20
SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah PT. Dunlopillo Indonesia
PT. Dunlopillo Indonesia merupakan perusahaan manufaktur. Perusahaan ini bergerak di bidang industri pembuatan kasur Latex. Bahan bakunya berasal dari karet alam yang diolah melalui proses produksi hingga menjadi kasur Latex yang pertama di Indonesia dengan menggunakan teknologi Inggris melalui Dunlop Group.
Perusahaan ini termasuk perusahaan asing yang berlokasi di United Kingdom dimana memiliki komposisi kepemilikkan saham 50% modal asing dan 50% modal dalam negeri.
Perusahaan ini didirikan pada tanggal 1 Maret 1979 dan diresmikan oleh Bapak Ir. Kusudiarso Hadinoto. Pada saat itu, beliau menjabat sebagai Direktur Jenderal Aneka Industri yang berlokasi pada Desa Harapan Jaya – Bekasi, Jawa Barat.
3.2 Struktur Organisasi dan Jabatan Tugas dan Wewenang
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menggambarkan susunan fungsi dan tanggung jawab dari fungsi-fungsi yang ada dalam suatu perusahaan. Dalam struktur organisasi yang baik terlihat adanya pemisahan wewenang dan tanggung jawab secara jelas sehingga setiap pegawai atau bawahan dapat mengetahui dengan jelas dimana kedudukannya dan kepada siapa harus bertanggung jawab.
Struktur organisasi dalam suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain, hal ini disebabkan karena adanya bermacam-macam jenis usaha, besar kecilnya perusahaan, dan penyebaran wilayah operasi perusahaan.
Berikut ini adalah bentuk organisasi dalam PT. Dunlopillo Indonesia :
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Dunlopillo Indonesia Direktur Manager Keuangan & Akuntansi Manager Produksi Manager Penjualan & Pemasaran Manager Personalia Bagian Personalia Bagian Pembelian Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Engineering Bagian Pengiriman Bagian Penyelesaian Bagian Penjualan Bagian Pemasaran Bagian Piutang Bagian Penggajian Bagian Penagihan Bagian Persediaan Bagian Jurnal
Adapun tugas dan wewenang dari masing-masing tingkatan adalah sebagai berikut :
1. Direktur
Bertanggung jawab mengawasi dan menganalisa : Efisiensi Biaya
Output Produksi Penjualan Cash Flow
Korespondensi dengan pemegang saham ke Inggris
2. Manager Personalia
Bertanggung jawab dalam mengawasi efektifitas para karyawannya dan memiliki wewenang terhadap perekrutan, penghentian, pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif dan upah, promosi dan penurunan pangkat dan penghentian karyawan dari pekerjaannya.
3. Manager Penjualan dan Pemasaran
Bertanggung jawab terhadap naik-turunnya penjualan serta mengawasi dan menganalisa setiap transaksi penjualan yang terjadi.
4. Manager Produksi
Bertanggung jawab dalam mengawasi dan mengontrol kegiatan produksi yang dilakukan, seperti : biaya produksi, output, barang jadi , pengadaan bahan baku serta perlengkapan agar produksi berjalan dengan baik.
5. Manager Keuangan dan Akuntansi
Bertanggung jawab dalam mengawasi dan menganalisa laporan keuangan, cash flow, cost accounting dan korespondensi dengan Inggris sebagai pemegang saham mayoritas.
6. Bagian Personalia
- Membuat kartu jam hadir dan kartu jam kerja. - Menghitung jam hadir dan jam kerja karyawan.
- Bertanggung jawab mengenai segala hal yang berhubungan dengan karyawan.
7. Bagian Pemasaran
- Melakukan riset pasar mengenai harga, kuantitas, kualitas dan keinginan pelanggan.
- Melakukan penawaran terhadap pelanggan, baik pelanggan baru ataupun pelanggan lama.
8. Bagian Penjualan
- Membuat Sales Order.
- Meminta persetujuan kredit terhadap PO pelanggan kepada manager. - Membuat Invoice.
- Bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan retur barang. - Membuat Surat Perintah Retur dan Credit Note atas retur barang dari
pelanggan.
9. Bagian Pengiriman
- Bertanggung jawab dalam mengirimkan barang kepada pelanggan sesuai invoice.
- Membuat Delivery Note.
10. Bagian Pembelian
- Menentukan nama supplier dalam melakukan pembelian barang. - Berfungsi untuk mengontrol pembelian bahan baku produksi .
11. Bagian Produksi
- Bertanggung jawab atas barang baku dan barang dalam proses.
- Betanggung jawab dalam menghasilkan barang sesuai dengan waktu yang ditetapkan.
12. Bagian Penyelesaian
- Bertanggung jawab pada hasil akhir dari produksi.
- Mengkoordinasi karyawan dalam pembuatan desain dan pembungkusan.
- Mengecek dan mengontrol produksi akhir sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
13. Bagian Gudang
- Menyediakan barang sesuai dengan yang tercantum pada sales order. - Menyerahkan barang kepada bagian pengiriman.
- Bertugas menerima retur barang dan mencatatnya dalam kartu gudang.
- Membuat Return Good.
14. Bagian Engineering
- Bertanggung jawab atas mesin produksi, baik pemeliharaan dan perbaikkan yang dilakukan.
15. Bagian Penggajian
- Menghitung jam hadir dan jam kerja karyawan yang bertujuan untuk menghitung gaji dan upah karyawan.
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
16. Bagian Piutang
- Melakukan pencatatan terjadinya transaksi-transaksi yang dapat mempengaruhi pertambahan atau pengurangan piutang ke dalam kartu piutang.
17. Bagian Penagihan
- Bertanggung jawab untuk membuat surat tagih kepada pelanggan. - Menerima pembayaran dari pelanggan melalui penagihan.
- Menyetorkan pembayaran yang diterima ke bank.
- Membuat Official Receipt setelah pembayaran di anggap telah terjadi.
18. Bagian Persediaan
- Mencatat harga pokok persediaan di dalam kartu persediaan.
- Mencatat jumlah persediaan bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi ke dalam kartu persediaan.
19. Bagian Jurnal
- Melakukan pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. - Melakukan pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal retur
penjualan.
- Melakukan pencatatan transaksi penerimaan piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
3.3 Tata Laksana Penjualan Kredit
Perusahaan ini bergerak dalam bidang manufaktur sehingga sebagian besar transaksi penjualan dilakukan secara kredit. Tata laksana penjualan kredit dalam perusahaan ini antara lain :
1. Bagian Penjualan
Menerima PO (Purchace Order) dari pelanggan.
Meminta persetujuan kredit dari manajer penjualan dan pemasaran. Jika persetujuan kredit ditolak oleh manager, PO dikembalikan
kepada pelanggan.
Jika mendapatkan persetujuan kredit dari manager, bagian penjualan membuat SO (Sales Order) atas pesanan dari pelanggan yang terdiri dari 2 rangkap.
Lalu form PO diarsip menurut tanggal secara permanen.
Melakukan pengetikan invoice yang terdiri dari 6 rangkap berdasarkan SO lembar ke-2.
SO lembar ke-1 dan ke-2 diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
Invoice dibuat berdasarkan Sales Order.
Pengetikan Invoice harus mendapatkan pengecekan dan persetujuan oleh bagian akuntansi.
- Invoice lembar ke-1, ke-2 dan ke-3 diserahkan pada bagian penagihan.
- Invoice lembar ke-4 diarsip secara permanen menurut nomor. - Invoice lembar ke-5 dan ke-6 diserahkan pada bagian gudang.
2. Bagian Gudang
Menerima Invoice lembar ke-5 dan ke-6 dari bagian penjualan.
Menyiapkan dan mengeluarkan barang berdasarkan Invoice lembar ke-5 dan ke-6 serta atas persetujuan bagian akuntansi.
Mencatat barang yang keluar dalam kartu gudang .
Invoice lembar ke-5 diserahkan kepada bagian persediaan.
Menyerahkan invoice lembar ke-6 bersamaan barang kepada bagian pengiriman.
3. Bagian Pengiriman
Menerima barang dan Invoice lembar ke-6 dari bagian gudang. Berdasarkan invoice yang diterima, menerbitkan DN (Delivery Note)
3 rangkap :
- Lembar ke-1 diserahkan pada bagian penagihan. - Lembar ke-2 diserahkan ke pelanggan beserta barang.
- Lembar ke-3 di arsip secara permanen berdasarkan nomor beserta Invoice lembar ke-6.
3.4 Tata Laksana Penagihan dan Penerimaan Piutang
Adapun tata laksana penagihan dan penerimaan piutang pada PT. Dunlopillo adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penagihan
Menerima Invoice lembar ke-1, ke-2 dan ke-3 dari bagian penjualan dan DN ke-1 dari bagian pengiriman.
Melakukan perbandingan antara Invoice lembar ke-1, ke-2 dan ke-3 dengan DN lembar ke-1.
DN lembar ke-1 dan Invoice lembar ke-1 dikirimkan ke pelanggan sebagai tagihan.
Invoice lembar ke-2 diserahkan ke bagian piutang. Invoice lembar ke-3 diserahkan ke bagian jurnal.
Menerima Giro Bilyet dan Surat Pemberitahuan atas pembayaran dari pelanggan.
Menyetorkan Giro Bilyet ke bank. Menerima bukti setor dari bank.
Menerbitkan OR (Offcial Receipt) berangkap 2 :
- Lembar ke-1 diserahkan kepada pelanggan sebagai pemberitahuan bahwa Giro telah kliring.
- Lembar ke-2 diarsip berdasarkan Nomor secara permanen. Surat Pemberitahuan dikirimkan ke bagian piutang.
Bukti Setor dikirimkan ke bagian jurnal.
2. Bagian Piutang
Menerima Invoice lembar ke-2 dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam kartu piutang.
Invoice lembar ke-2 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Menerima Surat Pemberitahuan dari bagian penagihan.
Melakukan pencatatan dalam kartu piutang sebagai pengurangan terhadap piutang.
Surat Pemberitahuan diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
3. Bagian Persediaan
Menerima Invoice lembar ke-5 dari bagian gudang. Melakukan pencatatan dalam kartu persediaan.
Invoice lembar ke-5 diarsip secara permanen berdasarkan nomor
4. Bagian Jurnal
Menerima Invoice lembar ke-3 dari bagian penagihan. Melakukan pencatatan dalam jurnal penjualan.
Invoice lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. Menerima bukti setor dari bagian penagihan.
Melakukan pencatatan dalam jurnal penerimaan kas. Bukti setor diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
3.5 Tata Laksana Retur Penjualan
Tata laksana retur penjualan dalam perusahaan ini adalah sebagai berikut :
1. Bagian Penjualan
Menerima pemberitahuan retur penjualan dari pelanggan. Membuat Surat Perintah Retur rangkap 3 :
- Lembar ke-1 diarsip secara permanen berdasarkan nomor. - Lembar ke-2 dan 3 diserahkan ke bagian gudang.
Menerima RG lembar ke-1 dari bagian gudang.
Berdasarkan RG dibuat CN (Credit Note) yang berangkap 3 : - Lembar ke-1 diserahkan kepada pelanggan.
- Lembar ke-2 dan lembar ke-3 diserahkan kepada bagian piutang.
2. Bagian Gudang
Menerima Surat Perintah Retur lembar ke-2 dan ke-3 dari bagian penjualan.
Menerima barang dan memeriksa barang yang dikembalikan. Menerbitkan RG (Return Good) yang berangkap 3 :
- Lembar ke-1 diserahkan kepada bagian penjualan.
- Lembar ke-2 dan Surat Perintah Retur ke-2 diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
- Lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur ke-3 diserahkan ke bagian persediaan.
Melakukan pencatatan ke dalam kartu gudang berdasarkan RG.
3. Bagian Piutang
Menerima CN lembar ke-2 dan lembar ke-3 dari bagian penjualan. Melakukan pencatatan pada kartu piutang sebagai pengurangan
terhadap piutang.
CN lembar ke-2 dan lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
4. Bagian Persediaan
Menerima RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dari bagian gudang.
Melakukan pengisian terhadap harga pokok barang. Melakukan pencatatan ke dalam kartu persediaan.
RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dikirimkan ke bagian jurnal.
5. Bagian Jurnal
Menerima RG lembar ke-3 dan Surat Perintah Retur lembar ke-3 dari bagian persediaan.
Melakukan pencatatan jurnal retur penjualan berdasarkan Surat Perintah Retur dan RG.
Surat Perintah Retur lembar ke-3 dan RG lembar ke-3 diarsip secara permanen berdasarkan nomor.
Bagian Penjualan Kredit PO ditolak PO diterima Ke pelanggan Ket : PO = Purchase Order SO = Sales Order Gambar 3.2
Flowchart Penjualan Kredit
Mulai Menerima PO dari pelanggan PO Meminta persetujuan kredit Cek limit kredit Membuat SO PO 2 SO 1 1 Membuat Invoice Meminta persetujuan Bagian Akun 6 5 4 3 2 Invoice 1 T 1 4 2 N 2 Purchase Order SO 1
Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bersamaan dengan barang Bersamaan dengan barang ke pelanggan Ket : DN = Delivery Note Gambar 3.2
Flowchart Penjualan Kredit ( Lanjutan )
2 6 Menyiapkan barang Minta Persetujuan Bagian Akuntansi Menyerah kan barang Kartu Gudang 3 3 Invoice 6 Buat DN 3 2 DN 1 5 N Invoice 5 6 Invoice 5 7
Bagian Penagihan Pelanggan Ke Pelanggan Ke Pelanggan Ket : DN = Delivery Note OR = Official Receipt Gambar 3.3
Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang
4 5 3 DN 1 Melakukan perbandingan 3 2 Invoice 1 Surat Pemberitahuan 2 Menerima Giro Bilyet dan Surat Pemberitahuan Menyetorkan Giro Bilyet ke Bank Bukti Setor 9 9 Bukti Setor Membuat Official Receipt Bukti Setor Surat Pemberitahuan 2 N 10 8 Invoice 1 DN 1 6 Giro Bilyet Surat Pemberitahuan OR 1 11
Bagian Piutang Bagian Persediaan
Gambar 3.3
Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang ( Lanjutan )
6
Invoice 2
Kartu
Piutang Penjualan Jurnal
N 7 Invoice 5 Kartu Persediaan 10 Surat Pemberitahuan N N
Bagian Jurnal
Gambar 3.3
Flowchart Penagihan dan Penerimaan Piutang ( Lanjutan )
8 Invoice 3 Jurnal Penjualan N Bukti Setor Jurnal Penerimaan Kas N 11 Selesai
Bagian Penjualan
Ke pelanggan
Ket :
SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good
CN = Credit Note
Gambar 3.4
Flowchart Retur Penjualan
Mulai Menerima pemberitahuan retur penjualan 3 1 2 RG 1 Membuat CN 3 2 CN 1 3 2 SPR 1 N Membuat SPR
Bagian Gudang Bagian Piutang
Ket :
SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good
CN = Credit Note
Gambar 3.4
Flowchart Retur Penjualan ( Lanjutan )
1 3 Menerima dan memeriksa barang Membuat RG 3 2 2 N 3 Kartu Piutang N RG 1 CN 2 3 4 SPR 2 Kartu Gudang
Bagian Persediaan Bagian Jurnal
Ket :
SPR = Surat Perintah Retur RG = Return Good
Gambar 3.4
Flowchart Retur Penjualan ( Lanjutan )
4 Jurnal Retur Penjualan SPR 3 RG 3 Kartu Persediaan N Selesai Mengisi Harga Pokok Barang SPR 3 RG 3 5 5 SPR 3 RG 3
3.6 Masalah yang Dihadapi
Masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :
1. Tidak tersedianya informasi mengenai perincian laporan piutang tak tertagih sehingga menimbulkan kesulitan bagi manajer dalam penentuan batas kredit.
2. Batas kredit tidak terkomputerisasi sehingga manager menghadapi banyak permintaan otorisasi kredit untuk pelanggan lama secara berulang-ulang. 3. Terjadi keterlambatan dalam pengolahan data karena sistem yang
diterapkan perusahaan tersebut masih bersifat manual, komputer hanya digunakan untuk membuat surat atau berkas-berkas lainnya sehingga laporan yang dihasilkan tidak tepat waktu.
3.7 Usulan Pemecahan Masalah
Adapun usulan pemecahan masalah dari masalah-masalah yang telah dikemukan diatas adalah sebagai berikut :
1. Menghasilkan laporan piutang tak tertagih yang bertujuan untuk memudahkan manajer dalam menentukan batas kredit untuk mengurangi resiko meningkatnya jumlah piutang tak tertagih yang dimiliki pelanggan. 2. Menghasilkan informasi batas kredit yang disimpan dalam master
3. Menghasilkan laporan yang akurat dan tepat waktu yang menunjang manajer dalam pengambilan keputusan secara cepat dan tepat.
