Saudara mahasiswa apakah Anda pernah membatalkan rencana membeli suatu produk sebagai akibat Anda masih ragu atas kualitas dari produk tersebut. Sehingga menimbulkan pertanyaan berkualitaskah produk atau jasa yang saya terima ini? Untuk itu perlu ada jaminan terkait dengan kualitas produk. Sistem jaminan kualitas ini disebut Quality Assurance. Penjaminan kualitas produk atau jasa ini dapat dilakukan dengan mengadakan penilaian terhadapnya. Penilaian yang dianggap paling obyektif adalah penilaian dari pihak yang netral atau pihak ketiga, bukan pemberi atau produsen dan bukan penerima atau konsumen.
Penjaminan kualitas (quality assurance) adalah seluruh rencana dan tindakan sistematis yang penting untuk menyediakan kepercayaan yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan tertentu dari kualitas (Elliot, 1993).
Kebutuhan tersebut merupakan refleksi dari kebutuhan pelanggan.
Penjaminan kualitas biasanya membutuhkan evaluasi secara terus-menerus dan biasanya digunakan sebagai alat bagi manajemen.
Kegiatan penjaminan (assurance) tersebut sebenarnya bukan hanya digunakan untuk penjaminan kualitas. Ada banyak departemen yang juga mengadakan penjaminan (Gryna, 2001). Departemen pemasaran misalnya, melakukan penjaminan dengan mengadakan pengujian pasar, evaluasi persaingan, monitoring terhadap produk yang telah dipasarkan, pengendalian terhadap penggunaan produk, dan sebagainya. Departemen pengembangan produk mempunyai kegiatan penjaminan dengan mengadakan peninjauan terhadap desain produk, melakukan analisis kelayakan produk, keamanan produk, atau melakukan analisis terhadap faktor manusia yang menggunakan produk tersebut, dan sebagainya. Selain itu, penjaminan produksi juga dapat dilakukan misalnya dengan melakukan analisis kemampuan proses produksi, kesalahan dalam proses, kualitas proses produksi, aliran proses produksi, peninjauan terhadap perencanaan kegiatan manufaktur, dan sebagainya.
Masih banyak lagi departemen dalam perusahaan atau organisasi yang menggunakan kegiatan penjaminan tersebut.
Sementara itu, menurut Gryna, penjaminan kualitas merupakan kegiatan untuk memberikan bukti-bukti untuk membangun kepercayaan bahwa kualitas dapat berfungsi secara efektif (Pike & Barnes, 1996). Kegiatan penjaminan kualitas tersebut bukannya tanpa tujuan. Tujuan kegiatan tersebut dapat dipandang dari pihak internal maupun eksternal organisasi. Menurut Yorke (1997), tujuan penjaminan kualitas tersebut antara lain:
1. Membantu perbaikan dan peningkatan secara terus-menerus dan berkesinambungan melalui praktik yang terbaik dan mau mengadakan inovasi.
2. Memudahkan mendapatkan bantuan baik pinjaman uang atau fasilitas, atau bantuan lain dari lembaga yang kuat dan dapat dipercaya.
3. Menyediakan informasi pada masyarakat sesuai sasaran dan waktu secara konsisten, dan bila mungkin, membandingkan standar yang telah dicapai dengan standar pesaing.
4. Menjamin tidak akan adanya hal-hal yang tidak dikehendaki.
Selain itu, tujuan diadakannya penjaminan kualitas ini adalah agar dapat memuaskan berbagai pihak yang terkait di dalamnya sehingga dapat berhasil mencapai sasaran masing-masing. Penjaminan kualitas merupakan bagian yang menyatu dalam membentuk kualitas produk dan layanan suatu organisasi atau perusahaan. Mekanisme penjaminan kualitas yang digunakan juga harus dapat menghentikan perubahan bila dinilai perubahan tersebut menuju ke arah penurunan atau kemunduran. Namun, penjaminan kualitas ini tidak memainkan peran sebagai pengambil inisiatif dalam pengembangan staf atau pengembangan organisasi yang sangat penting bagi keberhasilan organisasi itu sendiri.
Sementara itu, penjaminan kualitas secara luas dijelaskan sebagai fungsi manajemen strategik yang berkaitan dengan berdirinya kebijakan, standar, dan sistem untuk pemeliharaan atau mempertahankan kualitas (Walley et al., 1999). Apabila diterapkan dalam industri pertanian disebut sebagai farm assurance yang menyangkut kesehatan dan kecukupan makan hewan, melalui perencanaan praktik. Penjaminan kualitas ini mula-mula dikenal dalam industri makanan. Selama tahun 1950 Organisasi Perdamaian Atlantik Utara (NATO) melahirkan publikasi mengenai penjaminan kualitas yang menemukan bahwa persyaratan, termasuk metode produksi harus didefinisikan dengan jelas dalam spesifikasi pembelian. Penekanan pada
sistem penjaminan kualitas adalah perbaikan pada kemampuan proses, mendeteksi, dan mencegah kesalahan.
Penjaminan kualitas juga menghendaki adanya penyatuan dan pengendalian secara menyeluruh semua elemen operasional. Elemen-elemen tersebut mencakup seluruh aspek yang meliputi aspek administrasi, keuangan, pemasaran, desain, pembelian atau pengadaan, proses produksi, pemasaran, instalasi, dan masih banyak lagi. Selain itu, penjaminan kualitas mencakup seluruh siklus hidup produk, yang dimulai dari identifikasi produk sampai dengan inspeksi akhir, keyakinan dalam penggunaan, dan kepuasan pelanggan. Jika semua elemen tersebut secara keseluruhan dipersatukan sehingga tidak ada yang menumpuk ke yang lain maka peran atau fungsi dari elemen-elemen tersebut harus disusun dan ditangani bersama. Penjaminan kualitas merupakan fungsi manajemen yang tidak dapat didelegasikan. Dapat dikatakan secara singkat, penjaminan kualitas harus melibatkan banyak bidang atau departemen. Sistem penjaminan kualitas dapat dicapai melalui penggunaan secara lebih komprehensif dalam manual kualitas, perbaikan prosedur, teknik statistik yang benar, dan auditing sistem kualitas yang menjamin bahwa tindakan continuous improvement telah dilaksanakan.
Sementara itu, banyak pihak yang mempunyai persepsi yang keliru mengenai penjaminan kualitas, misalnya penjaminan kualitas sangat mahal, merupakan pembangkit kekuatan yang sangat besar, lebih menekankan pada koreksi terhadap kekurangan daripada mencegah kesalahan dari kejadian masa lampau, dan sebagainya. Namun, Stebbing (1993) menguraikan secara panjang lebar mengenai kegiatan penjaminan kualitas, yaitu:
1. Penjaminan kualitas bukan pengendalian kualitas atau inspeksi.
Meskipun program penjaminan kualitas (quality assurance) mencakup pengendalian kualitas dan inspeksi, namun kedua kegiatan tersebut hanya merupakan bagian dari komitmen terhadap mutu secara menyeluruh.
2. Penjaminan kualitas bukan kegiatan pengecekan yang luar biasa. Dengan kata lain, departemen pengendali kualitas tidak harus bertanggung jawab dalam pengecekan segala sesuatu yang dikerjakan oleh orang lain.
3. Penjaminan kualitas bukan menjadi tanggung jawab bagian perancangan.
Dengan kata lain, departemen penjaminan kualitas bukan merupakan keputusan bidang perancangan atau teknik, tetapi membutuhkan orang yang dapat bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan dalam bidang-bidang yang dibutuhkan dalam perancangan.
4. Penjaminan kualitas bukan bidang yang membutuhkan biaya yang sangat besar. Pendokumentasian dan sertifikasi yang berkaitan dengan penjaminan kualitas (quality assurance) bukan pemborosan. Kegiatan penjaminan kualitas merupakan kegiatan pengendalian melalui prosedur secara benar, sehingga dapat mencapai perbaikan dalam efisiensi, produktivitas, dan profitabilitas.
5. Penjaminan kualitas bukan merupakan obat yang mujarab untuk menyembuhkan berbagai penyakit. Dengan penjaminan kualitas, justru akan dapat mengerjakan segala sesuatu dengan baik sejak awal dan setiap waktu (do it right the first time and every time).
6. Tetapi, penjaminan kualitas merupakan kegiatan untuk mencapai biaya yang efektif, membantu meningkatkan produktivitas, merupakan alat untuk merealisasikan “do it right the first time every time”, merupakan pengertian dan pendapat manajemen yang terbaik dan terpenting, dan menjadi tangung jawab seluruh personil dalam organisasi atau perusahaan.
Setelah memahami pengertian yang benar mengenai penjaminan kualitas, ada beberapa hal penting yang harus dilakukan sebelum mengadakan kegiatan penjaminan kualitas. Menurut Stebbing (1993), hal-hal penting yang harus dilakukan dalam kegiatan penjaminan kualitas tersebut antara lain:
1. Mendefinisikan tanggung jawab dan hubungan komunikasi pada masing- masing departemen atau disiplin.
2. Menyusun hubungan antar departemen.
3. Memeriksa atau menguji dan menyetujui kegiatan dan fungsi-fungsi yang dapat dikendalikan secara prosedural.
4. Mengomunikasikan kepada semua pihak, alasan, manfaat, dan implementasi program penjaminan kualitas.