BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan sebuah perusahaan sistem integrator yang berdiri pada tahun 2005. PT Mitra Sinergi Adhitama berlokasi di Jalan Ciputat Raya No. 14F, RT 06 RW 01, Pondok Pinang, Jakarta Selatan. PT Mitra Sinergi Adhitama didirikan oleh sekelompok Insinyur dari PT Catur Mitra Adhikara yang merupakan salah satu perusahaan nasional yang beroperasi dalam
bidang siaran, komunikasi broadband, dan sistem akustik profesional yang
bereputasi baik.
Pada awal didirikan tahun 2005, PT Mitra Sinergi Adhitama hanya memiliki sepuluh orang karyawan. Namun, seiring dengan semakin banyaknya proyek yang ditangani, PT Mitra Sinergi Adhitama terus menambah jumlah karyawannya. Pada tahun 2005, PT Mitra Sinergi mengerjakan sepuluh proyek,
antara lain Supply Digital Audio Processor pada I Radio FM Jakarta, Supply and
installationof Studio and FM transmitter pada laboratorium dan communication studio Universitas Mustopo Jakarta, Supply Digital Telephone Hybrid pada Hard
Rock FM Building, Hard Rock FM Jakarta, dan Supply and installation of
Channel Converter pada Indosat Mega Media (IM2) yang berlokasi di Indosat Mega Media Building, Kebagusan, Jakarta.
Memasuki tahun kedua, yaitu tahun 2006 PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami tahun yang jauh lebih sibuk dibandingkan dengan tahun pertamanya. Di tahun ini, PT Mitra Sinergi Adhitama menerima dan mengerjakan lebih
banyak proyek, yaitu sebanyak empat puluh sembilan proyek. Proyek-proyek
tersebut antara lain pengadaan pekerjaan dan instalasi TV SignalDemodulator di
Hotel Manhattan Jakarta, Installation of Fiber Optic Link pada PT. Panarub,
Supply of Material Installation, Install & Construction, Optical Splicing &
OTDR Test of Fiber Optic Link pada Plaza Indonesia, Installation of PDH
Equipments & Accessories pada Telkomsel Bandung, dan Pengadaan Material
Assesoris HFC pada PT Indosat Mega Media.
Proyek-proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama semakin bertambah jumlahnya dari tahun ke tahun. Pada tahun 2007, PT Mitra Sinergi Adhitama mengerjakan sebanyak 65 proyek. Angka ini masih bertambah di tahun 2008 dan 2009 menjadi 120 proyek dan 138 proyek. Di tahun 2010, proyek yang diterima dan dikerjakan PT Mitra Sinergi Adhitama mengalami penurunan jumlah, yaitu menjadi 123 proyek.
Tahun 2011, angka penerimaan dan pengerjaan proyek PT Mitra Sinergi Adhitama kembali meningkat. Tercatat hingga bulan September sudah ada 172 proyek yang dikerjakan oleh PT Mitra Sinergi Adhitama. Dengan angka pengerjaan proyek yang tinggi, PT Mitra Sinergi Adhitama didukung oleh seratus lima belas karyawannya.
Selain peningkatan angka penerimaan dan pengerjaan proyek, hingga tahun 2011 PT Mitra Sinergi Adhitama juga telah dapat bekerja sama dengan beberapa perusahaan. Kerja sama antara PT Mitra Sinergi Adhitama dengan perusahaan-perusahaan lain ini mendukung PT Mitra Sinergi Adhitama dalam mengerjakan proyek-proyek yang diterimanya. Perusahaan-perusahaan yang telah menjadi mitra kerja PT Mitra Sinergi Adhitama antara lain C-COR
Broadband (www.c-cor.com.au), Arris (www.arrisi.com), Nevion/ Network
Electronics (www.nevion.com), dan Astro Strobel (www.astro-kom.de) .
PT Mitra Sinergi Adhitama dapat berkembang dengan pesat karena menggabungkan kekuatan dari pengalaman di pasar nasional Indonesia dan fokus
pada pengembangan solusi end-to-end yang solid untuk broadband,
telekomunikasi, penyiaran, dan audio visual untuk perusahaan berskala kecil
hingga menengah. PT Mitra Sinergi Adhitama berkomitmen untuk mengembangkan produk dan layanan dengan inovasi, kualitas, kehandalan, dan efisiensi. Selain itu, demi memenuhi kebutuhan para pelanggan, PT Mitra Sinergi Adhitama berdedikasi untuk menawarkan solusi inovatif dengan kinerja yang baik dan harga terbaik. PT Mitra Sinergi Adhitama juga menawarkan teknologi terbaik, produk yang kaya fitur, dan solusi yang terintegrasi penuh.
3.2 Bentuk Badan Hukum Perusahaan
PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan perusahaan berbentuk Perseroan Terbatas (PT) yang didirikan sesuai dengan hukum yang berlaku dan memiliki keabsahan seperti yang terdapat pada dokumen-dokumen hukumnya, yaitu :
1. Akta Pendirian Perusahaan (AKTA) No. 02.- Notaris Wahyuni
Martaningrum, SH
2. Pengesahan Akte Pendirian Perusahaan (Pengesahan) No. C-22666
HT.01.01.TH.2005
3. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 02.459.106.7-013.000
4. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (PPKP) No.
5. Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 0159/P/1.824.51
6. Tanda Daftar Perusahaan PT (TDP) No. 09.03.1.51.47256
7. Surat Keterangan Terdaftar (SKT) No.
PEM-1631/WPJ.04/KP.0603/2005
8. Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKD) No. 1137/1.824.1/07
9. Kartu Tanda Anggota Biasa KADIN, No. Anggota
20203.89077-5/25-03-2009
10.Tanda Anggota Biasa GAPEKSINDO No. 31.317.1-00132
11.Tanda Anggota APNATEL No. 0630.2.G5.01.08
12.Sertifikat LPJK, Sertifikat Badan Usaha (SBU) Jasa Pelaksana
Konstruksi No. 0073/APNATEL/09/06/08 & SBU Jasa Pelaksana Konstruksi No. 0392/GEPEKSINDO/09/5/08
13.Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi Nasional (SIUJK) No.
2.604448.09.3171.2.00488
3.3 Visi dan Misi Perusahaan 3.3.1 Visi Perusahaan
Visi PT Mitra Sinergi Adhitama adalah untuk menjadi salah satu sistem
integrator untuk broadband, siaran telekomunikasi, dan sistem visual yang paling
inovatif untuk pasar di Indonesia.
3.3.2 Misi Perusahaan
Untuk mencapai visi perusahaan, PT Mitra Sinergi Adhitama memiliki misi, yaitu memanfaatkan pengalaman yang sudah bertahun-tahun dalam industri
broadband, telekomunikasi, broadcast, dan sound systems serta bekerja sama dengan rekan bisnis global dan didukung oleh kerja sama tim yang profesional, PT Mitra Sinergi Adhitama berkomitmen untuk menyediakan layanan yang lebih baik dan efisien dalam waktu dan biaya, dan lebih baik dari perusahaan lain yang sejenis.
3.4 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 : Struktur organisasi
3.5 Tugas dan Wewenang
Tugas dan wewenang setiap bagian dalam PT Mitra Sinergi Adhitama adalah : 1. Director
Tugas dan wewenang direktur antara lain :
a. Bertugas memimpin perusahaan dan memutuskan proyek
mana yang akan diterima atau ditolak, serta mengotorisasi
pembelian barang material.
b. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja
tim, manpower, budget, dan alat-alat kerja di semua Serpo
(Service Point) sama seperti Project Manager.
2. ICON+ ProjectCoordinator
Tugas dan wewenang seorang ICON+ Project Coordinator antara
lain :
a. Bertanggung jawab dalam setiap proyek ICON+ sebagai
koordinator dan memimpin proses pekerjaan recovery/
maintainance FO (Fiber Optic) dengan dibantu dengan staf pelaksana lainnya.
b. Melakukan koordinasi eksternal dengan pihak MOD
(Manager on Duty), Team FOC (Fiber Optic Cable) ICON+ Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait.
c. Menentukan prosedur dan langkah-langkah yang tepat dan
cepat dalam mengatasi adanya suatu gangguan putus kabel atau gangguan lainnya.
d. Melakukan analisa hasil pengukuran OTDR dan melakukan trace jalur FO untuk deteksi/lokasi gangguan putus kabel dan gangguan lainnya.
e. Melakukan penyambungan kabel FO yang putus.
f. Bersama-sama surveyor melakukan pendataan JB dan RI serta
pendataan core yang digunakan maupun yang idle.
g. Melakukan pengukuran untuk mengetahui performancepower
linkbudget secara berkala.
3. Project Coordinator (System Maintainance dan Emergency Restoration)
Project Coordinator System Maintainance dan Emergency Restoration merupakan project coordinator yang bertanggung jawab
atas proyek recovery. Tugas dan wewenang Project Coordinator
System Maintainance dan EmergencyRestoration antara lain :
a. Melakukan controlling dan pengaturan terhadap pola kerja
tim, manpower, dan alat-alat kerja di masing-masing Serpo.
b. Melakukan koordinasi eksternal dengan koordinator piket
MSA, pihak MOD (Manager on Duty) , Team FOC ICON+
Mampang, PLN, dan pihak lain yang terkait.
4. Project Coordinator (Electronics dan Equipment Installation)
Project Coordinator Electronics dan Equipment Installation
merupakan project coordinator yang bertanggung jawab atas proyek
5. Project Administrator
Tugas seorang Project Administrator antara lain :
a. Mengatur dan menyimpan segala dokumen-dokumen
adminsitrasi dengan pihak ICON+ maupun pihak lain yang terkait dengan pekerjaan, seperti Surat Tugas, Surat Ijin Kerja, dan lain-lain.
b. Melakukan absensi (daftar hadir) terhadap kehadiran seluruh
anggota tim di semua Serpo.
c. Menyusun dokumen atau laporan akhir hasil survey preventive
per bulan berserta asbuiltdrawing.
d. Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan mengenai
kegiatan tim recovery dan maintainance.
6. Logistic
Tugas bagian logistic antara lain :
a. Melakukan koordinasi dengan pihak MOD ICON+ mengenai
stok kebutuhan kabel FO untuk penanganan gangguan kabel putus.
b. Mempersiapkan dan menjaga stok aksesoris-aksesoris kabel
FO dan barang-barang lain yang dibutuhkan untuk
penanganan gangguan, maintainance dan preventive jaringan
FO.
c. Melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan terhadap kondisi
7. Accounting & Finance
Tugas dari bagian Accounting & Finance antara lain :
a. Memastikan ketersediaan budget/biaya operasional.
b. Melakukan pembelian aksesoris-aksesoris kabel FO dan
barang-barang lain yang diperlukan, seperti tiang dan lain-lain.
c. Mempersiapkan dokumen dan melakukan penagihan
pekerjaan tiap bulan kepada pihak ICON+. 8. QualityControl
Quality Control bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas
material dan pengerjaan proyek. Quality Control bertugas untuk
mengecek kualitas material yang digunakan dalam proyek serta
kualitas hasil pengerjaan proyek. Quality Control juga berwewenang
untuk menentukan apakah hasil suatu pengerjaan proyek dapat dilanjutkan ke tahap pembayaran atau tidak.
9. TeamsLeader Testing & Commissioning
Teams leader testing & commissioning bertanggung jawab atas proses
testing OTDR, OpticalPowerLevel, dan tes running.
10. Teams Leader Optical Splicing & Equipment Installation
Teams Leader Optical Splicing & Equipment Installation
bertanggung jawab atas pekerjaan splicing, instalasi, dan aktivasi.
11. Team Leader Underground, Aerial, Indoor Cable Network
Team Leader Underground, Aerial, Indoor Cable Network Installation & Constuction bertanggung jawab atas pekerjaan instalasi
dan konstruksi wilayah indoor, outdoor, maupun bawah tanah.
12. Teams Leader Survey & Design Engineering
Teams Leader Survey & Design Engineering bertugas untuk melakukan survei lokasi dan membuat gambar denah lokasi proyek.
3.6 Activity Diagram dari Sistem yang Berjalan
Gambar 3.2 : Activity diagram pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan
ad Old Activ ity MSA
Finance dan Accounting Installer & Tester Quality Control
Supplier Logistic
Survey & Design Engineering
Customer (ICON+) Project Coordinator/Direktur Project Administrator
Meminta Surat Tugas Surat Tugas Membuat Surat Perintah Survey
Surat Perintah Survei
Membuat Survey Report Survey Report Membuat Surat
Penawaran Harga Surat Penawaran Harga
Memberikan Berita Acara Negosiasi
Berita Acara Negosiasi(BAN) Negosiasi
Memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP)
Surat Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan
Membuat Surat Jalan Memberikan Surat Tugas
Menawarkan proyek [Apakah diterima?] Ditolak
[Apakah tersedia?] Tidak Purchase Order Melakukan Survei Diterima Memilih supplier
Membuat Purchase Order
Memeriksa material yang dikirim Ya Surat Jalan Melakukan konstruksi dan instalasi Project Report Mengirimkan material Melakukan pengecekan Quality Control
Membuat Quality Control Quality Control
Perintah Kerja Buka Quality Control
Berita Acara Pekerjaan Selesai
Memberikan Project Report, Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara
Pekerjaan Selesai
Perintah Kerja Tutup Berita Acara Pekerjaan Selesai Memberikan Perintah
Kerja Tutup Memberikan Berita Acara
Pekerjaan Selesai
Mengotorisasi Berita Acara Pekerjaan Selesai
Membuat Invoice Penjualan Invoice Penjualan
Membuat Kwitansi Kwitansi
Mengupdate data stok material di gudang Menerima pembayaran dari customer Bill Of Quantity Membuat Bill Of Quantity
Menandatangani Berita Acara Negosiasi
Perintah Kerja Buka Membuat Perintah Kerja Buka
Mengkoordinasikan stok material penawaran hargaMeminta Memberikan penawaran harga
Mengupdate data stok material di gudang
Constructor & Installer
Invoice Pembelian Memberikan Invoice
Pembelian Mencatat InvoicePembelian
Meminta konstruksi dan instalasi
Melakukan konstruksi dan instalasi Membuat Installation Report Membuat Bill Of Material Installation Report Bill Of Material Meminta instalasi dan testing
Membuat Installation Report Installation Report
Mengembalikan material Survey Report
Bill Of Quantity Memberikan Survey Report
Memberikan Bill Of Quantity
Membuat Project Report Mengupdate data stok material di gudang
Meminta pengecekan Quality Control
Menginput data Surat Penunjukan Pelaksanaan
Pekerjaan
Membayar Invoice Pembelian
Mengupdate data Invoice Pembelian
Keterangan :
1. Customer (ICON+) menawarkan proyek kepada Project Coordinator atau
Direktur. Jika diterima, maka customer(ICON+) akan meminta Surat Tugas
kepada customer(ICON+).
2. Setelah Surat Tugas diberikan, Project Coordinator atau Direktur kemudian
membuat Surat Perintah Survei sebagai surat perintah untuk melakukan
survei pada bagian Survey & Design Engineering melalui Project
Administrator.
3. Bagian Survey & Design Engineering akan melakukan survei dan membuat
Survey Report dan Bill Of Quantity.
4. Berdasarkan BOQ (Bill of Quantity), Project Coordinator atau Direktur
memberikan Surat Penawaran Harga kepada ICON+ untuk kemudian dilakukan negosiasi dengan ICON+.
5. Setelah negosiasi selesai, ICON+ akan memberikan Berita Acara Negosiasi
(BAN) untuk ditandatangani ProjectCoordinator atau Direktur.
6. Setelah Berita Acara Negosiasi ditandatangani oleh ProjectCoordinator atau
Direktur, customer(ICON+) akan memberikan Surat Penunjukan Pelaksanaan
Pekerjaan (SPPP) kepada Direktur atau Project Coordinator.
7a. Bagian Finance dan Accounting kemudian akan meng-input data Surat
Penunjukan Pelaksanaan Pekerjaan (SPPP).
7b. ProjectCoordinator/Direktur kemudian akan membuat Perintah Kerja Buka
yang nantinya akan digunakan ketika melakukan Quality Control dan
memberikan Berita Acara Pekerjaan Selesai.
8a. Jika material yang dibutuhkan tersedia, maka bagian Logistic akan mencatat
pengeluaran material dan membuat Surat Jalan.
8b. Jika material tidak tersedia, maka bagian Logistic akan meminta penawaran
harga kepada supplier.
9. Jika telah mendapat penawaran harga dari supplier, bagian Logistic akan
membuat PurchaseOrder.
10.Ketika material dikirimkan oleh supplier ke gudang, bagian Logistic akan
memeriksa material tersebut dan kemudian mencatat penerimaan material
dengan meng-update stok material di gudang.
11.Bagian Logistic akan membuat Surat Jalan untuk material yang keluar dari
gudang karena adanya permintaan material untuk proyek dan meng-update
stok material di gudang.
12.Bagian Finance dan Accounting akan menerima Invoice Pembelian dari
supplier dan kemudian akan mencatat Invoice Pembelian tersebut.
13.Bagian Finance dan Accounting kemudian akan melakukan pembayaran atas
Invoice Pembelian dan meng-update data Invoice Pembelian.
14. Project Coordinator/Direktur akan meminta konstruksi dan instalasi kepada
Constructor & Installer dengan memberikan Survey Report dan Bill Of Quantity.
15.Setelah instalasi dan konstruksi selesai, Constructor & Installer akan
membuat InstallationReport dan Bill Of Material dan memberikan kepada
ProjectAdministrator.
16. Project Coordinator/Direktur kemudian akan meminta instalasi dan testing
17. Setelah instalasi dan testing selesai, bagian Installer & Tester membuat
Installation Report dan mengembalikan material yang tidak terpakai ke gudang.
18a.Setelah menerima pengembalian material, bagian Logistic akan
meng-update stok material di gudang.
18b.Setelah menerima Installation Report dan Bill Of Material dari
Constructor & Installer serta Installation Report dari bagian Installer &
Tester, ProjectAdminstrator akan membuat Project Report dan memberikan
kepada ProjectCoordinator/Direktur.
19. Project Coordinator/Direktur akan meminta pengecekan quality control
kepada bagian QualityControl.
20.Setelah melakukan pengecekan, bagian Quality Control kemudian akan
membuat dan memberikan dokumen Quality Control kepada Project
Coordinator/Direktur.
21. Project Coordinator/Direktur akan memberikan Project Report, dokumen
Quality Control, Perintah Kerja Buka, dan form Berita Acara Pekerjaan
Selesai kepada pihak customer(ICON+).
22. Project Coordinator/Direktur kemudian akan menerima Berita Acara
Pekerjaan Selesai yang telah diisi dan Perintah Kerja Tutup dari pihak
customer(ICON+).
23. Project Coordinator/Direktur kemudian melakukan otorisasi pada Berita
Acara Pekerjaan Selesai sehingga bagian Finance dan Accounting dapat
24.Setelah menerima pembayaran dari customer atas Invoice Penjualan, bagian
Finance dan Accounting kemudian membuat Kwitansi sebagai bukti
pembayaran untuk diserahkan kepada customer.
Gambar 3.3 : Activitydiagram Rencana Anggaran Biaya
Keterangan :
1. Untuk melunasi tagihan-tagihan dari supplier, bagian Finance dan
Accounting akan membuat Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang harus
disetujui oleh Direktur. Rencana Anggaran Biaya dibuat oleh bagian Finance
dan Accounting setiap dua minggu sekali. Namun jika terdapat keperluan akan dana yang mendadak dan di luar Rencana Anggaran Biaya yang telah
dibuat, bagian Finance dan Accounting dapat membuat Rencana Anggaran
Biaya baru. ad RAB Director Bagian Accounting Membuat Rencana Anggaran Biaya Rencana Anggaran Biaya Menyetuj ui dan mengotorisasi Rencana Anggaran Biaya
Melakukan dan mencatat pembayaran Inv oice
2. Bagian Finance atau Accounting akan membayar dan mencatat pembayaran
invoice pembelian kepada supplier sesuai dengan yang telah disetujui dalam Rencana Anggaran Biaya (RAB).
3.7 Identifikasi Masalah
Masalah-masalah yang dihadapi oleh PT Mitra Sinergi Adhitama adalah :
1. Belum jelasnya prosedur kerja pada siklus penjualan, pembelian, dan
persediaan sehingga memungkinkan terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam ketiga siklus tersebut, seperti
dimanipulasinya data material di gudang, data pengembalian material
proyek, dan data permintaan pembelian material.
2. Belum adanya pemisahaan tanggung jawab dalam proses pembelian,
penerimaan, dan pencatatan persediaan. Selama ini, proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan hanya ditangani oleh satu orang. Seharusnya, sistem dengan internal kontrol yang baik akan memisahkan tanggung jawab untuk ketiga proses tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelancaran dan keabsahan proses bisnis perusahaan dan menghindari dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan karyawan.
3. Terkait persediaan, belum adanya standar yang ditetapkan mengenai
jumlah minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses
pemesanan material. Selama ini, pembelian hanya didasarkan pada
permintaan material kebutuhan proyek, namun tidak ada batas
jika ada proyek yang membutuhkan material tambahan harus
menunggu material dipesan terlebih dahulu.
4. Pada siklus penjualan, tidak tersedianya data atau informasi mengenai
tenaga kerja yang dapat digunakan untuk menyelesaikan proyek memungkinkan proyek yang diterima tidak maksimal atau melebihi kapasitas tenaga kerja. Selain itu, dalam pendataan kebutuhan proyek
dalam Bill Of Quantity, belum adanya sistem yang terintegrasi
menyebabkan bagian Logistic membutuhkan waktu yang lebih lama
untuk mencocokkan nama material yang dibutuhkan proyek sesuai
dengan data Bill Of Quantity dengan nama material dalam catatan
gudang.
5. Dalam hal penyediaan laporan, manajemen kesulitan untuk
memperoleh laporan terkait penjualan, pembelian, dan persediaan sewaktu-waktu dikarenakan sistem pengolahan data penjualan, pembelian, dan persediaan yang belum terkomputerisasi sehingga akan membutuhkan waktu untuk mengolah data menjadi laporan. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional khususnya dalam
pengambilan keputusan penerimaan proyek dan pembelian material.
3.8 Usulan Penyelesaian Masalah
Usulan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan adalah :
1. Perancangan prosedur kerja baru yang menjadi panduan kerja para
karyawan pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan. Pada siklus penjualan, prosedur yang dirancang mencakup permintaan
penjualan jasa, pengerjaan penjualan jasa, pencatatan piutang, penagihan, pencatatan penerimaan pembayaran piutang, dan pencatatan penjualan. Pada siklus pembelian, prosedur kerja yang dirancang meliputi prosedur permintaan pembelian, permintaan
penawaran harga dan pemilihan supplier, pemesanan, penerimaan,
dan pencatatan hutang. Sedangkan pada siklus persediaan, prosedur yang dirancang meliputi prosedur permintaan dan pengeluaran
material dari gudang, penambahan stok karena adanya pengembalian
material, dan penghitungan fisik persediaan.
2. Pembagian tugas yang jelas antara bagian logistic, purchasing, dan
bagian receiving dengan membagi hak akses dalam sistem informasi
yang dirancang sesuai dengan posisi dan tanggungjawab user dalam
proses bisnis perusahaan. Bagian logistic bertanggungjawab atas
penyimpanan material di gudang, permintaan pembelian untuk
material yang tidak tersedia, dan melakukan stock opname. Bagian
purchasing bertanggungjawab atas pemesanan material kepada
supplier berdasarkan permintaan pembelian material dari bagian
logistic. Sedangkan bagian penerimaan bertanggungjawab untuk
mengecek material yang dikirimkan oleh supplier. Bagian
penerimaan harus memastikan bahwa material yang dikirim sesuai
dengan material yang dipesan oleh bagian purchasing dan material
dalam kondisi yang baik. Pembagian tugas yang jelas pada ketiga bagian tersebut merupakan salah satu bentuk kontrol internal untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan.
3. Penerapan fitur reminder pada sistem aplikasi sebagai sinyal ketika ada material yang mencapai batas persediaan minimum sehingga
bagian Logistic mengetahui kapan harus mengajukan permintaan
pembelian material kepada bagian Purchasing.
4. Penyediaan data jumlah sumber daya manusia yang ada dan jumlah
akumulasi sumber daya manusia yang sedang mengerjakan proyek pada sistem aplikasi, sehingga jumlah sumber daya manusia yang
tersedia dapat diketahui. Dengan demikian, Project Coordinator
dapat memiliki dasar yang lebih konkret dalam pengambilan keputusan diterima atau tidaknya sebuah proyek sehingga proyek yang diterima menjadi maksimal dan tidak melebihi kapasitas.
5. Penggunaan database untuk menampung data-data material dan
transaksi penjualan, pembelian, serta persediaan pada sistem aplikasi.
Data-data material pada database menggunakan kode material yang
terstruktur sehingga akan memudahkan dalam mencocokkan data
material kebutuhan proyek sesuai dengan data dalam Bill Of Quantity
dengan data material yang tercatat dalam catatan gudang. Sedangkan,
dengan menampung data-data transaksi penjualan, pembelian, dan
persediaan pada database akan mempermudah manajemen dalam
memperoleh data-data terkait ketiga transaksi tersebut dan mengolah data-data tersebut menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen seperti laporan penjualan, laporan pengeluaran kas,
laporan permintaan pembelian material, laporan pengeluaran
material, dan laporan pengembalian material.
Untuk menunjang penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan
khususnya masalah belum jelasnya pembagian tugas antara bagian logistic,
purchasing, dan receiving, maka diusulkan struktur organisasi yang baru dengan
menambahkan bagian purchasing dan receiving sebagai bagian dari karyawan
office di luar pekerjaan proyek. Adapun usulan struktur organisasi yang baru adalah sebagai berikut :
Gambar 3.3 : Usulan Struktur Organisasi
Keterangan :
Bagian purchasing dan receiving juga akan dibawahi langsung oleh Director,
sama seperti bagian logistic. Bagian purchasing akan bertanggung jawab atas proses
pembelian mulai dari permintaan penawaran harga kepada supplier, pemilihan supplier,
hingga pemesanan material kepada supplier sesuai dengan permintaan pemesanan
material dari bagian logistic. Sedangkan, bagian receiving akan bertanggung jawab atas
penerimaan material yang dikirim oleh supplier dengan melakukan pemeriksaan atas
material yang diterima dari supplier untuk memastikan bahwa material yang diterima sesuai dengan yang dipesan dan kualitasnya juga baik.