PENDAHULUAN
Latar Belakang Pemikiran Kerja Praktek (KP)
Tujuan dan Manfaat Kerja Praktek (KP)
- Tujuan Kerja Praktek (KP)
- Manfaat Kerja Praktek (KP)
Waktu dan Lama Kerja Praktek (KP)
Tempat Kerja Praktek (KP)
GAMBARAN UMUM KANTOR DINAS PERHUBUNGAN
- Sejarah Singkat Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis
- Visi dan Misi Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis
- Visi Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis
- Misi Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis
- Tujuan Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten
- Struktur Organisasi Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten
- Ruang Lingkup Kegiatan Kantor Dinas Perhubungan Kabupaten
Berdasarkan keputusan Menteri Perhubungan No. 19 Tahun 1997 tentang struktur organisasi tata kerja pelabuhan penyeberangan dan Kabupaten Bengkalis merupakan salah satu kabupaten yang mengelola bidang perhubungan dengan nama struktur Organisasi Pelabuhan Penyeberangan Bengkalis dibawah kewenangan Dinas Perhubungan Kanwil Provinsi Riau, maka Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis pada tahun 2001 didirikan berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 23 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis. Pada tahun 2005 berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 10 Tahun 2005 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis, dibentuk pada tanggal 5 Februari 2005 di Bengkalis dengan Susunan Organisasi sebagai berikut. Pada tahun 2012 dilakukan perubahan struktur organisasi berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 03 Tahun 2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Perhubungan Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bengkalis dan Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 65 Tahun 2012 tentang tugas pokok dan fungsi serta rincian Tugas pada Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bengkalis dengan kedudukan tugas pokok dan fungsi organisasi yang memiliki kewenangan otonomi daerah.
Pada tahun 2017, dengan ditetapkannya Peraturan Daerah Kabupaten Bengkalis Nomor 3 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Bengkalis, maka Dinas Perhubungan Kominfo Kabupaten Bengkalis menjadi Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis dengan Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 50 Tahun 2016 ( tentang Kedudukan, susunan organisasi, jabatan, tugas, fungsi dan uraian tugas serta tata kerja di Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis Sejak berdirinya Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis, Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis telah berganti sebanyak 13 kali sejak tahun 2001 sampai sekarang , yang memuat nama-nama yang pernah menjabat Kepala Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis antara lain. Struktur organisasi Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis telah disusun sesuai dengan peraturan yang berlaku, pada intinya menjelaskan semua fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang dijabat. Untuk mencapai tujuannya, Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis dalam kegiatan operasionalnya diarahkan oleh seorang KABAN (Kepala Dinas).
Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis yang disingkat Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis adalah instansi teknis daerah di bidang lalu lintas dan angkutan daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur/Bupati/Ketua melalui Sekretaris Daerah. Tugas pokok badan ini adalah membantu Gubernur/Bupati/Walikota dalam penyelenggaraan Pemerintahan Daerah di bidang transportasi dan lalu lintas daerah.
DESKRIPSI KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK
Spesifikasi Tugas Selama Kerja Praktek
- Laporan Agenda Kerja Praktek (KP)
- Uraian Kegiatan Selama Melaksanakan Kerja Praktek
Uraian tentang pekerjaan yang dilakukan selama Praktek Kerja Lapangan yang dimulai dari tanggal 1 Maret sampai dengan 30 Juni 2021 di Kantor Dinas Perhubungan Bidang Sekretariat. Pada minggu pertama pelaksanaan pekerjaan yaitu pengenalan tempat penempatan, akan dilaksanakan kegiatan kerja praktek di area sekretariat. Laporan kegiatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan kerja praktek (KP) di bidang kesekretariatan Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis dari tanggal 1 Maret sampai dengan 30 Juni 2021, untuk selengkapnya dapat dilihat pada uraian berikut ini.
Target yang Diharapkan
Penghancuran dokumen sangat penting disini karena dapat menghancurkan dokumen penting tanpa sepengetahuan orang lain, alat yang digunakan untuk menghancurkan dokumen adalah mesin penghancur kertas (shadeer). Pendistribusian surat masuk sangat penting, karena surat masuk akan diarsipkan atau ditujukan langsung ke pengelola kawasan. Setelah surat masuk dipilah, ada beberapa prosedur untuk mengelolanya, seperti penyortiran surat keluar ke departemen tertentu.
Duplikasi dokumen adalah perbanyakan dokumen atas permintaan petugas lapangan, adapun dokumen yang digandakan antara lain: tagihan PLN, disposisi, surat masuk, laporan dinas dan lain-lain. Mendistribusikan surat sesuai dengan arahan staf di lapangan dan sesuai dengan tujuan perjalanan dinas yang dilakukan oleh Staf. Pengarsipan surat masuk dari bupati, unit yang lulus, pemberkasan menggunakan sistem mata pelajaran, dimana setiap surat dilihat mata pelajaran surat dan dicocokkan dengan paket arsip yang ada.
Penomoran surat yaitu penomoran surat dalam urutan log surat keluar dan memudahkan pencarian surat. Penghancuran dokumen sangat penting disini karena dapat menghancurkan dokumen penting tanpa sepengetahuan orang lain, alat yang digunakan untuk menghancurkan dokumen adalah mesin penghancur kertas (shadeer).
Perangkat Lunak dan Keras yang Digunakan
- Perangkat Lunak (Software)
- Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang digunakan pada saat kerja praktek (KP) di Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis adalah sebagai berikut: 1. Pulpen digunakan untuk menulis surat masuk dan surat keluar pada buku surat masuk dan lembar pengiriman. Pembuangan surat yang diterima sangat penting sebelum diarsipkan atau dibagikan kepada atasan, informasi yang diperlukan dalam disposisi surat yang diterima adalah buku disposisi yang berisi nomor agenda, nomor surat, tanggal penerimaan, tanggal surat, alamat surat.
Pengarsipan surat merupakan hal yang penting dilakukan di sekretariat, data yang diperlukan adalah surat yang akan diarsipkan, paket. Pemusnahan dokumen sangat penting terutama surat yang bersifat rahasia, data yang diperlukan adalah surat yang akan dimusnahkan. Selama pelaksanaan kerja praktek yang dapat dilakukan terdapat kendala-kendala sebagai berikut : Adanya kerusakan pada mesin fotocopy sehingga menghambat pekerjaan.
Selama melaksanakan Kerja Praktek di Dinas Perhubungan Kabupaten Bengkalis bidang kesekretariatan, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada uraian di bawah ini ada beberapa solusi dari kendala yang dihadapi. Selama melakukan kegiatan Kerja Praktek (PW) di kantor perhubungan Bengali bidang kesekretariatan dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut. Spesifikasi pekerjaan yang dilakukan penulis selama kerja praktek di bidang kesekretariatan adalah pemusnahan surat masuk, penggandaan dokumen, pendistribusian surat, pengarsipan surat dan nota dinas, penghitungan surat keluar, pemusnahan dokumen.
Tujuan yang diharapkan dari pekerjaan yang dilakukan di bidang kesekretariatan selama kerja praktek adalah untuk mengetahui bagaimana mengelola surat masuk dan menghapus surat, menggandakan dokumen sesuai permintaan, mendistribusikan surat sesuai instruksi staf, penomoran surat & catatan, surat keluar dan pemusnahan dokumen. Perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan adalah komputer sedangkan perangkat lunak yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan di sekretariat dinas perhubungan Bengkalis adalah Microsoft Excel dan Microsoft World. Alat dan perlengkapan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan di Dinas Angkutan Bengkalis dalam bidang kesekretariatan adalah printer, stapler, pulpen, pensil, penghapus, penggaris, pelubang kertas, mesin fotocopy dan mesin penghancur kertas.
Data yang diperlukan untuk pelaksanaan kerja praktek adalah buku kerja, nomor agenda, nomor surat, tanggal penerimaan, tanggal surat, alamat pos, dokumen yang akan digandakan seperti surat dan kuitansi, lembar disposisi asli, data untuk pengarsipan. dan bundel, buku surat keluar, dokumen untuk dimusnahkan. Dokumen yang dihasilkan selama pelatihan kerja adalah agenda surat masuk, lembar disposisi, hasil duplikasi dokumen, buku surat keluar, arsip surat. Kendala yang kami hadapi saat melakukan kerja praktek adalah mencari solusi atas apa yang telah dilakukan, misalnya kerusakan mesin fotocopy.
Peralatan yang Digunakan
Data-data yang diperlukan
Penomoran surat yaitu penomoran surat sesuai dengan urutan buku agenda surat keluar dan mempermudah pencarian surat dalam pencarian, data yang diperlukan adalah surat yang akan diberi nomor dan buku surat keluar.
Dokumen-dokumen Yang Dihasilkan
Kendala dan Solusi yang Dihadapi Selama Kerja Praktek
- Kendala-kendala yang dihadapi selama kerja praktek
- Solusi terhadap kendala-kendala yang dihadapi
Solusi dari masalah yang ditemui adalah menunggu sampai power dihidupkan kembali, memanggil teknisi untuk memperbaiki fotocopy, dilakukan fotocopy ke bagian lain. Petugas harus memeriksa peralatan yang digunakan dalam pekerjaan kantor setiap hari untuk memastikan tidak terjadi kerusakan selama penggunaan.
PENUTUP
Kesimpulan
Saran
