CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
1.3 Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
1.3.2.1 Nội dung kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Khái niệm Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có).
Các điều kiện ghi nhận doanh thu
Doanh thu bán hàng được ghi nhận đồng thời thoả mãn tất cả 5 điều kiện được quy định tại Chuẩn mực kế toán số 14 (VSA 14) “Doanh thu và thu nhập khác” như sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Nguyên tắc hạch toán doanh thu
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán.
- Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu).
- Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hóa thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng không bao gồm giá trị vật tư, hàng hóa nhận gia công.
- Trường hợp bán hàng theo hình thức trả chậm, trả góp : Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm doanh thu được xác định.
- Đối với trường hợp cho thuê tài sản có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ của năm tài chính được xác định trên cơ sở lấy tổng số tiền nhận được chia cho số kỳ nhận trước tiền.
- Những sản phẩm, hàng hóa được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do về quy cách kỹ thuật…. người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và doanh nghiệp chấp nhận, hoặc người mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt trên các TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”.
- Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hóa đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng, đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua, thì trị số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ” mà chỉ hạch toán vào bên Có TK 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực hiện giao hàng cho người mua sẽ hạch toán vào TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về trị giá hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu.
1.3.2.2 Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn giá trị giá tăng, hoá đơn bán hàng thông thường, bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi…
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, uỷ nhiệm thu, giấy báo Có của ngân hàng, sao kê của ngân hàng…
- Chứng từ kế toán liên quan như phiếu nhập kho hàng bị trả lại…
1.3.2.3 Cách lập hoá đơn GTGT và quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT
Cách lập hoá đơn GTGT
- Ghi rõ giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng, phụ thu và phụ tính ngoài giá bán (nếu có), thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xoá, sửa chữa.
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).
- Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên, nội dung lập trên hoá đơn phải được thống nhất trên các liên hoá đơn có cùng một số.
- Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
Quy trình luân chuyển hoá đơn GTGT
Sau khi lập xong hoá đơn GTGT, nhân viên kế toán tại quầy hàng sẽ giữ lại liên 1 (màu tím) tại quyển hoá đơn và đưa cho khách hàng 2 liên còn lại (màu đỏ và màu xanh) chuyển đến quầy thu ngân để thanh toán. Thủ quỹ ở quầy thu ngân sẽ kiểm tra số lượng và đơn giá hàng hoá được ghi trên hoá đơn rồi ký tên lên hoá đơn, giữ lại liên 3 (màu xanh) để làm chứng từ thanh toán ghi vào sổ kế toán cho doanh nghiệp và trả lại cho khách hàng tờ liên 2 (màu đỏ). Khách hàng sẽ cầm tờ liên 2 đó quay lại quầy hàng trình cho nhân viên kế toán kiểm tra là đã thanh toán tiền hay chưa rồi nhận số hàng muốn mua.
Hoá đơn GTGT được chuyển lên phòng kế toán để hạch toán bán hàng. Hoá đơn do bộ phận kế toán lập thành 3 liên: liên 1 được lưu tại quyền, liên 2 được giao cho khách hàng mua bán hàng hoá, còn liên 3 do thủ kho giữ lại ghi thẻ kho, cuối ngày hoặc cuối kỳ giao cho kế toán để ghi sổ. Chuyển hoá đơn cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Nếu hoá đơn thanh toán tiền ngay, phải đến bộ phận kế toán làm thủ tục nộp tiền. Người mua nhận hàng hoá, sản phẩm xong thì ký vào đơn.
Sau khi được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán thì hoá đơn phải được đơn vị kế toán bảo quản và lưu trữ đầy đủ, an toàn tại kho tài liệu của doanh nghiệp.
Hoá đơn điện tử
Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính Phủ:
Hoá đơn điện tử là hoá đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền là hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo chuẩn định dạng dữ liệu của cơ quan thuế.
Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.
Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan
thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01 tháng 7 năm 2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01 tháng 7 năm 2022.
1.3.2.3 Tài khoản sử dụng
- TK 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này được dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. TK 511 có 6 tài khoản cấp 2:
+ TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá
+ TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá
+ TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư + TK 5118: Doanh thu khác
Kết cấu tài khoản:
TK 511
• Các khoản điều chỉnh giảm doanh thu (Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu…).
• Số thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phươngpháp trực tiếp.
• Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ.
Kết chuyển doanh thu thuần vào
TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh.
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
1.3.2.4 Phương pháp hạch toán
Kế toán bán hàng trực tiếp
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng trực tiếp (áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Kết chuyển Doanh thu bán
doanh thu
hàng đại lý
TK 3331
Thuế GTGT đầu ra
Kết chuyển Tổng giá thanh toán Hoa hồng đại lý (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 641
TK 155,156 TK 157 TK 632
Khi xuất kho thành phẩm, Khi thành phẩm, hàng hóa hàng hóa giao cho các đại lý giao cho đại lý đã bán được bán hộ
Sơ đồ 1.5: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng đại lý tại bên giao đại lý (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)
TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 641
Tại bên nhận đại lý:
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng đại lý tại bên nhận đại lý
TK 911 TK 511 TK 331 TK 111, 112
Hoa hồng đại lý phải trả cho bên nhận đại lý thanh
toán TK 1331
Thuế GTGT đầu vào
Tổng giá
K/c doanh thu thuần
Hoa hồng đại lý
Tổng giá thanh toán TK 3331
Thuế GTGT
Thanh toán tiền giao đại lý
Kế toán bán hàng hàng đổi hàng:
Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đem sản phẩm, vật tư, hàng hoá của mình để đổi lấy vật tư, hàng hoá của người mua. Giá trao đổi là giá thoả thuận hoặc giá bán của vật tư, hàng hoá đó trên thị trường.
Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng hàng đổi hàng không tương tự (Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
TK 911 TK 511 TK 131 TK152,153…
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng hàng đổi hàng tương tự (nếu doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)
Kế toán bán hàng trả góp (trả chậm):
Sơ đồ 1.9: Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng trả góp (trả chậm) K/c doanh thu Doanh thu tiêu thụ Giá trị hàng nhận về
TK 3331
Thuế GTGT đầu ra TK 111,112
Số tiền chênh lệch trả thêm
TK133 Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ TK 111,112
Số tiền chênh lệch đã được thanh toán thêm