TUGAS AKHIR
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
OLEH
EMA YULIA 122102206
PROGRAM STUDI D3 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN 2016
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PERSETUJUAN ADMINISTRASI AKADEMIK
NAMA : EMA YULIA
NIM : 122102206
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL
BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal Juli 2016
Tanggal Juli 2016
Tanggal Juli 2016
Dosen Pembimbing Tugas Akhir
( Dra.Hj.Nurzaimah,M.M.,Ak ) NIP. 19581114 198703 2 001
Ketua Prodi Diploma III Akuntansi
( Drs. Rustam,M.Si.,Ak.,CA ) NIP. 19511114 198203 1 002
Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU
( Prof. Dr. Ramli, SE, M.S )
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : EMA YULIA
NIM : 122102206
PROGRAM STUDI : DIPLOMA III AKUNTANSI
JUDUL : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, Juli 2016
Ema Yulia 122102206
KATA PENGANTAR
Bismillahirahmanirrahim
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Shalawat beserta salam semoga senantiasa terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada umatnya sampai akhir zaman, amin.
Penulisan tugas akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma III Akuntansi di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Adapun judul yang penulis ajukan adalah “ SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ”.
Tugas Akhir ini merupakan hasil jerih payah penulis sebagai seorang manusia biasa yang tidak luput dari kesalahan dan kekurangan. Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini tidak jauh dari kesempurnaan. Maka dari itu dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran demi kesempurnaan tugas akhir ini.
Selama dalam penulisan tugas akhir ini, penulis banyak menerima bimbingan dan bantuan baik moral maupun materil dari berbagai pihak. Untuk itu dengan kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-
besar nya kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS. selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rustam, M.Si, Ak, CA, Selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Dra. Hj. Nurzaimah, M.M, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktunya untuk membimbing penulis dalam penulisan tugas akhir ini.
5. Kepada Bapak dan Ibu Dosen Pengajar yang memberikan ilmu dan pengetahuan nya kepada penulis selama masa perkuliahan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara .
6. Yang teristimewa kepada kedua orangtua saya, Ayahanda Nasrul Tanjung dan Ibunda Erna Deli Chaniago, yang selalu memberikan do’a, dukungan, dan motivasi. Terima kasih untuk segala pengorbanan yang tidak ternilai.
Semoga Allah membalas semua kebaikan kalian. Amin
7. Terima kasih kepada keluarga saya, abang, kakak, adik, nenek dan juga kepada sahabat karib saya yang selalu memberikan motivasi dan arahan kepada saya dalam mengerjakan tugas akhir ini.
8. Kepada semua teman teman saya khususnya D-III Akuntansi yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu. Terima kasih atas persahabatan yang tidak akan pernah penulis lupakan.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan bantuan yang tak ternilai harganya. Dan besar harapan penulis semoga tugas akhir ini memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Wassalamualaikum wr.wb.
Medan, Juli 2016 Penulis
( Ema Yulia )
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 2
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Rencana Penulisan ... 3
1. Jadwal Survei / Observasi ... 3
2. Rencana Isi ... 4
BAB II FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 7
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ... 7
B. Struktur Organisasi ... 10
C. Job Description ... 16
D. Jaringan Kegiatan ... 21
E. Kinerja Kegiatan Terkini ... 22
F. Rencana Kegiatan ... 23
BAB IIISISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA ... 25
A. Klasifikasi Biaya Operasional ... 25
B. Anggaran Biaya Operasional ... 29
C. Perencanaan Biaya Operasional ... 36
D. Pengendalian Biaya Operasional... 38
E. Penyimpangan Biaya Operasional ... 41
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 46
A. Kesimpulan ... 46
B. Saran ... 47
DAFTAR PUSTAKA ... 48
DAFTAR TABEL
NOMOR JUDUL HAL
1.1 Jadwal Survey/Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir ... 4 3.1 Laporan Anggaran dan Realisasi Biaya Operasional Fakultas Ekonomi
dan Bisnis Universitas Sumatera Utara ... 43
DAFTAR LAMPIRAN
NOMOR JUDUL HAL
2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara ... 11
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Didirikannya sebuah perusahaan memiliki tujuan yang jelas. Tujuan perusahaan yaitu mencapai laba maksimal yang mengandung konsep bahwa perusahaan harus melakukan kegiatan nya secara efektif dan efisien.
Seorang Manager Keuangan suatu perusahaan harus mengetahui bagaimana mengelola unsur dan segi keuangan. Hal ini disebabkan karena fungsi keuangan merupakan salah satu fungsi penting dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuan perusahaan yang di kehendaki, perusahan harus menjalankan fungsi-fungsinya dengan baik. Salah satunya yaitu melalui pengendalian internal yang baik terhadap biaya operasional perusahaan.
Pengendalian internal perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur yang ditetapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan perusahaan akan dicapai, karenanya harus diciptakan suatu sistem, prosedur, dan kebijaksanaan untuk menolong perusahaan mendapatkan jaminan dan pengamanan bahwa transaksi yang dijalankan sah dan dicatat secara wajar.
Sedangkan biaya operasional merupakan keseluruhan biaya komersil yang terdiri dari biaya penjualan dan biaya umum serta administrasi yang dikeluarkan perusahaan untuk mendukung kegiatan atau aktivitas yang ada di perusahaan guna mencapai sasaran yang ditentukan. Oleh karena itu dibutuhkannya pengendalian internal yang baik terhadap biaya operasional agar perusahaan baik perusahaan
besar maupun perusahaan kecil dapat lebih efisien dalam menggunakan dananya untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan.
Keberhasilan pengendalian juga ditentukan oleh beberapa unsur seperti struktur organisasi, prosedur kerja, pelaksanaan kerja yang baik. Selain itu pencatatan dan pelaporan biaya operasional sebagai umpan balik pelaksanaan fungsi pengendalian sangatlah dominan karena tanpa adanya laporan tersebut sulit untuk mengukur hasil guna suatu aktivitas usaha.
Dengan dilakukannya pengendalian internal ini tentunya dapat mengurangi tindakan-tindakan penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan seperti penggelapan dana perusahaan, dan melalui pengendalian internal ini diharapkan perusahaan nantinya akan dapat mencapai tujuannnya dan dapat meningkatkan laba perusahaan.
Dari uraian diatas dapat terlihat betapa pentingnya pengendalian internal dalam suatu perusahaan. Maka dari itu penulis tertarik untuk memilih topik Tugas Akhir ini dengan judul “Sistem Pengendalian Internal Atas Biaya Operasional Pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Sesuai dengan judul yang diambil maka penulis mengajukan masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini yaitu bagaimana penerapan sistem pengendalian internal atas biaya operasional pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian yang dilakukan yaitu untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian internal atas biaya operasional pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi Penulis, sebagai masukan dan tambahan ilmu pengetahuan mengenai pengendalian internal terhadap biaya operasional.
2. Bagi Fakultas, untuk mengetahui sejauh mana pengendalian internal terhadap biaya operasional pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Bagi Pembaca, Sebagai informasi perbandingan didalam observasi dan untuk memperluas wawasan dan pengetahuan bagi penulis lainnya dalam melakukan penelitian dimasa yang akan datang.
D. Rencana Penulisan
1. Jadwal Survei / Observasi
Penelitian ini dilakukan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang terletak di Jl. Prof. TM. Hanafiah, SH. Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal survey/observasi ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 di bawah ini :
Tabel 1.1
Jadwal Survey/ Observasi dan Penyusunan Tugas Akhir
2. Rencana Isi
Secara garis besar pembahasan yang dilakukan dibagi atas empat bab, dimana setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab sesuai dengan pembahasannya. Adapun rencana isi dari tugas Akhir ini adalah sebagai berikut :
No Kegiatan
Apr 2016 Mei 2016 Juni 2016 IV I II III IV I II III IV 1 Pengajuan Judul
2 Permohonan Izin Riset 3 Pengajuan Dosen
Pembimbing 4 Pengumpulan Data 5 Pengolahan dan Analisis
Data
6 Penyusunan Tugas Akhir 7 Bimbingan Tugas Akhir 8 Penyelesaian Tugas Akhir
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini diuraikan pembahasan mengenai alasan pemilihan judul, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan rencana penulisan.
BAB II : FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pada bab ini diuraikan tentang gambaran perumusan yang meliputi sejarah singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, struktur organisasi, job description, jaringan kegiatan, kinerja kegiatan terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Dalam bab ini penulis menguraikan hasil penelitian yang telah dilakukan yaitu mengenai sistem pengendalian internal atas biaya operasional pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang meliputi klarifikasi biaya operasional, anggaran biaya operasional, perencanaan biaya operasional, pengendalian biaya operasional, dan penyimpangan anggaran biaya operasional.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan bab yang terakhir dari penulisan tugas akhir ini.
Penulis akan memberikan kesimpulan yang didasarkan dari penjelasan bab terdahulu dan mencoba memberikan saran. Saran yang dirasakan perlu untuk efektivitas lembaga pendidikan tinggi negeri dimasa akan datang.
BAB II
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Sejarah Singkat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara lahir di luar kota Medan atau di luar Provinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi dan Bisnis lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syiah Kuala) kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu adalah Dr. Teuku Iskandar.
Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan.
Namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu teknik operasional pendidikan berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada dibawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubungan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara didirikan di Medan dan memperoleh status negeri dengan Surat Keputusan Menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan RI No. 64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi dan Bisnis yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke
dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.
0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen Pendidikan Tinggi No. 131/DIKTI/Kep/1987, No. 25/DIKTI/Kep/1987, dan No. 26/DIKTI/Kep/1987 Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata -1 dan Program Pendidikan Diploma III. Program Pendidikan Strata -1 meliputi 3 (tiga) departemen, yaitu : a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima mahasiswa/i pada bulan Agustus 1961.
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang ilmu ekonomi, manajemen, dan akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan stakeholder lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerja sama dengan institusi swasta dan pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain yang bertaraf nasional dan internasional.
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut:
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing dan menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional maupun internasional.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan responsif terhadap perkembangan / perubahan.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian tujuan instansi yang telah ditetapkan sebelumnya.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi untuk melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertikal, melalui saluran tunggal.
Gambar 2.1
STRUKTUR ORGANISASI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber: Buku Pedoman Dan Informasi Fakultas Ekonomi USU 2007-2008 Rektor dan
Pembantu Rektor
Ketua Program Studi
Inter Departemen
Kepala Lab/
Studio
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Fakultas Ketua
Program Studi Intra Departemen
Dewan Pertimbangan
Kepala Sub Bagian Tata
Usaha Departemen
Unit Penunjang
Fakultas Kepala
Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua dan
Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu
Dekan
Ketua dan Sekretaris S2
dan S3
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. Runtung Sitepu,SH., M.Hum.
Pembantu Rektor I ; Prof. Dr. Ir. Rosmayati,M.S.
Pembantu Rektor II : Dr. Muhammad Fidel Ganis Siregar,Sp.OG Pembantu Rektor III : Drs. Mahyuddin K.M Nasution, M.IT.,Ph.D., Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Bustami Syam,M.S.M.E.
Pembantu Rektor V : Ir. Luhut Sihombing,M.P.
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan : Prof. Dr. Ramli, SE, MS
Pembantu Dekan I : Prof.Dr.Prihatin Lumbanraja,M.Si.
Pembantu Dekan II : Drs. Hasan Sakti Siregar,M.Si,Ak.
Pembantu Dekan III : Dr. Arlina Nurbaity Lubis,SE,MBA.
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian dalimunthe, M.Ec, Ac.
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Anggota : Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MAFIS, MBA, Ak.
: Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac. Ak.
: Fahmi Natigor, SE, M.Acc, Ak.
: Prof. Dr. Ramli, MS
: Drs. H. Arifin Lubis, MM, Ak.
: Ami Dilham, M.Si, Ak.
: Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, M.Si.
: Prof. Dr. Paham Ginting, MS.
: Prof. Dr. Rismayani, MS
: Prof. Dr. Lic. rer. reg. Sirojuzzilam, SE.
: Prof. Erlina, SE, M.Si, Ph.D.
: Dr. Syafruddin Ginting Sugihen, SE, Ak, MAFIS, CPA.
: Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
: Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si.
: Irsyad, SE, M.Soc, Sc, Ph.D.
: Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak : Dr. Murni Daulay, M.si.
: Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M. Ec.
DEPARTEMEN
Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec.
Sekretaris : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si.
Manajemen
Ketua : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME.
Sekretaris : Drs. Marhayanie, M.Si.
Akuntansi
Ketua : Dr. SyafrudinGinting S, SE, MAFIS, Ak Sekretaris : Drs. Hotmal Ja’far, MM, Ak.
PROGRAM STUDI SARJANA (S1) Ekonomi Pembangunan
Ketua : Dr. Irsyad Lubis, SE, M.Soc. Sc.
Sekretaris : Paidi Hidayat, SE, M.Si.
Manajemen
Ketua : Dra. Endang Sulistiani Rini, M.Si.
Sekretaris : Dra. Friska Sipayung, M.Si Akuntansi
Ketua : Drs. Firman Syarif, M.Si, Ak.
Sekretaris : Dra. Mutia Ismail, SE, MM, Ak.
PROGRAM DIPLOMA III Keuangan
Ketua : Dr. Yeni Absah, SE, M.Si
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, M.Si.
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.si, Ak.
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak.
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina fawzeea Sembiring, SE, MM.
Sekretaris : Magdalena L.L Sibarani
PROGRAM MAGISTER (S2) Ilmu Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting,SE.,MS.
Sekretaris : Dr. Prihatin Lumbanraja,SE,M.Si.
Akuntansi
Ketua : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis, MAFIS,MBA,Ak
Sekretaris : Dra.Tapi Anda Sari Lubis,M.Si.Ak Ekonomi Pembangunan
Ketua : Prof.Dr.Sya’ad Afifuddin,SE.M.Ec.
Sekretaris : Prof.Dr.Ramli,SE,MS.
PROGRAM DOKTOR (S3)
Perencanaan Pembangunan Wilayah dan Pedesaan
Ketua : Prof.Dr.lic.rer.reg Sirojuzalim,SE.
Sekretaris : Prof. Erlina,SE,M.Si,Ph.D,Ak.
Ilmu Manajemen
Ketua : Prof.Dr.Ir.A.Rahim Matondang,M.S.I.E
Sekretaris : Prof.Dr.Ir.Sumono,M.S
Ilmu Akuntansi
Ketua : Prof.Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak
Sekretaris : Prof.Dr.Azhar Maksum,SE,M.Ec,Ak.
Ilmu Ekonomi Pembangunan
Ketua : Prof.Dr.Sya’ad Afifuddin,SE,M.Ec
Sekretaris : Prof.Dr.Ramli,SE,MS.
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : Ridwan Shaleh, SH, CN.
Kasub. Keuangan : Ahmad Faizul, SE, M.Si Kasub. Perlengkapan : Sodali, SE.
Kasub. Akademik : Dra. Cut Nilawati Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana, S.Sos.
Kasub. Kepegawaian : Maslan, SE.
C. Job Description
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun suatu struktur organisasi dengan menguraikan beberapa tugas tiap-tiap bagian. Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara : 1. Dekan dan Pembantu Dekan
Dekan adalah pimpinan Fakultas yang memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat, membina tenaga pendidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi serta bertanggung jawab kepada Rektor. Pembantu Dekan bertugas membantu setiap kegiatan Dekan. Apabila Dekan berhalangan tidak tetap, maka Dekan menunjuk salah seorang Pembantu Dekan bertindak sebagai pelaksana harian Dekan.
2. Kepala Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan RKAT bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan dibidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanankan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/
pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan dilingkungan fakultas.
i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
3. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c. Melakukan administrasi akademik.
d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik.
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan laporan Bagian.
4. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengelolah data ketatausahaan dan kerumah tanggaan
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggungjawaban keuangan.
g. Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
5. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Menyusun konsep juklak / juknis di bidang kepegawaian.
c. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d. Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f. Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak tetap/emiritus, ijin dan cuti.
g. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional.
i. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
6. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas sub bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberian uzin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
j. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
7. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumah tanggaan dan perlengkapan.
e. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f. Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.
D. Jaringan Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademika. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non- profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi yaitu penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
E. Kinerja Kegiatan Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu juga pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin, dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ilmiah yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar- seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya.
Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap aktivitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya : Natal, Paskah, Idul Fitri, Isr’a Mi’raj, dll) sehingga para aktivitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalankan hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
F. Rencana Kegiatan
Untuk mencapai program kerja dan rencana kerja Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara menyusun beberapa langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Peningkatan proses belajar – mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan dapat ditingkatkan.
2. Jumlah lulusan meningkat, dan diharapkan lulus tepat waktu, serta indeks prestasi lebih baik.
3. Melakukan inovasi database mahasiswa, kartu rencana mahasiswa, kartu hasil studi, jadwal kuliah, jadwal ujian mid smester dan jadwal ujian smester telah terprogram.
4. Memperbaiki rank kuliah mahasiswa dan dosen serta departemen, ruang baca.
5. Meningkatkan kompetensi mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru diadakan kepemimpinan mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan mahasiswa baru.
6. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti program pekerti, applied approach, workshop, seminar, lokakarya.
7. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum dan harus ada rumpun ilmunya.
8. Membantu proses kenaikan pangkat dan jabatan dosen.
9. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan oleh departemen.
10. Memberi dorongan kepada dosen muda dan melanjutkan program studi S2 dan S3 baik di dalam maupun di luar negeri.
11. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
12. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakan pimpinan fakultas.
13. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melaksanakan kegiatan magang / praktek kerja lapangan agar mendapatkan kelulusan yang berkualitas.
14. Departemen menyiapkan borang, laporan evaluasi diri per semester untuk meningkatkan nilai akreditas masing-masing departemen yang lebih baik.
15. Dengan adanya kerjasama pihak fakultas dengan instansi luar maka beasiswa yang diterima mahasiswa dapat bertambah.
BAB III
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL BIAYA OPERASIONAL PADA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
A. Klasifikasi Biaya Operasional
Seorang manajer bisa membutuhkan informasi yang berbeda dari sumber yang sama. Misalnya, manajer bermaksud mengetahui biaya produk berdasarkan fungsi produksi dan berdasarkan perilaku biaya. Kedua klasifikasi biaya tersebut, berdasarkan fungsi produksi dan perilaku biaya, sebenarnya bersumber dari transaksi yang sama. Transaksi yang sama bisa menghasilkan informasi biaya yang berbeda. Pengklasifikasian biaya secara berbeda diperlukan untuk memberi informasi biaya yang berbeda untuk melayani kebutuhan manajerial yang berbeda pula.
Dalam usaha menghasilkan manfaat saat ini dan masa yang akan datang, manajer harus melakukan berbagai usaha untuk meminimumkan biaya yang dibutuhkan dalam mencapai manfaat tersebut. Mengurangi biaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan berarti perusahaan menjadi lebih efisien.
Di Amerika, ada dua istilah yang berhubungan dengan biaya, yaitu cost dan expense. Di Indonesia, cost diterjemahkan menjadi harga perolehan atau kos.
Expense diterjemahkan menjadi biaya atau beban.
Menurut Arfan Ikhsan (2009:152) definisi biaya adalah “ Biaya adalah kas atau nilai ekuivalen kas yang dikorbankan untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan memberi manfaat saat ini atau masa yang akan
datang bagi organisasi.”
Menurut Baldric Siregar (2013:25) biaya dapat diklasifikasi berdasarkan pada hal-hal berikut ini:
1. Berdasarkan Hubungan Biaya dengan Produk
Berdasarkan hubungannya dengan produk, biaya dapat digolongkan menjadi dua:
a. Biaya langsung adalah biaya yang dapat ditelusur ke produk.
Contohnya,
- Biaya bahan baku dan
- Biaya upah buruh bagian produksi.
b. Biaya tidak langsung adalah biaya yang tidak dapat secara langsung ditelusur ke produk. Contohnya,
- Sewa peralatan pabrik dan - Gaji manajer produksi.
2. Berdasarkan Hubungan Biaya dengan Volume Kegiatan
Volume kegiatan perusahaan dapat berubah-ubah disesuaikan dengan permintaan pasar dan kemampuan perusahaan. Biaya diklasifikasikan menjadi tiga,yaitu
a. Biaya variabel adalah biaya yang jumlah totalnya berubah proporsional dengan perubahan volume kegiatan atau produksi tetapi jumlah per unitnya tidak berubah. Contohnya,
- Biaya bahan baku,
- Upah lembur.
b. Biaya tetap adalah biaya yang jumlah totalnya tidak terpengaruh oleh volume kegiatan dalam kisaran volume tertentu. Contohnya,
- Sewa bangunan kantor atau pabrik, - Asuransi pabrik dan
- Depresiasi gedung pabrik.
c. Biaya campuran adalah biaya yang jumlahnya terpengaruh oleh volume kegiatan perusahaan tetapi tidak secara proporsional.
Contohnya,
- Tagihan listrik.
3. Berdasarkan Elemen Biaya Produksi
Biaya produksi adalah biaya yang terjadi untuk mengubah bahan baku menjadi barang jadi. Berdasarkan elemen biaya produksi maka diklasifikasikan menjadi tiga,yaitu :
a. Biaya bahan baku adalah besarnya nilai bahan baku yang dimasukkan ke dalam proses produksi untuk diubah menjadi barang jadi.
Contohnya,
- Untuk membuat buku diperlukan bahan kertas, tinta, lem, dan benang. Maka biaya bahan kertas akan dimasukkan kedalam biaya bahan baku dan bahan lainnya dimasukkan sebagai biaya bahan penolong.
b. Biaya tenaga kerja adalah besarnya biaya yang terjadi untuk menggunakan tenaga karyawan dalam mengerjakan proses produksi.
Biaya tenaga kerja terbagi menjadi dua,yaitu
b.1. Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya tenaga kerja yang secara langsung berhubungan dengan produksi barang jadi. Contohnya, - Upah para pemotong kain dalam perusahaan pakaian, upah
karyawan bagian pembungkus akhir barang jadi.
b.2. Biaya tenaga kerja tidak langsung adalah biaya yang tidak secara berhubungan langsung dengan produksi barang jadi. Contohnya, - Gaji mandor dan
- Gaji kepala bagian produksi.
c. Biaya overhead pabrik adalah biaya bahan penolong dan biaya tenaga kerja tidak langsung.
4. Berdasarkan Fungsi Pokok Perusahaan Biaya dapat diklasifikasikan menjadi tiga :
a. Biaya produksi adalah terdiri dari tiga jenis,yaitu biaya bahan baku, biaya tenaga kerja, dan biaya overhead pabrik.
b. Biaya administrasi dan umum adalah biaya yang terjadi dalam rangka mengarahkan, menjalankan, dan mengendalikan perusahaan untuk memproduksi barang jadi. Contohnya,
- Biaya gaji pegawai, - Biaya perlengkapan, dan - Biaya utilitas.
c. Biaya pemasaran adalah berbagai biaya yang terjadi untuk memasarkan produk atau jasa. Contohnya,
- Biaya gaji pegawai pemasaran dan - Biaya iklan.
B. Anggaran Biaya Operasional
Anggaran biaya operasional adalah anggaran atau taksiran seluruh biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan seluruh hakikatnya dianggap habis dalam masa satu tahun buku. Anggaran biaya operasional merupakan biaya yang sangat mempengaruhi semua aktivitas perusahaan yang dapat mengakibatkan naik turunnya kualitas pelayanan pada perusahaan.
Semakin besar biaya operasional akan meningkatkan kualitas pelayanan pada perusahaan yang dapat meningkatkan pendapatan, sebaliknya semakin kecil biaya operasional akan mengakibatkan turunnya kualitas pelayanan perusahaan, maka anggaran biaya operasional ini harus dibuat dengan hati-hati dan cermat.
Dalam membuat anggaran perlu adanya departemen atau bagian berperan pengendali. Bertindak sebagai pengendali pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara adalah kabag keuangan yang memiliki peranan penting dalam kegiatan dalam perencanaan dan pengendalian dalam proses pengambilan keputusan.
1. Pengertian Anggaran.
Pembuatan angggaran merupakan suatu teknik pencatatan. Anggaran
merupakan perencanaan manajemen untuk melakukan suatu tindakan dalam ungkapan-ungkapan keuangan. Anggaran merupakan istilah singkat dari perencanaan laba yang terpadu dan meliputi pilihan-pilihan manajemen dan tujuan-tujuan terhadap operasional. Anggaran adalah rencana kerja yang dituangkan dalam angka-angka keuangan baik jangka panjang maupun jangka pendek.
Perusahaan besar ataupun kecil seharusnya membuat anggaran, karena penganggaran itu penting untuk membuat perencanaan dan untuk mengendalikan kegiatan.
Sebelum menyusun anggaran perusahaan harus menyusun rencana strategis. Rencana strategis itu disusun berdasarkan hasil analisis kekuatan dan kelemahan internal perusahaan.
Menurut Nafarin (2004 : 12) definisi anggaran adalah : “Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah diarahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”
Menurut Edy Sukarno (2002:57) definisi anggaran adalah “Anggaran perusahaan merupakan suatu rencana yang menyeluruh dari segala tingkat kegiatan dalam perusahaan yang dinyatakan dengan angka (uang) untuk suatu periode.”
Berdasarkan pengertian diatas, dapat lebih ditelaah bahwa anggaran
merupakan :
1. Suatu rencana yang terorganisasi dan menyeluruh 2. Rencana yang dinyatakan dalam unit moneter 3. Rencana atas operasi dan sumber daya perusahaan
4. Rencana dimasa yang akan datang selama periode tertentu.
Ada beberapa pengertian tentang anggaran antara lain sebagai berikut 1. Anggaran dapat berupa anggaran fisik dan anggaran keuangan. Anggaran
lazim disebut rencana kerja yang dituangkan secara tertulis dalam bentuk angka-angka keuangan lazim disebut anggaran formal.
2. Anggaran lazim disebut perencanaan dan pengendalian laba, yaitu proses yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengendalian secara efektif.
3. Anggaran ialah suatu perencanaan laba strategis jangka panjang, suatu perencanaan taktis laba jangka pendek, suatu sistem akuntansi berdasarkan tanggung-jawab; suatu penggunaan prinsip pengecualian yang berkesinambungan, sebagai alat untuk mencapai tujuan dan sasaran suatu organisasi.
4. Anggaran ialah rencana tentang kegiatan perusahaan yang mencakup berbagai kegiatan operasional yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi satu sama lain sebagai pedoman untuk mencapai tujuan dan sasaran suatu organisasi. Pada umumnya disusun secara tertulis.
5. Anggaran dapat dianggap sebagai sistem yang memiliki kekhususan tersendiri sub-sistem yang memerlukan hubungan dengan subsistem lain yang ada dalam suatu organisasi atau perusahaan.
6. Anggaran dianggap sebagai sistem yang otonom karena mempunyai sasaran serta cara-cara kerja tersendiri yang merupakan satu kebulatan dan yang berbeda dengan sasaran serta cara kerja sistem lain yang ada dalam perusahaan; anggaran juga sekaligus disebut sub-sistem.
7. Anggaran sebagai suatu sistem terdiri dari tiga lapisan yaitu : inti sistem, subsitem penunjang, subsistem lingkungan. Inti sistem ialah sasaran laba;
subsistem penunjang ialah berbagai aktivitas yang membantu kelancaran kerjanya inti sistem seperti struktur organisasi, administrasi, analisis data, angka-angka standard an sebagainya. Subsistem lingkungan adalah lingkungan eksternal organisasi seperti ekonomi, social, politik, budaya dan sebagainya yang mempengaruhi bekerja suatu sistem organisasi.
8. Anggaran atau budget adalah sama dengan profit planning. Perencanaan laba meliputi : perencanaan penjualan, perencanaan produksi, perencanaan penggunaan bahan baku, perencanaan pembelian bahan baku, perencanaan tenaga kerja langsung, perencanaan biaya overhead, perencanaan biaya pemasaran, perencanaan biaya umum dan administrasi. Model tersebut pada umumnya disebut anggaran berkala yang lengkap atau master budget.
2. Model Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran berdasar teori, praktek dan prediksi perubahan situasi ekonomi, sosial, dan politik.
Penyusunan anggaran berdasarkan teori ialah pembuatan anggaran berdasar pengetahuan ekonomi perusahaan, dimana titik sentral perusahaan adalah mencari laba. Oleh sebab itu, laba harus ditentukan dahulu, kemudian disusun strategi dan program kerja untuk mencapai sasaran laba.
Penyusunan anggaran berdasar praktek ialah pembuatan anggaran berdasarkan pengalaman praktek atau berdasar data historis. Data historis tersebut diolah secara ilmiah kemudian dijadikan bahan untuk menyusun anggaran. Cara ini lazim digunakan karena lebih mudah dan dapat digunakan jika kondisi ekonomi, sosial dan politi stabil.
Penyusunan anggaran berdasar prediksi perubahan situasi ekonomi, sosial dan politik ialah pembuatan anggaran berdasar ramalan para ahli ekonomi, sosial, dan ahli politik. Jika masa depan ekonomi, sosial, dan politi stabil, tim anggaran dapat menggunakan data historis. Tetapi jika masa depan ekonomi, sosial, dan politik tidak stabil atau ada perubahan yang cepat maka data historis tetap dijadikan dasar pembuatan anggaran dengan diadakan penyesuaian hasil ramalan perubahan kondisi ekonomi, sosial, dan politik. Model penyusunan anggaran ini adalah penggabungan data historis yang dioalah secara kuantitatif dengan data kualitatif tentang ramalan perubahan kondisi ekonomi, sosial, dan politik.
Para penyusunan anggaran harus menyadari bahwa kondisi perusahaan
ditentukan oleh kondisi bisnis, ekonomi, sosial, dan politik. Jika terjadi perubahan politik, maka akan terjadi perubahan aktivitas ekonomi, selanjutnya menentukan aktivitas bisnis dan perusahaan.
Instruksi penyusunan anggaran Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang diterima pimpinan/kepala bagian disampaikan kepada bagian keuangan serta memberikan pengarahan dalam penyusunan anggaran.
Kemudian bagian keuangan menginformasikan kepada bendahara untuk menyusun anggaran. Berdasarkan pengarahan kepala bagian tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai masing-masing bagian menyusun anggaran berdasarkan bahan-bahan rencana untuk tahun berikutnya.
Anggaran yang telah disusun oleh tiap-tiap bagian diserahkan kepada bagian keuangan. Selanjutnya bagian keuangan menyusun anggaran tiap bagian menjadi anggaran yang homogen/anggaran keseluruhan disertai dengan perbaikan/revisi terhadap anggaran yang disusun setiap bagian. Terakhir anggaran tersebut diberikan kepada dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk disetujui/diserahkan, bila dekan mensahkan maka mulailah pelaksanaan anggaran.
Anggaran ini dijadikan pedoman kerja tiap bagian dalam melaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Anggaran Fakultas Ekonomi dan Bisnis juga dijadikan acuan dalam melakukan penilaian prestasi kerja. Namun perlu ditekankan bagian keuangan tidak menetapkan angaran apabila terjadi suatu penyimpangan antara anggaran dan realisasi pada suatu bagian yang merupakan
penurunan prestasi kerja, maka akan dianalisa kembali sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Bila penyimpangan disebabkan oleh situasi dan kondisi yang sulit diperkirakan, maka anggaran Fakultas Ekonomi dan Bisnis dapat direvisi untuk disesuaikan.
3. Tujuan Anggaran
a. Untuk menyatakan harapan/sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen
b. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen kepada pihak-pihak terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan c. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud
mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan d. Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam
rangka memaksimalkan sumber daya
e. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.
4. Manfaat Anggaran
a. Manajemen dapat menetapkan antisipasi kinerja mana yang terbaik berdasar berbagai alternative perencanaan sebelum pelaksanaannya
b. Akurasi dalam pemyusunan anggaran sangat dibutuhkan dan pengkajian sangat bermanfaat bagi manajemen kendati anggaran bersangkutan belum dijalankan secara sempurna.
c. Manajemen bisa mencermati tinggi rendahnya prestasi yang dihasilkan, mengingat bahwa operasi yang berdasar anggaran mengacu pada standar kinerja
d. Penganggaran meminta adanya organisasi yang lebih baik sehingga setiap manajemen mengerti kewenangan dan tanggung jawabnya.
5. Langkah-langkah yang harus dilakukan Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU dalam menyiapkan anggaran yaitu,
1. Tetapkan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai.
2. Rencanakan untuk mencapai sasaran atau tujuan ini.
3. Bandingkan hasil nyata dengan seluruh yang direncanakan, dan teliti perbedaan (selisih)
4. Ambil tindakan korektif yang diperlukan 5. Tingkatkan efektifitas dari penganggaran.
C. Perencanaan Biaya Operasional
Sebagai suatu unit ekonomi, perusahan bertujuan untuk mencapai laba sehingga dalam melaksanakan kegiatan seharusnya berpegang pada perencanaan (planning). Perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, seperti objektif, jelas, logis, sederhana, dapat dikontrol, fleksibel, mapan/stabil, lengkap dan terpadu.
Sebuah perencanaan dapat dinilai lengkap apabila memenuhi rumus “5W dan 1H”, yaitu what (apa), who (siapa), why (mengapa), when (kapan), where (dimana), dan how (bagaimana).
Menurut Husnan dan Pudjiastuti (2012 : 99) definisi perencanaan adalah :
“Perencanaan adalah untuk memperkirakan posisi dan kondisi keuangan di masa yang akan datang dalam jangka pendek atau jangka panjang”.
Namun, sebaik apa pun suatu perencanaan, pada akhirnya faktor manusia juga yang menjadi titik sentral atau paling menentukan.
Semakin banyak kegiatan yang dilakukan oleh suatu perusahaan, semakin kompleks permasalahan yang dihadapi; hal ini tentunya menuntut perencanaan yang semakin cermat. Perencanaan yang baik harus mampu mendorong perusahaan untuk bekerja secara efektif, efisien, dan ekonomis. Salah satu aspek untuk menggerakkan kegiatan yang berorientasi kepada efektivitas, efisien dan ekonomis itu, antara lain memfungsikan pengendalian internal biaya operasional sebagai sistem atau sebagai alat manajemen.
Menurut Supriyono (1999 : 7) definisi perencanaan adalah :“Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaknsanakan, perencanaan ini dapat disusun untuk jangka pendek atau jangka panjang, dan akan dipakai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan”.
Sebagai alat perencanan dan pengendalian tentunya tidak begitu saja dirasakan manfaatnya secara penuh oleh manajemen, tanpa ada persyaratan
tertentu yang harus dipenuhi. Persyaratan itu antara lain penggunaan sistem akuntansi yang standard dan konsisten. Artinya, harus ada sistem akuntansi yang baku serta diterapkan secara konsisten dan konsekuen. Selain itu, perlu adanya organisasi yang jelas, baik struktur, tugas, wewenang maupun tanggung jawab.
Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, pertanggungjawaban terhadap setiap pengeluaran biaya akan mudah diidentifikasi dan dicatat secara benar.
Ada tiga perencanaan yang paling mendasar, yaitu : a. Rencana produksi
b. Rencana pemasaran c. Rencana keuangan
Ketiga perencanaan itu merupakan hal yang diperlukan sebagai pedoman kegiatan, alasannya agar tujuan yang ingin dicapai menjadi jelas, dapat dijadikan sebagai alat pengendali, dapat dijadikan sarana koordinasi, integrasi, sinkronisasi, dan standarisasi dari segala aspek kegiatan.
D. Pengendalian Biaya Operasional
Pengendalian dalam arti yang umum, berarti meliputi langkah-langkah yang harus disiapkan dan ditempuh, supaya yang direncanakan dapat tercapai, direalisasikan, atau agar hasil yang diinginkan sesuai dengan hasil yang dapat dicapai.
Menurut Darsono (2010:10) pengertian “Pengendalian adalah kegiatan yang bertujuan agar strategi, kebijakan, program kerja, dan anggaran
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.”
Artinya, semua kegiatan harus diusahakan sekecil mungkin adanya penyimpangan; kinerja disbanding anggaran, penyimpangannya harus sekecil mungkin.
Menurut Marshall, pengendalian internal yaitu “Pengendalian internal adalah proses dan prosedur yang dijalankan untuk menyediakan jaminan memadai bahwa tujuan pengendalian dipenuhi.”
Pengendalian bersifat mencegah, menjaga, atau melindungi dengan tujuan sebagai berikut.
a. Supaya realisasi berjalan sesuai dengan rencana.
b. Sedapat mungkin tidak terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan atau realisasi.
c. Jika terpaksa harus ada penyimpangan, penyimpangan itu telah diketahui dan diantisipasi, sehingga dampaknya telah diperhitungkan dan dapat diminimalkan.
Adapun tujuan pengendalian intern menurut Mulyadi (1997) adalah : 1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Selama proses penetapan tujuan, manajemen harus memerinci tujuan- tujuan yang ada dengan cukup jelas agar resiko dapat diidentifikasi dan dinilai.
Resiko-resiko sebuah kejadian yang teridentifikasi dinilai dalam beberapa cara yang berbeda : kemungkinan, dampak positif dan negative, secara individu dan
berdasarkan kategori,dll.
Untuk menyelaraskan resiko yang diidentifikasikan dengan toleransi perusahaan terhadap resiko, manajemen harus mengambil pandangan entitas yang luas pada risiko. Manajemen dapat merespon risiko dengan salah satu dari empat cara berikut ini yaitu : mengurangi, menerima, membagikan, dan menghindari.
Pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting sebagai berikut.
a. Pengendalian preventif yaitu mencegah masalah sebelum timbul.
b. Pengendalian detektif yaitu menemukan masalah yang tidak terelakkan.
c. Pengendalian korektif yaitu mengidentifikasi dan memperbaiki masalah serta memperbaiki dan memulihkannya dari kesalahan yang dihasilkan.
Manajemen harus mengidentifikasi pengendalian yang melindungi perusahaan dari setiap kejadian. Pengendalian preventif biasanya superior dibandingkan pengendalian detektif. Ketika pengendalian preventif gagal, pengendalian detektif menjadi sangat diperlukan untuk menemukan masalah.
Pengendalian korektif membantu memulihkan dari segala masalah. Sebuah sistem pengendalian internal yang baik harus menggunakan ketiganya.
Para manajemen juga harus memastikan bahwa ;
a. Pengendalian dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi resiko hingga level yang dapat diterima.
b. Pengendalian umum yang sesuai dipilih dan dikembangkan melalui teknologi.
c. Aktivitas pengendalian diimplementasikan dan dijalankan sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan yang telah ditentukan.
Pengendalian akan jauh lebih efektif ketika dijalankan sejak sistem dibangun, daripada sesudah dibangun.
Pengendalian biaya operasional pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara diadakan melalui anggaran. Sebagaimana kita ketahui anggaran selain alat perencanaan juga sekaligus alat pengendalian. Evaluasi terhadap anggaran dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan-kelemahan atau kesulitan-kesulitan dalam pelaksanaan. Apabila ada kelemahan maka diambil tindakan korektif untuk periode anggaran berikutnya. Namun evaluasi ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode. Evaluasi atas anggaran untuk periode berjalan juga dilakukan. Perusahaan menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian-penyesuaian terhadap alokasi pada biaya anggaran.
Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional, penulis membandingkan anggaran dengan realisasinya dari semua perkiraan- perkiraaan yang terdapat didalam anggaran biaya operasi tersebut.
E. Penyimpangan Biaya Operasional
1. Analisa Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional
Analisa penyimpangan melibatkan penggunaan penghubungan antara 2 variabel yang masing-masing terdiri dari rangkaian data untuk dapat memantau sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Analisa penyimpangan digunakan secara luas dalam pelaporan keuangan sering diaplikasikan menurut keadaan berikut :
1. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual tahun berjalan dengan aktual tahun yang lalu, dimana tahun lalu dianggap sebagai tahun dasar.
2. Penyelidikan penyimpangan antara hasil aktual dengan biaya standard, dimana biaya standard diperlukan sebagai dasar pembanding.
3. Penyelidikan hasil aktual dengan susunan budget, dimana sasaran dasar pembanding.
Laporan budget (budget report), yaitu laporan antara hasil realisasi dengan pelaksanaan budget, yang dilengkapi dengan berbagai analisa pembanding antara budget dengan realisasinya itu, sehingga diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, baik yang bersifat menguntungkan (favourable), maupun penyimpangan yang bersifat merugikan (unfavourable), dapat diketahui sebab- sebab terjadinya penyimpangan tersebut sehingga dapat ditarik beberapa kesimpulan dan beberapa tindak lanjut (follow up) segera perlu dilakukan.
Dari definisi diatas dapat diuraikan bahwa laporan perbandingan realisasi dan anggaran biaya operasional adalah suatu laporan yang memuat biaya operasional dalam bentuk angka-angka menurut anggaran yang diperbandingkan dengan angka-angka realisasi biaya operasi atau menurut catatan akuntansi untuk melihat penyimpangan yang telah terjadi, serta mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan itu.
Tujuan laporan tersebut adalah untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan, baik yang bersifat menguntungkan atau merugikan, sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil tindakan koreksi yang perlu
karena faktor penyebab terjadinya penyimpangan itu dapat disebabkan keadaan dari luar maupun keadaan dari dalam perusahaan itu sendiri.
Untuk mengetahui pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi, dan Bisnis maka penulis mencoba menganalisanya dengan membandingkan antara anggaran yang telah direncanakan dengan realisasi biaya operasional yang telah berjalan atau telah terjadi pada tahun 2012.
TABEL 3.1
LAPORAN ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
JANUARI – DESEMBER 2012
Uraian Anggaran Realisasi Variance %
Penggunaan Belanja Honorarium : Belanja Uang Honor
Tetap 428.673.000 428.673.000
Belanja Uang
Honor Tidak Tetap 6.290.296.000 6.287.796.000 2.500.000 0,04
Belanja Lembur 78.493.000 70.718.000 7.775.000 9,9
Belanja Barang :
Belanja Keperluan Kantor 971.099.000 671.078.000 300.021.000 30,8
Belanja Bahan 200.896.550 130.538.550 70.358.000 35,2
Belanja Langganan Daya
Dan Jasa 16.229.369 11.978.669 4.250.700 26,2
Belanja Jasa Konsultan __________ ___________
Belanja Jasa Profesi __________ ____________
Belanja Biaya
Pemeliharaan Gedung &
Bangunan
72.060.400 36.151.000 35.909.400 49,8
Belanja Biaya
Pemeliharaan Peralatan &
Mesin
61.613.500 21.228.500 40.385.000 65,5
Belanja Perjalanan Biasa
(Dalam Negeri) 100.674.800 43.104.800 63.570.000 59,5
Belanja Perjalanan Biasa (Luar Negeri)
__________ ____________
Belanja Pengiriman Surat
Dinas Pos Surat 3.723.000 2.493.000 1.230.000 33,03
Belanja Biaya
Operasional Lainnya 101.585.940 35.875.940 65.710.000 64,6
Belanja Sewa 39.193.500 16.358.500 22.835.000 58,2
JUMLAH 12.230.538.059 11.615.994.609 614.544.100 5,02
Berikut ini akan diuraikan analisa penyimpangan unsur biaya operasional:
1. Pada biaya belanja gaji tidak tetap terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 0,04%
2. Pada biaya keperluan kantor terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 30,8%
3. Pada biaya belanja bahan terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 35,02%
4. Pada biaya belanja langganan daya dan jasa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 26,2%
5. Pada biaya pemeliharan gedung dan bangunan terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 49,8%
6. Pada biaya pemeliharaan peralatan dan mesin terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 65,5%
7. Pada biaya perjalanan biasa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 59,5%
8. Pada biaya pengiriman surat terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 33,03%
9. Pada biaya operasional lainnya terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 64,6%
10.Pada biaya sewa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 58,2%
2. Evaluasi Penyimpangan Anggaran Biaya Operasional
Fakultas Ekonomi dan Bisnis dalam menyusun anggarannya terutama biaya operasional yang dilakukan oleh tiap bagian dengan bagian keuangan yang tercakup dalam rancangan anggaran. Penyusunan biaya anggaran yang yang dihubungkan dengan ruang lingkup aktivitas bagian-bagian yang terkait serta dipengaruhi oleh hal-hal yang berkaitan dengan timbulnya biaya operasional dari kegiatan perusahaan.
Sistem dan prosedur penyusunan anggaran operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi dan Bisnis dapat memberi manfaat untuk dapat mengetahui keadaan perusahaan 2012. Dengan demikian penyimpangan yang terjadi dalam laporan anggaran biaya operasional karena pada waktu perencanaan untuk membuat anggaran yang dilakukan terlalu besar perbedaannya sehingga
banyak penyimpangan yang merugikan. Hal ini mungkin disebabkan oleh kurangnya melakukan tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan pada tahun sebelumnya.
Jika dilihat dari penyimpangan tersebut maka pengendalian biaya operasional belum maksimal. Tetapi penyimpangan antara anggaran dengan realisasi biaya operasional dapat menjadi pedoman untuk menyusun anggaran dimasa yang akan datang.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Setelah melakukan pembahasan mengenai sistem pengendalian internal atas biaya operasional Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara
kesimpulan yang disertai dengan saran yang mungkin bermanfaat demi kemajuan fakultas :
A. KESIMPULAN
Setelah membahas permasalahan-permasalahan yang diakukan oleh penulis, maka dapat diambil berbagai kesimpuan sebagai berikut:
1. Fakultas Ekonomi dan Bisnis merupakan suatu perusahaan jasa dibidang pendidikan dan dalam kurun waktu beberapa tahun, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara berhasil mengembangkan unit usaha baru dalam bidang Repair Transformator dan Rekondisi bangunan.
2. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis adalah struktur organisasi yang menggambarkan secara jelas wewenang, tanggungjawab dari atas kebawah.
3. Perancanaan yang dibuat Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara cukup baik karena melibatkan semua bagian yang ada dalam perusahan sehingga semua pihak dapat bertanggung jawab dalam penyusunan anggaran.
4. Pengendalian biaya operasional berjalan cukup baik dimana Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara melakukan pengendalian biaya melalui perbandingan antara biaya yang sebenarnya dengan biaya menurut anggaran.
5. Anggaran merupakan alat perencanaan dan pengendalian sekaligus guna mengatur kebijaksanaan-kebijaksanaan dalam kegiatan operasional perusahaan.
B. SARAN
Dalam hal ini penulis memberikan beberapa saran yang mungkin berguna bagi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan, antara lain :
1. Mengingat pentingnya peranan anggaran sebaiknya anggaran disusun secara teliti sehingga anggaran benar-benar merupakan pedoman kerja.
2. Agar anggaran perusahaan dapat memenuhi fungsinya sebagai alat perencanaan dan pengendalian biaya operasional perlu diadakan peningkatan dalam kegiatan dan analisis.
3. Perlu ditingkatkan pengendalian dari pemimpin perusahaan untuk mencegah terjadinya pemborosan dana. Bila perlu perusahaan melakukan inspeksi mendadak demi menghindari penyelewengan dana dari anggaran yang ditetapkan.
4. Dalam upaya mewujudkan tujuan perusahaan yang sebenarnya, maka kiranya perlu diambil beberapa kebijaksanaan agar perusahaan mampu memperhitungkan estimasi-estimasi kejadian pada masa yang akan datang sehingga realisasasi dengan yang dianggarkan tidak jauh berbeda.
DAFTAR PUSTAKA
Darsono dan Ari Purwanti, 2010, Penganggaran Perusahaan, Edisi Kedua, Penerbit Mitra Wacana Widya, Jakarta.
Husnan, Pudjiastuti Enny, 2012, Manajemen Keuangan, Edisi Keenam, UPP STIM YKPN, Jakarta
