Arsip Nasional Republik Indonesia
LEMBAR PERSETUJUAN
Substansi Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 telah saya setujui.
Disetujui di Jakarta
pada tanggal Juni 2009
Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,
PROSEDUR TETAP NOMOR 05 TAHUN 2009
TENTANG
PENYUSUNAN GUIDE
ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
BAB I PENDAHULUAN
A. Umum
Arsip statis sebagai warisan budaya bangsa merupakan salah satu aset bangsa yang perlu dilestarikan bersama. Secara yuridis formal pelestarian arsip statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan baik di pusat (Arsip Nasional Republik Indonesia), maupun di daerah (Badan/Kantor Kearsipan Provinsi, Kabupaten/Kota). Di dalamnya terkandung informasi yang sangat bernilai tentang kiprah perjalanan bangsa, mulai masa penjajahan sampai dalam mengisi kemerdekaan.
Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting dan krusial adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Maka peran instansi terkait dan masyarakat menjadi sangat penting. Hal ini sejalan dengan era informasi yang telah melanda pula di Indonesia dimana kebutuhan informasi menjadi sangat penting.
Mengantisipasi keadaan tersebut maka ANRI dituntut untuk selalu tanggap. Peran ANRI sebagai salah satu sumber informasi sangat vital. Namun demikian agar informasi yang tersimpan dapat diakses oleh publik diperlukan finding aids, baik dalam bentuk daftar, inventaris dan guide arsip. Disinilah peran Direktorat Pengolahan.
Pengolahan arsip tidak seperti mengolah jenis informasi lainnya. Pengolahan arsip harus mengacu pada standar internasional yang telah diatur oleh ICA dengan ISAD (G). Di dalamnya mencakup berbagai aturan dan komponen yang harus dipenuhi. Guna mengaplikasikan standar pengaturan arsip yang benar maka di samping harus diatur sesuai ketentuan ISAD (G) juga perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 2 -
B. Maksud dan Tujuan
Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah pada semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan kegiatan di Lingkungan Direktorat Pengolahan.
Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip ini adalah sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan di Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, sehingga kinerja unit kerja dapat lebih ditingkatkan dan pada akhirnya pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dengan unit lain dalam rangka pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program ANRI.
C. Ruang Lingkup
Prosedur Tetap Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini berlaku dan digunakan oleh seluruh unit kerja di Lingkungan Subdit Pengolahan Setelah Tahun 1945. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini meliputi Penyusunan Guide Arsip Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945, Identifikasi Fisik, Sistem Penataan Dan Provenance, Penyusunan Rencana Teknis, Penelusuran Sumber Dan Referensi, Penilaian Dan Penelaahan, Penyempurnaan Guide, dan Pengesahan Guide.
D. Dasar
1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964);
2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Prosedures (SOP);
4. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22/KEP/M.PAN/07/2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 -
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
E. Pengertian
Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan :
1. Guide Arsip adalah sarana penemuan arsip yang berisi abstraksi dalam berbagai derajat rincian yang memuat khasanah arsip yang umumnya dilengkapi dengan sejarah penataan arsip, sejarah dan fungsi lembaga/organisasi pencipta serta indeks dan lampiran pendukung lainnya
2. Identifikasi Arsip Statis adalah kegiatan pendataan arsip secara langsung di lokasi penyimpanan arsip baik fisik arsip, sistem penataan arsip maupun provenance atau pencipta arsipnya.
3. Pejabat yang berwenang adalah pejabat yang berhak untuk memberi paraf dan atau menandatangani prosedur tetap sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan. 4. Penelusuran Sumber dan Referensi adalah kegiatan penelitian data melalui sumber
cetakan/bahan referensi dari perpustakaan ke lembaga pencipta arsip yang akan diolah. 5. Pengesahan adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang
berwenang melegalisasi.
6. Penilaian dan Penelaahan adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan.
7. Penulisan Guide adalah perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan ANRI.
8. Penyempurnaan adalah kegiatan menyempurnakan dan editing terhadap guide yang telah mendapat penilaian dan penelaahan dari atasan yang berwenang.
9. Rencana Teknis Penyusunan Guide Arsip yaitu kegiatan membuat rancangan kerja dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
- 4 -
BAB II
PROSEDUR PENYUSUNAN GUIDE
ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
Prosedur Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Identifikasi arsip
Penyusunan guide arsip dimulai dari kegiatan identifikasi arsip untuk mengetahui jumlah dan kondisi fisik arsip, sistem penataan dan provenance arsip, pemahaman akan hal tersebut akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penyusunan rencana teknis.
2. Penyusunan rencana teknis
Berdasarkan hasil identifikasi tersebut di atas tahapan kegiatan berikutnya membuat rancangan kerja atau rencana teknis dengan menguraikan perkiraan rincian waktu, biaya dan pelaksana yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan pengolahan arsip statis. Keberhasilan dalam membuat rencana teknis akan mempermudah proses penyusunan guide selanjutnya yaitu penelusuran sumber dan referensi.
3. Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi
Tahapan selanjutnya dari penyusunan guide adalah kegiatan penelusuran sumber dan referensi pada instansi terkait dengan tujuan penelitian data melalui sumber cetakan/bahan referensi dari perpustakaan atau instansi terkait ke lembaga pencipta arsip yang akan dibuat guidenya.
4. Penulisan Guide
Setelah semua data dan informasi terkumpul maka perlu dilakukan kegiatan perumusan materi prosedur tetap guide yang dituangkan dalam format guide berdasarkan hasil identifikasi arsip statis, sistem penataan maupun provenance yang berlaku di lingkungan ANRI. Pada kegiatan penulisan ini dibuat skema isi guide yang terdiri dari komponen: abstraksi, daftar isi, pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan. 5. Penilaian dan Penelaahan
Penulisan draft guide telah selesai maka tahap selanjutnya adalah kegiatan penilaian dan telaah terhadap guide yang telah dibuat untuk mendapat masukan dan koreksi dari Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 dan Direktur Pengolahan.
6. Penyempurnaan
Apabila penilaian dan telaah telah dilaksanakan maka perlu dilakukan penyempurnaan dan editing agar guide tersebut siap untuk ditandatangani dan disahkan oleh Direktur Pengolahan. 7. Pengesahan
Tahap terakhir dari penulisan guide ini adalah penandatanganan hasil penyempurnaan guide oleh pejabat yang berwenang melegalisasi.
- 5 -
BAB III PENUTUP
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini dapat menjadi acuan di Lingkungan Subdit Pengolahan Arsip Konvensional Sebelum Tahun 1945 dalam menyusun guide arsip sehingga pada akhirnya semua unit kerja dapat memiliki pedoman dalam melaksanakan tugas dan fungsinya yang pada gilirannya akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan khususnya di ANRI dalam kerangka reformasi birokrasi nasional.
Prosedur Tetap tentang Penyusunan Guide Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945 ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Juni 2009
DIREKTUR PENGOLAHAN,
Arsip Nasional Republik Indonesia
LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 05 TAHUN 2009 TENTANG PENYUSUNAN GUIDE1
-DAFTAR LAMPIRAN
PROSEDUR TETAP TENTANG PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
A. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
B. DIAGRAM ALIR IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE DALAM PENYUSUNAN GUIDE KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
C. DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
D. DIAGRAM ALIR PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
E. DIAGRAM ALIR PENILAIAN DAN PENELAAHAN DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
F. DIAGRAM ALIR PENYEMPURNAAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
G. DIAGRAM ALIR PENGESAHAN GUIDE DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
2
-DIAGRAM ALIR PENYUSUNAN GUIDE ARSIP
DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
NO Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit Penyimpanan Arkon 1 Melaksanakan Identifikasi Arsip, Sistem dan Provenance 2 Menyusun Rencana Teknis
3 Melaksanakan penelusuran sumber dan referensi 4 Menulis Guide Arsip
5 Menilai dan Menelaah Guide
6 Menyempurnakan Guide
7 Mengesahkan Guide
3
-DIAGRAM ALIR
IDENTIFIKASI FISIK, SISTEM PENATAAN DAN PROVENANCE
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Membuat dan mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance arsip yang akan diolah ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan
3 Membuat revisi rencana identifikasi arsip, sistem dan
provenance yang telah dinilai
dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arsip
Konvensional Setelah Tahun 1945
4 Mengajukan rencana identifikasi arsip, sistem dan provenance yang akan diolah ke Direktur Pengolahan 5 Menilai dan mengarahkan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah tahun 1945 tentang teknik identifikasi arsip
6 Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 dan Arsiparis menyempurnakan rencana identifikasi
7 Melakukan koordinasi dengan Direktur Preservasi dan memerintahkan Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 untuk melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip
Konvensional
8 Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 melakukan koordinasi dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 4 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon 9 Melaksanakan identifikasi fisik, sistem dan provenance
arsip ke Depo
10 Mengetik hasil identifikasi dalam bentuk laporan identifikasi.
11 Menyampaikan laporan identifikasi ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945. 12 Menyampaikan laporan verifikasi ke Direktur Pengolahan. 13 Berdasarkan laporan identifikasi, Direktur Pengolahan memutuskan tentang prioritas khasanah arsip yang akan dibuat guide.
5
-DIAGRAM ALIR
PENYUSUNAN RENCANA TEKNIS
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Uraian Prosedur Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Mengajukan draft rencana teknis penyusunan guide yang terdiri dari jangka waktu pembuatan guide, biaya dan peralatan serta jumlah SDM yang dibutuhkan ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Memberikan penilaian dan arahan kepada Arsiparis tentang penyusunan rencana teknis
3 Merevisi draft rencana teknis setelah mendapat penilaian dan arahan dari Kasubdit
Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
4 Mengajukan program rencana teknis ke Direktur Pengolahan 5 Memberikan penilaian dan
arahan ke Kasubdit tentang penyusunan rencana teknis
6 Merevisi draft penyusunan rencana teknis yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Berdasarkan penyempurnaan draft rencana teknis yang telah dilakukan oleh arsiparis, Direktur Pengolahan menyetujui rencana teknis 8 Membuat pengesahan terhadap
rencana teknis Norma waktu: 3 hari kerja
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
6
-DIAGRAM ALIR
PENELUSURAN SUMBER DAN REFERENSI
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
1. Membuat draft surat permohonan melakukan penelusuran sumber dan referensi kepada instansi terkait 2. Mengajukan draft surat kepada
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
3 Mengoreksi draft surat
4 Merevisi draft surat korespondensi yang telah dinilai dan diarahkan oleh Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
5 Memberi paraf dan mengajukan draft surat ke Direktur Pengolahan 6 Memberikan arahan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang
draft surat yang akan di
tandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 Melakukan penyempurnaan terhadap draft surat yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
8 Membuat nota dinas sebagai pengantar surat yang akan ditandatangani oleh Deputi Konservasi Arsip
7 -No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
9 Melakukan penelusuran sumber dan referensi ke instansi terkait
10 Mencari dan mencatat data-data mengenai lembaga pencipta arsip, provenance dan sistem penataan serta yang diperoleh di instansi terkait 11 Melakukan identifikasi
terhadap khasanah arsip pada instansi terkait
12 Menindaklanjuti hasil identifikasi dengan memberi masukan tentang pengelolaan arsip
13 Melakukan diskusi dan praktek pengolahan arsip dengan instansi terkait 14 Melakukan telaah terhadap
daftar/inventaris arsip pada instansi terkait
15 Membuat laporan hasil penelusuran sumber dan referensi ke intansi terkait 16 Menyampaikan Laporan ke
Direktur Pengolahan.
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
8
-DIAGRAM ALIR PENULISAN GUIDE ARSIP
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan
Arsiparis Kasubdit
Pengolahan Arkon Stl.
Th. 1945 Ketua Sekretaris Anggota Editorial
1 Membagi tugas
2 Membuat pembagian tugas secara tertulis
3 Membuat skema isi guide yang terdiri dari komponen:
abstraksi, daftar isi,
pendahuluan, daftar pustaka, isi guide, indeks dan daftar singkatan
4 Menulis dan berkonsultasi dengan editor
5 Membuat masukan dan telaah terhadap guide yang dibuat
6 Penyempurnaan hasil editing diserahkan kepada ketua
7 Menyerahkan guide dalam bentuk laporan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
9
-DIAGRAM ALIR
PENILAIAN DAN PENELAAHAN
DI LINGKUNGAN SUBDIT PENGOLAHAN ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Deputi Konservasi Arsip Instansi Terkait
1 Mempersiapkan draft guide dan menelaah deskripsi yang tertuang dalam inventaris/daftar arsip
2 Mempersiapkan arsip yang akan di uji petikkan
3 Mencocokkan informasi arsip dengan fisik arsip
4 Mengajukan draft guide ke Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
5 Memberikan masukan dan arahan kepada Arsiparis tentang draft guide
6 Merevisi draft guide setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arsip
Konvensional Setelah Tahun 1945
7 Mengajukan draft guide ke Direktur Pengolahan 8 Memberikan arahan ke
Kasubdit tentang penyusunan guide arsip
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
10
-DIAGRAM ALIR
PENYEMPURNAAN GUIDE ARSIP
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SETELAH TAHUN 1945
No Tahapan Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Stl. Th. 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Mengajukan draft guide ke Kasubdit Pengolahan Arsip Konvensional Setelah Tahun 1945
2 Memberikan arahan kepada Arsiparis tentang penulisan guide
3 Merevisi draft guide setelah mendapat arahan dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
4 Mengajukan draft guide ke Direktur Pengolahan 5 Memberikan arahan ke
Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 tentang penyusunan guide arsip 6 Merevisi draft guide teknis
dari Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945 yang telah dinilai dan diarahkan oleh Direktur Pengolahan
7 Melakukan uji petik terhadap guide
8 Memutuskan guide telah final berdasarkan penyempurnaan guide yang telah dilakukan
11
-DIAGRAM ALIR PENGESAHAN GUIDE
DALAM PENYUSUNAN GUIDE ARSIP KONVENSIONAL SEBELUM TAHUN 1945
No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Arsiparis Kasubdit Pengolahan Arkon Sebelum Tahun 1945 Direktur Pengolahan Direktur Preservasi Kasubdit. Penyimpanan Arkon
1 Memeriksa kelengkapan guide yang akan disyahkan kemudian menyerahkan kepada Kasubdit Pengolahan Arkon Setelah Tahun 1945
2 Membuat nota dinas kepada Direktur Pengolahan agar guide yang sudah selesai dikerjakan oleh arsiparis mendapat pengesahan dari Direktur Pengolahan
3 Menandatangani guide tersebut, dan memberikan arahan kepada Kasubdit untuk menggandakan inventaris dan
menyerahkannya kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip 4 Arsiparis menggandakan guide
dan menyerahkan kepada Kasubdit Layanan Arsip dan Kasubdit Penyimpanan Arsip
Norma waktu: 20 hari kerja (tergantung banyaknya halaman guide)
DIREKTUR PENGOLAHAN,
