ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Starsindo Logistics berdiri pada tanggal 13 Desember 1999 dengan Nomor Surat Ijin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUJPT) adalah B.502/AL.003/KW.IX/99 dan memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak yaitu 1.904.232.4.035. Pemrakarsa berdirinya perusahaan ini yaitu kelompok profesional muda yang bergabung dengan latar belakang manajerial yang berbeda. Lokasi usaha perusahaan pertama kali terletak di Ruko Sunter Prima di Sunter, Jakarta Utara.
Pada saat awal berdirinya perusahaan di bidang usaha freight forwarding ini, pelayanan yang dilayani untuk pelanggan hanya mencakup pelayanan Ekspedisi Muatan Kapal Laut (EMKL) saja. EMKL adalah usaha pengurusan dokumen dan muatan yang akan diangkut melalui kapal atau yang berasal dari kapal. Pada pelayanan eskpor, EMKL akan membantu pemilik barang membukukan muatan pada agen pelayaran, mengurus dokumen dengan Bea Cukai dan instansi terkait lainnya untuk membawa barang dari gudang pemilik ke dalam pelabuhan.
Sebagai perusahaan baru dalam industri logistic, perusahaan ini menyadari posisinya bukan sebagai perusahaan nomor satu. Namun dengan semangat profesionalitas, kerja sama dan hubungan yang baik dengan rekan kerja, perusahaan ini mempunyai disiplin dasar untuk menjadi perusahaan freight
forwarding specialist. Melalui perubahan manajemen, maka diciptakanlah pelayanan berupa business unit trucking. Pada awal usaha trucking, perusahaan hanya memiliki 4 buah truk dan seiring dengan waktu terus berkembang dan hingga saat ini mampu memiliki truk sebanyak 39 buah.
Pada pengembangan pelayanan selanjutnya, perusahaan ini melebarkan sayap aktivitasnya hingga sampai pada aktivitas freight forwarding international serta mulai membangun network dengan agen-agen di luar negeri. Cakupan pelayanan internasional dimulai dengan membangun jaringan dalam negara-negara ASEAN dan hingga saat ini dikembangkan mencapai seluruh dunia.
Saat ini perusahaan bergerak di bidang NVOCC (Non Vessel Operating Common Carrier) dalam jenis industri pelayaran internasional. Perusahaan NVOCC dapat dikatakan sebuah usaha perkapalan yang tidak mempunyai kapal.
Untuk mengirimkan peti kemasnya, NVOCC menggunakan ocean bill of lading, sedangkan untuk para pelanggannya ditarik biaya dengan menggunakan house bill of lading. Keuntungan perusahaan NVOCC diperoleh dari perbedaan antara freight dari peti kemas yang dibayar kepada carrier dan freight parcel yang ditarik dari pelanggannya.
Kantor pusat PT. Starsindo Logistics saat ini berada di Komplek Ruko Sunter Danau Permai Blok E no 17-18, Jl. Danau Sunter Utara Blok K-2 Sunter Agung Jakarta. Selain memiliki kantor pusat, perusahaan juga memiliki kantor Branch di Surabaya serta sub Branch di Cikarang dan Semarang.
Starsindo merupakan perusahaan yang menyadari bahwa bisnis yang saat ini dijalani membutuhkan komitmen, kepercayaan dan konsistensi. Semua hal itulah yang ditawarkan kepada pelanggan. Pendekatan yang berbeda pada
PT. Starsindo adalah adanya kombinasi integrasi antara transportasi dengan fasilitas maksimum dan sumber daya yang memungkinkan perusahaan untuk mengirimkan barang dan proyek dalam cara yang lebih bervariasi. Dan pada akhirnya, dapat memenuhi kebutuhan dengan tepat waktu, pada setiap waktu. Dengan strategi aliansi dengan para agen di seluruh dunia, dimana masing-masing memiliki afiliasi yang kuat, perusahaan siap memenuhi kebutuhan global yang luas.
PT. Starsindo Logistics sendiri memiliki unit bisnis yang bergerak di bidang transportasi sekaligus sebagai depo container sebagai tempat penyimpanan truk yaitu PT. Dianmatra Jalasindo Transport yang berlokasi di Jl. Raya Cakung-Cilincing Km.2 No. 19 Cakung Barat, Jakarta.
Bidang-bidang usaha yang saat menjadi pelanggan PT. Starsindo diantaranya adalah; kertas (Papyrus Sakti, Surabaya Agung), elektronik (Toshiba, Panasonic), makanan dan minuman (Nabisco Food, Kraft Ultra Jaya), farmasi (Bayer Indonesia) serta Furniture (Karya Mega Kencana, Indo Creative).
3.1.2 Jenis Pelayanan Perusahaan
PT. Starsindo Logistics merupakan perusahaan yang bergerak pada pelayanan logistik meliputi; Freight, Sea Freight dan Trucking. Jangkauan pelayanan yang dilayani perusahaan mencakup domestik dan internasional.
Jenis pelayanan yang dilayani yaitu berupa: • EMKL
Merupakan pelayanan yang mencakup trucking yaitu kegiatan keberangkatan truk dari depo menuju job-side (gudang) pelanggan dan melakukan stuffing atau pemuatan barang ke dalam container. Setelah itu truk beserta container yang telah diisi akan berangkat menuju pelabuhan. Selain mencakup kegiatan trucking, EMKL termasuk aspek handling barang, dokumen serta custom clearance.
• Trucking
Merupakan jenis pelayanan yang dimulai dari keberangkatan truk beserta container kosong menuju gudang pelanggan. Setelah dilakukan muat barang ke dalam container (stuffing), maka truk akan berangkat menuju pelabuhan. Rangkaian kegiatan itulah yang disebut kegiatan trucking. • Sea Freight
Merupakan jenis pelayanan berupa pengangkutan dengan menggunakan Shipping Line dari mulai satu pelabuhan hingga pelabuhan tujuan saja (shipping).
• Air Freight
Merupakan pelayanan berupa pengangkutan barang yang biasanya berupa dokumen, sample dengan menggunakan airline dari bandara hingga bandara tujuan saja.
• Custom Clearance
Merupakan pelayanan dalam pengurusan dokumen Kepabeanan (ekspor impor) di Dinas Bea Cukai termasuk dokumen Bill of lading dan lainnya. • Warehousing
Pelayanan ini merupakan pelayanan berupa pergudangan dimana dimungkinkan adanya konsolidasi antar pesanan yang berjumlah kurang dari satu container (hanya beberapa kubik) untuk dikonsolidasikan.
• Container Depo
Pelayanan ini merupakan pelayanan dalam menyediakan depo atau tempat penyimpanan container baik untuk container agen maupun container luar yang akan dititipkan di depo perusahaan.
• Project Service
Merupakan pelayanan yang dilayani berdasarkan pada proyek-proyek khusus tertentu atas pemintaan pelanggan.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan kegiatan usahanya serta sebagai arah dalam mencapai tujuannya setiap perusahaan memiliki visi dan misi yang jelas. Demikian pula dengan PT. Starsindo Logistics yang turut mempunyai visi dan misi untuk menentukan arah bisnisnya. Adapun visi dari PT. Starsindo Logistics adalah ”Menjadi partner utama sebagai perusahaan freight forwarding specialists yang memiliki komitmen, konsistensi serta terpercaya dalam cakupan domestik”.
Sementara itu misi PT. Starsindo yaitu berupa:
• Memenuhi kebutuhan logistik global yang luas dengan diiringi pelayanan yang optimum.
• Mengembangkan sumber daya manusia sebagai aset penting dalam setiap proses kerja.
• Memiliki hubungan sinergi yang erat dengan klien, agen dan carrier.
Perusahaan ini juga memiliki tagline bisnisnya yaitu ”From Anywhere In The World, We Make Your Destinations Closer”. Sehingga kemanapun tujuan pelanggan dalam mengirimkan produknya, semuanya akan menjadi mudah jika menggunakan jasa perusahaan PT. Starsindo Logistics.
3.1.4 Struktur Organisasi
Dalam rangka pencapaian tujuan-tujuan organisasi, dibutuhkan suatu struktur organisasi untuk menentukan rentang kendali serta pendelegasian wewenang di dalamnya. Struktur yang telah diatur dan disepakati bersama menjadi pola baku yang membantu dalam mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab serta untuk memudahkan jalur pengambilan keputusan. Akan tetapi wewenang dan tanggung jawab di dalam struktur ini pun bersifat fleksibel dimana mungkin saja terjadi penyesuaian tanpa harus merubah struktur yang sudah ada. Tingkatan dalam struktur menjadi jalur komunikasi formal dalam memperoleh informasi, laporan serta arus dokumen.
PT. Starsindo Logistics memiliki struktur organisasi yang dipimpin oleh seorang Managing Director yang sesuai kemampuan dan pengalaman dapat
secara leluasa memberikan saran dan arahan terhadap wewenang khusus dibagian bawahnya. Managing Director membawahi Operational Director, Commercial Director, Business Director serta Finance Director.
Struktur organisasi perusahaan ini digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Starsindo Logistics
Managing Director Operational Director Commercial Director BRANCH Jakarta Branch Surabaya EMKL Overseas Freight Business Unit Freight Business Unit Trucking Business Director Financial Operation Manager Sales Manager Customer Service Manager Buying Freight Manager Sub Branch CIkarang Finance Director Finance Controller IT Manager Operation Manager Accounting and Tax Manager
3.1.5 Wewenang dan Tanggung Jawab
Struktur organisasi membantu penelusuran wewenang dan tanggung jawab yang jelas. Uraian wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam PT. Starsindo Logistics adalah:
1. Managing Director
Managing director berada pada posisi teratas corporate dalam struktur organisasi dan memimpin direktur-direktur pada tingkatan dibawahnya dengan uraian tanggung jawab yaitu:
• Menjadi decision maker pada saat mengatasi permasalahan-permasalahan yang bersifat strategik.
• Berwewenang membawahi seluruh direktur sampai dengan staff corporate maupun Branch.
• Merencanakan langkah-langkah strategik sehubungan dengan masa depan perusahaan.
2. Operational Director
Direktur yang berada pada posisi ini berkonsentrasi pada proses bisnis Branch di Jakarta, Surabaya dan sub Branch yang ada di Cikarang. Direktur ini memiliki uraian tanggung jawab yaitu:
• Membawahi dan mengawasi serta menentukan langkah strategik terkait dengan cakupan Branch dan sub-Branch.
• Membawahi operasional perusahaan yang dikategorikan sebagai cost-center, dimana bagian dibawahnya hanya berfungsi mengeluarkan uang dalam aktivitas operasionalnya.
• Membawahi Manager-Manager yaitu; Financial Operation, Customer Service, Buying Freight, Operation, Sales Manager
3. Commercial Director
Sebagai direktur yang mencakup komersialisasi, tanggung jawab yang dimiliki pada posisi ini adalah:
• Merancang, membuat dan mengemas produk layanan yang akan diberikan kepada pelanggan yaitu mencakup EMKL (handling serta trucking), overseas dan freight.
• Mendelegasikan keputusan jenis produk yang dihasilkan untuk diarahkan dan dikirimkan kepada Branch ataupun sub-Branch kemudian ditawarkan kepada pelanggan.
4. Business Director
Business Director berfokus pada tanggung jawab yaitu: • Mengarahkan operasional bisnis unit trucking dan freight. • Memimpin operasional trucking serta maintenance truk.
• Berorientasi dalam menjalankan departemen yang berfungsi sebagai profit-center, yang memberi pemasukan bagi perusahaan melalui bisnis unit trucking.
5. Finance Director
Finance Director membawahi Manager finance controller, dan accounting and tax serta teknologi informasi. Direktur ini sekaligus mempunyai tanggung jawab:
• Mengarahkan Manager-Manager yang berada di bawahnya dalam cakupan keuangan.
• Melakukan langkah-langkah strategis mencakup keuangan corporate. • Mengawasi dan mengalokasikan sumber daya keuangan ke bagian-bagian
yang dianggarkan.
6. Branch Manager
Branch Manager (Jakarta dan Surabaya) merupakan Manager yang meneruskan delegasi yang dihasilkan oleh dewan corporate dalam pelaksanaan operasionalnya. Tanggung jawab yang dimilikinya adalah:
• Mengarahkan dan memimpin financial operation, customer service, buying freight, operation, dan sales Manager.
• Memimpin Branch sebagai sumber operasional perusahaan dalam pelayanan bisnis jasa yang digunakan oleh pelanggan.
• Manajer Branch Jakarta dan Surabaya sedikit berbeda, dimana manajer Branch Surabaya tidak membawahi bisnis unit trucking Surabaya. Untuk pemenuhan pemesanan untuk wilayah Surabaya, digunakan outsorce rekanan bisnis.
7. Sub Branch Manager
Sub-Branch Manager membawahi kantor Branch pembantu. Kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya adalah:
• Membawahi operasional sales marketing dan customer service. • Melakukan penawaran jasa kepada calon pelanggan dan pelanggan. • Menindaklanjuti permintaan pesanan kepada Branch Jakarta.
8. Overseas Commercial Manager
Manager komersialisasi luar negeri mempunyai tanggung jawab spesifik: • Merencanakan rute-rute pelayanan yang mempunyai pangsa pasar
internasional yang cukup besar.
• Membentuk dan melakukan pendekatan dengan agen-agen yang berada di luar negeri sebagai negara tujuan pelayanan yang lebih luas.
• Menganalisa cost-benefit analysis mengenai negara-negara yang memungkinkan untuk dijadikan negara tujuan.
9. EMKL Commercial Manager
Manager komersialisasi EMKL memiliki tanggung jawab pekerjaan yaitu sebagai berikut:
• Merancang kegiatan EMKL yang selanjutnya menjadi produk perusahaan.
• Melakukan perencanaan strategik terhadap komersialisasi produk EMKL yang akan ditawarkan kepada Branch maupun sub-Branch.
10. Freight Commercial Manager
Manager komersialisasi Freight memiliki tanggung jawab pekerjaan yaitu sebagai berikut:
• Merencanakan, menentukan jenis kemasan Freight yang akan ditawarkan kepada pelanggan melalui Branch dan sub-Branch.
• Melakukan kerja-sama strategik dengan perusahaan penyedia jasa vessel.
11. Business Unit Trucking Manager
Manajer bisnis unit trucking merupakan manajer yang berfokus pada operasional dan maintenance kegiatan trucking. Tanggung jawab yang ada yaitu: • Menentukan prosedur operasi yang ada dalam kegiatan trucking.
• Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional bisnis trucking.
12. Business Unit Freight Manager
Manajer bisnis unit freight merupakan manajer yang berfokus pada operasional dan maintenance kegiatan freight. Tanggung jawab yang ada yaitu: • Menentukan prosedur operasi yang ada dalam kegiatan freight.
• Mengarahkan dan mengawasi kegiatan operasional bisnis freight..
13. Finance Controller Manager
Finance Controller Manager merupakan manajer yang memiliki tanggung jawab sehubungan keuangan, yaitu:
• Melakukan pengalokasian anggaran keuangan tingkatan corporate hingga Branch dan sub Branch.
• Meneruskan keputusan atas alokasi sumber daya keuangan kepada Branch maupun sub Branch pembantu.
• Mengawasi dan mengecek penggunaan anggaran keuangan pada perusahaan.
14. Accounting and Tax Manager
Accounting and tax Manager bertanggung jawab dalam menangani tanggung jawab sebagai berikut:
• Memimpin staf-staf yang bertanggung jawab atas permasalahan akuntansi serta perpajakan baik tingkatan corporate hingga sub Branch.
15. IT Manager
Manager informatika ini merupakan Manager yang bertanggung jawab atas:
• Penggunaan sumber daya informasi teknologi di corporate hingga sub Branch pembantu dalam operasional bisnis.
• Menentukan langkah strategik dalam mengefisiensikan biaya melalui teknologi informasi.
• Membawahi staf-staf yang menangani permasalahan-permasalahan seputar teknologi di corporate.
16. Financial Control Manager
Manajer di tingkatan Branch ini bertanggung jawab atas:
• Pengawasan operasional keuangan tingkatan Branch dalam transaksi sehari-hari
• Menentukan kebutuhan anggaran keuangan tingkatan Branch.
• Meneruskan pengalokasian sumber daya keuangan dari tingkatan corporate.
17. Customer Service Manager
Customer Service Manager ini bertanggung jawab penuh atas:
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan melalui langkah-langkah strategis untuk diteruskan kepada staf customer service.
• Menentukan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam permasalahan-permasalahan khusus terkait pelanggan.
• Menentukan operating procedure yang tepat terkait pre-ordering hingga post-ordering atas pesanan pelanggan.
18. Buying Freight Manager
Buying freight Manager merupakan manajer yang bertanggung jawab atas:
• Mengambil keputusan-keputusan strategik terkait dengan penyedia jasa freight, yaitu carrier company.
• Melakukan pendekatan atau hubungan interpersonal dengan pihak penyedia jasa untuk menghasilkan hubungan yang sinergi.
• Menentukan perusahaan freight yang tepat baik dari sisi penjadwalan, biaya maupun efektivitas.
19. Operation Manager
Manajer ini merupakan manajer yang bertanggung jawab akan aspek operasional tingkatan Branch, yaitu:
• Menentukan operating prosedur yang tepat dalam aktivitas operasional terutama order processing.
• Mengambil keputusan-keputusan terkait permasalahan dalam operasional bisnis dalam pemenuhan pesanan.
20. Sales Manager
Manajer ini merupakan manajer yang berwewenang membawahi staf penjualan dan pemasaran serta bertanggung jawab atas:
• Menentukan langkah-langkah pemasaran terbaik untuk meningkatkan penjualan atas pesanan pelanggan.
• Menentukan target penjualan yang harus dicapai.
• Mengamati dan mengawasi aktivitas penjualan dari waktu ke waktu agar tetap berjalan sesuai target yang teah ditetapkan.
• Mempertanggung-jawabkan hasil penjualan kepada tingkatan direktur.
3.2 Transaksi Ekspor Impor
Transaksi perdagangan luar negeri yang lebih dikenal dengan istilah ekspor-impor pada dasarnya adalah suatu transaksi yang sederhana dan tidak lebih dari membeli dan menjual barang antara pengusaha-pengusaha yang bertempat di negara-negara yang berbeda. Aturan baku yang mengatur tentang perdagangan tersebut adalah Incoterm 2000 (Term of International Trade).
Transaksi ekspor-impor secara langsung berpengaruh terhadap pertumbuhan ekonomi dari negara-negara yang terlibat di dalamnya. Bagi perkembangan perekonomian Indonesia, transaksi ekspor-impor ini pun merupakan salah satu kegiatan ekonomi yang sangat penting.
Dalam situasi perekonomian dunia yang masih belum menggembirakan saat ini, berbagai usaha telah dilaksanakan pemerintah Indonesia. Usaha yang diharapkan dalam meningkatkan pencarian sumber-sumber devisa antara lain adalah meningkatkan transaksi ekspor dan menekan pengeluaran devisa dengan cara membatasi aktivitas impor.
Negara-negara tujuan ekspor yang paling utama adalah Jepang, Amerika Serikat, Singapura, Belanda, Korea Selatan, Hongkong, Jerman, Taiwan, Inggris, Australia, dan Cina. Sedangkan untuk impor adalah Jepang, Amerika Serikat, Singapura, Jerman, Australia, Taiwan, Inggris, Cina, Kanada dan Belanda.
3.2.1 Proses Ekspor-Impor
Proses Ekspor Impor memiliki rangkaian kegiatan-kegiatan, dimana pada setiap kegiatan tersebut melibatkan dua hal, yaitu barang dan dokumen. Proses tersebut tergambar dengan jelas melalui gambar kegiatan ekspor impor berikut:
3.2.2 Pelayanan EMKL
Dalam container terdapat dua jenis yaitu; Containerized Cargo dan Non Containerized Cargo. Containerized Cargo adalah pengiriman barang melalui peti kemas (container) dan mempunyai berbagai macam tipe, Full Container Load (FCL) serta Less Container Load (LCL).
Pada FCL, pengiriman barang dilakukan pada seluruh ruangan dalam container, sehingga seluruh barang dalam satu peti kemas tersebut menjadi milik satu pihak yaitu pemilik barang tersebut. Hal tersebut berbeda dengan LCL, dimana pemilik barang hanya mengirim barang dalam jumlah sedikit dan tidak memenuhi keseluruhan isi ruangan containter, maka selanjutnya barang tersebut akan dikumpulkan oleh konsolidator di gudang mereka. Sedangkan Non Containerized Cargo berupa breakbulk yang pengirimannya dilakukan bukan dalam bentuk container, misalnya pengiriman semen.
Pelayanan EMKL dimulai dari pengiriman Shipping Instruction oleh pelanggan kepada perusahaan freight forwarding. Normalnya pengiriman Shipping Instruction dilakukan dua hari menjelang tanggal stuffing. Shipping Instruction berisi lokasi job-side pelanggan, volume pengiriman serta tanggal stuffing. Atas dasar Shipping Instruction itulah perusahaan akan memulai kegiatan EMKL.
Perusahaan akan membuat Shipping Instruction sendiri kepada shipping line berdasarkan Shipping Instruction yang telah dikirimkan oleh pelanggan. Kemudian pihak shipping line akan membuat delivery order untuk mendapatkan container, jadwal sandar dan terminal kapal mereka kemudian. Berdasarkan delivery order itu, maka PT. Starsindo akan membuatkan surat jalan kepada unit
bisnis trucking perusahaan dan memberangkatkan truk ke depo shipping line. Proses tersebut menjadi proses pertama dalam gambar 3.2.
Berdasarkan surat jalan dan delivery order dari shipping line, maka truk akan berangkat ke job side pelanggan untuk melakukan stuffing barang ke dalam container. Proses tersebut menjadi proses kedua dalam gambar 3.2. Saat melakukan stuffing, pelanggan akan memberikan packing list kepada PT. Starsindo, yaitu informasi mengenai detail barang yang ada di dalam container. Pelanggan juga akan memberikan invoice kepada importir mereka untuk dilakukan pengurusan pajak ekspor kepada dinas Bea Cukai. Setelah mendapat packing list, divisi operasional harus langsung membuat Persetujuan Ekspor Barang (PEB) melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI) yang terhubung dengan Bea Cukai. Baru setelah mendapat respon EDI itulah pewewenang operasional akan berangkat menuju dinas Bea Cukai untuk mendapatkan kartu kuning tanda diperbolehkannya truk masuk ke dalam area pelabuhan.
Setelah container terisi oleh barang pelanggan, maka truk akan berangkat menuju Port of Loading (pelabuhan). Proses tersebut menjadi proses ketiga dalam gambar 3.2. Truk baru diperbolehkan masuk ke dalam gerbang pelabuhan setelah mendapat kartu kuning dari petugas operasional.
Setelah truk memasuki area pelabuhan, maka container akan masuk ke dalam terminal yang telah ditentukan dalam delivery order shipping line. Proses tersebut menjadi proses ketiga dalam gambar 3.2. Rangkaian kegiatan tersebut dinamakan kegiatan trucking dimana berakhir setelah container memasuki terminal kapal.
Transaksi seperti ini disebut juga sebagai Free On Board (FOB), yaitu produsen menjual barangnya sampai di atas kapal (Port of loading) negara asal. Jadi kegiatan EMKL adalah rangkaian kegiatan yang melibatkan proses trucking dan juga handling document kepabeanan.
3.2.3 Pelayanan Freight
Selain pelayanan EMKL yang telah dibahas di atas, pelayanan yang menjadi pelayanan utama dalam kegiatan ekspor impor adalah pelayanan freight. Pelayanan freight bisa tergabung dalam pelayanan EMKL (integrated EMKL freight) ataupun pelayanan berupa freight semata. Freight merupakan jenis pelayanan kapal laut yang menyediakan space, schedule dan rate berdasar tujuan yang menjadi tujuan. Pelaku utama dalam pelayanan freight adalah Shipping Line, perusahaan freight forwarding dan agen.
Peran perusahaan dalam freight terbagi menjadi dua, yaitu: 1. Carrier Own Container (COC)
COC merupakan perusahaan yang memiliki vessel atau kapal sendiri, dan biasa disebut Shipping Line. Shipping Line juga memiliki container sendiri yang disewakan. Shipping Line ini menjual space, rate, destination dan schedule kepada pelanggan yang ingin melakukan transaksi ekspor maupun impor.
Pihak yang menjadi pelanggan bagi perusahaan COC bisa berupa pelanggan yang ingin melakukan transaksi ekspor impor atas barangnya sendiri atau pelanggan yang disebut perusahaan freight forwarding. Perusahaan freight forwarding akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian SOC.
PT. Starsindo membeli schedule, rate dan space dari Shipping Line berdasar tujuan yang menjadi tujuan pelanggan. Schedule, rate dan space sudah dapat diperoleh sebulan sebelumnya. Namun ketiga aspek tersebut masih bisa berubah seiring dengan waktu. PT. Starsindo hanya mengambil keuntungan dari harga beli atas Shipping Line dikurangi harga jual ke pelanggan.
Contoh perusahaan yang menjadi Shipping Line PT. Starsindo diantaranya; Samudera Shipping Line, Caraka Line, NYK Line, Jameson Freight, HUB Line, Jasatama dan lainnya.
2. Shipper Own Container (SOC)
Perusahaan yang bergerak sebagai SOC biasa disebut juga perusahaan freight forwarding atau NVOCC. Perusahaan ini tidak memiliki kapal dan container sendiri. Namun perusahaan ini menjadi agen dari principal perusahaan Shipping Line tertentu. Penunjukkan agen ini membuat perusahaan NVOCC bertindak seperti Shipper Own Container, dimana perusahaan diartikan memiliki kapal sendiri atas kerjasama keagenan dengan Shipping Line.
Perusahaan SOC ini mengumpulkan schedule, rate dan space pada tujuan-tujuan yang menjadi cakupan perusahaan Shipping Line. Perusahaan jenis SOC memiliki keuntungan dengan menjadi agen tunggal di suatu negara, di mana penetapan schedule, rate dan space sudah bisa dilakukan setiap bulannya di akhir minggu berdasar release yang dikeluarkan oleh principal-nya. Selain itu, harga yang ditawarkan ke pelanggan dapat menjadi lebih murah dibandingkan dengan menggunakan jasa shipping lain seperti perusahaan NVOCC.
PT. Starsindo Logistics merupakan perusahaan NVOCC, atau disebut juga sebagai freight forwarding, dimana tidak mempunyai kapal sendiri. Namun PT. Starsindo Logistics telah menjadi SOC dari perusahaan Orient Shipping Container Line (OSCL) untuk tujuan yang menjadi cakupan dari OSCL.
Dengan dipercayanya PT. Starsindo sebagai agen tunggal di Indonesia, maka perusahaan dapat berlaku seperti memiliki vessel atau kapal sendiri untuk tujuan-tujuan yang menjadi cakupan dari OSCL.
Tujuan-tujuan freight yang menjadi fokus (focus destination) PT. Starsindo dalam melayani pelanggan yaitu; Singapore, Port Klang, Penang, Pasir Gudang, Manila, Bangkok, Colombo dan Vietnam. Sedangkan untuk tujuan-tujuan yang diluar tujuan-tujuan fokus, biasa disebut juga irregular destination.
Komponen biaya yang ada di dalam pelayanan Freight terdiri dari: • Ocean Freight
Komponen biaya ini merupakan biaya dasar atas jasa freight. • Track Charges
Komponen biaya ini merupakan biaya lain seperti PSS (Peak Season Surcharge), CAF (Currency Adjustment Factor) serta EFS (Emergency Fuel Surcharge). Komponen-komponen biaya ini pada umumnya sudah ditetapkan oleh pemerintah.
• Port Charges
Komponen biaya yang berbeda berdasarkan port (pelabuhan) tujuan. Namun pada umunya pelanggan yang ada hanya menanyakan harga secara keseluruhan, tidak berdasar masing-masing komponen.
Kegiatan freight dimulai saat container dimasukkan ke dalam kapal seperti tampak dalam proses kelima dalam gambar 3.2. Berdasarkan dokumen-dokumen muat yang telah diurus dalam handling document, maka container sudah dapat dimasukkan ke dalam kapal. Setelah kapal berangkat, maka shipping line akan menerbitkan ocean Bill of Lading atau disebut juga ocean B/L. Petugas operasional akan mengambil ocean B/L tersebut dan bagian divisi freight akan menerbitkan house B/L yang ditujukan kepada pelanggan. Berdasarkan house B/L yang dikirimkan oleh pelanggan kepada importir itulah maka container yang telah dimuat di dalam kapal dapat dibongkar di pelabuhan negara importir.
3.3 Proses Bisnis Berjalan
3.3.1 Proses Bisnis Secara Umum
Menurut survey dan wawancara yang telah dilakukan ke PT. Starsindo Logistics, penulis memperoleh temuan rangkaian kegiatan proses bisnis yang ada di perusahaan adalah sebagai berikut:
Penjelasan berdasar gambar diatas adalah:
1. Staf pemasaran menawarkan jasa pelayanan kepada calon pelanggan mengenai produk-produk dan rute-rute pelayanan yang dilayani perusahaan.
2. Calon pelanggan melakukan permintaan pesanan terhadap pelayanan yang ditawarkan perusahaan.
3. Bagian penjualan menambahkan data pelanggan baru tersebut ke dalam database pelanggan.
4. Bagian penjualan menginformasikan permintaan pesanan yang telah dipesan kepada bagian customer service (CS) dan CS akan menerima Shipping Instruction (SI) sebagai bukti pemesanan pelanggan.
5. Bagian customer service mengkonfirmasikan pesanan pelayanan kepada bagian traffic untuk mengatur penjadwalan baik penjadwalan truk maupun freight dan juga dokumen.
6. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian trucking atas pesanan jasa trucking yang dipesan.
7. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian handling dokumen untuk memperisapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
8. Bagian trafik meneruskan pesanan kepada bagian trucking atas pesanan jasa freight yang dipesan.
9. Bagian trucking mengkonfirmasikan pesanan jasa kepada bisnis unit trucking di depo Cilincing.
Pengaturan yang dilakukan adalah dalam mengatur pemakaian truk perusahaan dalam pemenuhan pesanan pelanggan dan pembuatan surat jalan.
10. Truk yang akan diberangkatkan tersebut akan menuju gudang pelanggan dan melakukan muat barang (Stuffing) di gudang pelanggan.
11. Bagian handling document akan mengirimkan form Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) kepada Bea Cukai melalui sistem Electronic Data Interchange (EDI).
12. Bagian freight menindaklanjuti pesanan freight kepada shipping line dengan mengirimkan Shipping Instruction (SI) dan akan memperoleh Delivery order (DO) sebagai tanda bukti penggunaan jasa shipping line.
13. Truk yang sudah berisi container barang pelanggan akan menuju terminal keberangkatan (Port of Departure) dan siap melakukan kegiatan freight.
14. Setelah kapal laut berangkat, maka Shipping Line akan memberikan Bill of lading (B/L) kepada perusahaan yang akan diteruskan kepada pelanggan.
15. Bagian trucking melaporkan pesanan trucking yang telah selesai dilaksanakan kepada bagian sales administrasi.
16. Bagian handling melaporkan pesanan handling yang telah selesai dilaksanakan kepada bagian sales administrasi.
17. Bagian freight melaporkan pesanan trucking yang telah selesai dilaksanakan kepada bagian sales administrasi.
18. Bagian sales administrasi melaporkan pesanan kepada bagian invoicing untuk melakukan penagihan biaya pelayanan.
19. Bagian customer service melakukan konfirmasi pelayanan (pasca-ordering) kepada pelanggan atas status pelayanan yang dipesan.
20. Bagian Invoicing melakukan penagihan kepada pelanggan atas pelayanan yang telah dilaksanakan.
3.3.2 Proses Berhubungan Dengan Pelanggan
Manajer marketing dan sales menggunakan perencanaan mengenai internal staf marketing dan sales melakukan pencarian pelanggan baru atau tidak. Karena dalam perusahaan jasa, yang lebih penting adalah melakukan hubungan atau relasi dengan pelanggan yang sudah ada (existing customer). Dalam penelusuran calon pelanggan pada tahap pre-ordering, data-data prospek pelanggan didapat dari relasi masing-masing staf marketing, sumber data umum (katalog pameran-pameran dari kegiatan exebition, buku yellow pages) dan sumber data khusus (prospektus pelanggan melalui litbang Kamar Dagang dan Industri, katalog Business-to-Business). Selain itu yang paling utama adalah daftar manifestama administrasi pelabuhan.
Pada saat ini penawaran yang dilakukan kepada calon pelanggan maupun pelanggan bisa melalui telepon, e-mail ataupun fax. Respon positif dari calon pelanggan dan pelanggan terhadap penawaran pelayanan akan ditindaklanjuti dalam tahap order processing.
Proses dalam pemenuhan pesanan yang dilakukan oleh pelanggan merupakan tahap yang termasuk sebagai tahap order-processing. Setelah pelanggan memastikan jenis pelayanan yang diinginkan, maka selanjutnya bagian sales dan marketing akan menyampaikan pesanan tersebut kepada bagian trafik. Bagian trafik merupakan bagian yang terdiri atas staf trucking, handling document dan freight.
Selanjutnya setelah disetujui tanggal stuffing ke job-side atau gudang pelanggan, maka pada hari tersebut, perusahaan akan mengirimkan truk beserta container ke gudang pelanggan. Dan setelah itu container pelanggan akan
Sales Marketing
3.Melakukan penawaran pelayanan (Telemarketing) Calon Pelanggan Database Calon Pelanggan sds sds Sumber Data List Company
1.Memperoleh data calon pelanggan
5.Menyimpan data calon pelanggan awal
Management
4.Respon awal calon pelanggan
2.Referensi Calon Pelanggan
Pelanggan 6.Pengiriman Shipping Instruction
Trucking
Gudang Pelanggan 7.Pembuatan Surat Jalan
8.Staffing barang pelanggan
Shipping Line 9.Pengiriman container freight 10.Pengiriman Bill of Lading
dibawa ke pelabuhan (Port of Loading) dan diletakkan di gudang shipping line. Pada umumnya, 95 persen kegiatan pelayanan sudah terjadwal dengan pelanggan. Namun terkadang 5 persen kegiatan pelayanan masih dilakukan hingga hari H-1.
Proses selanjutnya berkaitan dengan pelayanan freight, barang akan diangkut oleh shipping line dan dikirimkan ke pelabuhan tujuan (Port of Departure)
Penjelasan kegiatan berdasar gambar Rich Picture diatas adalah:
1. Staf sales marketing memperoleh data calon pelanggan dari relasi staf marketing dan sales pribadi, sumber data umum, sumber data khusus dan daftar manifestama serta sumber lainnya.
2. Bagian sales marketing mendapat referensi calon pelanggan berdasar pengajuan pihak manajemen.
3. Staf sales marketing melakukan penawaran pelayanan melalui fax, email, dan telefon secara langsung atas referensi yang telah didapat.
4. Respon awal calon pelanggan yang tertarik dengan pelayanan yang ditawarkan oleh pihak perusahaan.
5. Staf sales marketing menyimpan data calon pelanggan awal yang merespon dan disimpan untuk kegunaan di lain waktu.
6. Pelanggan mengirimkan Shipping Instruction (SI) untuk melakukan permintaan penggunaan pelayanan beserta tanggal stuffing.
7. Perusahaan akan mengeluarkan surat jalan kepada bagian trucking dan selanjutnya menuju job-side atau gudang pelanggan.
8. Selanjutnya stuffing barang akan dilakukan ke dalam container pesanan pelanggan. Pada proses ini, pelanggan harus memberikan juga Packing list (daftar detail barang yang dikirim beserta muatan, berat, kapasitas ) 9. Container yang sudah terisi akan dikirimkan ke Port of Loading
(pelabuhan) dan dimasukkan ke depo shipping line.
10. Pelanggan akan menerima Bill of lading (B/L) dari perusahaan dan selanjutnya pelanggan akan menggunakan B/L tersebut untuk mengurus bongkat muat di pelabuhan tujuan (Port of Discharge).
3.4 Analisis Porter
Analisa Porter atau biasa disebut model lima kompetensi Porter, merupakan metode yang baik dalam menganalisa, mengamati serta memprediksi adanya faktor-faktor lingkungan eksternal yang berpengaruh terhadap perusahaan.
Bisnis transportasi dan logistik terbagi ke dalam beberapa industri. Sekadar menyebut contoh berdasarkan hasil riset SWA berdasar para market leader yang ditulis oleh Dede (2008), di bidang shipping ada PT Berlian Laju Tanker Tbk. (BLT), PT Samudera Indonesia dan Tempuran Emas. Freight Forwarding: Mitra Intertrans Forwarding, Kamadjaja dan Fin Logistics. Trucking/transportasi: Dunia Express, Go Trans, dan Puninar. Ekspres/kurir: DHL/Birotika Semesta, TNT Indonesia/Skypak International dan Pandu Siwi. Warehouse & distribusi: Ceva, DHL Exel, GAC Samudera Logistics. Distributor: Tigaraksa, Wiralogitama, dan Enseval Megatrading.
PT. Starsindo Logistics sendiri tergabung di dalam industri freight forwarding dan menjadi anggota dari GAFEKSI. GAFEKSI(Gabungan Forwarder dan Ekspedisi INDONESIA) atau INFA (Indonesian Forwarders Association) adalah suatu Organisasi bagi para pelaku usaha dibidang Forwarding, Ekspedisi Muatan Kapal Laut dan Udara (EMKL & EMKU).
Gambar 3.5. Model Kompetensi Porter Barang Substitusi Tidak ada Pelanggan Pelanggan industri: Kertas Elektronik Makanan Farmasi Kimia Furniture Kabel Hasil Alam Penyedia Jasa Shipping Line: Orient Shipping Container Line PT.NYKLine PT.Caraka Line PT.Jasatama PT.Jameson Freight Rental Truck: PT.Adimas PT.Elron Huga Ancaman Pendatang Baru Datangnya perusahaan freight forwarding yang baru Pesaing Intra Industri PT.Tangguh Logistics PT.Transmart Logistindo
Lima faktor yang menjadi cakupan dalam analisa Porter adalah:
- Kekuatan menawar pelanggan
Pelanggan PT. Starsindo diantaranya antara lain adalah perusahaan industri: 1. Kertas
• Papyrus Sakti Paper Mill • Surabaya Agung
2. Elektronik
• Toshiba Consumer Products Indonesia • Panasonic Matsushita Gobel Indonesia 3. Makanan
• Nabisco Foods • Kraft Ultra Jaya
• Super World-Wide Indonesia • Effem Indonesia
• Delisari Nusantara 4. Farmasi
• Bayer Indonesia 5. Barang Konsumsi
• Johnson Home Hygiene Products • Cussons Indonesia
6. Kimia
7. Furniture
• Yamatori Nakayama Indonesia • Indo Creative Mebel
• Karya Mega Kencana
• Hadinata Brother & Co. (LIGNA) • Arjuna Maha Sentosa
8. Kabel
• GT Kabel Indonesia 9. Hasil Alam
• Indocement
Konsumen PT. Starsindo mayoritas adalah perusahaan besar yang melakukan pemesanan dalam jumlah yang cukup besar dan terjadwal secara rutin. Permintaan-permintaan yang biasa menjadi permintaan utama adalah permasalahan harga (rate), tujuan yang luas serta pelayanan yang memuaskan melalui aliran informasi maupun dokumen.
Kekuatan menawar pelanggan pada umumnya tampak dalam permasalahan mengenai harga, kualitas pelayanan dan jadwal yang ditawarkan perusahaan kepada pelanggan. Penawaran pelanggan tampak pada permintaan potongan harga atas pesanan dalam jumlah yang cukup besar dan permintaan perpanjangan jatuh tempo pembayaran. Banyak kasus dimana pelanggan dapat pindah kepada pesaing lain hanya karena perbedaan sedikit harga ataupun pelayanan yang sedikit lebih baik. Hal tersebut menunjukkan kekuatan menawar yang tinggi dari sisi pelanggan.
Bagi industri pada umumnya, pelanggan merupakan “raja yang selalu benar”, terlebih di dalam industri jasa pada khususnya, dimana tidak ada produk yang dijual selain dalam bentuk jasa pelayanan. Oleh karena itu, pelayanan kepada pelanggan harus dapat disalurkan semaksimal mungkin, termasuk akses informasi yang dapat diberikan.
Hal yang paling utama adalah memiliki pelanggan yang loyal, karena semakin banyak pelanggan loyal yang dimiliki maka akan semakin baik bagi perusahaan dalam menutup biaya operasional penggunaan truk. Dapat disimpulkan kekuatan menawar konsumen sangat besar bagi PT. Starsindo.
- Persaingan dalam industri yang sudah ada
Dalam persaingan intra industri PT. Starsindo Logistics memiliki banyak pesaing yang rata-rata mempunyai kekuatan hampir setara. Pesaing yang memiliki persaingan cukup erat dengan Starsindo adalah: PT. Tangguh Logistics dan PT. Transmart Logistindo.
PT. Tangguh Logistics berdiri pada tahun 1988 untuk mendampingi kebutuhan industri Indonesia dan komunitas bisnis dengan pelayanan menyeluruh dalam transportasi. Jasa layanan customs brokerage, forwarding, inland transportation, dan special project cargo handling. PT. Tangguh Logistics sudah menerima sertifikat ISO:9002 dalam pelayanan, dan telah menggunakan EDI dalam proses pengurusan dokumen dan semakin berkembang seiring dengan era globalisasi.
Industri freight forwarding merupakan industri yang memiliki persaingan yang sangat ketat. Persaingan antara perusahaan-perusahaan yang ada tampak
pada persaingan berupa harga, jadwal pelayanan, rute pelayanan, penyaluran informasi maupun menjalin hubungan yang loyal dengan pelanggan.
Konsumen tidak hanya menginginkan harga (rate) yang murah tetapi juga diiringi kualitas pelayanan dan pejadwalan yang paling baik. Perubahan strategi oleh salah satu perusahaan seperti penurunan rate, penambahan tujuan serta penggunaan teknologi akan mendapat serangan balasan dari pesaing-pesaing.
Dengan adanya persaingan yang begitu ketat, PT. Starsindo Logistics dituntut untuk memiliki keunggulan bersaing (competitive advantage) yang tidak dimiliki oleh pesaing lainnya serta terus mengembangkannya agar tetap eksis dan kompetitif di dalam persaingan intra industri.
Industri ini merupakan industri yang menarik dimana transaksi ekspor-impor senantiasa bertumbuh seiring dengan adanya globalisasi. Sehingga dapat disimpulkan bahwa persaingan pada industri ini membuat perusahaan harus bergerak cepat dan dinamis dalam menempuh peluang-peluang.
- Kekuatan menawar penyedia jasa
Dalam industri freight forwarding, perusahaan-perusahaan sangat bergantung kepada perusahaan Shipping (shipping line), khusunya kepada tujuan-tujuan yang tidak umum. Hal tersebut menunjukkan kekuatan menawar penyedia jasa shipping line cukup besar di dalam industri ini.
Kekuatan menawar shipping line adalah ketika dapat menentukan harga dan kuota container pada pelayanan space dan tujuan mereka. Shipping line itu diantaranya adalah: Orient Shipping Container Line, NYKLine, Caraka Line,
Jasatama serta Jameson Freight. Jika perusahaan tidak bersedia mengikuti standar harga perusahaan shipping, maka otomatis tidak dapat melayani pelanggan. Hal tersebut menjadi semakin sulit jika shipping line yang melayani suatu tujuan tidaklah terdapat banyak pilihan.
Penyedia jasa lainnya selain shipping adalah penyedia jasa truk. Industri freight forwarding sangat membutuhkan penyediaaan truk yang mencukupi untuk mengangkut container. Namun dengan cukup banyaknya perusahaan rental truk yang menyediakan jasa truk, maka kekuatan menawar perusahaan rental truk tidak begitu kuat.
Starsindo memiliki beberapa pilihan terbaik dalam penyediaan jasa shipping line ataupun truk. Harga yang ditentukan Starsindo kepada pelanggan sangat bergantung pada harga awal yang ditetapkan oleh penyedia seperti perusahaan shipping maupun perusahaan penyewaan truk. Jadi dapat disimpulkan bahwa kekuatan menawar penyedia jasa cukup besar.
- Ancaman pendatang baru
Untuk masuk ke dalam industri freight forwarding banyak hambatan yang akan ditemui. Kebutuhan modal awal untuk masuk ke dalam bisnis ini cukup besar, hal tersebut mampu menjadi entry barrier yang harus ditangani oleh pendatang baru. Investasi yang besar terutama dari sisi penyediaan alat transportasi pendukung truk dan kepemilikan kantor Branch. Dengan kepemilikan truk dengan jumlah maksimal maka perusahaan akan dapat meminimalkan biaya dalam pelayanan trucking.
Bisnis dalam industri ini sangat memerlukan relasi (networking) yang sangat erat. Bagi perusahaan yang belum cukup besar, akan cukup sulit dalam mendapatkan pelanggan baru. Selain itu akan cukup sulit untuk memiliki hubungan yang erat dengan shipping line untuk mendapatkan kuota tempat dan harga yang rendah dari tujuan dan tempat yang mereka miliki.
Hal yang tidak kalah sulitnya bagi perusahaan NVOCC adalah bagaimana menjadi agen tunggal di satu negara dari principal shipping line. Dengan menjadi agen mereka, maka perusahaan dapat bertindak seperti perusahaan shipping line karena bisa mendapat harga minimum dan memiliki jadwal serta tujuan mereka secara jelas. Untuk menjadi agen seperti demikian dibutuhkan waktu yang panjang serta kepercayaan yang erat antara perusahaan dengan shipping line.
Pendatang baru yang akan masuk harus mampu menawarkan layanan dengan harga yang lebih rendah, jadwal yang lebih fleksibel, rute pelayanan yang lebih lengkap yang telah terbentuk dari industri freight forwarding itu sendiri. Sehingga dapat dikatakan untuk masuk ke dalam industri, maka perusahaan harus memiliki networking yang sangat luas.
- Ancaman layanan pengganti
Sampai saat ini belum ada layanan pengganti yang bisa menggantikan metode transportasi EMKL maupun freight dalam mendistribusikan barang eksportir kepada importir.
Hasil Analisis Perusahaan
Berdasar hasil Analisa Lima Kekuatan Porter, dapat disimpulkan bahwa Persaingan Intra Industri dan Kekuatan Menawar Penyedia berpengaruh sangat besar terhadap kinerja PT. Starsindo. Ancaman Pendatang Baru relatif lebih kecil pengaruhnya terhadap perusahaan. Dengan demikian strategi yang seharusnya diterapkan oleh perusahaan adalah:
• Senantiasa mengembangkan hubungan dan kepercayaan dengan penyedia, yaitu: perusahaan shipping dan juga penyewaan truk.
Selain itu perusahaan harus terus membuka peluang untuk menjalin kerja sama dengan shipping lain lain untuk menjadi Shipper Own Container (SOC) dalam mendapatkan kerja sama keagenan dan mampu memberikan harga yang lebih murah untuk menghadapi persaingan intra industri.
• Mempertahankan pelanggan yang ada, terutama pelanggan utama, meningkatkan nilai dan memberikan pelayanan melalui jadwal yang tepat waktu maupun penyaluran informasi melalui aliran yang lebih baik lagi. Selain itu perusahaan dapat terus mencari peluang pasar baru yang dapat dimasuki.
Karena pelanggan pada perusahaan bukanlah pelanggan yang hanya menggunakan pelayanan satu kali saja, maka perusahaan perlu untuk membina hubungan yang sangat baik. Dengan sendirinya akan membangun benteng yang kuat.
3.5 Analisa Website Pembanding
Penulis membandingkan website dari dua pesaing yaitu PT. Transmart Logistindo (http://www.transmart-logistindo.com) dan PT. Tangguh Logistics (http://www.tangguhlogistics.com). Pada PT. Transmart Logistindo, tampilan website tersebut masih terbilang sangat sederhana dengan minimalisasi warna. Pada tampilan awal web tersebut, user langsung dialihkan ke halaman home, dimana terdapat pernyataan sejarah visi perusahaan. Selain itu terdapat menu linking ke halaman Company, Services, Network dan Contact Us.
Secara mendasar, fitur-fitur tersebut masih sangat sederhana. Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa, jenis dan tujuan jasa pelayanan yang ditawarkan kepada calon pelanggan dan pelanggan kuranglah lengkap. Website tersebut hanya berisi informasi umum dan kurang memberikan informasi yang dibutuhkan calon pelanggan dan pelanggan. Deskripsi pelayanan yang dilayani perusahaan pun tidak cukup lengkap. Jadwal dan rute pelayanan yang dilayani pun belum dilampirkan di dalam web. Fungsi CRM untuk pelanggan pun tidak tampak pada website ini. Website ini hanya diperuntukkan kepada publik, tanpa adanya halaman khusus untuk Login pelanggan.
Sedangkan untuk web yang dimiliki oleh PT. Tangguh Logistics sendiri terlihat lebih menarik dengan fungsi-fungsi yang lebih lengkap pada halaman home. Fungsi-fungsi tambahan dibandingkan dengan yang ada pada website PT.Transmart Logistindo adalah pada halaman Home juga terdapat Form Login untuk pelanggan dan juga admin. Selain itu yang lebih menarik adalah adanya headline berita-berita terbaru dari perusahaan yang disampaikan melalui web.
Pada halaman muka tersebut juga ada linking ke halaman company profile, product, news dan enquiries.
Namun yang menjadi kekurangan dari website ini adalah masih pelacakan order yang akan dilakukan oleh pelanggan masih harus melalui pengiriman email kepada perusahaan. Pelacakan order masih belum disediakan di dalam menu website.
3.6 Kerangka Perumusan Strategi
Pada penjelasan dalam sub bab sebelumnya, analisis Porter menunjukkan pihak-pihak yang memberikan pengaruh bagi PT. Starsindo. Pihak-pihak-pihak tersebut diperinci lebih mendalam menjadi faktor dari luar (External Factor) dan faktor dari dalam (Internal Factor) yang mempengaruhi perusahaan dan lingkungan perusahaan.
3.6.1 Matriks EFE (Evaluasi Faktor Eksternal)
Berdasarkan sumber majalah SWA yang ditulis oleh Dede (2008), harian Kompas (2008) serta hasil wawancara dengan Manajer Freight, Manajer Trucking dan Manajer Marketing dihasilkan variabel-variabel eksternal pada perusahaan freight forwarding sebagai berikut:
Faktor strategi eksternal perusahaan:
• Pasar ekspor impor yang akan terus berkembang seiring dengan adanya globalisasi. Dengan adanya globalisasi, akan memperbesar arus keluar masuknya barang antar negara (transaksi ekspor-impor)
• Kerjasama keagenan (menjadi Shipper Own Container) dengan principal lain. Kerjasama ini akan mampu menghasilkan keagenan tunggal di suatu
negara atas suatu perusahaan shipping. Dengan keagenan ini, perusahaan dapat bertindak seolah-olah memiliki kapal sendiri dan akan mampu melayani calon konsumen dengan lebih baik.
• Perluasan wilayah pelayanan pasar domestik yang masih luas. Dengan luas wilayah Indonesia yang tersebar, maka adanya kesempatan untuk melakukan perluasan wilayah pelayanan.
• Prioritas pemerintah untuk meningkatkan prioritas ekspor sebagai sumber devisa. Dukungan pemerintah untuk senantiasa meningkatkan transaksi ekspor dapat mendorong transaksi ekspor.
• Dengan cakupan domestik yang cukup luas melalui Branch-Branch, adanya peluang menjadi keagenan impor. Semakin tersebarnya Branch yang dimiliki perusahaan, maka kesempatan menjadi agen transaksi impor menjadi semakin besar.
• Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan. Cakupan aktivitas pelayanan masih dapat dikembangkan dengan cukup bervariasinya jenis pelayanan pada industri freight forwarding.
• Ketergantungan pada tujuan pelayanan tertentu. Ketergantungan yang sangat besar pada suatu cakupan wilayah tertentu dapat menjadi ancaman jika terjadi permasalahan pada regional tersebut.
• Pengalaman buruk calon konsumen. Pengalaman buruk yang pernah dialami pelanggan pada industri yang menjual jasa dan pelayanan ini akan dapat berdampak negatif yang cukup besar pada calon konsumen.
• Persaingan yang agresif dalam industri yang senantiasa begitu keras terutama dalam mendapatkan calon konsumen dan memberikan nilai tambah yang tidak dimiliki pesaing lain.
• Permasalahan krisis global yang sedang mendera hampir seluruh negara akan cukup mempengaruhi arus transaksi ekspor dan impor diantara negara-negara.
• Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah. Peraturan pemerintah yang cukup sering berubah akan turut membuat perusahaan mengambil kebijakan-kebijakan tertentu
• Penggunaan dukungan IT oleh pesaing. Persaingan yang begitu keras harus dimenangkan oleh keunggulan bersaing, dimana salah satunya adalah melalui IT.
Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 3) yang diisi oleh Managing Director Tabel 3.1 Hasil Penilaian Bobot Dan Respon Faktor Eksternal
THREATS (T) Peringkat
Ketergantungan pada tujuan pelayanan tertentu 2
Pengalaman buruk calon konsumen 2
Persaingan yang agresif dalam industri 3
Permasalahan krisis global 2
Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai pemerintah 2
Penggunaan dukungan IT oleh pesaing 1
OPPORTUNITIES (O) Peringkat
Pasar ekspor impor yang akan terus berkembang (globalisasi) 3 Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain. 2 Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas. 1 Prioritas pemerintah untuk mengutamakan ekspor 2 Dengan cakupan domestik yang luas, adanya peluang menjadi
agen transaksi impor
4 Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan 2
Tabel 3.2 Matriks EFE PT. Starsindo Logistics
Dengan total skor pembobotan (respon X bobot) adalah 2.118 menunjukkan bahwa strategi yang dijalankan PT. Starsindo dalam merespon peluang dan ancaman yang ada masih belum maksimal. Ancaman seperti penggunaan dukungan IT oleh pesaing dapat menjadi contoh bagi perusahaan dalam mengurangi ancaman bagi perusahaan melalui pemanfaatan peluang.
No Faktor Bobot Respon Bobot
X Respon O1. Pasar ekspor impor yang akan terus
berkembang (globalisasi)
0.041 3 0.123 O2. Kerjasama keagenan (SOC) dengan
principal lain.
0.081 2 0.162 O3. Perluasan pelayanan pasar domestik yang
masih luas.
0.069 1 0.069 O4. Prioritas pemerintah untuk mengutamakan
ekspor
0.059 2 0.118 O5. Dengan cakupan domestik yang luas,
adanya peluang menjadi agen transaksi impor
0.039 4 0.156
O6. Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan
0.042 2 0.084 T1. Ketergantungan pada tujuan pelayanan
tertentu
0.128 2 0.256 T2. Pengalaman buruk calon konsumen 0.128 2 0.256
T3. Persaingan yang agresif dalam industri 0.134 3 0.402
T4. Permasalahan krisis global 0.057 2 0.114
T5. Ketidakpastian kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah
0.156 2 0.312 T6. Penggunaan dukungan IT oleh pesaing 0.066 1 0.066
3.6.2 Matriks IFE (Evaluasi Faktor Internal)
Berdasarkan hasil wawancara dengan Manajer Freight, Manajer Trucking dan Manajer Marketing dihasilkan variabel-variabel internal pada perusahaan freight forwarding sebagai berikut:
Faktor strategi internal perusahaan:
• Perusahaan berkembang yang mempunyai spirit akan mempengaruhi kekuatan dan kelemahan perusahaan.
• Meningkatnya arus uang yang tersedia akan mampu membiayai operasional perusahaan dengan lebih likuid untuk melayani pelanggan. • Luasnya wawasan dan koneksi manajemen akan mampu mempengaruhi
jalannya strategi yang akan ditempuh oleh perusahaan terutama untuk melayani pelanggan.
• Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis akan mampu melayani pelanggan dari berbagai wilayah di Indonesia.
• Mampu menjadi agen dari suatu principal shipping line (OSCL) akan memberikan penjadwalan, biaya, dan tempat yang lebih baik.
• Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan pemesanan yang terjadwal sehingga tergambar tingkat loyalitas pelanggan.
• Memiliki tujuan fokus yang strategis untuk menawarkan harga yang lebih rendah dibanding perusahaan lain yang tidak memiliki tujuan fokus tersebut.
• Memiliki armada truk yang cukup banyak untuk melayani permintaan pelanggan terhadap pelayanan trucking
• Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan terutama untuk mampu melayani pelanggan dengan maksimal.
• Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT untuk dapat menyalurkan informasi kepada pelanggan.
• Belum mampu memanfaatkan penggunaan website untuk mendukung hubungan dan penelusuran informasi lebih lanjut akan hubungan perusahaan dengan pelanggan.
• Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan
• Memiliki tujuan yang kurang variatif untuk memberikan pilihan-pilihan yang lebih luas kepada pelanggan.
Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 3) yang diisi oleh Managing Director perusahaan
Tabel 3.3 Hasil Penilaian Bobot Dan Respon Faktor Internal STRENGTHS (S)
Peringkat Perusahaan berkembang yang mempunyai
spirit
3 Meningkatnya arus uang yang tersedia 4 Luasnya wawasan dan koneksi manajemen 4 Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis 3 Mampu menjadi agen dari principal OSCL 3 Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan
terjadwal pemesanannya
4 Memiliki tujuan fokus yang strategis 4 Memiliki armada truk yang cukup banyak 4
WEAKNESS (W) Peringkat
Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan
2 Masih kurangnya fokus terhadap
pengembangan IT
2 Belum mampu memanfaatkan penggunaan
website
1 Belum maksimalnya penyediaan informasi
kepada pelanggan
2 Memiliki tujuan yang kurang variatif 2
Tabel 3.4 Matriks IFE PT. Starsindo Logistics
Dengan total pembobotan (bobot X respon) adalah 3.162 (lebih besar daripada 2,5) menunjukkan bahwa kekuatan perusahaan lebih dominan pengaruhnya daripada kelemahan perusahaan. Nilai tersebut juga menyatakan bahwa perusahaan telah cukup mampu mengatasi kelemahan yang ada melalui kekuatan yang dimiliki.
Akan tetapi masih terdapat beberapa faktor yang sesungguhnya dapat diperbaiki dipandang dari sisi kelemahan perusahaan, seperti masih kurangnya fokus pengembangan IT, serta belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan.
No. Faktor Bobot Respon Bobot
X Respon S1. Perusahaan berkembang yang mempunyai
spirit
0.091 3 0.273 S2. Meningkatnya arus uang yang tersedia 0.052 4 0.208
S3. Luasnya wawasan dan koneksi manajemen 0.096 4 0.384 S4. Lokasi Branch dan sub Branch yang
strategis
0.062 3 0.186 S5. Mampu menjadi agen dari principal OSCL 0.113 3 0.339
S6. Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan terjadwal pemesanannya
0.121 4 0.484 S7. Memiliki tujuan fokus yang strategis 0.118 4 0.472
S8. Memiliki armada truk yang cukup banyak 0.091 4 0.364 W9. Belum terfokusnya pada anggaran
pelatihan dan kesejahteraan karyawan
0.040 2 0.08 W10. Masih kurangnya fokus terhadap
pengembangan IT
0.045 2 0.09 W11. Belum mampu memanfaatkan penggunaan
website
0.062 1 0.062 W12. Belum maksimalnya penyediaan informasi
kepada pelanggan
0.059 2 0.118 W13. Memiliki tujuan yang kurang variatif 0.051 2 0.102
3.6.3 Matriks CPM (Competitive Profile Matrix)
Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 4) yang diisi oleh Managing Director perusahaan.
Tabel 3.5 Hasil Matrik CPM PT. Starsindo Logistics
No Faktor Pengaruh PT. Starsindo Logistics PT.Tangguh Logistics PT.Transmart Logistindo Peringkat Peringkat Peringkat 1. Penyaluran informasi 0.125 4 4 3 2. Kualitas pelayanan 0.1 4 4 3
3. Daya saing harga 0.125 4 2 4
4. Pengalaman manajemen 0.125 2 3 4 5. Posisi keuangan 0.1 3 2 3 6. Kesetiaan pelanggan 0.125 4 4 4 7. Pangsa pasar 0.75 2 2 3 8. Cakupan tujuan 0.75 3 3 3 9. Penggunaan website 0.75 2 3 2 10. Dukungan TI 0.75 2 3 2 TOTAL 1
Tabel 3.6 Matriks CPM PT. Starsindo Logistics
Berdasar hasil pada matriks CPM diatas, perusahaan Starsindo memiliki nilai CPM 3.065, diatas PT. Tangguh Logistik (3.022), namun berada dibawah PT. Transmart Logistindo (3.1509). Point kekuatan PT. Transmart Logistindo terletak pada point pengalaman manajemen dan pangsa pasar meski PT. Starsindo lebih baik dalam hal penyaluran informasi dan kualitas pelayanan.
Sesungguhnya PT. Starsindo masih dapat memperbaiki keunggulan kompetitifnya jika penggunaan website dan dukungan TI dapat dikembangkan seperti yang dilakukan oleh PT. Tangguh. Jika hal tersebut dapat dilakukan, maka Starsindo akan mampu menggungguli PT. Transmart Logistindo.
No Faktor Bobot PT. Starsindo
Logistics PT. Tangguh Logistics PT.Transmart Logistindo Respon Bobot X Respon Respon Bobot X Respon Respon Bobot X Respon 1. Penyaluran informasi 0.125 4 0.5 4 0.5 3 0.375 2. Kualitas pelayanan 0.1 4 0.4 4 0.4 3 0.3
3. Daya saing harga 0.125 4 0.5 2 0.25 4 0.5 4. Pengalaman manajemen 0.125 2 0.25 3 0.375 4 0.5 5. Posisi keuangan 0.1 3 0.3 2 0.2 3 0.3 6. Kesetiaan pelanggan 0.125 4 0.5 4 0.5 4 0.5 7. Pangsa pasar 0.075 2 0.15 2 0.15 3 0.22 8. Cakupan tujuan 0.075 3 0.22 3 0.22 3 0.22 9. Penggunaan website 0.075 2 0.15 3 0.22 2 0.15 10. Dukungan TI 0.075 2 0.15 3 0.22 2 0.15 Total 1 3.065 3.022 3.1509
3.6.4 Analisa Matrik SWOT
Untuk menganalisis ancaman dan peluang yang dihadapi perusahaan untuk dibandingkan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki guna merancang strategi-strategi apa yang dapat diterapkan maka digunakan analisis SWOT dengan menggunakan tabel matrik SWOT.
Tabel 3.7 Matrik SWOT Opportunity
O1. Pasar ekspor impor yang akan terus berkembang (globalisasi)
O2. Kerjasama keagenan (SOC) dengan principal lain.
O3. Perluasan pelayanan pasar domestik yang masih luas O4. Prioritas pemerintah untuk
mengutamakan ekspor O5. Dengan cakupan domestik
yang luas, adanya peluang menjadi agen transaksi impor
O6. Pengembangan cakupan aktivitas pelayanan
Threat
T1. Ketergantungan pada tujuan pelayanan ASEAN
T2. Pengalaman buruk calon konsumen
T3. Persaingan yang agresif dalam industri
T4. Permasalahan krisis global
T5. Ketidakpastian
kebijakan Bea Cukai yang dikeluarkan pemerintah T6. Penggunaan dukungan IT oleh pesaing Strengths S1. Perusahaan berkembang yang mempunyai spirit S2. Meningkatnya arus
uang yang tersedia S3. Luasnya wawasan
dan koneksi manajemen
S4. Lokasi Branch dan sub Branch yang strategis
S5. Mampu menjadi agen dari principal OSCL
SO
SO1. Melakukan penetrasi pasar untuk mendapatkan pasar baru (S4, O1) SO2. Memperbesar peluang
menjadi agen impor dalam rangka pengembangan produk pelayanan (S1, S3, O5)
SO3. Menerapkan strategi integrasi ke belakang untuk menjalin kerjasama dengan shipping line atau rental truk (S3, S4, O2) SO4. Melakukan integrasi ke
belakang dengan
ST
ST1. Menciptakan
competitive advantage berupa pelayanan dan penelusuran informasi yang maksimal untuk melakukan penetrasi pasar (S1, S3, T2, T3) ST2. Membuka jalinan
hubungan dengan shipping line diluar tujuan fokus dengan menerapkan strategi integrasi ke belakang (S3, S5, T1)
S6. Memiliki pelanggan yang cukup loyal dan terjadwal pemesanannya
S7. Memiliki tujuan fokus yang strategis S8. Memiliki armada
truk yang cukup banyak
membuka Branch di daerah baru untuk mengembangkan pasar baru (S2, S3, O3, O5)
teknologi informasi khususnya website untuk memenangi persaingan dalam melakukan penetrasi dan pengembangan pasar (S3, T3, T6) Weaknesses W1. Belum terfokusnya pada anggaran pelatihan dan kesejahteraan karyawan W2. Masih kurangnya fokus terhadap pengembangan IT W3. Belum mampu memanfaatkan penggunaan website W4. Belum maksimalnya penyediaan informasi kepada pelanggan W5. Memiliki tujuan yang kurang variatif WO WO1. Mengembangkan dukungan teknologi informasi untuk melakukan penetrasi potensi pasar domestik (W1, W2, O3)
WO2. Mengembangkan penyediaan informasi yang lebih baik kepada pelanggan dalam pasar yang sudah ada (penetrasi) maupun yang belum dijangkau
(pengembangan) melalui website (W3, W4, O1) WO3. Membuka peluang
perluasan tujuan dalam rangka pengembangan pelayanan (W5, P1, O4) WT WT1. Berorientasi pada pengembangan SDM yang handal (W1, T2, T3) WT2. Merubah kelemahan dalam TI (website) menjadi keunggulan perusahaan untuk meningkatkan penetrasi pasar (W2, W3, W4, T3, T6)
3.6.5 Matriks IE (Internal-Eksternal)
Tabel 3.8 Total Nilai IFE Yang Diberi Bobot Kuat 3.0-4.0 Sedang 2.0-2.99 Lemah 1.0-1.99 Tinggi 3.0-4.0 I Tumbuh dan Kembangkan II Tumbuh dan Kembangkan III Jaga dan Pertahankan Sedang 2.0-2.99 IV Tumbuh dan Kembangkan V Jaga dan Pertahankan VI Tuai atau divestasikan Rendah 1.0-1.99 VII Jaga dan Pertahankan VIII Tuai atau divestasikan IX Tuai atau divestasikan
Data-data yang terdapat untuk menentukan posisi perusahaan pada matriks IE adalah:
• Total nilai EFE PT. Starsindo Logistics adalah 2.118 • Total nilai IFE PT. Starsindo Logistics adalah 3.162
• Jadi daerah IV merupakan daerah yang menggambarkan posisi perusahaan dipandang dari sisi peluang-ancaman (eksternal) dan kekuatan-kelemahan (internal). Sehingga langkah yang harus diambil adalah “tumbuh dan kembangkan” perusahaan seperti tampak pada tabel 3.8.
• Pada daerah tumbuh dan kembangkan, strategi yang bisa menjadi alternatif pilihan adalah strategi intensif (penetrasi pasar, pengembangan pasar, pengembangan produk) dan strategi integratif (integrasi ke belakang, integrasi ke depan dan integrasi horizontal).
Total Nilai EFE Yang Diberi Bobot
3.6.6 Matriks SPACE
Berikut adalah hasil kuesioner (Lampiran 5) yang diisi oleh Managing Director perusahaan.
Tabel 3.9 Matriks SPACE
Kekuatan Keuangan (Financial Strength-FS) Peringkat
- Modal Kerja +4
- Tingkat pengembalian modal +3
- Peningkatan laba bersih +3
+10
Kekuatan Industri (Industrial Strength-IS)
- Tingkat pelayanan +3
- Sistem manajemen +3
- Tenaga kerja +3
- Kerjasama keagenan +4
+13 Stabilitas Lingkungan (Environmental Stability-ES)
- Dampak krisis global -4
- Ketidakpastian kebijakan pemerintah -3
- Kondisi perekonomian Indonesia yang semakin membaik -1
-8 Keunggulan Kompetitif (Competitive Advantage-CA) - Kualitas pelayanan diiringi daya saing harga -2
- Cakupan tujuan -3
- Kesetiaan pelanggan -3
-8 Kesimpulan:
• Rata-rata Kekuatan Keuangan (FS) : +10: 3 = +3.33 • Rata-rata Kekuatan Industri (IS) : +13: 4 = +3.25 • Rata-rata Stabilitas Lingkungan (ES): -8 :3 = -.2.67 • Rata-rata Keunggulan Kompetitif (CA): -8:3 = -.2.67
• Koordinat vektor arah sumbu x: (IS) + (CA) = (+3.25) + (-2.67) = +0.58 • Koordinat vektor arah sumbu y: (FS) + (ES) = (+3.33) + (-2.67) = +0.66
• Titik koordinat (+0.58, +0.66) membuktikan bahwa PT. Starsindo Logistics berada dalam lingkungan perusahaan yang telah memiliki keunggulan kompetitif dalam industri yang berkembang dan karenanya berada pada kuadran Agresif.
• Posisi pada kuadran agresif ini menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal, mengatasi kelemahan internal, menghindari ancaman eksternal
• Semua strategi dapat menjadi pilihan dan digunakan, hanya bergantung pada kondisi perusahaan untuk memilih strategi yang tepat dan orientasi dan kemampuan perusahaan. Seperti melakukan strategi pengembangan aliran informasi dan layanan, maupun strategi integrasi ke belakang maupun ke depan. FS Konservatif: Agresif: Intensif Diversifikasi Integrasi CA IS Defensif Bersaing: ES
3.6.7 Matriks Strategi Besar (Grand Strategy)
Berdasarkan data harian Kompas (2008), secara kumulatif Januari-Desember tahun 2005 tingkat eskpor telah meningkat 19,53 persen dibanding periode yang sama tahun 2004. Sementara itu, untuk bulan Desember 2005 saja peningkatannya 18,51 persen dibanding bulan November 2005 dari US$ 6,8 miliar menjadi US$ 8,08 miliar.
Tingkat pertumbuhan ekspor pada tahun 2006 meningkat 11,11 persen terhadap periode yang sama tahun 2005. Sedangkan nilai ekspor Indonesia 2007 adalah US$ 113,99 miliar, meningkat 13,09 persen dibanding periode yang sama tahun 2006. Tahun lalu, ekspor non migas sebesar US$ 91,94 miliar atau meningkat 15,51 persen. Ekspor pertanian sendiri naik 17,01 persen, sektor industri 16,76 persen dan sektor tambang dan hasil lainya 7,81 persen dibandingkan 2006.
Sementara itu impor selama periode Januari-Desember 2007 adalah US$ 74,40 miliar. Angka ini meningkat 21,84 persen dibandingkan 2006. Berdasarkan data pertumbuhan pasar ekspor-impor diatas dan ditambah dengan hasil wawancara pada Lampiran I dan hasil analisa CPM dimana posisi kompetitif PT. Starsindo berada pada indeks 3,065, maka dapat diambil kesimpulan posisi kompetitif perusahaan berada pada posisi yang cukup kuat dan dalam posisi pertumbuhan pasar yang tinggi.
