2. Adanya keterbukaan antar anggota kelompok dan antara anggota kelompok selalu ada pertemuan untuk membahas berbagai masalah kelompok atau masalah-masalah perusahaan.
3. Adanya dukungan dan saling percaya diantara seluruh anggota kelompok.
4. Adanya kerjama antar seluruh anggota kelompok.
5. Mempunyai teknik pengambilan keputusan yang baik yang melibatkan seluruh anggota kelompok.
6. Kepemimpinan kelompok yang tepat.
7. Selalu mengutamakan kebersamaan dalam melaksanakan kegiatan.
8. Hubungan antar anggota kelompok atau antara kelompok satu dengan kelompok lain baik.
9. Adanya kesempatan untuk mengadakan pengembangan individu.
TQM merupakan sekumpulan langkah yang harus dilalui tahap demi tahap untuk dapat menerapkannya. Pada dasarnya, untuk dapat menerapkan TQM yang paling diperlukan adalah dukungan atau komitmen dari pemimpin puncak, komunikasi antar seluruh anggota organisasi, dan adanya perubahan budaya.
B. PERBAIKAN SECARA TERUS-MENERUS DAN
3. Robotik atau menggunakan robot sebagai alat bantu.
4. Gugus Kendali Mutu.
5. Sistem saran.
6. Otomatisasi.
7. Disiplin di Tempat Kerja.
8. Pemeliharaan produktivitas secara menyeluruh dan terpadu.
9. Menggunakan sistem Kanban.
10. Penyempurnaan dan perbaikan mutu.
11. Tepat Waktu.
12. Tanpa Cacat.
13. Kegiatan kelompok-kelompok kecil.
14. Hubungan kerja sama antara manajer dan karyawan.
15. Pengembangan produk baru.
Kaizen mempunyai semangat mengadakan perbaikan secara terus- menerus dan berkesinambungan dengan berpedoman pada semangat:
1. Hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.
2. Tidak boleh ada hari yang lewat tanpa perbaikan.
Kaizen juga merupakan istilah lain dari perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan. Kita juga sering mendengar istilah reengineering, yang berarti mengadakan perombakan proses bisnis secara total sampai ke akar-akarnya. Reengineering ini dimunculkan oleh orang Amerika untuk menyaingi konsep Kaizen di Jepang dan untuk meloncat dari ketinggalan Amerika dari Jepang. Kalau Amerika juga ikut menggunakan Kaizen berarti posisinya selalu ada di belakang Jepang. Untuk dapat mendahului Jepang maka Amerika melakukan kegiatan reeengineering ini.
Setelah diadakan perombakan total maka pemeliharaan dan peningkatan secara terus-menerus dan berkesinambungan dapat dilaksanakan. Hal ini sama dengan istilah benchmarking yang juga kita kenal sebagai cara untuk mengadakan perbaikan dengan meniru praktik bisnis yang terbaik di kelasnya, baik untuk produk, jasa, maupun proses dan sistemnya. Penjelasan mengenai reengineering dan benchmarking akan dilakukan setelah pembahasan mengenai Kaizen ini .
Baik TQM, benchmarking, reengineering, maupun kaizen memerlukan keterlibatan dan dukungan penuh dari pimpinan puncak hingga seluruh karyawan, serta keterlibatan penuh dari semua pihak dengan pembagian peran dan fungsi sesuai dengan proporsinya masing-masing. Tanpa dukungan dan keterlibatan tersebut, maka semuanya tidak akan berhasil dengan baik. Tentu saja, keterlibatan pimpinan puncak akan berbeda daripada keterlibatan pengikutnya. Namun, seluruh anggota organisasi atau perusahaan harus terlibat dan berperan serta secara aktif di dalamnya.
1) Hal apa sajakah yang menghambat pelaksanaan TQM?
2) Sebutkan atribut efisiensi untuk melaksanakan kegiatan dan melaksanakan TQM!
3) Bagaimanakah roda manajemen kualitas menurut Pike dan Barnes (1996)?
4) Bagaimanakah bentuk keterlibatan karyawan dalam Quality Circle dan Kaizen?
5) Bagaimana semangat Kaizen dalam perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan?
Petunjuk Jawaban Latihan
1) Hambatan dalam melaksanakan TQM adalah: bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai suatu kegiatan yang membutuhkan waktu, bila filosofi TQM diterapkan dalam suatu lingkungan yang birokratis, bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai sesuatu program yang dilaksanakan secara formal, bila filosofi Total Quality Management dilaksanakan secara kaku, bila filosofi Total Quality Management dipandang tidak berhubungan dengan orang atau personil, bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai hanya dilakukan untuk kelompok orang ahli atau spesialis.
LAT IH A N
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, kerjakanlah latihan berikut!
2) Menurut Oakland (1994), atribut efisiensi tersebut meliputi:
a) Dukungan (commitment).
b) Konsistensi (consistency).
c) Kemampuan (competence).
d) Hubungan (contact).
e) Komunikasi (communication).
f) Kepercayaan (credibility).
g) Perasaan (compassion).
h) Kesopanan (courtesy).
i) Kerja sama (co-operation).
j) Kemampuan (capability).
k) Kepercayaan (confidence).
l) Kritikan (criticism).
3) Roda pelaksanaan Total Quality Management pada organisasi atau perusahaan meliputi perencanaan (plan), pendidikan atau pelatihan (train), tindakan atau pelaksanan (action), pemeriksaan (monitor), perbaikan (improve), dan peninjauan (review). Siklus tersebut menyerupai siklus continuous improvement dari Deming. Apabila digambarkan maka akan menyerupai lingkaran yang tidak pernah terputus sebagai berikut:
Sumber: Pike dan Barnes (1996)
4) Karyawan harus terlibat secara aktif dalam quality circle dengan membentuk kelompok atas dasar kebutuhan untuk mengadakan perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan. Kaizen adalah istilah continuous quality improvement dalam Bahasa Jepang. Kaizen akan
terlaksana dengan baik bila dilakukan oleh seluruh personil dalam organisasi dengan pembagian kerja masing-masing.
5) Kaizen mempunyai semangat mengadakan perbaikan secara terus- menerus dan berkesinambungan dengan berpedoman pada semangat:
a) Hari ini harus lebih baik dari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini.
b) Tidak boleh ada hari yang lewat tanpa perbaikan.
a. Terdapat 6 faktor yang menjadi penghambat dalam pelaksanaan atau penerapan TQM yaitu bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai suatu kegiatan yang membutuhkan waktu, bilfilosofi TQM diterapkan dalam suatu lingkungan yang birokratis, bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai sesuatu program yang dilaksanakan secara formal, bila filosofi Total Quality Management dilaksanakan secara kaku, bila filosofi Total Quality Management dipandang tidak berhubungan dengan orang atau personil, dan bila filosofi Total Quality Management dipandang sebagai hanya dilakukan untuk kelompok orang ahli atau spesialis.
b. Untuk melaksanakan TQM perlu menggunakan pedoman efisiensi dengan atribut efisiensi yang meliputi dukungan, konsistensi, kemampuan, hubungan, komunikasi, kepercayaan, perasaan simpati, kesopanan, kerja sama, kemampuan, kepercayaan, dan menerima kritikan. Selain itu, perlu melaksanakan roda manajemen kualitas, yaitu plan, train, action, monitor, improve, dan review. Untuk menjalankan roda kualitas ini diperlukan budaya yang harus diciptakan dan dikelola, adanya dukungan, keterlibatan, dan komitmen dari semua pihak, dan perlunya kelompok atau tim yang selalu mengutamakan hubungan, kebersamaan, dan kerja sama, dengan sejumlah tahapan yang harus dilalui satu demi satu.
1) Hal-hal apa sajakah yang menjadi penghambat pelaksanaan TQM?
A. bila TQM diterapkan dalam lingkungan keluarga B. bila TQM dilaksanakan di industri kecil
RA NG KUM AN
TES F ORM AT IF 2
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
C. bila TQM diterapkan dalam organisasi yang birokratis D. bila TQM diterapkan dalam industri jasa
2) TQM akan gagal antara lain karena ….
A. TQM disusun sebagai filosofi
B. TQM disusun untuk continuous improvement C. TQM disusun sebagai program
D. TQM disusun sebagai the way of live
3) Atribut efisiensi apa sajakah yang harus diperhatikan agar TQM dapat terlaksana?
A. kemampuan, dukungan, dan komunikasi B. persaingan, konsistensi, dan kepercayaan C. kesopanan, kemampuan, dan perselisihan D. kemampuan, perubahan, dan kerja keras
4) Penyediaan layanan kepada pelanggan dilakukan dengan ….
A. menetapkan siapakah pelanggan perusahaan kita
B. menetapkan harga sesuai dengan keinginan perusahaan kita C. tidak perlu menjelaskan apa yang kan diterima pelanggan D. menjelaskan produk milik pesaing yang buruk
5) Bagaimanakah bentuk keterlibatan karyawan dalam Quality Circle?
A. membahas masalah yang ada di departemennya dan masalah departemen lain
B. menganalisis lama hidup organisasi, menganalisis organisasi lain C. mengidentifikasi, menganalisis, dan memecahkan berbagai
permasalahan pekerjaan
D. berkumpul untuk lebih mengenal rekan kerjanya 6) Apa yang anda ketahui tentang Kaizen ?
A. perbaikan terus-menerus di sana-sini
B. perbaikan terus-menerus dan berkesinambungan C. perbaikan dalam jangka panjang
D. perbaikan hanya khusus pada satu departemen saja 7) Pandangan Kaizen meliputi ….
A. sistem pemberian penghargaan B. sistem nilai
C. waktu yang panjang D. sistem saran
8) Prinsip Kaizen adalah ….
A. hari ini sama dengan hari esok B. hari ini sama dengan hari kemarin C. hari ini lebih baik dari kemarin D. sehari tanpa perbaikan masih boleh 9) Kaizen menuntut keterlibatan ….
A. semua pihak
B. manajemen puncak saja
C. manajemen madya dan karyawan saja
D. tidak usah terlibat karena ada yang berwenang
10) Keterlibatan aktif dalam gugus kendali kualitas merupakan ….
A. keharusan B. kebutuhan C. kewajiban
D. harus ada imbalannya
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini. Hitunglah jawaban yang benar. Kemudian, gunakan rumus berikut untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.
Arti tingkat penguasaan: 90 - 100% = baik sekali 80 - 89% = baik 70 - 79% = cukup < 70% = kurang
Apabila mencapai tingkat penguasaan 80% atau lebih, Anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Jika masih di bawah 80%, Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar 2, terutama bagian yang belum dikuasai.
Tingkat penguasaan = Jumlah Jawaban yang Benar 100%
Jumlah Soal
Kegiatan Belajar 3
Implementasi TQM
audara mahasiswa, setelah Anda mempelajari mengenai pengertian dan konsep TQM dan berbagai faktor pendorong dan penghambat pelaksanaan konsep TQM, selanjutnya pada Kegiatan Belajar 3 ini kita akan mempelajari implementasi TQM. Pembahasan akan dimulai dengan berbagai pemahaman mengenai reengineering dan benchmarking sebagai konsep yang mendukung implementasi TQM, strategic quality management, dan implementasi TQM pada industri manufaktur dan layanan.