i
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI MENGGUNAKAN VISUAL BASIC 2015 PADA SHIREEN BAKERY DI BANJARMASIN
TUGAS AKHIR
DIAJUKAN SEBAGAI SALAH SATU PERSYARATAN UNTUK MENYELESAIKAN PROGRAM PENDIDIKAN DIPLOMA III
PROGRAM STUDI KOMPUTERISASI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
OLEH :
ZAINI A03150082
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
JURUSAN AKUNTANSI 2018
DAFTAR RIWAYAT HIDUP A. DATA PRIBADI
NAMA : ZAINI
TEMPAT, TANGGAL LAHIR : KUALA - LUPAK, 01 MEI 1995
ALAMAT : JL. HKSN KOMP. KEBUN JERUK RT.16
JENIS KELAMIN : LAKI - LAKI
AGAMA : ISLAM KEWARGANEGARAAN : INDONESIA STATUS : MAHASISWA NO. HP : 0853-9372-1683 E-MAIL : a03150082@akuntansipoliban.ac.id Zainiahmad395@gmail.com HOBBY : HABSY
NAMA ORANG TUA
a) AYAH : SABERI
b) IBU : NORMAH
B. PENDIDIKAN FORMAL
SDN KUALA – LUPAK (2004-2009)
SMP NEGERI 2 TABUNGANEN (2009-2012)
SMA PGRI 6 BANJARMASIN (2012-2015) C. PENGALAMAN ORGANISASI KAMPUS
HIMA (HIMPUNAN MAHASISA AKUNTANSI ) POLITEKNIK NEGERI BANJARMASIN
(JABATAN SEBAGAI ANGGOTA DIVIS IV (HUBUNGAN INTERNAL SDM DAN ORGANISASI PADA PERIODE 2015/2016)
(JABATAN SEBAGAI KETUA DIVIS I (RELIGI/KEAGAMAAN PADA PERIODE 2016/2017)
MOTTO
Selalu Ada Harapan Bagi Mereka Yang Sering Berdoa Selalu Ada
Jalan Bagi Mereka Yang Berusaha
MAN JADDA WAJADA
Sipa bersungguh – sungguh pasti berhasil
MAN SHABARA ZHAFIRA
Sipa yang bersabar pasti beruntung
MAN SARA ALA DARBIWASHALA
Siapa menepaki jalan-Nya akan sampai ketujuan
Ada orang yang terus berdoa demi kebahagiaan kita. Sekarang tugas kita membahagiakan mereka sesuai dengan apa yang mereka harapkan ^_^
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir ini merupakan hasil penelitian yang telah saya lakukan. Segala kutipan dan bantuan dari berbagai sumber telah diungkapkan sebagaimana
mestinya. Tugas Akhir ini belum pernah dipublikasikan untuk keperluan lain oleh siapapun juga.
Apabila dikemudian hari ternyata pernyataan saya ini tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi hukum dari ketidakbenaran pernyataan tersebut. Saya memberikan hak sepenuhnya bagi Jurusan Politeknik Negeri Banjarmasin untuk minimal membatalkan Tugas Akhir saya.
Banjarmasin, Juli 2018
Yang Membuat Pernyataan,
ZAINI
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Menggunakan
Microsoft Visual Basic 2015 Pada Mebel Indra Banjarmasin”.
Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini berkat bimbingan dan bantuan dari segala pihak, baik materil maupun non materil. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak H. Edi Yohanes, ST, MT selaku Direktur Politeknik Negeri Banjarmasin. 2. Ibu Andriani, SE, MM, M.Sc selaku Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri
Banjarmasin.
3. Ibu Emy Iryani, SE,M.Si,Ak selaku Ketua Program Studi D3 Komputerisasi Akuntansi Politeknik Negeri Banjarmasin. dan sekaligus Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini.
4. Bapak Drs.Priyougie,M.Pd selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini.
5. Bapak Muhamad Noer, S.Kom selaku Dosen Pembimbing III yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis hingga selesainya Tugas Akhir ini dan selaku wali kelas Komputerisasi Akuntansi angkatan 2015 Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Banjarmasin yang telah memberikan banyak nasehat dan motivasi selama masa perkuliahan.
6. Seluruh Dosen Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Banjarmasin yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan kepada penulis selama masa perkuliahan di Politeknik Negeri Banjarmasin.
7. Bapak Tanamas,SE selaku Pimpinan Shireen Bakery Banjarmasin yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk melakukan penelitian serta memberikan data dan informasi di Shireen Bakery Banjarmasin sesuai dengan yang Penulis butuhkan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Ayah dan Ibu, serta ketiga kakak penulis Mariamah, Mariana dan Zailani yang telah memberikan bantuan moril dan materil serta doa kepada penulis selama penyelesaian Tugas Akhir ini.
9. Seluruh teman – teman penulis khususnya Prodi Komputerisasi Akuntansi angkatan 2015, terima kasih atas semua persahabatan yang telah kita jalani selama ini, semoga persahabatan kita semua akan terus terjalin walaupun jarak memisahkan kita.
10. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, terimakasih untuk semuanya.
Semoga apa yang telah diberikan kepada Penulis, akan mendapatkan balasan dan limpahan rahmat Allah SWT. Penulis menyadari sepenuhnya jika di dalam pembuatan Laporan Tugas Akhir ini terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang sifatnya membangun sangat Penulis harapkan untuk penyempurnaan Tugas Akhir ini.
Akhirnya penulis berharap agar apa yang telah tertulis di dalam Laporan Tugas Akhir ini membawa manfaat bagi kita semua dan berguna bagi pengembangan di masa yang akan datang.
Banjarmasin, Juli 2018
Zaini
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN TUGAS AKHIR ... ii
HALAMAN PEGESAHAN TUGAS AKHIR ... iii
HALAMAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... iv
HALAMAN MOTO ... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR ... vii
HALAMAN DAFTAR ISI ... x
HALAMAN DAFTAR TABEL ... xii
HALAMAN DAFTAR BAGAN ... xiii
HALAMAN DAFTAR GAMBAR... xiv
HALAMAN DAFTAR LAMPIRAN ... xvii
HALAMAN DAFTAR ABSTRAK ... xviii
BAB I: PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang masalah ... 1
B. Permasalahan ... 6
C. Batasan Masalah ... 6
D. Tujuan Penelitian ... 6
E. Kegunaan Penelitian ... 7
BAB II : LANDASAN TEORI ... 9
A. Landasan Teori... 9
BAB III METODE PENELITIAN ... 66
A. Identifikasi dan Pemberian Definisi Operasi Variabel ... 66
B. Jenis Penelitian ... 68
C. Jenis dan Sumber Data ... 68
D. Teknik Pengumpulan Data ... 70
E. Teknik Analisa Data ... 71
BAB IV LANDASAN TEORI ... 76
A. Hasil Penelitian ... 76
B. Pembahasan Hasil Penelitian ... 93
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 149
A. Simpulan ... 149
B. Saran ... 151
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Simbol-Simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) ... 36
Tabel 2 Simbol-Simbol Entity Relationship Diagram ... 45
Tabel 3 Perbandingan Hasil Penelitian Terdahulu ... 60
Tabel 4 Tabel Fungsi Yang Terkait (Tunai)... 83
Tabel 5 Tabel Unnormalisasi... 110
Tabel 6 Struktur Fisik Database Tabel Barang... 119
Tabel 7 Struktur Fisik Database Tabel Jenis Barang... 119
Tabel 8 Struktur Fisik Database Tabel Jenis Barang... 120
Tabel 9 Struktur Fisik Database Tabel Satuan... 120
Tabel 10 Struktur Fisik Database Tabel Detail Pre Order... 121
Tabel 11 Struktur Fisik Database Tabel Header Pre Order... 122
Tabel 12 Struktur Fisik Database Tabel Detail Penjualan... 122
Tabel 13 Struktur Fisik Database Tb Header Penjualan... 123
Tabel 14 Struktur Fisik Database Tabel Satuan... 123
DAFTAR BAGAN
Halaman Bagan 1 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas dari Over- The- Counter Sales
... 14
Bagan 2 Sistem Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sale ... 19
Bagan 3 Sistem Penerimaan Kas dari Credit Card Sale... 22
Bagan 4 Struktur Organisasi Shireen Bakery Banjarmasin ... 78
Bagan 5 Sistem Penerimaan Kas Penjualan Tunai pada Shireen Bakery Banjarmasin yang berjalan... 90
Bagan 6 Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai pada Shireen Bakery Banjarmasin yang disarankan... 108
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Penerimaan Kas dari Over-the-Counter Sales ... 13
Gambar 2 Prosedur Penerimaan Kas dari COD Sales Melalui... 18
Gambar 3 Penerimaan Kas dari Credit Card Sale... 21
Gambar 4 Faktur Penjualan Tunai... 27
Gambar 5 Pita Register Kas... 28
Gambar 6 Faktor Penjualan COD... 29
Gambar 7 Bukti Setor Bank... 30
Gambar 8 Relasi one to one... 47
Gambar 9 Relasi one to many... 47
Gambar 10 Relasi many to one... 48
Gambar 11 Relasi one to many... 49
Gambar 12 Tampilan Awal Microsoft Visual Basic 2015... 52
Gambar 13 Tampilan Sebuah Ruang Kerja dengan sebuah form pada Micros... 52
Gambar 14 Tampilan Awal SQL Server Management Studio 2014... 58
Gambar 15 Login SQL Server Management Studio 201…... 58
Gambar 16 Setelah Login SQL Server Management Studio …... 59
Gambar 17 Lembar Pesanan Roti... 86
Gambar 18 Nota Penjual... 87
Gambar 19 Lembar Lporan Kas Harian... 88
Gambar 20 Buku Laporan Penjualan Harian (Tunai)... 89
Gambar 21 Formulir Pesanan Roti (Yang Disarankan)... 99
Gambar 22 Nota Penjualan (Yang Disarankan)... 99
Gambar 23 Laporan Penjualan Tunai ( Yang Disarankan)... 100
Gambar 25 Laporan Penjualan PerBarang (Yang Disarankan)... 102
Gambar 26 Laporan Penjualan PerJenisBarang (Yang Disarankan)... 102
Gambar 27 Laporan Penjualan PerPelanggan (Yang Disarankan)... 103
Gambar 28 Laporan Penerimaan Kas Tunai (Yang Disarankan)... 104
Gambar 29 Laporan Penerimaan Kas Keseluruhan (Yang Disarankan)... 104
Gambar 30 Laporan Rekap Penjualan Harian (Yang Disarankan)... 105
Gambar 31 Relasi Antar Tabel... 118
Gambar 32 Form Login... 125
Gambar 33 Form Menu Utama... 125
Gambar 34 Bagian – bagian Menu Utama... 126
Gambar 35 Form Master Data Barang... 127
Gambar 36 Form Master Data Jenis Barang …... 127
Gambar 37 Form Master Data Satuan Barang... 128
Gambar 38 Form Master Data Pelangggan... 129
Gambar 39 Form Master Data Penggguna... 129
Gambar 40 Form Master Data Jabatan Pengguna... 130
Gambar 41 Form Order... 131
Gambar 42 Cetak Formulir Pesanan... 132
Gambar 43 Form Transaksi Penjulan... 133
Gambar 44 Mencari No Order pada Form Transaksi Penjualan... 134
Gambar 45 Cetak Nota Penjualan... 135
Gambar 47 Laporan Master Data Jenis Barang... 137
Gambar 48 Laporan Satuanr Barang... 138
Gambar 49 Laporan Master Data Pelanggan... 138
Gambar 50 Laporan Penjulan Tunai... 140
Gambar 51 Laporan Penjulan Per Barang... 141
Gambar 52 Laporan Penjulan Per Jenis Barang... 142
Gambar 53 Laporan Penjulan Per Pelanggan... 143
Gambar 54 Laporan Penjulan Keseluruhan... 144
Gambar 55 Laporan Penerimaan Kas Tunai... 145
Gambar 56 Laporan Penerimaan Kas Keseluruhan... 145
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Balasan Ijin Penelitian Perusahaan Terkait
2. Surat Keterangan Tempat Usaha
3. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) Kecil
4. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
5. Sertifikat Perusahaan
6. Denah / Peta Perusahaan
7. Foto Perusahaan
8. Lembar Saran Penguji Proposal
9. Lembar Bimbingan Tugas Akhir (Pembimbing 1)
10. Lembar Bimbingan Tugas Akhir (Pembimbing 2)
11. Lembar Bimbingan Tugas Akhir (Pembimbing 3)
12. Tanda Terima Lembar Penilaian Bimbingan Tugas Akhir
13. Lembar Saran Ketua Penguji Tugas Akhir
14. Lembar Saran Anggota Penguji 1 Tugas Akhir
ABSTRAK
ZAINI/ A03150082 / 2018 / SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI DENGAN MENGGUNAKAN MICROSOFT VISUAL BASIC 2015 PADA SHIREEN BAKERY DI BANJARMASIN / Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai SHIRREN BAKERY DI BANJARMASIN.
Tujuan penelitian ini adalah mengetahui Sistem Informasi Akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang tepat pada Shireen Bakery di Banjarmasin dan membuat program aplikasi penerimaan kas yang digunakan pada SIA yang berjalan pada Shireen Bakery di Banjarmasin.
Metode Penelitian ini adalah penelitian studi kasus pada Shireen Bakery dengan menggunakan sampel data transaksi penjualan pada bulan januari-maret 2018. Sistem Informasi Akuntansi yang disarankan dibuat berdasarkan Sistem Informasi Akuntansi yang berjalan yaitu dengan menganalisis informasi yang diperlukan manajemen, fungsi yang terkait, jaringan prosedur, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan, bagan alir dokumen (flowchart), dan sistem pengendalian intern yang berjalan. Program aplikasi dibuat dengan menggunakan
SQL Server 2014 sebagai Back End dan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai Front End dikembangkan langkah pertama yang dilakukan dengan merancang relasi antar
tabel, mendesain interface, mendesain keluaran dan koding.
Temuan dari penelitian ini menemukan ada perangkapan fungsi antara fungsi penjualan dan fungsi kas, Shireen Bakery belum memuat no urut tercetak pada nota. Penulis menyarankan untuk menggunakan program aplikasi SQL Server 2014 sebagai Back End dan Microsoft Visual Basic 2015 sebagai Front End agar dapat membantu perusahaan untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai dan mempermudah mengetahui penerimaan kas dari penjualan tunai.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai, Program Aplikasi, SQL Server 2014,
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan teknologi sudah sangat pesat seiring dengan perkembangan zaman. Kemajuan teknologi menuntut berbagai kalangan untuk selalu melakukan perubahan. Salah satunya kalangan pengusaha khususnya dibidang manufaktur yang mengharapkan dapat memberikan informasi yang cepat dan tepat untuk membantu dalam hal perencanaan, pengandalian, dan pengambilan keputusan untuk perusahaannya. Peran perusahaan manufaktur sangat besar bagi kehidupan masyarakat khususnya perusahaan roti, produk yang setiap hari banyak dikonsumsi masyarakat karena praktis dan mengenyangkan. Karena itu banyak permintaan masyarakat akan produk roti, apalagi sudah ada berbagai macam varian rasa roti untuk menarik minat konsumen.
Salah satu sistem informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnisnya adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Penerimaan Kas. SIA Penerimaan Kas dapat menghasilkan suatu informasi mengenai besarnya penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai yang terjadi dalam satu periode. Sistem tersebut berfungsi sebagai alat bantu dalam koordinasi dan evaluasi kegiatan penjualan yang dapat berpengaruh pada kegiatan serta laba yang diperoleh perusahaan baik itu perusahaan dagang, jasa, manufaktur maupun perusahaan industri.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh Deddy Kurniawan diperusahaan J-C Store pada tahun 2015“ Perkembangan teknologi yang pesat, membuat persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Untuk itu perusahaan harus berlomba-lomba untuk mendapatkan informasi yang cepat, akurat, tepat waktu dan juga up to date dalam rangka menjalankan proses bisnisnya. Pencatatan transaksi yang menggunakan bantuan perangkat lunak lebih mudah dibanding dengan dilakukan secara manual. Oleh karena itu, sistem informasi yang digunakan haruslah memenuhi syarat sebagai sistem yang baik agar dapat mempercepat dalam mencatat, menyimpan, mengolah, serta menghasilkan data berupa laporan yang dibutuhkan perusahaan, maka dengan itu sistem penerimaan kas sangatlah penting bagi perusahaaan .
Penjualan merupakan sumber penerimaan kas pada perusahaan. Oleh karenanya, aktivitas penjualan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting guna menunjang keberhasilan didalam memasarkan suatu produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan. Sehingga aktivitas penjualan harus dikelola secara baik dan benar agar bisa memberikan suatu keuntungan yang besar bagi perusahaan”.
Sedangkan menurut penelitian Heru Feri Setiawan asal Jogja pada tahun 2016 diperusahaan Sovenir “Dengan adanya sistem informasi akuntansi penerimaan kas, manajemen perusahaan dapat memperoleh berbagai informasi terkait kondisi keuangan perusahaan, khususnya penerimaan kas. Dari informasi yang didapat, manajemen perusahaan dapat menentukan tindakan apa yang selanjutnya harus dilakukan agar tidak salah langkah dan untuk menjaga kelangsungan hidup perusahan serta membantu dalam upaya pengembangan perusahaan.Dari uraian di atas dapat dilihat betapa pentingnya kas
dalam menunjang kelancaran operasi perusahaan dan untuk mengatur penerimaan kas diperlukan adanya suatu sistem penerimaan kas.
Shireen Bakery Banjarmasin adalah suatu perusahaan manufaktur yang memproduksi berbagai jenis roti seperti roti tawar,roti rasa (dengan varian rasa) dan roti kering. Perusahan Shireen Bakery Banjarmasin memiliki 21 orang karyawan untuk mendukung sistem operasi
Shirren Bakery merupakan salah satu dari sekian banyak perusahaan yang ada di kalimantan selatan kususnya dibanjarmasin yang bergerak dibidang manufaktur yaitu produksi roti.. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2004 yang beralamatkan Jl. Cempaka Raya Rt.043 Kelurahan Telaga Biru Kecamatan Banjarmasin Barat 70119,Banjarmasin Perusahaan ini dipimpin oleh Bapak Tanamas SE.
Sistem yang ada pada Shireen Bakery ini masih sederhana, mulai dari pencatatan penjualan barang, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan. Pada Shireen Bakery sistem otorisasi yang dilakukan masih kurang, dalam nota penjualan tidak ada nama petugas yang bertanggung jawab terhadap nota yang telah dibuat sehingga pada saat terjadi kesalahan penulisan, misalnya salah menuliskan angka rupiah sulit untuk dilakukan pengecekkan nama petugas yang membuat nota penjualan, selain itu tugas dan wewenang perusahaan untuk bagian penjualan dan bagian lainnya dalam melaksanakan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai belum terkoordinir dengan baik. Contoh nyata pada Shiren adalah bagian penjualan yang merangkap jadi bagian kasir. Dokumen pendukung untuk mencocokkan data transaksi penjualan tidak tersedia, menyebabkan pihak manajemen kurang mendapatkan informasi yang relevan jika
terjadi selisih antara jumlah uang dan jumlah persediaan produk yang dijual dengan catatan pada buku arsip penjualan.
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem penjualan tunai yang kurang tegas tersebut berdampak pada lemahnya pengendalian terhadap sistem yang ada pada perusahaan. Apabila hal tersebut tidak segera ditanggulangi dan tidak dievaluasi kembali tentunya membuka celah terjadinya penyimpangan penyalahgunaan dana perusahaan. Oleh karena itu, Shireen Bakery perlu membuat Sistem Akuntansi Penjualan Tunai untuk mengatur dan memonitor kegiatan penjualan, khususnya penjualan tunai.
Dokumen yang digunakan pada Shireen Bakery berupa nota penjualan barang, dan laporan penjualan harian yang pencatatannya masih sederhana dan manual. Pencatatan akuntansi ke dalam laporan penjualan harian juga masih dilakukan secara manual yang menyebabkan terjadinya keterlambatan penyampaian laporan tersebut kepada pemimpin. Jika hal ini dibiarkan maka akan membuat kinerja di perusahaan ini menjadi tidak efisien karena sering terjadi keterlambatan pengelolaan penjualan tunai dan kelemahan pada unsur pengendalian intern.
Sistem akuntansi yang baik menyediakan informasi akuntansi yang relevan dan memiliki tingkat akurasi yang tinggi sangat berguna bagi perusahaan untuk bertahan dalam persaingan pasar dan memajukannya dibandingkan dengan sistem yang dilakukan secara manual. Dengan menggunakan komputerisasi akuntansi, perusahaan akan mendapatkan berbagai macam keuntungan seperti kecepatan dalam pengolahan data, pencegahan kekeliruan dalam pencatatan, penyusunan laporan secara otomatis dan
pencetakan formulir yang diinginkan cepat dan otomatis. Hal ini membantu perusahaan bergerak dengan cepat dan mendapatkan hasil maksimal bagi perusahaan.
Mengingat informasi laporan keuangan sangat penting dalam pengambilan keputusan dan pengembangan suatu perusahaan, maka informasi akuntansi tersebut harus tepat dan cepat. Karena jika terjadi keterlambatan di dalam pengambilan keputusan maka mengakibatkan hilangnya suatu peluang dalam mendapatkan keuntungan dan memperlambat perkembangan perusahaan. Dengan pengolahan data akuntansi berbasis komputer dalam sistem informasi akuntansi, maka informasi yang di dapat dalam laporan keuangan akan lebih efektif dan efesien.
Dilihat dari masalah-masalah yang dihadapi di Shireen Bakery maka diperlukan sebuah program komputer untuk mempermudah dalam melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai . Ada banyak sekali alternatif pemprograman yang bisa dirancang dan digunakan untuk membantu mempermudahkan kegiatan perusahaan salah satunya adalah Visual Basic. Berdasarkan uraian diatas penulis tertarik mengangkat judul“ Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Dari PenjuaIan Tunai Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 Pada Shireen Bakery Di Banjarmasin”.
B. Permasalahan
Berdasarkan latar belakang di atas maka permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang tepat untuk Shireen Bakery di Banjarmasin ?
2. Bagaimana membangun sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 Pada Shireen Bakery di Banjarmasin?
C. Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah pembuatan sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai dengan Microsoft Visual Basic 2015 Pada Shireen Bakery di Banjarmasin sebagai front end dan Microsoft SQL Server 2014 sebagai back end. Data transaksi yang digunakan dalam penelitian ini adalah data transaksi penerimaan kas dari penjualan berbagai macam produk roti secara tunai yang terjadi di Shireen Bakery Banjarmasin pada bulan April, Mei, dan Juni 2018.
D. Tujuan Penelitian
Berdasarkan pembahasan masalah yang telah diuraikan di atas , maka tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui bagaimana membangun sistem infomasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai yang tepat dan sesuai untuk Shireen Bakery di Banjarmasin.
2. Untuk mengetahui bagaimana membangun sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 Pada Shireen Bakery di Banjarmasin.
E. Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan peneltian yang ingin dicapai penulis adalah : 1. Bagi Penulis
Diharapkan penelitian ini dapat menambah wawasan dan pengetahuan menganai pentingnya sistem infomasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada suatu perusahaan khususnya perusahaan manufaktur . Dan juga mendapatkan pengalaman dalam membuat sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai menggunakan Microsoft Visual Basic 2015 Pada Shireen Bakery di Banjarmasin sekaligus dapat mengaplikasikan ilmu pengetahuan yang selama ini sudah diberikan di bangku kuliah.
2. Bagi Shireen Bakery Banjarmasin
Penelitian ini diharapkan memberikan manfaat serta dapat digunakan oleh Shireen Bakery Banjarmasin untuk pengelolan dan perhitungan data penjualan tunai secara terkomputerisasi untuk meminimalisir adanya resiko kecurangan ,keakuratan data dan kemudahan data akses informasi untuk Shireen Bakery Banjarmasin serta menunjang proses bisnis di Shireen Bakery di Banjarmasin.
3. Bagi Politeknik Negeri Banjarmasin
Penelitian ini diharapkan dapat memperkaya ilmu pengetahuan dan memberikan tambahan informasi khususnya dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai Dan juga dalam bidang pemprograman penerimaan kas
menggunakan Microsoft Visual Basic 2015. Penelitian ini juga menjadi bahan referensi untuk mahasiswa yang akan menyusun tugas akhir dengan topik yang sama.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Landasan Teori
1. Sistem dan Prosedur
“Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan setiap kegiatan pokok perusahaan.” Sedangkan “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. (Mulyadi, 2016:4)
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.” Sedangkan “Prosedur adalah urutan - urutan opearasi klerikal atau tulis menulis yang melibatkan beberapa orang didalam suatu departemen untuk menjamin penanganan yang seragam.”(Yakub,2014:1)
2.
Sistem Akuntansi“Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk meyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan” Mulyadi (2014:3)
Dari definisi sistem akuntansi tersebut terdapat unsur suatu sistem akuntansi adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, dan laporan. Berikut uraian pengertian masing – masing unsur tersebut :
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas secarik kertas. Formulir sering pula disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah : faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. Dalam sistem akuntansi secara manual (manual system), media yang digunakan untuk merekam pertama kali data transaksi keuangan adalah formulir yang dibuat dari kertas (paper form). Dalam sistem akuntansi dengan komputer (computerized system) digunakan berbagai macam media untuk memasukan data kedalam sistem pengolahan data seperti: papan ketik (keyboard), optical and magnetic characters and code, mice, voice,
touch sensors, dan cats.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Sumber pencatatan yang ada dalam jurnal adalah sebuah formulir. Dalam jurnal data keuangan untuk pertama kalinya diklasifikasikan menurut penggolongan yang sesuai dengan informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Dalam jurnal juga terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasil peringkasannya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian di posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dll.
c. Buku Besar
Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini di satu pihak dapat dipandang sebagai wadah untuk menggolongkan data keuangan, dipihak lain dapat dipandang pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan.
Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu (subsidiary
ledger). Buku pembantu ini terdiri dari rekening - rekening pembantu
yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (books of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi kedalam catatan akuntansi.
e. Laporan
Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi-laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer. Mulyadi (2014:3-5)
3. Tujuan Sistem Akuntansi
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagi berikut: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru b. Untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan (reliability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. Mulyadi (2014:19-20)
4. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan
keputusan manajemen dan pimpinan serta dapat memudahkan dalam pengelolaan perusahaan. (Lilis Puspitawati, 2014: 57)
5. Sistem Pengendalian Intern
“Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan dalam menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.” (Mulyadi, 2014:163)
Sistem pengendalian intern memiliki unsur pokok sistem antara lain:
a. Struktur organisasi yang memisahkan tangggung jawab fungsional secara tegas
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi
d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
.Mulyadi(2015:130)
6. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
“Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.” Mulyadi(2014:455)
a. Prosedur sistem penerimaan kas dari penjualan tunai: 1) Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale
Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang keperusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran kekasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Dalam over-the counter sale ini, perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check), atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada
pembeli. Penerimaan kas dari over-the counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini:
1) Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales
person) di bagian penjualan
2) Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi (personal check), atau kartu kredit
3) Bagian Penjualan memerintahkan bagian pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli
4) Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli 5) Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank
6) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan
7) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas. Mulyadi(2016:380)
Gambar 1
Penerimaan Kas dari Over-the-Counter Sale
Sumber : Mulyadi (2016:381)
Berikut ini bagan alir sistem Penerimaan Kas dari Over-the Counter
Sales:
Bagan 1
Sistem Penerimaan Kas dari Over-the –Counter Sale
Bagian Penjualan Pembeli Bagian Akuntansi Bagian Kasa Bank Bagian Pengiriman Barang Pembeli memesan barang Pembeli Membayar Harga barang (2) Bagian Penjualan Memerintahkan Bagian Pengiriman menyerahkan Barang kepada pembeli Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli (1) (6) Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan (4) Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai (7) (5) Bagian kasa menyetorkan kas ke bank (3)
Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan tunai 3 2 FPT 1 1
Bagian Order Penjualan
Via Pembeli Bagian Kasa N 1 FPT 1 Menerima uang dari pembeli Mengoperasi kan register kas PRK FPT 1 Mengisi bukti setor bank 3 2 Bukti Setor bank 1 3 2 Bukti Setor bank 1 Menyetor kas ke bank 5 N Diserahkan Ke bank Bersama uang FPT = Faktur Penjualan Tunai
PRK = Pita Register Kas 2
Lanjutan
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
2 FPT 2 Kartu Gudang Menyerahkan barang FPT 2 4 3 PRK FPT 1 FPT 2 4 Membanding kan FPT lb1 dan lb 2 Menyerahkan barang kepada pembeli 2 FPT 1 PRK 6 Untuk pembeli Bersama Barang sebagai Slip pembungkus
Lanjutan
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan
6 PRK FPT 1 Jurnal Penjualan 7 5 Bukti Setor bank Jurnal Penerimaan Kas 8 RHPP Bukti Memorial Jurnal Umum N Selesai 7 PRK FPT 1 Kartu Persediaan N Membuat rekapitulasi HPP RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti Memorial 8 Secara periodik
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan T
2) Penerimaan Kas dari Cash-on-delivery sales (COD sale)
Cash-on-delivery sales (COD sale ) adalah transaksi penjualan yang
melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual. COD sales melalui pos belum merupakan sistem penjualan yang umum berlaku di Indones. COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:
a) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos.
b) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos
c) Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima
d) Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales
e) Pembeli membawa surat penggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli
f) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan
g) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilakukan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli. Mulyadi(2014:456-457)
Gambar 2
Penerimaan Kas dari COD Sales melalui Pos
Sumber : Mulyadi (2014:458) Kantor Pos Pengirim
Pembeli Penjual
Kantor Pos Penerima
Kantor Pos mengirim barang ke alamat pembeli (3) Penjual Mengirim Barang ke Pembeli Via COD sales
(2)
Kantor pos Pengirim Memberitahu Penerimaan kas Dari COD sales
(7) Pembeli memesan barang (1) Pembeli Membayar Harga Barang dan Menerima Barang yang Dibeli (5) Kantor Pos Mengirim Pemberitahuan Adanya COD sales (4) Kantor Pos penerima memberitahu
Kantor Pos Pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan
Berikut ini bagan alir sistem Penerimaan Kas dari Cash-on-delivery sale: Bagan 2
Sistem Penerimaan Kas dari Cash-on-Delivery Sale
Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan COD 4 3 2 1
Bagian Order Penjualan
N FPCOD 1 2 4 B/L 3 Bagian Gudang 2 FPCOD 3 Menyiapkan barang FPCOD 3 3 Kartu Gudang Bersama barang Bagian Pengiriman 2 FPCOD 1 FPCOD 3 3 Membanding kan FPCOD lb1 dan lb 2 Membuat Bill of lading 4 3 2 1 Menyerahkan barang kepada perusahaan angkutan umum B/L 1 3 2 FPCOD 1 5 Bersama barang Diserahkan kepada Perusahaan angkutan umum
4 T Berfungsi
sebagai slip pembungkus
FPCOD = Faktur Penjualan COD B/L = Bill of Lading
Lanjutan
Bagian Kasa
Dari
Perusahaan angkutan umum Menerima FPCOD dan cek FPCOD 2 Cek Mengisi bukti setor bank 3 2 Bukti Setor bank 1 Menyetor cek ke bank FPCOD 2 Cek 3 2 Bukti Setor 1 T Bersama cek 6 Bagian Junal 5 FPCOD 1 Jurnal Penjualan A 6 FPCOD 2 Bukti setor bank
Jurnal Penerimaan kas Pada saat Diterima cek Dari pelanggan T Selesai Sumber : Mulyadi (2014:478-479)
3) Penerimaan Kas dari Credit Card Sale
Merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun penjual. Credit card merupakan sarana pembayaran bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau angkutan umum.Dalam
over-the-counter sale, pembeli datang ke perusahaan, melakukan
pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir dengan menggunakan kartu kredit. Dalam penjualan tunai yang melibatkan pos atau perusahaan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaaan penjual melakukan penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.Mulyadi(2014:459)
Gambar 3
Penerimaan Kas dari Credit Card Sale
Bagian Penjualan
Bagian Kas Bank Penerbit
kartu kredt Pemegang Kartu
Kredit
Bagian Pengiriman
Pemegang kartu kredit Memesan barang (1) Bagian Penjualan Memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang Kepada pembeli (2)
Pemegang kartu kredit kredit membayar dengan kartu kredit
(3) Bagian Pengiriman
Menyerahkan barang Kepada pembeli
(4)
Menyetorkan slip kartu kredit ke bank (5) Secara periodik, Bank penerbit Kartu kredit Melakukan penagihan Kepada Pemegang Kartu kredit (6) Sumber : Mulyadi (2014:461)
Berikut ini bagan alir sistem Penerimaan Kas dari Credit Card
Sale :
Bagan 3
Sistem Penerimaan Kas dari Credit Card Sale
Mulai Menerima order dari pembeli Mengisi faktur penjualan tunai 3 2 FPT 1 1 Via Pembeli N 2
Bagian Order Penjualan Bagian Kasa
1 FPT 1 Menerima kartu kredit dari pembeli Mengisi credit card sale slip 4 3 3 2 Bukti Setor bank 1 2 CCSS 1 3 Menyetor kas ke bank 6 N Diserahkan Ke bank Bersama CCSS lembar ke-1 Mengoperasi kan register kas 2 CCSS 1 PRK FPT 1 4 Credit Card holder Credit Card Center Via Pembeli 4 CCSS 1 Mengisi bukti setor bank 2 Bukti Setor bank 1
3
FPT = Faktur Penjualan Tunai PRK = Pita Register Kas CCSS = Credit Card Sale Slip
Lanjutan
Bagian Gudang Bagian Pengiriman
2 FPT 2 Kartu Gudang Menyerahkan barang FPT 2 5 3 PRK FPT 1 FPT 2 5 Membanding kan FPT lb1 dan lb 2 Menyerahkan barang kepada pembeli 2 FPT 1 PRK 7 Untuk pembeli Bersama Barang Bersama Barang sebagai Slip pembungkus Lanjutan
Bagian Jurnal Bagian Kartu Persediaan 7 PRK FPT 1 Jurnal Penjualan 8 6 Bukti Setor bank Jurnal Penerimaan Kas 9 RHPP Bukti Memorial Jurnal Umum N Selesai 8 PRK FPT 1 Kartu Persediaan Membuat rekapitulasi HPP RHPP Membuat bukti memorial RHPP Bukti Memorial 9 Secara periodik
RHPP = Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan T
N
b. Fungsi-fungsi yang terkait dalam suatu sistem peneriman kas dari penjualan tunai yaitu :
1) Fungsi Penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan dan menyerahkannya ke pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Fungsi ini berada dibagian order penjualan.
2) Fungsi kas
Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembayaran pembeli. Fungsi ini berada dibagian kasa.
3) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang di pesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke bagian pengiriman. Fungsi ini berada di bagian gudang.
4) Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya ke pembeli. Fungsi ini berada di bagian pengiriman.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan. Fungsi ini berada di bagian jurnal. (Mulyadi, 2014:462)
c. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen pada Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1) Jumlah pendapatan penjualan produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu
2) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu
4) Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjualan produk tertentu, namun pada umumnya informasi nama dan alamat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai
5) Kuantitas produk yang dijual
6) Nama wiraniaga yang melakukan penjualan
7) Otorisasi pejabat yang berwenang. Mulyadi (2014:462-463) d. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Adapun dokumen – dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Faktur Penjualan Tunai (FPT)
Dokumen ini digunakan merekam berbagai informasi yang diperlukan manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. Formulir kartu penjualan tunai digunakan merekam data mengenai nama pembeli dan alamat pembeli, tanggal transaksi, kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama bank kode wiraniaga, otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur
penjualan tunai diisi oleh fungsi penjualan yang berfungi sebagai pengantar pembayaran. Tembusan Faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.
Gambar 4 Faktur Penjualan Tunai
Toko Buku Remaja Jl.Lawo 15, Yogyakarta 55213 Telepon (0274) 63539, Fax(0274) 86104
FAKTUR PENJUALAN TUNAI
Nama Pembeli Alamat Tanggal Nomor
125897689
Nomor Urut
Kode
Barang Nama Barang Satuan
Harga
Satuan Kuantitas
Jumlah harga
Jumlah
Dicatat dalam
Buku Pembantu Dicatat dalam Jurnal Diserahkan
Dijual
Tanggal
Tanda Tangan
Sumber : Mulyadi (2014:464)
2) Pita Register Kas (Cash Register Tape)
Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan pembayaran dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Berikut ini contoh gambar Pita Register :
Gambar 5 Pita Register Kas TERIMA KASIH * 12.500,00 15.000,00 20.000,00 57.000,00 75.000,00 179.500,00 ST 180.000,00 500,00 C Sumber: Mulyadi (2014 : 464)
3) Credit Card Sales Slip
Sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit dalam melakukan transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.
4) Bill of Lading
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum.
Bill of Lading digunakan fungsi pengiriman dalam penjualan COD
yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan.
Gambar 6 Faktor Penjualan COD
Took Buku Remaja
Jl. Lawu 15, Yogyakarta, 55213
Telepon (0274) 63539, Fax (0274) 86104
FAKTUR PENJUALAN COD
Nama Pembeli: Alamat : Tanggal : Nomor Faktur
125897689 Nomor Urut Kode
Barang Nama Barang Satuan
Harga
Satuan Kuantitas Jumlah Harga
Jumlah Dicatat
Dalam Buku pembantu
Dicatat dalam
Jurnal Diserahkan Dijual Tanggal
Tanda tangan
Sumber : Mulyadi (2014: 467) 6) Bukti Setor Bank
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber
untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
Gambar 7 Bukti Setor Bank BANK ARTA SELAMAT
Yogyakarta
No. 987679 Tgl. BUKTI SETOR BANK
Nama : Bank No. Cel Jumlah Rupiah
No. Rekening
Tanda tangan penyetor Credit Card Sales Slip Uang Tunai Jumlah Jumlah Rupiah ... ... ... Pengesahan Bank Sumber : Mulyadi (2014 : 468)
7) Rekap Harga Pokok Penjualan
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. (Mulyadi, 2014: 463-468)
e. Catatan akuntansi yang digunakan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah:
1) Jurnal Penjualan
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
2) Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
3) Jurnal Umum
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4) Kartu Persediaan
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan digudang.
5) Kartu Gudang
Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat
mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. (Mulyadi, 2014:469)
f. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
1) Prosedur Order Penjualan
Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas juga untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.
2) Prosedur penerimaan kas
Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran berupa pita register kas dan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai kepada
pembeli untuk memunkinkan pembeli tersebut melakukan
pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman.
3) Prosedur Penyerahan barang
Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas.
5) Prosedur Penyetoran kas ke bank
Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh.
6) Prosedur Pencatatan penerimaan Kas
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas. Mulyadi (2014 : 470)
g. Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1) Organisasi
Dalam merancang organisasi yang diberikan dengan sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut :
a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas. Fungsi penjualan yang merupakan fungsi operasi harus dipisahkan dari fungsi kas
yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini
menimbulkan setiap penerimaan kas dari penjualan tunai dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek.
b) Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi harus dipisahkan dari kedua fungsi pokok yang lain fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut.
2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli.
b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap “lunas” dan menempelkan pita register kas pada faktur penjualan tunai.
c) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. Cap “sudah diserahkan” yang dibubuhkan oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak.
d) Pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus disi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesasihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
e) Pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewnang untuk itu. Setiap pencatatan kedalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk mengubah catatan akuntansi tersebut.
3) Praktik yang Sehat
Unsur pokok pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai yang mengatur sistem otorisasi dan prosedur pencatatannya adalah :
a) Faktur pejualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. Dalam organisasi, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dari yang berwenang.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja selanjutnya.
c) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Mulyadi (2014 : 471-474)
7. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Bagan alir dokumen adalah bagan yang menggambarkan aliran dokumen dalam suatu sistem informasi. Berikut ini adalah simbol – simbol standar dengan maknanya masing – masing :
Tabel 1
Simbol-simbol Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)
Simbol Nama Simbol Keterangan
Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis
dokumen, merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
Dokumen dan tembusannya
Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas
Berbagai Dokumen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan
Catatan
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini
Penghubung pada halaman yang sama
(one-page-connector)
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas kebawah dan dari kiri ke kanan dan untuk memungkinkan aliran
dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama
Akhir arus dokumen
Untuk mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut
Awal arus dokumen
Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut Surat Muat 2 SOP 2 Faktur 2 Penjualan 1 Faktur 2 1 1 Lanjutan
Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page
connector)
Untuk menunjukan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol
penghubung menunjukan bagaimana bagan alir tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain
Kegiatan Manual
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan didalam simbol ini
Keterangan komentar
Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir
Arsip sementara
Simbol ini digunakan untuk menunjukan tempat penyimpanan dokumen yaitu arsip permanen dan arsip sementara. Untuk menunjukan urutan arsip dokumen digunakan symbol berikut ini:
A = menurut abjad N = menurut nomor urut
T = kronologis, menurut tanggal
Arsip permanen
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat
penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan
On-line computer process
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara On-line. Nama program ditulis di dalam simbol
Keying (typing,verifying)
Simbol ini menggambarkan
pemasukan data kedalam komputer melalui On-line terminal
Pita magnetic
(magnetic tape)
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbetuk pita megnetik. Nama arsip ditulis di dalam symbol
On-line storage
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk On-line ( di dalam memory computer)
Ya
Tidak Keputusan
Simbol ini menggambarkan
keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol
Garis alir
(flowline)
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus
dokumen mengarah ke bawah dan kekanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau kekiri, anak panah perlu dicantumkan
Persimpangan garis alir
Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut
Pertemuan garis alir
Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya
Mulai/berakhir
(terminal)
Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi
Dari Pemasok
Masuk ke sistem
Untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir.
Keluar ke sistem lain
Untuk menggambarkan keluar ke sistem lain.
Ke sistem penjualan
Direct acces device
Dipakai untuk menandakan adanya media direct acces (hardisk) yang digunakan untuk pengoperasian file pada tahap tersebut.
Sumber : Mulyadi (2014:60-63)
8. Sistem Komputer
Sistem Komputer terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Tanpa perangkat lunak, perangkat keras hanya berfungsi sebagai benda metal yang tidak dapat mengerjakan sesuatu. Tanpa perangkat keras, perangkat lunak hanya merupakan kode-kode komputer saja yang tidak dapat mengerakkan perangkat kerasnya. Karena hal itu, perangkat keras dan perangkat lunak harus bekerja bersama-sama dalam membentuk suatu sistem yaitu sistem komputer. (Jogiyanto, 2012: 91)
a. Hardware (perangkat keras)
Hardware sebagai sub-sistem dari sistem komputer yang mempunyai
beberapa komponen, yaitu komponen alat masukan (input device), komponen alat pemroses (processing device), komponen alat keluaran
(output device) dan komponen alat simpanan luar (storage). Jogiyanto
(2012 : 91)
1) Alat Masukan (input device)
Merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan yang berupa masukan data ataupun masukan program. Beberapa alat masukan mempunyai fungsi ganda, yaitu sebagai alat masukan dan alat keluaran (output) untuk menampilkan hasil. (Jogiyanto, 2012 : 91)
2) Alat Pemproses (processing device)
Alat yang instruksi-instruksi program dieksekusi untuk memproses data yang dimasukkan lewat alat masukan yang hasilnya nanti akan ditampilkan di alat output. Alat pemproses terdiri dari
Central Processor atau CPU (Central Processing Unit) dan main memory. (Jogiyanto, 2012 : 97)
3) Alat Keluaran (output device)
Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam 3 macam bentuk, yaitu tulisan (huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain), image (bentuk grafik atau gambar) dan suara (bentuk musik atau omongan). Untuk mendapatkan bentuk output-output tersebut, dibutuhkan alat untuk menampilkannya, yaitu alat keluaran atau alat output atau output device atau output unit, Alat keluaran atau output device. Alat keluaran tersebut berbentuk hard
copy device atau soft copy device. (Jogiyanto, 2012 : 103)
b. Software (perangkat lunak)
Perangkat keras komputer tidak akan dapat berbuat apa-apa tanpa adanya perangkat lunak. Teknologi yang canggih dari perangkat keras akan berfungsi bila instruksi-instruksi tertentu telah diberikan kepadanya. Instruksi-instruksi tersebut disebut dengan perangkat lunak (Software). (Jogiyanto, 2012 : 126)
1) Perangkat lunak sistem (system software)
Perangkat lunak sistem (system software) adalah perangkat lunak yang mengoperasikan sistem komputernya. Perangkat lunak sistem dikelompokkan menjadi 4 bagian yaitu:
a) Perangkat lunak sistem operasi (operating system) yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi operasi dari sebuah sistem komputer.
b) Perangkat lunak sistem bantuan (utility), yaitu program yang ditulis dengan bantuan yang berhubungan dengan sistem komputer, misalnya memformat disk, menyalin disk, mencegah dan membersihkan virus dan lain sebagainya.
c) Perangkat lunak bahasa(language software), yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer.
2) Perangkat lunak aplikasi (application software)
Perangkat lunak aplikasi (application software) adalah program yang ditulis dan diterjemahkan oleh perangkat lunak bahasa untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu. (Jogiyanto, 2012 : 126).
c. Perangkat pikir (Brainware)
“Brainware yaitu manusia yang terlihat dalam pengoperasian komputer” Lilis Puspiwati (2014:19)
9. Basis Data (Database)
Basisdata (Database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (punya relasi). Relasi biasanya ditunjukan dengan kunci (key) dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record terdiri dari field-field yang saling berhubungan dan menunjukan dalam satu pengertian yang lengkap dalam satu record . Yakub( 2014:51-52)
10. Sistem Manajemen Basis Data (DBMS)
(Database Management System) merupakan kumpulan program aplikasi
yang digunakan untuk membuat dan mengelola basis data. DBMS berisi suatu koleksi data dan satu set program untuk mengakses data. DBMS merupakan perangkat lunak (software) yang menentukan bagaimana data tersebut diorganisasi, disimpan, diubah, dan diambil kembali. Perangkat lunak ini juga menerapkan mekanisme pengamanan data, pemaiakan data bersama, dan konsistensi data. Yakub (2014:55)
Adapun tujuan utama sistem manajeman basisdata adalah menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan dan pengambilan data dari basisdata. Sistem manajeman basis data adalah perangkat lunak yang dirancang untuk membantu pengelolaan dan pemakaian koleksi data yang besar. Tujuan lain sistem manajeman basisdata antara lain:
a. Menghindari redundansi dan inkonsistensi data b. Menghindari kesulitan pengaksesan data c. Menghindari isolasi data
d. Menghindari terjadinya anomaly pengaksesan konkuren e. Menghindari masalah-masalah keamanan
f. Menghindari masalah-masalah integritas
Berikut ini adalah keunggulan dan kelemahan DBMS yaitu : a. Keunggulan DBMS
Keunggulan sistem manajemen basisdata yaitu : 1) Pengendalian terhadap redundansi data 2) Konsistensi data
3) Informasi yang lebih banyak yang dapat dibentuk dari data tersimpan yang sama
4) Pemakaian bersama data 5) Peningkatan integritas data 6) Pemaksaan terhadap standar 7) Skala ekonomi
8) Penyeimbangan kebutuhan-kebutuhan sumber daya yang terbatas 9) Peningkatan pengaksesan dan daya tanggap data
10) Peningkatan produktivitas
11) Peningkatan pemelirahaan lewat ketidakbergantungan data 12) Peningkatan konkurensi
13) Peningkatan layanan backup dan pemulihan data b. Kelemahan DBMS
Kelemahan sistem manajemen basisdata yaitu : 1) Kompleksitas yang tinggi
3) Ongkos sistem manajeman basisdata untuk pengadaaan, operasi dan perawatan
4) Penambahan ongkos-ongkos perangkat keras untuk menjalankan DBMS
5) Ongkos konversi dari sistem lama kesistem baru
6) Kinerja yang rendah bila tidak mampu menggunakan dengan bagus
7) Dampak yang tinggi bila terdapat kegagalan. Bambang Hariyanto (2014:5-6)
11. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasi jenis entitas (entity) dan hubungannya. ERD merupakan suatu model jaringan yang menggunakan susunan data yang disimpan pada sistem secara abstrak. ERD juga menggambarkan hubungan antara satu entitas yang memiliki sejumlah atribut dengan entitas yang lain dalam suatu sistem yang terintegrasi. Yakub (2014:60)
Tabel 2
Simbol – Simbol Entity Relationship Diagram
Simbol Keterangan
Entitas, yaitu kumpulan dari obyek yang dapat diidentifikasikan secara unik
Relasi, yaitu hubungan yang terjadi antara satu atau lebih entitas. Jenis hubungan antara ain, satu ke satu, satu ke banyak, dan banyak ke banyak
Atribut, yaitu karakteristik dari entity atau relasi yang merupakan penjelasan detail tentang entitas
Hubungan antara entity dengan atributnya dan himpunan entitas dengan himpunan relasinya
