BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas merupakan pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan, pusat pemberdayaan masyarakat dalam kemandirian hidup sehat, pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut, maka perlu ditunjang sarana dan prasarana yang memadai, berupa sarana fisik (bangunan gedung, peralatan medis maupun non medis) serta sumber daya manusia. Selain itu, agar dapat melaksanakan fungsi Puskesmas sebagaimana mestinya, harus ditunjang dengan manajemen yang baik, dimana diperlukan perencanaan yang jelas, strategi pelaksanaan yang terarah. Demikian juga diperlukan pengawasan, pengendalian, penilaian dan evaluasi terhadap semua kegiatan Puskesmas.
Menghadapi tantangan era globalisasi dalam persaingan bebas dan ketat, maka perlu peningkatan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas agar bisa memenuhi tuntutan sesuai standar Akreditasi. Pedoman mutu ini akan menjadi pedoman puskesmas dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Citra Medika. Pedoman Manual mutu Puskesmas Citra Medika ini dibuat dengan tujuan menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Kecamatan Citra Medika.
1. Profil Puskesmas Citra Medika a. Sejarah Puskesmas Citra Medika
Puskesmas Citra Medika berdiri sejak tahun 2006 seiring dengan pemekaran wilayah Lubuklinggau Timur menjadi Lubuklinggau Timur I dan Lubuklinggau Timur II.
Berdasarkan Peraturan Daerah nomor 17 tahun 2004 tentang pemekaran Kota Lubuklinggau menjadi 8 kecamatan. Sebelum pemekaran wilayah, kecamatan Lubuklinggau Timur mempunyai 1 puskesmas yaitu Puskesmas Taba. Setelah wilayah kecamatan Lubuklinggau Timur dipecah menjadi Lubuklinggau Timur I dan Lubuklinggau Timur II maka untuk kecamatan Lubuklinggau Timur II didirikan 1 puskesmas lagi dengan nama Puskesmas Citra Medika.
Sejak awal berdiri sampai sekarang, Puskesmas Citra Medika telah mengalami tiga kali pergantian pimpinan. Pada tahun 2012 Puskesmas Citra Medika berubah status menjadi Unit Pelayanan Tekhnis Daerah (UPTD) Puskesmas Citra Medika dan pada tahun 2017 UPTD berubah menjadi Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) Puskesmas Citra Medika.
b. Gambaran Umum Puskesmas Citra Medika
Letak Puskesmas Citra Medika terletak di Jl. Yos Sudarso Gg. Binjai no. RT 03 Taba Jemekeh,dengan jarak ± 300 m dari jalan lintas Sumatera, merupakan salah satu Puskesmas yang berada di tengah Kota Lubuklinggau.
c. Kondisi Geografis 1) Batas Wilayah
Willayah kerja Puskesmas Citra Medika yang berada di Kecamatan Lubuk Linggau Timur I berbatasan dengan kecamatan - kecamatan lain yaitu :
Sebelah Utara berbatas dengan Kecamatan Lubuklinggau Utara II
Sebelah Selatan berbatas dengan Kecamatan Lubuklinggau Selatan II
Sebelah Timur berbatas dengan Kecamatan Lubuklinggau Selatan I
Sebelah Barat berbatas dengan Kecamatan Lubuklinggau Timur
Adapun wilayah kerja Puskesmas Citra Medika Kecamatan Lubuklinggau Timur I dapat dilihat pada peta di bawah ini :
Peta Wilayah Kerja
PUSKESMAS CITRA MEDIKA KECAMATAN LUBUK LINGGAU TIMUR I KOTA LUBUK LINGGAU
2) Luas Wilayah
Puskesmas Citra Medika mempunyai luas wilayah 3390.41 Ha. Terbagi dalam 8 kelurahan, dapat dilihat di tabel:
Data Luas wilayah kelurahan Puskesmas Citra Medika
No. Kelurahan Luas Wilayah ( Ha )
1. Taba Koji 9.81
2. Taba Jemekeh 1920.28
3. Batu Urip Taba 54
4. Watervang 74.25
5. Majapahit 59
6. Air Kuti 199.50
7. Nikan Jaya 34.37
8. Taba Lestari 29.20
TOTAL 3390.41
Sumber : Kantor camat Kecamatan Lubuklinggau Timur I tahun 2016 3) Keadaan Demografi
Penduduk di wilayah kerja Puskesmas Citra Medika Kecamatan Lubuklinggau Timur I pada Tahun 2016 berjumlah 27.460 jiwa, yang terbagi dalam 13.420 jiwa berjenis kelamin laki-laki dan 14040 jiwa sisanya Perempuan. Adapun jumlah penduduk kecamatan Lubuklinggau Timur I dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Kelurahan
Taba Koji
Data Jumlah Penduduk di Wilayah kerja Puskesmas Citra Medika Tahun 2016 No. Kelurahan Jumlah
Laki-Laki ( Jiwa )
Jumlah Perempuan
( Jiwa )
Jumlah Penduduk
( Jiwa )
1. Taba Koji 1132 1102 2.234
2. Taba Jemekeh 3600 3517 7.117
3. Batu Urip Taba 1536 1665 3.201
4. Watervang 1950 2227 4.177
5. Majapahit 2036 2169 4.205
6. Air Kuti 815 905 1.720
7. Nikan Jaya 1452 1562 3.014
8. Taba Lestari 899 893 1.792
TOTAL 13420 14040 27.460
Sumber : Kantor camat Kecamatan Lubuklinggau Timur I Desember 2016
4) Sosial Ekonomi
Berdasarkan keadaan sosial ekonominya,
Pendidikan
Tingkat pendidikan masyarakat akan mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan program. Dengan tingkat pendidikan yang cukup program-program yang dilaksanakan dapat mencapai hasil yang optimal. Begitu juga sebaliknya.
Adapun struktur pendidikan penduduk di wilayah Kecamatan Lubuklinggau Timur I dapat di lihat pada grafik dibawah ini:
Tidak
Sekolah SD/
Sederajat SLTP/
Sederajat SLTA/
Sederajat AKDM/
Diploma Sarjana Pasca Sarjana 0
1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000
9000 8133
5700 4782 5279
1424 1819
181 Struktur Pendidikan penduduk kecamaan lubuklinggau Timur I
tahun 2016
Sumber : kantor camat Kecamata Lubukinggau TIMUR I Desember 2016
Mata pencaharian
Keadaan ekonomi biasanya berkaitan dengan pekerjaan. Ini sangat berpengaruh terhadap pendapatan yang akan berimbas pada kemampuan masyarakat untuk mendapatkan pelayanan kesehatannya, walaupun tahun 2016,seluruh penduduk kota lubuklinggau mendapatkan jaminan kesehatan (jamsoskes) dari pemerintah Propinsi. Adapun pekerjaan yang menjadi mata pencaharian penduduk di wilayah Kecamatan Lubuklinggau Timur I dapat dilihat di grafik :
Belum bekerja PNS TNI/Polri
Wiraswasta Mahasisiwa/Pelajar
Paramedis Petani/Peternak
Pensuinan/Perna W Buruh Pedagang
Peg.Swasta Dosen 0
1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 8576
2416 341
2055 6796
153
986 272 2982
1093 1481 42 Struktur Penduduk Menurut Pekerjaan
Kecamatan Lubuklinggau Timur I Tahun 2016
Sumber : kantor camat Kecamata Lubukinggau TIMUR I Desember 2016
5) Data Umum Puskesmas Citra Medika.
Sarana Fisik Puskesmas
Banyaknya fasilitas yang ada memberikan kenyamanan pada masyarakan untuk memilih fasilitas yang mana yang akan merika gunakan untuk menunjang
kesehatan keluarganya. Adapun fasilitas kesehatan yang ada di wilayah kerja puskesmas citra medika antara Lain:
1. 1 Puskesmas induk 2. 1 Puskesmas Pembantu 3. 6 Poskeslur
4. 1 Rumas Sakit Umum 5. 3 Klinik Bersalin
6. 3 Dokter Praktek Bersama 7. 6 Bidan Praktek Swasta
Tenaga Puskesmas Aktif
Tenaga Kesehatan yang ada di puskesmas citra Medika dan Jaringannya antara lain meliputi dokter umum, dokter gigi,apoteker, perawat dan bidan.Berikut ini data sumber daya manusia (SDM) Puskesmas Citra Medika dan Jaringannya Kecamatan Lubuklinggau Timur I yaitu :
Data Sumber Daya Manusia Puskesmas Citra Medika Tahun 2016
No. Jenis Tenaga Jumlah No. Jenis Tenaga Jumlah
1. Dokter Umum 3 8. Bidan (D.IV,DIII, DI) 24
2. Dokter Gigi 1 9. Farmasi (DIII, SMF) 1
3. Apoteker 1 10. Petugas Gizi (DIII/DI) 1
4. Sarjana Kesehatan
Masyarakat 4 11. Perawat Gigi
(DIII/SPRG) 1
5. Sarjana Lain 1 12. Sanitarian
(APK,SPPH) 1
6. Perawat ( S1,D.III,
SPK) 28 13. Tenaga Lain 4
7. Rekam Medik 1 14. Tenaga Kontrak 1
Jumlah : 72 orang Sumber : Tata Usaha PKM Citra Medika tahun 2016
Data Jumlah Petugas Kesehatan berdasar pendidikan dan wilayah kerja Puskesmas Citra Medika. Secara keseluruhan ketenagaan di puskesmas Citra Medika dan Jaringannya dalam bentuk Tabel :
Tenaga kesehatan di puskesmas citra medika dan jaringannya berdasarkan jenis pendidikan Tahun 2016
No Pendidikan
PKM Citra Medika Pustu Tb.Lestari Poskeslur Poskeslur Poskeslur Majapahit Poskeslur Watervang Poskeslur Batu Urip Taba Poskeslur Taba Koji
1. Sarjana Kedokteran / 3 / 1 - - - -
Gigi
2. Apoteker 1 - - - -
3. Sarjana Keperawatan 10 - - - -
4. Sarjana Kesehatan
Masyarakat 4 - - - -
5. Sarjana Non
Kesehatan 1 - - - -
6. D.IV Kebidanan 3 - - - -
7. D.III Kebidanan 4 - 2 1 1 1 2 -
8. D.III Keperawatan 9 1 - - - 1 - -
9. D.III Perawat Gigi 1 - - - -
10. D.III. Farmasi 1 - - - -
11. D.III GIZI 1 - - - -
12. D.I. Kebidanan 2 - - 2 1 2 1 2
13. D.III. Rekam Medik 1 - - - -
14. D.I Sanitarian 1 - - - -
15. SPK 2 3 - - 1 - - -
16. SLTA+LPK-LCPK 1 - 2 - - - - -
17 SLTA 1 - - - -
TOTAL 47 4 4 3 3 4 3 2
Sumber Tata Usaha PKM Citra Medika 2016
Data Sumber daya Kesehatan Puskesmas Citra Medika dan Jaringannya Berdasar pangkat/golongan serta Jabatan, ketenagaan di puskesmas citra medika dan jaringannya terdiri dari 2 pegawai Struktural dan sisanya pegawai fungsional.
Adapun Kesemuanya itu dapat dilihat pada tabel dibawah ini :
Ketenagaan berdasarkan pangkat/golongan dan jabatan Puskesmas Citra Medika tahun 2016 No Pangkat /
Golongan
Jabatan
Struktural Jabatan Fungsional Jumlah
1. IV.a / Pembina Ka UPTD - 1
2. III.b / Pengatur
Muda TK.I Ka TU - 1
3. III.d / Penata Tk. I -
Dokter Muda Perawat Penyelia Bidan Penyelia Sanitarian Penyelia
9
4. III.c / Penata -
Perawat Penyelia Bidan Penyelia Perawat Muda
3 5. III.b / Pengatur
Muda TK.I
- Dokter Pratama Dokter Gigi Pratama
Perawat Pelaksana Lanjutan Bidan Penyelia
19
Bidan Pelaksana Lanjutan Bidan Pertama
Apoteker Pertama Perawat Pertama
6. III.a/Penata Muda -
Perawat Pelaksana Lanjutan Bidan Pelaksana Lanjutan Pranata Laboratorium Perekam Medik Pelaksana Lanjutan
As. Apoteker Pelaksana Lanjutan Perawat Gigi Pelaksana
PerawatPertama
18
7. III.d / Pengatur Tk.I
Perawat Terampil Pelaksana Bidan Pelaksana
Nutrisionis Pelaksana
10
8. II.c / Pengatur
Tk.I - Bidan Pelaksana 16
9. II.b / Pengatur
Muda Tk. I - Bidan Pelaksana 2
Sumber Tata Usaha PKM Citra Medika Tahun 2016
d. Visi dan Misi Puskesmas Citra Medika 1) Visi
Terwujudnya masyarakat Lubuklinggau Timur I mandiri untuk hidup sehat 2) Misi
1. Memberikan pelayanan kesehatan secara cepat, tepat, ramah dan memuaskan.
2. Kerjasama secara harmonis dan berkesinambungan dengan seluruh sektor dan lapisan masyarakat
3. Senantiasa memperbaiki diri dan terus menerus memotivasi masyarakat untuk hidup sehat.
3) Struktur Organisasi Puskesmas
Struktur organisasi Puskesmas Citra Medika disusun berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas.
Motto
“MELAYANI DENGAN SEPENUH HATI”
e. Tata Nilai Puskesmas Citra Medika 1) Profesional
2) Sinergis f. Budaya Kerja
1) Senyum : Senantiasa menampilkan keramahan dalam memberikan pelayanan.
2) Salam : Memberikan salam juga merupakan kewajiban kita sebagai pemberi pelayanan
3) Sapa : Senantiasa memberikan sapaan hangat pada pasien yang diberikan pelayanan
4) Sopan : Senantiasa menghormati setiap hak dan kewajiaban baik pasien maupun sesama pemberi pelayanan
5) Santun : Senantiasa bersikap halus dan baik dalam memberika pelayanan
2. Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu Puskesmas Citra Medika mengacu pada tata nilai yang telah ditetapkan yaitu:
a. Profesional
Profesional adalah orang yang memiliki profesi atau pekerjaan yang dilakukan dengan memiliki kemampuan yang tinggi dan berpegang teguh kepada nilai moral yang mengarahkan serta mendasari perbuatan. Profesional ialah seseorang yang memiliki tiga hal pokok yang ada didalam dirinya, yang diantaranya meliputi:
Skill, yang artinya orang tersebut harus benar-benar ahli di bidangnya.
Knowledge, yang artinya orang tersebut harus dapat menguasai, minimalnya berwawasan mengenai ilmu lain yang berkaitan dengan bidangnya.
Attitude, yang artinya bukan hanya pintar, akan tapi harus memiliki etika yang diterapkan didalam bidangnya.
b. Sinergi
Sinergi adalah membangun dan memastikan hubungan kerjasama internal yang produktif serta kemitraan yang harmonis dengan para pemangku kepentingan, untuk menghasilkan
karya yang bermanfaat dan berkualitas.
Tujuan Sinergi adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap
dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan
Melakukan tugas sesuai dengan tupoksi dan kewenangannya apabila terjadi ketidak sesuaian, dan harus koordinasikan dengan unit terkait.
3. Proses Pelayanan
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok, dan masyarakat. Jenis pelayanan UKM dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:
c. Pelayanan UKM 1) UKM Essensial
Merupakan UKM wajib dilaksanakan terdiri dari:
- Pelayanan Promosi Kesehatan (Promkes) - Pelayanan Kesehatan Lingkungan (Kesling)
- Pelayanan Kesehatan Ibu Anak dan Keluarga Berencana (KIA/ KB) - Pelayanan Gizi
- Pelayanan Kesehatan Masyarakat (Perkesmas) - Pelayanan Usaha Kesehatan sekolah (UKS) - Pelayanan Imunisasi
2) UKM Pengembangan Terdiri dari :
- Pelayanan Kesehatan Jiwa
- Pelayanan Kesehatan Gigi Masyarakat
- Pelayanan Kesehatan Tradisional Komplementer/ Pengobatan Tradisonal (Batra) - Pelayanan Kesehatan Lansia
- Pelayanan Kesehatan Kerja - Pelayanan Kesehatan Indera
- Pelayanan kesehatan Gizi dan Mulut
b. Penyelanggaraan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/Pelayanan Klinis suatu kegiatan atau serangkaian kegiatan pelayanan kesehatan yang ditujukan untuk peningkatan, pencegahan, penyembuhan penyakit, pengurangan penderitaan akibat penyakit dan memulihkan kesehatan perseorangan. Kegiatan UKP terdiri dari:
- Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak (KIA/ KB) - Pelayanan Kesehatan Umum
- Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut
- Poli Klinik Gizi, Kesling, PHBS, dan Promkes - Imunisasi
- Laboratorium
- Pelayanan Kesehatan Usia Lanjut
- Pelayanan Kesehatan Reproduksi (Kespro) dan Pelayanan Kesehatan Peduli Remaja (PKPR)
- Poli Klinik TB Paru
- Poli Institusi Penerima Wajib Lapor (IPWL) - Pemeriksaan dan Pelayanan Kesehatan Haji - Poli Penyakit Tidak Menular (PTM)
- Pelayanan Kefarmasian
B. Ruang Lingkup Penerapan Sistim Manajemen Mutu di Puskesmas
Ruang lingkup pedoman peningkatan mutu dan kinerja ini disusun berdasarkan standar akreditasi pukesmas, yang meliputi persyaratan umum sistem manajemen mutu sesuai permenkes 44 2016, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) baik UKM esensial maupun UKM Pengembangan, dan Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP)/ Pelayanan Klinis. Dalam
penyelenggaraan UKM dan UKP memperhatikan keselamatan sasaran/pasien dengan menerapkan manajemen risiko.
C. Tujuan
Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi puskesmas dalam membangun sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan baik untuk penyelenggaraan UKM maupun untuk penyelenggaraan pelayanan klinis (UKP).
D. Landasan Hukum dan Acuan
Landasan hukum yang digunakan adalah :
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1691 Tahun 2011 tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Laboratorium Puskesmas
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014 tentang Panduan Praktis Klinis bagi Dokter di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas 7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik
Pratama, Praktek Dokter umum, Dokter gigi
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas 9. Panduan Praktis Klinis Bagi Dokter Gigi di Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer
10. Pedoman Pengobatan Dasar di Puskesmas Tahun 2007
11. Pedoman Pelaksanaan Kewaspadaan Universal di Pelayanan Kesehatan Tahun 2010
12. Keputusan Walikota Lubuklinggau No.326 tahun 2013 dan 534 tahun 2015 tentang Penetapan Kode dan Wilayah Kerja Puskesmas Kota Lubuklinggau.
E. Istilah dan Definisi 1. Pelanggan
Pelanggan adalah seorang Individu atau kelompok yang membeli produk fisik atau jasa dengan mempertimbangkan berbagai factor seperti harga, kualitas tempat pelayanan dsb nya berdasarkan keputusan mereka sendiri
2. Kepuasan pelanggan
Kepuasan pelanggan kepuasan konsumen atau ketidakpuasan konsumen merupakan perbedaan antara harapan (expectations) dan kinerja yang dirasakan (perceived performance). Sehingga dapat dikatakan bahwa kepuasan konsumen berarti kinerja suatu barang/jasa sekurang- kurangnya sama dengan yang diharapkan
3. Pasien
Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatannya untuk memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak langsung kepada dokter atau dokter gigi.
4. Tindakan preventif
Tindakan Preventif adalah tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki
5. Tindakan korektif
Tindakan Korektif adalah tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki
6. Pedoman mutu
Pedoman mutu adalah acuan seluruh pegawai dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu dengan penekanan adanya perbaikan berkelanjutan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan
7. Dokumen
Dokumen adalah Segala benda yang berbentuk barang, gambar, ataupun tulisan sebagi bukti dan dapat memberikan keterangan yang penting dan absah
8. Rekaman
Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan
9. Efektivitas
Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya
10. Efisiensi
Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output, antara keuntungan dengan biaya, antara hasil pelaksanaan dengan sember-sumber yang digunakan dalam pelaksanaan, seperti halnya juga maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas
11. Proses
Proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang mengubah input menjadi output
12. Sasaran mutu
Sasaran mutu adalah target dari masing-masing bagian/departemen yang ingin dicapai dalam jangka waktu tertentu
13. Perencanaan mutu
Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan produk dan proses yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
14. Kebijakan mutu
Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi
15. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud dan tujuan 16. Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses
BAB II
SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. Persyaratan Umum
Puskesmas adalah fasilitas kesehatan tingkat pertama yang menyediakan pelayanan di tingkat masyarakat. Oleh karena itu perlu ditetapkan jenis-jenis pelayanan yang disediakan bagi masyarakat sesuai dengan kebutuhan masyarakat dan permasalahan kesehatan yang ada di wilayah kerjanya dengan mendapatkan masukan dari masyarakat melalui proses pemberdayaan masyarakat.
Penilaian kebutuhan masyarakat dilakukan dengan melakukan pertemuan dengan tokoh-tokoh masyarakat dan sektor terkait dan kegiatan survei mawas diri, serta memperhatikan data surveilens untuk kemudian dilakukan analisis kesehatan komunitas (community health analysis) yang menjadi bahan untuk penyusunan rencana puskesmas. Rencana puskesmas dituangkan dalam bentuk rencanan lima tahunan dan rencana tahunan berupa rencana usulan kegiatan untuk anggaran tahun berikut dan rencana pelaksanaan kegiatan untuk anggaran tahun berjalan, yang diuraiikan lebih lanjut dalam rencana kegiatan bulanan, baik untuk kegiatan promotif, reventif, kuratif, dan rehabilitatif. Dalam penyusunan rencana usulan kegiatan memperhatikan siklus perencanaan yang ada di daerah melalui mekanisme musrenbang kelurahan, kecamatan, kota dengan memperhatikan potensi kelurahan masing-masing dan waktu pelaksanaan musrenbang.
Mutu dan kinerja pelayanan diupayakan untuk ditingkatkan secara berkesinambungan oleh karena itu umpan balik dari masyarakat dan pengguna layanan puskesmas secara aktif diidentifikasi sebagai bahan untuk penyempurnaan pelayanan. Pembahasan dengan masyarakat dapat dilakukan melalui survey mawas diri, musyawarah masyarakat desa maupun pertemuan konsuktatif dengan masyarakat. Dalam upaya mengembangkan pelayanan puskesmas perlu mengidentifikasi peluang- peluang pengembanagan upaya atau kegiatan puskesmas maupun perbaikan mutu dan kinerja.
Perubahan rencana operasional dimungkinkan apabila terjadi perubahan kebijakan pemerintah tentang upaya/ kegiatan puskesmas maupun dari hasil monitoring dan pencapaian kinerja puskesmas. Revisi terhadap rencana harus dilakukan dengan alasan yang tepat sebagai upaya pencapaian yang optimal dari kinerja puskesmas.
B. Pengendalian Dokumen
Berasarkan sumbernya dokumen di puskesmas dibedakan menjadi:
1. Dokumen internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat perlu diabkukan berdasarkan dokumen internal yang ditetapkan oleh pimpinan puskesmas.
2. Dokumen eksternal
Dokumen eksternal berupa peraturan perundangan dan pedoman yang diberlakukan oleh Kementrian Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kota, dan organisasi profesi yang merupakan acuan bagi puskesmas dalam menyelenggarakan administrasi manajemen, upaya kesehatan perorangan, dan upaya kesehatan masyarakat.
Jenis dokumen akreditasi puskesmas dibedakan dalam empat dokumen:
1. Dokumen induk
Dokumen asli dan telah disahkan oleh pimpinan puskesmas 2. Dokumen terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada tiap unit atau pelaksana, terdaftar dalam daftar distribusi dokumen terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan atau revisi. Dokumen ini harus ada stampel “DOKUMEN TERKENDALI”.
3. Dokumen tidak terkendali
Dokumen yang diditribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar puskesmas digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acauan dalam melaksanaan pekerjaan dan memiliki tanda atau stempel “TIDAK TERKENDALI”.
Yang berhak mengeluarkan dokumen adalah penanggung jawab manajemen mutu dan tercatat pada daftar distribusi dokumen tidak terkendali.
4. Dokumen kedaluwarsa
Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/
revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/ stempel “KEDALUARSA”. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen lain dimusnahkan.
Pengendalian dokumen di Puskesmas Citra Medika dibagi menjadi dua yaitu pengendalian dokumen perkantoran dan pengendalian dokumen akreditasi.
1. Sistem Pengendalian Dokumen Perkantoran a. Surat Masuk Puskesmas
1) Penomoran Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang berasal dari luar unit Puskesmas.
Sistem penomoran surat masuk dengan format sebagai berikut :
Format : Nomor Urut/Tanggal & bulan surat diterima/nomor surat (dari pengirim)
Contoh Format: 01/03 april 2017/440/021/dinkes/IV/2017 Keterangan
01 : nomor urut dari buku agenda surat masuk
03 april 2017 : tanggal surat diterima
440/021/dinkes/IV/2017 : nomor surat asal dari pengirim
2) Surat Masuk
Surat masuk diterima oleh di unit tata usaha Puskesmas yang langsung dibukukan kedalam buku agenda surat masuk. Kemudian diteruskan ke Kasubbag Tata Usaha. Surat yang bersifat tindak lanjut segera diberikan lembaran disposisi yang di beri nomor sesuai nomor agenda diteruskan ke Pimpinan Puskesmas Citra Medika. Setelah Pimpinan mengisi disposisi dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan (diagendakan), dan akan diteruskan ke orang yang didisposisikan dengan batas waktu maksimal 1 hari.
Sedangkan surat yang bersifat pemberitahuan akan ditempelkan di papan informasi puskesmas /disampaikan dalam komunikasi Internal.
b. Surat Keluar Puskesmas 1) Penomoran Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dibuat oleh Puskesmas baik dalam berupa undangan, pemberitahuan dan laporan.
Sistem penomoran surat keluar adalah sebagai berikut : Format : 440/XX/PKM-CM/X/XXXX
Contoh Format: 440/10/PKM-CM/IV/2017 Keterangan
440 : Nomor Kode Surat
10 : Nomor Surat Keluar PKM-CM : Puskesmas Citra Medika IV : Bulan Surat Keluar Puskesmas 2017 : Tahun Surat Keluar Puskesmas Kode untuk Sekretariat dan Bidang/ Program a) 440 : - Program terkait urusan Umum
- Perlengkapan
- Perencanaan dan pengadaan program dan keuangan - Program terkait Urusan Sarana dan Prasarana - Informasi Kesehatan
- Program terkait urusan pelayanan Kesehatan
- Program terkait urusan penanggulangan Masalah Kesehatan - Program terkait urusan Farmasi
- Program terkait urusan pelayanan laboratorium
b) 800 - Program terkait urusan Sumber Daya Manusia Kesehatan - Kepegawaian
2) Surat Keluar
Adapun alur mengenai surat keluar sebagai berikut :
Konsep surat keluar terlebih dahulu dikoreksi oleh Kepala Sub Bagian TU.
Kemudian dilanjutkan ke Pimpinan Puskesmas untuk di cek (Merubah/
Menambah jika ada) selanjutnya ditanda tangani oleh Pimpinan Puskesmas.
Setelah itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk didokumentasikan dengan penomoran dan dikirim ke alamat yang dituju oleh ekspeditor.
2. Penyimpanan Dokumen Perkantoran
a. Dokumen Rekam Medis inaktif wajib disimpan sekurang kurangnya duaa (2) tahun untuk family folder terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui dan pasien meninggal rekam medis dapat dimusnahkan kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan dengan jangka waktu sepuluh (10) tahun, terhitung dari tanggal kunjungan.
b. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal lima (5) tahun.
c. Administrasi dan manajemen (Admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan upaya.
d. Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang ada diantaranya folder rujukan, folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar.
e. Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen perkantoran.
3. Sistem Pengendalian Dokumen Akreditasi
Dokumen akreditasi adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas didalam peningkatan mutu Puskesmas dalam mempersiapkan akreditasi. Dokumen akreditasi dibagi menjadi dua yakni dokumen internal dan dokumen eksternal.
Dokumen internal adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas yang meliputi kebijakan pimpinan, pedoman/panduan, kerangka acuan, SOP, dan bukti-bukti kegiatan.
Dokumen eksternal adalah dokumen pendukung dalam pembuatan dokumen internal yang bersumber dari Undang-undang, Kebijakan kementerian, Peraturan-peraturan yang berlaku.
a. Penomoran Dokumen Akreditasi
1) Penomoran dokumen dilakukan oleh tim admen disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah ditentukan.
2) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan tanggal mulai berlaku dokumen dan dimulai dari kelompok Bab I, II dan III Admen, selanjutnya Kelompok Bab IV, V, VI Program / UKM, dan Kelompok Bab VII, VIII, dan IX Program UKP/
Pelayanan Klinis ( Yannis).
Penomoran SK (Surat Keputusan) : Format :
Contoh Format : 800/01/ KPTS/ PKMCM/ 2016 Keterangan :
800 : Kode Penomoran Surat Keputusan sesuai Tata Naskah Dinas
01 : Nomor surat
KPTS : Keputusan Pimpinan Puskesmas PKMCM : Kode Puskesmas Citra Medika
2016 : Tahun
Untuk Penomoran SOP
Format :
Contoh Format : 440/ 01/ SOP/PKMCM/ I/ 2016 Keterangan :
440 : Kode Penomoran Surat Umum sesuai Tata Naskah Dinas
01 : Nomor urut SOP
SOP : Standar Operasional Prosedur PKMCM : Kode Puskesmas Citra Medika
I : Bulan SOP disahkan
2016 : Tahun SOP disahkan
Untuk dokumen revisi, penomoran sesuai acuan penomoran yang berlaku dan diurutkan sesuai dokumen terakhir yang tertulis dalam buku nomor kode dokumen yang telah direvisi, ditarik dari distribusi namun tetap disimpan di Admen.
b. Pengesahan
Pengesahan dilakukan oleh pimpinan puskesmas setelah dikoreksi oleh tim akreditasi.
c. Pemberlakukan
Pemberlakuan dokumen setelah ditandatangani oleh pimpinan puskesmas.
d. Distribusi
Copy dokumen akreditasi didistribusikan oleh admen dan disimpan pada masing – masing kelompok pelayanan dengan diberi cap “Terkendali”,
Dokumen yang didistribusikan ke masing – masing kelompok pelayanan dicatat dalam buku distribusi dokumen terkendali, yang berisi informasi tentang jenis dokumen, nomor dokumen, copy ke- dan distribusi ke-.
e. Penyimpanan Dokumen Akreditasi 1) ADMEN
Warna Map Dokumen :Merah muda (di satukan per kriteria dari instrumen Akreditasi)
2) UKM
Warna Map Dokumen : Kuning (disatukan perkriteria dari instrumen Akreditasi) 3) UKP
Warna Map Dokumen : Hijau (di satukan per kriteria dariinstrumen Akreditasi) f. Pencarian kembali
Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen akreditasi.
C. Pengendalian Rekam Implementasi
Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan dalam satu buku seperti buku Notulen Pertemuan, buku
Komunikasi Internal, buku Monitoring dan Evaluasi kegiatan, buku untuk Umpan Balik, buku akses masyarakat, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya (foto, copy ijazah, sertifikat pelatihan, dan sertifikat kalibrasi).
BAB III
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
A. Komitmen Manajemen
Pimpinan Puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya, penanggung jawab pelayanan klinis, dan seluruh karyawan puskesmas bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini.
B. Fokus pada Sasaran/ Pelanggan
Pelayanan yang disediakan oleh puskesmas dilakukan dengan berfokus pada pelanggan.
Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya puskesmas dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan.
C. Kebijakan Mutu
Pimpinan Puskesmas menetapkan penanggung jawab manajemen mutu yang bertanggungjawab untuk mengkoordinasikan, memonitor kegiatan peningkatan mutu dan kinerja puskesmas dan membudayakan perbaikan kinerja yang berkesinambungan secara konsisten dan sistematis.
1. Pimpinan puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, dan penanggung jawab upaya puskesmas berkomitmen untuk menerapkan perbaikan mutu/ kinerja yang berkesinambungan.
2. Pimpinan puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, dan penanggung jawab upaya puskesmas berkomitmen menyelenggarakan pelayanan berdasarkan kebutuhan masyarakat dengan berfokus pada kepuasan pelanggan, keselamatan pelanggan, serta melakukan perbaikan mutu/kinerja pelayanan secara berkelanjutan.
3. Pimpinan puskesmas berkomitmen untuk memastikan ketersediaan sumber daya yang diperlukan guna penyelenggaraan pelayanan sesuai yang distandarkan.
Pimpinan Puskesmas memimpin Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali dan selalu ada pelimpahan wewenang jika berhalangan.
D. Perencanaan Sistem Manejemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/ Mutu
Agar mutu dapat dikelola dengan baik maka perlu ditetapkan penanggung jawab manajemen mutu yang bertugas untuk melakukan koordinasi, monitoring, dan membudayakan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja secara berkesinambungan dan menjamin pelaksanaan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja dilakukan secara konsisten dan sistematis. Penaggung jawab manajemen mutu tersebut bertanggung jawab dalam menyusun pedoman (manual mutu) dan kinerja bersama dengan pimpinan puskesmas yang akan menjadi acaun bagi pimpinan, penanggung jawab program, dan pelaksana kegiatan puskesmas. Pimpinan dan penanggung jawab manajemen mutu secara periodik melakukan pertemuan tinjauan manajemen untuk membahas umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses penyelenggaraan kegiatan pelayanan puskesmas, maupun perubahan kebijaka mutu jika diperlukan, serta membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya dan rekomendasi untuk perbaikan. Dalam penilaian kinerja puskesmas, jika terjadi hasil yang tidak sesuai harus ditindaklanjuti dengan koreksi berupa tindakan korektif. Upaya preventif juga dilakukan untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya hasil yang tidak sesuai.
Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis, indikator penyelenggaraan upaya puskesmas. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan. Perencanaan mutu Puskesmas dan keselamatan pasien berisi program-program kegiatan peningkatan mutu yang meliputi :
1. Penilaian dan peningkatan kinerja baik UKM maupun UKP
Penilaian kinerja UKM dilakukan dengan cara mengukur tingkat pencapaian standar pelayana minimal puskesmas dan 12 indikator keluarga sehat.
Penilaian kinerja UKP dilakukan dengan cara monitoring pelaksanaan standar operasional prosedur di tiap-tiap unit pelayanan dan menilai tingkat kepuasan pelanggan melalui angket yang diisi oleh pelanggan itu sendiri setelah menerima pelayanan.
2. Upaya pencapaian enam sasaran keselamatan pasien a. Ketepatan identifikasi pasien dengan cara :
Pasien diidentifikasi menggunakan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan Kartu Keluarga
Pasien diidentifikasi sebelum pemberian obat di apotek
Pasien diidentifikasi sebelum pemeriksaan laboratorium dan pemeriksaan klinis
Ditetapkan kebijakan dan prosedur yang mengarahkan identifikasi pada semua unit pelayanan
b. Peningkatan komunikasi yang efektif dengan cara:
Hasil pemeriksaan dituliskan secara lengkap oleh setiap pemberi layanan kesehatan
Hasil pemeriksaan dijelaskan kembali secara lengkap oleh pemberi layanan kepada pasien
Ditetapkan kebijakan dan prosedur yang mengarahkan pelaksanaan keakuratan komunikasi secara konsisten pada semua unit pelayanan
c. Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai dengan cara:
Ditetapkan kebijakan dan prosedur untuk menetapakan proses identifikasi dan pemberian label yang jelas pada obat-obat beresiko menimbulkan kesalahan pemberian dosis
Obat-obat golongan narkotika dan psikotropika disimpan pada lemari khusus dengan kunci ganda yang dicatat pengeluarannya pada buku khusus
d. Kepastian tepat lokasi, tepat prosedur, dan tepat pasien dengan cara:
Puskesmas memberikan informasi berupa papan nama pada masing-masing unit pelayanan
Puskesmas membuat denah lokasi masing-masing unit pelayanan dan diinformasikan kepada pelanggan
Setiap petugas pemberi layanan mendokumentasikan setiap tindakan atau layanan yang diberikan kepada pelanggan pada form rekam medis dan buku register layanan
Setiap petugas pemberi layanan meminta persetujuan/ penolakan pasien/ keluarga pasien pada setiap tindakan medis yang akan dilakukan pada pasien tersebut
Ditetapkan kebijakan dan prosedur untuk memastikan tepat lokasi, tepat prosedur, dan tepat pasien
e. Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan dengan cara:
Puskesmas mengadaptasi pedoman hand hygiene yang ditetapkan secara umum dari WHO patient safety
Puskesmas menerapkan program hand hygiene yang efektif berupa tujuh langkah cuci tangan
Ditetapkan kebijakan dan prosedur untuk mengarahkan pengurangan secara berkelanjutan resiko dari infeksi yang terkait pelayanan kesehatan
f. Pengurangan resiko pasien jatuh dengan cara:
Puskesmas menerapkan asasemen awal atas pasien terhadap resiko jatuh yang dilakukan mulai pendaftaran yang diasasemen ulang pada unit-unit pelayanan selanjutnya
Langkah-langkah diterapkan untuk mengurangi resiko jatuh bagi mereka yang pada hasil asasemen dinggap beresiko jatuh
Langkah-langkah dimonitor hasilnya baik pengurangan cedera akibat jatuh dan dampak dari kejadian tidak diharapkan
Ditetapkan kebijakan dan prosedur untuk mengarahkan pengurangan berkelanjutan resiko pasien cedera akibat jatuh di puskesmas
3. Penerapan manajemen risiko pada area prioritas
Penerapan manajemen resiko dilakukan pada seluruh unit layanan meliputi upaya pencegahan infeksi dan penularan penyakit baik terhadap pemberi layanan maupun terhadap pelanggan.
Penerapan manajemen resiko dilakukan melalui tahap-tahap:
a. Identifikasi risiko b. Analisis risiko c. Asasemen risiko d. Evaluasi risiko e. Pengelolaan risiko
4. Penilaian kontrak/kerjasama pihak ketiga
Dalam pengelolaan kegiatannya, puskesmas dapat melakukan kerjasama dengan pihak ketiga.
Kerjasama yang dilakukan puskesmas dan pihak ketiga meliputi pelayanan kesehatan dan pengadaan barang. Kerjasama dengan pihak ketiga didokumentasikan dalam bentuk perjanjian kerjasama yang dievaluasi setiap satu tahun sekali dan dapat dilakukan apabila diperlukan.
5. Pelaporan dan tindak lanjut insiden keselamatan pasien Jenis-jenis insiden kesalamatan pasien, antara lain:
a. Kondisi potensial cedera (KPC) adalah kondisi yang sangat berpotensi untuk menimbulkan cedera tetapi belum terjadi insiden
b. Kejadian Tidak Cedera (KTC) adalah insiden yang sudah terpapar ke pasien tetapi tidak timbul cedera
c. Kejadian Nyaris Cedera (KNC) adalah terjadinya insiden yang belum sampai terpapar ke pasien
d. Kejadian Tidak Diharapkan (KTD) adalah insiden yang mengakibatkan cedera pada pasien
e. Kejadian sentinel adalah suatu KTD yang mengakibatkan kematian atau cedera Prosedur pelaporan insiden yang terjadi di puskesmas melalui tahapan sebagai berikut:
a. Setiap petugas yang pertama kali menemukan insiden bertugas menangani insiden dan membuat laporan kepada Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) dalam waktu dua kali dua puluh empat jam
b. Tim PMKP melakukan analisis dan memberikan rekomendasi/ solusi kepada unit terkait c. Tim PMKP membuat laporan insiden dan menyampaikannya kepada pimpinan puskesmas 6. Peningkatan mutu pelayanan laboratorium
Pemantapan mutu (quality assurance) laboratorium adalah keseluruhan proses atau semua tindakan yang dilakukan untuk menjamin ketelitian dan ketepatan hasil pemeriksaan. Kegiatan
ini berupa Pemantapan Mutu Internal (PMI), Pemantapan Mutu Eksternal (PME) dan Peningkatan Mutu.
a. Pemantapan Mutu Internal (PMI/Internal Quality Control)
Pemantapan Mutu Internal (PMI) adalah kegiatan pencegahan dan pengawasan yang dilaksanakan oleh setiap laboratorium secara terus menerus agar tidak terjadi atau mengurangi kejadian kesalahan atau penyimpangan sehingga diperoleh hasil pemeriksaan yang tepat. Manfaat:
Pemantapan dan penyempurnaan metode pemeriksaan dengan mempertimbangkan aspek analitik dan klinis.
Mempertinggi kesiagaan tenaga, sehingga pengeluaran hasil yang salah tidak terjadi dan perbaikan penyimpanan dapat dilakukan segera.
Memastikan bahwa semua proses mulai dari persiapan pasien, pengambilan, pengiriman, penyimpanan dan pengolahan dan pemeriksaan spesimen sampai dengan pencatatan dan pelaporan telah dilakukan dengan benar.
Mendeteksi penyimpangan dan mengetahui sumbernya.
Membantu perbaikan pelayanan kepada pelanggan (customer) Cakupan
Objek Pemantapan Mutu Internal meliputi aktivitas: tahap praanalitik, tahap analitik dan tahap pasca-analitik.
Tahap Pra-Analitik adalah tahap mulai mempersiapkan pasien, mengambil spesimen, menerima spesimen, memberi identitas spesimen, mengirim spesimen rujukan sampai dengan menyimpan spesimen.
Persiapan pasien
Sebelum spesimen diambil harus diberikan penjelasan kepada pasien mengenai persiapan dan tindakan yang hendak dilakukan.
Penerimaan spesimen
Petugas penerimaan spesimen harus memeriksa kesesuaian antara spesimen yang diterima dengan formulir permintaan pemeriksaan dan mencatat kondisi fisik spesimen tersebut pada saat diterima antara lain volume, warna, kekeruhan, dan konsistensi. Spesimen yang tidak sesuai dan memenuhi persyaratan hendaknya ditolak. Dalam keadaan spesimen tidak dapat ditolak (via pos, ekspedisi), maka perlu dicatat dalam buku penerimaan spesimen dan formulir hasil pemeriksaan.
Penanganan spesimen
Pengelolaan spesimen dilakukan sesuai persyaratan, kondisi penyimpanan spesimen sudah tepat, penanganan spesimen sudah benar untuk pemeriksaan-pemeriksaan khusus, kondisi pengiriman spesimen sudah benar.
Pengiriman spesimen
Spesimen yang sudah siap untuk diperiksa dikirimkan ke bagian pemeriksaan sesuai dengan jenis pemeriksaan yang diminta. Jika Laboratorium Puskesmas tidak mampu melakukan pemeriksaan, maka spesimen dikirim ke laboratorium lain dan sebaiknya dikirim dalam bentuk yang relatif stabil.
Tahap Analitik adalah tahap mulai dari persiapan reagen, mengkalibrasi dan memelihara alat laboratorium, uji ketepatan dan ketelitian dengan menggunakan bahan kontrol dan pemeriksaan spesimen.
Persiapan reagen
Reagen memenuhi syarat sesuai standar yang berlaku, masa kadaluarsa tidak terlampaui, cara pelarutan atau pencampuran sudah benar, cara pengenceran sudah benar
Kalibrasi dan pemeliharaan peralatan
Salah satu faktor yang dapat mempengaruhi hasil pemeriksaan laboratorium adalah peralatan laboratorium, wadah spesimen. Harus dilakukan kalibrasi dan pemeliharaan peralatan laboratorium secara teratur dan terjadwal. Wadah spesimen harus bersih dan tidak terkontaminasi.
Uji ketelitian dan ketepatan dengan menggunakan bahan kontrol.
Pemeriksaan spesimen menurut metoda dan prosedur sesuai protap masing-masing parameter.
Tahap Pasca-Analitik adalah tahap mulai dari mencatat hasil pemeriksaan dan melakukan validasi hasil serta memberikan interpretasi hasil sampai dengan pelaporan.
Kegiatan Pemantapan Mutu Internal (PMI) lainnya yang perlu dilakukan di Puskesmas antara lain:
Pembuatan alur pasien, alur pemeriksaan, cara pengambilan spesimen.
Pembuatan prosedur/instruksi kerja untuk pengambilan spesimen dan setiap jenis pemeriksaan.
b. Pemantapan Mutu Eksternal (PME/External Quality Control)
Pemantapan Mutu Eksternal adalah kegiatan yang diselenggarakan secara periodik oleh pihak lain di luar laboratorium yang bersangkutan untuk memantau dan menilai penampilan suatu laboratorium dalam bidang pemeriksaan tertentu. Penyelenggaraan kegiatan Pemantapan Mutu Eksternal dilaksanakan oleh pihak pemerintah, swasta atau internasional. Setiap Laboratorium Puskesmas wajib mengikuti Pemantapan Mutu Eksternal yang diselenggarakan oleh pemerintah secara teratur dan periodik meliputi semua bidang pemeriksaan laboratorium.
Pemantapan mutu eksternal untuk berbagai bidang pemeriksaan diselenggarakan pada berbagai tingkatan, yaitu :
Tingkat nasional/tingkat pusat : Kementerian Kesehatan
Tingkat Regional : BBLK
Tingkat Propinsi/wilayah : BBLK/ BLK
Kegiatan pemantapan mutu eksternal ini sangat bermanfaat bagi Laboratorium Puskesmas, karena dari hasil evaluasi yang diperoleh dapat menunjukkan performance (penampilan/proficiency) laboratorium yang bersangkutan dalam bidang pemeriksaan yang ditentukan. Dalam melaksanakan kegiatan ini tidak boleh diperlakukan secara khusus, harus dilaksanakan oleh petugas yang biasa melakukan pemeriksaan tersebut serta menggunakan peralatan/reagen/metoda yang biasa digunakan, sehingga hasil pemantapan mutu eksternal tersebut benar-benar dapat mencerminkan penampilan laboratorium yang sebenarnya. Setiap nilai yang diterima dari penyelenggara dicatat dan dievaluasi untuk mencari penyebab-penyebab dan mengambil langkah-langkah perbaikan. Peningkatan Mutu adalah suatu proses terus menerus yang dilakukan oleh laboratorium sebagai tindak lanjut dari Pemantapan Mutu Internal (PMI) dan Pemantapan Mutu Eksternal (PME) untuk meningkatkan kinerja laboratorium.
7. Peningkatan mutu pelayanan obat
Pengendalianmutu pelayanan kefarmasian terintegrasi dengan program pengendalian mutu pelayanan kesehatan puskesmas yang dilaksanakan secara berkesinambungan. Kegiatan pengendalian mutu Pelayanan Kefarmasian meliputi:
a. Perencanaan, yaitu menyusun rencana kerja dan cara monitoring dan evaluasi untuk peningkatan mutu sesuai standar.
b. Pelaksanaan, yaitu:
monitoring dan evaluasi capaian pelaksanaan rencana kerja (membandingkan antara capaian dengan rencana kerja); dan
memberikan umpan balik terhadap hasil capaian.
c. Tindakan hasil monitoring dan evaluasi, yaitu:
melakukan perbaikan kualitas pelayanan sesuai standar; dan
meningkatkan kualitas pelayanan jika capaian sudah memuaskan.
Untuk menilai hasil atau capaian pelaksanaan Pelayanan Kefarmasian, dilakukan evaluasi.
Evaluasi dilakukan terhadap data yang dikumpulkan yang diperoleh melalui metode berdasarkan waktu, cara, dan teknik pengambilan data.
Pelaksanaan evaluasi terdiri atas:
a. Audit
Audit merupakan usaha untuk menyempurnakan kualitas pelayanan dengan pengukuran kinerja bagi yang memberikan pelayanan dengan menetukan kinerja yang berkaitan dengan standar yang dikehendaki dan dengan menyempurnakan kinerja tersebut. Oleh karena itu, audit merupakan alat untuk menilai, mengevaluasi, menyempurnakan pelayanan kefarmasian secara sistematis.
b. Review (pengkajian)
Review (pengkajian) yaitu tinjauan atau kajian terhadap pelaksanaan pelayanan kefarmasian tanpa dibandingkan dengan standar.
8. Pendidikan dan pelatihan karyawan tentang mutu dan keselamatan pasien
Untuk meningkatkan mutu pelayanan dan keselamatan pasien maka puskesmas mengikutsertakan petugas dalam pendidikan dan pelatihan tentang mutu dan keselamatan
pasien. Pendidikan dan pelatihan ini diutamakan bagi seluruh patugas yang masuk ke dalam tim mutu puskesmas. Hal ini dapat dilakukan dengan mengajukan usulan ke Dinas Kesehatan Kota Lubuklinggau.
E. Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi Pimpinan Puskesmas :
1. Pimpinan puskesmas menetapkan penanggung jawab manajemen mutu dengan kejelasan tugas dan wewenang
2. Pimpinan puskesmas bersama penanggung jawab manajemen mutu dan penanggung jawab upaya puskesmas menyusun Pedoman Peningkatan Mutu dan Kinerja
3. Pimpinan puskesmas wajib memonitor pelaksanaan dan pencapaian pelaksanaan pelayanan dan upaya puskesmas dan mengambil langkah tindak lanjut untuk revisi/perbaikan rencana bila diperlukan.
F. Wakil Manajemen Mutu/ Penanggung Jawab Manajemen Mutu Struktur organisasi tim mutu:
Pimpinan puskesmas menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di puskesmas:
1. Memastikan system manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara
2. Melaporkan kepada pimpinan puskesmas tentang pelaksanaan sistem manajemen kinerja dan manajemen pelayanan
3. Memastikan kesadaran seluruh karyawan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan sasaran/pasien
Komunikasi Internal
Komunikasi internal antara pimpinan puskesmas, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya, dan pelaksana di Puskesmas Citra Medika dilakukan melalui media eletronik dan non elektronik. Media komunikasi yang digunakan antara lain melalui:
1. Grup Whatsapp 2. Pesan singkat (SMS)
3. Minilokakarya bulanan, yang dilaksanakan setiap bulan dengan mengikutsertakan seluruh pegawai Puskesmas dan jaringannya.
4. Pertemuan tinjauan manajemen (RTM) yang dilaksanakan minimal 6 bulan sekali, dan/atau bila diperlukan.
WAKIL MANAJEMEN MUTU
TIM PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
TIM PENANGANAN KELUHAN PASIEN TIM KREDENSIAL
TIM PENCEGAHAN PENYAKIT INFEKSI TIM AUDIT INTERNAL
BAB IV
TINJAUAN MANAJEMEN
A. Umum
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen dan pelaksana tentang permasalahan-permasalahan yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/indikator mutu dan kinerja serta umpan balik masyarakat/pelanggan tentang mutu/kinerja Puskesmas. Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja,
antar unit kerja untuk masalah-masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadual (minimal dua kali dalam setahun) maupun insidental sesuai dengan kebutuhan.
Permasalahan mutu, kinerja, dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan manajemen atau pertemuaan telaah manajemen mutu dan kinerja. Pertemuan tinjauan manajemen adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.
B. Masukan Tinjauan Manajemen, meliputi : 1. Hasil audit
2. Umpan balik pelanggan 3. Kinerja Proses
4. Pencapaian sasaran-sasaran mutu / indikator-indikator kinerja
5. Status tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang telah/sedang dilakukan 6. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu/sebelumnya
7. Kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan/upaya puskesmas 8. Perubahan terhadap kebijakan mutu (jika ada)
9. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap sistem manajemen mutu/sistem pelayanan/penyelenggaraan upaya puskesmas
C. Luaran Tinjauan Manajemen
Hasil yang diharap dari tinjauan manajemen adalah keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan :
1. Peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan 2. Peningkatan pelayanan terkait dengan persyaratan pelanggan
3. Identifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
4. Penyediaan sumber daya yang perlu dilakukan agar sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan efektif
D. Agenda Pertemuan Tinjauan Manajemen 1. Pembukaan oleh Wakil Manajemen Mutu 2. Arahan dari Pimpinan puskesmas
3. Tinjauan terhadap pertemuan tinjauan manajemen yang lalu 4. Perubahan hasil audit internal
5. Umpan balik/keluhan pelanggan 6. Hasil penilaian kepuasan pelanggan 7. Hasil penilaian kinerja
8. Masalah-masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu, penyelenggaraan pelayanan (UKP dan UKM)
9. Rencana perbaikan / perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan (UKP dan UKM)
10. Rekomendasi perbaikan 11. Penutup
E. Langkah-langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen
1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama pimpinan puskesmas mempersiapkan pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi: rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang
2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan
3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen : melaksanakan sesuai agenda, memimpin proses paparan/diskusi selama pertemuan berlangsung
4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik/simpulan kepada peserta rapat 5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan
tinjauan manajemen.
BAB V
MANAJEMEN SUMBER DAYA
A. Penyediaan Sumber Daya
Pimpinan puskesmas berkewajiban menyediakan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan pelayanan di puskesmas. Penyediaan sumber daya meliputi: alat kesehatan, obat dan perbekalan kesehatan yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan UKM maupun UKP/pelayanan klinis.
1. Alat kesehatan
a. Analisa kebutuhan dengan membandingkan antara standar alat kesehatan yang harus dimiliki oleh Puskesmas sesuai peraturan yang berlaku dengan ketersediaan yang ada di Puskesmas. Analisa kebutuhan alat kesehatan yang dimaksud sebagaimana dalam lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini.
b. Selisih adalah kekurangan alat kesehatan diusulkan ke Dinas Kesehatan Kota Lubuklinggau untuk rencana pengadaan, atau pengadaan sendiri oleh Puskesmas sesuai peraturan yang berlaku. Selisih kebutuhan alat kesehatan yang dimaksud sebagaimana
dalam lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini.
c. Alat yang telah dibeli dan diterima oleh Puskesmas dikelola oleh Bendahara/ Pengurus Barang (Buku Inventaris, dan Kartu Inventaris Barang). Alat kesehatan yang telah dibeli dan diterima oleh puskesmas sebagaimana dalam lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan pada Buku Pedoman (Manual) Mutu ini
d. Alat diserahkan ke petugas/unit yang membutuhkan, disertai pelatihan cara penggunaan dan pemeliharaan alat (lengkap dengan SPO pemakaian, SPO Pemeliharaan, jadual pemeliharaan).
2. Obat dan perbekalan kesehatan
Perencanaan kebutuhan obat dan perbekalan kesehatan berdasarkan jenis kegiatan dan besarnya sasaran/target, yang dibutuhkan untuk penyelanggaraan UKM maupun UKP/Pelayanan Klinis. Besarnya kebutuhan diusulkan ke Dinas Kesehatan Kota Lubuklinggau, atau melalui pembelian sendiri dengan anggaran yang ada di puskesmas sesuai peraturan yang berlaku.
B. Manajemen Sumber Daya Manusia 1. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan dilakukan dengan melakukan analisis kebutuhan berdasarkan analisis jabatan dan beban kerja, sehingga muncul pola ketenagaan yang ada dan kebutuhan tenaga baik secara kuantitatif maupun kualitatif (jenis pendidikan, dan kompetensi). Perencanaan kebutuhan SDMK disusun secara periodik dengan jangka waktu satu tahun untuk perencanaan kebutuhan tahunan.
Perencanaan kebutuhan SDMK merupakan penetapan langkah-langkah sebagai jawaban atas 6 (enam) buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu:
a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (WHAT) b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY) c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (WHERE) d. Bilamana tindakan itu dikerjakan (WHEN)
e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO) f. Bagaimana pelaksanaannya (HOW)
2. Proses pemenuhan kebutuhan
Perencanaan kebutuhan SDMK diusulkan oleh pimpinan puskesmas ke Dinas Kesehatan untuk selanjutnya diproses sesuai dengan prosedur perekrutan SDMK di Kota Lubuklinggau.
Proses rekrutmen juga bisa dilakukan sendiri oleh Puskesmas, sehingga proses kredensialnya menjadi kewenangan puskesmas itu sendiri.
3. Pengorganisasian
Pengorganisasian dilakukan dengan menetapkan tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai dengan SK Pimpinan Puskesmas baik tugas secara fungsional maupun tugas secara struktural/ pemegang program seperti yang tertuang dalam struktur organisasi puskesmas.
4. Pengarahan dan pengendalian petugas dilakukan melalui kegiatan monitoring dan evaluasi secara berkala terhadap pelaksanaan uraian tugas masing-masing pegawai dalam kegiatan minilokakarya dan rapat tinjauan manajemen. Hal ini dilakukan juga dalam rangka meningkatkan koordinasi dan pengintegrasian kegiatan antar petugas maupun antar unit kerja/pelayanan.
C. Infrastruktur
Manajemen infrastruktur dilakukan dengan penjadwalan kegiatan pemeliharaan/perawatan berkala oleh tenaga inventaris dan tenaga kesehatan. Jadwal dipasang di setiap ruang dan setiap petugas yang telah melakukan pemeliharaan wajib mengisi jadwal tersebut sebagai bukti bahwa pemeliharaan dan pemeriksaan infrastruktur telah dilakukan.
D. Lingkungan Kerja
Dalam pelaksanaan upaya puskesmas dan kegiatan pelayanan puskesmas diupayakan agar tidak berdampak negatif terhadap lingkungan. Kajian perlu dilakukan untuk menilai sejauh mana dampak negatif mungkin terjadi sehingga dapat dilakukan upaya perbaikan dan pencegahan.
Lingkungan kerja meliputi:
1. Lingkungan fisik didalam dan luar gedung puskesmas merupakan daerah bebas asap rokok, bersih, dan aman
2. Pengelolaan lingkungan kerja dilakukan dengan menerapkan prinsip 5R sesuai Prosedur Kegiatan Tata Graha ( Ringkas, Rapi, Resik, Rawat dan Rajin )
Puskesmas Citra Medika mengadakan tenaga khusus kebersihan, yang telah diberikan uraian tugas dan jadwal kegiatan yang jelas. Pemantauan pelaksanaan kegiatan dilakukan dengan monitoring melalui ceklist kegiatan yang harus dilakukan.
Monitoring dapat dilakukan langsung oleh penanggung jawab dengan melakukan pemeriksaan kondisi kebersihan, ketertiban, dan keamanan lingkungan Puskesmas.
BAB VI
PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
1. Perencanaan UKM, akses dan pengukuran kinerja Perencanaan kegiatan UKM :
a. berdasarkan pencapaian indikator kinerja UKM tahun sebelumnya, umpan balik masyarakat/sasaran, analisis kebutuhan masyarakat, peluang pengembangan/inovasi, dan kebijakan Kota/propinsi
b. seluruh data/informasi tersebut dibahas bersama antara Penanggung Jawab UKM dan pelaksana upaya untuk menyusun usulan kegiatan UKM
c. Usulan kegiatan UKM disusun dalam format RUK UKM yang memuat 5W1H (what, who, why, when, where, how).
d. Usulan tersebut sebagai bahan pembahasan perencanaan tingkat puskesmas oleh Tim PTP.
e. Untuk perencanaan tahun berjalan setelah diketahui persetujuan anggaran, dilakukan bersama antara PJ UKM dan pelaksana dengan skala prioritas yang digunakan untuk penentuan/pemilihan kegiatan
f. Kegiatan terpilih disusun dalam bentuk RPK UKM yang disertai POA bulanan.
Akses UKM :
a. Rencana kegiatan yang telah tertuang dalam RPK dan POA disosialisasikan/komunikasikan ke masyarakat sasaran melalui pertemuan minilokakarya bulanan/lintas program, minilokakarya lintas sektor, pertemuan lintas sektor tingkat kecamatan, atau melalui media (brosur/leaflet/papan pengumuman).
b. Penyusunan jadwal pelaksanaan kegiatan UKM disusun bersama antara pelaksana Puskesmas dengan sasaran
c. Kepastian pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal yang ditetapkan, dan menginformasikan bila terjadi perubahan jadwal kegiatan.
d. Informasi umpan balik (mutu/kinerja, kepuasan sasaran) diperoleh melalui sms, SMD/MMD, survey kepuasan, atau wawancara langsung setelah pelaksanaan kegiatan.
Pengukuran Kinerja UKM :
a. Pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan indikator-indikator kinerja yang ditetapkan oleh Pimpinan puskesmas untuk masing masing UKM di Puskesmas, mengacu kepada SPM Kotadan Kebijakan Dinas Kesehatan Kota Lubuklinggau.
b. Penanggungjawab UKM bersama dengan pelaksana menyusun rencana perbaikan kinerja berdasarkan hasil monitoring dan penilaian kinerja. Perbaikan kinerja UKM dilaksanakan secara berkesinambungan.
c. Pelaksanaan monitoring pencapaian kinerja UKM dilakukan setiap bulan oleh PJ UKM kepada pelaksana melalui pertemuan yang dilaksanakan waktu pelaksanaan minilokakarya bulanan.
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran
Penetapan sasaran kegiatan UKM dilakukan berdasarkan pedoman program masing- masing UKM dengan mempertimbangkan peta masalah berbasis wilayah (by name by address).
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
Pelaksana kegiatan melakukan tinjauan persyaratan sasaran kegiatan sebelum dan setelah kegiatan, untuk mengevaluasi ketepatan sasaran kegiatan. Apabila dimungkinkan terjadi ketidaktepatan sasaran, maka pelaksana segera melakukan tindakan preventif jika kegiatan belum dilaksanakan dengan mengubah sasaran. Apabila terjadi ketidaktepatan sasaran maka pelaksana UKM melakukan tindakan korektif.
c. Komunikasi dengan sasaran
Komunikasi kepastian jadwal pelaksanaan kegiatan dilakukan oleh pelaksana UKM terhadap masyarakat/sasaran melalui surat resmi, atau kunjungan koordinasi. Apabila terjadi perubahan jadwal dikomunikasikan melalui sms, atau telepon.
3. Penyelenggaraan UKM
a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya
1) Pengendalian proses pelaksanaan UKM dilakukan dengan menetapkan pedoman/panduan program, kerangka acuan program/kegiatan dan SOP pelaksanaan kegiatan.
2) Penanggung Jawab dan pelaksana UKM melaksanakan kegiatan sesuai dengan pedoman/panduan/kerangka acuan/SOP/rencana kegiatan yang telah disusun, dan berdasarkan kebutuhan dan harapan masyarakat/sasaran.
3) Penanggung Jawab UKM memastikan jadwal kegiatan dan petugas pelaksana yang kompeten.
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
1) Pelaksana menyusun laporan pelaksanaan kegiatan UKM kepada Penanggung jawab UKM maksimal satu minggu setelah kegiatan.
2) Penanggung jawab UKM memeriksa laporan apakah selaras dengan kebijakan, pedoman/panduan, kerangka acuan dan SOP kegiatan.
3) Secara sampling dan berkala Penanggung jawab UKM melakukan observasi pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan checklist/daftar tilik, dg target CR SOP minimal 70%.
c. Identifikasi dan mampu telusur
Penanggung jawab dan pelaksana upaya bertanggung jawab atas proses perencanaan, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan tindaklanjut seluruh kegiatan termasuk pendokumentasian rekaman. Sehingga penanggung jawab UKM dan pelaksana setiap upaya mampu mengidentifikasi dan mampu telusur atas seluruh kegiatan masing – masing upaya, baik telusur sistem maupun telusur dokumen.
d. Hak dan kewajiban sasaran
Puskesmas dalam menyelenggarakan upaya akan menetapkan hak dan kewajiban sasaran setiap upaya yang diselenggarakan. Penetapan hak dan kewajiban sasaran disusun bersama dan ditetapkan dengan SK Pimpinan puskesmas.(terlampir)
e. Manajemen risiko dan keselamatan
Manajemen risiko adalah proses mengenal, mengevaluasi, mengendalikan, meminimalkan risiko dalam suuatu organisasi secara menyeluruh. Manejemen risiko dilakukan untuk meminimalisasi kemungkinan terjadinya risiko yang bisa terjadi dalam setiap kegiatan.
Proses manajemen risiko dalam pelayanan UKM meliputi menetapkan lingkup manajemen dengan kriteria 3H 1P (high risk, high volume, high cost, potensial problem), kajian risiko/risk assessment (identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko). Hasil evaluasi risiko untuk menentukan perlu atau tidak tindakan perbaikan/tindak lanjut. Tindakan perbaikan bisa berupa perbaikan input, proses atau perbaikan output.
4. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Sasaran Kinerja UKM a. Umum
Dalam rangka monitoring dan evaluasi mutu dan kinerja UKM, maka perlu ditetapkan indikator yang bisa diukur dan menggambarkan suatu kondisi sebenarnya dari hasil proses kegiatan.
b. Pemantauan dan pengukuran 1) Kepuasan pelanggan
Kepuasan pelanggan dinilai menggunakan kuesioner terhadap sasaran setiap UKM secara berkala minimal setiap enam bulan sekali. Kepuasan pelanggan dilakukan untuk mengetahui mutu layanan UKM dari aspek kepuasan pelanggan. Kuesioner dibagikan kepada pelanggan UKM melalui pertemuan atau langsung setelah kegiatan usai. Data diolah, dan dianalisis menjadi informasi tingkat kepuasan pelanggan UKM. Hasil analisis tersebut diinformasikan kepada pelanggan UKM melalui desinformasi pada saat pertemuan/kegiatan UKM atau melalui pemasangan di papan informasi.
2) Audit internal
Audit internal akan dilakukan secara berkala sepanjang tahun terhadap prosedur, sarana prasarana, SDM dan hasil pada unit-unit pelayanan yang diprioritaskan dan ditetapkan setiap tahunnya. Audit internal dilakukan minimal satu bulan setelah implementasi dari SOP yang ditetapkan, dan diulang kembali untuk jangka waktu enam bulan. Tahapan pelaksanaan audit internal adalah, penjadwalan, penyusunan instrument, penetapan petugas, sosialisasi jadwal, pelaksanaan audit, analisis data, dan pembahasan penyusunan tindak lanjut. Hasil/tindak lanjut audit internal menjadi bahan masukan Rapat Tinjauan Manajemen.
Audit internal penyelenggaraan UKM dilakukan oleh tim dijabarkan secara operasional
3) Pemantauan dan pengukuran proses
Pemantauan dan pengukuran proses dilakukan sepanjang kegiatan/proses untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan kebijakan, pedoman/panduan, kerangka acuan dan SOP upaya yang telah ditetapkan, termasuk ketaatan terhadap jadwal. Jika saat monitoring proses diidentifikasi penyimpangan atau kecenderungan tidak tercapainya tujuan, maka bisa segera dilakukan perbaikan.
Perbaikan yang bisa dilakukan meliputi perbaikan jadwal, perbaikan metode, sasaran, SOP, dll. Perbaikan ditujukan untuk melakukan tindakan korektif sehingga tujuan atau kinerja yang ditargetkan akan tetap tercapai.
Pemantauan dilakukan secara berkala dan terintegrasi lintas program, melalui pertemuan mini lokakarya internal/bulanan, dan mini lokakarya lintas sektor ( 3 bulan sekali) dengan menggunakan indikator kinerja proses yang telah ditetapkan oleh Pimpinan puskesmas pada awal tahun.
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
Pemantauan dan pengukuran hasil layanan dengan menggunakan indikator kinerja/SPM dilakukan di akhir tahun untuk mengetahui apakah target tercapai, dan bandingkan kecenderungan dengan pencapaian tahun sebelumnya (menurun, meningkat, tetap).
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
Apabila terdapat indikator / hasil UKM yang tidak sesuai, maka perlu dilakukan penetapan ulang target untuk tahun berikutnya dengan memperhatikan rencana lima tahunan puskesmas.
d. Analisis data
Hasil yang tidak sesuai atau tidak tercapai dilakukan analisis penyebab masalah, dengan tahapan identifikasi masalah, tetapkan masalah prioritas, tentukan penyebab masalah, tentukan alternatif pemecahan masalah, buat keputusan pemecahan masalah yang akan direncanakan untuk tahun depan, melalui mekanisme penyusunan perencanaan tingkat puskesmas.
e. Peningkatan berkelanjutan
Mekanisme yang harus dilakukan untuk mengendalikan peningkatan berkelanjutan dengan manajemen mutu dengan tahapan/siklus : perencanaan, pelaksanaan, analisis, dan tindak lanjut untuk semua penyelenggaraan secara terus menerus.
