CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
2.1 Tổng quan về Công ty
2.1.5 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở Công ty
Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty khá đơn giản và chỉ bao gồm 2 kế toán.
Kế toán trưởng
Bà: Ngô Thị Hồng Nhung - Vai trò:
+ Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Cơ quan Nhà nước về công tác kế toán và quản lý tài chính của Công ty. Điều hành, quản lý, giám sát chung công tác kế toán, quyết định các chính sách kế toán áp dụng. Kế toán trưởng là người tham mưu với giám đốc về tình hình tài chính và các quyết định về sử dụng vốn, chi phí của Công ty.
+ Kế toán trưởng còn đồng thời quản lý các khoản thu, chi, kiểm soát và quản lý các quỹ tiền mặt.
+ Ngoài ra, Kế toán trưởng tại Công ty còn có nhiệm vụ xác định các loại thuế mà Công ty phải nộp, cũng như thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước về các khoản thuế.
Kế toán (Thủ kho kiêm kế toán thanh toán) Bà: Ngô Hoàng Ngân
- Vai trò:
+ Kiểm soát chặt chẽ tình trạng hàng nhập – xuất – tồn kho. Giám sát tình trạng hoá đơn, chứng từ trước khi xuất – nhập kho
Kế toán (Thủ kho, kế toán thanh toán)
Kế toán trưởng
trình lên kế toán trưởng xem xét và phê duyệt.
+ Cập nhật tình hình công nợ nhập – xuất hàng hoá, lập biên bản định kỳ để xác minh công nợ theo quy định.
+ Hạch toán việc xuất – nhập hàng hoá kèm theo doanh thu, giá vốn, chi phí của hàng hoá.
+ Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền của khách hàng, thu hồi công nợ theo định kỳ. Thường xuyên cập nhật thông tin tiền gửi ngân hàng, công nợ khách hàng cùng với đó là đốc thúc thu hồi nợ.
+ Chủ động việc lập kế hoạch cần thanh toán của các nhà cung cấp hàng tuần, tháng. Chịu trách nhiệm liên hệ với nhà cung cấp nếu có vấn đề xảy ra với kế hoạch này.
+ Trực tiếp tiến hành các nghiệp thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng cho nhà cung cấp: nhận hoá đơn, đối chiếu công nợ, phiếu đề nghị thanh toán và lập phiếu chi…
+ Ngoài ra, thường xuyên theo dõi các nghiệp vụ tạm ứng của công nhân viên, thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ phát sinh hàng ngày, tuần và tháng của doanh nghiệp (lương, thưởng, mua ngoài…).
2.1.5.2 Chế độ và các chính sách kế toán đang áp dụng tại Công ty
- Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12.
- Kỳ kế toán là tháng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi sổ kế toán và trình bày Báo cáo tài chính là Đồng Việt Nam (VND).
- Công ty hạch toán:
Hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ..
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
BTC. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chuẩn mực kế toán của Nhà nước, cũng như căn cứ vào đặc điểm quy mô sản xuất kinh doanh, đặc điểm của bộ máy kế toán mà công ty đã vận dụng hình thức kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm công ty, nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác và nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
- Công ty TNHH Cơ Khí và Thương Mại Phú Nam sử dụng phần mềm kế toán ACMan của Công ty Cổ phần phát triển Công nghệ ACMan.
Đặc điểm phần mềm kế toán ACMan được sử dụng tại Công ty: có giao diện làm việc đơn giản, dễ sử dụng. Phần mềm được lập trình đầy đủ các phần hành kế toán (kế toán bán hàng, thu tiền; Kế toán mua hàng, thanh toán; Kế toán ngân hàng;
Kế toán chi phí và giá thành; Kế toán hàng tồn kho…
Phần mềm được thiết kế đơn giản với hai giao diện chính: Hệ thống tài khoản – số dư và Cập nhật các chứng từ phát sinh. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ nhập liệu vào phần mềm kế toán trong máy tính, đồng thời ghi vào sổ tổng hợp chứng từ. Cuối năm, in sổ và báo cáo cuối năm và đối chiếu với các sổ liên quan trong phần mềm.
2.1.5.3 Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán tại Công ty
Công ty TNHH Cơ khí và Thương mại Phú Nam tiến hành ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung.
Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu: Sổ nhật ký chung, Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Đây là hình thức ghi sổ đơn giản và phổ biến, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ như Công ty TNHH Cơ khí và Thương mại Phú Nam.
Bảng 2.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung
75
GVHD: ThS Nguyễn Thị Huệ SVTH: Ngô Phương Thảo
CHỨNG TỪ
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Sổ Nhật ký chung.
2.1.6 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty những năm gần đây