Review Materi Perkuliahan: Sistem Perencanaan dan Pengendalian Proyek - Updating the Schedule
1. Pendahuluan: Materi ini membuka dengan menjelaskan pentingnya pembaruan (updating) jadwal dalam proyek setelah jadwal CPM telah dikembangkan dan direview. Pembahasan melibatkan penggunaan grafik batang atau laporan tabular untuk mengirimkan jadwal kepada peserta yang tepat. Pentingnya menjaga keakuratan jadwal dengan melakukan pembaruan dibahas, termasuk proses pembaruan yang melibatkan perhitungan maju dan mundur untuk menentukan tanggal penyelesaian proyek yang baru.
2. Membuat Jadwal Target atau Baseline: Langkah penting sebelum melakukan pembaruan jadwal adalah menciptakan jadwal target atau baseline. Pembahasan mencakup kebutuhan untuk membandingkan jadwal aktual dengan jadwal target dalam format grafik batang. Metode
manajemen "ketika kinerja diukur, kinerja meningkat" ditekankan, dan pembahasan mengenai pentingnya menciptakan target sebelum pembaruan pertama. Pembahasan dilengkapi dengan ilustrasi jadwal target yang membandingkan jadwal aktual untuk proyek gudang.
3. Menjaga Informasi Historis: Sebelum setiap pembaruan utama, penting untuk menyimpan jadwal lama sebagai informasi historis untuk mengantisipasi kemungkinan tindakan hukum di masa depan. Materi ini menyoroti pentingnya backup untuk melindungi data historis. Metode penamaan file dan struktur direktori yang disarankan juga diuraikan, memberikan pemahaman yang jelas tentang jejak audit dari setiap pembaruan jadwal.
4. Pembaruan Jadwal Proyek: Pembahasan mencakup frekuensi pembaruan jadwal, mulai dari bulanan hingga harian. Metode pembaruan harian dijelaskan secara rinci, termasuk penggunaan PDA untuk mempermudah proses ini. Penekanan diberikan pada keberlanjutan pembaruan dan keakuratan data, dengan mempertimbangkan berbagai cara untuk mengukur persentase
kelengkapan aktivitas yang sedang berlangsung. Pemilihan antara persentase kelengkapan atau sisa hari dijelaskan, dan juga metode pengukuran persentase kelengkapan untuk aktivitas tertentu.
5. Evaluasi Status Proyek Berdasarkan Pembaruan: Materi menyoroti pentingnya
mengevaluasi kemajuan proyek berdasarkan pembaruan jadwal. Langkah-langkah analisis biaya dan waktu diuraikan, bersama dengan tindakan yang dapat diambil jika ada ketidaksesuaian atau masalah dalam proyek. Pembahasan mencakup cara melibatkan tim manajemen dan mencari solusi ketika proyek mengalami keterlambatan atau masalah lainnya.
6. Contoh Jadwal Terbaru: Pembahasan ini menutup dengan memberikan contoh jadwal terbaru yang membandingkan jadwal yang direncanakan dengan yang sebenarnya. Ilustrasi ini memberikan gambaran visual tentang kemajuan proyek dan menjadi dasar untuk perencanaan tindakan selanjutnya. Materi memberikan pandangan mendalam tentang cara mengelola proyek secara efektif melalui pembaruan jadwal berkala.
Kesimpulan: Materi perkuliahan "Sistem Perencanaan dan Pengendalian Proyek - Updating the Schedule" memberikan pemahaman mendalam tentang pentingnya pembaruan jadwal dalam mengelola proyek. Langkah pertama pembahasan, yakni pendahuluan, membuka dengan
menjelaskan signifikansi pembaruan jadwal setelah pengembangan dan review jadwal CPM.
Pembahasan melibatkan penggunaan grafik batang atau laporan tabular untuk menyampaikan jadwal kepada pihak yang berkepentingan. Pentingnya menjaga akurasi jadwal melalui pembaruan, dengan proses perhitungan maju dan mundur, juga ditekankan untuk menentukan tanggal penyelesaian proyek yang baru.
Langkah berikutnya, yaitu pembuatan jadwal target atau baseline, menyoroti perlunya menciptakan landasan sebelum melakukan pembaruan. Materi memberikan contoh konsep manajemen yang menekankan peningkatan kinerja ketika diukur, serta memperlihatkan jadwal target yang membandingkan jadwal aktual untuk proyek gudang. Selanjutnya, menjaga informasi historis menjadi fokus dengan penekanan pada backup data historis sebelum pembaruan utama.
Materi ini memberikan panduan praktis tentang metode penamaan file dan struktur direktori yang direkomendasikan untuk jejak audit dari setiap pembaruan jadwal.
Terakhir, pembahasan mencakup proses pembaruan jadwal proyek dengan penjelasan mengenai frekuensi pembaruan, metode pembaruan harian, dan evaluasi status proyek berdasarkan
pembaruan. Materi memberikan pemahaman mendalam tentang analisis biaya dan waktu, serta tindakan yang dapat diambil jika terjadi ketidaksesuaian atau masalah dalam proyek. Dengan memberikan contoh jadwal terbaru yang membandingkan rencana dengan kenyataan, materi ini menggambarkan bagaimana pembaruan jadwal menjadi dasar untuk perencanaan tindakan selanjutnya. Keseluruhan, materi ini memberikan panduan komprehensif bagi mahasiswa dalam mengelola proyek dengan efisiensi melalui pembaruan jadwal yang teratur.
Review Materi Perkuliahan: Sistem Perencanaan dan Pengendalian Proyek - Project Control
1. Pendahuluan : Materi ini memberikan pengantar yang jelas tentang materi perkuliahan
"Sistem Perencanaan dan Pengendalian Proyek - Project Control." Abstrak menyajikan kompetensi utama dari mata kuliah ini, yaitu memberikan pemahaman kepada mahasiswa mengenai Project Control dan kemampuan untuk menganalisis jadwal berbasis Project Control.
Pendahuluan menyajikan kutipan "Hukum Murphy" yang menekankan pentingnya tahap
perencanaan dan pengendalian dalam siklus manajemen proyek. Pembahasan dilanjutkan dengan merinci fase berikutnya setelah perencanaan, yaitu pelaksanaan proyek dan pengendalian dengan menggunakan rencana dasar sebagai sarana untuk mencapai tujuan proyek.
2. Perencanaan Dasar dan Jalur Rencana: Materi menggambarkan perencanaan dasar sebagai seperangkat dokumen yang menunjukkan jalur yang seharusnya diikuti oleh proyek. Analogi dengan pelayaran kapal membantu dalam memahami peran rencana dasar sebagai kursus yang harus diikuti. Pembahasan melibatkan pemahaman bahwa jika proyek keluar dari jalur, kontrol korektif harus diterapkan. Pembahasan juga mencakup konsep rencana dasar sebagai dasar untuk memantau proyek terkait dengan waktu, pengadaan, sumber daya, dan biaya.
3. Kebutuhan akan Pengendalian Proyek: Materi menyoroti pentingnya pengendalian proyek seiring dengan pertumbuhan ukuran dan kompleksitas proyek. Perubahan dari penilaian subjektif
kemajuan menuju pendekatan yang lebih terstruktur dianjurkan, dengan peringatan terhadap jebakan pelaporan yang terlalu optimis. Grafik dan ilustrasi mendukung penjelasan mengenai bahaya pelaporan yang terlalu optimis, dan menggambarkan kebutuhan untuk tindakan korektif yang tepat waktu.
4. Ruang Lingkup Pengendalian: Materi ini menguraikan ruang lingkup pengendalian yang mencakup berbagai area manajemen proyek, seperti Manajemen Ruang Lingkup, Manajemen Waktu, Manajemen Biaya, Pengendalian Perubahan, Manajemen Sumber Daya Manusia, dan lainnya. Setiap area diuraikan dengan rinci, menyajikan dokumen perencanaan dan kontrol yang terkait, serta aspek-aspek kunci yang harus diperhatikan dalam setiap elemen manajemen proyek.
5. Pengumpulan Data: Materi menjelaskan pentingnya pengumpulan data dalam siklus pelaporan kemajuan proyek. Fokus pada akurasi pengumpulan data dan penggunaan berbagai format untuk memudahkan pelaporan. Penekanan diberikan pada kebutuhan data yang akurat untuk memastikan laporan kemajuan proyek memiliki keakuratan yang sesuai. Dibahas juga format-format pengumpulan data yang dapat digunakan di berbagai situasi pekerjaan.
6. Penerapan Teknik Pengendalian Proyek: Bagian ini memberikan panduan praktis tentang cara menerapkan pengendalian proyek. Poin-poin seperti menciptakan keterlibatan dan
komitmen, menghindari persekusi terhadap pihak yang bertanggung jawab, dan membangun koordinasi dan komunikasi antar departemen diterangkan secara rinci. Referensi kepada penulis terkenal seperti Pierce, Del Pico, dan Burke memberikan dasar teoritis yang kuat untuk
penerapan teknik pengendalian proyek.
Kesimpulan: Materi perkuliahan "Sistem Perencanaan dan Pengendalian Proyek - Project Control" memberikan pemahaman yang mendalam tentang konsep Project Control dalam manajemen proyek. Pendahuluan materi memberikan gambaran jelas tentang kompetensi utama mata kuliah ini, yaitu memberikan pemahaman kepada mahasiswa mengenai Project Control dan kemampuan untuk menganalisis jadwal berbasis Project Control. Materi ini memulai dengan penekanan pada "Hukum Murphy," yang menyoroti pentingnya tahap perencanaan dan
pengendalian dalam siklus manajemen proyek, memberikan fondasi yang kuat untuk pemahaman mahasiswa.
Pembahasan mengenai perencanaan dasar dan jalur rencana memperlihatkan pentingnya dokumen perencanaan dasar sebagai panduan yang harus diikuti oleh proyek, dengan analogi pelayaran kapal yang membantu memahaminya. Materi memberikan pemahaman bahwa jika proyek keluar dari jalur, perlu diterapkan kontrol korektif. Selanjutnya, pembahasan melibatkan kebutuhan akan pengendalian proyek seiring dengan pertumbuhan ukuran dan kompleksitas proyek. Materi memberikan dorongan untuk beralih dari penilaian subjektif kemajuan menuju pendekatan yang lebih terstruktur, dengan memperingatkan terhadap jebakan pelaporan yang terlalu optimis.
