BUKU PEDOMAN TATA NASKAN DINAS

LOGO BPKP 191

DAFTAR LAMPIRAN

Bentuk keputusan Kepala BPKP yang ditetapkan dan ditandatangani oleh kepala unit organisasi Eselon I atas nama Kepala BPKP. Bentuk keputusan kepala BPKP ditetapkan dan ditandatangani oleh kepala unit organisasi Eselon II atas nama Kepala BPKP.

PENDAHULUAN

Maksud Dan Tujuan 1. Maksud

Tujuan

Asas

Asas Daya Guna dan Hasil Guna
Asas Pembakuan
Asas Pertanggungjawaban
Asas Keterkaitan
Asas Kecepatan dan Ketepatan
Asas Keamanan

Ejaan Bahasa Indonesia
Ruang Lingkup
Daftar Istilah

Administrasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas (tata persuratan, naskah
Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam
Arsip Dinamis adalah arsip yang senantiasa berubah nilai arti menurut fungsinya serta digunakan secara langsung
Arsip Duplikasi adalah arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan aslinya, dan berfungsi hanya sebagai
Arsip In-Aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan
Batang Tubuh/Isi Surat adalah bagian surat yang isinya antara lain memuat latar belakang, maksud/tujuan surat,
Bentuk Mikro adalah naskah dinas yang berbentuk benda elektronik yang mampu menyampaikan dan menyimpan
Berita Acara adalah naskah mengenai sesuatu peristiwa resmi dan kedinasan yang dialami, dilakukan atau disaksikan
Berkas adalah naskah/himpunan naskah yang saling berhubungan dan merupakan suatu unit yang berisi
Catatan adalah lembaran yang berisi tulisan tentang keterangan-keterangan penting yang terjadi setiap saat
Eksternal BPKP adalah instansi atau unit organisasi yang secara hukum berada di luar lingkup manajemen Kepala
Faksimile adalah suatu surat/berita yang dikirim melalui alat elekronik tertentu yang diterima dalam bentuk reproduksi
Instruksi adalah naskah dinas yang berisikan perintah yang memuat petunjuk teknis pelaksanaan suatu
Internal BPKP adalah unit organisasi yang secara hukum berada dalam lingkup manajemen Kepala BPKP
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar pedoman jangka waktu penyimpanan arsip, yang meliputi jenis arsip, retensi, dan
Kepala Surat/Kop Surat adalah bagian surat yang berisi logo instansi, nama organisasi/unit organisasi, alamat, nomor
Keputusan Kepala BPKP Yang Bersifat Mengatur adalah keputusan yang memuat kebijakan Kepala BPKP dan
Keputusan Kepala BPKP yang Bersifat Penetapan adalah keputusan yang memuat kebijakan Kepala BPKP dan
Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban seseorang pejabat untuk menandatangani
Kewenangan Penandatanganan Surat adalah kewenangan seseorang pejabat untuk menandatangani surat sesuai
Kode Klasifikasi Naskah adalah tanda pengenal isi informasi dalam naskah berdasarkan sistem tata berkas
Komunikasi Intern adalah tata hubungan dalam penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan antar unit
Lembar Disposisi adalah secarik kertas yang dilekatkan pada surat masuk dan berisi disposisi dari atasan tentang
Logo adalah gambar/huruf sebagai indentitas instansi pemerintah pusat dan daerah
Memo adalah surat antar pejabat, baik yang bersifat pribadi maupun yang menyangkut kedinasan, bentuknya lebih
Memorandum Serah Terima Jabatan adalah laporan kegiatan tugas pokok dan fungsi yang dibuat oleh pejabat
Naskah Dinas adalah semua informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dikeluarkan oleh pejabat yang
Naskah Dinas Khusus adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang
Naskah Serah Terima adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu hak/penguasaan/
Naskah Serah Terima Jabatan adalah berita acara mengenai penyerahan dan penerimaan sesuatu
Nota Dinas adalah tulisan/catatan dari seorang pejabat yang isinya mengingatkan, mengusulkan atau menyarankan
Pembuka Surat adalah bagian surat yang isinya tanggal surat, nomor surat, sifat surat, lampiran surat, hal surat, dan
Pemusnahan Arsip adalah penghancuran secara fisik arsip yang sudah tidak bernilai guna lagi dengan cara tertentu
Pencatatan Surat adalah kegiatan pendaftaran surat-surat yang harus dikelola, sejak penerimaan sampai
Pengumuman adalah suatu pemberitahuan yang ditujukan kepada umum atau suatu golongan/kelompok yang sifatnya
Pengurusan Surat adalah segala kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka pengelolaan surat-surat kedinasan,
Penyerahan Surat adalah kegiatan penyampaian surat-surat yang dilakukan oleh petugas unit kerja persuratan kepada
Penyortiran Surat adalah kegiatan pemilahan surat menurut pihak atau unit kerja/organisasi yang berhak untuk
Penyusutan Arsip adalah kegiatan penyortiran, pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan terkait,
Produk Hukum adalah jenis naskah berbentuk peraturan perundang-undangan yang isinya bersifat mengatur atau
Produk Teknologi Maju adalah jenis naskah/surat hasil teknologi maju sebagai media informasi yang dipergunakan
Rahasia adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan informasi erat
Sangat Rahasia adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi. Tingkat
Sekretaris Unit Kerja adalah petugas yang ditunjuk sebagai sekretaris pimpinan pada setiap unit kerja, mencakup
Surat adalah setiap tulisan yang berisikan pernyataan dari penulisnya, yang bertujuan menyampaikan informasi kepada
Surat Dinas adalah segala tulisan dinas menurut persyaratan tertentu, yang dikeluarkan oleh pejabat yang
Surat Edaran adalah surat yang ditujukan secara terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu, yang berisi tata cara
Surat Elektronik adalah surat berita yang penyusunan dan pengirimannya dilakukan secara langsung melalui media
Surat lzin adalah surat yang diberikan kepada seseorang untuk memperoleh sesuatu hak/kemudahan/dispensasi yang
Surat Keluar adalah surat dari unit kerja BPKP yang ditujukan kepada unit kerja lain, baik dalam lingkup intern
Surat Keterangan adalah surat pernyataan dari pejabat yang bersangkutan tentang sesuatu atau kebenaran sesuatu,
Surat Keterangan Perjalanan adalah surat keterangan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, atas permintaan
Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan/pejabat yang mempunyai hak dan
Surat Masuk adalah surat yang diterima dari unit kerja lain, baik lingkup intern BPKP maupun ekstern BPKP
Surat Pengantar adalah surat yang menyertai pengiriman suatu naskah/dokumen sebagai sopan santun administrasi,
Surat Pengukuhan Perintah Lisan adalah surat yang berisi pengukuhan atas perintah lisan yang diberikan oleh
Surat Peringatan adalah surat yang sifatnya mengingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan atau
Surat Perintah adalah surat yang berisi pernyataan kehendak pimpinan /pejabat atasan kepada bawahannya
Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang memuat perintah melakukan perjalanan dinas, yang ditujukan kepada
Surat Tugas adalah surat yang berisi pernyataan bahwa pimpinan/pejabat atasan yang berwenang memberikan tugas
Surat Undangan adalah surat yang memuat informasi akan adanya suatu kegiatan, seperti upacara atau pertemuan,
Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang mencakup pengaturan jenis, format,
Telegram atau Surat Kawat adalah tulisan yang memuat berita penting yang harus segera disampaikan dalam waktu
Teleks adalah tulisan berita penting yang harus segera disampaikan kepada si alamat, dikirimkan melalui pesawat
Terbatas/Konfidensial adalah sifat surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat pengamanan
Tunjuk Silang/Guide/Cross Refference adalah suatu cara untuk mempertemukan beberapa keterangan yang berbeda,
Unit Kerja Persuratan adalah unit kerja yang fungsinya mengelola dan mengurus persuratan di lingkungan BPKP
Unit Pengolah adalah satuan kerja yang kegiatan pokoknya menerima, memproses, menganalisis, dan menyelesaikan,

Penatausahaan naskah dinas dapat diperhitungkan dari segi isi, format, tata cara, kearsipan, wewenang dan keabsahannya. Untuk menciptakan sistem dokumen resmi yang efisien dan efektif, keamanan dokumen dan aspek hukumnya harus dipandang sebagai faktor penentu yang paling penting.

SURAT DINAS

Jenis Surat Dinas

Surat Dinas Lingkup Ekstern
Surat Dinas Lingkup Intern
Estetika dan Etika

Namun surat dinas antara unit organisasi eselon II dan unit organisasi eselon I dengan atasan langsung atau sebaliknya termasuk dalam kategori internal. Footer surat dinas internal sama dengan surat dinas eksternal, yang membedakan hanyalah penempatan 'tanggal surat'.

Prosedur Umum Pengurusan Surat

Pendaftaran kertas merupakan kegiatan pendaftaran dokumen yang harus dikelola, mulai dari penyerahan kepada pihak yang berhak menerimanya, maupun pendaftaran oleh penerima akhir. Surat-surat yang telah dicantumkan dalam kotak oleh pihak yang berhak menerimanya, wajib dicatat atau dicatat pada lembar kop surat dalam rangkap dua atau dalam buku pengiriman.

Prosedur Pengurusan Surat Keluar

Pengurusan pada Sekretaris Unit Kerja
Pengurusan pada Unit Kerja Persuratan

Satuan Kerja Korespondensi menerima surat keluar yang dikirimkan dari Sekretaris Satuan Kerja dengan disertai lembar sampul keluar. Mengarsipkan halaman sampul surat keluar yang telah ditandatangani secara kronologis, teratur dan teratur, sebagai dasar pemeriksaan surat keluar.

Prosedur Pengurusan Surat Masuk

Pengurusan pada Unit Kerja Persuratan
Pengurusan pada Sekretaris Unit Kerja
Pengurusan pada Pejabat Penerima Disposisi

Sekretaris satuan kerja mengumpulkan atau menerima sendiri surat masuk dari Satuan Kerja Surat yang disertai dengan sampul surat. Menerima salinan (lembar kedua) lembar sampul lengkap yang telah ditandatangani dari unit kerja pos dan menyerahkan lembar asli (lembar pertama) ke dalam catatan unit kerja pos.

Disposisi Elektronik

Tujuannya adalah untuk mengatur sistem alur kerja korespondensi mengenai orang yang harus mengontrol database sistem alur kerja korespondensi. Jenis, bentuk dan klasifikasi huruf diisi dengan memilih dan mengklik langsung pada kolom yang ditentukan (no. 10); Disposisi Pembuat/Asal tidak boleh diisi karena akan otomatis terisi nama penginput (nama user id pada catatan teratai) (no.11);

Setelah Anda menyimpannya, kirimkan ke supervisor Anda dengan mengklik tombol “Kirim ke Supervisor” (hanya sekali) seperti terlihat pada gambar panah di bawah (No. 13); Tidak perlu mengklik atau mengisi tombol “Buat Disposisi” karena akan diisi oleh orang tua (#14);

Prosedur Pengamanan Surat

Penyusunan Konsep
Prosedur Pengetikan a. Manual
Prosedur Penggandaan
Prosedur Penggunaan Kertas dan Amplop
Prosedur Penyampaian

Draf yang tidak dibuat oleh penandatangan surat harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari pejabat yang menandatangani surat. Salinan surat dianggap surat asli apabila ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Khusus untuk surat-surat yang bersifat rahasia, penggandaannya harus hati-hati dan dibatasi sesuai dengan jumlah pejabat yang berhak mengetahuinya, serta harus menjunjung tinggi ketentuan mengenai kerahasiaan surat-surat tersebut.

Untuk surat rahasia digunakan sampul ganda, sesuai dengan standar yang disebutkan dalam Bab IX, dimana kode kerahasiaan surat dicantumkan pada amplop. Surat yang diserahkan diatur dalam ketentuan dan tata cara penanganan surat, yaitu diperiksa dengan cara pengawasan yang sesuai, dihapus berdasarkan kepentingannya, dan kemudian disimpan untuk keperluan pengarsipan.

Naskah Dinas Pengaturan

Keputusan
Instruksi
Surat Edaran
Petunjuk Pelaksanaan
Prosedur Tetap
Pengumuman

Keputusan Kepala BPKP yang bersifat tegas merupakan keputusan yang memuat kebijakan BPKP, merupakan pelaksanaan peraturan yang lebih tinggi, bersifat konkrit, individual dan final. Contoh format keputusan peraturan kepala BPKP yang ditandatangani sendiri oleh kepala BPKP dapat dilihat pada Lampiran 15. b. Contoh format keputusan kepala BPKP yang bersifat tegas yang ditandatangani sendiri oleh Kepala BPKP Model a dan Model b, dapat dilihat pada lampiran 16 dan 17.

Contoh format Keputusan Kepala BPKP yang bersifat determinatif yang ditandatangani oleh Kepala Unit Organisasi Eselon I atau Eselon II atas nama Kepala BPKP dapat dilihat pada Lampiran 18 dan 19 .d. Nama jabatan penandatangan keputusan dicatat sama seperti dalam Keputusan Presiden BPKP yang bersifat tegas dan ditandatangani oleh pejabat Eselon I atau pejabat Eselon II atas nama pejabat tersebut. Presiden BPKP.

Naskah Dinas Bimbingan

Pedoman
Petunjuk
Pemberitahuan

Isi teks pesan umumnya sama dengan isi surat dinas luar. Pedoman biasanya dibuat untuk menindaklanjuti keputusan/kebijakan pejabat yang lebih tinggi, sehingga biasanya berbentuk lampiran pada suatu keputusan. Pedoman” diletakkan secara simetris di tengah-tengah kertas, ditulis dengan huruf kapital, tanpa spasi, tidak diakhiri tanda baca dan tidak digarisbawahi.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pimpinan tertinggi instansi pemerintah, dalam hal tertentu dan sesuai kebutuhan, kewenangan tersebut dapat dilimpahkan kepada pejabat yang mengepalai satuan organisasi pelaksana. Penutupan/sepakbola Pemberitahuan ditulis sama dengan penutupan/sepakbola pada surat dinas luar negeri, hanya saja baris di atas nama jabatan/orang yang menandatangani Pemberitahuan berbunyi “tanggal surat”.

Naskah Dinas Penugasan

Surat Tugas a. Ketentuan
Surat Perintah a. Ketentuan
Surat Pengukuhan Perintah Lisan
Surat Perintah Perjalanan Dinas a. Ketentuan

Footer surat tugas sama dengan footer surat kerja luar, hanya saja. Jenis waran terdiri dari waran biasa (sering ditulis hanya sebagai “Waran”) dan waran tetap. Suatu perintah (biasa) bersifat sementara, yaitu tidak berlaku lagi pada saat tugas yang dilaksanakan telah selesai.

Ada kemungkinan tugas pokok Surat Tugas tidak termasuk dalam lingkup kewajiban penerima perintah, sedangkan tugas pokok Surat Tugas itu. Penulisan surat pembukaan Pesanan Tetap dan Pesanan (Biasa) adalah sama, kecuali judulnya yaitu “Pesanan Tetap” dengan.

Jenis Naskah Dinas Khusus 1. Surat Kuasa

Surat Keterangan a. Ketentuan
Perjanjian
Berita Acara
Surat Undangan
Surat Pengantar
Surat Peringatan
Surat Keterangan Perjalanan a. Maksud
Surat Izin a. Ketentuan
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas a. Ketentuan
Surat Pernyataan Menduduki Jabatan a. Ketentuan
Surat Pernyataan Pelantikan a. Ketentuan
Naskah Serah Terima Jabatan a. Ketentuan
Berita Acara Pengangkatan Sumpah a. Ketentuan
Notulen/Risalah

Judul surat pernyataan pelaksanaan tugas ditulis dengan huruf kapital semua, tanpa spasi, tidak diakhiri tanda baca, tidak digarisbawahi, diletakkan simetris di tengah-tengah huruf dan di bawahnya terdapat angka dan huruf. kode sesuai ketentuan. Judul pernyataan resmi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, tanpa spasi, tidak diakhiri tanda baca, tidak digarisbawahi, diletakkan simetris di tengah-tengah huruf dan di bawahnya diberi nomor huruf dan kode sesuai fasilitasnya. . Pernyataan pelantikan dapat digunakan oleh pejabat yang bersangkutan untuk memperoleh haknya sebagai pejabat publik.

Judul “Surat Pernyataan Pelantikan” ditulis dengan huruf kapital semua, tanpa spasi, tidak diakhiri tanda baca sedikit pun, tidak digarisbawahi, diletakkan simetris di tengah-tengah surat dan di bawahnya diberi nomor surat. dan kode sesuai ketentuan. Berita acara pengangkatan sumpah dapat digunakan oleh pejabat yang bersangkutan sebagai bukti untuk memperoleh haknya sebagai pejabat.

Jenis Naskah Dinas Elektronik

Faksimile a. Pengertian
Telepon
Telegram dan Teleks a. Pengertian
Surat Elektronik a. Pengertian
Bentuk Mikro a. Pengertian

Dokumen dinas elektronik adalah dokumen yang memuat informasi sebagai produk teknologi maju di bidang komunikasi/informasi, seperti faks, telepon, telegram, teleks, surat elektronik (e-mail), dan format mikro. Keterangan/laporan resmi yang disampaikan melalui telepon, baik langsung maupun tidak langsung melalui penggunaan rekaman atau catatan khusus, diperlakukan sama dengan surat resmi. Informasi/berita resmi yang diterima dari telepon harus direkam atau

Telegram atau surat kawat adalah tulisan yang berisi berita penting yang ingin disampaikan kepada penerima dalam waktu singkat, disusun menurut gaya tersendiri, dikirimkan dengan menggunakan teknologi telegraf oleh perusahaan penyedia jasa telekomunikasi. Microform merupakan suatu dokumen resmi berupa suatu benda elektronik yang mampu mentransfer dan menyimpan informasi dalam jumlah besar dalam waktu singkat dan dalam bentuk yang ringkas. B.

Laporan

Format laporan hasil pemantauan dan format laporan kegiatan instansi/satuan kerja diatur dalam pedoman yang diterbitkan khusus oleh unit teknis di wilayahnya masing-masing, sedangkan format laporan hasil penelitian diatur dalam pedoman penelitian yang dikeluarkan oleh Pusat Penelitian Pengawasan. dan pengembangan.

Formulir

Dalam rangka komunikasi administratif dokumen dinas, setiap satuan organisasi BPKP wajib menggunakan penomoran sesuai ketentuan yang berlaku. Penomoran naskah dinas meliputi pengkodean jenis naskah dinas, sifat naskah dinas, nomor urut agenda, satuan organisasi penerbit naskah dinas, pencetus naskah dinas, dan tahun masuknya naskah dinas. dimana dokumen resmi telah dibuat.

Pola dan Asas Penomoran

Pola Dasar Penomoran
Asas-asas Penomoran

Dibedakan antara dokumen resmi yang menjadi kewenangan Kepala BPKP dengan kewenangan pejabat di bawahnya dan/atau tulisan yang dipersamakan dengan itu. Hal ini bertujuan agar dokumen dinas mudah diingat, mudah dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu, mudah disimpan/sistem dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan penelusuran dari mana asal usul naskah dinas, siapa pencipta/sumber konsep naskah dinas, dan di mana arsip naskah dinas itu disimpan.

Identitas Naskah Dinas

Format Nomor Naskah Dinas

Kode Jenis dan Sifat Naskah Dinas a. Kode Jenis Naskah Dinas
SURAT DINAS
NASKAH DINAS PENGATURAN
NASKAH DINAS BIMBINGAN
NASKAH DINAS PENUGASAN
NASKAH DINAS KHUSUS
LAPORAN DAN FORMULIR
Nomor Urut Agenda
Kode Unit Organisasi dan Konseptor Naskah Dinas Kode unit organisasi adalah nomor atau kode untuk setiap
Tahun Pembuatan Naskah Dinas
Contoh Penomoran Naskah Dinas

Nomor urut mata acara adalah nomor urut naskah dinas dari buku agenda satuan organisasi dari mana naskah dinas itu berasal. Kode satuan organisasi menunjukkan dari satuan organisasi mana akta dinas itu berasal, atau pegawai mana yang menandatangani akta dinas itu. Untuk nomor naskah dinas, selain kode satuan organisasi, juga digunakan kode pembuat naskah dinas, yaitu kode satuan organisasi sebagai salah satu komponen naskah dinas.

Kode resmi pembuat dokumen ditulis satu kolom dengan kode unit organisasi, namun dipisahkan dengan garis miring. Apabila akta dinas dibuat oleh pejabat yang menandatangani akta dinas, berarti sandi resmi pembuat akta tersebut tidak ada atau kosong.

Cap Dinas

PEMBANGUNAN” pada lingkaran luar atas, dan tulisan “REPUBLIK INDONESIA” pada lingkaran luar bawah, dipisahkan dengan tanda bintang dan tulisan. Sekretaris Utama BPKP menggunakan stempel resmi dengan tulisan “BADAN PENGAWAS KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN” pada lingkaran luar atas dan tulisan “REPUBLIK INDONESIA” pada lingkaran luar bawah, dipisahkan dengan tanda bintang, begitu pula secara tertulis. BADAN PENGAWAS KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN” pada lingkaran luar atas dan tulisan “REPUBLIK INDONESIA” pada lingkaran luar bawah, dipisahkan dengan tanda bintang, begitu pula secara tertulis.

Direktur menggunakan stempel resmi dengan tulisan “BADAN PENGAWAS KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN” pada lingkaran luar atas, dan tulisan “REPUBLIK INDONESIA” pada lingkaran luar bawah, dipisahkan dengan bintang, dan tulisan “DIREKTUR” pada tengahnya. secara horizontal. Kepala Perwakilan BPKP memakai stempel resmi dengan tulisan “BADAN PENGAWAS KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN” pada lingkaran luar atas, dan tulisan “REPUBLIK INDONESIA” pada lingkaran luar bawah, dipisahkan dengan bintang, serta tulisan.

Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Naskah Dinas Sepanjang tidak ditentukan secara khusus oleh peraturan

Segala dokumen resmi yang ditujukan kepada pihak luar menjadi tanggung jawab pimpinan instansi/satuan organisasi terkait. Naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai wewenang atau pejabat yang diberi wewenang sesuai dengan peraturan dinas yang berlaku. Bentuk “atas nama” digunakan apabila pejabat yang berwenang menandatangani suatu naskah dinas melimpahkannya kepada pejabat di bawahnya, baik kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, maupun kepada pejabat dua tingkat di bawahnya.

Kepala BPKP melimpahkan penandatanganan naskah dinas kepada Sekretaris Utama, selanjutnya Sekretaris Utama melimpahkan lagi kepada Kepala Kantor Umum. Sekretaris Utama melimpahkan penandatanganan naskah dinas kepada Kepala Kantor Umum, setelah itu Kepala Kantor Umum melimpahkan lagi kepada Kepala Bagian Tata Usaha.

Penunjukan Pejabat Pengganti

Pelaksana Tugas (P.T.)
Pelaksana Harian (Plh.)

Contoh format Surat Perintah pelantikan pegawai pengganti sebagai pejabat Task Executive (P.T.) boleh dilihat di lampiran 71. Pejabat Task Executive yang dilantik ialah pejabat struktur di peringkat yang sama, atau satu peringkat lebih rendah. daripada jawatan yang diduduki sebagai agensi pelaksana tugas. Pejabat yang tidak memegang jabatan struktural hanya boleh dilantik sebagai pegawai pengurus dalam jabatan Eselon IV struktural.

Apabila pejabat yang melaksanakan tugas itu berhalangan sementara, dapat diangkat pejabat lain (Plh.) sebagai pengurus harian. Atas perintah tersebut, Kepala BPKP mengangkat Kepala Kantor Umum sebagai Pj Sekretaris Utama.