MATERI INTI 6 TEKNIK AUDIT INTERNAL

MATERI INTI 6:

TEKNIK AUDIT INTERNAL

I. Deskripsi Singkat

Dari waktu ke waktu dituntut upaya peningkatan mutu pelayanan yang berkesinambungan di Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama.

Salah satu upaya peningkatan mutu yang berkesinambungan yang harus dilaksanakan di FKTP adalah kegiatan Audit Internal.

Tujuan dilakukannya Audit Internal adalah Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.

Audit internal juga dilakukan untuk membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi

Audit Internal memberikan manfaat bagi seluruh stakeholders organisasi, mulai dari Pimpinan, Karyawan, Pengelola mutu, rekanan dan masyarakat, sampai manfaat/ keuntungan bagi auditor sendiri.

II. Tujuan Pembelajaran

a. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah pembahasan materi ini peserta mampu melakukan audit internal.

b. Tujuan Pembelajaran Khusus

Setelah mengikuti materi ini Peserta mampu:

1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal. 2. Menyusun rencana audit internal.

3. Menyusun check-list audit internal. 4. Melakukan audit dan verifikasi audit.

III. Pokok Bahasan dan/ atau Sub Pokkok Bahasan

1. Menjelaskan pengertian dan langkah-langkah audit internal, 2. Menyusun rencana audit internal,

3. Menyusun ceklist audit internal, 4. Melakukan audit dan verifikasi audit.

IV. Bahan Belajar

V. Langkah-langkah Kegiatan Pembelajaran

Langkah 1. Pengkondisian peserta.

a. Fasilitator menyapa peserta dengan ramah dan hangat. Apabila belum pernah menyampaikan sesi di kelas, mulailah dengan perkenalan. Perkenalkan diri dengan nama lengkap, instansi tempat bekerja dan materi yang akan disampaikan.

b. Sampaikan tujuan pembelajaran materi ini dan pokok bahasan yang akan disampaikan, sebaiknya dengan menggunakan bahan tayang. Langkah 2. Penyampaian materi.

Fasilitator menyampaikan paparan seluruh materi sesuai urutan pokok bahasan dan sub pokok bahasan dengan menggunakan bahan tayang. Fasilitator menyampaikan materi dengan metode ceramah, diskusi dan tanya jawab.

Langkah 3. Rangkuman dan Kesimpulan.

a. Fasilitator melakukan evaluasi untuk mengetahui penyerapan peserta terhadap materi yang disampaikan dan pencapaian tujuan pembelajaran. b. Fasilitator merangkum poin-poin penting dari materi yang disampaikan. c. Fasilitator membuat kesimpulan.

VI. Uraian Singkat

PENGERTIAN AUDIT

Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan), objektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan.

Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi.

Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit.

Audit merupakan instrumen bagai manajemen untuk membantu mencapai visi, misi dan tujuan organisasi.

JENIS AUDIT

internal tidak memiliki tanggung jawab hukum kepada publik atas apa yang dilakukan dan dilaporkannya sebagai termuan. Disebut audit pihak pertama.

Auditor internal bisa berbentuk unit, orang, atau panitia.

b. Audit eksternal: dilakukan oleh pihak di luar organisasi, dikenal audit pihak kedua (oleh pelanggan: misalnya audit yang dilakukan oleh BPJS terhadap Faskes yang menjadi mitra kerja sama BPJS) dan audit pihak ketiga (oleh institusi independen: survei akreditasi, audit Bawas).

AUDITOR INTERNAL

Auditor internal hendaknya :

a.Menjadi katalisator untuk mempercepat perubahan dalam upaya:

 Memberdayakan sistem mutu

 Mengamankan kebijakan mutu

b. Jangan sekedar menjalankan tugas: tidak ada motivasi untuk berperan sebagai agen perubahan.

c.Jangan sampai bekerja asal-asalan dan temuan dianggap tidak berbobot.

10 ESENSI DARI AUDIT

 Adalah proses interaktif antara auditor dan auditee (pihak yang diaudit).

 Adalah kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien.

 Dilakukan dengan azas manfaat.

 Dilakukan secara objektif.

 Berpijak pada fakta dan kebenaran.

 Melibatkan proses penilaian/pengujian, evaluasi, analisis.

 Bermuara pada pengambilan keputusan.

 Dilaksanakan berdasar standar/ kriteria tertentu.

 Merupakan kegiatan berulang.

 Menghasilkan laporan.

TUJUAN AUDIT

Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data , hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan.

AKTIVITAS AUDIT

 Memastikan (konfirmasi dan verifikasi)

 Menilai (mengevaluasi dan mengukur)

Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara:

 Telaah dokumen

 Observasi

 Meminta penjelasan dari auditee (yang di-audit)

 Meminta peragaan dilakukan oleh auditee

 Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria

 Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi

 Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas

 Pemeriksaan silang (cross-check)

 Mengakses catatan yang disimpan auditee

 Mewawancarai auditee

 Menyampaikan angket survey

 Menganalisis data

MANFAAT AUDIT

Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.

KRITERIA AUDIT

 Kumpulan kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai rujukan.

 Kriteria audit digunakan sebagai acuan pembanding terhadap bukti audit.

BUKTI AUDIT  Rekaman,

 pernyataan fakta atau

 informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

TEMUAN AUDIT

 Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria audit.

 Temuan audit dapat menunjukkan kesesuaian atau ketidaksesuaian dengan kriteria audit, atau peluang perbaikan.

TUJUAN AUDIT INTERNAL

Membantu menyelesaikan permasalahan organisasi, dalam rangka meningkatkan mutu dan kinerja organisasi.

DASAR PENETAPAN TUJUAN AUDIT INTERNAL  Prioritas permasalahan yang dihadapi organisasi

 Rencana pengembangan pelayanan

 Persyaratan regulasi atau persyaratan kontrak

 Evaluasi terhadap rekanan

 Adanya potensi risiko kegiatan organisasi

MANFAAT AUDIT INTERNAL Bagi pucuk pimpinan

Referensi dalam membuat keputusan: mengambil atau merubah kebijakan agar lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang.

Bagi unit operasional

Mengidentifikasi dan memahami permasalahan yang ada dalam organisasi secara keseluruhan ataupun secara spesifik pada unit operasional sehingga dapat mengambil langkah-langkah perbaikan.

Bagi unit pengelola mutu

Membantu pengendalian mekanisme jaminan mutu baik pada tahap input, proses, maupun hasil.

Bagi karyawan

Proses pembelajaran dan pertumbuhan serta pembangunan budaya organisasi: budaya mutu, budaya taat prosedur, budaya perbaikan, budaya kerja sistematis.

Manfaat bagi auditor

Proses pembelajaran dan pertumbuhan.

Bagi pelanggan

Audit internal merupakan proses pendeteksian segala kemungkinan yang dapat menciptakan ketidakpuasan pelanggan (dan juga risiko) dan dilanjutkan dengan tindakan perbaikan dan pencegahan sehingga komitmen untuk memberikan kepuasan dan keamanan pada pelanggan benar-benar tercapai.

Bagi rekanan

Memberi umpan balik terhadap kinerja rekanan.

KOMPETENSI AUDITOR :

 Paham prosedur audit, metode, dan perangkat audit

 Mengaplikasikan prosedur, metode, dan perangkat audit

 Melaksanakan dan memfokuskan audit pada prioritas permasalahan

 Mengumpulkan informasi melalui: interview, mendengarkan, observasi, meninjau ulang dokumen termasuk pengelolaan arsip

 Melakukan verifikasi atas informasi yang dikumpulkan

 Menyimpulkan tingkat kecukupan/ kesesuaian terhadap bukti-bukti objektif

 Melakukan penilaian terhadap potensi kerugian

 Teknik sampling

 Mencatat aktifitas audit dalam dokumen kerja

 Menyiapkan laporan

 Menjaga kerahasiaan informasi

 Komunikasi

TAHAPAN AUDIT INTERNAL :

 Tahap I: penyusunan rencana audit; menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadwal audit, dan menyiapkan instrumen audit.

 Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/ kriteria tertentu.

 Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit.

 Tahap IV: pelaporan dan diseminsasi hasil.

PERENCANAAN AUDIT INTERNAL, meliputi :

 Tujuan audit internal, contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan standar kinerja.

 Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit.

 Objek audit: apa saja yang perlu diaudit.

 Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan.

 Metode audit: komunikasi interaksi secara langsung, metode survei, dan sebagainya.

 Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit.

 Laporan hasil audit: perhatikan format laporan.

PENGUMPULAN DATA

Pengumpulan data pada pelaksanaan audit dilakukan dengan berbagai metode:

 Mengamati proses pelaksanaan kegiatan

 Meminta penjelasan/mewawancarai pada auditee

 Memeriksa dan menelaah dokumen

 Memeriksa dengan menggunakan daftar tilik

 Mencari bukti-bukti

 Melakukan pemeriksaan silang

 Mencari informasi dari sumber luar

 Menganalisis data dan informasi

 Menarik kesimpulan

 Memberikan rekomendasi

ANALISIS DATA

 Membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dibandingkan dengan kriteria audit yang digunakan.

 Bila ditemukan kesenjangan (adanya gap antara fakta dengan kriteria), maka auditor bersama auditee melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan dan menyusun rencana perbaikan.

LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL

a.Hasil audit harus dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan kepada unit yang diaudit.

b. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen:

 Hasil audit

 Tindak lanjut yang telah dilakukan

 Kendala pada waktu perbaikan

LAPORAN AUDIT.

Sistematika Laporan Audit adalah sbb: I. Latar Belakang

II. Tujuan audit III. Lingkup audit IV. Objek audit

V. Standar/ kriteria yang digunakan VI. Auditor

VII. Proses audit

VIII. Hasil dan analisis hasil audit

IX. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati bersama dengan auditee

 Unit yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan

 Setelah memperoleh laporan hasil audit, auditee harus mempelajari laporan audit, sebagai dasar menyusun rencana perbaikan

 Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas

 Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring

 Hasil perbaikan wajib dilaporkan kepada Kepala Puskesmas/ FKTP dan disampaikan tembusan kepada auditor internal

INSTRUMEN AUDIT INTERNAL

Jadual Audit Internal Tahun

No dok: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman:

Unit yang diaudit

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Spt Okt Nov Des

CONTOH FORM RENCANA AUDIT No. Unit/sasaran

audit

Auditor Kegiatan/proses yang diaudit

Standar/ kriteria

yang digunakan

Tanggal audit I

CONTOH FORM INSTRUMEN AUDIT

FORM RINGKASAN TEMUAN AUDIT DAN RENCANA TINDAK LANJUT Form Ringkasan Temuan Audit

dan

1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 – 2008.