IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambaran Umum PT. X
PT. X adalah salah satu perusahaan agribisnis sayuran yang berlokasi di Jakarta Pusat. PT. X berdiri pada tahun 1998. Visi PT. X yaitu menjadikan produk pertanian unggul di negeri sendiri dan bangga menjadi petani. Misi yang diemban PT. X yaitu menciptakan lapangan kerja yang luas bagi masyarakat Indonesia pada bidang pertanian dengan menerapkan sistem pertanian modern. PT. X merupakan perusahaan yang bersifat kekeluargaan sehingga tujuan PT. X yaitu menyatukan keluarga, mencari keuntungan, dan memberikan pekerjaan kepada keluarga yang belum mendapatkan pekerjaan. Sebagian besar keluarga berlatar belakang pendidikan di bidang pertanian sehingga memudahkan untuk menyatukan keluarga dalam suatu perusahaan yang berlandaskan pertanian dan kekeluargaan.
PT. X memiliki kebun seluas 12 hektar yang terletak di daerah Cianjur, Jawa Barat. Namun hanya 7 hektar yang benar-benar di gunakan untuk memproduksi sayuran. Luas kebun 5 hektar lainnya digunakan untuk mendirikan villa pendiri, rumah karyawan kebun yang telah memiliki keluarga dan berasal dari luar kota sebanyak 10 rumah, dan sekolah gratis setingkat menengah pertama dan menengah atas yang dikhususkan untuk anak-anak karyawan dan masyarakat di sekitar kebun.
Pada awal berdirinya, PT. X hanya menanam sayuran di media tanah. Selanjutnya PT. X mengembangkan teknik budidaya hidroponik dan aeroponik agar menghasilkan produk-produk pertanian unggulan dan memproduksi sayuran khusus yang diperlukan oleh hotel-hotel berbintang yang jarang ditemukan di pasar tradisional seperti radicchio, kailan, horenzo, zukini, frizze, kyuri, lollorosa, romaine, dan herbs (mint, coriander, sweet basil, cvives fennel). PT. X memperoleh benih dari Jakarta, Belanda dan Malaysia. PT. X menggunakan irigasi tetes dan drainase untuk mengoptimalkan penggunaan air dan mengurangi erosi terhadap tanah. Saat ini PT. X melayani pengguna akhir, yaitu beberapa hotel berbintang,
restoran dan cafe eksklusif, dan perusahaan katering professional yang melayani penerbangan domestik dan luar negeri.
Dalam memproduksi sayuran, pada tahun 2009 PT. X telah menerapkan SNI bidang pertanian. Standar yang diterapkan untuk pertanian yaitu Good Agriculture Practice (GAP) yang terdiri dari tata ruang kebun, manajemen usaha tani, dan standar produksi. Tata ruang kebun yang telah diterapkan PT. X meliputi kebun produksi, sarana produksi seperti gudang yang digunakan untuk penyimpanan pupuk, pestisida dan alat pertanian, packing house, penataan kebun, dan irigasi yang digunakan. Gambar berikut menggambarkan tata ruang kebun PT. X yang berada di Cianjur, Jawa Barat.
Gambar 6. Tata ruang kebun PT. X
PT. X membagi luas kebun produksi menjadi blok terbuka dan blok tertutup. Blok terbuka terdiri dari tiga blok dan tiap blok terbuka tersebut memiliki luas yang berbeda-beda. Blok A memiliki luas 1,8 hektar, blok B seluas 2,6 hektar, dan blok C seluas 1,4 hektar. Sayuran yang ditanam tiap blok berbeda-beda dan diawasi oleh seorang mandor atau supervisor. Selain mandor tiap blok, ada juga mandor yang menangani bagian panen, pasca panen, dan sarana. Tiap mandor bertugas mengawasi karyawan untuk bekerja sesuai standar agar kinerja karyawan optimal. Jenis sayuran yang ditanam tiap blok akan mengalami pertukaran tempat tanam jika adanya rotasi penanaman. Tabel 4 merinci jenis sayuran yang ditanam tiap blok.
Tabel 4. Jenis sayuran yang ditanam tiap blok
Blok Blok Terbuka (outdoor) Blok Tertutup
(indoor)
Blok A Blok B Blok C
Jenis Sayuran
Selada Keriting
Brokoli Pokchoy Large Tomat Cherry Caisim Radicchio Pokchoy Baby Lollorosa
Buncis Kailan Zukini Romaine
Bawang Daun
Horenzo Frizze Herbs (Rosemary,
Thymes)
Brokoli Pokchoy Selada
Keriting Labu Siam Bawang Daun Kyuri
Herbs (Mint, Coriander, Sweet Basil, Cvives Fennel)
Horenzo
Dalam memenuhi standar produksi, PT. X memiliki standar sendiri dalam pengelolaan produksi. Untuk melihat tingkat keefisiensian waktu pengolahan lahan tiap blok oleh karyawan kebun, PT. X membuat laporan harian produksi blok terbuka dan tertutup. Laporan harian tersebut terdiri dari uraian pekerjaan, jenis tanaman, kecepatan kerja (jumlah karyawan, jumlah jam, dan hasil), aplikasi pupuk dan pestisida. Tiap mandor harus mencatat dan menyerahkan laporan harian produksi kepada kepala kebun. Data laporan tersebut akan dievaluasi tiap akhir bulan untuk melihat ketidakefisienan yang mungkin terjadi. Selain laporan harian, PT. X memiliki laporan mingguan untuk persemaian dan tanam benih langsung dan laporan mingguan proses bokhasi.
Jenis sayuran yang dipasok ke pelanggan tidak semuanya dihasilkan di kebun. Untuk memenuhi permintaan pelanggan, PT. X melakukan kerjasama dengan beberapa mitra baik mitra dari satu daerah yaitu di sekitar kebun maupun luar daerah seperti Bandung, Bali, dan Lombok. Jika cuaca tidak mendukung, produksi sayuran di kebun mengalami penurunan sehingga PT. X memenuhi permintaan pelanggan dari mitra yang biasanya masih satu daerah. Pada tahun 2009, PT. X melakukan kerjasama dengan
23 mitra baik mitra yang memasok sayuran dalam kuantitas besar maupun memasok dalam kuantitas yang kecil.
4.2 Sumber Daya Manusia
Saat ini PT. X memiliki 93 karyawan yang ditempatkan di kantor dan di kebun. Karyawan-karyawan yang bekerja di PT. X memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda-beda, mulai dari sekolah dasar (SD) sebesar 55,9 persen, sekolah menengah pertama (SMP) sebesar 10,8 persen, sekolah menengah atas (SMA) sebesar 28 persen, diploma tiga (D3) sebesar 1 persen, dan strata satu (S1) sebesar 4,3 persen. Karyawan berlatar belakang pendidikan SD biasanya ditempatkan sebagai karyawan lapang dalam memproduksi sayuran di kebun. Sebagian besar karyawan lapang kebun berasal dari masyarakat setempat. Untuk meningkatkan pengetahuan dalam bidang pertanian khususnya dalam produksi sayuran, PT. X hanya memfasilitasi pelatihan yang diberikan kepada kepala kebun. Setelah itu, kepala kebun mengajarkan semua ilmu yang diperoleh saat pelatihan kepada karyawan kebun. Pelatihan yang diperoleh kepala kebun sesuai dengan pelatihan yang biasanya di berikan oleh Departemen Pertanian seperti pembuatan bokhasi. Pelatihan tersebut diharapkan dapat diterapkan di lapangan, baik kepala kebun maupun karyawan kebun dapat beradaptasi dan menerapkan ilmu tersebut. Tabel 5 merinci jumlah karyawan yang bekerja di kantor dan di kebun pada PT. X.
Tabel 5. Jumlah karyawan pada PT. X Lokasi Kantor Kebun Total
Laki-laki 21 43 64
Perempuan 3 26 29
Jumlah 24 69 93
Struktur organisasi PT. X terdiri dari komisaris, direktur, manajer keuangan dan administrasi, dan kepala kebun yang membawahi beberapa supervisor. Struktur organisasi PT. X dapat dilihat pada gambar 7.
Gambar 7. Struktur Organisasi PT. X
Tugas dan tanggung jawab masing-masing adalah sebagai berikut: 1. Komisaris bertanggung jawab untuk mewakili pemilik dalam Rapat
Umum Pemegang Saham. Komisaris memberikan persetujuan terhadap arah kebijakan jangka pendek dan jangka panjang.
2. Direktur bertanggung jawab untuk memimpin dan menjalankan perusahaan, merekrut dan memberhentikan karyawan, melakukan negosiasi dan instruksi pembiayaan, dan mewakili secara hukum dalam berbagai kegiatan kerjasama.
3. Manajer Keuangan dan Administrasi bertanggung jawab untuk mewakili Direktur dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan keuangan jika Direktur berhalangan. Selain itu bertanggung jawab atas segala urusan keuangan dan administriasi perusahaan.
4. Kepala Kebun bertanggung jawab untuk mewakili tugas Direktur di kebun dan atas semua keperluan kebun dan karyawan kebun.
5. Staff Keuangan dan Administrasi bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan keuangan dan administrasi dan menerima pesanan dari pelanggan.
6. Staff Pengiriman bertanggung jawab terhadap pengiriman sayuran ke pelanggan, penyortiran sayuran dan penagihan piutang.
7. Supervisor (mandor) Blok merupakan pimpinan pada blok bersangkutan. Supervisor bertugas dalam mengatur karyawan, membuat perencanaan tanam dan produksi, dan bertanggung jawab terhadap tanaman dan perawatan tanaman.
8. Supervisor (mandor) Sarana dan Prasarana bertanggung jawab atas sarana transportasi kebun, sarana irigasi dan drainase, dan perawatan green house beserta peralatannya.
9. Supervisor (mandor) Panen dan Pasca panen bertanggung jawab dalam menjaga kesesuaian antara pesanan pelanggan dan hasil panen dan bertanggung jawab atas kualitas panen.
Hari kerja efektif karyawan kantor dan kebun mulai dari hari Senin hingga hari Sabtu. Jika ada pemesanan sayuran dari pelanggan pada hari Minggu dan hari libur, PT. X memberlakukan jam lembur. Karyawan yang bekerja lembur mendapatkan insentif sesuai yang ditetapkan PT. X. Jam kerja karyawan kantor terbagi dua yaitu jam kerja staff pengiriman dan jam kerja staff keuangan dan administrasi. Staff pengiriman mulai bekerja pada pukul 06.00-17.00 WIB yang kegiatannya meliputi penyortiran sayuran, pengantaran sayuran, dan penangihan piutang, sedangkan staff keuangan dan administrasi mulai bekerja pukul 09.00-17.00 WIB. Jam kerja karyawan kebun dimulai pukul 07.00-16.00WIB.
Dalam meningkatkan kinerja dan motivasi karyawan dalam bekerja, PT. X memberikan bonus kepada karyawan yang memiliki loyalitas tinggi terhadap perusahaan. Besarnya bonus yang diberikan berdasarkan kinerja dan lamanya karyawan bekerja di perusahaan. Biasanya karyawan yang waktu kerjanya lebih lama memiliki kinerja yang lebih baik. Bonus yang diberikan berupa bonus harian dan bulanan. Jika karyawan yang mendapatkan bonus harian, maka tidak mendapatkan bonus bulanan.
Hubungan baik antara pemilik perusahaan, karyawan, dan mitra perusahaan dibina melalui acara yang bersifat kekeluargaan seperti pengajian bersama, makan bersama saat tahun baru, dan acara-acara lainnya, yang dapat menciptakan adanya suatu ikatan kekeluargaan yang kuat. Selain itu, PT. X juga membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar kebun
seperti aktif sebagai donatur berbagai kegiatan yang diadakan oleh masyarakat setempat, donatur perbaikan jalan, dan donatur dalam pembangunan masjid setempat.
4.3 Sistem Distribusi PT. X
Sayuran merupakan suatu produk yang tidak tahan lama, sehingga diperlukan sistem distribusi yang tepat dan efektif. Sistem distribusi langsung merupakan sistem distribusi yang tepat dalam mendistribusikan sayuran karena paling pendek dan sederhana untuk barang-barang konsumsi seperti sayuran. Dengan menggunakan distribusi yang pendek, sayuran yang dipasok ke pelanggan masih tetap segar. Sistem distribusi sayuran PT. X dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Sistem Distribusi Sayuran pada PT. X
Tuntutan dari pelanggan yang mengharuskan sayuran sampai ke tangannya dalam batas maksimal pukul 10.00 WIB mengharuskan PT. X memulai proses distribusi dari kebun pukul 04.00WIB. Sistem distribusi yang digunakan PT. X yaitu sistem distribusi langsung. Sebelum sampai ke tangan pelanggan, sayuran melalui beberapa proses distribusi yaitu:
1. Proses distribusi ke kebun. Proses ini berkaitan dengan sayuran yang dipasok mitra sekitar kebun di daerah Cianjur ke PT. X. Mitra tersebut mengantarkan sayuran yang dipesan PT. X ke kebun.
2. Proses distribusi ke kantor. Proses ini berkaitan dengan sayuran yang berasal dari kebun (sayuran yang dihasilkan di kebun dan sayuran yang dipasok oleh mitra sekitar kebun di daerah Cianjur) dan sayuran yang berasal dari mitra luar daerah seperti Bandung, Bali, dan Lombok. Sayuran yang berasal dari kebun didistribusikan oleh staff pengiriman dari kebun
ke kantor dengan menggunakan satu mobil box. Sedangkan sayuran yang berasal dari mitra luar daerah didistribusikan oleh mitra tersebut dengan menggunakan jasa kargo hingga sayuran sampai ke kantor.
3. Proses distribusi ke pelanggan. Proses ini berkaitan dengan sayuran yang siap untuk didistribusikan ke tiap pelanggan. Proses ini melibatkan seluruh staff pengiriman dan menggunakan lima mobil box dan satu motor.
Setelah sayuran dipanen, tahap selanjutnya adalah tahap penyortiran awal terhadap sayuran sebelum layu. Sayuran dari mitra satu daerah biasanya sampai di kebun pada sore hari yaitu pukul 16.00 WIB dan penyortiran sayuran tersebut dilakukan bersamaan dengan sayuran yang berasal dari kebun. Pada malam hari yaitu pukul 19.00WIB, proses pengemasan dilakukan menurut jenis sayuran dan kemudian dimuat ke mobil box. Saat pagi hari tepatnya pukul 04.00 WIB, sayuran tersebut dibawa oleh seorang supir yang didampingi oleh seorang kernet menuju ke kantor yang berada di Jakarta Pusat dan membutuhkan waktu 1 jam 50 menit. Sayuran tersebut hanya dibawa oleh satu mobil box. Saat di kantor, sayuran disortir dan dikemas kembali sesuai pesanan masing-masing pelanggan yang dimulai pukul 06.00 WIB. Penyortiran juga dilakukan pada sayuran yang berasal dari mitra luar daerah seperti Bandung, Bali, dan Lombok yang tiba di kantor pukul 07.00 WIB. Setelah dikemas, tahap selanjutnya adalah pengecekan terhadap pesanan yang akan dikirim ke masing-masing pelanggan. Pengecekan tersebut meliputi jenis sayuran dan kuantitas yang dipesan tiap pelanggan. Biasanya tiap kendaraan melakukan distribusi sayuran ke pelanggan mulai pukul 08.30WIB.
Setiap kendaraan memiliki jumlah tujuan pelanggan dan jalur distribusi yang berbeda-beda saat proses pendistribusian. Kendaraan yang dimiliki PT. X saat ini berjumlah satu motor dan lima mobil box dengan berbagai jenis yaitu jenis Isuzu ELF Box, Panther Box, dan EsPass Box. Saat pendistribusian sayuran ke pelanggan, setiap supir mobil box didampingi oleh seorang kernet yang bertugas membantu supir dalam proses pembongkaran sayuran saat tiba di lokasi pelanggan. Kuantitas sayuran yang dibawa oleh tiap kendaraan ke pelanggan disesuaikan dengan kapasitas masing-masing
kendaraan. Kapasitas tiap kendaraan berbeda-beda sesuai dengan jenis kendaraan. Mobil Isuzu ELF Box memiliki kapasitas sebesar 2.070 kg, Panther Box memiliki kapasitas sebesar 470 kg, dan EsPass Box memiliki kapasitas sebesar 760 kg.
4.3.1 Mekanisme Pemenuhan Pesanan Pelanggan dan Pembayaran Sayuran oleh pelanggan
Pemesanan sayuran oleh pelanggan dilakukan melalui telepon. Pelanggan bebas dalam melakukan pemesanan pada jenis sayuran dan kuantitas sayuran walaupun dalam jumlah yang sangat kecil karena PT. X tidak menetapkan batas minimal kuantitas pemesanan. PT. X masih melayani pelanggan yang memesan sayuran dengan kuantitas 0,05 kg. Biasanya sayuran yang dipesan pelanggan dengan kuantitas yang sangat kecil merupakan sayuran yang harganya sangat tinggi (mahal). PT. X menerima pesanan dari pelanggan mulai pukul 14.00-16.00 WIB. Setelah batas pemesanan berakhir, staff yang menangani bagian pemesanan mengkomunikasikan jumlah pesanan kepada mandor bagian panen dan pasca panen yang ada di kebun. Mandor bagian panen dan pasca panen mengecek sayuran yang dipanen di kebun. Jika jenis sayuran hasil panen di kebun tidak mencukupi pesanan, maka mandor melakukan pemesanan kepada mitra sekitar kebun. Pemesanan juga dilakukan pada jenis sayuran yang tidak ditanam di kebun seperti paprika, ice berg, seledry stick, kol bulat, kembang kol, dan sawi putih. Pemesanan sayuran kepada mitra sekitar kebun di daerah Cianjur dan mitra luar daerah seperti Bandung, Bali, dan Lombok dilakukan melalui telepon. Pemesanan sayuran kepada mitra luar daerah dilakukan oleh staff bagian pemesanan, sedangkan pemesanan sayuran kepada mitra sekitar kebun dilakukan oleh mandor bagian panen dan pasca panen. Pemesanan biasanya dilakukan setelah semua data pesanan pelanggan selesai diinput oleh staff yang menangani. Diagram alir pemesanan sayuran oleh pelanggan dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Diagram Alir Pemenuhan Pesanan Pelanggan
Sistem pembayaran yang ditetapkan oleh PT. X kepada pelanggan yaitu melalui giro. PT. X memberikan jangka waktu pembayaran selama dua minggu hingga satu bulan sejak hari penagihan. Hari penagihan biasanya dilakukan sejak dua minggu setelah menukar faktur. Pertukaran faktur dilakukan setelah invoice tiap pelanggan terkumpul selama satu bulan. Sebelum bukti terima ditandatangani oleh pelanggan, PT. X mengharuskan pelanggan untuk mengecek kembali pesanan yang diterima. Hal ini dilakukan supaya pelanggan melihat kualitas sayuran yang diantar. Jika kualitas sayuran tidak sesuai dengan pesanan, pelanggan berhak menolak pada beberapa jenis sayuran yang tidak memenuhi kualitas, sehingga PT. X dapat segera mengganti sayuran tersebut.
Sistem pembayaran yang dilakukan PT. X kepada mitra yaitu secara tunai dan sistem transfer. Pembayaran mitra di sekitar kebun biasanya dibayar secara tunai, sedangkan mitra luar daerah dibayar dengan sistem transfer. PT. X melakukan pembayaran kepada mitra setiap minggu tepatnya setiap hari Jumat. Diagram alir sistem pembayaran oleh pelanggan ke PT. X dapat dilihat pada Gambar 10.
4.4 Analisis Alokasi Distribusi Optimal PT. X 4.4.1 Deskripsi Model
Model transportasi digunakan untuk tujuan meminimumkan total biaya distribusi dari daerah produksi ke berbagai daerah tujuan dengan memperhatikan berbagai kendala yang ada. Kendala yang harus diperhatikan dalam pembuatan model yaitu:
1. Jumlah sayuran yang dikirim ke daerah tujuan (pelanggan) harus lebih kecil atau sama dengan jumlah sayuran yang tersedia di daerah sumber (PT. X).
2. Jumlah sayuran yang diterima oleh daerah tujuan harus lebih besar atau sama dengan jumlah permintaan sayuran di daerah tujuan. 3. Variabel-variabel harus non-negatif. Jumlah yang dikirim tidak
mungkin negatif karena PT. X memiliki kapasitas produksi sayuran, sedangkan pelanggan membutuhkan sayuran.
Biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X merupakan akumulasi dari biaya transportasi, biaya kargo, biaya tol, dan biaya parkir. Biaya transportasi merupakan biaya yang dikeluarkan PT. X untuk mengangkut sayuran mulai dari kebun, kantor hingga ke pelanggan. Biaya kargo dikeluarkan untuk sayuran yang berasal dari mitra luar kota seperti Bandung, Bali, dan Lombok. Biaya tol dan parkir merupakan biaya yang dikeluarkan saat kendaraan menggunakan fasilitas jalan tol dan parkir di lokasi pelanggan. Biaya distribusi yang dikeluarkan tiap kendaraan berbeda-beda. Tabel 6 menjelaskan secara spesifik pendistribusian tiap kendaraan.
Tabel 6. Pendistribusian sayuran dan total biaya distribusi aktual per hari pada tiap kendaraan selama tahun 2009
Kendaraan Jenis kendaraan Kapasitas Tiap kendaraan (kg/mobil) Kuantitas yang dibawa (kg/hari) Total Biaya Distribusi (Rp/hari) Jarak dari Kantor ke Pelanggan akhir (km/hari) Mobil 1 Isuzu ELF
Box
2.070 188,36 155.007 35,5 Mobil 2 Panther Box 470 164,37 82.699 25,5 Mobil 3 Espass Box 760 170,87 68.482 24,5
Mobil 4 Espass Box 760 171,27 63.771 27
Mobil 5 Isuzu ELF Box
2.070 206,01 73.235 22,5
Motor Supra Fit - 66,98 32.938 51
Total 967,86 476.202
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa mobil 1 memiliki total biaya distribusi per hari terbesar yaitu Rp. 155.007. Hal ini dikarenakan mobil 1 (satu) menggunakan fasilitas jalan tol saat mengantarkan sayuran ke pelanggan sehingga harus membayar biaya tol. Sedangkan mobil lainnya hanya membayar biaya parkir saat di lokasi pelanggan. Kendaraan motor memiliki total biaya distribusi per hari paling rendah yaitu Rp. 32.938. Kondisi ini dikarenakan tidak adanya biaya parkir dan penggunaan bahan bakar yang lebih kecil sebesar 34,44 persen daripada mobil sehingga biaya distribusi yang dikeluarkan motor lebih rendah.
Jika dilihat dari kapasitas yang tersedia pada tiap mobil dan kuantitas sayuran per hari yang dibawa tiap mobil pada Tabel 6, terdapat adanya ketidakefisienan dalam penggunaan kapasitas tiap mobil tersebut. Pada mobil 1, kapasitas yang mampu di bawa oleh mobil yaitu sebesar 2.070 kg atau 2,070 ton. Namun pada saat pendistribusian aktual sayuran per hari, mobil 1 hanya mendistribusikan sayuran sebesar 188,36 kg. Artinya, kapasitas yang tidak digunakan atau masih tersisa pada mobil 1 mencapai 1.881,64 kg. Jika kapasitas yang tersisa tersebut digunakan, PT. X
hanya menggunakan mobil 1 untuk mendistribusikan semua pesanan pelanggan. Total pesanan pelanggan per hari yang sebesar 967,86 kg dapat dipenuhi oleh mobil 1 yang memiliki kapasitas sebesar 2.070 kg sehingga PT. X hanya membutuhkan 1 mobil dan seorang supir dalam proses distribusi ke semua pelanggan. Hal tersebut dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan PT. X seperti biaya distribusi, gaji karyawan pengiriman dan biaya dalam pembelian kendaraan untuk proses pendistribusian.
Pada kenyataannya, PT. X tidak bisa menerapkan cara tersebut karena terdapat beberapa kendala yang mengharuskan perusahaan menggunakan beberapa mobil dan motor dalam proses pendistribusian. Kendala yang dihadapi oleh setiap supir yaitu kemacetan lalu lintas Jakarta dan antrian panjang dalam proses pembongkaran sayuran di lokasi pelanggan.
Selain itu, hal yang menyebabkan inefisiensi dalam penggunaan kapasitas yang tersedia pada tiap mobil dan ketidakoptimalan dalam proses distribusi perusahaan yaitu tuntutan pelanggan yang mengharuskan sayuran sampai ke tangannya dalam batas maksimal pukul 10.00 WIB. Hal tersebut mengharuskan setiap mobil box hanya bisa mengantarkan sayuran ke beberapa pelanggan. Dalam kondisi normal, mobil tersebut dapat mengantarkan ke lebih banyak pelanggan atau bahkan ke semua pelanggan. Disamping itu, lokasi pelanggan yang susah dilalui oleh mobil box mengharuskan pendistribusian sayuran menggunakan motor. Apabila menggunakan motor, kapasitas sayuran yang dibawa sangat terbatas yaitu sebesar 10 kg. Akibatnya, supir motor harus bolak-balik dari kantor ke pelanggan. Kendaraan motor juga digunakan saat adanya tambahan permintaan sayuran dan menggantikan sayuran yang ditolak dari pelanggan. Hal inilah yang menyebabkan biaya distribusi yang dikeluarkan oleh perusahaan lebih besar.
PT. X memenuhi permintaan pelanggan sesuai dengan pesanan pelanggan. Namun dalam kenyataannya, total sayuran yang dipasok PT. X per hari selama tahun 2009 melebihi dari permintaan pelanggan. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya ukuran sayuran yang benar-benar sesuai dengan berat yang dipesan. Keadaan ini menyebabkan adanya persoalan transportasi yang tidak seimbang (unbalanced transportation model) dalam pendistribusian sayuran dari PT. X ke pelanggan. Untuk menyeimbangkan antara jumlah permintaan dan jumlah penawaran perlu penambahan faktor dummy untuk menyerap kelebihan tersebut. Matriks alokasi distribusi dan biaya distribusi aktual dapat dilihat pada Tabel 7.
Tabel 7. Tabel Transportasi Sayuran pada PT. X Daerah
Sumber Daerah Tujuan
Total Penawaran (kg) Kebun 1 2 3 4 5 6 Dummy 967,86 Rp. 823 Rp. 503 Rp. 401 Rp. 372 Rp. 355 Rp. 492 Rp.0 187,54 162,63 169,53 169,37 202,17 66,43 10,19 Total Permintaan (kg) 187,54 162,63 169,53 169,37 202,17 66,43 10,19 967,86
Formulasi model matematis yang dapat dirumuskan berdasarkan tabel transportasi yaitu:
Variabel keputusan (dalam kg):
X11 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 1
X12 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 2
X13 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 3
X14 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 4
X15 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 5
X16 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok 6
X17 = Distribusi Sayuran dari Kebun ke Kelompok Dummy Fungsi tujuan:
Fungsi kendala: X11+ X12+ X13+ X14+ X15+ X16+ X17≤ 967,86 X11≥ 187,54 X12≥ 162,63 X13≥ 169,53 X14≥ 169,37 X15≥ 202,17 X16≥ 66,43 X17≥ 10,19 X11, X12, X13, X14, X15, X16, X17≥ 0 4.4.2 Analisis Primal
Analisis primal memberikan gambaran mengenai jumlah alokasi distribusi optimal setelah dilakukan perhitungan minimalisasi biaya distribusi. Pada analisis primal dihasilkan keluaran variable, value dan reduced cost. Nilai optimal dan reduced cost masing-masing variabel dapat dilihat pada Tabel 8.
Tabel 8. Analisis primal terhadap biaya distribusi per hari Variabel Daerah Tujuan Kelompok Reduced Cost Kondisi Optimal (kg/hari) Kondisi Aktual (kg/hari) Penyimpangan (kg/hari) X11 1 0 187,54 188,36 0,82 X12 2 0 162,63 164,37 1,74 X13 3 0 169,53 170,87 1,34 X14 4 0 169,37 171,27 1,90 X15 5 0 202,17 206,01 3,84 X16 6 0 66,43 66,98 0,55 X17 Dummy 0 10,19 - -Total 978,05 967,86 10,19
Hasil analisis primal pada Tabel 8 menunjukkan bahwa alokasi distribusi optimal sayuran ke tiap kelompok pelanggan berbeda dengan alokasi distribusi aktual PT. X. Total penyimpangan per hari yang terjadi sebesar 10,19 kg. Penyimpangan tersebut mencapai 3.201,03 kg jika dihitung selama tahun 2009. Penyimpangan tersebut dikarenakan tidak tersedianya ukuran sayuran yang benar-benar sesuai dengan berat yang dipesan. Contohnya paprika, pelanggan memesan
3 kg paprika, namun PT. X tidak bisa memenuhi permintaan tersebut tepat pada 3 kg, karena jika ditimbang beberapa buah paprika total beratnya tidak ada yang tepat 3 kg, begitu juga dengan sayuran lainnya. Kelebihan tersebut menjadi kerugian PT. X karena pelanggan hanya membayar sesuai jumlah sayuran yang dipesannya. Tiap kelompok mempunyai penyimpangan dalam alokasi distribusinya. Penyimpangan terbesar terjadi pada kelompok 5, hal ini terjadi karena kuantitas sayuran yang dialokasikan pada kelompok 5 merupakan kuantitas yang paling besar saat distribusi sayuran dilakukan yaitu 206,01 kg. Penyimpangan yang terendah terdapat pada kelompok 6. Hal ini disebabkan karena kuantitas sayuran yang dialokasikan pada kelompok 6 merupakan kuantitas terkecil saat pendistribusian sayuran yaitu sebesar 66,98 kg.
Namun, jika dilihat dari nilai reduced cost pada Tabel 8, tiap kelompok memiliki nilai nol. Nilai nol tersebut menunjukkan bahwa perubahan pada nilai variabel tidak merubah nilai pada fungsi tujuan (total biaya distribusi). Jumlah alokasi distribusi yang dilakukan oleh PT. X tidak mempengaruhi nilai fungsi tujuan. Artinya, walaupun adanya penyimpangan pada alokasi distribusi, biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X masih dalam batas optimal.
4.4.3 Analisis Dual
Analisis dual menggambarkan adanya perbaikan pada nilai fungsi tujuan karena naiknya ketersediaan sumber daya (sayuran) yang dimiliki sebesar 1 unit. Nilai slack atau surplus menunjukkan penggunaan terhadap sumber daya yang dimiliki. Jika nilai slack atau surplus sama dengan nol, maka dapat dikatakan sumber daya yang ada habis terpakai. Sebaliknya jika nilai slack atau surplus bernilai positif, maka adanya kelebihan dalam jumlah sumber daya (sayuran). Nilai dual price menunjukkan besarnya perubahan biaya distribusi yang akan diberikan jika ketersediaan sumber daya ditambah sebesar satu satuan. Analisis dual dapat dilihat pada Tabel 9.
Tabel 9. Analisis dual terhadap volume distribusi sayuran per hari (dalam rupiah)
Kendala Supply dan Demand Slack or Surplus Dual Prices
Kebun 0 0 Kelompok 1 0 -823 Kelompok 2 0 -503 Kelompok 3 0 -401 Kelompok 4 0 -372 Kelompok 5 0 -355 Kelompok 6 0 -492 Dummy 0 0
Dari Tabel 9 terlihat bahwa kendala 1 memiliki nilai slack atau surplus dan nilai dual price sama dengan nol. Artinya, sayuran yang tersedia di kebun habis terpakai dan jika sayuran di kebun ditambah 1 kg, maka biaya distribusi yang dikeluarkan tidak mengalami pengurangan. Pada kendala 2 hingga 7 yaitu kelompok 1, kelompok 2, kelompok 3, kelompok 4, kelompok 5, dan kelompok 6, memiliki nilai slack atau surplus sama dengan nol. Hal tersebut menunjukan seluruh sayuran yang tersedia pada tiap kelompok habis terpakai. Pada kelompok 1, jika ada penambahan permintaan terhadap sayuran sebesar 1 kg, maka biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X akan bertambah sebesar Rp 823. Begitu juga dengan kelompok 2 hingga 6. Jika ada penambahan permintaan sayuran pada kelompok 2 hingga 6 sebesar 1 kg, maka biaya distribusi yang dikeluarkan oleh PT. X secara berurutan akan bertambah sebesar Rp. 503, Rp. 401, Rp. 372, Rp. 355, dan Rp. 429. Jika dilihat dari nilai dual price, kelompok 1 memiliki nilai yang terbesar yaitu Rp. 823. Hal ini terjadi karena total biaya distribusi aktual per hari yang dikeluarkan PT. X untuk kelompok 1 merupakan biaya distribusi yang paling besar yaitu Rp. 155.007 sehingga jika kelompok 1 melakukan penambahan permintaan terhadap sayuran sebesar 1 kg per hari, maka biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X akan bertambah lebih besar dari kelompok lainnya yaitu sebesar Rp. 823.
Pada dummy, nilai slack atau surplus dan nilai dual price memiliki nilai nol. Hal tersebut menunjukkan tidak adanya sayuran yang tersisa dan tidak adanya perubahan pada biaya distribusi yang dikeluarkan oleh PT. X jika adanya penambahan permintaan sayuran sebesar 1 kg. Keberadaan pelanggan dummy ini sebenarnya tidak nyata, namun berfungsi untuk menyeimbangkan antara total permintaan dan total penawaran.
4.4.4 Analisis Sensitivitas
Analisis sensitivitas menggambarkan selang kepekaan apabila terjadi perubahan pada kondisi optimum. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan terhadap nilai koefisien fungsi tujuan (biaya distribusi) maupun perubahan kenaikan atau penurunan pada nilai ruas kanan suatu kendala (penawaran dan permintaan).
4.4.4.1 Analisis Sensitivitas Biaya Distribusi
Analisis sensitivitas pada biaya distribusi menjelaskan interval perubahan nilai koefisien fungsi tujuan yang tidak mengubah nilai optimal variabel keputusan. Besarnya perubahan nilai koefisien fungsi tujuan ditunjukkan pada bagian allowable increase dan allowable decrease. Allowable increase menunjukkan batas maksimum kenaikan terhadap nilai koefisien tujuan agar nilai optimum variabel keputusan tidak berubah. Allowable decrease menunjukkan batas minimum penurunan terhadap nilai koefisien tujuan agar nilai optimum variabel keputusan tidak berubah. Tabel 10 mengkaji analisis sensitivitas terhadap biaya distribusi per kg tiap kelompok pelanggan.
Tabel 10. Analisis sensitivitas terhadap biaya distribusi/kg tiap kelompok pelanggan per hari (dalam rupiah)
Variabel Daerah Tujuan Kelompok Koefisien Allowable Increase Allowable Decrease X11 1 823 INFINITY 823 X12 2 503 INFINITY 503 X13 3 401 INFINITY 401 X14 4 372 INFINITY 372 X15 5 355 INFINITY 355 X16 6 492 INFINITY 492 X17 Dummy 0 INFINITY 0
Pada Tabel 10 terlihat batasan-batasan yang diizinkan ditiap daerah tujuan. Pada variabel X11 yaitu kelompok 1
memiliki nilai allowable increase tak terbatas (infinity) dan nilai allowable decrease sebesar Rp. 823. Artinya apabila biaya distribusi yang dikeluarkan pada kelompok 1 meningkat sebesar tak terhingga atau turun sebesar Rp. 823, maka nilai variabel keputusan tidak mengalami perubahan. Peningkatan tak terbatas tersebut menunjukkan tidak adanya permasalahan terhadap alokasi distribusi optimal jika berapapun besar peningkatan biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X.
Pada kelompok 2, nilai allowable increase sebesar infinity dan nilai allowable decrease sebesar Rp. 503. Artinya, peningkatan biaya distribusi pada kelompok 2 tidak memiliki batasan, sedangkan batas minimum penurunan biaya distribusi yang diperbolehkan sebesar Rp. 503. Jika biaya penurunan biaya distribusi melebihi batas minimun tersebut, maka kondisi optimal akan mengalami perubahan.
Nilai allowable increase dan nilai allowable decrease untuk kelompok 3 berturut-turut yaitu sebesar infinity dan Rp. 401. Jika PT. X mengeluarkan biaya distribusi untuk kelompok 3 sebesar Rp. 0, maka alokasi distribusi optimal tidak akan berubah. Kenaikan biaya distribusi pada
kelompok ini tidak menjadi masalah karena tidak ada batasan dalam kenaikan tersebut.
Pada kelompok 4, nilai allowable increase sebesar infinity. Hal tersebut menunjukkan tidak ada batasan dalam hal kenaikan biaya distribusi. Sedangkan nilai allowable decrease pada kelompok 4 sebesar Rp. 372. Nilai tersebut menunjukkan batas minimum penurunan biaya distribusi yang diperbolehkan agar nilai variabel keputusan tidak mengalami perubahan. Untuk mempertahankan agar alokasi distribusi optimal tidak berubah, maka kelompok 5 harus memiliki batas minimal penurunan biaya distribusi sebesar Rp. 355. Sedangkan untuk batas maksimal kenaikannya, kelompok 5 tidak memiliki batasan. Pada kelompok 6, batas minimum penurunan biaya distribusi yang diperbolehkan hanya sebesar Rp. 492. Jika dilihat dari nilai allowable increase, kelompok 6 memiliki nilai yang sama dengan kelompok lainnya yaitu sebesar infinity.
4.4.4.2 Analisis Sensitivitas Kendala Penawaran dan Permintaan Analisis sensitivitas pada kendala penawaran dan permintaan menunjukkan perubahan nilai ruas kanan yang dapat diperbolehkan agar nilai dual price pada kendala tersebut tidak mengalami perubahan. Interval perubahan nilai ruas kanan kendala yang menunjukkan batas maksimum terdapat pada kolom allowable increase dan batas miminum yang ditunjukkan pada kolom allowable decrease. Kolom-kolom tersebut menunjukkan batasan yang diperbolehkan. Tabel 11 menjelaskan secara rinci hasil dari analisis sensitivitas terhadap kendala penawaran dan permintaan.
Tabel 11. Analisis sensitivitas terhadap kendala penawaran dan permintaan per hari (dalam kg)
Kendala Supply dan Demand
Right Hand Side Allowable Increase Allowable Decrease Kebun 967,86 INFINITY 0 Kelompok 1 187,54 0 187,54 Kelompok 2 162,63 0 162,63 Kelompok 3 169,53 0 169,53 Kelompok 4 169,37 0 169,37 Kelompok 5 202,17 0 202,17 Kelompok 6 66,43 0 66,43 Dummy 10,19 0 10,19
Dari Tabel 11 menunjukkan bahwa pada kendala penawaran memiliki nilai allowable increase tak terbatas (infinity) dan nilai allowable decrease sama dengan nol. Artinya jika penawaran sayuran meningkat sebesar tak terbatas dan menurun sebesar 0 kg atau tidak mengalami penurunan, maka nilai dual price (nilai solusi optimal) tidak akan berubah. Peningkatan tak terbatas tersebut menunjukkan tidak adanya permasalahan terhadap nilai dual price jika berapapun besar peningkatan jumlah penawaran oleh PT. X.
Pada kendala permintaan, kelompok 1 memiliki nilai allowable increase dan allowable decrease berturut-turut sebesar 0 kg dan 187,54 kg. Artinya, biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X akan meningkat jika adanya peningkatan dalam permintaan sayuran pada kelompok 1, sedangkan penurunan permintaan terhadap sayuran hanya diizinkan menurun sebesar 187,54 kg. Jika melebihi batas penurunan tersebut, maka biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X akan mengalami peningkatan.
Pada kelompok 2, nilai allowable increase sebesar 0 kg dan nilai allowable decrease sebesar 162,63 kg. Hal ini menunjukkan batas maksimal peningkatan terhadap sayuran dan batas minimum penurunan terhadap sayuran berturut-turut yang tidak mengubah nilai solusi optimal yaitu sebesar
0 kg dan 162,63 kg. Nilai allowable increase dan nilai allowable decrease pada kelompok 3 yaitu sebesar 0 kg dan 169,53 kg. Jika alokasi distribusi optimal pada kelompok 3 tidak mengalami peningkatan dan menurun menjadi 0 kg, maka nilai solusi optimal tidak akan mengalami perubahan.
Untuk mempertahankan agar nilai solusi optimal tidak mengalami perubahan, maka peningkatan dan penurunan permintaan terhadap sayuran pada kelompok 4 hanya diperbolehkan secara berturut-turut sebesar 0 kg dan 169,37 kg. Kelompok 5 merupakan kelompok yang memiliki nilai allowable decrease terbesar dengan nilai sebesar 202,17 kg, sedangkan kelompok 6 merupakan kelompok yang memiliki nilai allowable decrease paling kecil yaitu sebesar 66,43 kg. Hal ini dikarenakan total alokasi distribusi aktual pada kelompok 5 merupakan alokasi terbesar yaitu sebesar 206,01 kg, sedangkan total alokasi distribusi aktual pada kelompok 6 merupakan alokasi distribusi paling kecil diantara kelompok lainnya yaitu sebesar 66,98 kg. Jika dilihat dari nilai allowable increase, biaya distribusi yang dikeluarkan PT. X akan mengalami peningkatan jika kelompok 5 dan kelompok 6 meningkatkan permintaannya terhadap sayuran.
4.5 Implikasi Manajerial
Penelitian ini mengkaji optimalisasi distribusi sayuran yang dapat meminimalisasi biaya distribusi yang dikeluarkan oleh PT. X. Dengan diketahuinya alokasi distribusi optimal dari analisis primal, maka PT. X dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi selama tahun 2009 dengan cara membandingkan alokasi distribusi optimal dengan alokasi distribusi aktual PT. X.
Berdasarkan hal tersebut, optimalisasi distribusi sayuran berimplikasi terhadap manajemen fungsional lainnya pada PT. X. Dalam hal ini, optimalisasi distribusi sayuran merupakan bagian dari manajemen
produksi dan operasi. Implikasinya terhadap manajemen keuangan dan akuntansi, manajemen pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia. Implikasi manajerial dalam optimalisasi distribusi sayuran dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Produksi dan operasi
a. Mengalokasikan sayuran yang dipasok kepada tiap pelanggan secara optimal.
b. Mempercepat proses distribusi sayuran dari kebun.
c. Mempercepat proses penyortiran, pengemasan, pengecekan dan pemuatan ke tiap mobil box saat di kantor.
d. Mempertahankan jalur distribusi tiap kendaraan saat ini untuk waktu kedepan.
2. Keuangan dan akuntansi
a. Menambah anggaran pengeluaran yang dialokasikan untuk penambahan kendaraan khususnya motor yang digunakan untuk mendistribusikan sayuran yang lokasinya susah dilalui oleh mobil box. b. Pembuatan perjanjian khusus yang terkait dengan kelebihan pasokan
sayuran ke tiap pelanggan. 3. Pemasaran
Mengantisipasi adanya permintaan yang meningkat. Jika PT. X menyetujui peningkatan permitaan yang dilakukukan oleh tiap kelompok pelanggan, maka PT. X akan mengeluarkan biaya distribusi yang lebih besar dari sebelumnya.
4. Sumber daya manusia
a. Perekrutan staff pengiriman khususnya staff yang akan ditempatkan pada pendistribusian sayuran ke pelanggan yang lokasinya susah dilalui oleh mobil box.
b. Peningkatan kinerja staff pengiriman saat melakukan proses penyortiran, pengemasan, pengecekan dan pemuatan ke tiap mobil box.
