SIKLUS BUKU BESAR
Tujuan umum :
1.
Mencatat semua transaksi segera dan teliti.
2.
Membukukan transaksi ke akun yang sesuai.
3.
Menyelenggarakan jurnal penyesuaian.
4.
Menjaga keseimbangan debet-kredit.
5.
Menghasilkan laporan keuangan dan menjaga
keterpercayaan laporan keuangan.
Fungsi :
1.
Mengumpulkan data transaksi.
2.
Memproses aliran data transaksi.
3.
Menyimpan semua data transaksi.
4.
Menyelenggarakan pengawasan akuntansi.
5.
Menghasilkan laporan keuangan.
6.
Mengklasifikasi dan memberi kode pada
setiap data transaksi dan rekening yang
sesuai.
Dokumen dan sumber data
Siklus buku besar menerima masukan dari berbagai sumber yang berasal dari jurnal umum, yang berisi tiga macam transaksi:
1) Transaksi tidak rutin yang terjadi dalam suatu periode akuntansi yang tidak sering dilakukan, contoh: menukar aktiva dengan saham.
2) Transaksi penyesuaian rutin dilakukan di akhir periode, contoh: perhitungan beban depresiasi. Dan tidak rutin, contoh: penilaian kembali aktiva.
3) Transaksi penutup, dilakukan dengan membuat jurnal penutup sekaligus jurnal pembuka untuk mengawali suatu periode akuntansi.
Database
Untuk menyelenggarakan siklus buku besar memerlukan beberapa file induk, file transaksi, dan file kronologis, yaitu:
1) File induk buku besar. Data yang ada di file ini mewakili satu kode akun berisi atribut berikut: kode akun, nama akun, klasifikasi, saldo awal, total debet dan kredit sejak awal tahun buku hingga hari ini, total debet dan kredit sejak awal bulan hingga hari ini, saldo akhir dan posisi debet atau kredit.
2) File kronologis, berisi data realisasi transaksi tiap akun untuk setiap bulan setelah proses tutup bulan dilakukan data yang sudah ditutup dipindah ke file ini.
3) File format laporan keuangan, berisi format laporan keuangan keuangan yang dihasilkan perusahaan yang terdiri dari: judul laporan, judul kolom, waktu pelaporan, pendistribusian dan klasifikasi laporan.
Laporan dan Informasi
→ Laporan yang dihasilkan siklus buku besar:
1. Analisis buku besar.
2. Laporan keuangan.
3. Laporan manajemen.
Pengawasan Akuntansi
Siklus buku besar diharapkan menghasilkan informasi dan laporan yang teliti serta tepat waktu, untuk tujuan ini resiko yang dihadapi harus di identifikasi yang kemudian diterapkan langkah- langkah pengawasan yang perlu.
Resiko
1. Catatan jurnal tidak disiapkan dengan baik.
2. Data jurnal tidak dicatat.
3. Jumlah debet-kredit tidak seimbang.
4. Jumlah rekening kontrol dibuku besar tidak sama dengan yang ada dibuku pembantu.
5. Orang yang tidak berhak dapat membaca dan mengakses data buku besar.
6. Telusuran audit yang menghubungkan buku besar dengan dokumen sumber ada yang hilang atau tidak dapat digunakan.
7. Data yang berhubungan dengan buku besar hilang atau rusak.
Pengawasan Umum
1.
Fungsi pencatatan ke buku besar dipisah dari fungsi penyiapan.
2.
Dokumentasi untuk penggunaan kode rekening harus tersedia, dilengkapi prosedur pencatatan.
3.
Langkah operasi misalnya pembuatan laporan dan proses penutupan periode dibuat prosedur yang jelas.
4.
Bila mengolah data online terminal komputer
hanya dipakai untuk mencatat data.
Pengawasan Transaksi
1. Voucher jurnal memiliki nomor urut tercetak.
2. Data yang ada di voucher jurnal dicek kebenarannya.
3. Kesalahan mencatat jurnal segera diperbaiki agar tidak diproses ke buku besar.
4. Voucher jurnal yang sudah di otorisasi harus dibukukan karyawan yang tidak terlibat dalam penyiapan dan pengotorisasian.
5. Keseimbangan debet-kredit selalu diperiksa ulang.
6. Jumlah total sebelum dan sesudah diinput dari jurnal ke buku besar selalu dibandingkan.
7. Referensi silang harus selalu dicatat.
8. Voucher jurnal disimpan berdasarkan nomor urut.
9. Catatan jurnal dan laporan keuangan secara periodik diperiksa manajer dan auditor internal.
