Gambar IV.22 Sequence Diagram

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software

Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

1. Processor : Intel Core 2 Duo @ 2.00 Ghz 2. Memory (RAM) : 2 GB

3. Monitor : Generic PnP Monitor 14” 4. Harddisk : 250 GB

5. Mouse : Standart Mouse 6. Keyboard : Standart 102 Keys 7. Printer : Laser Jet

Adapun spesifikasi perangkat keras yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

(27)

1. Sistem Operasi : Microsoft Windows 7 Profesional 2. Sistem Aplikasi : MySQL

3. Program Pendukung : Microsoft Visual Studio 2012 4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akan digunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut :

Tabel IV.15 Jadwal Implementasi

No. Kegiatan

Bulan

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Pengumpulan Data Awal X X 2 Analisa Kebutuhan X X X 3 Desain Sistem X X 4 Desain Perangkat Lunak X X 5 Pengenalan Program X X 6 Penerapan Program X X X 7 Pelatihan Pengguna X X 8 Evaluasi & Perbaikan X X X