BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

(1)

27

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Institusi/Perusahaan 3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan

Sekolah Menengah Kejuruan Telekomunikasi Telesandi Bekasi (TELS) merupakan sekolah yang didirikan dengan dilatar belakangi oleh keinginan untuk meningkatkan kualitas pendidikan di bidang Teknologi di wilayah Bekasi, yang pada saat itu belum tersedia sekolah kejuruan di bidang teknologi informasi dan telekomunikasi. SMK Telekomunikasi Telesandi Bekasi berdiri pada tahun 2008 dengan Akreditasi “A”. SMK Telekomunikasi Telesandi Bekasi berada dibawah naungan Yayasan MM Global Mandiri.

SMK Telekomunikasi Telesandi Bekasi ini memiliki visi dan misi diantaranya:

a. Visi

Menjadi sekolah bermutu unggul dalam ilmu pengetahuan dan teknologi informasi berdasarkan Iman dan Taqwa (IMTAQ) serta berkarakter bangsa.

b. Misi

Menyelenggarakan pendidikan siswa atau siswi di bidang : 1. Teknologi Telekomunikasi dan Informasi

2. Mengembangkan suasana akademis yang mendukung kebutuhan pengguna lulusan.

3. Pemberdayaan laboratorium bahasa dan komputer untuk menunjang siswa mempunyai skill memadai.

(2)

4. Mengembangkan kurikulum sesuai kompetensi yang diharapkan oleh pengguna lulusan.

5. Segala aktifitas dilandasi nilai-nilai agama.

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Setiap perusahaan pada umumnya mempunyai struktur organisasi.

Penyusunan struktur organisasi merupakan langkah awal dalam memulai pelaksanaan kegiatan organisasi, dengan kata lain penyusunan struktur organisasi adalah langkah terencana dalam suatu perusahaan untuk melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.

Persoalan menyusun organisasi yang sesuai didalam manajemen dapat mendorong pada peningkatan efisiensi dan efektivitas kegiatan usaha. Dengan adanya struktur organisasi, maka stabilitas dan kontinuitas organisasi tetap bertahan. Struktur organisasi mengindikasikan alur perintah yang mengindikasi jabatan pekerjaan yang harus dipertanggung jawabkan oleh masing-masing tipe karyawan. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat untuk membimbing kearah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumber daya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi.

(3)

Sumber : Staff TU SMK Telekomunikasi Telesandi Bekasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab dari tiap bagian atau fungsi yang ada dalam struktur organisasi tersebut :

a. Direktur Pendidikan

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut :

1. Memimpin, mengelola serta bertanggung jawab atas aktifitas yang dilaksanakan sekolah.

2. Menetapkan tugas dan wewenang dari setiap bagian disekolah.

3. Merumuskan tujuan sekolah dan menetapkan garis besar kebijakan sekolah.

b. Kepala Sekolah

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Menjabarkan visi ke dalam misi target mutu.

2. Merumuskan tujuan dan target mutu yang akan dicapai.

(4)

3. Menganalisis tantangan, peluang, kekuatan, dan kelemahan sekolah/madrasah.

4. Membuat rencana kerja strategis dan rencana kerja tahunan untuk pelaksanaan peningkatan mutu.

5. Bertanggung jawab dalam membuat keputusan anggaran sekolah.

6. Melibatkan guru, komite sekolah dalam pengambilan keputusan penting sekolah/madrasah. Dalam hal sekolah/madrasah swasta, pengambilan keputusan tersebut harus melibatkan penyelenggara sekolah.

7. Melaporkan setiap kegiatan sekolah kepada direktur.

c. Komite Sekolah

1. Sebagai lembaga pemberi pertimbangan (advisory agency) dalam penentuan dan pelaksanaan kebijakan pendidikan di satuan pendidikan.

2. Sebagai lembaga pendukung (supporting agency), baik yang berwujud finansial, pemikiran, maupun tenaga dalam penyelenggaraan pendidikan di satuan pendidikan.

3. Sebagai lembaga pengontrol (controlling agency) dalam rangka ransparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan.

4. Sebagai lembaga mediator (mediator agency) antara pemerintah (eksekutif) dengan masyarakat di satuan pendidikan.

d. Wakil Kepala Sekolah

(5)

1. Menyusun perencanaan, membuat program kegiatan dan pelaksanaan program.

2. Mengatur pengorganisasian yang berada di sekolah.

3. Pengarahan dalam suatu kegiatan di sekolah.

4. Ketenagaan dalam mengatur sesuatu yang berhubungan dengan sekolah.

5. Pengkoordinasian dalam meningkatkan kualitas sekolah.

6. Pengawasan dalam kinerja yang akan berjalan.

7. Penilaian dalam kinerja guru.

8. Membantu kepala sekolah dalam urusan-urusan yaitu kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana dan humas.

e. Kepala Tata Usaha

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Perencana administrasi program dan anggaran

2. Koordinator administrasi ketatausahaan 3. Pengelola administrasi program

4. Penyusun laporan program dan anggaran 5. Pembina staf

f. Wakabid Hubin

1. Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas hubungan industri/masyarakat meliputi menyusun dan melaksanakan program kerja, mengarahkan, membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas khususnya di bidang hubungan kerjasama dengan dunia industri/dunia usaha yang relevan serta memasarkan tamatan SMK.

(6)

g. Staff Hubin

1. Melaksanakan tugas yang diberikan oleh wakabid hubin tentang hubungan kerjasama dengan dunia industri.

h. Bursa Kerja Khusus

1. Penyalur lulusan kedunia kerja dan penyedia informasi mengenai lowongan pekerjaan.

i. Wakabid Kurikulum

1. Mengkoordinasikan penyusunan Kurikulum Menjabarkan Kurikulum menjadi program operasional mata pelajaran di sekolah melalui analisis kurikulum, sinkronisasi dan menetapkan kurikulum validasi

2. Menetapkan program pembelajaran Membuat jadwal kegiatan. Menyusun pembagian tugas mengajar.

3. Menyusun kalender pendidikan dan jadwal pelajaran. Mengkoordinir pembuat bahan ajar.

4. Mengkoordinasi pelaksanaa Evaluasi Hasil Belajar dan Analisis Hasil Evaluasi Belajar.

5. Melaksanakan pengayaan untuk mata pelajaran yang di Ujian Nasionalkan 6. Mengelola administrasi Guru dan Wali Kelas

7. Bersama Wakasek Kesiswaan melaksanakan kegiatan Penerimaaan Siswa Baru.

8. Mengkoordinasikan pengelolaan perpustakaan.

(7)

9. Merencanakan kebutuhan tenaga pendidik dan kependidikan.

j. Ketua Kompetensi TST (Suitsing)

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Pemimpin kepala program suitsing dan bertanggung jawab penuh.

k. Ketua Kompetensi TKJ (Teknik Komputer dan Jaringan)

1. Pemimpin kepala program Teknik Komputer dan Jaringan dan bertanggung jawab penuh

l. Ketua Kompetensi MM (Multimedia)

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Pemimpin kepala program Multimedia dan bertanggung jawab penuh m. Ketua Kompetensi RPL (Rekayasa Perangkat Lunak)

1. Pemimpin kepala program Rekayasa Perangkat Lunak dan bertanggung jawab penuh.

n. Ketua Kompetensi Transmisi

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Pemimpin kepala program Transmisi dan bertanggung jawab penuh.

o. Wakabid Kesiswaan

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Menyusun dan Melaksanakan kegiatan Promosi Sekolah.

2. Menyusun Rencana Kegiatan Penerimaan Siswa Baru.

3. Melaksanakan Kegiatan Penerimaan Siswa Baru.

4. Merencanakan dan Melaksanakan kegiatan MOPD dan Mata Cakap.

(8)

5. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan ekstra kurikuler/pengembangan diri.

6. Mengkoordinasikan pelaksanaan disiplin siswa.

7. Melaksanakan kegiatan wisuda siswa tingkat XII.

8. Menyusun program kegiatan kesiswaan.

9. Mengkoordinasi pelaksanaan pedampingan siswa.

10. Memonitor dan mengevaluasi seluruh kegiatan siswa.

11. Menegakan disiplin tata tertib siswa.

12. Mengkoordinasi program BP/BK

13. Pembinaan /pengembangan kepribadian siswa.

14. Pembinaan OSIS.

15. Mengelola administrasi kegiatan siswa.

16. Memperhatikan, memelihara, menjaga suasana sekolah (keamanan, kebersihan, kerapihan, ketertiban, keindahan, kekeluargaan dan kenyamanan ).

17. Menyampaikan Laporan Tertulis tentang seluruh kegiatan kesiswaan kepada Kepala sekolah.

p. Pembina Osis

1. Melaksanakan tugas pokok, memberikan pendidikan dan pengajaran sesuai dengan kurikulum yang berlaku.

2. Membantu WAKAUR kesiswaan dalam melaksanakan program pembinaan kesiswaan.

(9)

q. Pembina Rohis

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Ketua rohis dan melaksanakan kegiatan-kegiatan sesuai ajaran islam.

r. Pembina Olahraga

1. Ketua olahraga, bertanggung jawab, kompetisi dan mengatur yang berhubungan dengan olahraga.

s. Pembina English Club

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Ketua english club, mengatur kompetisi bahasa inggris.

t. Wakabid sarana dan prasarana

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Menyusun program kegiatan sarana prasarana.

2. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana prasarana.

3. Membuat usulan dan pengadaan sarana prasarana.

4. Memantau pengadaan bahan praktek siswa.

5. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk.

6. Melaksanakan pendistribusian barang/alat ke unit kerja terkait.

7. Melaksanakan inventaris barang/alat per unit kerja.

8. Merekapitulasi barang/alat yang rusak ringan atau rusak berat.

9. Mengkoordinasikan dan mengawasi pemeliharaan, perbaikan, pengembangan dan penghapusan sarana.

10. Melaksanakan pengelolaan sistem administrasi sarana prasarana.

(10)

11. Melaksanakan tugas lain yang ditetapkan Kepala Sekolah u. Staff sarana dan prasarana

Tugas dan tanggung jawab direktur pendidikan ini adalah sebagai berikut : 1. Menyusun program kegiatan sarana prasarana.

2. Melaksanakan analisis dan kebutuhan sarana prasarana.

3. Membuat usulan dan pengadaan sarana prasarana.

4. Memantau pengadaan bahan praktek siswa.

5. Melakukan penerimaan, pemeriksaan dan pencatatan barang ke dalam buku induk.

6. Melaksanakan pendistribusian barang/alat ke unit kerja terkait.

3.2 Proses Bisnis Sistem A. Activity Diagram

Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Bisnis Sistem

Pada proses bisnis sistem ini yaitu dengan menggunakan activity diagram.

Pada activity diagram tersebut menjelaskan bahwa guru ingin absensi siswa lalu data absen bersumber dari admin. Kemudian, guru memberikan tugas kepada

Siswa Guru Admin Orang Tua

Absen

Dapat Tugas

Tugas

Beri nilai

Data nilai Data absen

Dapat nilai

Raport

(11)

siswa, lalu siswa mendapatkan tugas lalu guru memberikan nilai, siswa pun mendapatkan nilai dari guru. Guru memberikan nilai kepada siswa dan harus di laporkan kepada admin. Dan admin memiliki data nilai dan data absen. Data tersebut menjadi raport dan dapat dilihat oleh orang tua.

3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi dokumen yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Nama dokumen : Data Nilai

Fungsi : Berisi nilai siswa Sumber : Sistem

Tujuan : Siswa, guru, dan orang tua

Media : Web

Frekuensi : Setiap siswa mendapatkan nilai dari tugas, uts, dan uas Jumlah : Satu lembar atau lebih

Bentuk : Lampiran A1 2. Nama dokumen : Data Absen

Fungsi : Berisi absensi siswa Sumber : Sistem

Tujuan : Siswa, guru, dan orang tua

Media : Web

Frekuensi : Setiap siswa hadir dalam satu bulan Jumlah : Satu lembar atau lebih

Bentuk : Lampiran A2

(12)

3. Nama dokumen : Data Guru Fungsi : Berisi data guru

Sumber : Admin

Tujuan : Guru

Media : Web

Frekuensi : Setiap guru akan di input ke dalam data guru oleh admin Jumlah : Satu lembar atau lebih

Bentuk : Lampiran A3 4. Nama dokumen : Data Siswa

Fungsi : Berisi data siswa

Sumber : Admin

Tujuan : Siswa

Media : Web

Frekuensi : Setiap siswa akan di input ke dalam data siswa oleh admin Jumlah : Satu lembar atau lebih

Bentuk : Lampiran A4 5. Nama dokumen : Data Orang Tua

Fungsi : Berisi data orang tua siswa

Sumber : Admin

Tujuan : Orang tua

Media : Web

Frekuensi : Setiap orang tua siswa akan di input ke dalam data orang tua oleh admin

Jumlah : Satu lembar atau lebih

(13)

Bentuk : Lampiran A5