PERANCANGAN WEB PENGELOLAAN ASET SUB BIDANG TEKNOLOGI INFORMASI PT. PLN
(PERSERO) DISTRIBUSI JAWA BARAT
Annisa1) Asti Herliana2) Rizki Tri Prasetio3)
1)Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknik Universitas BSI Bandung Jl. Sekolah Internasional No.1-6 Antapani, Bandung
http://universitas.bsi.ac.id [email protected]
2)Fakultas Teknik Universitas BSI Bandung Jl. Sekolah Internasional No.1-6 Antapani, Bandung
http://universitas.bsi.ac.id [email protected]
3) Fakultas Teknik Universitas BSI Bandung Jl. Sekolah Internasional No.1-6 Antapani, Bandung
http://universitas.bsi.ac.id [email protected]
Abstrak
Sub Bidang Teknologi Informasi merupakan salah satu bidang pendukung di lingkungan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat yang memiliki ruang lingkup pekerjaan yaitu dalam pengelolaan data aset, namun pengelolaan data aset Sub Bidang Teknologi Informasi yang masih menggunakan sistem konvensional yaitu menggunakan Microsoft excel untuk mendata permohonan pengadaan. Cara ini kurang efektif karena permohonan pengadaan aset yang terjadi semakin tinggi sehingga permintaan juga semakin banyak. Terlebih dengan banyaknya karyawan yang mengajukan permohonan, dimana dibutuhkan waktu yang cukup lama untuk proses permohonan pengadaan aset, maka dibuatlah perancangan web pengelolaan data aset. Metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan studi pustaka sedangkan tahap pengembangan sistem menggunakan model waterfall serta menggunakan diagram UML dalam perancangan sistem. Implementasi dan pembuatan sistem berbasis web dengan teknik pemograman Object Oriented Programming (OOP) menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL. Perancang web pengelolaan aset ini dapat membantu mempermudah karyawan dalam melakukan pengolahan data permohonan pengadaan serta memperbaiki sistem kinerja yang sedang berjalan agar lebih efektif dan efesien.
Kata Kunci: pengelolaan aset, perancangan, web.
1. Pendahuluan
Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat memiliki sistem informasi aset perusahaan yang divisualisasikan dalam bentuk Website.
Website ini menggambarkan dokumentasi properti atau aset yang dimiliki perusahaan.
Dalam penerapannya selama ini masih digunakan secara manual yang berdampak aset perusahaan yang kurang termonitoring.
Sistem pendokumentasian data pada Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat masih
berbentuk berkas, sehingga dalam implementasinya mengenai aset perusahaan yang dinilai lambat (Widianti, PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI ASET DI PT. INDUSTRI TELEKOMUNIKASI INDONESIA (PERSERO) BERBASIS WEB, 2012).Pengelolaan data aset di PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat khususnya pada Sub Bidang Teknologi Informasi memiliki banyak permasalahan.
Permasalahan yang dimaksud adalah data pendistribusian perangkat kepada karyawan tidak terpantau, karena data perangkat belum
terorganisasi dengan data karyawan. Hal ini menyebabkan apabila karyawan tersebut pindah jabatan atau tidak menggunakan kembali perangkat tersebut, informasinya menjadi tidak jelas. Dengan adanya ketidak jelasan informasi ini menyababkan inkonsistensi data, redudansi data dan ketidak sesuaian data (Mardiani, SISTEM MONITORING DATA ASET DAN INVENTARIS PT TELKOM CIANJUR BERBASIS WEB, 2013).
Mengacu pada permasalahan yang telah dijelaskan, maka pengembangan teknologi informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan. Pengembangan teknologi informasi yang dibutuhkan PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat khususnya pada Sub Bidang Teknologi Informasi adalah pengembangan sistem pengelolaan data aset. Pengembangan sistem pengelolaan data aset yang dimaksud adalah dengan cara merancang sistem informasi yang lebih baik agar dapat memberikan kemudahan dalam pengolahan dan pengelolaan data aset dengan berbasis Web. Untuk itu sistem informasi baru yang akan dirancang adalah dengan menggunakan aplikasi PHP dan database MySQL. Diharapkan dengan sistem informasi yang baru ini dapat mendukung kinerja instansi secara menyeluruh.
1.1. Metode Penelitian
Berdasarkan masalah yang terjadi pada perusahaan atau instansi Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat tersebut penulis melakukan penelitian dengan beberapa tahapan yaitu:
a. Metode pengumpulan data: observasi, wawancara dan studi pustaka
b. Model pengembangan sistem yang digunakan penulis adalah dengan model waterfall: analisis kebutuhan sistem, desain, code generation, testing dan support.
2. Landasan Teori 2.1. Sistem Indormasi
Menurut Sutabri (2005:42) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial
dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.2. Konsep Dasar Pengembangan Sistem
Menurut Rizky (2011:61), waterfall model sebagai salah satu teori dasar dan seakan wajib dipelajari dalam konteks siklus hidup perangkat lunak, merupakan sebuah siklus hidup yang terdiri dari mulai fase hidup perangkat lunak sebelum terjadi hingga pascaproduksi. Waterfall model memiliki definisi sendiri bahwa sebuah hidup perangkat lunak memiliki sebuah proses yang linear dan sekuensial.
2.3. Konsep Dasar Pemograman Web 1. HTML
Menurut Sutarman (2012:163), “HTML (Hyper Text Markup Languange) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pembuatan halaman web atas word web wide, dengan hypertext dan informasi lain yang akan ditampilkan pada halaman web.
Dokumen hypertext bias berisi text, gambar dan tipe informasi lain seperti data file, audio, video dan program excuteable”.
2. PHP
Menurut Kustiyahningsih (2011:114),
“PHP (atau resminya PHP: Hypertext Preprosesor) adalah skrip bersifat server- side yang di tambahkan ke dalam HTML.
PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat di integrasikan ke dalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server side berarti pengerjaan script dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser”.
3. Analisa Sistem Berjalan 3.1. Analisis Prosedur Berjalan
Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat memiliki sistem informasi aset. Dalam proses bisnisnya, tidak dapat terlepas dari penggunaan teknologi informasi. Mulai dari proses input data permohonan atau Nota Dinas (ND) sampai rekap BA oleh bagian pemeliharaan. Pengelolaan data aset di PT.
PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat memegang peranan penting agar proses bisnis dapat berjalan dengan baik. Prosedur sistem untuk kegiatan pengadaan aset baru permintaan user adalah sebagai berikut:
Pengadaan Perangkat (Aset) Baru Permintaan User
Pemohon Bagian Pemeliharaan Bagian Pengembangan SPV Vendor
Phase
Mengisi Form Permintaan
Menerima Info Permintaan Memastikan Permintaan pemohon
Menerima Info Permintaan Dan Hasil Konfirmasi
Melakukan Analisa Kebutuhan Dan Spek Kesesuaian Dengan
Anggaran
Mengeluarkan Spek Hasil Analisa Mengirimkan Hasil
Konfirmasi Untuk Dilakukan Survey Mengirim Form
Permintaan
Menerima Spek Hasil Analisa
Menerima Info Pemrosesan Info Ke User
Mengirimkan Untuk Persetujuan
Menerima Info Rencana Pengadaan
Mengirimkan Permintaan Aset
Menerima Permintaan Aset
Mengirim Aset Menerima Aset
Memeriksa Kondisi Aset
Return Mengisi Tanda
Terima
YA TIDAK Aset Return
Menyiapkan Kelengkapan Menyiapkan BA
Mengirim Aset Menerima Aset
Tanda Tangan
BA Rekap BA
Sumber: Sub Bidang TI PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat
Gambar 3.1. Sistem Berjalan
4. Perancangan Dan Hasil A. Database
Database sebagai tempat penyimpanan data yang terstruktur dapat diakses dengan cepat dan mudah. Dalam pembuatan sistem pengelolaan data aset Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat, ada beberapa tabel untuk menampung beberapa data yang dibutuhkan oleh sistem.
Pembuatan database dan tabel menggunakan MySQL. Sedangkan perancangan desain database yang menggambarkan hubungan antar tabel beserta relasinya menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD).
Gambar 4.1. ERD Pengelolaan Aset
B. Usecase Diagram
Gambar 4.2. Usecase Pengelolaan Pengadaan Aset
C. Activity Diagram
1. Activity Diagram Kelola Data User
Gambar 4.3. Activity Diagram Kelola Data User
2. Activity Diagram Permohonan Pengadaan
Gambar 4.4. Activity Diagram Permohonan Pengadaan
C. Class Diagram
Gambar 4.5. Class Diagram
D. Sequence Diagram
1. Sequence Diagram Kelola Data User
Gambar 4.6. Sequence Diagram Kelola Data User
2. Sequence Diagram Permohonan Pengadaan
Gambar 4.7. Sequence Diagram Permohonan Pengadaan E. Component Diagram
Gambar 4.8. Component Diagram
F. Devloyment Diagram
Gambar 4.9. Devloyment Diagram
G. Antarmuka Website 1. Halaman Login
Gambar 4.10. Halaman Login 2. Halaman User
Gambar 4.11. Halaman User 3. Halaman Permohonan Pengadaan
Gambar 4.12. Halaman Permohonan Pengadaan
4. Halaman Konfirmasi
Gambar 4.13. Halaman Konfirmasi 5. Halaman Penerimaan Aset
Gambar 4.14. Halaman Penerimaan Aset 6. Halaman History Transaksi
Gambar 4.15. Halaman History Transaksi 7. Laporan History Transaksi
Gambar 4.16. Laporan History Transaksi
8. Laporan Permohonan Pengadaan
Gambar 4.17. Laporan Permohonan Pengadaan
9. Laporan Penerimaan Aset
Gambar 4.18. Laporan Penerimaan Aset
5. Kesimpulan dan Saran 5.1. Kesimpulan
Penerapan sistem informasi pengelolaan data aset berbasis web dapat menjadi solusi atas kendala yang ditemui dalam prosedur berjalan di Sub Bidang Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dalam pengelolaan data aset, diantaranya sebagai berikut :
1. Penggunaan web pengelolaan aset yang dibuat dapat mempermudah dalam pengolahan data aset karena dalam penerapan permohonan pengadaan, data aset sudah termonitor.
2. Perancangan web pengelolaan aset ini dapat membantu dalam mengelola kelompok aset. Hal ini terlihat dari adanya pemilihan pengengelompokan aset berdasarkan aset software dan aset hardware.
3. Perancangan web pengelolaan aset dapat membantu dalam mempermudah pengambilan informasi tentang data aset, permohonan pengadaan dan pembuatan
laporan karena dalam pengolahan data asetnya sudah lebih efektif dan efesien.
5.2. Saran
Perancangan web pengelolaan aset ini masih dapat dikembangkan seiring dengan berkembangnya spesifikasi kebutuhan pengguna dan sistem yang harus dipenuhi dalam mencapai hasil dan kinerja yang lebih baik. Berikut adalah saran-saran terhadap pengembangan sistem yang telah dibangun : 1. Sistem dapat dikembangkan dengan penambahan fitur retur aset sehingga data retur aset lebih relevan dengan sumber data yang akurat.
2. Perancangan web pengelolaan aset ini dapat diteliti lagi sehingga sistem mampu diimplementasikan dengan menggunakan metode yang berbeda pada jenis instansi lain yang membutuhkan sistem pengelolaan data aset.
3. Dianjurkan adanya back-up data untuk mencegah terjadinya kesalahan atau permasalahan saat penggunaan web.
Referensi
Kustiyahningsih, Y. (2011). Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySql.
Yogyakarta: Graha Ilmu.
Mardiani, G. T. (2013). SISTEM MONITORING DATA ASET DAN INVENTARIS PT TELKOM CIANJUR BERBASIS WEB. Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA) Vol. 2, No. 1, 35.
Rizky, S. (2011). Konsep Dasar Rekayasa Perangkat Lunak. Jakarta: Prestasi Pustaka.
Sutabri, T. (2005). Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Andi.
Sutarman. (2012). Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
Widianti, U. D. (2012). PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI ASET DI PT.
INDUSTRI TELEKOMUNIKASI
INDONESIA (PERSERO)
BERBASIS WEB. Jurnal Ilmiah Komputer dan Informatika (KOMPUTA) Vol. 1 Nomor. 2, 35.
