• Tidak ada hasil yang ditemukan

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN"

Copied!
22
0
0

Teks penuh

(1)

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan sebuah perusahaan sistem integrator yang berdiri pada tahun 2005. PT Mitra Sinergi Adhitama berlokasi di Jalan Ciputat Raya No. 14F, RT 06 RW 01, Pondok Pinang, Jakarta Selatan. PT Mitra Sinergi Adhitama didirikan oleh sekelompok Insinyur dari PT Catur Mitra Adhikara yang merupakan salah satu perusahaan nasional yang beroperasi dalam

bidang siaran, komunikasi broadband, dan sistem akustik profesional yang

bereputasi baik.

Pada awal didirikan tahun 2005, PT Mitra Sinergi Adhitama hanya memiliki sepuluh orang karyawan. Namun, seiring dengan semakin banyaknya proyek yang ditangani, PT Mitra Sinergi Adhitama terus menambah jumlah karyawannya. Pada tahun 2005, PT Mitra Sinergi mengerjakan sepuluh proyek,

antara lain Supply Digital Audio Processor pada I Radio FM Jakarta, Supply and

installationof Studio and FM transmitter pada laboratorium dan communication studio Universitas Mustopo Jakarta, Supply Digital Telephone Hybrid pada Hard

Rock FM Building, Hard Rock FM Jakarta, dan Supply and installation of

Channel Converter pada Indosat Mega Media (IM2) yang berlokasi di Indosat Mega Media Building, Kebagusan, Jakarta.

Memasuki tahun kedua, yaitu tahun 2006 PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami tahun yang jauh lebih sibuk dibandingkan dengan tahun pertamanya. Di tahun ini, PT Mitra Sinergi Adhitama menerima dan mengerjakan lebih

(2)

banyak proyek, yaitu sebanyak empat puluh sembilan proyek. Proyek-proyek

tersebut antara lain pengadaan pekerjaan dan instalasi TV SignalDemodulator di

Hotel Manhattan Jakarta, Installation of Fiber Optic Link pada PT. Panarub,

Supply of Material Installation, Install & Construction, Optical Splicing &

OTDR Test of Fiber Optic Link pada Plaza Indonesia, Installation of PDH

Equipments & Accessories pada Telkomsel Bandung, dan Pengadaan Material

Assesoris HFC pada PT Indosat Mega Media.

Proyek-proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama semakin bertambah jumlahnya dari tahun ke tahun. Pada tahun 2007, PT Mitra Sinergi Adhitama mengerjakan sebanyak 65 proyek. Angka ini masih bertambah di tahun 2008 dan 2009 menjadi 120 proyek dan 138 proyek. Di tahun 2010, proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami penurunan jumlah, yaitu menjadi 123 proyek.

Tahun 2011, angka penerimaan dan pengerjaan proyek PT Mitra Sinergi Adhitama kembali meningkat. Tercatat hingga bulan September sudah ada 172 proyek yang dikerjakan oleh PT Mitra Sinergi Adhitama. Dengan angka pengerjaan proyek yang tinggi, PT Mitra Sinergi Adhitama didukung oleh seratus lima belas karyawannya.

Selain peningkatan angka penerimaan dan pengerjaan proyek, hingga tahun 2011 PT Mitra Sinergi Adhitama juga telah dapat bekerja sama dengan beberapa perusahaan. Kerja sama antara PT Mitra Sinergi Adhitama dengan perusahaan-perusahaan lain ini mendukung PT Mitra Sinergi Adhitama dalam mengerjakan proyek-proyek yang diterimanya. Perusahaan-perusahaan yang telah menjadi mitra kerja PT Mitra Sinergi Adhitama antara lain C-COR

(3)

Broadband (www.c-cor.com.au), Arris (www.arrisi.com), Nevion/ Network

Electronics (www.nevion.com), dan Astro Strobel (www.astro-kom.de) .

PT Mitra Sinergi Adhitama dapat berkembang dengan pesat karena menggabungkan kekuatan dari pengalaman di pasar nasional Indonesia dan fokus

pada pengembangan solusi end-to-end yang solid untuk broadband,

telekomunikasi, penyiaran, dan audio visual untuk perusahaan berskala kecil

hingga menengah. PT Mitra Sinergi Adhitama berkomitmen untuk mengembangkan produk dan layanan dengan inovasi, kualitas, kehandalan, dan efisiensi. Selain itu, demi memenuhi kebutuhan para pelanggan, PT Mitra Sinergi Adhitama berdedikasi untuk menawarkan solusi inovatif dengan kinerja yang baik dan harga terbaik. PT Mitra Sinergi Adhitama juga menawarkan teknologi terbaik, produk yang kaya fitur, dan solusi yang terintegrasi penuh.

3.2 Bentuk Badan Hukum Perusahaan

PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT) yang didirikan sesuai dengan hukum yang berlaku dan memiliki keabsahan seperti yang terdapat pada dokumen-dokumen hukumnya, yaitu :

1. Akta Pendirian Perusahaan (AKTA) No. 02.- Notaris Wahyuni

Martaningrum, SH

2. Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan (Pengesahan) No. C-22666

HT.01.01.TH.2005

3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 02.459.106.7-013.000

4. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PPKP) No.

(4)

5. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 0159/P/1.824.51

6. Tanda Daftar Perusahaan PT (TDP) No. 09.03.1.51.47256

7. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) No.

PEM-1631/WPJ.04/KP.0603/2005

8. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKD) No. 1137/1.824.1/07

9. Kartu Tanda Anggota Biasa KADIN, No. Anggota

20203.89077-5/25-03-2009

10.Tanda Anggota Biasa GAPEKSINDO No. 31.317.1-00132

11.Tanda Anggota APNATEL No. 0630.2.G5.01.08

12.Sertifikat LPJK, Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa Pelaksana

Konstruksi No. 0073/APNATEL/09/06/08 & SBU Jasa Pelaksana Konstruksi No. 0392/GEPEKSINDO/09/5/08

13.Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi Nasional (SIUJK) No.

2.604448.09.3171.2.00488

3.3 Visi dan Misi Perusahaan 3.3.1 Visi Perusahaan

Visi PT Mitra Sinergi Adhitama adalah untuk menjadi salah satu sistem

integrator untuk broadband, siaran telekomunikasi, dan sistem visual yang paling

inovatif untuk pasar di Indonesia.

3.3.2 Misi Perusahaan

Untuk mencapai visi perusahaan, PT Mitra Sinergi Adhitama memiliki misi, yaitu memanfaatkan pengalaman yang sudah bertahun-tahun dalam industri

(5)

broadband, telekomunikasi, broadcast, dan sound systems serta bekerja sama dengan rekan bisnis global dan didukung oleh kerja sama tim yang profesional, PT Mitra Sinergi Adhitama berkomitmen untuk menyediakan layanan yang lebih baik dan efisien dalam waktu dan biaya, dan lebih baik dari perusahaan lain yang sejenis.

(6)

3.4 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 : Struktur organisasi

(7)

3.5 Tugas dan Wewenang

Tugas dan wewenang setiap bagian dalam PT Mitra Sinergi Adhitama adalah : 1. Director

Tugas dan wewenang direktur antara lain :

a. Bertugas memimpin perusahaan dan memutuskan proyek

mana yang akan diterima atau ditolak, serta mengotorisasi

pembelian barang material.

b. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja

tim, manpower, budget, dan alat-alat kerja di semua Serpo

(Service Point) sama seperti Project Manager.

2. ICON+ ProjectCoordinator

Tugas dan wewenang seorang ICON+ Project Coordinator antara

lain :

a. Bertanggung jawab dalam setiap proyek ICON+ sebagai

koordinator dan memimpin proses pekerjaan recovery/

maintainance FO (Fiber Optic) dengan dibantu dengan staf pelaksana lainnya.

b. Melakukan koordinasi eksternal dengan pihak MOD

(Manager on Duty), Team FOC (Fiber Optic Cable) ICON+ Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait.

c. Menentukan prosedur dan langkah-langkah yang tepat dan

cepat dalam mengatasi adanya suatu gangguan putus kabel atau gangguan lainnya.

(8)

d. Melakukan analisa hasil pengukuran OTDR dan melakukan trace jalur FO untuk deteksi/lokasi gangguan putus kabel dan gangguan lainnya.

e. Melakukan penyambungan kabel FO yang putus.

f. Bersama-sama surveyor melakukan pendataan JB dan RI serta

pendataan core yang digunakan maupun yang idle.

g. Melakukan pengukuran untuk mengetahui performancepower

linkbudget secara berkala.

3. Project Coordinator (System Maintainance dan Emergency Restoration)

Project Coordinator System Maintainance dan Emergency Restoration merupakan project coordinator yang bertanggung jawab

atas proyek recovery. Tugas dan wewenang Project Coordinator

System Maintainance dan EmergencyRestoration antara lain :

a. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja

tim, manpower, dan alat-alat kerja di masing-masing Serpo.

b. Melakukan koordinasi eksternal dengan koordinator piket

MSA, pihak MOD (Manager on Duty) , Team FOC ICON+

Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait.

4. Project Coordinator (Electronics dan Equipment Installation)

Project Coordinator Electronics dan Equipment Installation

merupakan project coordinator yang bertanggung jawab atas proyek

(9)

5. Project Administrator

Tugas seorang Project Administrator antara lain :

a. Mengatur dan menyimpan segala dokumen-dokumen

adminsitrasi dengan pihak ICON+ maupun pihak lain yang terkait dengan pekerjaan, seperti Surat Tugas, Surat Ijin Kerja, dan lain-lain.

b. Melakukan absensi (daftar hadir) terhadap kehadiran seluruh

anggota tim di semua Serpo.

c. Menyusun dokumen atau laporan akhir hasil survey preventive

per bulan berserta asbuiltdrawing.

d. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan mengenai

kegiatan tim recovery dan maintainance.

6. Logistic

Tugas bagian logistic antara lain :

a. Melakukan koordinasi dengan pihak MOD ICON+ mengenai

stok kebutuhan kabel FO untuk penanganan gangguan kabel putus.

b. Mempersiapkan dan menjaga stok aksesoris-aksesoris kabel

FO dan barang-barang lain yang dibutuhkan untuk

penanganan gangguan, maintainance dan preventive jaringan

FO.

c. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan terhadap kondisi

(10)

7. Accounting & Finance

Tugas dari bagian Accounting & Finance antara lain :

a. Memastikan ketersediaan budget/biaya operasional.

b. Melakukan pembelian aksesoris-aksesoris kabel FO dan

barang-barang lain yang diperlukan, seperti tiang dan lain-lain.

c. Mempersiapkan dokumen dan melakukan penagihan

pekerjaan tiap bulan kepada pihak ICON+. 8. QualityControl

Quality Control bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas

material dan pengerjaan proyek. Quality Control bertugas untuk

mengecek kualitas material yang digunakan dalam proyek serta

kualitas hasil pengerjaan proyek. Quality Control juga berwewenang

untuk menentukan apakah hasil suatu pengerjaan proyek dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran atau tidak.

9. TeamsLeader Testing & Commissioning

Teams leader testing & commissioning bertanggung jawab atas proses

testing OTDR, OpticalPowerLevel, dan tes running.

10. Teams Leader Optical Splicing & Equipment Installation

Teams Leader Optical Splicing & Equipment Installation

bertanggung jawab atas pekerjaan splicing, instalasi, dan aktivasi.

11. Team Leader Underground, Aerial, Indoor Cable Network

(11)

Team Leader Underground, Aerial, Indoor Cable Network Installation & Constuction bertanggung jawab atas pekerjaan instalasi

dan konstruksi wilayah indoor, outdoor, maupun bawah tanah.

12. Teams Leader Survey & Design Engineering

Teams Leader Survey & Design Engineering bertugas untuk melakukan survei lokasi dan membuat gambar denah lokasi proyek.

(12)

3.6 Activity Diagram dari Sistem yang Berjalan

Gambar 3.2 : Activity diagram pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan

ad Old Activ ity MSA

Finance dan Accounting Installer & Tester Quality Control

Supplier Logistic

Survey & Design Engineering

Customer (ICON+) Project Coordinator/Direktur Project Administrator

Meminta Surat Tugas Surat Tugas Membuat Surat Perintah Survey

Surat Perintah Survei

Membuat Survey Report Survey Report Membuat Surat

Penawaran Harga Surat Penawaran Harga

Memberikan Berita Acara Negosiasi

Berita Acara Negosiasi(BAN) Negosiasi

Memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP)

Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan

Membuat Surat Jalan Memberikan Surat Tugas

Menawarkan proyek [Apakah diterima?] Ditolak

[Apakah tersedia?] Tidak Purchase Order Melakukan Survei Diterima Memilih supplier

Membuat Purchase Order

Memeriksa material yang dikirim Ya Surat Jalan Melakukan konstruksi dan instalasi Project Report Mengirimkan material Melakukan pengecekan Quality Control

Membuat Quality Control Quality Control

Perintah Kerja Buka Quality Control

Berita Acara Pekerjaan Selesai

Memberikan Project Report, Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara

Pekerjaan Selesai

Perintah Kerja Tutup Berita Acara Pekerjaan Selesai Memberikan Perintah

Kerja Tutup Memberikan Berita Acara

Pekerjaan Selesai

Mengotorisasi Berita Acara Pekerjaan Selesai

Membuat Invoice Penjualan Invoice Penjualan

Membuat Kwitansi Kwitansi

Mengupdate data stok material di gudang Menerima pembayaran dari customer Bill Of Quantity Membuat Bill Of Quantity

Menandatangani Berita Acara Negosiasi

Perintah Kerja Buka Membuat Perintah Kerja Buka

Mengkoordinasikan stok material penawaran hargaMeminta Memberikan penawaran harga

Mengupdate data stok material di gudang

Constructor & Installer

Invoice Pembelian Memberikan Invoice

Pembelian Mencatat InvoicePembelian

Meminta konstruksi dan instalasi

Melakukan konstruksi dan instalasi Membuat Installation Report Membuat Bill Of Material Installation Report Bill Of Material Meminta instalasi dan testing

Membuat Installation Report Installation Report

Mengembalikan material Survey Report

Bill Of Quantity Memberikan Survey Report

Memberikan Bill Of Quantity

Membuat Project Report Mengupdate data stok material di gudang

Meminta pengecekan Quality Control

Menginput data Surat Penunjukan Pelaksanaan

Pekerjaan

Membayar Invoice Pembelian

Mengupdate data Invoice Pembelian

(13)

Keterangan :

1. Customer (ICON+) menawarkan proyek kepada Project Coordinator atau

Direktur. Jika diterima, maka customer(ICON+) akan meminta Surat Tugas

kepada customer(ICON+).

2. Setelah Surat Tugas diberikan, Project Coordinator atau Direktur kemudian

membuat Surat Perintah Survei sebagai surat perintah untuk melakukan

survei pada bagian Survey & Design Engineering melalui Project

Administrator.

3. Bagian Survey & Design Engineering akan melakukan survei dan membuat

Survey Report dan Bill Of Quantity.

4. Berdasarkan BOQ (Bill of Quantity), Project Coordinator atau Direktur

memberikan Surat Penawaran Harga kepada ICON+ untuk kemudian dilakukan negosiasi dengan ICON+.

5. Setelah negosiasi selesai, ICON+ akan memberikan Berita Acara Negosiasi

(BAN) untuk ditandatangani ProjectCoordinator atau Direktur.

6. Setelah Berita Acara Negosiasi ditandatangani oleh ProjectCoordinator atau

Direktur, customer(ICON+) akan memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan

Pekerjaan (SPPP) kepada Direktur atau Project Coordinator.

7a. Bagian Finance dan Accounting kemudian akan meng-input data Surat

Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP).

7b. ProjectCoordinator/Direktur kemudian akan membuat Perintah Kerja Buka

yang nantinya akan digunakan ketika melakukan Quality Control dan

memberikan Berita Acara Pekerjaan Selesai.

(14)

8a. Jika material yang dibutuhkan tersedia, maka bagian Logistic akan mencatat

pengeluaran material dan membuat Surat Jalan.

8b. Jika material tidak tersedia, maka bagian Logistic akan meminta penawaran

harga kepada supplier.

9. Jika telah mendapat penawaran harga dari supplier, bagian Logistic akan

membuat PurchaseOrder.

10.Ketika material dikirimkan oleh supplier ke gudang, bagian Logistic akan

memeriksa material tersebut dan kemudian mencatat penerimaan material

dengan meng-update stok material di gudang.

11.Bagian Logistic akan membuat Surat Jalan untuk material yang keluar dari

gudang karena adanya permintaan material untuk proyek dan meng-update

stok material di gudang.

12.Bagian Finance dan Accounting akan menerima Invoice Pembelian dari

supplier dan kemudian akan mencatat Invoice Pembelian tersebut.

13.Bagian Finance dan Accounting kemudian akan melakukan pembayaran atas

Invoice Pembelian dan meng-update data Invoice Pembelian.

14. Project Coordinator/Direktur akan meminta konstruksi dan instalasi kepada

Constructor & Installer dengan memberikan Survey Report dan Bill Of Quantity.

15.Setelah instalasi dan konstruksi selesai, Constructor & Installer akan

membuat InstallationReport dan Bill Of Material dan memberikan kepada

ProjectAdministrator.

16. Project Coordinator/Direktur kemudian akan meminta instalasi dan testing

(15)

17. Setelah instalasi dan testing selesai, bagian Installer & Tester membuat

Installation Report dan mengembalikan material yang tidak terpakai ke gudang.

18a.Setelah menerima pengembalian material, bagian Logistic akan

meng-update stok material di gudang.

18b.Setelah menerima Installation Report dan Bill Of Material dari

Constructor & Installer serta Installation Report dari bagian Installer &

Tester, ProjectAdminstrator akan membuat Project Report dan memberikan

kepada ProjectCoordinator/Direktur.

19. Project Coordinator/Direktur akan meminta pengecekan quality control

kepada bagian QualityControl.

20.Setelah melakukan pengecekan, bagian Quality Control kemudian akan

membuat dan memberikan dokumen Quality Control kepada Project

Coordinator/Direktur.

21. Project Coordinator/Direktur akan memberikan Project Report, dokumen

Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara Pekerjaan

Selesai kepada pihak customer(ICON+).

22. Project Coordinator/Direktur kemudian akan menerima Berita Acara

Pekerjaan Selesai yang telah diisi dan Perintah Kerja Tutup dari pihak

customer(ICON+).

23. Project Coordinator/Direktur kemudian melakukan otorisasi pada Berita

Acara Pekerjaan Selesai sehingga bagian Finance dan Accounting dapat

(16)

24.Setelah menerima pembayaran dari customer atas Invoice Penjualan, bagian

Finance dan Accounting kemudian membuat Kwitansi sebagai bukti

pembayaran untuk diserahkan kepada customer.

Gambar 3.3 : Activitydiagram Rencana Anggaran Biaya

Keterangan :

1. Untuk melunasi tagihan-tagihan dari supplier, bagian Finance dan

Accounting akan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang harus

disetujui oleh Direktur. Rencana Anggaran Biaya dibuat oleh bagian Finance

dan Accounting setiap dua minggu sekali. Namun jika terdapat keperluan akan dana yang mendadak dan di luar Rencana Anggaran Biaya yang telah

dibuat, bagian Finance dan Accounting dapat membuat Rencana Anggaran

Biaya baru. ad RAB Director Bagian Accounting Membuat Rencana Anggaran Biaya Rencana Anggaran Biaya Menyetuj ui dan mengotorisasi Rencana Anggaran Biaya

Melakukan dan mencatat pembayaran Inv oice

(17)

2. Bagian Finance atau Accounting akan membayar dan mencatat pembayaran

invoice pembelian kepada supplier sesuai dengan yang telah disetujui dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).

3.7 Identifikasi Masalah

Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Mitra Sinergi Adhitama adalah :

1. Belum jelasnya prosedur kerja pada siklus penjualan, pembelian, dan

persediaan sehingga memungkinkan terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam ketiga siklus tersebut, seperti

dimanipulasinya data material di gudang, data pengembalian material

proyek, dan data permintaan pembelian material.

2. Belum adanya pemisahaan tanggung jawab dalam proses pembelian,

penerimaan, dan pencatatan persediaan. Selama ini, proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan hanya ditangani oleh satu orang. Seharusnya, sistem dengan internal kontrol yang baik akan memisahkan tanggung jawab untuk ketiga proses tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelancaran dan keabsahan proses bisnis perusahaan dan menghindari dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan karyawan.

3. Terkait persediaan, belum adanya standar yang ditetapkan mengenai

jumlah minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses

pemesanan material. Selama ini, pembelian hanya didasarkan pada

permintaan material kebutuhan proyek, namun tidak ada batas

(18)

jika ada proyek yang membutuhkan material tambahan harus

menunggu material dipesan terlebih dahulu.

4. Pada siklus penjualan, tidak tersedianya data atau informasi mengenai

tenaga kerja yang dapat digunakan untuk menyelesaikan proyek memungkinkan proyek yang diterima tidak maksimal atau melebihi kapasitas tenaga kerja. Selain itu, dalam pendataan kebutuhan proyek

dalam Bill Of Quantity, belum adanya sistem yang terintegrasi

menyebabkan bagian Logistic membutuhkan waktu yang lebih lama

untuk mencocokkan nama material yang dibutuhkan proyek sesuai

dengan data Bill Of Quantity dengan nama material dalam catatan

gudang.

5. Dalam hal penyediaan laporan, manajemen kesulitan untuk

memperoleh laporan terkait penjualan, pembelian, dan persediaan sewaktu-waktu dikarenakan sistem pengolahan data penjualan, pembelian, dan persediaan yang belum terkomputerisasi sehingga akan membutuhkan waktu untuk mengolah data menjadi laporan. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional khususnya dalam

pengambilan keputusan penerimaan proyek dan pembelian material.

3.8 Usulan Penyelesaian Masalah

Usulan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan adalah :

1. Perancangan prosedur kerja baru yang menjadi panduan kerja para

karyawan pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan. Pada siklus penjualan, prosedur yang dirancang mencakup permintaan

(19)

penjualan jasa, pengerjaan penjualan jasa, pencatatan piutang, penagihan, pencatatan penerimaan pembayaran piutang, dan pencatatan penjualan. Pada siklus pembelian, prosedur kerja yang dirancang meliputi prosedur permintaan pembelian, permintaan

penawaran harga dan pemilihan supplier, pemesanan, penerimaan,

dan pencatatan hutang. Sedangkan pada siklus persediaan, prosedur yang dirancang meliputi prosedur permintaan dan pengeluaran

material dari gudang, penambahan stok karena adanya pengembalian

material, dan penghitungan fisik persediaan.

2. Pembagian tugas yang jelas antara bagian logistic, purchasing, dan

bagian receiving dengan membagi hak akses dalam sistem informasi

yang dirancang sesuai dengan posisi dan tanggungjawab user dalam

proses bisnis perusahaan. Bagian logistic bertanggungjawab atas

penyimpanan material di gudang, permintaan pembelian untuk

material yang tidak tersedia, dan melakukan stock opname. Bagian

purchasing bertanggungjawab atas pemesanan material kepada

supplier berdasarkan permintaan pembelian material dari bagian

logistic. Sedangkan bagian penerimaan bertanggungjawab untuk

mengecek material yang dikirimkan oleh supplier. Bagian

penerimaan harus memastikan bahwa material yang dikirim sesuai

dengan material yang dipesan oleh bagian purchasing dan material

dalam kondisi yang baik. Pembagian tugas yang jelas pada ketiga bagian tersebut merupakan salah satu bentuk kontrol internal untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.

(20)

3. Penerapan fitur reminder pada sistem aplikasi sebagai sinyal ketika ada material yang mencapai batas persediaan minimum sehingga

bagian Logistic mengetahui kapan harus mengajukan permintaan

pembelian material kepada bagian Purchasing.

4. Penyediaan data jumlah sumber daya manusia yang ada dan jumlah

akumulasi sumber daya manusia yang sedang mengerjakan proyek pada sistem aplikasi, sehingga jumlah sumber daya manusia yang

tersedia dapat diketahui. Dengan demikian, Project Coordinator

dapat memiliki dasar yang lebih konkret dalam pengambilan keputusan diterima atau tidaknya sebuah proyek sehingga proyek yang diterima menjadi maksimal dan tidak melebihi kapasitas.

5. Penggunaan database untuk menampung data-data material dan

transaksi penjualan, pembelian, serta persediaan pada sistem aplikasi.

Data-data material pada database menggunakan kode material yang

terstruktur sehingga akan memudahkan dalam mencocokkan data

material kebutuhan proyek sesuai dengan data dalam Bill Of Quantity

dengan data material yang tercatat dalam catatan gudang. Sedangkan,

dengan menampung data-data transaksi penjualan, pembelian, dan

persediaan pada database akan mempermudah manajemen dalam

memperoleh data-data terkait ketiga transaksi tersebut dan mengolah data-data tersebut menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen seperti laporan penjualan, laporan pengeluaran kas,

(21)

laporan permintaan pembelian material, laporan pengeluaran

material, dan laporan pengembalian material.

Untuk menunjang penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan

khususnya masalah belum jelasnya pembagian tugas antara bagian logistic,

purchasing, dan receiving, maka diusulkan struktur organisasi yang baru dengan

menambahkan bagian purchasing dan receiving sebagai bagian dari karyawan

office di luar pekerjaan proyek. Adapun usulan struktur organisasi yang baru adalah sebagai berikut :

Gambar 3.3 : Usulan Struktur Organisasi

Keterangan :

Bagian purchasing dan receiving juga akan dibawahi langsung oleh Director,

sama seperti bagian logistic. Bagian purchasing akan bertanggung jawab atas proses

pembelian mulai dari permintaan penawaran harga kepada supplier, pemilihan supplier,

hingga pemesanan material kepada supplier sesuai dengan permintaan pemesanan

material dari bagian logistic. Sedangkan, bagian receiving akan bertanggung jawab atas

penerimaan material yang dikirim oleh supplier dengan melakukan pemeriksaan atas

material yang diterima dari supplier untuk memastikan bahwa material yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan kualitasnya juga baik.

(22)

Gambar

Gambar 3.1 :   Struktur organisasi  Sumber : PT Mitra Sinergi Adhitama
Gambar 3.2 :   Activity diagram pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan
Gambar 3.3 : Activity diagram Rencana Anggaran Biaya  Keterangan :
Gambar 3.3 :   Usulan Struktur Organisasi

Referensi

Dokumen terkait

Perbandingan gula dengan sorbitol memberikan pengaruh yang berbeda sangat nyata (P<0,01) terhadap kekuatan selai lembaran yang dihasilkan seperti pada Tabel 2..

 Dari hasil penelitian dan pengujian yang sudah dilakukan oleh peneliti diperoleh hasil bahwa tingkat ketebalan tertinggi didapat pada campuran Varnish Galaxy HS 2800

Bila suhu ruangan lebih rendah dari suhu yang disetel : Pengeringan udara akan bekerja pada suhu yang disetel sedikit lebih rendah dari suhu ruangan.. Fungsi ini akan berhenti

1) Bentuk Kegiatan Magang. Bagian ini menjelaskan secara spesifik tentang bentuk/jenis/bidang kerja; termasuk tempat/bagian/unit kerja; dan peraturan kerja yang berlaku

Dengan ergonomi akan dapat meningkatkan produktivitas dan di isisi lain akan memberikan kenyamanan dan keamanan dalam bekerja sehingga karyawan bisa bekerja dengan

Berdasarkan hasil identifikasi faktor, aktor, sasaran dan kebijakan maka strategi pengembangan sistem produksi pupuk organik pada UPPO di Desa Bangunsari adalah pengelola UPPO bersama

Produk yang akan kami buat cocok dengan iklim relatif di Yogyakarta karena Iklim di Yogyakarta cenderung panas sehingga para penduduk akan sangat memerlukan minuman

Tujuan keperawatan untuk masalah defisit volume cairan adalah setelah dilakukan tindakan keperawatan selama 3x24 jam, masalah teratasi dengan kriteria hasil