CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI NHÀ KHÁCH
2.1. Giới thiệu khái quát về nhà khách Tổng Liên đoàn thuộc Tổng Liên Đoàn
2.2.3. Hiện trạng công cụ quản lý tài chính t ại Nhà khách Tổng liên đoàn
2.2.3.1 Hệ thống luật pháp, chính sách, các văn bản pháp qui, quy định của nhà nước về quản lý tài chính tại Nhà khách Tổng Liên đoàn
Cùng với lộ trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005, cơ chế chính sách của Nhà nước đối với lĩnh vực sự nghiệp cũng đã từng bước đổi thay phù hợp với thực tiễn và yêu cầu cải cách hành chính nhà nước. Các văn bản pháp quy ra đời như: Nghị định số 10/2002/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/01/2002 về chế độ tài chính áp dụng đối với đơn vị sự nghiệp có thu, Thông tư 25/2002/TT- BTC ngày 21/3/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 10/2002/NĐ-CP; Nghị quyết của Chính phủ số 05/2005/ NĐ-CP ngày 18/4/2005 về đẩy mạnh xã hội hóa các hoạt động giáo dục, y tế, văn hóa và thể dục thể thao…
Bước ngoặc đầu tiên là số Nghị định số 10/2002/NĐ-CP, với nghị định này đơn vị sự nghiệp có thu được trao quyền tự chủ về tài chính, tháo gỡ cho các đơn vị này những khó khăn vướng mắc trong điều hành ngân sách, tự chủ trong chi tiêu từ đó hạn chế tiêu cực, tăng thu, tiết kiệm chi, nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong Nhà khách.
Trong quá trình thực hiện, Nghị định số 10/2002/NĐ-CP đã bộc lộ những hạn chế như: mới giao quyền tự chủ tài chính đối với đơn vị SNCL ở các mặt tự chủ về bộ máy thực hiện nhiệm vụ, tự chủ về sắp xếp bộ máy, còn lĩnh vực biên chế lao động chưa được quy định cụ thể làm cho các đơn vị SNCL chưa thực sự phát huy được vai trò tự chủ trong tổ chức hoạt động của mình còn đơn vị sự nghiệp chưa có thu thì chưa được giao quyền tự chủ, vì vậy tạo ra những bất cập khi thực thi và vận dụng trong quản lý tài chính.
Trên cơ sở đánh giá tình hình thực hiện cơ chế tài chính áp dụng đối với đơn vị SNCL, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 về cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thự hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy biên chế đối với các đơn vị sự nghiệp công lập. Nghị định này là “khâu đột phá” trong công cuộc cải các tài chính công đặc biệt đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, một trong 4 nội dung của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước
giai đoạn từ năm 2001 đến năm 2010 bước đổi thay so với Nghị định số 10/2002/NĐ-CP là đã được tự quyết số lượng biên chế và tổng mức thu nhập hàng năm cho người lao động trên cơ sở hoàn thành công việc được giao và mở rộng quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính cho tất cả các loại hình đơn vị sự nghiệp, theo đó:
- Từng bước phân biệt rõ hơn cơ chế quản lý nhà nước đối với đơn vị sự nghiệp có thu, cơ chế quản lý nhà nước đối với cơ quan hành chính nhà nước theo hướng cơ quan nhà nước không làm thay, không can thiệp sâu vào hoạt động nội bộ của đơn vị.
- Trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với sự nghiệp công lập trong tổ chức công việc, sắp xếp lại bộ máy, sử dụng lao động gắn với chất lượng và hiệu quả công việc, phát huy mọi khả năng của đơn vị để cung cấp dịch vụ có chất lượng cho xã hội.
-Trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với sự nghiệp công lập về tài chính, về sử dụng tổng hợp các nguồn lực của đơn vị để phát triển hoạt động sự nghiệp, chi trả tiền lương, thu nhập gắn với kết quả, năng suất và chất lượng công việc.
Hiện tại Nhà khách Tổng liên đoàn thuộc Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài chính theo quy định tại quy định 1684/QĐ ngày 7/11/200 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam. Quy định trên Căn cứ Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập và Thông tư số 71/2006/TT-BTC ngày 9/8/2006 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 43/2006/NĐ-CP của Chính phủ Đoàn Chủ Tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp của công đoàn.
Nhà khách Tổng Liên đoàn có trách nhiệm lập, chấp hành dự toán, hạch toán kế toán và quyết toán, theo quy định của luật Ngân sách Nhà nước, luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật và quy định về quản lý tài chính nội bộ của cơ quan Tổng Liên đoàn; chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, và
sử dụng có hiệu quả các nguồn tài chính, tài sản và cơ sở vật chất được giao theo quy định của pháp luật.
2.2.3.2 Hiện trạng xây dựng quy chế quản lý tài chính tại Nhà khách Tổng Liên đoàn
Căn cứ vào nhiệm vụ và trách nhiệm được giao để quản lý tài chính Nhà khách Tổng liên đoàn đã đã xây dựng cơ quy chế chi tiêu nội bộ tại đơn vị. Căn cứ vào quy chế chi tiêu các đơn vị sự nghiệp làm công cụ quản lý tài chính. Cũng căn cứ vào quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị sự nghiệp xây dựng định mức chi phí cho mỗi một hoạt động của đơn vị. cụ thể như sau:
Quản lý doanh thu:
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ số tiền thu được từ bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ của Nhà khách sau khi được khách hàng chấp nhận thanh toán, bao gồm:
- Doanh thu dịch vụ cho thuê phòng nghỉ, hội trường.
- Doanh thu dịch vụ ăn uống.
- Doanh thu cho thuê văn phòng - Doanh thu các dịch vụ khác.
Các hợp đồng kinh tế, bảng kê chi tiết về cung cấp sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ gửi cho Phòng Kế toán để theo dõi việc thực hiện hợp đồng, làm căn cứ tính doanh thu và thu tiền.
Toàn bộ sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ phát sinh trong kỳ đều được thể hiện trên hoá đơn bán hàng (3 liên) đã được cơ quan thuế chấp nhận. Trường hợp hoá đơn bán hàng không đủ ghi nội dung cụ thể thì phải có bản quyết toán kèm theo, có xác nhận của hai bên ký hợp đồng và bên thực hiện hợp đồng. Trường hợp khuyến mại, giảm giá phải thể hiện trên hợp đồng (hoặc chứng từ chi tiết kèm theo) có phê duyệt của Giám đốc Nhà khách và kèm theo hoá đơn bán hàng.
Đến thời điểm ngày 31 tháng 12 của năm báo cáo phải quyết toán toàn bộ số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế để lên hoá đơn bán hàng, tính doanh thu cho năm báo cáo và làm căn cứ để tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Ngoài những quy định trên, quy trình quản lý cụ thể giữa các Phòng, bộ phận do Giám đốc Nhà khách quy định riêng.
Quản lý chi phí:
Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các chi phí có liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh của Nhà khách, bao gồm: chi phí nguyên, nhiên vật liệu; tiền lương và các khoản trích theo lương, khấu hao TSCĐ, công tác phí, điện, nước, chi khoán điện thoại, văn phòng phẩm, chi hoa hồng,…
Về nguyên tắc: chi phí phải được quản lý chặt chẽ, thực hành tiết kiệm chống lãng phí ở từng khâu, từng bộ phận để tăng thu. Về mức tiêu hao vật liệu, vật tư:
Giám đốc Nhà khách quy định mức tiêu hao, thời gian sử dụng công cụ lao động cho từng loại hình dịch vụ. Mức cụ thể do phòng kế toán nghiên cứu, đề xuất trình giám đốc quyết định.
Về giá vật tư, nguyên liệu: Căn cứ giá thực tế của vật tư tồn kho đầu kỳ, giá vật tư mua vào, tự chế, hoặc thuê ngoài gia công, kế toán xác định giá vật tư thực tế để hạch toán và xác định chi phí vật tư. Khi mua vật tư, thiết bị thay thế có giá trị trên 100.000 đồng phải có báo giá và hoá đơn hợp pháp.
Đối với nguyên liệu, thực phẩm cung cấp cho dịch vụ ăn uống thực hiện theo hợp đồng kinh tế cụ thể.
Việc thanh quyết toán theo đúng chế độ Nhà nước quy định, Giám đốc duyệt đề suất của các phòng nghiệp vụ, duyệt báo giá, ký duyệt vào phiếu chi do kế toán lập mới được chi tiền.
Quản lý tài sản:
Toàn bộ Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng (gọi chung là Tài sản) của Nhà khách phải được quản lý, theo dõi, tính khấu hao, phân bổ theo đúng quy định. Tài sản mua về phải có chứng từ hợp lệ và đối với tài sản có giá trị
từ 1.000.000 đ (một triệu đồng) trở lên phải có từ 3 báo giá. Phòng kế toán và các bộ phận sử dụng tài sản có trách nhiệm mở sổ theo dõi tình hình sử dụng, biến động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà khách.
Định kỳ và kết thúc năm tài chính, Hội đồng kiểm kê tài sản của Nhà khách lập phương án, tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản hiện có, xác định số tài sản thừa, thiếu, tài sản ứ đọng, mất phẩm chất, nguyên nhân và đề xuất xử lý trách nhiệm.
Thống kê những tài sản không còn nhu cầu sử dụng do lạc hậu hoặc những tài sản bị hư hỏng không có khả năng phục hồi để nhượng bán hoặc thanh lý. Nhà khách lập Hội đồng thanh lý tài sản, đánh giá lại giá trị tài sản, tổ chức đấu giá, thông báo công khai. Số tiền thu được từ tài sản thanh lý, nhượng bán được hạch toán và nguồn thu khác của Nhà khách theo đúng quy định.
Xử lý tổn thất tài sản: Nếu do nguyên nhân chủ quan như thiếu sự kiểm tra mà không phát hiện được những tài sản đã mất thì tài sản sản thuộc bộ phận nào quản lý hoặc sử dụng thì chịu trách nhiệm bồi thường 100% giá trị. Nếu do nguyên nhân khách quan thì tuỳ thuộc vào tính chất của tài sản mà Nhà khách quyết định mức bồi thường
Định mức chi tiêu nội bộ Về tiền lương:
*Xác định quỹ tiền lương hàng năm và chi trả tiền lương:
Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm; căn cứ tỷ lệ được trích quỹ tiền lương 20% trên tổng doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà khách đã được Tổng Liên đoàn phê duyệt để xác định Quỹ tiền lương. Tiền lương của CB NV được chi trả theo Quy chế trả lương của Nhà khách TLĐ.
Chế độ công tác phí trong nước.
*Thanh toán tiền tàu xe:
- Cán bộ, công chức, lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật trong Nhà khách được Giám đốc được cử đi công tác ngoài thành phố Hà Nội, tiền tàu xe được thanh toán gồm: vé tàu, vé xe, cước hành lý cho bản thân, vé cầu phà, đò
ngang, phí cầu đường phục vụ cho chuyến đi công tác (nếu có) mà người đi công tác trực tiếp chi trả. Giá vé trên không bao gồm các chi phí dịch vụ khác như: Tham quan du lịch, các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu. Đi công tác bằng xe ô tô cơ quan thì không được thanh toán tiền tàu xe.
- Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng được đi công tác bằng phương tiện máy bay; các đối tượng còn lại nếu đi công tác bằng máy bay phải được Giám đốc phê duyệt.
Phụ cấp lưu trú:
Phụ cấp công tác phí cho cán bộ, công nhân viên được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến ngày về đơn vị. Mức phụ cấp quy định là: 150.000 đồng/ngày/người.
- Những trường hợp phải làm nhiệm vụ đi lại thường xuyên trên địa bàn thành phố Hà Nội trên 10 ngày/tháng, tùy theo đối tượng, đặc điểm công tác do Giám đốc quyết định mức khoán tiền công tác phí theo tháng để hỗ trợ tiền gửi xe, xăng xe nhưng mức khoán tối đa không quá 300.000 đồng/người/tháng. .
Những trường hợp không được thanh toán phụ cấp công tác phí gồm:
- Cán bộ, công nhân viên đi điều trị tại bệnh viện, bệnh xá, nghỉ điều dưỡng, nghỉ dưỡng sức.
- Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác.
- Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn.
* Thanh toán tiền thuê chỗ nghỉ qua đêm tại nơi đến công tác.
- Nếu có hóa đơn hợp pháp, được thanh toán theo thực tế nhưng mức tối đa không quá:
+ 900.000 đồng/người/ngày đối với thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Huế và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh.
+ 600.000 đồng/người/ngày đối với các tỉnh khác.
Trường hợp cán bộ, công nhân viên chức đi công tác một mình hoặc đoàn công tác lẻ người, khác giới, được thuê phòng riêng theo mức giá thuê phòng thực tế nhưng không được vượt mức thuê phòng của những người đi cùng đoàn theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.
- Nếu không có hóa đơn hợp pháp, tiền thuê chỗ nghỉ qua đêm thanh toán theo mức khoán sau:
+ Mức tối đa không quá 350.000 đồng/ngày/người đối với thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Huế và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh.
+ Mức tối đa không quá 200.000 đồng/người/ngày đối với các tỉnh khác.
* Chứng từ thanh toán công tác phí gồm:
+ Giấy đi đường có ký duyệt của Ban giám đốc và xác nhận của cơ quan nơi cán bộ, công nhân viên chức đến công tác. Vé tàu, xe, cầu phà, vé cước phí hành lý (nếu có). Hóa đơn thuê phòng ngủ (trường hợp thanh toán theo mức chi có hóa đơn hợp pháp). Bảng kê danh sách các chức danh được khoán công tác phí hàng tháng.
Về trang bị và cước phí sử dụng điện thoại, fax.
Việc trang bị điện thoại, fax tại đơn vị được Giám đốc duyệt chi và sử dụng phục vụ nhiệm vụ chung của đơn vị. Chi phí mua sắm thanh toán theo hóa đơn của cơ quan cung cấp dịch vụ.
- Cước phí sử dụng điện thoại cố định của phòng Giám đốc, tổng đài, máy fax (dùng phục vụ công việc chung của Nhà khách), Internet thanh toán theo thực tế phát sinh.
- Khoán cước phí sử dụng điện thoại cố định cho các Phòng như sau:
+ Phòng Phó giám đốc: 200.000 đồng/tháng.
+ Phòng Kế toán: 300.000 đồng/tháng.
+ Phòng Hành chính: 300.000 đồng/tháng.
+ Phòng Buồng, hội trường: 300.000 đồng/tháng.
+ Phòng DV ăn uống: 300.000 đồng/tháng.
+ Phòng Kế hoạch: thanh toán theo thực tế yêu cầu giao dịch với khách hàng.
Trường hợp thời điểm kinh doanh cao điểm, có thể điều chỉnh tăng thêm định mức khoán điện thoại, mức tăng cụ thể do Giám đốc quyết định.
Hàng tháng phòng Kế toán thông báo cước phí thực tế sử dụng điện thoại trong tháng của các cá nhân, bộ phận và thanh toán số tiền vượt theo mức khoán trên. Chứng từ thanh quyết toán là hóa đơn của Bưu điện hoặc cơ quan cung cấp dịch vụ, bảng kê do phòng Kế toán lập, trình Giám đốc phê duyệt.
Cá nhân và các trưởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng điện thoại của phòng mình và thanh toán khoản cước phí điện thoại vượt mức qui định nêu trên (nếu có).
Chi phí trang bị và sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động.
- Giám đốc được trang bị 01 máy điện thoại di động và 01 máy điện thoại cố định tại nhà riêng. Chí phí lắp đặt, hòa mạng thanh toán theo hoá đơn thực tế của cơ quan cung cấp dịch vụ. Tiền sửa chữa điện thoại khi bị hỏng do cá nhân tự thanh toán.
- Khoán cước phí sử dụng điện thoại cho các đối tượng sau:
+ Giám đốc là 600.000 đồng/tháng (điện thoại cố định tại nhà riêng là 200.000đồng/tháng, điện thoại di động là 400.000đồng/tháng).
+ Phó Giám đốc: 500.000 đồng/tháng (điện thoại cố định tại nhà riêng là 200.000đồng/tháng, điện thoại di động là 300.000đồng/tháng).
+ Kế toán trưởng: điện thoại di động là 300.000 đồng/tháng.
+ Các trưởng phòng: điện thoại di động là 200.000 đồng/tháng.
+ Các Phó phòng, Lái xe: 150.000 đồng/tháng.
+ Tổ trưởng các tổ: Lễ tân, Bảo vệ, Điện- nước, Bếp, Bàn: 100.000 đồng/tháng.
Căn cứ mức khoán trên, hàng tháng phòng Kế toán lập Bảng kê trình Giám đốc duyệt chi.
*Về chi tiêu hội nghị, chi họp, chi tiếp khách, chi cộng tác viên: