Aplikasi Perkantoran Fitur Penting Aplikasi Perkantoran
A. Mengenal Integrasi Konten Aplikasi Perkantoran
Tiga aplikasi yang paling sering digunakan dalam sistem terintegrasi (integrated system) adalah aplikasi pengolah kata (word processor), aplikasi pengolah lembar kerja (spreadsheet), dan aplikasi pembuat bahan presentasi. Slide presentasi adalah objek yang terdiri atas butir-butir penjelasan, dapat disertai gambar atau ilustrasi lainnya. Contoh perangkat lunak pembuat presentasi adalah Microsoft Office PowerPoint, OpenOffice Presentation, Google Slide, dan lain-lain.
1. Integrasi dengan Perintah Cut, Copy, dan Paste
Perintah copy paste dan cut paste saling berhubungan dan hampir sama fungsi utamanya. Mayoritas aplikasi perkantoran memiliki kemampuan untuk menempelkan format teks pada salinan (clipboard), secara otomatis dilakukan saat melakukan perintah Copy Paste atau Cut Paste. Umumnya kegiatan copy paste dan cut paste dilakukan dengan memanfaatkan keberadaan mouse. Intinya yakni dengan cara mengklik serta menahan mouse kiri kemudian memblock tulisan ataupun gambar yang akan dicopy atau cut. Setelah itu melepaskan klik saat sudah terselect, dan pilihan copy atau cut bisa dilakukan sesuai keinginan. Bukan hanya dengan mouse, Anda juga bisa melakukan copy paste atau cut paste dengan menggunakan tombol keyboard.
a. Icon-icon di Group Clipoard
Secara umum, icon-icon yang terdapat di Group Clipoard digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan masalah tempel-menempel objek dan teks, terdiri dari menu Paste, Cut, Copy, dan Format Painter. Perintah Format Painter dengan lambang kuas cat ini digunakan untuk meniru suatu pemformatan kemudian menerapkannya ke dalam data terpilih lain.
b. Perbedaan perintah Copy dan Paste dengan Cut dan Paste
Ikon Copy, Paste, dan Cut merupakan perintah dalam sistem operasi atau program aplikasi yang sangat penting dalam proses pengolaan data. Fasilitas atau perintah Copy, Paste, dan Cut yang dibutuhkan dalam proses mengelola atau memanajemen file dan folder agar file dan folder dalam komputer tertata rapi dan praktis. Secara mendasar, fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut adalah sebagai berikut.
1) Copy
Perintah Copy berfungsi untuk menyalin atau menggandakan file dan folder termasuk juga text atau objek dimana sumbernya masih tetap dipertahankan yaitu tidak dihapus. Perintah ini akan terlihat kalau di akhiri atau diikuti dengan perintah Paste.
2) Paste
Data yang sudah di Cut atau di Copy akan tersimpan pada Clipboard dan tidak akan muncul kalau tidak dilakukan perintah Paste. Jadi Paste berfungsi menampilkan kembali data yang ada di clipboard hasil dari perintah Cut atau Copy. Ada beberapa jenis pilihan paste (Paste Options) yang bisa
dimanfaatkan sesuai dengan hasil yang dibutuhkan, yaitu sebagai berikut.
a) Keep Source Formatting (K) untuk menyalin format asal teks dokumen.
b) Merge Formatting (M) untuk menggabungkan format asal teks dokumen dengan format yang ada di posisi yang dituju.
c) Keep Text Only (T) untuk menampilkan teks saja tanpa menghiraukan formatnya.
3) Cut
Cut digunakan untuk memotong atau memindahkan kan teks atau file dari sumber data. Jika hanya menekan Cut, maka belum terlihat perubahannya sebelum dilakukan perintah Paste untuk mengakhiri perintah tersebut.
Ruang Komputer 1.3
Fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut Tujuan:
Mengamati fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut Alat dan Bahan:
Alat tulis Cara Kerja:
1. Amatilah fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut!
2. Tulislah beberapa fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut pada Tabel 1.2!
3. Berilah tanda centang (√) pada kolom yang sesuai antara fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut!
4. Buat kesimpulan dari hasil pengamatanmu dalam bentuk laporan.
Tabel 1.7 Hasil fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut
No. Fungsi Perintah Copy Paste Cut
Pertanyaan:
1. Apa sajakah kegunaan dari fungsi perintah Copy, Paste, dan Cut?
2. Buat kesimpulan dari hasil pengamatan tersebut dalam bentuk laporan secara mandiri kemudian kumpulkan pada guru Anda.
Link Komputer
Guna menambah pengetahuan yang berkaitan dengan materi integrasi konten aplikasi perkantoran, maka kunjungi QR code berikut!
https://www.scribd.com/document/565527013/Qrb3a-Tombol-Kombinasi-Perintah-Copy Tugas 2.2
Kerjakan tugas berikut secara mandiri!
Lakukan analisislah keterkaitan dengan fitur integrasi konten pada aplikasi. Tulislah hasil analisis di buku tugas dan kumpulkan kepada guru sebagai salah satu instrumen penilaian!
2. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi
Integrasi konten dilakukan dengan menggunakan fitur yang tersedia di aplikasi. Kita dapat menggunakan menu pada salah satu aplikasi yang secara otomatis membuka aplikasi lainnya.
Misalnya, data dari Microsoft Excel dapat ditautkan dengan dokumen pada Microsoft Word dalam pembuatan surat, atau data di Microsoft Excel ditautkan dengan presentasi pada PowerPoint dalam menampilkan grafik dan tabel. Microsoft Excel digunakan sebagai sumber data atau objek untuk disajikan dalam dokumen atau presentasi. Atau pada Microsoft Word, ketika dipilih menu Insert Chart, Microsoft Excel secara otomatis akan terbuka. Tentu, Anda juga membawa diagram tersebut ke PowerPoint dan melakukan hal yang sama.
a) Membuat diagram pada PowerPoint dari Excel
Grafik sebagai suatu kombinasi data berupa angka, huruf, simbol, gambar, lambang, perkataan, lukisan, yang disajikan dalam sebuah media dengan tujuan memberikan gambaran tentang suatu data dari penyaji materi kepada para penerima materi dalam proses menyampaikan informasi.
Diagram/grafik berkaitan dengan representasi visual dari tabel, dimana tabel tersebut terdiri dari data- data yang akan disajikan ke dalam bentuk gambar. Grafik/chart berfungsi untuk menggambarkan data-data ke dalam bentuk angka dengan teliti dan dapat menerangkan perkembangannya dan juga dapat membandingkannya dengan suatu objek atau suatu peristiwa yang saling berhubungan dengan singkat dan jelas.
Gambar Diagram di PowerPoint
https://support.microsoft.com/en-us/office/use-charts-and-graphs-in-your-presentation-c74616f1- a5b2-4a37-8695-fbcc043bf526
Mengetahui jenis diagram/grafik dan fungsinya merupakan langkah awal yang harus diperhatikan sebelum membuatnya. Dengan memperhatikan jenis grafik, maka seseorang akan paham jenis grafik apa yang harus digunakan untuk dapat menggambarkan data yang akan disampaikan. Dalam
PowerPoint, terdapat beberapa jenis grafik yang masing-masing memiliki fungsi tersendiri, antara lain Column charts, Line charts, Pie charts, Bar charts, Area charts, XY (scatter) charts, Stock charts, Surface charts, Doughnut charts, Bubble charts, dan Radar charts.
Adapun langkah-langkah memasukkan grafik pada Microsoft PowerPoint sebagai berikut.
1) Diawali dengan klik pada tab Insert pada menu ribbon PowerPoint. Klik pada icon Chart pada group Illustrations untuk menjalankan menu Insert Chart. Menu Insert Chart akan membuka dengan berbagai template grafik. Pada sisi kiri akan melihat berbagai jenis grafik PowerPoint, seperti Column, Line, Pie, Bar, dan lain-lain.
Insert Chart pada ribbon PowerPoint.
Sumber : dokumen penerbit
2) Setelah itu, klik pada salah satu jenis grafik pada sisi kiri, misalnya grafik Column > lalu klik OK. Dalam hal ini, harus mempertimbangkan jenis data yang ingin ditunjukkan ketika memilih sebuah jenis grafik. Misalnya terdapat perbedaan mendasar antara penggunaan grafik dengan jenis Column, Histogram, atau pun Waterfall di dalam PowerPoint.
3) Setelah memilih jenis grafik yang diinginkan, maka langkah selanjutnya adalah masukan data yang akan dibuat grafik. Setelah selesai untuk menghilangkan data Excel tersebut, tinggal klik tanda silang pada Excel tersebut, maka secara otomatis tabel Excel tersebut akan hilang.
4) Pada tahap selanjutnya, mengganti judul pada grafik (dengan defaultnya Chart Title) dengan klik judul tersebut dan mengubah sesuai data yang dibuat. Bila ingin mengubah model grafik
Column, dapat dilakukan dengan klik grafik yang telah dibuat sebelumnya > pilih menu Design. Pada menu Design terdapat beberapa model grafik Column yang bisa dipilih.
5) Jika ingin mengubah warna grafik agar terlihat lebih menarik, dapat dilakukan dengan klik pada warna grafik yang ingin diubah. Setelah itu masuk ke menu Format, lalu pilih warna yang diinginkan.
Mengubah warna grafik
https://cms-assets.tutsplus.com/cdn-
cgi/image/width=778/uploads/users/151/posts/28570/image/change-colors.jpg b) Integrasi Word dan Excel
Bila memperoleh file atau dokumen Word yang berisi satu atau lebih tabel dengan banyak data di dalamnya, user dapat menghapus yang tidak diperlukan dan menyisakan yang memang diperlukan.
Ada kalanya dijumpai data pada document Word yang ingin dipindahkan ke dalam Workbook Excel untuk melakukan perhitungan dengan formula atau membuat tabel dengan cepat. Jika dilakukan manual dengan melakukan copy-paste satu demi satu pada data dalam dokumen Word tentu memakan waktu lama, apalagi jika jumlah datanya sangat banyak. Hal ini akan berbeda jika dilakukan dengan mengintegrasikan antara document Word dengan spreadsheet Excel.
1) Menyisipkan lembar kerja (spreadsheet) kosong.
Untuk menyisipkan lembar kerja (spreadsheet) Excel ke dokumen Word guna keperluan membuat tabel, klik tab Insert > klik ikon Add a Table > pilih Excel Spreadsheet. Maka secara otomatis, lembar kerja Excel akan disisipkan ke dalam dokumen Word. Untuk dapat mengedit tabel dengan ribbon Microsoft Excel, klik kanan pada tabel untuk menampilkan menu pintas (shortcut menus), kemudian klik Worksheet Object (1) dan selanjutnya klik Edit (2) atau dapat mengklik ganda (double click) pada tabel. Dalam mode Edit, Lembar kerja (spreadsheet) ini menampilkan ribbon Microsoft Excel yang ada di dalam dokumen Word. Klik di luar area tabel untuk keluar dari mode edit.
Mode Edit dalam lembar kerja (spreadsheet)
https://www.termasmedia.com/images/officeword/menyisipkan-lembar-kerja-Excel-dokumen-word- 6.png
2) Menyisipkan lembar kerja (spreadsheet) berisi data.
Untuk menyisipkan lembar kerja Excel yang berisi data ke dokumen Word diawali dengan klik tab Insert > klik ikon Object.
Perintah klik tab Insert > klik ikon Object
https://www.termasmedia.com/images/officeword/menyisipkan-lembar-kerja-Excel-dokumen-word- 3.png
Di kotak dialog Object yang muncul, klik tab Create from File > klik tombol Browse untuk membuka kotak dialog Browse. Di kotak dialog Browse yang muncul, tentukan File Excel dan kemudian klik tombol Insert. Kembali ke kotak dialog Object, kotak teks File name sekarang berisi path folder ke File Excel, dilanjutkan dengan klik tombol OK untuk menyisipkan file Excel ke dokumen Word.
Proses mencari file
https://www.termasmedia.com/images/officeword/menyisipkan-lembar-kerja-Excel-dokumen-word- 7.png
Selanjutnya file Excel yang telah berisi data langsung disisipkan ke dokumen Word. Untuk mengedit tabel berisi data dengan ribbon Microsoft Excel menggunakan langkah yang sama yaitu melalui menu pintas (shortcut menu) atau dengan double click pada tampilan file Excel yang telah disisipkan ke dokumen Word.
3. Object Linking & Embedding
Object Linking and Embedding (OLE) adalah sebuah teknologi berorientasi objek yang berbasiskan teknologi Component Object Model (COM) yang menyediakan layanan kepada aplikasi untuk menciptakan dokumen-dokumen yang terdiri dari banyak objek, mulai dari gambar, suara, hingga dokumen lainnya. Object Linking and Embedding (OLE) sebagai cara dari Microsoft untuk berkomunikasi antara program komputer yang berbeda, dasar yang dipakai untuk pengembangan ActiveX. OLE2 dan driver ODBC dapat diubah tanpa mempengaruhi inti aplikasi perangkat lunak dari vendor yang berbeda. OLE sebagai bentuk yang lebih disempurnakan dari DDE menggunakan pendekatan berlapis, dan memberi peluang suatu file atau program untuk ditempelkan pada objek dalam file lain.
Tugas 2.3
Kerjakan tugas berikut secara berkelompok!
a. Pelajarilah uraian materi tentang cara mentransfer objek secara embedding dan linking ini dengan baik. Buatlah rangkuman dari materi tersebut, diskusikan dengan teman Anda!
b. Masuklah ke laboratorium komputer di sekolah, lalu melakukan dan praktikkan pekerjaan di atas, cermati dan catat semua hasil pekerjaan serta jelaskan!
c. Gambar dan jelaskan urutan cara mentransfer objek secara Embedding dan Linking.
a. Layanan OLE pada Excel dan Word
Terdapat dua cara dalam mentransfer objek yaitu menggunakan linking dan embedding. Embedding dapat terjadi ketika melakukan transfer objek yang ditransfer ke program aplikasi yang tidak memiliki hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Untuk mengedit objek yang ditransfer dengan menggunakan program aplikasi tujuan. Adapun Linking dapat terjadi ketika melakukan transfer objek ke program aplikasi yang masih memiliki hubungan (link) dengan program aplikasi sumber. Ketika melakukan pengeditan objek pada program aplikasi program, objek yang ditransfer pada aplikasi
program tujuan ikut berubah juga. Misalnya mentransfer objek secara linking dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1) Diawali dengan memilih salah satu file yang akan ditransfer, misalnya dokumen pada Excel.
Setelah membuka dokumen tersebut, kemudian data yang akan ditransfer di blok.
2) Selanjutnya membuka lembar kerja baru di Word, klik tanda panah ke bawah pada ikon Paste (bawah menu File) lalu pilih Paste Special. Pada kotak dialog Paste Special pilih Paste Link, dan pada kotak pilihan objek pilih Microsoft Excel Worksheet Object.
Dialog Paste Special
Sumber : dokumen penerbit
3) Kemudian klik tanda OK pada kotak dialog tersebut. Hasilnya adalah jika mengedit lembar kerja pada Excel maka secara otomatis lembar kerja yang ada pada Word akan ikut berubah juga.
b. Layanan OLE pada Excel dan PowerPoint
Dalam pekerjaan yang berkaitan dengan mengelola dokumen tentunya juga harus menguasai beberapa ketrampilan salah satunya memasukkan data pada spreadsheet Excel ke dalam presentasi Microsoft PowerPoint dengan cara sebagai berikut.
1) Menggunakan copy dan paste
Data dalam PowerPoint tersebut masih terhubung dengan tabel di Excel. Untuk menyematkan spreadsheet dalam presentasi PowerPoint dapat dilakukan dengan menyalin (copy) data dari
spreadsheet, dan kemudian menempelkannya (paste) ke dokumen target. Akan tetapi setelah itu fitur Excel tidak dapat digunakan pada tabel yang telah di tempelkan (paste) tersebut.
2) Menggunakan opsi menautkan dan menyematkan (link dan embed). Walaupun sekilas keduanya hampir sama, yang membuatnya berbeda terletak pada bagaimana cara kerjanya (terhubung ke Excel atau tidak). Adapun langkah-langkah dalam menghubungkan lembar kerja Excel ke dalam Microsoft PowerPoint adalah sebagai berikut.
a) Diawali dengan membuka lembar kerja Excel dan presentasi PowerPoint yang ingin di edit pada saat yang bersamaan.
b) Pada Excel, pilih sel yang ingin ditautkan atau sematkan.
c) Selanjutnya membuka presentasi PowerPoint dan klik tempat/titik penyisipan. Pada tab Home, lalu klik panah bawah di bawah tombol Paste, lalu pilih Paste Special.
d) Selanjutnya muncul jendela Paste Special. Untuk menanamkan spreadsheet Excel, pilih opsi Paste (di sebelah kiri) dan jika ingin PowerPoint terhubung dengan spreadsheet Excel, pilih opsi Paste Link. Di kotak di sebelah kanan pilih Microsoft Excel Worksheet Object, dan di akhiri dengan klik tombol OK.
https://www.sepoin.com/wp-content/uploads/2021/03/opsi-paste-special-544x300.png
e) Selanjutnya akan terlihat lembar kerja Excel (sel yang dipilih) pada presentasi PowerPoint yang ada. Untuk mengedit data Excel, bisa diklik dua kali pada tabel tersebut. Hal mendasar yang perlu dipahami adalah jika menggunakan metode Paste Link (tempel & menghubungkan), maka proses pengeditan tidak secara langsung di PowerPoint, tetapi harus membuka file spreadsheet Excel yang asli. Sebab, setiap pembaruan yang dibuat ke spreadsheet asli tersebut, secara otomatis akan melihat perubahan pada presentasi PowerPoint. Ketika ingin berhenti dan sudah selesai mengedit tabel dan kembali ke kontrol PowerPoint, cukup klik di mana saja di luar tabel spreadsheet, dan saat akan keluar dan tidak melihat fungsi menu pengeditan Excel.
Tantangan
Ayo lengkapi tabel berikut ini.
Tabel 1.5 Soal Tantangan
No. Fitur Integrasi Konten pada Aplikasi Tujuan Langkah-langkah 1. Membuat diagram pada PowerPoint dari
Excel
2. Integrasi Microsoft Word dan Microsoft Excel
Ruang Komputer 1.4
Cara Memasukkan Data Spreadsheet Excel ke Presentasi PowerPoint Tujuan:
Mengamati cara memasukkan data spreadsheet Excel ke presentasi PowerPoint . Alat dan Bahan:
Alat tulis Cara Kerja:
1. Amatilah cara memasukkan data spreadsheet Excel ke presentasi PowerPoint!
2. Tulislah beberapa cara memasukkan data spreadsheet Excel ke presentasi PowerPoint pada Tabel 1.2!
3. Berilah tanda centang (√) pada kolom yang sesuai antara cara memasukkan data spreadsheet Excel ke presentasi PowerPoint!
4. Buat kesimpulan dari hasil pengamatanmu dalam bentuk laporan.
Tabel 1.7 Cara Memasukkan Data Spreadsheet Excel ke Presentasi PowerPoint
No. Langkah-langkah Menggunakan
Copy dan Paste
Menautkan dan Menyematkan (Link dan Embed)
Pertanyaan:
1. Apa sajakah cara memasukkan data spreadsheet Excel ke presentasi PowerPoint?
2. Buat kesimpulan dari hasil pengamatan tersebut dalam bentuk laporan secara mandiri kemudian kumpulkan pada guru Anda.