SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisa sebuah organisasi. Dalam hal yang sama , model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi satu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya. Selama beberpa tahun terakhir ini, topik keunggulan kompetitif telah menjadi fokus dari banyak diskusi. Dan dapat dicapai memalui pengelolaan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual juga dapat memainkan peranan yang besar. Michael E porter mengontribusikan pemikiran – pemikiran mengenai rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system) yang setara dengan cara melihat sesuatu cara sistem atas perusahaan dan lingkungannya.
PERUSAHAAN DAN LINGKUNGAN
Pada halnya bahwa sebuah perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola melalui
pengguna sebuah sistem virtual. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dan lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang diubah kembali kelingkungan.
MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Dari gambar tersebut menunjukkan aliran sumber daya dari lingkungan melalui perusahaan dan kembali kelingkungan. Aliran sumber daya fisik berada dibagian bawah ; aliran sumber daya virtual berada dibagian atas. Bagian ini menggambarkan model sistem umum perusahaan, model ini menampilkan arsitektur bagian seluruh jenis organisasi dalam bentuk sebuah sistem.
ALIRAN SUMBER DAYA FISIK
Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahanbaku, mesin dan uang. Sumber daya fisik dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada pelanggannya.
ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL
Pada gambar 1 menunjukkan aliran dari sumber daya virtual: Data, informasi, dan informasi dalam sebuah keputusan.
MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN
Unsur – unsur yang memungkinkan perusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi ;
1. Standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai sebuah tujuan
secara keseluruhan.
2. Manajemen perusahaan
LINGKARAN UMPAN BALIK
Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukkan kedalam pemroses informasi yang
mengubahnya menjadi informasi.
PERUSAHAAN DIDALAM LINGKUNGANNYA
Model sistem umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan dapat berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya. Lingkungan perusahaan banyak variasi dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya. Misalnya sebuah bank berbeda dengan toko – toko alat olah raga dan sebuah tempat ibadah.
Unsur – unsur lingkungan adalah organisasi dan individu yang berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung maupun tidak langsung atas perusahaan.
Model 8 unsur lingkungan :
1. Pemasok ( supplier ) lebih disebut vendor 2. Pelanggan ( customer )
3. Serikat kerja ( Labor union )
4. Komunitas keuangan ( financial community )
5. Pemegang saham dan pemilik ( stockbolders and owners ) 6. Pesaing ( competitor )
7. Pemerintah ( goverment )
8. Komunitas global ( global community ) Aliran sumber daya lingkungan
Perusahaan terhubung dengan unsur – unsur lingkungannya memalui sumber daya lingkungan. Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lain. Aliran – aliran yang umum terjadi meliputi :
1. Aliran informasi dari pelanggan 2. Aliran bahan baku kepelanggan 3. Aliran uang kepada pemegang saham 4. Aliran bahan baku dari pemasok
Aliran yang lebih jarang terjadi, meliputi:
1. Aliran uang dari pemerintah ( seperti untuk penelitian ) 2. Aliran bahanbaku kepemasok
3. Aliran pegawai kepesaing
Mengelola aliran sumber daya fisik-manajemen Rantai pasokan ( supply chain manajement )
Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan adalah proses aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara tepat waktu dan efisien.
Manajemen rantai pasokan terdiri dari aktivitas – aktivitas berikut ini : 1. Meramalkan permintaan pelanggan
2. Membnuat jadwal produksi 3. Menyiapkan jaringan transportasi
4. Memesan persediaan pengganti dari para pemasok 5. Menerima persediaan dari pemasok
6. Mengelola persediaan – bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi 7. Melakukan produksi
8. Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan
9. Melacak aliran sumber daya dari pemasok, didalam perusahaan, dan kepada pelanggan Sistem informasi perusahaan dapat digolongkan dalam melaksanakan tiap-tiap aktivitaas
diatas.
Sistem Elektronik
Seiring dengan mengalirnya sumber daya melalui pasokan maka mereka akan dapat dilacak secara elektronis. Langkah demi langkah setiap tindakan akan dicatat dalam terminal komputer yang terdapat dilokasi pemasok didalam area penerimaan perusahaan, didalam area persediaan dan produksi, area pengiriman, didalam kendaraan yang digunakan oleh transportir dan dilokasi pelanggan.
Manajemen Rantai Pasokan dan Sistem Perencanaan Sumber Daya Usaha
Manajemen rantai pasokan salah satu aspek dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan, namun memainkan peran penting dalam operasi. Anggota didalam rantai pasokan akan
membantu memfasilitasi aliran informasi rantai pasokan. Salah satu anggota dari suatu rantai pasokan memiliki kekuasaan lebih besar diatas anggoota lainnya maka anggota yang lebih kuat dapatmemberi tekanan kepada anggota yang lain untuk menggunakan piranti lunak tersebut. KEUNGGULAN KOMPETITIF
informasi keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan didalam pasar. Para manager menggunakan sumbe daya virtual sekaligus fisik dalam memenuhi tujuan strategis perusahaan.
Rantai Nilai Porter
Profesor Harvard Michael E. Porter orang yang paling sering dihubungkan dengan
keunggulan kompetitif. Porter yankni bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai yang terdiri atas aktivitas –aktivitas utama dan pendukung yang memberikan kontribusi kepada margin.
Apa yang disebut porter sebuah perusahaan menciptakan nilai sebagai aktivitas nilai. Aktivitas nilai terdiri dari 2 jenis yaitu aktivitas nilai utama dan aktivitas nilai pendukung. Aktivitas utama tediri dari :
Masing – masing aktivitas nilai, baik utama maupun pendukung mempunyai tiga unsur penting. Yakni : input yang dibeli, sumber daya manusia, dan teknologi.
Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai
Manajemen harus waspada terhadap tambahan keunggulan yang dapat dicapai dengan mengaitkan rantai nilai perusahaan kerantai nilai organisasi. Kaitan seperti ini dapat menghasilkan suatu sistem interorganisasional. Setiap aktivitas nilai mencakup komponen informasional, mengelola sumber daya informasi sebuah perusahaan adalah langkah penting dalam meraih keunggulan kompetitif.
Dimensi – dimensi Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat direalisikan dalam hal untuk mendapatkan : 1. Keunggulan Strategis
2. Keunggulan Taktis 3. Keunggulan Operasional
Tantangan Dari Pesaing – pesaing Global
Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional
Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkooordinasi secra global,tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam peekonomian internasional.
Keuntungan koordinasi
Banyak keuntungan yang diperoleh oleh MNC,dan keuntungan koordinasi tersebut anatara lain meliputi :
Fleksibelitas dalam merespon pesaing di berbagai negara dan pasar
Kemampuan untuk merespon perubahan yang terjadi di satu negara pada suatu negara lain –
atau satu wilayah dalam satu negara lain
Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia
Kemampuan untuk berbagi pengetahuan anatrunit di berbagai negara
Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan
Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga
bagaimana produk di produksi dan didisribusikan
Semua keunggulan di atas di sebabkan oleh adanya pengurangan waktu dan biaya komunikasi yang dimungkinkan melalui penggunaan sumber daya informasi perusahaan
TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISITEM INFORMASI
Istilah sistem informasi global (global information system = GIS) di berikan untuk suatu sistem informasi yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara. Berikut adalah
beberapa kendala yang harus diatasi oleh pengembangan GIS.
1. Kendala – kendala politis
2. Rintangan budaya dan komunikasi
Pada rintangan budaya dan komunikasi terjadi 3 pembatasan,yakni :
Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras
Pembatasan Pemrosesan Data
Pembetasan Komunikasi Data
3. Masalah – masalah Teknologi
4. Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan
MANAJEMEN PENGETAHUAN
Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas :
Dari semua sumber daya tersebut manajer harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang di inginkan guna mencapai keunggulan kompetitif.
Dimensi Informasi
Pengguna mengidentifikasi output yang diberikan dengan mempertimbangkan empat dimensi. 4 dimensi itu antara lain.
Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas – tugas lain yang serupa.
Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.
Sistem Informasi Warisan. Mereka yang mengelola dan mengendalikan informasi di dalam sebuah perusahaan modern harus menyadari keterbatasan dari teknologi-teknologi lampau. Kebanyakan data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru.
Manajemen Gambar. Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebagai file-file komputer yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini.
FORMAT-FORMAT UMUM MANAJEMEN GAMBAR JPG- Joint Photographics Expert Group
GIF- Graphics Interchange format
TIFF- Tagged Image File Format BMP- Bit Map
WMF- Windows Metafile Format
PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI
Unit ini yang disebut sebagai layanan informasi (information services- IS). Praktik yang diterima dewasa ini adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior.
Chief Information Officer dan Chief Technology Officer
Chief Information Officer (CIO) atau Chief Technology Officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbang keahlian
manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya.
CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini :
1. Meluangkan aktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya
teknologinya saja.
2. Secara aktif mencai kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemn lini-jangan menunggu
untuk diundang.
4. Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.
5. Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.
6. Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.
Perencanaan Strategis Bagi Perusahaan
Ketika sebuah Perusahaan mengorganisasikan pada eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minuman, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.
Setelah rencan dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaannya sepanjang tahun dan, jika dibutuhkan, mengambil tindakan yang sesuai. Komite juga dapat mengambil insiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan bahwa seluruh sasaran perusahaan akan tercapai.
Rencana Strategis Untuk Area-Area Bisnis
Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk
mengembangkan rencana strategisnya sendiri.
Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah untuk setiap area membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi, pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja sama dengan baik.
Pendekatan Spir : Perencanaan strategis untuk sumber daya informasi (strategic planning for information resources- SPIR) adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencermikan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi.
Rencana Strategis Sumber Daya Informasi:
1. Tujuan sistem pemrosesan transaksi:
#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia b) Peranti Keras c) Peranti Lunak d) Informasi Data 2. Tujuan Sim:
3. Tujuan DSS:
#Sumber daya informasi yang dibutuhkan : a) Sumber Daya Manusia b) Peranti Keras c) Peranti Lunak d) Informasi Data 4. Tujuan kantor virtual:
