11. Meningkatkan konsistensi kebijaksanaan manajemen, karena telah terdokumentasi dengan baik dalam sistem manajemen lingkungan tersebut.
12. Meningkatkan kepercayaan manajemen, karena sistem manajemen lingkungan membutuhkan pembuatan keputusan berdasarkan fakta serta pengoperasiannya harus berada di bawah kondisi yang terkendali. Hal ini akan meningkatkan koordinasi manajemen, sehingga manajer memiliki kepercayaan yang lebih besar. Kepercayaan ini datang dari pemahaman penuh terhadap sasaran perusahaan yang tercapai.
13. Meningkatkan kepuasan pribadi dan organisasi karena semua orang telah peduli terhadap lingkungan.
14. Meningkatkan kinerja yang terkait dengan kebutuhan pelanggan, karena sistem manajemen lingkungan sangat memperhatikan kebutuhan pelanggan.
15. Meningkatkan konsistensi hubungan dengan pemasok, karena pemasok juga diharuskan untuk menyukseskan sistem manajemen lingkungan yang sedang diterapkan oleh perusahaan.
16. Meningkatkan kemampuan perusahaan untuk memenuhi standar lingkungan, baik lingkungan internal maupun eksternal.
17. Meningkatkan kemudahan untuk memperoleh modal dari pihak bank dan investor lain, karena organisasi atau perusahaan semakin dapat dipercaya dan diandalkan.
18. dan lain-lain
mekanisme, namun ketiganya tetap dapat diintegrasikan. Organisasi yang mengembangkan sistem manajemen kualitas menggunakan MBNQA sebagai petunjuk. Organisasi yang dapat mencapai sertifikasi ISO 9000 juga harus mendapat keuntungan dengan usahanya mengembangkan implementasi dan operasi, dan dalam pengeceken dan perbaikan berbagai elemen.
Pengintegrasin MBNQA dengan ISO 90001 dan ISO 14000, setiap kriteria pemberian penghargaan harus diuji. Organisasi kemudian harus mengintegrasikan elemen-elemen ISO 9001 dan 14001 ke dalam kriteria dan mengintegrasikan persyaratan self-assessment untuk kerangka kerja sistem manajemen kinerja. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa ISO 9000 dan ISO 14000 merupakan bagian yang terintegrasi dalam organisasi sebagai suatu sistem manajemen kualitas yang ada dalam kriteria untuk mendapat penghargaan MBNQA sebagai perusahaan atau organisasi yang mengutamakan kualitas.
Integrasi ISO 9000 dengan ISO 14000 mempunyai beberapa keunggulan.
Metode penerapan sistem kualitas – lingkungan yang terintegrasi maka akan dicapai pengurangan biaya karena dapat memperbaiki data dan manajemen personal, tercapainya homogenitas dalam metodologi manajemen, dan menurunkan banyaknya kertas kerja perusahaan (Renzi & Capelli, 2000).
Selain itu, pengintegrasian ini juga perlu diadakan investigasi dalam tingkat formal pemahaman standar oleh komite teknik, dan adanya kebutuhan untuk menguji pengintegrasian sistem secara aktual dalam perusahaan.
Dari hasil yang diperoleh melalui pengujian perlunya pengintegrasia ISO 9000 dan ISO 14000, maka diperoleh beberapa hal. Pertama, kedua standar mendukung penciptaan kebijakan perusahaan berdasarkan pada pendekatan umum pada pengelolaan pengembangan sistem kualitas dan lingkungan.
Kedua, standar ISO 9000 dan ISO 14000 secara substansial sama, walaupun yang satu untuk kualitas dan yang lain untuk lingkungan. Ketiga, kedua standar tersebut memberikan definisi tindakan yang harus didukung oleh bukti dokumentasi yang menjelaskan tujuan dan target perusahaan. Keempat, pengintegrasian kedua standar tersebut adalah layak secara metodologis maupun prosedural. Namun demikian, ada beberapa kekhususan, yaitu pengintegrasian ini akan tepat untuk top management karena adanya kesamaan strategi, kurang untuk middle management karena memerlukan keahlian teknis khusus, dan bermanfaat maksimum bagi karyawan teknis atau lower management, yaitu agar semua karyawan memahami sistem kualitas dan sistem lingkungan.
Selanjutnya, pengintegrasian MBNQA dengan ISO 9001 dan ISO 14001, dengan TQM yang diterapkan dengan kriteria MBNQA yang digunakan sebagai payung untuk mengadakan self-assessment. Self-assessment quality management system (SQMS) harus dimulai dengan mendefinisikn nilai dan misi organisasi sehingga semua pihak dapat menunjukkan komitmen, budaya, dan nilai-nilai inti ke dalam organisasi. Manajemen senior harus berinisiatif dalam kepemimpinannya, dan mengembangkan sasaran perusahaan atau organisasi yang jelas dan sasaran kualitas yang konsisten dengan sasaran organisasi. Konsep dan elemen kualitas inti seperti kepemimpinan, perencanaan kualitas strategik, kualitas perancangan, kecepatan dan pencegahan, partisipasi dan kerja sama dengan orang lain, manajemen berdasarkan fakta, perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan, fokus pada pelanggan dan kepuasan pelanggan harus diidentifikasi dan bersama-sama sebagai suatu sistem untuk pendefinisian yang baik dan desain proses. Proses ini harus meliputi perencanaan produk dan jasa baru dengan kesalahan nol, keterlibatan dan partisipasi karyawan dan pemasok, pelatihan dan pendidikan, pemberian penghargaan seperti kualitas lingkungan kerja.
SQMS meliputi tiga hal yang merupakan tahapan yang harus dilalui.
Tahap pertama, adalah perencanaan sistem yang dimulai dengan pendefinisian visi dan misi perusahaan dan mengembangkan tujuan dan sasaran perusahaan oleh eksekutif senior dengan memperhatikan lingkungan, sumber daya dan keterbatasan organisasi atau perusahaan tersebut. Langkah ini diikuti dengan identifikasi faktor-faktor penting untuk keberhasilan dan kelancaran proses dengan memperhatikan konsep inti dan perencanaan strategik organisasi.
Selanjutnya dilakukan perumusan perencanaan manajemen proses dengan memperhatikan analisis kinerja dan jaminan serta alat dan teknik perbaikan kualitas. Langkah ini diikuti dengan pengembangn program manajemen kualitas dan identifikasi elemen-elemen kualitas dan sistem manajemen lingkungan. Kedua langkah ini berada pada tahap kedua, yaitu integrasi sistem. Tahap kedua, ini diikuti dengan tahap ketiga, yaitu pemasangan sistem. Langkah ini dimulai dengan menggunakan Kaizen dan langkah-langkah dalam business process reengineering yang kemudian dilakukan self-assessed quality management system yang memperhatikan pengendalian dokumen dan peninjauan dan audit manajemen. Langkah ini diikuti dengan penentuan dan pengembangan sistem yang lancar atau baik.
Bila tidak sesuai yang direncanakan maka langkah ini akan berulang kembali dengan mengidentifikasi berbagai faktor penting pada tahap perencanaan sistem atau mengembangkan program manajemen kualitas yang teritegrasi pada tahap integrasi sistem.
Self-assessment merupakan suatu pendekatan manajemen berdasarkan pada misi untuk mencapai usaha yang terbaik. Prinsip yang ada dalam self- asssessment menggunakan prinsip TQM dengan mengadopsi penghargaan MBNQA dan memiliki sistem yng terintegrasi. Organisasi atau perusahaan yang akan mengadakan perbaikan kinerja didorong untuk melakukan SQMS yang mengintegrasikn kriteria MBNQA dan persyaratan dalam ISO 90001 dan ISO 4001. Bagaimana mengintegrasikan fungsi dan mengevaluasi kinerja bisnis ditentukan oleh organisasi melalui self-assessment tersebut.
1) Apakah yang dimaksud dengan penjaminan kualitas dan apa sajakah tujuan penjaminan kualitas?
2) Komponen penjaminan kualitas manakah yang penting untuk dipenuhi?
3) Apakah kesamaan antara MBNQA, EFQM, dan ISO 9000:2000?
4) Bagaimanakah perbandingan tujuan antara MBNQA, ISO 9000, dan ISO 14000?
5) Bagaimana tahapan dalam SQM?
Petunjuk Jawaban Latihan
1) Penjaminan kualitas (quality assurance) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas (Elliot, 1993). Tujuan quality assurance antara lain:
a) Membantu perbaikan dan peningkatan secara terus-menerus dan berkesinambungan melalui praktik yang terbaik dan mau mengadakan inovasi.
LAT IH A N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
b) Memudahkan mendapatkan bantuan baik pinjaman uang atau fasilitas, atau bantuan lain dari lembaga yang kuat dan dapat dipercaya.
c) Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah dicapai dengan standar pesaing.
d) Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki.
e) Memuaskan berbagai pihak yang terkait di dalamnya sehingga dapat berhasil mencapai sasaran masing-masing.
2) Menurut Patel (1994) terdapat tiga komponen dalam quality assurance, yaitu:
a) Kualitas pelanggan, yang menunjukkan apakah kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi dengan produk atau jasa yang ada. Hal ini dapat diketahui dengan mengukur tingkat kepuasan pelanggan.
b) Kualitas profesional, yang menunjukkan apakah kebutuhan pelanggan secara profesional, dan apakah prosedur dan standar profesional yang dipercaya untuk menghasilkan produk atau jasa yang diinginkan dapat tetap terpelihara dengan baik.
c) Kualitas proses, yang merupakan desain dan operasional dalam proses produksi atau pelayanan dengan menggunakan sumber daya yang ada secara efisien untuk memenui kebutuhan dan harapan pelanggan.
Ketiga komponen tersebut harus dipenuhi dan harus ada dalam kegiatan penjaminan kualitas yang dilakukan oleh organisasi, terhadap produk atau jasa yang dihasilkannya.
3) Menurut Biazo dan Bernardi (2003), MBNQA model (2001), EFQM model (1999), dan ISO 9000 (2000) memiliki banyak kesamaan atau overlapping dalam hal:
a) Kepemimpinan visioner (visionary leadership).
b) Menjadi ekselen karena pelanggan yang mengendalikan (customer- driven excellence).
c) Pembelajaran organisasi dan personal (organizational and personal learning).
d) Penilaian karyawan dan rekan kerja (valuing employees and partners).
e) Cepat tanggap (agility).
f) Fokus ke masa depan (focus on the future).
g) Mengelola inovasi (managing for innovation).
h) Manajemen dengan fakta (management by facts).
i) Tanggung jawab masyarakat dan kewargaan (public responsibility and citizenship).
j) Berfokus pada hasil dan penciptaan nilai (focus on results and creating value).
4) Perbandingan antara tujuan:
MBNQA ISO 9000 ISO 14000
Mempromosikan kesadaran kualitas, kesempurnaan kinerja dan perbaikan persaingan, penyebaran informasi dalam strategi pencapaian kinerja, dan manfaat yang dicapai
Secara efektif
mendokumentasikan elemen sistem mutu untuk diterapkan atau dibutuhkan untuk menjamin kemampuan registrasi oleh an accredited third party
Membantu organisasi mencapai kinerja lingkungan dengan mengelola dan mengevaluasi aspek lingkungan kegiatan operasi. Registrasi third party dan/ atau self-declaration
5) Pada dasarnya SQMS meliputi tiga hal yang merupakan tahapan yang harus dilalui. Tahap pertama, adalah perencanaan sistem yang dimulai dengan pendefinisian visi dan misi perusahaan dan mengembangkan tujuan dan sasaran perusahaan oleh eksekutif senior dengan memperhatikan lingkungan, sumber daya, dan keterbatasan organisasi atau perusahaan tersebut. Langkah ini diikuti dengan identifikasi faktor- faktor penting untuk keberhasilan dan kelancaran proses dengan memperhatikan konsep inti dan perencanaan strategik organisasi.
Selanjutnya, dilakukan perumusan perencanaan manajemen proses dengan memperhatikan analisis kinerja dan jaminan serta alat dan teknik perbaikan kualitas. Langkah ini diikuti dengan pengembangn program manajemen kualitas dan identifikasi elemen-elemen kualitas dan sistem manajemen lingkungan. Kedua langkah ini berada pada tahap kedua, yaitu integrasi sistem. Tahap kedua ini diikuti dengan tahap ketiga, yaitu pemasangan sistem. Langkah ini dimulai dengan menggunakan Kaizen dan langkah-langkah dalam business process reengineering yang kemudian dilakukan self-assessed quality management system yang memperhatikan pengendalian dokumen dan peninjauan dan audit manajemen. Langkah ini diikuti dengan penentuan dan pengembangan
sistem yang lancar atau baik. Bila tidak sesuai yang direncanakan, maka langkah ini akan berulang kembali dengan mengidentifikasi berbagai faktor penting pada tahap perencanaan sistem atau mengembangkan program manajemen kualitas yang terintegrasi pada tahap integrasi sistem.
a. Penjaminan kualitas (quality assurance) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas.
Penjaminan kualitas merupakan serangkaian kegiatan yang harus dilaksanakan dan mempunyai tujuan
b. Ada sejumlah elemen penting dalam penjaminan kualitas yang semuanya merupakan usaha pencegahan terhadap permasaahan kualitas melalui perencanaan dan kegiatan sistematik, termasuk pendokumentasian.
c. Penjaminan kualitas merupakan bagian dari implementasi TQM selain pengendalian kualitas, perbaikan terus-menerus dan berkesinambungan, dan kepuasan pelanggan total.
d. Ada berbagai penjaminan kualitas formal yang telah digunakan oleh berbagai negara. Dalam mengambil keputusan mengenai penggunaan penjaminan kualitas, Standardisasi dan diferensiasi digunakan sebagai pertimbangan. Standardisasi mengarah pada penjaminan kualitas ISO 9000, sedang diferensiasi mengarah pada pelaksanaan TQM untuk mencapai the excellence.
e. Selain penjaminan kualitas berupa sertifikasi atau akreditasi dari pihak independen, peran penghargaan dalam kualitas juga menjamin tercapainya kualitas produk perusahaan. Namun demikian, delam perkembangannya, ISO 9000 telah menyerupai penghargaan MBNQA dan EFQM sebagai suatu penghargaan yang mendasarkan pada prinsip TQM. Bahkan ISO 9000 telah terintegrasi dengan ISO 14000 walaupun pada tingkat makro dan berbagai perbedaan. Namun, ISO 14000 dapat dimasukkan sebagai suatu standar yang terintegrasi ke dalam ISO 9000.
RA NG KUM AN
1) Penilaian kualitas yang paling obyektif berasal dari ….
A. pihak pertama B. pihak kedua C. pihak ketiga D. tidak perlu dinilai
2) Beberapa departemen berikut ini mengadakan penjaminan kualitas, yaitu ….
A. pemasaran
B. pengembangan produk C. keuangan
D. semua departemen sebaiknya mengadakan 3) Berikut adalah tujuan penaminan kualitas, kecuali ….
A. membantu mendapatkan pesaing B. memudahkan mendapatkan bantuan C. menyediakan informasi
D. membantu perbaikan
4) Elemen-elemen dalam penjaminan kualitas adalah ….
A. kualitas pelanggan, kualitas profesional, dan kualitas proses B. kualitas pelanggan, kualitas pemasok, dan kualitas proses C. kualitas pelanggan, kualitas proses, dan kualitas produk D. kualitas pelayanan, kualitas proses, dan kualitas produk
5) Dalam akreditasi ada dua pendekatan yang dapat digunakan. Pendekatan yang ditujukan untuk keefektifan organisasi yang ingin dicapai, merupakan kemungkinan untuk memperbaiki kemampuan organisasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan adalah ….
A. komprehensif B. kontingensi C. sinergistik D. analitik
TES F ORM AT IF 1
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
6) Ada dua hal yang menjadi pertimbangan dalam mengadakan penjaminan kualitas yaitu ….
A. Standardisasi dan diferensiasi B. Standardisasi dan rutinisasi C. diferensiasi dan glibalisasi D. integrasi dan inkulturasi 7) Standardisasi berkaitan dengan ....
A. the excellence model B. the best model
C. sertifikasi dan akreditasi D. the rare model
8) Berikut adalah kriteria The Deming Prize, kecuali ….
A. pengetahuan dan semangat top management terhadap kualitas.
B. kebijakan, sasaran, dan tujuan C. penerapan proses perbaikan kualitas.
D. hasil kualitas dan operasional
9) Berikut merupakan manfaat sistem manajemen lingkungan, kecuali ….
A. menghasilkan produk yang ramah lingkungan
B. meningkatkan komunikasi manajemen antar departemen C. meningkatkan kualitas
D. meningkatkan image organisasi atau perusahaan di masyarakat 10) Pembangunan dan pengembangan SQMS meliputi tahap ….
A. perencanaan sistem, integrasi sistem dan pemasangan sistem B. perencanaan sistem, integrasi sistem dan pengendalian sistem C. perencanaan sistem, pengorganisasian sistem dan pengendalian
sistem
D. pembentukan sistem, integrasi sistem, dan pengendalian sistem
Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar 100%
Jumlah Soal
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar.
Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.
Arti tingkat penguasaan : 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 1, terutama bagian yang belum dikuasai.
Kegiatan Belajar 2
Pengertian ISO 9000
tandardisasi merupakan salah satu kata yang sering kita dengar dewasa ini. Standardisasi dapat berskala internal yaitu berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh institusi sendiri, berskala nasional yaitu berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh pemerintah atau lembaga di suatu negara, atau berskala internasional yaitu berdasarkan kriteria yang ditetapkan oleh lembaga yang mencakup berbagai negara di dunia.
Penerapan Standardisasi berskala nasional seperti Standar Nasional Indonesia atau SNI yang berlaku di negara Indonesia. Pada kondisi ini pemerintah menganjurkan masyarakat agar hanya membeli produk yang telah terstandardisasi SNI. Dalam skala internasional dikenal Standardisasi yang berupa sertifikasi ISO. Standardisasi ISO yang dikeluarkan oleh International Standarization Organization yang berpusat di Geneva Swiss ini bertujuan untuk memberikan Standardisasi pengelolaan suatu institusi yang menghasilkan produk atau memberikan layanan kepada pelanggan.
Dalam perkembangannya, ISO ini kemudian memberikan sertifikasi kepada perusahaan atau institusi yang layak dan mengadakan surveilance setiap periode waktu tertentu. Perusahaan yang telah tersertifikasi ISO berarti sudah mengelola perusahaannya secara baik, telah memiliki standar dan prosedur yang baku dan diterapkan dalam setiap proses yang ada, sehingga menghasilkan produk dan layanan yang berkualitas.