第４編 組織・庶務（第２章 庶務）
○山梨学院文書取扱規程
（昭和51年４月１日制定）
第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、学校法人山梨学院（以下「法人」という。）における文書の処理 の正確、迅速、円滑を期し、もって事務能率の向上を図ることを目的とする。
（定義）
第２条 この規程で文書とは、業務上往復する一般文書、起案文書、通知、通達、調査、
照会、報告、回答、電報、記録された電話その他の文書をいう。
（文書処理の原則）
第３条 すべての文書は、正確迅速に取扱い、責任をもつて処理しなければならない。
（文書の主管課）
第４条 文書の受付、配布は、総務部総務課（以下「主管課」という。）において行い、
文書の発送は、原則として各部署で行う。
（文書記号及び番号）
第５条 各部署から発する文書には、当該文書を起案した部署の区分に従い、発信年月 日のほか、別表Ⅰに定める文書記号及び番号を付する。ただし、軽易と思われる文書 については、これを省略することができる。
２ 前項の文書番号は、毎年度更新するものとする。
（文書取扱責任者）
第６条 各所属長を文書取扱責任者とする。
２ 文書取扱責任者は、当該部署における文書の受付、発送、整理及び保管にあたる。
（不在中の文書処理）
第７条 職員は、出張、欠勤等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を直属 の長に申し出なければならない。
２ 前項の申出を受けた直属の長は、他の職員に当該文書の処理を命ずる等事務が渋滞 しないようにしなければならない。
第２章 文書の受付及び配布
（文書の受付）
第８条 主管課において文書を受付けたときは、直ちに開封点検のうえ当該文書に受付 番号及び受付年月日を記入し、受付文書処理簿に、次に掲げる事項を記入しなければ ならない。
(1) 受付番号 (2) 受付年月日 (3) 発信番号 (4) 発信者
(5) 件名（件名の明記されていないものについては、適宜件名を付す。）
(6) 配布部署
第４編 組織・庶務（第２章 庶務）
(7) 前各号に掲げるもののほか、当該文書処理上必要な事項
２ 前項の文書に金品が添付されている場合には、同時に金品受付簿に記入しなければ ならない。
３ 電報及び速達郵便により受付けた文書については、他の文書に優先して取扱うもの とする。
（各課の受付文書の処理）
第９条 文書の配布を受けた各部署の文書取扱者は、配布を受けた文書に当該部署の受 付印を押し、当該課の文書収受簿に記入のうえ、所属長に提出する。
（文書の配布）
第10条 主管課において、所定の手続を経た文書は、それぞれ関係の部署に配布する。
２ 前項の文書の配布を受けた所属長は、点検のうえ、課員に対し、必要な措置を命ずる。
（関連の課のある場合の取扱い）
第11条 二以上の部署に関係のある文書は、原則として関係が最も深いと認められる部 署に配布する。
２ 前項の文書の配布を受けた所属長は、必要により他の関係の部署へ当該文書の写を 配布し、その旨を原本に記載するものとする。
（誤配文書の措置）
第12条 配布を受けた文書で、誤配と認められるものについては、付せんを付して速や かに主管課へ回付しなければならない。
第３章 文書の起案
（起案用紙）
第13条 起案文書の用紙は、法人所定のものを使用しなければならない。
（用字用語）
第14条 文書の用字用語は、口語体とし、常用漢字、ひらがな及び現代かなづかいを使 用する。
（一案件一起案）
第15条 起案文書は原則として一案件について一起案文書とする。
（合議）
第16条 起案文書で他の部署に合議を要するものは、原議書の合議欄に合議しようとす る部署名を記入しなければならない。
（資料添付）
第17条 起案文書には、関係文書及び参考資料を添付するものとする。
（供閲文書）
第18条 供閲文書で、希望、意見等に関するものについては、各関係者において、これ に
対する措置、意見を付さなければならない。
（決裁及び発送日付の異なるときの記入）
第19条 発送文書の日付を決裁日と異なる日付としようとするときは、その理由を原議 書の備考欄に書かなければならない。
（起案文書のとじ方）
第４編 組織・庶務（第２章 庶務）
第20条 起案文書のとじ方は左とじとする。ただし、縦書きのもの及び縦書きの関係資 料が添付されているものについては右とじとする。
（文書の訂正）
第21条 起案文書に違式、あやまり、脱字又は用語上不適当なものがあるときは、主管 課長は、自ら訂正し、重要事項については、上司の指示を受けて訂正することができ る。
（決裁）
第22条 起案文書のうち、法人名、大学名、理事長名及び学長名を用いるものは、法人 本部長の決裁を受けるものとする。
（法人の代表者）
第23条 法人が締結する契約書、委任状、官公署への公文書等については、その代表者 名は理事長とし、それぞれ理事長の決裁を受けるものとする。
（代理決裁）
第24条 起案文書の決裁者が不在の場合は、次の区分によって、他の文書に優先して処 理しなければならない。
(1) 理事長については、法人本部長
(2) 法人本部長については、法人本部事務局長
（至急文書の処理）
第25条 至急文書は、原議書の右上辺に付せんし、他の文書に優先して処理しなければ ならない。
第４章 文書の発送
（浄書及び発送）
第26条 発送文書の浄書、印刷、照合及び発送は、原則として各部署において行うもの とする。
（公印の使用）
第27条 発送文書には、すべて名義人の職印を押印しなければならない。
２ 法人印、理事長印その他公印の使用については、別に定める公印取扱規程の定める ところによる。
（発送文書簿）
第28条 発送文書は、主管課において、所定の発送文書簿に所要事項を記入しなければ ならない。
２ 各部署において発送した文書については、その写を主管課に送付するとともに、当 該部署において定める文書発送簿に所要事項を記入するものとする。
第５章 文書の整理及び保管
（起案文書の処理）
第29条 発送を終った起案文書は、原議書の所定欄に所要事項を記入し、起案課に回付 する。
（処理未了文書の取扱い）
第30条 処理未了の文書は、常に一定の容器に収めて散逸を防ぎ、処理の迅速を期する とともに、その経過を明らかにしておかなければならない。
（文書の整理保管）
第４編 組織・庶務（第２章 庶務）
第31条 文書は、すべて各部署において整理保管する。
（重要文書の保管）
第32条 重要な議事録、教職員の人事記録、在学証書、成績原簿、卒業生原簿、資産に 関する重要文書、法令上特に保存を必要とする文書及び機密を要する文書は、各部署 においてそれぞれ安全な場所に保管しなければならない。
（完結文書の保管）
第33条 処理のすんだ文書は、各課ごとに一定の場所に保管し、索引を付し、容易に索 出できるようにしておかなければならない。
（文書の保存）
第34条 文書の保存については、別表Ⅱに定める「文書保存期間表」に従って年度別に 分類、保存し、必要に応じて文書保存目録に記入する。
（文書の廃棄）
第35条 文書保存期間を満了した文書は焼却する。この場合、文書保存目録に記載のあ るものについては、廃棄年月日を記入する。
第６章 雑則
（細則の制定）
第36条 理事長は、この規程の運用について必要と認める場合は、細則を制定すること ができる。
（規程の改廃）
第37条 この規程を改廃しようとするときは、理事長の決裁を経なければならない。
附 則
この規程は、昭和51年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成８年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成10年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成11年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成12年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成13年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成15年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成16年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成17年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成18年４月１日から施行する。
第４編 組織・庶務（第２章 庶務）
附 則
この規程は、平成19年７月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成20年４月１日から施行する。
附 則
この規程は、平成27年４月１日から施行する。
別表Ⅰ 文書記号
部署名 記号 部署名 記号
総務部 山学総発第－号 総合図書館 山学総図発第－号 パブリシティセンター 山学ＰＢ発第－号 学生センター 山学大学発第－号 財務部 山学財発第－号 入試センター 山学入発第－号 施設部 山学施発第－号 就職・キャリアセンター 山学就発第－号 大学院事務室 山学大院発第－号 電算機センター 山学電発第－号 法科大学院事務室 山学法大院発第－号 生涯学習センター 山学生学発第－号 教務課 山学大教発第－号 国際交流センター 山学国発第－号 学務課 山学大教学発第－号 カレッジスポーツセンター 山学ス発第－号 ｉＣＬＡ事務室 山学大ｉＣＬＡ発第－号 附属高等学校 山学大附高発第－号 ローカル・ガバナンス研究センター 山学大ロ発第－号 附属中学校 山学大附中発第－号 経営学研究センター 山学大経発第－号 附属小学校 山学大附小発第－号 学習・教育開発センター 山学大ＬＥＤ発第－号 附属幼稚園 山学大附幼発第－号 短期大学 山学短大発第－号
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･ 別表Ⅱ 文書保存期間表
分 類 保 存 種 別 保存期間 摘 要
Ａ 役 員
１ 役員名簿 ２ 理事会決議録 ３ 常任理事会記録 ４ 評議員会決議録
５ 役員の異動に関する重要書類
永久
〃〃
〃〃
Ｂ 組 織
ａ 組 織 １ 組織機構台帳
２ 業務組織の制定および改廃に関する書類 ３ 学校沿革史
永久
〃〃 ｂ 令 達 １ 訓示・告示等文書
２ 通達原議 永
久〃
ｃ 印 章
１ 理事長・役員の印章の制定改廃に関する ２ 校印の制定改廃に関する書類書類
３ 職印の制定改廃に関する書類 ４ 公印管理に関する書類 ５ 押印章
永久
〃〃 ３年 Ｃ 法令・ 学内規 程 〃
ａ 法 令 １ 関係法令に関する書類 ２ 訴訟訴願に関する書類
永久 ｂ 定 款 １ 寄附行為の制定改廃に関する書類 〃永 ｃ 規 程 久
１ 規程の制定改廃に関する書類 ２ 規程類集
３ 例規資料に関する書類
永久
〃３ Ｄ 庶 務 年
ａ 文 書
１ 決裁書・回議・整理簿 ２ 監査・答申関係書類 ３ 文書発受関係書類 ４ 保存文書関係帳簿
５ 各種証明書発行に関する帳簿
10年 ５年
〃永 久５ ｂ 会 議 年
１ 職制会議体に関する記録 ２ 非職制会議体に関する記録 ３ 全学連絡協議会議記録 ４ 業務連絡打合せ会記録
（一般諸会議）
永久 10年 ３年 １年
ｃ 外 部 関 係 １ 各種外部団体への入会・加入に関する書 ２ 役員および教職員の外部団体等の委嘱に類
関する書類
３ 外部団体との連絡に関する書類
永久 ５年
１年
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･ ｄ 保 安 １ 非常災害に関する書類
２ 防火に関する書類 ３ 防犯に関する書類
１年
〃〃 ｅ 行 事 １ 重要な行事・儀式に関する書類
２ 軽易な行事・儀式に関する書類 ３ 慶弔に関する書類
永久 ３年 １年
ｆ 広 報
１ 広報紙 ２ 学校要覧 ３ 入試関係広報 ４ 学園一般広報 ５ 出版広報
永久 10年 ５年 10年 ３年 ｇ 日 誌 等
１ 学校日誌、業務日誌 ２ 月報類
３ 日報類
10年 ３年 １年 ｈ そ の 他 １ 寄付金・賛助金および贈与に関する書類
２ 父母会に関する書類 ３ 校友会に関する書類 ４ 雑文書
年５３ 年〃１ 年
分 類 保 存 種 別 保存期間 摘
Ｅ 官 公 署 関 係 要
１ 重要な認可・免許・出願および報告に関 ２ 軽易な認可・免許・出願および報告に関する書類 ３ 法人登記に関する書類する書類
４ 不動産登記に関する書類
５ 官公署との交渉連絡に関する書類
永久
５年
永久
〃３ Ｆ 契 約 年
１ 重要な契約・協定および覚書に関する書 ２ 軽易な契約・協定および覚書に関する書類
類
永久 ５年
Ｇ 統 計
１ 指定統計に関する書類 ２ 重要な統計資料 ３ 軽易な統計資料
４ その他統計ならびに調査に関する資料
永久 10年 ３年 Ｈ 人 事 〃
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･ １ 教職員名簿
２ 役付教職員名簿
３ 教職員の異動に関する書類
４ 教職員の採用・解職・休職・復職に関す ５ 履歴書・業績書に関する書類る書類
６ 身元保障に関する書類
７ 分限・懲戒・保障に関する書類 ８ 栄典・表彰に関する書類 ９ 教員資格審査に関する書類 10 職制に関する書類
11 資格・試験に関する書類 12 定員に関する書類 13 研修に関する書類
永久
〃〃
〃 10〃 永年
〃久 10〃
〃年
〃３ Ｉ 給 与 年
１ 賃金台帳・労働者名簿 ２ 昇給・賞与に関する書類 ３ 諸手当に関する書類 ４ 退職金に関する書類 ５ 慶弔金支給に関する書類 ６ 扶養親族認定に関する書類 ７ 扶養親族台帳
８ 所得税に関する書類
10年
〃〃 ５年 ３年
〃〃 Ｊ 労 務 〃
１ 教職員の服務に関する書類 ２ 出勤簿
３ 勤怠に関する願・届書 ４ 職員団体に関する書類 ５ 超過勤務・残業に関する書類 ６ 出張命令書
10年 ５年 10年 ５年
〃〃 Ｋ 厚 生 共 済
ａ 厚 生 １ 教職員の厚生に関する書類 ２ 教職員の教育訓練に関する書類 ３ 内外地留学に関する書類 ４ 研修奨励に関する書類 ５ 職員住宅に関する書類 ６ 厚生資金融資に関する書類
３年 10年 ５年
〃〃 ｂ 共 済 １ 私学共済組合加入に関する書類 〃
２ 長期給付に関する書類 ３ 短期給付に関する書類
４ 共済組合員資格得喪に関する書類 ５ 共済貸付給付に関する書類
10年
〃〃 ３年 ｃ 失 業 保 険 〃
１ 失業保険料徴収簿
２ 失業保険資格得喪に関する書類
永久 10年
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･
分 類 保 存 種 別 保存期間 摘要
Ｌ 保 健
１ 医療法に基づく諸手続帳簿および諸報告 ２ 学校教育法に基づく諸手続帳簿および諸台帳 ３ 診療記録報告台帳
４ 検査・所見記録
５ 放射線照射に関する書類 ６ Ｘ線写真
７ 処方せん ８ 看護記録 ９ 献立台帳 10 検食簿
永久
〃
〃３ 年５ 年〃
〃〃 １年 Ｍ 保 険 〃
ａ 生 命 保 険 １ 教職員の生命保険に関する書類 ３ ｂ 火 災 保 険 １ 建物および保管物品の火災保険に関 年
する書類 ３
年 ｃ 自動車保険 １ 自動車保険に関する書類 ３ ｄ その他の保険 １ 付保弁済求償関係保険に関する書類 年３ Ｎ 財 務 年
ａ 予 算 １ 予算書
２ 経営分析に関する書類 ３ 内部監査に関する書類
４ 経 理 組 織 お よ び 手 続 に 関 す る 書類 永久 10年 ５〃 ｂ 財 務 １ 資金の調達、運用に関する書類 年
２ 現金、預金の出納保管および支払に関す ３ 債権、債務の管理に関する書類（債務はる書類
返済終了後）
４ 有価証券および手形に関する書類 ５ 学校債に関する書類
６ 学生生徒納付金に関する書類（卒業後）
10年
〃
〃
〃〃 ｃ 経 理 １ 経理事務の記録に関する書類 〃
２ 固定資産会計に関する書類 ３ 決算書、監査報告書 ４ 税務に関する書類
５ 統計、調査、報告に関する書類 ６ 収益事業会計に関する書類 ７ 寄付金および補助金に関する書類 ８ 預り金に関する書類
10年
〃永 10久 年〃
〃〃
〃
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･ ｄ 調 達 １ 契約・発注に関する書類
２ 調達稟議・契約通知・内訳に関する書類 ３ 調達資料および取引先の調査に関する書 ４ 助成金による物件購入に関する書類類
10年
〃５ 10年 ｅ 営 繕 １ 建物、構築物、諸施設の新設、維持のた 年
めの稟議、契約、発注に関する書類 ２ 物件の製作に関する書類
３ 物件の修理に関する書類
４ ボイラー、電気、給排水の諸施設の運 営、維持に関する書類
５ 工芸館の運営に関する書類
６ 土木、環境整備、樹木に関する書類 ７ 施設維持に関する調査報告に関する書類
永久
５年 10〃 年 ５年 10〃 ｆ 管 理 １ 土地、建物、構築物の取得および処分に 年
関する書類
２ 機械、器具、備品および車輌の収得およ び処分に関する書類
３ 物件の検収および引渡に関する書類 ４ 物件の登記、貸借に関する書類 ５ 寄贈による物件の取得に関する書類 ６ 物件の管理、整備、移管等管理事務に関
する書類
永久
10年 年永５
10久 年〃
分 類 保 存 種 別 保存期間 摘要 ｆ 管 理 ７ 物件の財産管理に関する調査、統計、報
告に関する書類
８ 共通施設の維持管理に関する書類 ９ 現品の検査、調査に関する書類
10年
〃５ Ｏ 教 務 年
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･ １ 教育計画書
２ 学籍簿
３ 教科課程に関する書類 ４ 指導要録
５ 学業成績に関する書類 ６ 単位認定原簿
７ 証書授与原簿
８ 入学・卒業・修了者名簿 ９ 教育実習に関する書類 10 外国人留学生に関する書類 11 免許状に関する書類 12 募集・入学に関する書類
13 休学・転学・退学等学生・生徒・園児の 異動に関する書類
14 専攻決定・修了・卒業（卒園）に関する 15 授業時間に関する書類選考資料
16 生徒・児童・園児観察録
17 学生・生徒・園児の出席に関する書類 18 認定講習に関する書類
19 学生生徒の処分に関する書類 20 願書および届出書類
21 運賃割引証に関する書類
永久
〃〃
〃〃
〃〃
〃〃
〃〃 10年
〃
〃
〃５ 年〃 10年 永久 ５年 ３年
Ｐ 学 務
１ 名誉教授に関する書類 ２ 学位の授与に関する書類 ３ 学会等に関する書類
４ 学術研究、研修に関する書類
５ 生涯学習・大学開放講座等に関する書類 ６ 講座・学科担当（任）に関する書類 ７ 学年・学級担当（任）に関する書類 ８ 学業に関する諸証明発行原簿 ９ 研究紀要に関する書類
永久 10〃 年〃 ５年
〃〃
〃〃 Ｑ 厚 生 補 導
１ 学生生徒の身元保証に関する書類 ２ 学生生徒の身元調査に関する書類 ３ 補導関係記録
４ 課外活動に関する書類
５ 学生生徒の生活調査に関する書類 ６ 学生生徒の厚生施設の運営に関する書類 ７ 奨学生カード
８ 奨学金受領関係書類 ９ 奨学生異動関係書類 10 授業料等減免に関する書類 11 学校給食に関する書類 12 学校安全会に関する書類
10年
〃〃 ５年
〃〃 年〃10
５年
〃〃 Ｒ 図 書 〃
第４編 組織 庶務（第２章 庶務）･
１ 図書原簿 ２ 図書分類簿
３ 図書統計に関する書類 ４ 受贈図書に関する書類 ５ 視聴覚教材に関する書類 ６ 貸出しに関する書類 ７ 複写業務に関する書類
久〃永
〃５ 10年 年１ 年〃
