Proses perencanaan
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Belum Diperiksa
Proses perencanaan atau
planning
adalah bagian dari daur kegiatan manajemen yang
terutama berhubungan dengan pengambilan keputusan (
decision making
)untuk masa depan,
baik jangka panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa,
siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang
dimanajemeni maupun usaha-usahanya.
Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam perencanaan korporat,
perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang. Bisa juga dilakukan per divisi atau
unit bisnis stategis menjadi rencana divisi atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu
korporasi yang lebih besar. Bisa juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam
divisi maupun unit bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi
keuangan, rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia. Bagaimana
pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang dipikirkan sama saja: apa,
siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa. Perbedaannya menyangkut metode yang
digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.
Daftar isi
Karakter atau Pendekatan Dasar Proses Perencanaan
Dari atas ke bawah (
top-down
). Pendekatan ini mendesak bagian bawah bekerja
sesuai kemauan atasan di dalam perencanaan tanpa memedulikan situasi nyata bagian
bawah. Waktu perencanaan bisa sangat pendek, tetapi ada banyak hal yang
terlewatkan karena sempitnya forum informasi dan komunikasi. Biasanya
menimbulkan kepatuhan yang terpaksa namun untuk sementara waktu efektif.
Dari bawah ke atas (
bottom-up
). Pendekatan ini merupakan upaya melibatkan semua
pihak sejak awal, sehingga setiap keputusan yang diambil dalam perencanaan adalah
keputusan mereka bersama, dan mendorong keterlibatan dan komitmen sepenuhnya
untuk melaksanakannya. Kelemahannya memerlukan banyak waktu dan tenaga untuk
perencanaan. Diperlukan pengembangan budaya perusahaan yang sesuai.
Unsur-unsur Proses Perencanaan
Beberapa unsur di bawah ini terdapat dalam proses perencanaan manapun, kendati lingkup
dan metodenya berbeda. Bisa luas, bisa kecil. Bisa kompleks, bisa sederhana. Walau
demikian baik jika dikenali dengan lebih jelas.
Audit situasi dilaksanakan dengan memeriksa data prestasi beberapa masa yang lalu.
Prinsipnya adalah untuk mendapatkan informasi pengenalan diri sendiri saat ini di sini
dengan segala dimensinya: apa, siapa, mengapa, untuk apa, di mana, bagaimana, berapa?
Mendaftar berbagai aspek kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses) internal yang
diketahui.
Selanjutnya teknik forecasting secara statistik biasanya digunakan untuk melihat ekstapolasi
kecenderungan data ke masa depan dalam situasi konstan seperti pada masa lalu. Tetapi
situasi tidak akan tetap sama karena adanya perubahan. Perubahan-perubahan masa depan
diantisipasi dengan berbagai teknik riset masa depan.
Riset Masa Depan
Adalah usaha untuk memperkirakan situasi lingkungan eksternal masa depan yang akan
dihadapi. Tujuan riset masa depan (
future research
) adalah mengenali dan
mempertimbangkan dampak dari kecenderungan perkembangan faktor-faktor dalam ekonomi
makro, bidang industri atau jasa, politik, perubahan sosial, teknologi, budaya dan gaya hidup
masyarakat, keamanan dan lain sebagainya, apakah positif ataukah negatif. Juga diperkirakan
situasi persaingan. Apa yang akan dikerjakan pemain dan pesaing lama? Berapa banyak
pemain dan pesaing baru akan terjun di lapangan (pasar)? Dampak positif berarti peluang
(opportunities) bagi pengembangan karya yang perlu ditangkap dan dimanfaatkan. Dampak
negatif berarti ancaman (threats), hambatan atau kendala bagi kemajuan. Maka perlu diatasi.
Asumsi-asumsi
Gabungan audit situasi (internal) dan riset masa depan (eksternal) yang dipadukan dengan
melakukan metode Analisis SWOT menghasilkan asumsi-asumsi atau pengandaian situasi
atas berbagai faktor variabel. Data basis yang diperoleh di sini seolah-olah siap memberi
penjelasan pada setiap pertanyaan: mengapa.
Visi
Visi adalah proyeksi gambaran diri pada masa depan dengan segala dimensinya berdasarkan
data realitas sekarang, dan berbagai kecenderungan baik internal maupun eksternal. Visi bisa
dikatakan impian berdasarkan kenyataan. Bukan gambaran yang muluk-muluk tanpa dasar.
Di sini ditampung data verbal mengenai nilai-nilai, harapan dan aspirasi setelah paparan
situasi sekarang dan kecenderungan masa depan. Mau jadi apa dan bagaimana ke depan? Visi
menjadi pengikat komunitas jika merupakan visi bersama, yang dibentuk secara
bersama-sama.
Tujuan, Sasaran, Target
Untuk mewujudkan Visi kemudian secara terasering (
cascade
) menurut kedudukan dalam
sistem dilaksanakan penjabaran apa yang hendak dicapai menjadi ketentuan tujuan, sasaran
dan target yang terukur dalam kurun waktu tertentu. Biasanya untuk perumusan tujuan,
sasaran dan target digunakan prinsip SMART: apakah pernyataan tujuan, sasaran, target
sudah
Spesifik-sistematik, Measurable, Attainable, Realistic
, dan
Time-framed
?
Perumusan policy atau kebijakan dasar dimaksudkan sebagai garis pedoman mengenai apa
yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan,
sasaran, target. Ini memberi warna dasar pada semua rencana usaha, misalnya orientasi pada
kepuasan konsumen yang harus dipertimbangkan di dalam semua rencana strategi dan taktis.
Rencana Strategi
Garis besar ketentuan mengenai bidang-bidang utama mengenai pengembangan bisnis dan
organisasi, pembaruan dan pengembangan produk, strategi persaingan dan pemasaran,
strategi keuangan, strategi investasi prasarana dan sarana, strategi produksi dan strategi
sumber daya manusia.
Keunggulan Strategis
Perencanaan yang dengan jelas merumuskan hal-hal berikut dikatakan sudah mempunyai
potensi keunggulan strategis:
Visi
Strategi
Taktik
Implementasi
Operasi
(Kenneth Primozic, Edward Primozic dan Joe Leben (1991): Strategic Choices: Supremacy,
Survival or Sayonara. McGrawHill).
Pemikiran strategis haruslah merupakan suatu daur berkesinambungan. Daur itu dimulai
dengan pembentukan visi organisasi, berlanjut dengan penentuan strategi (yaitu tujuan dan
garis besar usaha untuk mewujudkannya) yang menentukan bagaimana visi digunakan untuk
membimbing semua usaha dan karya organisi, kemudian dijabarkan menjadi pelbagai taktik
yang tepat dalam mengaplikasikan strategi, mengarah pada langkah-langkah implementasi
taktik serta tindakan operasional yang harus dilaksanakan dari hari ke hari dalam organisasi.
Tak ada tangga yang boleh dilewatkan di dalam pemikiran dan perumusan semua itu di dalam
daur perencanaan yang berkesinambungan.
Komitmen Pada Rencana
Edward Deming terutama mengajarkan "Constancy of purpose" atau kesetiaan pada maksud
dan tujuan yang hendak dicapai, serta "continuous improvement" artinya perbaikan
berkesinambungan atas pelbagai proses kerja.
Peninjauan Ulang Rencana-rencana
B. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu
merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi empat, yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil. 3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha-usaha
organisasi. Jadi actuating artinya adalah menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
4. Pengevaluasian (evaluating) adalah proses pengawasan dan pengendalian performa perusahaan untuk memastikan bahwa jalannya perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Seorang manajer dituntut untuk menemukan masalah yang ada dalam operasional perusahaan, kemudian memecahkannya sebelum masalah itu menjadi semakin besar.
Berikut adalah lima fungsi manajemen yang paling penting menurut Handoko (2000:21) yang berasal dari klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial menurut Henri Fayol yaitu:
a. Planning
Planning atau perencanaan merupakan pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasi dan penentuan strategi kebijaksanaan proyek program prosedur metode sistem anggaran dan standar yg dibutuhkan utk mencapai tujuan.
b. Organizing
Organizing atau pengorganisasian ini meliputi:
1. Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.
3. Penugasan tanggung jawab tertentu
c. Staffing
Staffing atau penyusunan personalia adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi pada karyawan dalam lingkungan kerja yang
menguntungkan dan produktif. d. Leading
Leading atau fungsi pengarahan adalah bagaimana membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan dan harus mereka lakukan.
e. Controlling
Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
Berbeda dengan Handoko, Daft yang juga seorang praktisi manajemen, membagi manajemen menjadi empat fungsi saja, berikut penjelasannya:
1. Planning merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan pendefinisian sasaran untuk kinerja organisasi di masa depan dan untuk memutuskan tugas-tugas dan sumber daya-sumber daya yang digunakan, yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut.
2. Organizing merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan penugasan mengelompokkan tugas-tugas ke dalam departemen-departemen dan mengalokasikan sumber daya ke departemen. 3. Leading fungsi manajemen yang berkenaan dengan bagaimana menggunakan pengaruh untuk memotivasi karyawan dalam mencapai sasaran organisasi.
4. Controlling fungsi manajemen yang berkenaan dengan pengawasan terhadap aktivitas karyawan menjaga organisasi agar tetap berada pada jalur yg sesuai dengan sasaran dan melakukan koreksi apabila diperlukan.
C. Manajemen Menurut Islam
Sebagaimana dimaklumi, bahwa manajemen dalam organisasi merupakan suatu proses aktivitas penentuan dan pencapaian tujuan melalui pelaksanaan empat fungsi dasar ; planning, organizing, directing, dancontroling dalam penggunaan sumberdaya organisasi. Karena itu aplikasi manajemen organisasi hakikatnya adalah juga amal perbuatan SDM organisasi yang bersangkutan.
Dalam konteks ini, Islam telah menggariskan bahwa hakekat amal perbuatan manusia harus berorientasi pada pencapaian ridha Allah. Hal ini seperti dinyatakan oleh Imam Fudhail bin Iyadh, salah seorang guru Imam Syafi’iy dan perawi hadits yang tsiqah dalam menafsirkan surah al-Muluk ayat 2,
”Dia yang menciptakan kematian dan kehidupan untuk menguji kamu siapa yang paling baik amalnya. Dialah Maha Perkasa dan Pengampun.”
Ia mensyaratkan dipenuhinya dua syarat sekaligus, yaitu niat yang ikhlas dan cara yang harus sesuai dengan syariat Islam. Bila perbuatan manusia memenuhi dua syarat itu sekaligus, maka amal itu tergolong ahsan (ahsanul amal), yaitu amal terbaik di sisi Allah Swt.
Dalam Islam manajemen dipandang sebagai perwujudan amal sholeh yang harus bertitik tolak dari niat baik. Niat baik tersebut akan memunculkan motivasi aktivitas untuk mencapai hasil yang bagus demi kesejahteraan bersama. Ada empat landasan untuk mengembangkan manajemen menurut pandangan Islam, yaitu kebenaran, kejujuran, keterbukaan, dan keahlian. Seorang manajer harus memiliki empat sifat utama itu agar manajemen yang dijalankannya mendapatkan hasil yang maksimal.
adalah pimpinan tak''menganiaya'' bawahan dan bawahan tak merugikan perusahaan. Bentuk penganiayaan yang dimaksud adalah mengurangi atau tak memberikan hak bawahan dan memaksa bawahan untuk bekerja melebihi ketentuan. Jika seorang manajer mengharuskan bawahannya bekerja melampaui waktu kerja yang ditentukan, maka sebenarnya manajer itu telah mendzalimi bawahannya.
Manajemen yang dicontohkan Nabi Muhammad SAW adalah menempatkan manusia sebagai postulatnya atau sebagai fokusnya, bukan hanya sebagai faktor produksi yang semata diperas tenaganya untuk mengejar target produksi. Nabi Muhammad SAW mengelola (manage) dan mempertahankan (mantain) kerjasama dengan stafnya dalam waktu yang lama dan bukan hanya hubungan sesaat. Salahsatu kebiasaan nabi adalah memberikan reward atas kreativitas dan prestasi yang ditunjukkan stafnya. Manajemen Islam pun tak mengenal perbedaan perlakuan (diskriminasi) berdasarkan suku, agama, atau pun ras. Nabi Muhammad SAW bahkan pernah bertransaksi bisnis dengan kaum Yahudi. Ini menunjukkan bahwa Islam menganjurkan pluralitas dalam bisnis maupun manajemen.
D. Prinsip Etika Manajemen Menurut Islam
Ada empat pilar etika manajemen bisnis menurut Islam seperti yang dicontohkan Nabi Muhammad SAW. Yaitu;
1) Tauhid
Yang berarti memandang bahwa segala aset dari transaksi bisnis yang terjadi di dunia adalah milik Allah, manusia hanya mendapatkan amanah untuk mengelolanya.
2) Adil
Artinya segala keputusan menyangkut transaksi dengan lawan bisnis atau kesepakatan kerja harus dilandasi dengan ''akad saling setuju'' dengan sistem profit and lost sharing.
3) Kehendak Bebas
Manajemen Islam mempersilakan umatnya untuk menumpahkan kreativitas dalam melakukan transaksi bisnisnya sepanjang memenuhi asas hukum ekonomi Islam, yaitu halal.
4) Pertanggung Jawaban
Semua keputusan seorang pimpinan harus dipertanggungjawabkan oleh yang bersangkutan.
jenis-jenis manajemen
A. Manajemen Sumber Daya Manusia adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk
memperoleh sumber daya manusia yang terbaik bagi bisnis yang kita jalankan dan bagaimana sumber daya manusia yang terbaik tersebut dapat dipelihara dan tetap bekerja bersama kita dengan kualitas pekerjaan yang senantiasa konstan ataupun bertambah.
Kompetensi Umum
- Seleksi
- Penilaian kinerja
- Perencanaan karir Kompetensi Khusus
- Staffing
- Evaluasi kinerja
- Pelatihan
- Pengembangan
- Reward & recognition
B. Manajemen Pemasaran adalah kegiatan manajemen berdasarkan fungsinya yang pada intinya
berusaha untuk mengidentifikasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan oleh konsumen, dana bagaimana cara pemenuhannya dapat diwujudkan.
Kompetensi umum
- ahli pemasaran internasional
- manajemen merk
- sistem informasi pemasaran
- pemasaran internet
- pemasaran relasional atau pemasaran jasa. Kompetensi Khusus
- Komunikasi Pemasaran
- Kebijakan Harga
- Peramalan Penjualan
- Statistika Bisnis
- Manajemen Pembelian & Penjualan
- Bisnis Eceran
- Manajemen Pemasaran,
C. Manajemen Produksi adalah penerapan manajemen berdasarkan fungsinya untuk menghasilkan
Kompetensi Umum
berusaha untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis yang dilakukan mampu mencapai tujuannya secara ekonomis yaitu diukur berdasarkan profit. Tugas manajemen keuangan diantaranya merencanakan dari mana pembiayaan bisnis diperoleh, dan dengan cara bagaimana modal yang telah diperoleh dialokasikan secara tepat dalam kegiatan bisnis yang dijalankan.
Kompetensi Umum jangka panjang. Untuk memastikan itu manajemen informasi bertugas untuk menyediakan seluruh informasi yang terkait dengan kegiatan perusahaan baik informasi internal maupun eksternal, yang dapat mendorong kegiatan bisnis yang dijalankan tetap mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi di masyarakat.
Kompetensi Umum
1. Mempunyai kemampuan manajemen dalam bekerja kelompok Mampu membuat rencana bisnis
2. Memahami konsep Jaringan Menguasai bahasa inggris secara pasif
3. Menguasai algoritma dan bahasa pemrograman
5. Menguasai Aplikasi database
6. Menguasai design grafis
7. Menguasai syntax html
8. Mampu mengembangkan wirausaha
Kompetensi Khusus
1. Mampu memahami permasalahan yg timbul dilingkungan yg akan dihadapi.
2. Mampu Menganalisis kebutuhan system
3. Mampu membuat model alternatif penyelesaian masalah
4. Mampu merancang kebutuhan system
5. Memahami konsep struktur database
6. Mampu menjembatani kebutuhan database
7. Mampu menyajikan informasi dari data yang ada
8. Mampu membangun dan memanipulasi data
9. Memahami konsep design WEB
10. Menguasai bahasa pemrograman berbasis web
11. Menguasai aplikasi web server
12. Menguasai cara dan teknik publishing web
F. Manajemen Strategi, Secara sederhana manajemen dapat di artikan sebagai Perencanaan,
Pengorganisasian, Pergerakan, Pengawasan dalam rangka pengambilan keputusan.
Kompetensi umum
- Menciptakan persaingan tidak sempurna
- Berkesinambungan
Keunggulan bersaing harus bersifat berkesinambungan bukan sementara dan tidak mudah ditiru oleh para pesaing.
- Kesesuaian dengan lingkungan internal
Keunggulan bersaing dapat diraih dengan menyesuaikan kebutuhan atau permintaan pasar. Karena lingkungan eksternal bisa berupa ancaman dan peluang, sehingga perubahan pasar dapat
meningkatkan keunggulan atau kelemahan suatu organisasi.
- Keuntungan yang tinggi daripada keuntungan rata-rata
Sasaran utama keunggulan bersaing adalah mendapatkan keuntungan yang lebih tinggi daripada keuntungan rata-rata orrganisasi-organisasi lainnya
Kompetensi khusus
Keunggulan bersaing merupakan hal khusus yang dimiliki atau dilakukan suatu organisasi yang memberinya kekuatan untuk menghadapi pesaing. Kompetensi ini bisa berwujud opini atau merek yang mempunyai persepsi kualitas tinggi. ( misalnya; opini: Pengelolaan administrasi yang rapi, terkenal bersih atau bebas KKN/Korupsi Kolusi Nepotisme, Tepat waktu. Merek: Coca cola, IBM, BMW, Mc Donald’s).
G. Manajemen operasi adalah area bisnis yang berfokus pada proses produksi barang dan jasa, serta
memastikan operasi bisnis berlangsung secara efektif dan efesien. Seorang manajer operasi bertanggung jawab mengelola proses pengubahan input (dalam bentuk material, tenaga kerja, dan
energi) menjadi output (dalam bentuk barang dan jasa).
Kompetensi Umum
- ahli manajemen proyek
- manajemen logistik dan perencanaan pengendalian kualitas.
-
Kompetensi Khusus
- Menyusun alur produksi dan layout tempat kerja berdasarkan pada analisis proses kinerja prosedur
kerja dan trasportasi.
