KONSEP DASAR MANAJEMEN PROYEK
Praswasti PDK Wulan Cindy Dianita
MACAM-MACAM PROYEK PENDIDIKAN
PROYEK PENDIDIKAN
Proyek Konstruksi
Proyek Manufaktur
Proyek Penelitian dan Pengembangan Proyek
Pelayanan Manajemen Proyek
Kapital (Untuk investasi)
PENYEBAB TIMBULNYA PROYEK
PROYEK Dari Pemerintah
Hasil Penelitian &
Pengembangan
Permintaan Pasar
Kebutuhan Organisasi
Tawaran Dana
UKURAN PROYEK
Kriteria ukuran proyek : 1. Jumlah kegiatan
2. Besarnya biaya
3. Jumlah tenaga kerja 4. Waktu yg diperlukan
Silakan baca bagian organisasi proyek dan bentuknya pada bagian belakang PPT ini
Bagaimana Siklusnya?
TEMU KE-2
PROJECT LIFE CYCLE
PENUTUPAN EKSEKUSI/
PELAKSANAAN PERENCANAAN
INISIASI
INISIASI
• Identifikasi permasalahan
• Pemilihan solusi
• Penunjukan manajer proyek
• Pembentukan tim proyek
PERENCANAAN
• Penyusunan dokumen perencanaan
• Dokumen tersebut meliputi: project plan, resource plan, ‘financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contrat supplier, perform phare review.
EKSEKUSI
• Tujuan proyek secara fisik akan dibangun
• Eksekusi seluruh aktifitas dalam project plan
• Selama kegiatan berlangsung dilakukan pemantauan/pengontrolan
PENUTUPAN
• Penyerahan hasil akhir proyek dan dokumentasinya kepada pelanggan
• Mengakhiri kontak dengan supplier
• Pembubaran tim proyek
• Penyerahan laporan kepada semua stakeholder
• Melakukan post implementation
review
Bagaimana Suatu
Proyek dikatakan
berhasil ?
TRIPLE CONSTRAINT
TEPAT
BIAYA
WAKTU MUTU
KEBERHASILAN PROYEK
WAKTU MUTU
LAKU/PASAR TUJUAN
KEBERHASILAN
PROYEK
ELEMEN PENTING PROYEK
MANAJER
PROYEK TIM PROYEK
SISTEM
MANAJEMEN
PROYEK
MANAJER PROYEK
• Orang yang bertanggungjwab untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengintegrasikan usaha kerja dari anggota untuk mencapai tujuan proyek
TIM PROYEK
• Kumpulan orang dari area fungsional berbeda yang saling bekerjasama dengan tujuan menyelesaikan pekerjaan proyek
SISTEM MANAJEMEN PROYEK
• Sistem manajemen proyek dibuat berdasarkan struktur organisasi, proses informasi, dan pelatihan serta
prosedur yang mengintegrasikan elemen dari organisasi
proyek secara vertikal & horisontal.
REFLEKSI
HUBUNGAN SEBAB DAN AKIBAT SERINGKALI MUNCUL DARI SUATU TINDAKAN MANAJEMEN .
JELASKAN AKIBAT DARI:
▪ Keterlambatan Pelaksanaan Aktivitas Dalam Pr’oyek
▪ Pembengkakan Biaya
▪‘ Konflik Interpersonal Dalam Proyek
Project Design
Project Design
The Project Design includes both the Logic Model and Work Breakdown Structure
Logic Model Work Breakdown Structure
The Logic Model
The effect of the project on the
broader environment The objective the
project is designed to contribute to The delivered
services that result from a series of activities
Actions taken to produce results Resources associated
with the project (i.e. what will it cost to deliver the project?)
Opportunity to Increase Efficiency Opportunity to Increase Effectiveness
Performance Indicators
The five core components of the Logic Model include Inputs, Activities, Output, Outcome, and Impact
5. Inputs 4. Activities 3. Output 2. Outcome 1. Impact
WBS Template
IMPACT
WBS OUTPUT
WBS OUTPUT
WBS OUTPUT
WBS OUTPUT
Activity Activity Activity
Activity Activity Activity
Activity Activity Activity
Activity Activity Activity Inputs Inputs
Inputs Inputs
WBS Alignment with Logic
Model
5. Inputs 4. Activities 3. Output 2. Outcome 1. Impact
OUTCOME OUTCOME
The WBS template should be used to capture 100% of the work defined by the project scope, and to capture all deliverables
The Work Breakdown Structure (WBS)
Tip: Create a WBS for the project before completing a Concept Note. The WBS will assist with determining the content for the Concept Note
Decomposition: The subdivision of project deliverables into smaller, more manageable components until the work and deliverables are defined to the Activity, Sub-Activity or Task Level
I
Work Breakdown Structure (WBS) is a hierarchical breakdown of elements of the logic model. The WBS serves to organize and define the total scope of the project
The WBS is the Foundation of the Project
Refine Scope
Network Diagram
Resources Define
Activities
Scheduling
Budgeting 1. What do I need to do?
2. What do I do first? How long will it take?
3. What resources will be needed?
WBS
WBS is the link to project design and the first project planning activity
Start Finish
Activity Planning Template
The Activity Planning Template helps align the logic model elements with the WBS
IMPACT
Link to OCs
Outcome
# OUTCOME (OC) Link
to OPs
Output
# OUTPUT (OP) ACTY
# ACTIVITY
20% private sector savings OC1;
OC2 OC1
Reduction of time to obtain new
license
OP1;
OP2 OP1 Licensing Reform
1 As-is process mapping and analysis
2 Process re-engineering
SUB- ACTY
#
SUB-ACTIVITY PREDEC
E-SSORS
Resource
Responsible Start End
1.1 Review and analyze previous reform efforts, past efforts None Name 4/21/11 4/26/11 1.2 Mapping and diagnostics of the 6 trade and 4 non-trade None Name 4/22/11 4/27/11 1.3 Design survey re: experiences with licensing 1.2 Name 4/23/11 4/28/11
1.4 Conduct survey 1.3 Name 4/24/11 4/29/11
1.5 As-is process mapping analysis completed 1.4 Name 4/25/11 4/30/11 2.1 Identify best practices relevant to Afghan context 1.2 Name 4/26/11 5/1/11 2.2 Study as-is analysis, suggest reform proposals, set 1.2 Name 4/27/11 5/2/11 2.3 Obtain endorsement of new process by Minister of 2.2 Name 4/28/11 5/3/11
2.4 Process re-engineering complete 2.3 Name 4/29/11 5/4/11
Memungkinkan tiap elemen untuk dikerjakan secara mandiri
Membuat tiap elemen dapat diatur dalam ukuran
Memberikan kewenangan untuk menjalankan program
Memonitor dan mengukur program
Menyediakan sumber-sumber yang dibutuhkan
Work Breakdown Structure adalah
Struktur Pemisahan Kerja
Struktur Pemisahan Kerja (Work Breakdown Structure)
Program
Proyek 1 Proyek 2
Tugas 1.1
Subtugas 1.1.1
Paket Kerja 1.1.1.1 Tingkat
1
2
3
4
Tugas 1.2
Subtugas 1.1.2
Paket Kerja 1.1.1.2
Example of a WBS
Original slide is from the internet
Possible levels in a WBS
Project
Sub-projects
Deliverables
Sub-deliverables
Work packages
Work units
Another WBS example
WBS Example: Component-Based
WBS Example: Time-Based
Tambahan Bacaan
Pelajarilah bacaan tambahan ini untuk memperkaya wawasan kalian sebagai peserta mata ajar Manajemen Proyek Industri
ORGANISASI PROYEK
Dasar Penyusunan Struktur Organisasi
1.
Bagaimana organisasi proyek melekat pada organisasi induk.
2.
Bagaimana proyek harus diorganisasikan.
Organisasi Ideal
Organisasi ideal (Max Weber) mengenal adanya :
Spesialisasi
Tingkatan berjenjang
Berdasarkan prosedur kerja
Hubungan yg bersifat impersonal
Promosi berdasarkan kompetensi
Organisasi Efektif
Harus dapat memahami tujuan proyek
Mengetahui keberadaan orang•-orang yang akan terlibat dalam proyek
Mempublikasikan informasi mengenai tim proyek seawal mungkin
Penentuan pendelegasian tugas dan wewenang
Pengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam
proyek
Dasar Penyusunan Organisasi
Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni:
berdasar produk
berdasar lokasi
berdasar proses
berdasar pelanggan
berdasar waktu
Organisasi Individual
Proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja
Biasanya PM merangkap sebagai fungsi-fungsi lain dalam proyek
Digunakan dalam proyek dengan skala kecil
BENTUK ORGANISASI PROYEK
A. Proyek Sebagai Bagian dan Organisasi Fungsional
Keuntungan penggunaan organisasi fungsional
Adanva fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf/
karvawan.
Orang•-orang dengan keahlian tertentu bisa ditugaskan di banvak proyek yang berbeda.
Orang•-orang dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman yang sangat bermanfaat bagi pemecahan masalah teknis.
Divisi fungsional yang bersangkutan bisa jadi basis bagi
kelangsungan teknologi bila para personel keluar dan proyek atau organisasi induk.
Divisi fungsional mempunyai jalur•-jalur karir bagi mereka yang mempunvai keahlian tertentu.
Kerugian penggunaan organisasi fungsional
Klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas yang dilakukan orang-orang yang terlibat proyek.
Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas•-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
Kadang•-kadang dalam proyek yang diorganisasi secara fungsional tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untak
mengurus proyek.
Motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah
Penusunan organisasi seperti ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.
Struktur Proyek Bagian dari Organisasi Fungsional
A.1 Proyek Melekat pada Unit Fungsional yang Paling Berkompeten, Dipimpin Project Expeditor
GENERAL MANAGER
TIM PEMASARAN VP PERSONALIA
VP DESAIN VP KEUANGAN
VP FABRIKASI
VP PM
PROJECT EXPEDITOR
GENERAL MANAGER
VP PEMASARAN VP PERSONALIA
VP DESAIN VP KEUANGAN
VP FABRIKASI
MP PROJECT COORDINATOR
A.2 Proyek Melibatkan Beberapa Unit Fungsional, Dipimpin Project Coordinator
Organisasi Proyek Murni
➢ Proyek terpisah dan organisasi induk.
➢ Menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri,
administrasi yang terpisah dari ikatan dengan organisasi induk, laporan kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
➢ Pimpinan dalam hal ini manajer proyek bisa melakukan
pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya itu tidak bersedia atau tidak bisa dikendalikan dalam organisasi
Kelebihan Organisasi Proyek Murni
Manajer proyek (MP) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek.
Semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek.
Rantai komunikasi menjadi pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
Bila ada proyek yang sejenis berturut•-turut, organisasi ini bisa
memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
Karena kewenangan terpusat, kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
Adanya kesatuan komando.
Bentuk ini cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan.
Adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.
Kelemahan Organisasi Proyek Murni
Bila organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus
dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas.
Struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi
organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
Sering kali manajer proyek menumpuk sumberdaya secara
berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.
Bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
Ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan memenuhi permintaan klien•
Struktur Organisasi Proyek Murni
MANAJER PROYEK
VP PERSONALIA VP DESAIN
VP KEUANGAN
Organisasi Matriks
Organisasi matriks adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada organisasi induk.
Menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional
dengan organisasi proyek murni.
Kelebihan Organisasi Matriks
Proyek mendapatkan perhatian secukupnya.
Karena organisasi matriks melekat pada unit fungsionai organisasi induk
maka mudah untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dan setiap unit fungsional.
Tidak ada masalah yang berat yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek selesai.
Tanggapan terhadap keinginan yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek murni.
Dengan manajemen matrik proyek akan mempunyai akses perwakilan dan divisi administrasi perusahaan induk, sehingga konsistensinya dengan
kebijaksanaan, prosedur dan perusahaan induk bisa dijaga.
Bila ada beberapa proyek yang bersamaan organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang untuk mencapai berbagai target beberapa proyek yang berbeda-beda.
Kelemahan Organisasi Matriks
Dalam organisasi matrik terdapat kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan Manajer Proyek, sehingga bila terdapat keraguan siapa yang mesif kena beban, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai.
Perpindahan sumberdaya dan satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa meningkatkan persaingan antar masing•-masing Manajer Proyek ingin
memastikan proyeknyalah yang akan sukses bukan target organisasi secara keseluruhan.
Manajemen Matrik melanggar prinsip utama dan manajemen yakni kesatuan komando (unity of command).
Struktur Organisasi Matriks
ASMARA INC.
DIVISI KIMIA DIVISI OTOMOTIF
DIVISI ELEKTRIKAL DIVISI AGRIBISNIS
Fasilitas &
Produksi
Account &
Pengendalian Safety &
Personalia Pengadaan &
Material Riset &
Engineering PROYEK
KUDA KIJANG
KRITERIA PEMILIHAN BENTUK ORGANISASI PROYEK
⚫ Frekuensi Adanya Proyek Baru
berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk tersebut terlibat dengan aktivitas
proyek.
⚫ Berapa Lama Proyek Berlangsung
⚫ Ukuran Proyek
tingkat pemakaian tenaga kerja, modal, dan sumber daya yang dibutuhkan
⚫ Kompleksitas Hubungan
jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan ketergantungannya.
Kesimpulan
Matriks dan organisasi proyek murni cocok untuk proyek berskala menengah dan besar, kompleksitas tinggi, beresiko tinggi,
batasan waktu ketat
Organisasi fungsional cocok untuk proyek dengan skala relatif kecil, risiko kecil, waktu fleksibel
✓ Proyek Besar & Kompleks: Matriks & Murni
✓ Sedikit Proyek & Keterampilan Tinggi: Murni
✓ Proyek Kecil & Fungsional Terlibat:
Fungsional/Task Force
PEMBAGIAN KELOMPOK
Lihat Excel
TUGAS KELOMPOK
❖ Klasifikasikan jenis proyek yang anda buat untuk topik
“Bagaimana Bidang Teknik Kimia dan Teknik Bioproses Mampu Melakukan Kajian terhadap Nano silika atau pun Silika untuk membangun Pabrik Silika atau pun Nanosilika di Indonesia”. (Manpro 01: ; Manpro 03: ; Manpro 02: , Manpro Bioproses: )
❖ Buat WBS (Work Breakdown Structure)-nya.
❖ Tuangkan ide-ide (bisa brainstorming dulu di kelompok untuk pembagian tugas pembelajaran). Misal: produk yang akan dihasilkan apakah produk antara atau produk akhir, bisa saja proyek dimulai dari cara mendapatkan data supply-demand baik internasional maupun nasional, perizinan dsb. → Cek pohon industri
❖ Kaitkan dengan WBS level 3 atau 4 sampai sampai memperoleh working package (perhitungkan kapabilitas orang yang terlibat). Hirarki pekerjaan, kapabilitas orang yang bekerja dan waktu yang dibutuhkan.
Ekspor pasir laut telah dilarang oleh pemerintah sejak 2003. Larangan itu tertuang dalam keputusan Menperindag No 117/MPP/Kep/2/2003 tertanggal 28 Februari 2003. Budi mengatakan peraturan terkait harus diubah dulu sebelum akhirnya ekspor diperbolehkan. Apabila belum, ekspor belum dapat dilakukan
56
Pohon Ind ustri Silik a
57
Pohon Ind ustri Silik a
58
