MODUL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (EBA 303)
MODUL PERTEMUAN 9
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN
DISUSUN OLEH
ENY PURWANINGSIH, S.E., M.Ak.
UNIVERSITAS ESA UNGGUL 2019/2020
PENGANTAR
A. Kemampuan Akhir Yang Diharapkan
Setelah mempelajari modul ini, diharapkan mahasiswa dapat:
1. Menyusun diagram arus dokumen sistem informasi akuntansi penggajian.
2. Menganalisis struktur data setiap file sistem informasi akuntansi penggajian.
3. Menganalisis pengendalian internal untuk sistem informasi akuntansi penggajian yang berguna untuk pengambilan keputusan.
B. Uraian
Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Dalam perusahaan, pembayaran kepada pegawai dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai yang memiliki jenjang jabatan, sedangkan upah adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai pelaksana atau buruh. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh pegawai.
Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen seperti para pemilik, pemegang saham, kreditur dan para pengguna laporan keuangan lain yang dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan ekonomi perusahaan. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasional perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem informasi akuntansi penggajian.
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji secara menyeluruh bagi pegawai secara efisien dan efektif. Sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk mengatasi
perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji pegawai sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
Adanya sistem informasi akuntansi penggajian yang baik dalam perusahaan dapat memotivasi semangat kerja pegawai yang kurang produktif dan mempertahankan pegawai yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk meningkatkan laba dapat tercapai dengan produktivitas kerja pegawai yang tinggi. Hal ini sesuai dengan tujuan sistem informasi akuntansi penggajian yaitu memastikan bahwa status, tarif pembayaran atau gaji dan pengurangan bayaran telah diotorisasi.
Tugas dari Manajemen Sumber Daya Manusia terdiri dari:
– Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru.
– Melatih pegawai.
– Memberikan tugas pekerjaan.
– Memberikan kompensasi penggajian.
– Mengevaluasi kinerja pegawai.
– Memberhentikan pegawai secara sukarela.
Dokumen dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian terdiri dari:
1. Kartu Absensi atau Daftar Hadir Pegawai.
Dokumen yang digunakan oleh oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap pegawai di perusahaan. Catatan jam hadir pegawai ini dapat berupa daftar hadir, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
2. Daftar Lembur Pegawai.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam lembur setiap pegawai di perusahaan. Catatan lembur pegawai ini harus diotorisasi oleh pimpinan perusahaan dan disesuaikan dengan tugas dan tanggung jawab perusahaan.
3. File Master Identitas Pegawai.
Dokumen yang digunakan untuk mencatat identitas pegawai seperti nama pegawai, nomor induk pegawai, alamat pegawai, jabatan pegawai agar bagian penggajian menghitung gaji pegawai sesuai jabatan pegawai dan kebijakan perusahaan.
4. File Master Gaji Pegawai.
Dokumen ini berisi jumlah gaji setiap pegawai dikurangi potongan berupa Pajak Penghasilan Pasal 21, utang pegawai, iuran untuk organisasi pegawai, asuransi kesehatan pegawai dan sebagainya.
5. Slip Gaji Pegawai.
Dokumen ini digunakan sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai rincian gaji yang di terima oleh setiap pegawai beserta potongannya.
6. Rekapitulasi Gaji Pegawai.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuat daftar gaji yang berisi rincian besarnya gaji beserta potongan yang menjadi beban setiap pegawai.
7. Laporan Lembur Pegawai.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji untuk membuat laporan lembur pegawai yang ditambahkan di daftar gaji pegawai.
8. Laporan Pajak Penghasilan Pegawai.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi penggajian untuk menghitung pajak penghasilan pegawai sesuai ketentuan peraturan Undang-Undang Perpajakan dari Direktorat Jenderal Pajak.
9. Laporan Mutasi Pegawai.
Dokumen ini dibuat oleh bagian sumber daya manusia apabila terdapat mutasi pegawai untuk menyesuaikan gaji pegawai dan jabatan pegawai sesuai kebijakan perusahaan.
Fungsi yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian:
1. Fungsi Kepegawaian.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari pegawai baru, membuat surat calon pegawai, memutuskan penempatan pegawai baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah pegawai, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi serta pemberhentian pegawai.
2. Fungsi Pencatat Waktu.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua pegawai perusahaan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan potongan yang menjadi beban setiap pegawai selama jangka waktu pembayaran gaji.
4. Fungsi Akuntansi.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk memcatat kewajiban yang terjadi dalam hubungannya dengan pembayaran gaji pegawai.
5. Fungsi Keuangan.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek berguna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap pegawai untuk selanjutnya dibagikan kepada pegawai yang berhak.
Teknik Dokumentasi Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram (DFD)) adalah deskripsi grafis atas sumber dan tujuan data yang menunjukkan arus data dalam organisasi, proses yang dilaksanakan atas data tersebut dan data tersebut disimpan.
Elemen Diagram Arus Data (Data Flow Diagram (DFD)) yaitu:
1. Sumber dan tujuan data.
2. Arus data.
3. Proses transformasi.
4. Tempat penyimpanan data.
Arus data dan penyimpanan data secara umum sebagai kumpulan elemen data.
Sumber dan tujuan data:
Mewakili organisasi atau individu yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan sistem.
Simbol dari sumber dan tujuan data dalam Data Flow Diagram (DFD) diwakili oleh bujur sangkar.
Arus data:
Mewakili arus data antara proses, penyimpanan, sumber dan tujuan data.
Arus data diwakili oleh garis lengkung atau garis lurus dengan tanda panah di ujungnya.
Proses:
Mewakili proses transformasi data dari masukan ke keluaran.
Simbol proses transformasi data diwakili oleh lingkaran.
Tempat penyimpanan data:
Tempat menyimpan data secara permanen dan temporer.
Diwakili oleh simbol dua garis horizontal.
Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian terdiri dari:
1. Perbarui file induk penggajian.
Perubahan file induk penggajian dilaksanakan secara daily dalam rangka meningkatkan kualitas informasi penggajian berdasarkan data yang diperoleh dari berbagai seluruh unit kerja divisi perusahaan dengan menggunakan sistem penggajian.
2. Perbarui tarif dan potongan penggajian.
Perubahan tarif dan potongan terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan potongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3. Validasi data waktu dan kehadiran.
Informasi mengenai waktu dan kehadiran pegawai datang dalam berbagai bentuk berdasarkan pada status pembayaran pegawai.
Pegawai yang dibayar per jam kartu waktu.
Pegawai yang mendapatkan gaji tetap diawasi para supervisor secara formal.
Pegawai yang dibayar berdasarkan komisi murni atau gaji ditambah komisi
pencatatan jumlah penjualan atau kinerja operasionalnya.
4. Mempersiapkan penggajian.
File transaksi penggajian diurutkan berdasarkan nomor pegawai.
File yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk menghitung gaji kotor, potongan penggajian berupa potongan untuk pajak penghasilan dan gaji bersih.
Daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
5. Mengeluarkan dana penggajian.
Daftar penggajian dikirim ke bagian utang untuk ditinjau dan disetujui.
Voucher pengeluaran dibuat untuk mengesahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian perusahaan.
Voucher pengeluaran dan daftar penggajian dikirim ke kasir.
Daftar penggajian dikembalikan ke bagian penggajian sedangkan voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi.
6. Hitung kompensasi dan pajak yang dibayar oleh perusahaan.
Rencana kompensasi fleksibel setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk pengobatan dan kontribusi pensiun, kredit kompensasi tambahan yang dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur dan tambahan asuransi kesehatan.
7. Pengeluaran dana pajak penghasilan dan potongan lainnya.
Membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan lainnya dari setiap pegawai.
Informasi yang Dibutuhkan Oleh Manajemen dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Informasi yang Dibutuhkan Oleh Manajemen dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian terdiri dari:
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap pegawai selama periode akuntansi tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Pengendalian Internal Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi penggajian yaitu:
Proses atau Aktivitas
Ancaman Prosedur Pengendalian
Perekrutan pegawai.
1. Mempekerjakan pegawai yang tidak
berkualifikasi atau berperilaku buruk.
2. Pelanggaran hukum
ketenagakerjaan.
1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat hidup.
2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan, pelatihan perkembangan terkini
dalam hal hukum
ketenagakerjaan.
Pemrosesan penggajian.
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi.
4. Data waktu yang tidak akurat.
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat.
6. Pencurian atau distribusi cek gaji.
3. Pemisahan tugas data Sumber Daya Manusia dengan penggajian dan distribusi cek gaji, pengendalian akses dan tinjauan atas semua perubahan.
4. Otomatisasi pengumpulan data berbagai pemeriksaan, rekonsiliasi data kartu waktu dengan data waktu kerja.
5. Jumlah batch dan pengendalian aplikasi lainnya dan rekening kliring penggajian.
6. Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh pihak yang independen dari proses penggajian, penyelidikan cek gaji yang tidak diklaim, pemberian nomor cetak, pencatatan periodik semua cek gaji dan penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap.
Umum 7. Kehilangan atau
pengungkapan data tanpa otorisasi.
8. Kinerja yang kurang baik.
7. Prosedur pembuatan cadangan, rencana pemulihan dari bencana, pengendalian akses fisik dan logis dan enkripsi data.
8. Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat.
C. Daftar Pustaka
Bordnar. Accounting Information System 11th Edition. Prentice Hall.
Joseph Wilkinson and Cucurullo. Accounting Information System, 10th Edition, Prentice Hall.
Marshall B. Romney and Paul J. Steinbart. (2017). Accounting Information System Fourteenth Edition. England: Pearson Education Limited.
