Hiện trạng phương thức quản lý tài chính - Giới thiệu khái quát về nhà khách Tổng Liên đoàn thu

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI NHÀ KHÁCH

2.1. Giới thiệu khái quát về nhà khách Tổng Liên đoàn thuộc Tổng Liên Đoàn

2.2.2. Hiện trạng phương thức quản lý tài chính

( Nguồn: Báo cáo tài chính Nhà khách Tổng Liên đoàn) Qua bảng trên cơ thể nhận thấy rõ những thành tựu đã đạt được của Nhà khách Tổng Liên đoàn, cụ thể là Nhà khách Tổng Liên đoàn là đơn vị tự chủ hoàn toàn tài chính làm ăn có lãi, hơn nữa lãi năm sau cao hơn năm trước.

Ba là, quyết toán thu chi hàng năm.

Nếu khâu lập dự toán là khâu đầu của hoạt động tài chính thì lập báo cáo quyết toán và phê duyệt quyết toán là khâu cuối cùng của hoạt động tài chính. Quyết toán được tiến hành trên cơ sở đánh giá, xem xét, phân tích và kiểm tra tổng hợp toàn bộ số liệu về việc chấp hành dự toán trong niên độ tài chính để xác nhận các khoản chi theo đúng dự toán, đúng chế độ được Nhà nước quy định. Công tác quyết toán có tác dụng ngăn ngừa các sai phạm trong quản lý tài chính đồng thời rút ra những ưu, khuyết điểm của từng bộ phận, những bài học kinh nghiệm, là cơ sở cho việc lập dự toán cho năm tiếp theo.

Công tác quyết toán các hoạt động của Nhà khách được tiến hành theo trình tự :Phòng kế toán Nhà khách lập báo cáo quyết toán gửi ban tài – Tài chính Tổng Liên đoàn để tổng hợp trình Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đo xét duyệt:

- Hàng năm - Tài chính Tổng Liên đoàn và Đoàn chủ tịch Tổng Liên đoàn tổ chức xét duyệt quyết toán năm và thông báo kết quả xét duyệt cho các đơn vị trực thuộc .

Nội dung duyệt quyết toán của Ban - Tài chính Tổng Liên đoàn, Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn đều căn cứ trên số liệu chính xác của báo cáo tài chính được lập, các mẫu biểu và thời hạn quy định nộp báo cáo của luật kế toán, luật ngân sách, các luật thuế và các văn bản quy định, đồng thời Ban cũng thực hiện theo đúng chức trách và thẩm quyền được phân cấp.

đơn vị.

Bộ phận tài chính kế toán: Là đầu mối tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại Nhà khách Tổng Liên đoàn. Công tác kế toán bám sát các hoạt động thu, chi và sử dụng chênh lệch thu chi. Cơ cấu bộ máy bộ phận này gồm 01 người phụ trách kế toán tài chính, các kế toán viên ( tùy theo lĩnh vực của từng đơn vị để bố trí số lượng kế toán), thủ quỹ và các thu ngân trực tiếp thu tiền tại các bộ phận Lễ Tân, bộ phận ăn uống ...Phòng kế toán Là bộ phận nghiệp vụ giúp việc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc đơn vị và pháp luật về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của đơn vị.

Nhiệm vụ của Phòng kế toán: lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu chi của đơn vị và tổ chức thực hiện khi kế hoạch được phê duyệt dựa trên chế độ, chính sách hiện hành và nhiệm vụ của đơn vị được giao; xây dựng định mức chi tiêu cho từng hoạt động cụ thể của đơn vị theo kế hoạch ngân sách, các nguồn thu sự nghiệp, nguồn khác của đơn vị; tổ chức và quản lý chặt chẽ các khoản thu chi theo định hướng hạch toán kinh tế của đơn vị; tổ chức hạch toán kế toán, chế độ báo cáo, lưu trữ và luân chuyển chứng từ theo quy định hiện hành; tổng hợp số liệu, phân tích kết quả hoạt động sự nghiệp của các đơn vị.

2.2.2.2 Phương thức quản lý tài chính của của Nhà khách Tổng Liên đoàn

Thứ nhất: phương thức quản lý nguồn thu

Nhà khách Tổng liên đoàn là đơn vị sự nghiệp có thu tự đảm bảo toàn bộ chi phí hoạt động thường xuyên.

Hoạt động phục vụ, kinh doanh của Nhà khách Tổng Liên đoàn là hoạt động có tính Tổng hợp cao, chi tiết bao gồm hoạt động kinh doanh lưu trú, hoạt động ăn uống, hội họp, cho thuê văn phòng ... Do đó việc tổ chức quản lý các nguồn thu từ các dịch vụ Nhà khách cung cấp rất chi tiết và tỷ mẩn, chi tiết. Hiện tại Nhà khách Tổng liên đoàn đang thực hiện như sau: Do quy mô của quản lý của Nhà khách Tổng Liên đoàn thuộc đơn vị vừa và nhỏ, doanh thu không quá lớn nên nhà khách áp dụng hình thức quản lý thu tập trung bằng cách tổ chức bộ phận thu ngân thu tiền khách lẻ tại Quầy Lễ tân, bộ phận nhà hàng … Sau đó hàng ngày bộ phận lễ tân lập

bảng kê tiền dịch vụ lưu trú, ăn uống, và các dịch vụ nộp về phòng kế toán. Tất cả các nguồn thu được thu tập trung nộp vào phòng kế toán.

Hiện tại cơ cấu nguồn thu các hoạt động tại Nhà khách Tổng Liên đoàn có cơ cấu như sau:

Bảng 2.4. Cơ cấu doanh thu các loại hình dịch vụ của Nhà khách Tổng Liên đoàn Nội dung

DT năm 2010(triệu

đồng

Tỷ lệ DT(%

)

DT năm 2011 (triệu

đồng)

Tỷ lệ DT (%)

DT năm 2012(triệu

đồng)

Tỷ lệ DT(%

) Phòng nghỉ 10,300,000 26.88 8,666,000 14.22 10,000,000 16.08 Hội trường 3,299,000 8.61 2,700,000 4.43 3,000,000 4.82

Ăn uống 12,777,000 33.35 11,829,000

19.4

1 16,000,000 25.72 thuê văn phòng 4,868,000 12.71 5,161,000 8.47 3,600,000 5.79 Thu khác 2,915,000 7.61 5,888,000 9.66 3,000,000 4.82 Doanh thu hoạt động tại

Trần Quốc T oản( 1) 34,159,000 89 34,244,000

56.1

8 35,600,000 57.23 Thu từ trung tâm

hội nghị CĐ (2) 4,155,000 26,710,000 44 26,600,000 Thu từ nhà B 4,155,000 11 4,893,000 8.03 6,600,000 11 Thu TT hội nghị Công

đoàn - 21,817,000

35.7

9 20,000,000 32 Tổng doanh thu hoạt động

Nhà khách (1) +(2) 38,314,000 60,954,000

43.8

2 62,200,000 42.77

100

100.0 0

Năm 2011, 2012 là năm khủng hoảng kinh tế toàn cầu, nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành du lịch, khách sạn nói riêng cũng chịu ảnh hưởng không nhỏ. Tình hình kinh tế, xã hội khó khăn, cùng với chủ trương tiết kiệm chi tiêu từ ngân sách Nhà nước dẫn tới việc tổ chức hội nghị, đặt tiệc, đặt chỗ ăn, nghỉ... của khách hàng ít hơn so với năm trước. Hoạt động kinh doanh cho thuê văn phòng

cũng không nằm ngoài lệ. Cơ sở vật chất của Nhà khách đã xuống cấp, nhiều trang thiết bị quá cũ, hỏng nhưng chưa có kiện thay thế đồng bộ. Diện tích phòng phục vụ tiệc nhỏ, không đáp ứng được yêu cầu của nhiều khách hàng

Nhìn vào cơ cấu doanh thu các năm gần đây ta có thể nhận thấy doanh thu văn phòng cho thuê tại Nhà khách Tổng Liên đoàn hiện nay đang có phần giảm sút, Cùng với sự suy giảm của nền kinh tế là sự khó khăn của các đơn vị, doanh nghiệp, diện tích văn phòng cho thuê dư thừa, giá cả thuê bị cạnh tranh gay gắt. Những khách hàng đã ký hợp đồng với Nhà khách cũng không nằm ngoài khó khăn chung.

Một số xin giảm diện tích thuê (một phần hoặc toàn bộ); giảm thời gian thuê và giá thuê. Đơn vị thuê mặt bằng kinh doanh không có hiệu quả đã phải trả lại diện tích thuê hoặc trả lại 1 phần hoặc toàn bộ diện tích thuê.

Tuy nhiên, để đạt được mức doanh thu theo kế hoạch, Nhà khách đã phải đa dạng hóa các kênh thu hút khách hàng, đổi mới công tác tổ chức, quản lý khu văn phòng cho thuê thông qua việc thành lập Phòng quản lý Nhà cho thuê nhằm tập trung quản lý và khai thác có hiệu quả văn phòng cho thuê, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của khách hàng.

Do tình hình kinh tế càng ngày khó khăn, doanh thu ngày càng giảm sút doa vậy phương thức quản lý càng phải chặt chẽ hơn.

Tổ chức quản lý thu dịch vụ lưu trú:

Tiền phòng nghỉ đối với cán bộ trong hệ thống công đoàn hoặc cán bộ nước ngoài sang làm việc với cơ quan Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam được Tổng liên đoàn quy định mức giá theo tầng thời kỳ. Đủ để bù đắp chi phí ví dụ: mức giá hiện tại đối với dịch vụ phòng nghỉ đang áp dụng trong giai đoạn năm 2012, 2013 là 200.000 đ/ người/ đêm. Với đối tượng khách này phải có đẩy đủ giấy đi đường, giấy mời hội nghị, hội họp ..

Đối với khách ngoài hệ thống Nhà khách Tổng liên đoàn có 03 loại phòng nghỉ với số lượng 110 phòng.

Quy trình quản lý doanh thu lưu trú như sau: Khi khách đăng ký đặt phòng,

nếu là khách đoàn Phòng kế hoạch ký hợp đồng ( hoặc phiếu đặt hàng). Lập thành 3 bản giao cho: Khách hàng, phòng kế toán và chuyển kế hoạch đón khách cho phòng buồng, bộ phận lễ Tân, dựa theo kế hoạch đặt phòng của khách Lễ tân xếp khách và vào phòng đồng thời nhập vào phần mềm quản lý khách sạn, và đưa giấy vào phòng cho khách (trên giấy vào phòng có ghi đơn giá khách phải thanh toán).

Khách chuyển giấy vào phòng quản lý Buồng và nhận phòng nhân viên phòng buồng thu lại giấy vào phòng và xếp phòng cho khách. Sau đó nhân viên phòng buồng vào sổ doanh thu hàng ngày. Cuối ngày nộp số doanh thu về phòng kế toán.

Khi khách thanh toán Lễ tân check our lập bảng kê và tiền nộp về phòng kế toán, nếu là khách vãng lai phòng kế toán trên cơ sở đối chiếu doanh doanh thu hàng ngày từ phòng buồng chuyển xuống và bảng kê thu tiền làm cơ sở để thu và đối chiếu doanh thu. Đối với khách đoàn, phòng kế toán dựa trên kế hoạch khách mà phòng Kế hoạch chuyển lên, số doanh thu hàng ngày lấy từ bộ phận phòng buồng và bảng kê thanh đề nghị khách hàng thanh toán mà bộ phận lễ tân gửi phòng kế toán đối chiếu doanh thu viết hoá đơn chuyển khách hàng thanh toán.

Tổ chức quản lý doanh thu dịch vụ ăn uống: Khi khách đến đặt hàng các dịch vụ, Phòng Kế hoạch ký hợp đồng (hoặc phiếu đặt hàng), lập thành 3 bản giao cho: Khách hàng, Phòng Kế toán (theo dõi kế hoạch) và phòng Dịch vụ ăn uống (hoặc Nhà hàng TQT). Đối với tiệc cưới, tiệc hội nghị ký hợp đồng, báo trước ít nhất 1 ngày, ăn sáng khách nghỉ theo phòng buồng báo trước 16h hàng ngày.

Trường hợp đột xuất khi phát sinh phải báo ngay cho các bộ phận liên quan, đáp ứng kịp thời phục vụ khách hàng. Sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Nhà khách, bộ phận thanh toán chuyển xác nhận thanh toán cho khách hàng ký sau đó chuyển chứng từ lên Lễ tân (thu ngân) thanh toán nếu là khách lẻ, chuyển xác nhận của khách hàng cho phòng kế hoạch tập hợp chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán nếu là khách đoàn. Hàng ngày phòng kế toán xuống phòng Nhà ăn lấy xác nhận phục vụ các đoàn trong ngày lên đối chiếu doanh thu, thu tiền.

Tổ chức quản lý doanh thu dịch hội họp: Khi khách đến đặt hàng các dịch vụ, Phòng Kế hoạch ký hợp đồng (hoặc phiếu đặt hàng), lập thành 3 bản giao cho:

Khách hàng, Phòng Kế toán (theo dõi kế hoạch) và phòng buồng, hội trường. Sau

khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Nhà khách, bộ phận thanh toán chuyển xác nhận thanh toán cho khách hàng ký sau đó chuyển chứng từ lên Lễ tân (thu ngân) thanh toán nếu là khách lẻ, chuyển xác nhận của khách hàng cho phòng kế hoạch tập hợp chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán nếu là khách đoàn. Hàng ngày phòng kế toán xuống phòng Nhà ăn lấy xác nhận phục vụ các đoàn trong ngày lên đối chiếu doanh thu, thu tiền.

Tổ chức quản lý doanh thu dịch cho thuê văn phòng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế giữa Nhà khách Tổng Liên đoàn hàng tháng kế toán tập hợp doanh thu, thơ dõi công nợ, lập giấy đề nghị thanh toán chuyển khách hàng thanh toán. Khi khách đến đặt hàng các dịch vụ, Phòng Kế hoạch ký hợp đồng (hoặc phiếu đặt hàng), lập thành 3 bản giao cho: Khách hàng, Phòng Kế toán (theo dõi kế hoạch) và phòng buồng, hội trường. Sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ của Nhà khách, bộ phận thanh toán chuyển xác nhận thanh toán cho khách hàng ký sau đó chuyển chứng từ lên Lễ tân (thu ngân) thanh toán nếu là khách lẻ, chuyển xác nhận của khách hàng cho phòng kế hoạch tập hợp chuyển lên phòng kế toán làm thủ tục thanh toán nếu là khách đoàn. Hàng ngày phòng kế toán xuống phòng Nhà ăn lấy xác nhận phục vụ các đoàn trong ngày lên đối chiếu doanh thu, thu tiền.

Thứ hai, Hiện trạng công tác tổ chức quản lý nguồn chi

Để tăng cường quản lý chi phí vật tư, nguyên, nhiên vật liệu dịch vụ lưu trú, ăn uống, hội họp, cho thuê văn phòng. Giám đốc Nhà khách Tổng Liên Đoàn xây dựng định mức chi cho các loại hình dịch vụ của Nhà khách và định mức là cơ sở để Nhà khách Tổng Liên đoàn lập dự toán chi hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công giúp cho các ban lãnh đạo Nhà khách kiểm soát hoạt động kinh doanh của đơn vị vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá. Định mức góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng. Trên cơ sở định mức gắn liền trách nhiệm của cán bộ công nhân viên Nhà khách đối với việc sử

dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm.

Tổ chức quản lý chi phí đối với dịch vụ lưu trú, dịch vụ cho thuê văn phòng: Tất cả vật tư phòng buồng được mua nhập vào kho phòng buồng, Phòng kế toán quản lý kho. Căn cứ vào kế hoạch khách, phòng quản lý buồng phòng đề nghị lĩnh vật tư, vật tư đối với dịch vụ lưu trú được xây dựng dựa trên số khách, lượt khách cuối ngày phòng quản lý buồng căn cứ vào sổ theo dõi khách, số theo dõi doanh thu, đối chiếu với kế toán vật tư. Số vật tư tiết kiệm được sau khi đối chiếu sẽ được tính và trích thưởng mức tiết kiệm vật tư cho bộ phận lưu trú bằng 70% số tiền tiết kiệm.

Đối với chi phí nhân công, điện, nước Nhà khách Tổng Liên đoàn cũng xây dựng định mức trên số lượt khách và cũng căn cứ vào định mức cụ thể trong tầng thời kỳ, mùa để tính chi phí tiết kiệm cho tầng bộ phận .

Phương thức quản lý chi phí đối với dịch vụ ăn uống, ăn nhẹ giữa giờ tại các hội nghị: Sau khi nhận được thực đơn từ bộ phận ký hợp đồng, bộ phận Bếp (Bếp trưởng, ca trưởng) căn cứ định mức nguyên liệu thực phẩm lên dự trù nguyên liệu thực phẩm và trực tiếp gọi hàng. Đối với tiệc từ 60 người trở lên, phải xây dựng định lượng ,để dự trù nguyên liệu thực phẩm sát với yêu cầu.

*Định mức chi phí vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm: (có phụ lục danh mục chi phí kèm theo).

- Đối với dịch vụ ăn uống giữa giờ của của hội trường: chi phí nguyên vật liệu , nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu không quá 65% .

- Đối với tiệc cưới: định mức chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu không vượt quá 43% (bao gồm cả đồ uống).

- Đối với tiệc đoàn, tiệc hội nghị: chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu không quá 47% (đồ uống ngoài).

- Đối tượng khách là các Ban của Tổng Liên đoàn, hội nghị do Tổng Liên đoàn đặt, tiệc đoàn khách nghỉ từ 70.000đ đến 120.000đ/suất, mức chi phí vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm không quá 65% (đồ uống ngoài).

- Chi phí thực phẩm đối với khách nghỉ đoàn mức dưới 70.000đ/suất, chi phí vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm không quá 80% (đồ uống ngoài).

- Ăn sáng khách phòng nghỉ: Chi phí nguyên, nhiên, vật liệu là 100%. Mức chi cho 1 suất ăn bằng 6% giá phòng thấp nhất có tiêu chuẩn ăn sáng của Nhà khách (làm tròn đến đơn vị 1.000đ).

- Trường hợp đặc biệt mức thu và chi phí vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm do Giám đốc quyết định.

* Giao nhận vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm: Khi giao nhận thực phẩm, nguyên liệu, nhiên liệu phải đảm bảo nguyên tắc giao nhận 3 bên, rõ số lượng, đơn giá, số tiền chi tiết từng hàng hóa của mỗi lần giao, có đại diện của phòng Dịch vụ ăn uống, phòng kế hoạch và người bán hàng để giám sát về cân, đong, đếm và ký nhận để làm căn cứ thanh toán.

*Trách nhiệm của các phòng, bộ phận:

Phòng kế hoạch, phòng Kế toán, phòng Dịch vụ ăn uống chủ động tìm, lựa chọn các nhà cung cấp nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư thực phẩm, đảm bảo các điều kiện về chất lượng, an toàn thực phẩm, thời gian giao nhận và giá cả cạnh tranh. Đối với nguyên nhiên vật liệu chính sử dụng thường xuyên như hải sản, gia súc, gia cầm, gas, rau củ, hàng khô, hoa quả Phòng Kế hoạch và phòng Kế toán ký xác nhận báo giá trình Giám đốc ký kết hợp đồng với nhà cung cấp. Nhà cung cấp đảm bảo ổn định giá bán trong 1 tháng.

Trong trường hợp có sự biến động về giá:

+ Nếu biến động tăng, Phòng Kế hoạch, Kế toán kiểm tra xác nhận trình Giám đốc xét duyệt.

+ Trường hợp biến động giảm các bộ phận nghiệp vụ phải kiểm tra để điều chỉnh giảm kịp thời.

- Phòng Kế hoạch: Tổng hợp đối chiếu số lượng vật tư nguyên liệu, nguyên liệu, nhiên liệu, thực phẩm đã nhận để thanh toán với nhà cung cấp. Báo cho phòng

Dalam dokumen QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI NHÀ KHÁCH TỔNG LIÊN ĐOÀN, THUỘC TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM (Halaman 64-73)