PENGEMBANGAN BAHAN PERPUSTAKAANPADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai saalah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Ahli Madya (A.md) dalam bidang perpustakaan dan
informasi
MARKUS ANDREAS SIREGAR 142201034
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN MEDAN
2017
LEMBAR PERSETEJUAN
Judul kertas karya : Pengembangan Bahan Perpustakaan Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Oleh : Markus Andreas Siregar
NIM : 142201034
Dosen pembimbing : Himma Dewiyana, ST, M.hum
NIP : 197208252006042001
Tanda Tangan :
___________________
Tanggal :
Lembaran Pengesahan
Judul Kertas Karyaa : Pengembangan Bahan Perpustakaan Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Oleh : Markus Andreas Siregar
NIM : 142201034
Dekan Fakultas Ilmu Budaya
Dekan : Dr.Budi Agustono, M.S
NIM : 196008051987031001
Tanda tangan :
___________________
Tanggal :
Ketua Program Studi D-III Perpustakaan
Ketua Jurusan : Hotlan Siahaan, S.Sos, M.I.Kom
NIP : 197803312005012003
Tanda tangan :
____________________
Tanggal :
DAFTAR ISI ... i
KATA PENGANTAR ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 LatarBelakang ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 2
1.3 Ruang Lingkup ... 2
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.1 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.3Pengembangan Bahan pustaka ... 6
2.1.4 Evaluasi Bahan pustaka ... 8
2.1.4 Kebijakan Pengembangan Bahan pustaka ... 9
2.1.5 Kegiatan Pengembangan Bahan pustaka ... 12
2.1.5 Pemilihan Bahan Pustaka ... 13
2.1.6 Alat Bantu Pemilihan bahan pustaka ... 15
2.1.7Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka ... 16
2.1.8Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka ... 18
2.1.9 Pengadaan Bahan pustaka ... 18
2.2 Pembelian ... 19
2.3.1Sumbangan/Hadiah ... 21
2.3.2 Tukar-Menukar ... 22
2.3.3 Inventaris Bahan pustaka ... 23
2.3.4Stock Opname ... 24
2.3.5 Weeding ... 26
BAB III PENGEMBANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1. Standard Operasional Perpustakaan ... 29
3.1.1 Seleksi buku ... 29
3.1.2 Prosedur pemesanan buku ... 31
3.1.3 Inventarasi bahan pustaka ... 34
3.1.4 Seleksi bahan elektronik ... 36
3.1.5 Penerimaan bahan elektronik ... 38
3.1.6 Penyiangan koleksi ... 39
3.1.7 Seleksi jurnal ... 40
3.1.8 Langganan jurnal ... 42
3.1.9 Penerimaan jurnal ... 43
3.1.10 Persiapan penyediaan jurnal ... 44
3.1.11 Stockopname ... 45
3.1.12 Digitalisasi bahan perpustakaan ... 46
3.2 Jumlah Perolehan Bahan ... 50
3.2.1 Jumlah perolehan bahan pustaka elektronik (e-materials) ... 51
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 4.1 Kesimpulan ... 53
4.2 Saran ... 53 DAFTAR PUSTAKA ...
LAMPIRAN ...
KATA PENGANTAR
Segala Puji Syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa, Karena atas rahmatnya penulis dapat meyelesaikan Tugas akhir yang berjudul “ Pengembangan Koleksi bahan pustaka pada perpustakaan universitas sumatera utara”. Tugas akhir ini disusun sebagai persyaratan dalam kelulusan pada program Studi Perpustakaan Diploma III Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara. Dalam penyusunan tugas akhir ini saya dapat bimbingan, saran, pembahasan serta keterangan-keterangan dari pihak yang mengajarkan pembahasan namun dapat membukakan materi bagi penulis bahwa pengalaman dan pengetahuan adalah guru terbaik bagi penulis. Oleh karena itu dengan segala Hormat dan Kerendahan hati saya mengucapkan Terima Kasih Kepada :
1. Pembimbing saya ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum beliau sebagai Dosen pembinbing atau pengajar dalam membantu penulis untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.
2. Kepada seluruh dosen program Studi D-III Perpustakaan.
3. Penulis juga berterima kasih kepada orang tua saya yang tercinta, P.Siregar dan M.Napitupulu Terima kasih karena sudah menjadi orang tua yang luar biasa bagi penulis, yang selalu memberi dukungan dan doa kepada penulis.
4. Kepada Teman-teman seperjuangan Tomy oky surbakti, Hendro Fajar silitonga, Unggu umbang gaol, Aldo uban manurung, Dani nias duha, Samuel kribo, Rony lubis Terima kasih atas bantuan dalam menyelesaikan Tugas Akhir saya dan pertememan selama kuliah bagi penulis.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan yang dibuat baik sengaja maupun tidak sengaja, dikarenakan kurang dalam ilmu pengetahuan dan wawasan serta pengalaman bagi penulis. Untuk itu penulis mohon maaf atas segala kekurangan tersebut tidak menutup diri dalam
mendapatkan pengatahuan yang sudah dipelajarin selama ini. Akhir kata saya sebagai penulis mengucapkan Terima kasih.
Medan, Juli 2017
Penulis
Markus Andreas Siregar
NIM : 142201034
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perkembangan perpustakaan di Indonesia telah berkembang dengan bertahap, seiring dengan salah satu tujuan pembangunan tersebut yaitu untuk meningkatkan kecerdasan serta kehidupan bangsa. Banyak hal yang telah dilakukan oleh para pustakawan ataupun dari pihak lain untuk membangun perpustakaan, khususnya dalam berbagai kegiatan kemasyarakatan.
Perpustakaan merupakan suatu lembaga yang memberikan layanan informasi dan menjadi tempat pelestarian hasil budaya bangsa dalam bentuk bahan pustaka yang tercetakbelum berperan sebagaimana perpustakaan perguruan tinggi yang baik. Ini disebakan kurangnya perhatian dari pihak sivitas akademika untuk mengembangkan jenis koleksi perpustakaan, maka karena itu koleksi yang tersedia kurang relevan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan dan juga kurangnya minat mahasiswa untuk memanfaatkan perpustakaan tersebut.
Pengembangan koleksi dari suatu perpustakaan tidak terlepas dari peranan suatu perpustakaan perguruan tinggi dari keseluruhan, karena suatu perpustakaan perguruan tinggi pada dasarnya merupakan suatu wadah pelayanan dalam suatu masyarakat perguruan yang besar dalam upaya untuk meningkatkan serta mencerminkan tujuan dan arah lembaga induknya.
Pengembangan koleksi perpustakaan tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiataan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan. Pada umumnya perguruan tinggi mengembangkan beberapa ilmu termasuk bidang informasi studi secara lebih mendalam.
Dalam pengembangan koleksi yang baik, maka sebuah perpustakaan dituntut untuk selalu dapat berperan aktif dengan menyediakan informasi yang mutakhir yang
dibutuhkan oleh setiap pengguna. Penyediaan koleksi yang sesuai terkait dengan pengembangan koleksiberikut :
1. Untuk mengetahui secara langsung pembahasan mengenai pengembangan koleksi pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
2. Untuk menambah wawasan penulis mengenai pengembangan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul yang penulis pilih, penulis membatasi ruang lingkup kertas karya yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan koleksi : pemilihan bahan pustaka, proses pengadaan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, perawatan bahan pustaka, data koleksi bahan pustaka. Pembatasan ruang lingkup tersebut bertujuan untuk dapat dipedomani dalampenulisan kertas karya ini.
1.4 Metode Pengumpulan Data a. Tinjauan literatur
Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku, literatur dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini.
b. Observasi
Informasi yang diperoleh dengan cara pengamatan serta cara wawancara dengan pustakawan yang bertugas pada perpustakaan tinggi tersebut.
c. Studi lapangan
Penulis memperoleh data melalui pengamatan secara langsung ke perpustakaan universitas sumatera utara tersebut.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dari segi sejarah, perpustakaan tinggi adalah perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut dengan perpustakaan akademik.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993,51) dalam Pengantar Ilmu Perpustakaan menyatakan bahwa“ Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perpustakaan.Misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan apa-apa di perpustakaan.Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar.
Yang termasuk perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan jurusan, fakultas, universitas, instintut, maupun sekolah tinggi, misalnya lembaga penelitian dan lembaga pengabdiaan masyarakat, juga dimasukkan ke dalam kelompok perpustakaan perguruan tinggi
Secara umum dapat disimpulkan bahwa pengertian perpustakaan adalah suatu institusi unit kerja yang menyimpan koleksi bahan pustaka secara sistematis dan mengelolahnya dengan cara yang khusus sebagai sumber informasi dan dapat digunakan oleh pengguna nya
2.1.1 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. Fungsi interprestasi
Perpustakaan ini sudah seharus nya memiliki kajian dan memberikan nilai tambahan terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melalukan dharmanya.
2. Fungsi edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika,oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang starategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembalajaran.
3. Fungsi riset
Salah satu fungsi dari perpustakaan perguruan tinggi adalah mendukung yang dilakukan oleh civitas akademika melalui penyediaan informasi dan sumber-sumber untuk keperluan penelitian pengguna . informasi yang diperoleh melalui yang akan dilakukan merupakan penelitian yang berkelanjutan. Oleh karena itu melalui fungsi riset diharapkan karya -karya penelitian yang dilalukan oleh civitas akademika akan semakin berkembang
4. Fungsi informasi
Peranan perpustakaan, disamping sebagai sarana pendidikan juga berfungsi sebagai pusat informasi .diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi sang pemakai (user). Terkadang memang tidak semua informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat memenuhi semua kebutuhan informasi pemakai. Untuk itu dibutuhkan peran pustakawan yang bisa meemberikan arahan kemana sebaiknya
mencari informasi yang dibutuhkan. Misalanya dengan menggunakan layanan rujukan dan media internet.
5. Fungsi publikasi
Perpustakaan menjadi perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan karya perguruan tingginya civitas akademik dan non akademik.
6. Fungsi deposit
Pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan dari warga perguruan tinggi tersebut.
7. Fungsi rekreasi
Perpustakaan disamping berfungsi sebagai sarana pendidikan, juga berfungsi sebagai tempat rekreasi. Tentunya rekreasi yang dimaksud disini bukan berarti jalan-jalan untuk hiburan, tetapi lebih berhubungan dengan ilmu pengetahuan. Seperti dengan cara menyajikan koleksi yang menghibur pembaca misalnya bacaan humor, cerita perjalanan hidup seseorang, novel, dan membuat kreasi keterampilan.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991,52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan bahwasanya tujuan Perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Menyediakan keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakaan jasa peminjaman yang tepat pengguna bagi berbagai jenis pemakai.
4. Menyediakaan jasa informasi yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.
Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat.
2.1.3 Pengembangan bahan pustaka
Pengembangan koleksi dimaksudkan untuk membina sebaik-baik nya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang dilayani. Pengembangan koleksi merupakan serangkain proses atau kegiataan yang bertujuan mempertemukan pemakain dengan informasi dalam lingkungan perpustakaan dan unit informasi.
Bahan pustaka yang beraneka-ragam jenis dan bentuk dihimpun oleh perpustakaan untuk menjadikan koleksi perpustakaan dalam melayani kebutuhan pengguna. Menurut Yulia (1993,11) menyatakan bahwa “ pengembangan koleksi adalah semua kegiataan untuk memperluas koleksi yang terdapat diperpustakaan, terutama aspek seleksi dan evaluasi ”.
Evans, G.Edward and Zarnosky Saponaro, Margareth, (2005) Untuk melakukan pengembangan koleksi, dibutuhkan pengetahuan dasar tentang pengembangan koleksi, organisasi dalam pelaksanaan kegiatan pengembangan kolkesi, ruang lingkup kegiatan pengembangan koleksi, berbagai tipe perpustakaan, dan tujuan perpustakaan, serta perlu juga untuk mengetahui jenis-jenis bahan pustaka Koleksi perpustakaan hendaknya selalu dapat mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan mencerminkan kemajuan manusia dibidiang ilmu pengetahuan dan teknologi. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi yang terdiri dari bahan berupa buku teks sampai hasil karya-karya penelitian yang rumit. Maka karena itu perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya
Dalam menjalankan kegiatan pengembangan koleksi tidak terlepas dari pembinaan koleksi. Pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan ini meliputi pemilihan dan pengadaan bahan pustaka, baik dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, tukar-menukar dan penerbitan sendiri. Dengan demikian dapat diketahui sejauh mana seluruh rangkaian kegiatan pengembangan koleksi yang telah mencapai sasaran akhir, yaitu mengembangangkan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna yang akan dilayani.
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam pengembangan koleksi perpustakaan terutama perpustakaan di perguruan tinggi, antara lain ukuran koleksi dan pertimbangan koleksi itu sendiri. Ukuran koleksi meliputi : kondisi dan kualitas koleksi; kuantitas pemakai; jumlah bidang studi; metode pengajaran; dan jumlah strata pendidikan di perguruan tinggi yang meliputi D1,D2, D3, S1, S2, dan S3 akan memerlukan koleksi perpustakaan yang lebih banyak dibandingkan dengan perguruan tinggi.
Maka karena itu, pengembangan koleksi harus ditangani secara cermat dengan melibatkan seluruh unsur yang terlibat di dalamnya. Dengan demikian koleksi dapat memenuhi kebutuhan para pengguna dan tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi yaitu, mendukung, memperlancar dan meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan
Pengembangan koleksi pada perpustakaan merupakan aktivitas dini dari pembinaan koleksi yang bertujuan untuk :
1. Menetapkan ketentuan pada rencana pengadaan pustaka 2. Menentukan metode dalam perluas bahan pustaka
3. Mengadakan seleksi bahan pustaka sebelum melakukan kegiataan pengadaan bahan pustaka
4. Mengadakan kerjasama pada unit pengadaan bahan pustaka dengan unit yang lain
5. Mengavaluasi koleksi dan kepuasaan pustaka
Adapun tujuan pengembangan koleksi adalah untuk menambah koleksi diperpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani pengguna yang berubah dan tuntutan pengguna masa kini dan masa yang akan datang
Tujuan pengembangan koleksi pada perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kondisi serta kebutuhan pengguna agar perpustakaan agar dapat berencana mendapatkan pengembangan koleksinya
Menurut Sulistiyo-Basuki dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, (1991, 429) untuk menilai apakah perpustakaan berkwalitas atau tidak, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
1. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan standar yang diterbitkan . 2. Membandingkan koleksi perpustakaan dengan koleksi perpustakaan
sejenis, terutama dengan perpustakaan sejenis yang besar.
3. Melakukan kajian berapa banyak koleksi yang digunakan.
4. Spesialisasi masing-masing. 2.1.4 Evaluasi bahan pustaka
Dalam ilmu perpustakaan istilah untuk membangun koleksi perpustakaan dikenal dengan istilah pengembangan koleksi (collection development). Kegiatan pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan mulai dari kegiatan seleksi sampai evaluasi. Koleksi perpustakaan harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah disesuaikan dengan tujuan, rencana dan anggaran yang tersedia.(Seminar dan Yulia, 2004)
Evaluasi koleksi adalah kegiatan menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi oleh pengguna.
Tujuan dari evaluasi koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi adalah : 1. mengetahui mutu, lingkup, dan kedalaman koleksi
2. menyesuaikan koleksi dengan tujuan dan program perguruan tinggi 3. mengikuti perubahan, perkembangan sosial budaya, ilmu dan teknologi 4. meningkatkan nilai informasi
5. mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi
6. menyesuaikan kebijakan penyiangan koleksi (Dirjen DIKTI, 2005)
Sementara itu, pada tingkat yang lebih luas evaluasi koleksi bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh koleksi yang ada dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Kebutuhan informasi pada lingkungan perguruan tinggi harus meliputi informasi tingkat dasar, informasi yang mendukung perkuliahan untuk tingkat sarjana dan informasi subjek khusus untuk kebutuhan penelitian (American Library Association, 1990). Perpustakaan melakukan evaluasi untuk beberapa alasan, seperti:
• Untuk mengembangkan program pengadaan yang cerdas dan realistis berdasarkan pada data koleksi yang sudah ada
• Untuk menjadi bahan pertimbangan pengajuan anggaran untuk pengadaan koleksi berikutnya
• Untuk menambah pengetahuan staf pengembangan koleksi terhadap keadaan oleksi Pengembangan koleksi yang efektif bertujuan untuk menghasilkan suatu rencana kebijakan koleksi yang dapat memperbaiki kelemahan dari kolek
2.1.5 Kebijakan Pengembangan bahan pustaka
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan sarana tertulis yang amat penting fungsinya sebagai sarana perencanaan, sarana komunikasi, serta pedoman untuk setiap tahapan proses pengembangan koleksi.
Di dalam pengembangan koleksi kegiatan yang dilakukan adalah memilih dan mengadakan bahan pustaka yang disesuaikan dengan kebijakan yang ditetapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan pengguna perpustakaan. Dengan maksud adalah untuk mengembangkan bahan pustaka yang sesuai agar tercapai perpustakaan yang berkwalitas sehingga dapat memenuhi keperluan pemakai secara efisien.
Kebijakan pengembangan koleksi merupakan alat perencanaan dan sarana untuk Mengkomunikasikan tujuan dan pengembangan koleksi perpustakaan agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan dengan terarah. Kebijakan pengembangan koleksi dilakukan dengan cara tertulis .
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam pembinaan dalam pengembangan koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, perencanaan, sebab kebijakan tersebut :
a. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui staff perpustakaan, pemakai, administrator dan dewan pembina pembina perpustakaan.
b. Memberi deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolahan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan.
c. Menjadi pedoman bagi pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin.
d. Menjadi standard atau tolak ukur untuk menilai sejauh mana saranan pengembangan koleksi telah tercapai.
e. Membantu pertanggung jawabkan alokasi anggaran.
f. Menajdi sarana komunikasi baik masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,43) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas berikut :
1. Kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat perguruan tingginya.
Karena itu, perpustakaan perlu memperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Arah pengembangan (learning) juga akan sangat
berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahanperpustakaan yang perlu dikembangkan
2. Beroriantasi pada kebutuhan pengguna
Berorientasi kepada kebutuhan penggunaPengembangan koleksi harus ditunjukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah tenaga kerja, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, dan alumni yang kebutuhannya akan informasi yang berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap.
4. Kemuktakhiran
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan
5. Kerjasama
Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi,yaitu antara pustakawan, tenaga adminstrasi .
Untuk mengadakan koleksi harus berpedoman kepada kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan untuk mempermudah proses kerja pengembangan koleksi dan kebijakan ini perlu dilakukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi kebutuhan pengguna
Tujuan pengembangan koleksi pada perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika diperguruan tinggi agar perpustakaan dapat terencana sesuai pengembangan koleksinya.
Menurut buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi (2004, 44) yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi tersebut :
1. Program lembaga
2. Model pembelajaran yang dijalankan 3. Kebutuhan pengguna
4. Jenis koleksi
5. Kriteria bahan pustaka 6. Jumlah ekslempar 7. Bahasa
2.1.6 Kegiatan Pengembangan bahan pustaka
Pengembangan koleksi meliputi kegiatan pemilihan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, stock opname, dan wedding. Pada kegiatan pengembangan koleksi ini akan dijelaskan siapa yang berwenang, untuk memilih, pertimbangan yang dipakai dan siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 44) pada umumnya pengembangan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rektor dan anggotanya yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengindefikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota civitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara,antara lain : a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.
b. Memberi kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaaan buku, baik secara tercetak maupun maya
4. Memilih dan mengadakan pustaka melalu pembelian, tukar-menukar, hadaih/sumbangan, dan penerbit sendiri.
5. Merawat bahan pustaka.
6. Menyiangi koleksi.
7. Mengevaluasi koleksi.
2.2 Pemilihan bahan pustaka
Secara umum seleksi diartikan sebagai tindakan, cara, atau proses memilih . dalam hubungannya dengan pengembangan koleksi perpustakaan , seleksi merupakan untuk mengindefikasikan bahan pustaka untuk ditambahkan pada koleksi yang sudah ada diperpustakaan. Dengan demikian, proses seleksi merupakan kegiataan yang dilaksanakan sebelum kegiataan pengadaan pustaka
Kegiataan pemilihan bahan pustaka adalah kegiataan memilih berbagai macam koleksi yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi harus dapat menunjang kurikulum perguruan tinggi. Karena itu, pustakawan harus mampu untuk mengembangkan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan kurikulum suatu akademik pustakawan harus mengetahui dan mampu memilih bahan pustaka yang beragam untuk pengguna.
Pemilihan buku artinya memilih buku untuk perpustakaan. Pemilihan buku berarti juga proses menolak buku tertentu untuk perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan, pemilihan buku dianggap sebagai salah satu aspek paling intelek, pemilihan buku dilakukan oleh semua perpustakaan, karena tergantung pada jenisnya.
Sistem pendanaan, hubungan dengan badan induk serta peraturan lain yang mengikat masing-masing perpustakaan mengalami berbagai persoalan dalam pemilihan buku (Sulistyo-Basuki, 1991, 426).
Adapun tujuan dari pemilihan buku ini adalah untuk mengembangkankoleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai pemakai masa kini serta masa mendatang.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi, (2004,47- 48) ada beberapa asas yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka perpustakaan yaitu:
a. Wibawa seorang penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang tertentu.
b. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi.
c. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang membuat masalah yang kontrovesial.
d. Kualitas isi bahan perpustakaan.
e. Harga.
f. Pemakaian bahasa.
g. Terbitan terbaru memperoleh priotitas diatas terbitan lama. Bahan perpustakaan yang lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.
h. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk kecuali jika ada alasan tertentu yang dapat diterima.
i. Tiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedia, cukup diadakan satu perangkat.
j. Buku ajaran yang diadakan dalam jumlah ekslempar yang terbatas, mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengna buku ajaran yang diperlukanya.
k. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk juga menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh (
distance learning ) maka jumlah bahan perpustakaan dalam medai elektronik/digital perlu diperhatikan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,46) untuk mengembangkan koleksi, diperlukan pustakawan yang mampu :
a. Memahami kurikulum semua program studi yang ada . b. Menyediakan formulir atau angket usulan pengadaan buku.
c. Mengadakan kegiataan survei kepada pengguna dengan cara menyebarkan angket kepada pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang ada diperpustakaan.
d. Mengadakan evaluasi koleksi yaitu menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi itu bagi pengguna maupun pemaanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
Dari uraian tersebut pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi kegiataan pemakai. Dengan adanya proses pemilihan bahan pustaka yang baik maka diharapkan koleksi peprustakaan harus sesuai dengan kurikilum yang digunakan .
2.2.1 Alat bantu pemilihan bahan pustaka
Sebagai seorang pustakawan untuk mencari informasi yang tepat, maka pustakawan tersebut harus mampu memahami seluk beluk bahan pustaka tersebut.
Oleh karena itu didalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka, pustakawan sangat terbantu dengan adanya alat bantu bahan pemilihan bahan pustaka .
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 53) alat bantu yang biasanya digunakan untuk memilih bahan perpustakaan yaitu :
a. Silabus atau mata kuliah.
b. Bibliografi.
c. Tinjauan dan referensi buku.
d. Pangkalan data perpustakaan lain.
e. Sumber-sumber lain dari internet.
f. Books in print.
g. Katalog penerbit.
Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan buku
2.2.2Prinsip pemilihan bahan pustaka
Menurut Soeatimah (1992, 7) dalam Buku Perpustakaan Kepustakawan dan Pustakawan, ada 4 prinsip dalam pemilihan pustaka yaitu :
a. Minat dan kebutuhan pemakai.
b. Tujuan, fungsi perpustakaan dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
c. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif yang dibawanya.
d. Pustaka yang dimiliki kualitas persyaratan.
Dari hasil pemilihan bahan pustaka tersebut yang diperlu pertimbangkan adalah :
1. Pihak dari perpustakaan perguruan tinggi paling tidak harus mengetahui kebutuhan pengguna dan kebutuhan akan informasi dari semua pengguna perpustakaan yang akan dilayani.
2. Untuk meningkatkan mutu akademik. Maka koleksi disediakan tidak hanya buku teks, tetapi harus berhubungan dengan program studi yang digunakan .
3. Informasi yang tersedia diperpustakaan harus mutakhir. Dengan cara menyediakan koleksi terbaru dan dapat menumbuhkan kecintaan akan perpustakaan .
Dalam prosedur pemilihan bahan pustaka biasanya dimulai dari pustakawan sendiri atau pengguna. Pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan perpustakaan yang dipilihnya dengan cara:
a. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh perpustakaan.
b. Menandai katalog penerbit dengan cara tertentu yang mudah terlihat.
c. Menghubungi staff perpustakaan melalui telepon dengan memberikan informasi .
Tabel 1 Formulir pengusulan bahan pustaka
No. Untuk buku Untuk terbitan
berkala
Untuk non – buku
1 Pengarang Judul Spesifikasinya
2 Judul Alamat penerbit Jenis
3 Edisi Frekuensi terbit Ukuran
4 Tahun terbit ISSN ( Jika ada) Informasi sumber
5 Penerbit Harga
langganan 6 ISBN ( Jika ada ) Subyek 7 Jumlah ekslempar Informasi
subyek 8 Harga satuan
9 Informasi sumber
Sumber : Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004, 53 )
2.2.3 Kewenangan pemilihan bahan pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah salah satu usaha antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,45 ) yang berhak dalam melalukan pemilihan bahan pustaka ini adalah :
a. Pustakawan.
b. Wakil sivitas akademika.
c. Wakil unit peneliti dan unit lain yang terkait.
Dan yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan adalah : 1. Pustakawan.
2. Tenaga kerja dan peniliti 3. Mahasiswa
4. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan.
2.2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Menurut Soeatminah (1992,71)“Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan”
Kebijakan pengadaan menurut Eva Philips (1992, 109) adalah sebagai berikut:
a. Anggaran organisasi, suatu organisasi harus menyisihkan dananya untuk pembelian buku dan majalah dari anggaran tahunan.
b. Tujuan dan prioritas dari organisasi bidang apa saja yang menjadi koleksi perpustakaan karena tidak semua buku dapat dibeli.
c. Jenis pemakai dan kebutuhan apakah pemakai memerlukan bahan ilmiah atau informasi yang sederhana dan praktis.
d. Staff perpustakaan dalam membeli buku harus dipentingkan jumlah tenaga yang diperlukan atau kemampuannya.
e. Hubungan perpustakaan dengan perpustakaan lain dan pusat dokumentasi lain, kemanakah pengguna akan mencari yang ia inginkan.
f. Kemampuan bahasa dalam menentukan koleksi perpustakaan. Kebijakan harus dibuat mengenai perincian koleksi berdasarkan bahasa pengantarnya.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Pegadaan atau Akuisisi dilakukan oleh bagian Pegadaan.
Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut :
- Pengadaan atau pengembangan koleksi
- Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul pada pemesan bahan pustaka
- Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus - menerus - Memeriksa dan mengikuti terus-menerus penertiban didalam
bibliografi
- Mengadakan hubungan pada penyalur buku atau penjual buku - Mengawasi penerimaan hadiah atau tukar-menukar bahan pustaka
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 5) cara pengadaan koleksi dengan cara sebagai berikut :
a. Pembelian b. Tukar-menukar c. Sumbangan/hadiah
2.3 Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang paling efektif karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi. Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
a. Membeli langsung ketoko buku
Biasanya sebelum membeli, pustakawan menyusun daftar pemesanan bahan pustaka, kegiataan ini biasanya dilakukan oleh perpustakaan yang dananya relatif sedikit karena lebih di khususkan pada jumlah eksemplar dan judul bahan pustaka.
Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ketoko buku adalah :
- Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia ditoko buku.
- Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
- Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
- Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
b. Membeli langsung ke penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit,baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesan bahan pustaka secara langsung kepenerbit dapat dilalukan apabila judul-judul yang dibuktikan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
c. Membeli melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku atau penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang bisa disebut dengan jobber atau
vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dengan penerbit , terutama untuk pengadaan bahan pustaka luar negeri.
2.3.1 Sumbangan / Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat diperpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 55) perpustakaan yang menerima hadiah secara langsung perlu :
a. Meneliti kiriman bahan perpustakaan dan mencocokannya dengan surat pengantarnya.
b. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang dibutuhkan.
c. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan.
Yang perlu diperhatikan dalam proses penerimaan hadiah atau sumbangan yaitu : a. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
b. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah/sumbangan dan setelah bahan perpustakaan diterima.
c. Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah/sumbangan dengan surat pengantarnya.
d. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
e. Mengelah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengelolahan bahan perpustakaan biasa.
2.3.2 Tukar-menukar
Suatu perpustakaan dapat melakukan kegiatan tukar-menukar setelah melakukan kesepakatan terlebih dahulu, biasanya yang dijadikan pertukaran adalah bahan yang tak sesuai dengan fungsi serta tujuan perpustakaan.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
- Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli ditoko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
- Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
- Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antara perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004,55) perpustakaanmelakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu :
a. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk.
b. Memberi nomor induk/inventaris setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
c. Majalah dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima.
d. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku.
e. Memberi cap/stempel mililk setiap buku pada halaman tertentu yang telah ditentukan.
Pencatatan kolom yang terdapat dalam buku inventarisi adalah:
1. Tanggal terima. Catat tanggal saaat buku diterima oleh bagian penerimaan.
2. Nomor induk. Dimana tiap eksemplar buku mempunyai 1 nomor induk.
3. Pengarang. Menuliskan nama pengarang yang sudah dibalik.
4. Judul. Jika judul yang terlalu panjang tidak perlu ditulis lengkap, hanya diberi tanda titik sebanyak 3 buah ( ... ).
5. Asalah perolehan. Apakah diperoleh dari “ B ” untuk pembelian, “ H ” untuk hadiah, “ T ” untuk tukar-menukar.
6. Penerbit. Nama penerbit buku yang terdapat pada halaman judul.
7. Tahun terbit. Kapan buku tersebut diterbitkan.
8. Harga buku.
9. Bahasa ( Inggris, Indonesia, Bahasa asing lainnya ).
10. Keterangan.
2.3.3 Inventaris Bahan Pustaka
Dengan adanya buku inventaris, maka kita dapat mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, jumlah eksemplar dan judul, jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia dan asing dan lain-lain
Tabel 2 Format buku inventaris seperti terlihat pada gambar Tanggal No.
indu k
Judul Penga ntar
Tahun Bahasa Jumlah Harga Keter angan
Kegitaan inventaris ini bertujuan untuk mengontrol kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan inventaris ini perpustakaan dapat
membuat laporan, menyusun statiska bahan pustaka yang sudah atau belum ada dimiliki perpustakaan
2.3.4 Stock Opname
Dalam kegiatan pengembangan koleksi suatu perpustakaan didasarkan pada profil koleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Dimana kegiatan untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan yang merupakan kegiatan pengumpulan data yang jumlah koleksinya menurut subjek yang sesuai dengan subjek yang dicakup disebut “ stock opname “
Tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah :
a. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
b. Mengetahui jumlah buku ( judul/eksemplar ) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
c. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka.
d. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya.
e. Untuk mengetahui pustaka yang dinyatakan hilang.
f. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Keuntungan diadakan stock opname yaitu :
a. Dapat disusun dari daftar pustaka yang disaingi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun, kondisi bahan pustaka dan susanan bahan pustaka yang mutakhir.
b. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi, hal ini berarti stock opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka.
c. Mengetahui tingkat hilang nya bahan pustaka diperpustakaan.
d. Dapat diperoleh nya susunan bahan pustaka yang rapi dan baik.
e. Mudah membersihkan bahan pustaka dari debu dan kotoran lain.
Stock opname memiliki beberapa prosedur dan metode antara lain : 1. Daftar pengadaan ( accession list ) .
Daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan buku dalam rak.
Dibutuhkan 2 petugas dimana seorang memeriksa buku satu persatu kemudian menyebutkan nomor induknya, dan petugas lainnya memeriksa dan memberikan tanda pada daftar pengadaan.
2. Buku inventaris melalui daftar register bahan pustaka.
Memberi tanda pada register, untuk buku-buku yang sedang dipinjam, diperbaiki, atau yang tak diketahui.
3. Lembar lepas yang berasal dari buku induk.
Lembar lepas ini berisi nomor induk yang dibatasi sampai 100 nomor.
4. Menghitung bahan pustaka.
Buku-buku dalam rak langsung dihitung dan ditambahkan dengan buku yang sudah dipinjam, dijilid, dan diperbaiki. Kemudian dikurangi dengan jumlah koleksi yang didasarkan pada buku induk. Selisih dari kedua angka merupakan jumlah buku yang tak diketahui atau hilang.
5. Jajaran katalog yang disusun berdasarkan nomor kelas ( self list ).
Self list disebut sebagai daftar pergerakan karena susunan kartu katalog sama dengan susunan buku-buku dalam rak.
6. Kartu uji ( check card ).
Kartu uji ini menggunakan kartu katalog dimana tiap rak berisi buku yang diberi nomor atau simbol. Kemudian tiap buku dibuatkan satu kartu uji yang berisi nomor induk atau simbol lokasi. Kartu ini dibuat untuk buku- buku yang dipinjam, dijilid atau dipebaiki.
7. Bantuan komputer.
Metode ini membandingkan nomor-nomor induk yang didalam buku yang disusun dirak, dengan nomor induk buku yang terdaftar didalam nomor
buku, tetapi perbandingan nomor induk buku dengan bantuan komputer yaitu dengan lebih dahulu memasukkan data-data induk buku yang terdapat pada rak, dan nomor induk buku yang terdapat pada buku induk.
8. Stock opname berdasarkan contoh/sampel.
Dengan menggunakan contoh/sampel akan dapat angka laju kehilangan buku pertahun berdasarkan hitungan rata-rata
2.3.5 Weeding
Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian penting dalam kegiatan perpustakaan apabila tidak mengingikan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang pernah diterbitkan. Oleh karena nya, harus diadakan penyiangan yang regular, yang berkelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan
Menurut Yulia (1990, 199) pedoman umum penyiangan koleksi adalah:
1. Subjek tidak sesuai lagi dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
2. Bahan pustaka yang sudah usang isinya.
3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi.
4. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahkan gantinya.
5. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.
6. Bahan pustaka yang jumlah copy nya terlalu banyak, frekuensi pemakainya rendah.
7. Bahan pustaka yang terlarang.
Menurut Akbar, Meidi Abdul dalam Pembinaan dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Penyiangan yang dilakukan di perpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Memperoleh tambahan tempat koleksi baru.
b. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
c. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakan koleksi d. Memungkinkan staf perpustakaan mengelola koleksi secara efektif .
Kriteria untuk penyiangan yang diterapkan untuk mengidentifikasi judul-judul yang akan ditarik dari koleksi ditinjau kembali secara teratur oleh pustakawan, dan yang berlaku saat ini adalah ( Buku panduan Pengembangan Koleksi, 2001,25 ):
a. Koleksi umum
Semua judul yang diperoleh sebelum tahun 1999 yang tidak sersikulasi sejak 1999 dan yang pengarang yang tidak terdaftar, menjadi calon untuk tertarik dari peredaran. Daftar calon tersebut disusun subjek, dibuat dan dikirim ke semua dekan, kepala departemen, koordinator departemen dan perpustakaan dan staff pengajar perpustakaan.
b. Bahan rujukan
Sumber rujukan yang disusun secara priodik akan menjadi kadaluarsa, karena telah ada revisi atau edisi baru sebagai pengganti nya kemudian akan ditarik.
c. Terbitan pemerintah
Semua terbitan pemerintah yang ada dalam koleksi selama lima tahun menjadi calon untuk ditarik dan keputusannya dibuat per judul.
d. Terbitan berseri
Tiap tahun ditinjau dan dinilai judul yang hanya sekali-kali dipakai.
e. Bahan audio-visual
Bagian yang telah rusak menjadi calon untuk ditarik dan dibuat perjual f. File bahan efermal
Bahan yang telah kadaluarsa ditarik sesuai dengan petunjuk pustakawan refrens yang diserahkan untuk mengurus file ini.
Menurut Wijoyo, Widodo H . Untuk melaksanakan kegiataan wedding kategori buku yang dapat dilakukan penyiangan adalah :
a. Penggandaan buku, diminta buku terlalu banyak permintaan untuk dibeli maka akibat perkembangan zaman sehingga tidak dimanfaatkan lagi.
b. Edisi yang lama, dimana edisi terbaru lebih banyak diminati pengguna akibat perkembangan IPTEK.
c. Buku-buku yang telah rusak dan tidak mungkin lagi dimanfaatkan lagi.
d. Buku-buku yang telah ketinggalan baik serupa isi, bentuk dan themanya.
BAB III
PENGEMBANGAN BAHAN PERPUSTAKAAN PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pengembangan Bahan Perpustakaan pada Perpustakaan USU
Kegiatan kerja pengembangan bahan perpustakaan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang berada dalam koordinasi Sub Bidang Dukungan Teknis.
Tim ini melaksanakan rencana strategis pengadaan yang ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi yang lancar dengan pengguna dosen dan mahasiswa baik secara individu maupun lembaga yakni departemen/program studi/fakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan pustaka baik dalam negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki perpustakaan, membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan, dan seterusnya.
3.1 Standar Operasional Pengembangan bahan perpustakaan Pada Perpustakaan USU
1. Seleksi buku. (MP-GKM-PU-011)
2. Prosedur Pemesanan Buku.(MP-GKM-PU-012) 3. Inventarasi Bahan pustaka.(MP-GKM-PU-013) 4. Seleksi Bahan Elektronik. (MP-GKM-PU-014) 5. Penerimaan Bahan elektronik.(MP-GKM-PU-015) 6. Penyiangan koleksi. (MP-GKM-PU-016)
7. Seleksi jurnal.(MP-GKM-PU-017) 8. Langganan jurnal. (MP-GKM-PU-018) 9. Penerimaan jurnal (MP-GKM-PU-019)
10. Persiapaan penyediaan jurnal (MP-GKM-PU-020) 11. Stockopname.(MP-GKM-PU-021)
12. Digitalisasi bahan perpustakaan. (MP-GKM-PU-022)
3.1.1 Seleksi buku
Seleksi buku adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan. Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada perorangan maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas, sebagai berikut:
1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahanpustaka pada setiap titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitasmaupun Cabang di beberapa fakultas.
2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web Perpustakaan USU yang ditujukan ke Email
Bagian Pengadaan ([email protected]).
3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada departemen/prodi agar dipilih judul-judul yang sesuai.
4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan mahasiswa yang disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal baik di dalam maupun di luar gedung perpustakaan.
5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan tanggapan penilaian tentang koleksi perpustakaan.
6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen maupun fakultas Perpustakaan akan segera menanggapinya dan menginformasikan sesegera mungkin realisasi pengadaannya
3.1.2 Prosedur pemesan buku
adalah proses kegiatan yang dimulai dari penyusunan daftar buku yang akan dibeli,meminta kesanggupan supplier mengadakannya, mengevaluasi penawaran dan menyetujui harga pembelian didalam pemesan buku ini dapat melibatkan Suplplier,
desiderata, panitia pengadaan, RKS, Penawaran, pemeriksa buku, pemeriksa dan klaim
Ketentuan umum dalam pemesan buku sebagai berikut :
• Buku yang dipesan harus diuraikan dalam daftar yang jelas data bibliografinya, yaitu dengan melengkapi informasi : judul, pengarang, keterangan edisi, penerbit, nomor ISBN, dan jumlah eksemplar.
• Pengelola Pengadaan harus memilih Penerbit/toko buku/agen yang paling terjamin kemampuannya dalam menyediakan buku yang diperlukan.
• Penerbit/toko buku/agen yang terpilih harus memenuhi prinsip:
harga paling murah, mutu paling baik, waktu penyediaan buku yang sesuai dengan jadwal.
• Pengelola Pengadaan harus melakukan pemeriksaan yang teliti tentang kesesuaian spec buku dengan daftar pesanan
• Permintaan pembayaran kepada Bagian Keuangan diiajukan setelah dipastikan bahwa hasil pemeriksaan telah sesuai.
Tujuan pemesan buku adalah Memperoleh buku-buku yang diperlukan sivitas akademika (pengguna) Perpustakaan USU, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan perpustakaan sesuai tujuan perpustakaan dalam menunjang program Tridharma di USU.
• Persyaratan dalam melaksanakan pemesanan buku adalah:
a. Pemesanan buku dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa Untuk Keperluan Perpustakaan USU yang ditunjuk dengan Surat keputusan Rektor USU.
b. Mengetahui tata cara pengadaan barang/jasa sebagaimana telah diatur dalam Keppres no. 80 tahun 2003 j.o. Peraturan Presiden no.
8 tahun 2006 j.o. Peraturan Menteri Keuangan no. 606 tahun 2004 j.o. Peraturan Dirjen Anggaran no. 66 tahun 2005.
Tata cara pelaksanan pemesan buku :
• Pengelola Pengadaan mempersiapkan Daftar Pesanan setelah menentukan prioritas judul-judul yang dikumpulkan dalam database Desiderata
• Daftar Pesan disampaikan kepada Panitia Pengadaan Barang
• Panitia Pengadaan mempersiapkan RKS (Rencana Kerja dan Syarat-syarat )
• Panitia Pengadaan mengundang Supplier untuk menyampaikan dan menjelaskan Daftar Pesan dan RKS
• Supplier mengajukan penawaran
• Panitia Pengadaan mengadakan rapat evaluasi penawaran dan harga untuk selanjutnya menentukan Supplier yang paling mampu
• Supplier yang ditunjuk melaksanakan pengadaan buku
• Buku dan daftar kirim disampaikan kepada Perpustakaan
• Pemeriksa mengadakan kesesuaian buku dengan daftar kirim dan daftar pesan
• Pemeriksa menyampaikan hasil pemeriksaan kepada Panitia Pengadaan.
• Panitia Pengadaan menyampaikan rekomendasi kepada bagian Keuangan untuk melakukan pembayaran.
3.1.3Inventaris Bahan Pustaka
Buku inventaris harus memberikan informasi mengenai setiap buku yang diterima.
Adapun informasi minimal yang harus dibuat dalam kolom-kolom buku induk adalah sebagai berikut :
• Kolom Nomor Urut
• Kolom Tanggal Penerimaan
• Kolom Pengarang
• Kolom Judul
• Kolom Impersium
• Kolom Asal penerimaan
• Kolom Bahasa
• Kolom Jumlah Ekslempar
• Kolom Harga
• Kolom Nomor Klasifikasi
Gambar 3: Buku Inventarisasi Perpustakaan USU
Setiap buku hanya memiliki satu nomor induk. Cara penulisan nomor induk dikenal dikenal dengan 2 cara, yaitu :
1. Penerimaan berdasarkan penerimaan tahunan
Setiap tahun dimulai dengan nomor 1 – dst. secara kronologis sampai penerimaan terakhir pada 31 Desember. Contoh : 06000178, maksudnya adalah buku yang ke-178 pada tahun 2006. 178 / 2006 sda.
2. Penomoran berdasarkan Urutan Penerimaan Buku
Cara ini tidak banyak dianut Perpustakaan, karena tidak terlihat informasi tahun penerimaan. Dengan model nomor induk buku dimulai dari nomor 1 – dst. Secara kronologis selama Perpustakaan yang bersangkutan masih menjalankan fungsinya. Contoh: 1,2,3,4, ……, 421,422, …., 1005, 1006, …, 22560, 22561, …dst.
Prosedur Kerja Inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara:
1. Setiap bahan pustaka yang diterima Perpustakaan segera harus didaftarkan pada buku inventaris dengan sekaligus memberikan nomor induk pada setiap eksemplar buku baru tersebut. Kolom- kolom dalam buku inventaris harus diisi selengkap mungkin sesuai dengan identitas buku yang didaftarkan.
2. Membubuhkan stempel inventaris dan stempel milik Perpustakaan pada masing-masing buku tersebut. Stempel inventaris dibubhkan pada halaman judul, dan stempel milik dibubhkan beberapa kali pada bagian-bagian buku sesuai ketebalannya. Contoh kedua macam stempel tersebut adalah sebagai berikut:
Contoh stempel hak milik perpustakaan Universitas Sumatera Utara
MILIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Sumber : Perpustakaan USU
Contoh stempel inventarisasi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
Tanggal terima : Asal dari : No. Panggil : Tgl universitas :
Sumber : Perpustakaan USU
3.1.4 Seleksi Bahan Elektronik
Seleksi bahan pustaka elektronik adalah proses memutuskaan kelayakan bahan pustaka elektronik yang akan ditambahkan ke dalam koleksi perpustakaan, berdasarkan ukuran yang bersumber dari fungsi dan peranan perpustakaan serta kebutuhan pengguna
Ketentuan dalam seleksi bahan elektronik :
• Seleksi bahan pustaka elektronik harus berpedoman pada kurikulum fakultas, silabus mata kuliah, serta permintaan pengguna. Kriteria seleksi adalah kesesuaian koleksi dengan program studi atau penelitian yang sedang/akan berlangsung di USU.
• Tim Seleksi harus mengidentifikasi keunggulan dan kelemahan bahan pustaka elektronik dibandingkan bahan pustaka cetak dan memutuskan yang paling menguntungkan bagi pengguna perpustakaan.
• Untuk teknologi baru Tim Seleksi diharapkan mengundang masukan pakar untuk menilai kelayakan teknologi, fisik serta isi bahan pustaka elektronik.
Tujuan Seleksi bahan elektronik :
a. Memungkinkan perpustakaan mendapatkan bahan elektronik yang paling sesuai untuk mendukung program tridharma di USU, yaitu
pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
b. Mengupayakan penggunaan anggaran pengadaan buku se efisien mungkin, dalam arti tidak menghamburkan biaya untuk yang sia- sia.Mengupayakan agar minat pengguna tetap tinggi dalam memanfaatkan perpustakaan
Untuk dapat menjadi pemilih bahan elektronik (selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
• menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit, kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
• mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka menggunakan perpustakaan dan mengapa ada kelompok yang menggunakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari kelompok lainnya.
• memahami kebutuhan pemakai
• memahami teknologi elektronik yang berkembang dari waktu ke waktu.
Tata cara pelaksana seleksi bahan elektronik :
1. Tim pengadaan mengumpulkan informasi bahan pustaka eletronik baik penawaran dari perusahaan, catalog penerbit atau website internet.
2. Bahan – bahan tersebut disampaikan kepada tim seleksi tersebut.
3. Mengundang suplier untuk persentasi kepada tim seleksi.
4. Bahan pustaka elektronik yang telah diseleksi diterima kembali kepada tim pengadaan.
5. Tim pengadaan mengkonfirmasikan hasil seleksi dengan katalog perpustakaan, dan daftar pemesanan yang sedang diproses, untuk menghidari duplikasi.
6. Membuat daftar bahan pustaka elektronik yang akan dipesan oleh suplier
3.1.5 Penerimaan Bahan Elektronik
Penerimaan bahan pustaka elektronik adalah proses pemeriksaan kwantitas dan kwalitas bahan elektronik yang disampaikan Suplier/Agen dengan daftar pesanan, menyampaikan rekomendasi pembayaran ke Bagian Keuangan apabila bahan elektronik telah sesuai dengan yang diminta dan menyampaikan klaim kepada pemasok apabila tidak sesuai
Ketentuan umum dalam penerimaan bahan elektronik :
1. Bahan elektronik yang diterima harus dipastikan sesuai dengan permintaan, baik unsur : judul, pengarang, keterangan edisi, penerbit, nomor ISBN, dan jumlah, dan format fisik harus dalam keadaan baik.
2. Tim Pengadaan harus menyampaikan klaim kepada suplier/agen, apabila ada persyaratan di atas yang tidak terpenuhi.
3. Tim Pengadaan Koleksi selanjutnya menyampaikan rekomendasi untuk pembayaran kepada Bagian Keuangan.
Persyaratan dalam melaksanakan penerimaan bahan elektronik adalah:
• Penerimaan bahan elektronik dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa Untuk Keperluan Perpustakaan USU yang ditunjuk dengan Surat keputusan Rektor USU.
• Mengetahui tata cara pengadaan barang/jasa sebagaimana telah diatur dalam Keppres no. 80 tahun 2003 j.o. Peraturan Presiden no.
8 tahun 2006 j.o. Peraturan Menteri Keuangan no. 606 tahun 2004 j.o. Peraturan Dirjen Anggaran no. 66 tahun 2005.
Tata cara pelaksanaan penerimaan bahan elektronik : 1. Menerima bahan elektronik beserta daftar kirim 2. Mencocokkan bahan elektronik dengan daftar kirim 3. Mencocokkan bahan elektronik dengan daftar pesan 4. Memeriksa keadaan fisik bahan elektronik
5. Menandatangani tanda terima
6. Mencatat bahan pustaka elektronik dalam buku induk (database) 7. Mengisi data bibliografi awal ke lembar kerja INDOMARC 8. Memasang barcode
9. Mengirim bahan elektronik besrta lembar kerja ke bagian Pengolahan
3.1.6 Penyiangan Koleksi
Penyiangan adalah kegiatan mengeluarkan bahan pustaka tertentu yang tidak layak lagi di koleksi perpustakaan.Dalam rangka pemeliharaan koleksi, perpustakaan harus menyelenggarakan stock opname setelah menyelenggarakan pelayanan dalam periode waktu tertentu agar dapat diketahui koleksi yang hilang, rusak, dan yang tidak diminati pengguna. Leh karena volume pekerjaannya yang besar maka seluruh staf perpustakaan harus dilibatkan, dan pelayanan kepada pengguna selama kegiatan berlangsung harus ditutup.
Tujuan penyiangan dalam koleksi buku adalah :
a. Perpustakaan dapat mengetahui kelemahan koleksi pada bidang-bidang subjek tertentu
b. Susunan buku di rak menjadi rapi dan sistematis sehingga mempermudah pengguna melakukan penelusuran
c. Dapat diketahui koleksi yangt hilang, rusak dan salah penempatan
d. Mengetahui keadaan koleksi perpustakaan apakah masih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
e. Agar Koleksi tetap Up to Date, sesuai dengan kebutuhan saat ini.
Untuk dapat melaksanakan stock opname harus memenuhi persyaratan berikut:
• Menetapkan kriteria penyiangan
• Mencetak katalog shelflist yakni katalog yang berdasarkan susunan pengerakan
• Merapikan susunan buku di rak berdasarkan sistematika klasifikasi DDC
Tata cara pelaksanaan penyiangan koleksi : 1. Menetapkan Kriteria Penyiangan
2. Menentukan quota pemeriksaan diantara staf 3. Memeriksa dan merapihkan susunan koleksi di rak 4. Memeriksa buku di rak sesuai dengan kriteria penyiangan 5. Menarik buku yang memenuhi kriteria penyiangan
6. Melakukan pengeditan/update katalog pada OPAC terhadap buku-buku yang ditarik
7. Membuat daftar buku hasil penyiangan 8. Membuat berita acara penyiangan 3.1.7 Seleksi jurnal
Proses memutuskan jurnal yang akan ditambahkan kedalam koleksi perpustakaan, berdasarkan ukuran yang bersumber dari fungsi dan peranan perpustakaan dalam pengguna.
Tujuan dalam seleksi jurnal :
1. Memastikan bahwa perpustakaan mendapatkan jurnal yang paling sesuai dengan program tridharma di USU, yaitu pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Mengupayakn pengguna anggaran pengadaan anggaran se-efesien mungkin, dalam arti tidak menghamburkan biaya yang tidak diperlukan.
3. Mengupayakan minat pengguna dalam kunjungan perpustakaan.
Untuk dapat menjadi pemilih jurnal (selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
• menguasai sarana bibliografi yang dikhususkan untuk jurnal, baik dalam ruang lingkup nasional maupun internasional, terutama Ulrich International Periodical Directory dan Daftar Terbitan Jurnal Indonesia oleh PDII-LIPI, serta daftar jurnal yang diakreditasi Depdiknas.
• mengetahui standard penilaian jurnal yang berkualitas berdasarkan ukuran Ulrich
• memahami kebutuhan pemakaipengetahuan mendalam mengenai koleksi jurnal Perpustakaan.
Tata cara pelaksanaan seleksi jurnal : 1. Tim pengadaan menyiapkan :
a) Informasi jurnal dari sumber
b) Daftar mata kuliah yang diajukan dari fakultas melalui katalog fakultas yang ada.
c) Daftar silabus yang tersedia.
2. Bahan- bahan seleksi yang sudah siap di berikan kepada tim seleksi.
3. Bahan pustaka yang sudah diseleksi diteriam kembali kepada tim pengadaan.
4. Tim pengadaan mengkorfimasikan hasil seleksi dengan katalog perpustakaan dan kardeks, dan daftar pesanan yang diproses, untuk menghidari duplikasi.
5. Tim pengadaan mengverifikasikan kelengkapan data bibliografi.
3.1.8 Langganan jurnal
Langganan jurnal adalah proses melangganan jurnal dalam priode dalam satu tahun sesuai dengan pesanan dan kebutuhan pengguna.
Tujuan langganan jurnal : memungkinkan perpustakaan mendapatkan jurnal yang paling sesuai dengan dukungan dari program tridharma USU, pendidikan,pengajaran, dan pengabdian kepada masyarakat
Persyaratan dalam melaksanakan pemesanan buku adalah:
• Pemesanan buku dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa Untuk Keperluan Perpustakaan USU yang ditunjuk dengan Surat keputusan Rektor USU.
• Mengetahui tata cara pengadaan barang/jasa sebagaimana telah diatur dalam Keppres no. 80 tahun 2003 j.o. Peraturan Presiden no. 8 tahun 2006 j.o. Peraturan Menteri Keuangan no. 606 tahun 2004 j.o. Peraturan Dirjen Anggaran no. 66 tahun 2005.
Tata cara pelaksanan langganan jurnal :
Menerima judul jurnal hasil seleksi dari Tim Seleksi
Memeriksa kardeks dan katalog jurnal
Memisahkan jurnal yang baru dari jurnal yang diperpanjang
Untuk jurnal baru buat kardeks dan lengkapi data bibliografi (lampiran)
Menyusun daftar pesan jurnal baru (lampiran) dan perpanjangan
Menghubungi Penerbit/jobber untuk meminta provorma invoice
Menerima proforma invoice dari penerbit/agen
Memeriksa alokasi dana
Mempertimbangkan judul dan harga yang tidak sesuai
Menentukan judul jurnal yang akan dilanggan
Mengirim daftar jurnal yang akan dilanggan ke Bagian Keuangan untuk pembayaran.
3.1.9 Penerimaan jurnal
Penerimaan jurnal adalah proses pemeriksaan kwantitas dan kwalitas jurnal yang disampaikan Penerbit/Toko Buku/Agen dengan daftar pesanan, menyampaikan rekomendasi pembayaran ke Bagian Keuangan apabila jurnal telah sesuai dan menyampaikan klaim kepada pemasok apabila tidak sesuai.
Penerimaan jurnal bertujuan:
Memastikan bahwa jurnal yang disampaikan badan/vendor/agen telah sesuai dengan spesifikasi yang diperlukan Perpustakaan.
Persyaratan dalam melaksanakan penerimaan jurnal adalah:
• Penerimaan jurnal dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang/Jasa Untuk Keperluan Perpustakaan USU yang ditunjuk dengan Surat keputusan Rektor USU.
• Mengetahui tata cara pengadaan barang/jasa sebagaimana telah diatur dalam Keppres no. 80 tahun 2003 j.o. Peraturan Presiden no. 8 tahun 2006 j.o. Peraturan Menteri Keuangan no. 606 tahun 2004 j.o. Peraturan Dirjen Anggaran no. 66 tahun 2005.
Tata cara pelaksanan penerimaan jurnal : 1. Menerima jurnal
2. Mencocokkan jurnal dengan daftar pesan.
3. Mengklaim jurnal yang tidak sesuai dengan pesanan.
4. Memeriksa fisik jurnal.
5. Memberi cap/stempel.
6. Mengisi data di kardeks/computer (lampiran 8A & 9A).
7. Memberi cap stempel dibuku
8. Mengirim jurnal baru ke pengelolahan.
9. Mengirim jurnal perpanjangan di bagian pelayanan.
3.1.10 Persiapaan penjilidan jurnal
Persiapan penjilidan jurnal adalah proses mengumpulkan dan memelihara jurnal yang diterima hingga lengkap kronologis urutan nomor-nomor edisinya agar memenuhi persyaratan untuk dijilid.
Persiapan penjilidan jurnal bertujuan:
Agar seluruh jurnal yang diadakan terpelihara secara lengkap urutan penerbitannya dan lebih memudahkan untuk melakukan penelusuran dan penggunaannya
Persyaratan dalam mempersiapkan penjilidan jurnal adalah:
1. Setiap judul jurnal harus dibuatkan database serta kartu jurnalnya, yang menjelaskan judul, penerbit, ISSN, frekwensi penerbitan, asal perolehan, serta tanggal penerimaan setiap edisi.
2. Tim Koleksi Khusus setiap hari harus meregistrasi dan memproses setiap edisi yang diterima baik ke database maupun kartu jurnal
3. Menyampaikan klaim kepada Redaksi/Agen/Penerbit apabila edisi tertentu terlambat atau tidak diterima
4. Mendisplay edisi terbaru agar diketahui pengguna dan menarik edisi lama untuk persiapan penjilidan
Tata cara pelaksaan penjilidan jurnal :
a. Memeriksa setiap nomor judul pada kartedks b. Menyusun jurnal yang sudah lengkap
c. Mengisi formulir penjilidan
d. Membuat daftar jurnal yang sedang dijilid dan memberi keterangan pada kardeks.
e. Mengirim jurnal ke bagian penjilidan.
3.1.11 Stockopname
Stockopname adalah suatu kegiataan mencocokkan buku dirak dengan daftar pengerakan (shelfist).Dalam rangka pemeliharaan koleksi, perpustakaan harus menyelenggarakan stock opname setelah menyelenggarakan pelayanan dalam periode waktu tertentu agar dapat diketahui koleksi yang hilang, rusak, dan yang tidak diminati pengguna. Leh karena volume pekerjaannya yang besar maka seluruh staf perpustakaan harus dilibatkan, dan pelayanan kepada pengguna selama kegiatan berlangsung harus ditutup.
Stock opname mempunyai tujuan sebagai berikut :
a) Perpustakaan dapat mengetahui kelemahan koleksi pada bidang- bidang subjek tertentu.
b) Sususan buku dirak menjadi rapi dan sistematis sehingga mempermudah layanan pengguna melalukan penelusuran.
c) Dapat diketahui koleksi yang rusak, hilang, dan salah penempatan.
d) Mengetahui catatan koleksi pada perpustakaan apakah masih sesuai dengan catatan kepemilikan.
Untuk dapat melaksanakan stock opname harus memenuhi persyaratan berikut:
• Mencetak katalog shelflist yakni yang berdasarkan susunan pengerakan
• Merapikan susunan buku di rak berdasarkan sistematika klasifikasi DDC
• Menutup pelayanan kepada pengguna selama kegiatan berlangsung
• Menagih koleksi yang terlambat dikembalikan dan meniadakan peminjaman selama Menyelenggarakan stock opname.
Tata cara pelaksaan stockopname adalah :
1. Mencetak (print) katalog shelflist dari Katalog Perpustakaan 2. Memeriksa dan merapihkan susunan koleksi pada seluruh rak
