CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
1.4 Các hình thức ghi sổ kế toán
Sơ đồ 1.20: Sơ đồ trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh.
+ Hình thức ghi sổ trên máy vi tính.
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức ghi sổ đó, gồm: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán.
1.4.1 Hình thức Nhật ký – Sổ cái
Đặc trưng cơ bản
Đặc trưng cơ bản của hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái: các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Ưu điểm:
- Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ tổng hợp Nhật ký – Sổ cái.
Nhược điểm:
- Khó thực hiện đối với doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
- Khó thực hiện việc phân công lao động kế toán (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp Nhật ký – Sổ cái).
Các loại sổ chủ yếu - Nhật ký – Sổ cái.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.21: Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký – Sổ cái.
1.4.2 Hình thức Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Ưu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện. Thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
- Được dùng phổ biến. Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
- Có thể tiến hành kiểm tra đối chiếu ở mọi thời điểm trên sổ Nhật ký chung, cung cấp thông tin kịp thời.
Nhược điểm:
- Lượng ghi chép nhiều.
Các loại sổ chủ yếu
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt.
- Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.22: Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung.
1.4.3 Hình thức Nhật ký – Chứng từ
Đặc trưng cơ bản
Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo cái tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm:
- Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán, việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên, cung cấp thông tin kịp thời.
Nhược điểm:
- Mẫu sổ kế toán phức tạp, yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên.
- Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào ghi sổ kế toán.
Các loại sổ chủ yếu - Nhật ký chứng từ.
- Bảng kê.
- Sổ cái.
- Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.23: Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký – chứng từ
1.4.4 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản
Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
Ưu điểm:
- Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán.
Nhược điểm:
- Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp.
- Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vậy cung cấp thông tin thường chậm.
Các loại sổ chủ yếu - Chứng từ ghi sổ.
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái.
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.24: Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức Chứng từ ghi sổ.
1.4.5 Hình thức kế toán máy tính
Đặc trưng cơ bản
Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiện thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Ưu điểm:
- Phần mềm kế toán được thiết kế theo một trình tự nhất định, thống nhất với nhau. Quy trình ghi sổ sẽ được lập trình sẵn, phần mềm máy tính sẽ tự động chạy theo quy trình sổ đó.
Nhược điểm:
- Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán. Khó tìm được được lỗi sai khi phát hiện sai sót.
Các loại sổ chủ yếu
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Sơ đồ trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.25: Sơ đồ trình tự ghi sổ hình thức kế toán máy vi tính
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC