Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 40
MODUL 5
PENANGANAN SURAT KELUAR
A.Tahap-Tahap Penanganan Surat Keluar
Surat Keluar adalah surat-surat yang dikirimkan sebagai jawaban atau
tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari organisasi, lembaga, kantor lain
atau perorangan, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi yang
berakibat menguntungkan kedua belah pihak.
Pada umumnya surat keluar menempuh prosedur kegiatan pembuatan
konsep, pengetikan, penandatanganan, pencatatan, pengiriman dan diakhiri
dengan kegiatan penyimpanan.
Surat keluar dapat disebabkan oleh 3 faktor antara lain sebagai berikut :
1)Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.
2)Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat,
maka dibuat surat undangan rapat.
3)Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat edaran dan surat
pemberitahuan.
Tahap-tahap penanganan surat keluar yang baik hendaknya
memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki
pimpinan.
2. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atu
nomor surat maka surat diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala
unit pengolah membaca dengan teliti hasil konsep surat hingga menjadi bentuk
surat (net surat). Tentunya setelah melakukan koreksi kesalahan.
3. Mengetik Surat dalam Bentuk Akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan diketik dalam bentuk akhir pada kertas
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 41 4. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan atau pejabat yang
berwenang untuk ditandatangani.
5. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan-kegiatan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1)Net surat yang telah ditandatangani, kemudian di cap disertai kelengkapan
lainnya, seperti lampiran dan amplop.
2)Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas yang
disebut verbalis.
3)Setelah selesai dicatat dalam buku verbal, surat dinas siap untuk dikirim.
B.Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Sistem buku agenda adalah sistem dalam pencatatan surat dengan
menggunakan buku untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu tahun,
yang mengelompokan antara surat penting dan surat biasa.
Langkah-langkah pengelolaan surat keluar dengan sistem buku agenda
adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
a. Atasan atau Pimpinan
1)Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat
rahasia.
2)Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.
3)Kondep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh
sekretaris.
4)Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.
b. Orang yang ditunjuk (Konseptor)
Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat
konsep surat.
2. Persetujuan Konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut
harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan, dengan tujuan memeriksa
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 42 dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan maka
pimpinan akan memberi tanda acc pada konsep tersebut.
3. Pencatatan Surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan,
selanjutnya dicatat ke dalam Buku Agenda Surat Keluar untuk diregistrasi
atau didaftarkan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai
dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku dikantor tersebut.
Contoh :
Kepada Perihal Lampiran Keterangan
4. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan
mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk
diketik dengan rapi berikut dengan sampul suratnya.
5. Pemeriksaan Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengertikannya sebelum surat tersebut diprint
atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan. Apalagi jika berupa
angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal.
Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga
benar-benar sesuai dengan konsepnya. Dan memberikan parafnya dengan
pensil sebagai tanda surat sudah sesuai dengan konsep.
6. Penandatanganan Surat
Setelah surat selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau
yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda
tangan di atas nama terangnya.
7. Pemberian Cap/Stempel Dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi
cap/stempel dinas sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada
cap/stempel dinas akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas
dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyingung sedikit dari
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 43 8. Melipat Surat
Surat asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi
menggunakan aturan lipatan surat, sedangkan tembusannya atau lembar ke
2 disimpan sebagai arsip.
9. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang
telah disiapkan.
10. Pengiriman Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara :
a. Melalui Kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar
langsung kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada
orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa
surat sudah disampaikan dengan menggunakan buku ekspedisi ekstern.
b. Melalui Pos, yaitu surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke
petugas pos dengan menggunakan buku ekpedisi ekstern untuk meminta
cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya
dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat
saja dalam buku ekspedisi bahwa pengiriman dilakukan melalui kotak
surat.
c. Melalui Perusahaan Jasa Pengiriman.
d. Melalui Internet/Email.
11. Penyimpanan Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan
atau lembar ke 2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan
menggunakan sistem penyimpanan, misalnya : sistem abjad, sistem subjek,
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 44 C. Penanganan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Sistem kartu kendali adalah sistem pencatatan surat dengan memakai
lembar isian untuk pencatatan, penyampaian dan penyimpanan surat sehingga bila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
1. Penanganan Surat Keluar Penting
a. Unit Pengolah
Surat keluar berikut tembusannya berasal dari unit pengolah atau unit kerja
yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Menyiapkan 3 lembar kartu
kendali dan menyatukannya dengan surat asli dan tembusan untuk diberikan
kepada bagian pencatat surat pada unit kearispan.
b. Pencatat Surat
• Menerima surat beserta tembusannya dan kartu kendali 1 dan 2 dari unit
pengolah.
• Memberikan stempel pada surat.
• Kartu kendali 1 diteruskan ke pengarah surat untuk disimpan dan
berfungsi sebagai kartu kontrol.
• Memberikan paraf pada kartu kendali 2, kemudian mengembalikan kartu
kendali 3 dan tembusan kepada unit pengolah.
• Memberikan surat kepada petugas ekspedisi untuk dikirimkan kepada
alamat instansi.
c. Pengarah Surat
Tugas pengarah surat adalah menerima kartu kendali 1 dari bagian pencatat
surat dan menyimpannya ke dalam kotak kartu kendali sebagai kontrol atau
pengendali dari surat yang dikirimkan.
d. Penata Arsip
Tugas penata arsip adalah menerima kartu kendali 2 dan menyimpannya
dalam kotak kartu kendali sebagai pengganti arsip yang masih ada di unit
pengolah. Jika arsip yang berada di unit pengolah sudah menurun nilai
gunanya, selanjutnya diserahkan kepada penata arsip untuk disimpan, kartu
Modul Kearsipan - www.aldinfoku.com 45 e. Ekspeditor/Kurir
Tugas ekspeditor adalah menerima surat-surat yang akan dikirim kepada
pihak lain dan mengirimkan dengan cara-cara tertentu yang telah menjadi
aturan di suatu kantor.
2. Penanganan Surat Keluar Biasa
Langkah-langkahnya adalah :
a. Unit Pengolah mencatat surat keluar biasa atau rutin dalam 2 lembar
pengantar surat biasa, kemudian surat asli dan tembusan diteruskan ke
pencatat surat di unit kearsipan. Kemudian menerima kembali tembusan
surat yang sudah diberi cap stempel tanggal oleh pencatat dan lembar
pengantar surat biasa (lembar 2) untuk di simpan sebagai tanda bahwa surat
sudah dikirimkan ke alamat yang dituju.
b. Pencatat Surat menerima surat berikut surat tembusannya dan lembar
pengantar surat biasa (lembar 1 dan 2), memberi cap stempel tanggal pada
tembusan surat dan mengembalikan lagi kepada unit pengolah beserta
lembar pengantar 2 sebagai tanda bahwa surat sudah diterima dan dikirim
surat aslinnya ke alamat yang dituju melalui ekspenditor.
3. Penanganan Surat Keluar Rahasia
Langkah-langkahnya adalah :
a. Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau seseorang yang ditunjuk
langsung oleh pimpinan berikut tembusannya dan dicatat langsung dalam
lembar pengantar surat rahasia, tembusan disimpan.
b. Surat tertutup + Lembar Pengantar Surat Rahasia (lembar 1 dan 2)
diserahkan kepada pengarah, lalu menyerahkan surat kepada ekspeditor
untuk dikirim dan menyerahkan Lembar Pengantar 1 kepada penata arsip
