ZONA INTEGRITAS MENUJU WILAYAH BEBAS DARI KORUPSI
PEMERINTAH YANG BERSIH DAN BEBAS KKN DAN
KUALITAS PELAYANAN PUBLIK
BUKTI DOKUMEN
P1 - MANAJEMEN PERUBAHAN
1.3. Pemantauan dan Evaluasi Pembangunan WBK/WBBM
a. Implementasi pembangunan zona integritas sesuai dengan rencana
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS DIPONEGORO
FAKULTAS TEKNIK
2020
Rencana aksi pada dasarnya merupakan penjabaran program kerja berupa rencana implementasi yang lebih detail dari komponen pengungkit berserta target indikator yang meliputi 6 program bidang, yaitu: Manajemen Perubahan, Penataan Tatalaksana, Penataan Manajemen SDM, Penguatan Akuntabilitas Kinerja, Penguatan Pengawasan, dan Peningkatan Kualitas Pelayanan yang diharapkan dapat menghasilkan sasaran yaitu aparatur/pegawai yang bersih dan bebas KKN serta peningkatan kualitas pelayanan publik sebagai komponen hasil. Sebagian besar komponen pengungkit sudah dilaksanakan di Fakultas Teknik (dapat dilihat pada kolom Current Status) dan indikator tercapai dengan baik. Sedangkan beberapa komponen yang belum terlaksana akan dilaksanakan sesuai rencana aksi. Disamping itu, sebagai bentuk perbaikan berkelanjutan dibutuhkan pengembangan rencana aksi dari komponen yang sudah terlaksana sehingga terwujud peningkatan kualitas layanan publik secara berkelanjutan (continuous improvement).
Current Status dan Rencana Aksi beserta indikator capaian
Fakultas Teknik menuju Zona Integritas Wilayah Bebas Korupsi
(WBK) / Wiayah Birokrasi Bersih Melayani (WBBM) adalah sebagai
berikut:
RENCANA AKSI
KEGIATAN BUKTI
DOKUMEN KEGIATAN TARGET W AKTU
PROSES
I. MANAJEMEN PERUBAHAN
1 Tim Kerja Indikator:
- Terbentuk Tim Kerja
- Terpilihnya anggota Tim kerja sesuai mekanisme yang baik
a. Pembentukan tim untuk melakukan pembangunan Zona Integritas
Melaksanakan (1) pembentukan tim melalui rapat tanggal 13 Mei 2020 pukul 08.00 dan dibentuk WA Group. (2) mengadakan rapat persiapan penyusunan dokumen Zona Integritas menuju WBK Fakultas Teknik yang dimulai dari tanggal 14 Mei 2020, pukul 13.00 - selesai (via MS Team dan offline di rg sidang Lt. 3 GKU FT UNDIP) (3) dan rapat-rapat yang lain.
Photo Rapat, Notulensi, BA dan daftar hadir, SK Tim ZI WBK (Lampiran
A.I.1.a_SK Tim ZI WBK)
b. Penentuan
prosedur/mekanisme anggota Tim selain pimpinan
Berita Acara Rapat tanggal 13 Mei 2020 yang berisi mekanisme pemilihan anggota Tim Zona Integritas menuju WBK
Berita Acara
Hasil Rapat
2 Dokumen Rencana
Pembangunan Zona Integritas Indikator:
- Tersusunnya dokumen rencana kerja
DOKUMEN W AKTU - Tersusunnya target indikator
- Tersosialisasinya pembangunan zona integritas menuju WBK a. Penyusunan dokumen
rencana kerja pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM
Menyusun dokumen Rencana Kerja Pembangunan Zona Integritas
Dokumen Rencana Kerja Pembangunan Zona Integritas menjuju WBK
b. Penyusunan target-target prioritas yang relevan dengan tujuan pembangunan
WBK/WBBM
Menyusun Rencana Aksi (identifikasi current status dan rencana aksi) dan target
indikator kinerja dari masing- masing pengungkit
Tabel indikator, current status dan rencana aksi
c. Sosialisasi pembangunan WBK/WBBM melalui media dan kegiatan
Pencanangan Pembangunan Zona Integritas oleh Rektor pada tanggal 28 Mei 2020 jam 13.00, pembuatan spanduk dan banner tentang pembangunan zona integritas dan disebarkan ke seluruh departemen, serta sosialisasi melalui Web Undip dan Web Fakultas Teknik
Undangan Pencanganan Zona Integritas, Foto-foto
spanduk dan banner, screenshoot berita di web
3 Pemantauan dan Evaluasi Pembangunan W BK/WBBM Indikator:
- Terimplementasinya rencana kerja
- Terwujudnya monitoring dan evaluasi pelaksanaan WBK - Ditindaklanjutinya hasil
DOKUMEN W AKTU monitoring dan evaluasi WBK
a. Implementasi pembangunan zona integritas sesuai dengan rencana
Sebagian besar kegiatan sudah terbiasa dilaksanakan di
Fakultas Teknik (current status).
Rencana aksi diperlukan untuk beberapa kegiatan yang belum terlaksana dan untuk
pengembangan kegiatan yang sudah terlaksana
Tabel current status yang menunjukkan pembangunan WBK sudah ter- implementasi
b. Monitoring dan evaluasi terhadap pembangunan Zona Integritas
Monitoring dan evaluasi yang sudah dilaksanakan secara rutin yaitu berupa evaluasi laporan kinerja, dan pelaksanaan audit internal.
Laporan Audit
Internal Akan dilakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan pembangunan zona interitas secara triwulanan bersamaan dengan audit internal TPMF
Juli 2020
c. Tindak lanjut hasil
monitoring dan evaluasi Hasil audit internal sudah ditindaklanjuti dan dibahas dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
Dokumen Rapat Tinjauan
Manajemen
Akan dilakukan tindak lanjut hasil monitoring dan evaluasi zona integritas yang terintegrasi dengan hasil audit internal dan dituangkan dalam Rapat Tinjauan Manajemen
Juli 2020
DOKUMEN W AKTU
4 Perubahan pola pikir dan budaya kerja
Indikator:
- Terciptanya pimpian sebagai role model
- Terbentuknya agen perubahan - Terbangunnya budaya kerja
WBK
- Terwujudnya peningkatan keterlibatan anggota dalam pembangunan WBK
a. Peran pimpinan sebagai role model dalam pelaksanaan Pembangunan WBK/WBBM
Kehadiran pimpinan, Dekan dan para Wakil Dekan serta Kabag dan para Kasubbag, telah memberikan gambaran tentang kedisiplinan dalam kehadiran.
Pimpinan juga memantau
kehadiran pegawai melalui rekap faceprint.
Bukti Faceprint Kehadiran Pimpinan.
(Lampiran A.I.4.a._Peran Pimpinan Sebagai Role Model
b. Penetapan agen perubahan Agen perubahan sudah
ditetapkan melalui SK Dekan FT SK Dekan tentang Agen Perubahan
c. Membangun budaya kerja dan pola pikir di lingkungan organisasi
Telah dilakukan penandatangan Pakta Integritas yang melibatkan pimpinan dan staf.
Pelatihan/sosialisasi zona integritas sudah pernah
dilakukan pada tanggal 13-14
Dokumen Pakta Integritas, dokumen kegiatan
pelatihan zona integritas di
Membangun budaya kerja akan terus dilakukan melalui
pelatihan/sosialisa si mengenai zona
Juli 2020
DOKUMEN W AKTU September 2019 di Magelang Magelang. integritas WBK dan
rapat-rapat kerja fakultas
d. Peningkatan keterlibatan anggota organisasi dalam pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM
Sebagian besar anggota organisasi sudah terlibat pembangunan zona integritas dibuktikan dari penandatangan pakta integritas. Pencanangan zona integritas sudah melibatkan dosen, tendik dan mahasiswa.
Dokumen pakta integritas, undangan dan dokumentasi pencanganan zona integritas
Akan dilakukan peningkatan keterlibatan
anggota organisasi melalui rapat-rapat internal, workshop, penyampaian ide/gagasan anggota melalui media sosial, dan lain-lain
Juli 2020
II. PENATAAN TATALAKSANA
1 Prosedur operasional tetap (SOP) kegiatan utama
Indikator:
- Tersusunnya dokumen SOP - Terimplementasinya SOP - Terwujudnya perbaikan SOP
secara berkelanjutan
a. Penyusunan SOP yang mengacu pada peta proses bisnis instansi
SOP terintegrasi dengan peta bisnis proses Universitas.
Dokumen SOP di fakultas sudah disusun pada tahun 2016 pada saat Fakultas Teknik memperoleh sertifikasi ISO 9001 mengenai
Laporan
Penyusunan SOP FT berdasar unit bisnis UNDIP
DOKUMEN W AKTU manajemen mutu
b. Penerapan Prosedur
Operasional Tetap (SOP) SOP telah diterapkan dan
dioperasionalkan. Informasi SOP terdapat pada banner/papan informasi alur/prosedur
pelayanan (dipasang di tempat yg mudah dilihat), serta diunggah di web FT utk SOP pelayanan
Dokumen SOP FT Undip
c. Evaluasi Prosedur
Operasional Tetap (SOP) Pelaksanaan SOP telah dievaluasi yang didalamnya memuat
perbaikan dokumen SOP dalam rangka perbaikan pelayanan
Laporan
pelaksanaan dan evaluasi SOP
Evaluasi SOP akan dilaksanakan secara
berkelanjutan dalam rangka quality
improvement.
Berkelan- jutan
2 E-Office Indikator:
- Tersusunnya sistem pengukuran kinerja unit berbasis IT
- Tersusunnya sistem
operasionalisasi manajemen SDM berbasis IT
- Tersusunnya sistem layanan publik berbasis IT
- Terwujudnya monitoring dan evaluasi pemanfaatan IT
DOKUMEN W AKTU a. Pemanfaatan teknologi
informasi dalam sistem pengukuran kinerja unit
Untuk mengukur kinerja unit (Departemen dan Fakultas) sudah menggunakan sistem informasi CAKRADIPA dan SIIKU
capture tampilan dashboard
CAKRADIPA dan SIIKU
b. Penggunaan teknologi informasi dalam
operasionalisasi manajemen SDM
Operasionalisasi manajemen SDM sudah menggunakan sistem informasi kepegawaian, yaitu E- DUK UNDIP, SIKEPO, SSO, dan Faceprint
capture tampilan dashboard E- DUK UNDIP, SIKEPO, SSO, Faceprint
c. Penggunaan teknologi informasi dalam pemberian pelayanan kepada publik
Pelayanan kepada publik sudah menggunakan sistem informasi melalui SSO UNDIP, Web UNDIP, Web FT dan Sistem informasi FT (SIPAS, SIKER,UPPM,SISKA, SIPRESMA, SIAP, E-
PROCUREMENT, UCC, dst)
capture tampilan dashboard SSO, Web FT Undip, SIFT
D Monitoring dan dan evaluasi terhadap pemanfaatan teknologi informasi dalam pengukuran kinerja unit, operasionalisasi SDM, dan pemberian layanan kepada publik
Telah dilakukan monitoring dan evaluasi pengukuran kinerja per unit menggunakan sistem informasi, monitoring SDM menggunakan SKP-->diunggah ke E-duk, monitoring pelayanan publik secara online
menggunakan survey kepuasan publik serta helpdesk di web FT, dan pelaporan IKU FT dengan
Hasil survey kepuasan publik terhadap sistem informasi, dan SI- IKU
DOKUMEN W AKTU SI-IKU, serta tinjauan
Manajemen.
3 Keterbukaan Informasi Publik Indikator:
- Terwujudnya penerapan keterbukaan informasi publik - Terwujudnya monitoring dan
evaluasi atas keterbukaan informasi publik
a. Penerapan kebijakan tentang
keterbukaan informasi publik Kebijakan keterbukaan informasi publik secara tertulis (memuat apa saja yang akan diunggah kepada masyarakat, siapa yang mengunggah dan mengupdate) --
> di FT telah dirancang dan diterapkan. Keterbukaan informasi publik ini juga didukung oleh pimpinan (nota dinas)
Rancangan keterbukaan informasi publik dan nota dinas pimpinan
b. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik
Telah dilakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan kebijakan keterbukaan informasi publik secara periodik di akhir tahun berjalan.
Laporan
monitoring dan evaluasi
DOKUMEN W AKTU
III. PENATAAN SISTEM MANAJEMEN SDM
1 Perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan
organisasi Indikator:
- Tersusunnya kebutuhan pegawai yang mengacu peta jabatan dan analisis beban kerja
- Terwujudnya penempatan pegawai sesuai dengan rencana kebutuhan pegawai
- Terwujudnya monitoring dan evaluasi terhadap penempatan pegawai
a. Penyusunan kebutuhan pegawai yang mengacu
kepada peta jabatan dan hasil analisis beban kerja untuk masing-masing jabatan
Melaksanakan rapat kebutuhan berdasarkan pada peta jabatan dan analisis beban kerja (ABK) dan mengusulkan kebutuhan pegawai berdasarkan pemetaan jabataan jabatan dan analisis beben kerja
Surat Undangan, Notulen,
dokumen kebutuhan pegawai berdasarkan pemetaan jabatan dan analisis beban kerja (ABK), surat usulan kebutuhan pegawai. (FOTO), E-DUK https://e- duk.apps.undip.a
DOKUMEN W AKTU c.id
b. Penempatan pegawai hasil rekrutmen yang mengacu kepada kebutuhan pegawai yang telah disusun per jabatan
Menempatkan pegawai hasil rekrutmen berdasarkan usulan pegawai yang disetujui
MenPAN/RB (jika PNS), Non PNS disetujui Rektor
Dokumen persetujuan BKN/ SK pengangkatan pegawai ,
Dokumen Surat Menjalankan Tugas
c. Monitoring dan dan evaluasi kinerja terhadap penempatan pegawai rekruitmen untuk memenuhi kebutuhan jabatan dalam organisasi
Melaksanakan monitoring dan evaluasi penempatan pegawai rekrutmen terhadap kinerja unit
Dokumen SKP
2 Pola Mutasi Internal Indikator:
- Terwujudnya mutasi antar pegawai
- Tersusunnya rencana mutasi pegawai dengan memperhatikan kompetensi jabatan
- Terwujudnya monitoring dan evaluasi atas mutasi pegawai
a. Mutasi pegawai antar jabatan
untuk pengembangan karier melakukan pengembangan karir pegawai, telah dilakukan mutasi
SK mutasi internal,
DOKUMEN W AKTU
pegawai pegawai antar jabatan undangan,
notulen, daftar riwayat
pekerjaan, daftar riayat hidup b. Penyusunan rencana mutasi
pegawai antar jabatan yang memperhatikan kompetensi jabatan dan mengikuti pola mutasi yang telah ditetapkan
melaksanakan rapat dalam rangka mutasi internal antar jabatan mengacu pada
kompetensi Jabatan
Dokumen Analisis Beban Kerja, E-DUK, SK Mutasi
c. Monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan mutasi yang telah dilakukan dalam kaitannya dengan perbaikan kinerja
melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap kegiatan
mutasi yang dilakukan kaitannya dengan perbaikan
kinerjapenempatan
Dokumen monitoring, SKP triwulan, laporan monitoring
3 Pengembangan pegawai berbasis kompetensi
Indikator:
- Tersusunnya training need analysis
- Tersusunnya rencana pengembangan kompetensi pegawai
- Tersusunnya perhitungan
kesenjangan kompetensi pegawai - Terinformasinya kesempatan
diklat bagi pegawai
- Terwujudnya pengembangan
DOKUMEN W AKTU kompetensi pegawai
a. Penyusunan Training Need Analysis untuk
pengembangan kompetensi
Melakasanakan rapat
penyusunan analisa kebutuhan diklat/bimtek pengembangan pegawai (Training Need Analysis) untuk pengembangan
kompetensi
Dokumen analisis kebutuhan diklat/bimtek pengembangan pegawi, Surat Tugas, notula, undangan rapat
b. Penyusunan rencana pengembangan kompetensi pegawai dengan
mempertimbangkan hasil pengelolaan kinerja pegawai
Menyusun rencana
pengembangan kompetensi pegawai berdasarkan penilaian SKP
Dokumen rencana pen gembangan kompetensi pegawai
c. Perhitungan persentase kesenjangan kompetensi pegawai yang ada dengan standar kompetensi yang ditetapkan untuk masing- masing jabatan
Melakukan pemetaan persentase kesenjangan kompetensi pegawai yang ada dengan standar
kompentensi yang ditetapkan masing-masing jabatan
Data pendidikan pegawai, jabatan pegawai. Rapat Penilaian Angka Kredit
d. Pemberian kesempatan kepada pegawai memperoleh hak untuk mengikuti diklat maupun pengembangan kompetensi lainnya.
Selalu menginformasikan kegiatan Dikalat Bimtek ke pegawai, menugaskan pegawai mengikuti Diklat, Seminar, Bimtek
Surat Edaran Informasi Diklat Bimtek, Surat Tugas
DOKUMEN W AKTU e. Pengembangan kompetensi
kepada pegawai (dapat
melalui pengikutsertaan pada lembaga pelatihan, in-house training, atau melalui
coaching, atau mentoring, dll)
Mengusulkan pegawai dalam upaya pengembangan komptensi kepada pegawai dengan
mngikutsertakan pada lembaga pelatihan, in house training dll.
Surat Usulan pegawai mengikuti Diklat,Bimtek, seminar,
workshop. Daftar pegawai yang telah mengikuti Diklat/Bimtek
f. Monitoring dan evaluasi terhadap hasil pengembangan kompetensi dalam kaitannya dengan perbaikan kinerja
Melakukan monitoring dan
evaluasi terhadap pengembangan kompetensi dalam rangka
perbaikan kinerja
Dokumen laporan hasil monitoring, TIM TPMF,
Evaluasi Standar Penjaminan Mutu Internal
4 Penetapan kinerja individu Indikator:
- Tersusunnya penetapan kinerja pegawai
- Terwujudnya kesesuaian ukuran kinerja individu
- Terwujudnya pengukuran
DOKUMEN W AKTU kinerja individu secara periodik
- Terwujudnya pemberian reward bagi kinerja individu
a. Penetapan kinerja individu yang terkait dengan kinerja organisasi
Menetapkan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP), menetapkan kinerja unit (perjanjian kontrak kinerja Dekan)
Dokumen SKP, Dokumen kontrak kinerja
b. Penetapan kesesuaian ukuran kinerja individu dengan indikator kinerja individu level diatasnya
menyusun pengukuran kinerja individu telah memiliki
kesesuaian dengan indikator kinerja individu level atasnya.
dokumen SKP Kabag.
Kasubbag, Staf
c. Pengukuran kinerja individu
secara periodik menyiapkan laporan kompilasi SKP melalui aplikasiSKP yang telah disahkan secara berjenjang
SKP Dosen, BKD Rekap Dokumen nilai SKP Tendik
d. Pemberian reward (pengembangan karir individu, penghargaan dll) berdasarkan penilaian kinerja individu
Mengadakan rapat pemberian reward (penghargaan pegawai teladan) berdasarkan hasil penilaian kinerja individu.
Membuat Surat Keputusan pemberian reward (penghargaan pegawai teladan) berdasarkan hasil penilaian kinerja individu
Surat undangan, notulen rapat, daftar
hadir, foto kegiatan 2. Surat keputusan pemberian reward
(penghargaan pegawai teladan) berdasarkan
DOKUMEN W AKTU hasil penilaian
kinerja individu.
5. Penegakan aturan disiplin/kode etik/kode perilaku pegawai Indikator:
- Terimplementasikannya aturan disiplin pegawai
a. Implementasi aturan disiplin/kode etik/kode perilaku
Penegakan aturan disiplin/kode Perilaku pegawai melalui
penerapan aturan disiplin/Kode Etik/Kode Perilaku Pegawai.
Sosialisasi dan Penanganan Disiplin PNS di lingkungan UNDIP. Pemutakhiran Sistem Informasi Kepegawaian secara terbuka
Undangan sosialisasi, Presensi
kehadiran (face print), Surat Ijin Tidak hadir.
Sistem Informasi E-DUK, Sikepo https://e-
duk.apps.undip.a c.id Sikepo http://file-
ft.undip.ac.id/sik epo/pages/forms /login.php
6. Sistem Informasi Kepegawaian Indikator:
- Terwujudnya pemutakhiran data kepegawaian secara berkala
DOKUMEN W AKTU a. Pemutakhiran data informasi
kepegawaian secara berkala. Melakukan update Data
Kepegawaian melalui Sikepo dan E-DUK
SIM Sikepo, E- DUK https://e- duk.apps.undip.a c.id
Update akan dilakukan secara terus-menerus setiap ada perubahan data
kontinyu
IV. PENGUATAN AKUNTABILITAS
1 Keterlibatan pimpinan Indikator:
- Terwujudnya keterlibatan pimpinan dalam penyusuna perencanaan
- Terwujudnya keterlibatan pimpinan dalam penetapan kinerja
- Terwujudnya peran pimpinan dalam pemantauan pencapaian kinerja
a. Peningkatan keterlibatan pimpinan secara langsung dalam penyusunan
Perencanaan
Penyusunan Rencana Kerja Tahunan Fakultas Teknik yang selalu dihadiri oleh Pimpinan Fakultas Teknik dan Pimpinan di Departemen dan Program Studi di Fakultas Teknik
Dokumentasi kegiatan (IV.a.1_1,
IV.a.1_2), Daftar Undangan (IV.a.1_3), Daftar Hadir (IV.a.1_4), Laporan Kegiatan (IV.a.1_5)
DOKUMEN W AKTU
b. Peningkatan keterlibatan pimpinan secara langsung dalam penyusunan
Penetapan Kinerja
Penandatanganan Kontrak Kinerja Tahunan Fakultas Teknik yang selalu dihadiri oleh Pimpinan Fakultas Teknik dan Pimpinan di Departemen dan Program Studi di Fakultas Teknik
Dokumentasi kegiatan (IV.b.1_1, IV.b.1_2),
Kontrak Kinerja FT dan Undip (IV.a.1_3), IV.a.1_4),
Kontrak Kinerja Departemen IV.a.1_5), IV.a.1_6)
DOKUMEN W AKTU c. Peningkatan peran pimpinan
dalam memantau
pencapaian kinerja secara berkala
Kegiatan pengisian dan
pemantauan pengisian laporan kinerja triwulan oleh Pimpinan Fakultas Teknik dan tim
Penjaminan Mutu Fakultas
Dokumentasi kegiatan (IV.c.1_1), Laporan Triwulan (IV.c.1_2)
2 Pengelolaan Akuntabilitas Kinerja
Indikator:
- Tersusunnya dokumen rencana kinerja
- Terwujudnya perencanaan yang berorientasi hasil (performance
DOKUMEN W AKTU based planning/budgeting)
- Tersusunnya IKU
- Terwujudnya konsep SMART dalam penyusunan IKU - Tersusunnya laporan kinerja
tepat waktu
- Terwujudnya laporan kinerja yang memberikan informasi tentang kinerja
- Terwujudnya peningkatan kapasitas SDM yang menangani akuntabilitas kinerja
- Terlaksananya pengelolaan akuntabilitas kinerja oleh SDM yang berkompeten
a. Penyusunan dokumen
perencanaan kinerja Penyusunan dokumen
perencanaan kinerja Fakultas Teknik : Renstra, RKAT dan kontrak kinerja
Renstra Fakultas Teknik (IV.2.a_1), RKAT (IV.2.a_2), Kontrak Kinerja (IV.2.a_3)
b. Penyusunan dokumen perencanaan telah berorientasi hasil
Dokumen perencanaan berorientasi hasil tertuang
didalam Renstra Fakultas Teknik yang sejalan dengan Renstra Undip dengan pencapaian berorientasi hasil melalui
Indikator Kinerja Utama. Selain itu, dokumen perencanaan juga
Renstra Fakultas Teknik (IV.2.b_1), RKAT (IV.2.b_2), Kontrak Kinerja (IV.2.b_3)
DOKUMEN W AKTU sudah terintegrasi dengan sistem
penganggaran supaya lebih memberikan kepastian dalam pelaksanaanya.
c. Penyusunan Indikator
Kinerja Utama (IKU) Penyusunan Indikator Kinerja Utama sudah terintegrasi dalam sistem informasi di Fakultas Teknik di laman file-
ft.undip.ac.id/iku
Panduan
penyusunan IKU (IV.2.c_1)
d. Penyusunan Indikator kinerja yang memenuhi konsep SMART
Indikator yang disusun sudah memperhatikan SMART, secara spesifik setiap indikator terinci per departemen yang dapat diukur karena memiliki
kuantifikasi target yang jelas per tahunnya sehingga
pencapaiannya juga baik
Contoh IKU yang berkonsep
SMART beserta buktinya (IV.2.d_1)
e. Penyusunan laporan kinerja
tepat waktu Pengumpulan Laporan Kinerja Fakultas Teknik kepada
Universitas (BAPSI) selalu tepat waktu
Bukti
penerimaan dokumen laporan kinerja Fakultas Teknik (IV.2.e_1)
f. Penyusunan pelaporan kinerja yang memberikan informasi tentang kinerja
Pelaporan kinerja sudah terintegrasi dalam sistem informasi pada level fakultas melalui melalui file-
Laporan Kinerja IKU Fakultas Teknik (IV.2.B_1)
DOKUMEN W AKTU ft.undip.ac.id/iku dan di level
universitas melalui cakradipa
g. Peningkatan kapasitas SDM yang menangani
akuntabilitas kinerja
Peningkatan kapasitas SDM yang menangani akuntabilitas kinerja dilaksanakan melalui kegiatan capacity building berupa pelatihan dan juga workshop berkala dengan melibatkan narasumber yang kompeten dalam hal akuntabilitas kinerja
Laporan kegiatan workshop
anggaran
h Pengelolaan akuntabilitas kinerja yang dilaksanakan oleh SDM yang kompeten
SDM yang terlibat pada level fakultas dan departemen, dalam pengelolaan akuntabilitas kinerja merupakan SDM yang memiliki latar belakang pendidikan dan kompetensi yang sesuai dengan bidang yang ditangani.
SK Kontrak Pengelola dengan lampiran yang memuat
keterangan mengenai latar belakang pendidikan
DOKUMEN W AKTU
V. PENGUATAN PENGAWASAN
1 Pengendalian Gratifikasi Indikator:
- Terlaksananya public campaign tentang pengendalian gratifikasi - Terimplementasikannya
pengendalian gratifikasi
a. Public campaign tentang
pengendalian gratifikasi Public campaign telah dilakukan, juga dilakukan pemantauan berkala. Sosialisasi diberikan dalam bentuk: (a) Pemasangan standing banner di dekanat (V.1.a_1), (b) Pembagian poster ke seluruh departemen (V.1.a_2), (c) Penempatan banner di website FT (V.1.a_3), serta (d) Surat Edaran Dekan mengenai penanganan gratifikasi di lingkungan FT (V.1.a_4).
V.1.a_1 Foto banner
pengendalian gratifikasi terpasang di dekanat.
V.1.a_2 Poster pengendalian gratifikasi untuk departemen.
V.1.a_3 Screenshot pengendalian gratifikasi di website FT.
V.1.a_4 SE Dekan tentang pengendalian gratifikasi.
DOKUMEN W AKTU b. Implementasi pengendalian
gratifikasi Fakultas Teknik
mengimplementasikan
pengendalian gratifikasi sesuai pedoman pengendalian gratifikasi (V.1.b_1), dan juga membuat inovasi terkait pengendalian gratifikasi, yakni berupa: (a)
Membentuk tim unit pengendalian gratifikasi (UPG) (V.1.b_2), (b) Adanya sistem informasi pengadaan barang dan jasa (V.1.b_3), dan (c) Adanya sistem pelaporan penerimaan gratifikasi dengan formulir yang ditautkan di website FT (V.1.b_4, V.1.b_5).
V.1.b_1 Pedoman pengendalian gratifikasi.
V.1.b_2 SK tim UPG.
V.1.b_3 Screenshot sistem informasi pengadaan barang dan jasa (SIMASET, http://simaset.u ndip.ac.id/dashb oard/index.php).
V.1.b_4 Link formulir laporan penerimaan gratifikasi di website FT.
V.1.b_5 Screenshot formulir laporan penerimaan gratifikasi (https://forms.gl e/YUhWpfXWbrk LE2mq9).
Monitoring dan evaluasi
pengendalian gratifikasi akan dilakukan secara periodik
Periodik
DOKUMEN W AKTU 2 Penerapan SPIP
Indikator:
- Terwujudnya lingkungan pengendalian pengawasan internal
- Tersusunnya analisis resiko - Terlaksananya kegiatan
pengendalian untuk meminimalisir resiko - Tersosialisasikannya SPI
a. Peningkatan upaya untuk mewujudkan lingkungan pengendalian
Fakultas Teknik telah membangun lingkungan
pengendalian sesuai dengan yang ditetapkan organisasi dan juga membuat inovasi terkait
lingkungan pengendalian yang sesuai dengan karakteristik FT, yaitu dengan adanya: (a) tim satuan pengawasan internal (SPI) di tingkat universitas (V.2.a_1, V.2.a_2), (b) tim penjaminan mutu fakultas (TPMF) di tingkat fakultas (V.2.a_3), dan (c) tim gugus
penjaminan mutu (GPM) di tingkat departemen (V.2.a_4).
V.2.a_1 SK pengangkatan Ketua dan Wakil Ketua SPI.
V.2.a_2 SK pembentukan tim SPI.
V.2.a_3 SK pembentukan TPMF.
V.2.a_4 SK pembentukan GPM.
b. Penyusunan identifikasi dan penilaian risiko atas
pelaksanaan kebijakan
Fakultas Teknik telah melakukan penilaian risiko atas seluruh pelaksanaan kebijakan sesuai
V.2.b Dokumen penilaian risiko.
DOKUMEN W AKTU dengan yang ditetapkan
organisasi dan juga membuat inovasi terkait lingkungan
pengendalian yang sesuai dengan karakteristik unit kerja. Penilaian risiko ini dilakukan oleh TPMF.
c. Pelaksanaan kegiatan pengendalian untuk meminimalisir risiko yang telah diidentifikasi
Fakultas Teknik, melalui TPMF, telah melakukan kegiatan pengendalian untuk
meminimalisir resiko sesuai dengan yang ditetapkan organisasi dan juga membuat inovasi terkait kegiatan
pengendalian untuk
meminimalisir resiko yang sesuai dengan karakteristik unit kerja.
V.2.c Dokumen pengendalian risiko.
d. Sosialisasi SPI kepada
seluruh pihak terkait SPI telah diinformasikan dan dikomunikasikan kepada seluruh pihak terkait, yaitu dengan
adanya: (a) Sosialisasi peta manajemen risiko universitas (V.2.d_1, V.2.d_2), (b)
Pengumpulan review maturitas penyelenggaraan SPIP (V.2.d_3), dan (c) Kegiatan pembahasan hasil penilaian maturitas
V.2.d_1 Daftar hadir acara sosialisasi peta manajemen risiko universitas.
V.2.d_2 Foto acara sosialisasi peta manajemen risiko
universitas.
DOKUMEN W AKTU penyelenggaraan SPIP (V.2.d_4). V.2.d_3 Isian
review maturitas penyelenggaraan SPIP FT.
V.2.d_4 Berita acara
pembahasan hasil penilaian maturitas
penyelenggaraan SPIP.
3 Pengaduan Masyarakat Indikator:
- Terimplementasikannya kebijakan pengaduan masyarakat
- Terwujudnya tindaklanjut pengaduan masyarakat - Terwujudnya monitoring dan
evaluasi tindak lanjut pengaduan masyarakat - Terwujudnya tindaklanjut
pengaduan masyarakat
a. Implementasi kebijakan
pengaduan masyarakat Fakultas Teknik
mengimplementasikan kebijakan pengaduan masyarakat sesuai dengan yang ditetapkan
organisasi dan juga membuat
V.3.a_1 Link pengaduan masyarakat di website
universitas.
DOKUMEN W AKTU inovasi terkait pengaduan
masyarakat yang sesuai dengan karakteristik unit kerja, yakni dengan adanya: (1) Fasilitas pengaduan masyarakat di website universitas, melalui Unit Layanan Terpadu (ULT) (V.3.a_1, V.3.a_2), dan (2) Fasilitas pengaduan
masyarakat di website FT, melalui Helpdesk FT (V.3.a_3, V.3.a_4).
V.3.a_2
Screenshot situs ULT universitas (https://helpdes k.undip.ac.id/).
V.3.a_3 Link pengaduan masyarakat di website FT.
V.3.a_4
Screenshot situs Helpdesk FT (http://helpdesk.
ft.undip.ac.id/in dex.php?a=add).
b. Tindak lanjut hasil penanganan pengaduan masyarakat
Terdapat laporan hasil penangangan pengaduan masyarakat per bulan selama setahun terakhir yang telah ditindaklanjuti Fakultas Teknik.
V.3.b Laporan penanganan pengaduan masyarakat.
DOKUMEN W AKTU c. Monitoring dan evaluasi atas
penanganan pengaduan masyarakat
Fakultas Teknik melakukan monitoring dan evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat secara bulanan.
V.3.c Laporan monev
penanganan pengaduan masyarakat.
d. Tindak lajut hasil evaluasi atas penanganan pengaduan masyarakat
Seluruh hasil evaluasi atas penanganan pengaduan
masyarakat telah ditindaklanjuti oleh unit kerja terkait.
V.3.d Laporan tindak lanjut monev
penanganan pengaduan masyarakat.
4 W histle-Blowing System Indikator:
- Terciptakan whistle blowing system
- Terimplementasikannya whistle blowing system
- Terwujudnya evaluasi atas penerapan whistle blowing system
- Terwujudnya tindak lanjut atas penerapan whistle blowing system
a. Internalisasi Whistle Blowing
System Ya, Whistle Blowing System telah
diinternalisasi melalui penyediaan formulir laporan online, yang linknya dapat diakses melalui
V.4.a_1 Link formulir whistle- blowing system di website FT.
DOKUMEN W AKTU
website FT. V.4.a_2
Screenshot formulir whistle- blowing system (https://forms.gl e/UG1UYKJBDq q8ixxj7).
b. Penerapan Whistle Blowing
System Fakultas Teknik menerapkan
seluruh kebijakan whistle-blowing system (WBS) sesuai dengan yang ditetapkan organisasi dan juga membuat inovasi terkait
pelaksanaan Whistle Blowing System yang sesuai dengan karakteristik unit kerja, yaitu melalui penyediaan formulir di website FT. Hal ini telah
disosialisasikan melalui Surat Edaran Dekan.
V.4.b SE Dekan mengenai fasilitas whistle- blowing system.
c. Evaluasi atas penerapan
Whistle Blowing System Telah dilakukan evaluasi bulanan terhadap penerapan whistle- blowing system (WBS).
V.4.c Laporan
evaluasi WBS. Akan dilakukan monitoring dan evaluasi secara periodik terhadap penerapan whistle blowing system
Berkala tiap bulan
d. Tindak lanjut hasil evaluasi atas penerapan Whistle
Seluruh hasil evaluasi atas
penerapan whistle-blowing system
V.4.d Laporan tindak lanjut
Akan dilakukan tindak lanjut
Berkala tiap
DOKUMEN W AKTU Blowing System (WBS) telah ditindaklanjuti oleh
Fakultas Teknik. evaluasi WBS. terhadap penerapan whistle blowing system
bulan
5 Penanganan Benturan Kepentingan
Indikator:
- Tersusunnya pedoman penanganan benturan kepentingan
- Tersosialisasikannya penanganan benturan kepentingan
- Terimplementasikannya penangnan benturan kepentingan
- Terwujudnya evaluasi atas penganganan benturan kepentingan
- Terwujudnya tindak lanjut penanganan benturan kepentingan
a. Identifikasi/pemetaan
benturan kepentingan dalam tugas fungsi utama
Fakultas Teknik telah
mengidentifikasi/memetakan benturan kepentingan (conflict of interest) dalam tugas fungsi utama, dengan adanya kebijakan penanganan benturan
kepentingan secara tertulis.
V.5.a Pernyataan komitmen
pimpinan tentang BK.
DOKUMEN W AKTU b. Sosialisasi/internalisasi
Penanganan Benturan Kepentingan
Penanganan benturan kepentingan
disosialiasikan/diinternalisasikan ke seluruh unit kerja melalui Surat Edaran Dekan mengenai penanganan benturan
kepentingan.
V.5.b SE Dekan tentang
penanganan benturan kepentingan.
c. Implementasi Penanganan
Benturan Kepentingan Penanganan benturan kepentingan telah
diimplementasikan ke seluruh bagian di Fakultas Teknik, termasuk tingkat departemen, melalui: (a) Penyebaran form laporan benturan kepentingan, dan (b) Pedoman penanganan benturan kepentingan.
V.5.c_1 Formulir laporan benturan kepentingan.
V.5.c_2 Pedoman penanganan benturan kepentingan.
d. Evaluasi atas Penanganan
Benturan Kepentingan Penanganan benturan
kepentingan (BK) telah dievaluasi secara berkala oleh Fakultas Teknik.
V.5.d Laporan evaluasi BK.
Akan dibuat Evaluasi laporan bulanan terhadap penanganan benturan kepentingan
Juli 2020
e. Tindak lanjut hasil evaluasi atas Penanganan Benturan Kepentingan
Seluruh hasil evaluasi atas penanganan benturan kepentingan (BK) telah
ditindaklanjuti oleh Fakultas
V.5.e Laporan tindak lanjut evaluasi BK.
Akan dibuat tindak lanjut terhadap evaluasi
penanganan benturan
Juli 2020
DOKUMEN W AKTU
Teknik. kepentingan
VI. PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN PUBLIK
1 Standar Pelayanan Indikator:
- Terdapat kebijakan standar pelayanan
- Standar pelayanan telah di maklumatkan
- Terdapat SOP bagi pelaksanaan standar pelayanan
- Terdapat standar pelayanan dan SOP yang telah direview
-
a. Penyusunan kebijakan
standar pelayanan Buku Standar Mutu Terpadu disusun pada bulan Mei 2019 terdiri dari 202 halaman dan diangkat Tim Efektif Standar Mutu Terpadu Fakultas Teknik yang disahkan melalui SK Dekan Nomor 130/UN7.5.3/HK/2019.
Standar Mutu Terpadu didistribusikan kepada pimpinan fakultas, departemen dan program studi
1. Buku Standar Mutu Terpadu 2. SK Dekan
Nomor
130/UN7.5.3/HK /2019 tanggal 27 Maret 2019
Standar akan direview secara terus menerus dalam rangka quality
improvement
Ber- kelanjut an
DOKUMEN W AKTU
b. Sosialisasi standar
pelayanan Sosialisasi Standar Mutu Terpadu dan sistem informasi Internal Mutu Akademik terpadu (iMat) dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2019. Yang diundang pada acara sosialisasi tersebut adalah Dekan, Wakil Dekan, Ketua Departemen, Sekretaris Departemen, Ketua
1. Undangan No.
3310/UN7.5.3.1/
TU/2019 tanggal 26 April 2019
2. Daftar Hadir 3. Notulensi Rapat 4. Dokumentasi
DOKUMEN W AKTU Prodi, Kepala Bagian Tata Usaha,
Kasubag, TPMF, GPM, UPPM, dan staf.
Acara sosialisasi ini diselenggarakan di Ruang Teater Departemen Perencanaan Wilayah Kota dan dipublikasikan dalam web Fakultas Teknik dan Suara Merdeka Jawa Tengah.
Kegiatan 5. Media Massa
DOKUMEN W AKTU Web Fakultas Teknik
Suara Merdeka Jateng c. Penyusunan SOP bagi
pelaksanaan standar pelayanan
Buku Prosedur Kerja Fakultas Teknik disusun pada bulan Juli 2016 dan sudah didistribusikan ke tiap - tiap Departemen yang ada di Fakultas Teknik
1. SOP Dekanat Fakultas Teknik (Akademik, Kemahasiswaan, Keuangan &
Kepegawaian dan
UPA) 2. SOP tiap
Departemen yang ada di Fakultas Teknik
DOKUMEN W AKTU
d. Reviu dan perbaikan atas
standar pelayanan dan SOP Dokumen- dokument SOP di tiap
unit Fakultas dan Departemen 1. Review SOP dengan tanggal review terbaru
Review SOP akan dilaksanakan secara
berkelanjutan dalam rangka continuous improvement
Ber- kelanjut an
2 Budaya Pelayanan Prima Indikator:
- Terwujudnya komitmen membangun budaya mutu - Tersosialisasinya pelayanan
DOKUMEN W AKTU yang mudah diakses
- Terwujudnya sistem reward/punishment
- Terbentuknya layanan terpadu - Terwujudnya inovasi layanan a. Sosialisasi/pelatihan/komit
men dalam upaya penerapan Budaya Mutu dan Pelayanan Prima
Komitmen ini berupa janji untuk membangun budaya mutu dan mewujudkan perbaikan berkelanjutan (continuous improvement). Komitmen ini dilaksanakan pada saat acara Sosialisasi Standar Mutu Terpadu dan Sistem Informasi Internal Mutu Akademik Terpadu tanggal 13 Mei 2019. Pihak-pihak yang menandatangani komitmen adalah Dekan, Wakil Dekan, Ketua Departemen, dan TPMF.
Penandatanganan Komitmen
1. Undangan Cecepit No.
4084/UN7.5.3/P P/2019 tanggal 20 Mei 2019 2. Daftar Hadir Cecepit 3. Notulensi
Cecepit 4. Dokumentasi Penandatangan
Komitmen 5. Dokumentasi
Cecepit
Penandatanganan komitmen mutu akan dilakukan tiap tahun.
Cerdas Cermat Penjaminan Mutu (Cecepit) akan dikembangkan materinya yaitu tentang SPMI, ISO 9001, SMK3, dan Zona Integritas WBK
Periodik tiap tahun
DOKUMEN W AKTU
Cerdas cermat penjaminan mutu (cecepit) dilaksanakan pada tanggal 22 Mei 2019 untuk membudayakan Standar Mutu Terpadu. Cerdas cermat ini mempertandingkan antar departemen (12 departemen) di lingkungan Fakultas Teknik.
Cerdas cermat penjaminan mutu (cecepit)
DOKUMEN W AKTU
b. Sosialisasi/Informasi tentang pelayanan yang mudah diakses melalui berbagai media
Informasi pelayanan dapat diakses melalui web Fakultas Teknik pada menu download atau dengan alamat
http://ft.undip.ac.id/download/
terdapat layanan untuk
mahasiswa, alumni dan Dosen/
Karyawan
Informasi pelayanan untuk mahasiswa
1. Surat atau Formulir untuk mahasiswa yang sudah
didownload 2. Surat atau
formulir untuk alumni yang sudah
didownload 3. Surat atau formulir untuk Dosen atau karyawan yang sudah
didownload
DOKUMEN W AKTU
Informasi pelayanan untuk alumni
Informasi pelayanan untuk Dosen dan Karyawan
Sertifikat Akreditasi
DOKUMEN W AKTU c. Penyusunan sistem
punishment (sanksi) /reward bagi pelaksana layanan serta pemberian kompensasi kepada penerima layanan bila layanan tidak sesuai standar
Reward untuk Departemen yang berprestasi dan sekaligus Rapat Kerja Fakultas (RKF)
dilaksanakan pada tanggal 18 Maret 2019 bertempat di Hotel Grasia Semarang bertujuan untuk memacu departemen agar
memberikan layanan sesuai standar.
1. LaporamKegia tan RKF 2. Dokumentasi
Awardee
Pemberian reward akan dilaksanakan secara periodik setiap tahun
Periodik
d. Pembentukan sarana
layanan terpadu/terintegrasi Terdapat sarana layanan terpadu/
terintegrasi di Fakultas Teknik di bagian front office lantai 1 Gedung Baru Dekanat Fakultas Teknik.
Foto Front Office lantai 1 Gedung Baru Dekanat FT sebagai sarana Layanan Terpadu yang melayani akademik, kemahasiswaan umum, dan keuangan kemahasiswaan
DOKUMEN W AKTU
e. Pengembangan/inovasi
pelayanan Terdapat inovasi pelayanan yang dapat diakses melalui web ft pada menu Sistem Informasi Fakultas Teknik atau dengan alamat http://si.ft.undip.ac.id/
Sistem Informasi yang ada di Fakultas Teknik
Pengembangan inovasi layanan akan dilakukan secara terus- menerus guna mewujudkan continuous improvement
Ber- kelanjut an
3 Penilaian kepuasan terhadap pelayanan
Indikator:
- Terselenggarakannya survei kepuasan layanan
- Terinformasikannya
pemberitahuan hasil survei layanan
DOKUMEN W AKTU - Terwujudnya tindak lanjut
hasil survei layanan a. Pelaksanaan survey
kepuasan masyarakat terhadap pelayanan
Survey kepuasan masyarakat
terhadap pelayanan Website page Survey kepuasan Masyarakat yang telah
dipublikasikan
b. Pemberitahuan hasil survey kepuasan masyarakat yang dapat diakses secara terbuka
Media online, Website, Surat 1. Laporan Hasil Survey
EkspektasiMa hasiswaBaru FT Undip 2019
2. Laporan Hasil Survey
KepuasanStak eholder
3. Laporan
Akan dilakukan secara periodik setiap semester
Periodik per semester
DOKUMEN W AKTU Survey VTMS
FT
c. Tindak lanjut atas hasil
survey kepuasan masyarakat Melakukan Evaluasi diri di tiap Unit pelayanan dan prodi dengan melakukan Audit Internal untuk meningkatkan pelayanan atas tindak lanjut kepuasan survey
Laporan Audit Internal Fakultas Teknik
Akan dilakukan secara periodik minimal tiap semester
Periodik per semester
