LAMPIRAN 3 (ii)-A INISIATIF NO.3 (ii): PEREKAYASAAN
BAHAGIAN/NEGERI : HTC KL
TAHAP 1 (KENAL PASTI BPR SEDIA ADA)
Tajuk Perekayasaan:-
Pemantauan Kemajuan Kewangan Bahagian
Proses Perekayasaan:-
Adakah proses yang dipilih melibatkan bidang/ perkhidmatan utama pejabat?
Kemajuan kewangan adalah sangat penting kerana ia akan menentukan pencapaian kemajuan KPI Bahagian samada peringkat pegawai yang terlibat, Pengarah HTC KL ataupun TKP Sektor Pakar.
Bahagian ini mempunyai isu penyelarasan dalam pemantauan kemajuan kewangan bahagian. Ini mengakibatkan maklumat tidak tepat dan tidak seragam setiap kali membuat pelaporan dan maklumat yang diberikan bukan merupakan yang terkini.
Senario proses sebelum BPR (tempoh masa, kos)
Maklumat bukan terkini
Maklumat bercanggah antara pengawai-pegawai
Tidak mempunyai PIC
Mempunyai kesukaran sekiranya pegawai bercuti
Tempoh untuk memberi maklumbalas lama kerana tidak ada format tertentu
Nota:
Adakah proses yang dipilih melibatkan bidang/perkhidmatan utama pejabat?
Senario proses sebelum BPR (tempoh masa, kos)
Kumpulan yang terlibat dalam proses perekayasaan:-
Bil. Nama Jawatan
1. Dr. Norlida Binti Mohd. Dom J54
2. Tan Woon Yang J52
3. Sharina Binti Sulaiman J44/J41
4. Alif Syazani bin Leman J41
5. Belinda binti Adzmi JA38
*BPR : Business Process Reengineering
LAMPIRAN 3 (ii)-B1 INISIATIF NO.3 (ii): PEREKAYASAAN
BAHAGIAN/NEGERI : HTC KL
TAHAP 2 (KENAL PASTI BPR SEDIA ADA)
Mengenalpasti Keadaan Semasa ( As-Is )
Kod Aktiviti
Aktiviti Sedia Ada (As-Is)
Peranan
(Jawatan / Jabatan)
Kos
Pemprosesan Penerangan Aktiviti
A Maklumat bukan terkini
Berubah-ubah;
tidak ada pic
Tidak Berkaitan
Maklumat berubah- ubah. Pengarah HTC KL banyak kali menerima maklumat tidak terkini.
B Maklumat bercanggah antara pengawai- pegawai
Berubah-ubah;
tidak ada pic
Tidak Berkaitan
Maklumat berubah- ubah. Pengarah HTC KL banyak kali menerima maklumat tidak seragam daripada pegawai- pegawai
C Tidak mempunyai PIC
Berubah-ubah;
tidak ada pic
Tidak Berkaitan
Setiap kali sebelum mesyuarat, maklumat kewangan diterima daripada pelbagai pegawai
D Mempunyai kesukaran sekiranya pegawai bercuti
Ketua seksyen; J54/J52/J48 Tidak Berkaitan
Maklumat biasanya diberikan oleh ketua seksyen tetapi sekiranya beliau bercuti, wujud kesukaran mendapat maklumat
E Tempoh untuk memberi maklumbalas lama kerana tidak ada format tertentu
Tidak Berkaitan Tidak Berkaitan
Tidak ada satu format yang menyeragamkan semua maklumat
JUMLAH KOS RM 0.00
*BPR : Business Process Reengineering
LAMPIRAN 3 (ii)-B2
INISIATIF NO.3 (ii): PEREKAYASAAN
BAHAGIAN/NEGERI : HTC KL
TAHAP 2 (PELAKSANAAN BPR BARU)
Mengenalpasti Proses Kerja Baharu ( To-Be )
Kod Aktiviti
Aktiviti Sedia Ada (To-Be)
Peranan (Jawatan /
Jabatan)
Kos
Pemprosesan Penerangan Aktiviti
A Maklumat bukan terkini
Timbalan Pengarah/ J54
Tidak Berkaitan
Pengarah akan mendapat maklumat terkini daripada Timbalan Pengarah sahaja untuk memastikan keseragaman maklumat
B Maklumat bercanggah antara pengawai- pegawai
Timbalan Pengarah/ J54
Tidak Berkaitan
Satu format lejar akan dihasilkan dan setiap bulan akan dikemaskinikan
C Tidak mempunyai PIC
J52-
Pembangunan J41 -
Mengurus
Tidak Berkaitan
Kemaskini peruntukan Pembangunan akan diketuai oleh Ketua Penolong
pengarah Kanan; dan Kemaskini peruntukan Mengurus akan diketuai oleh Jurutera J41
D Mempunyai kesukaran
sekiranya pegawai bercuti
J41/44 dan J38
Tidak Berkaitan
Pengganti untuk J54/ J52 /J48 dikenalpasti supaya masing-masing dapat mengambilalih kerja semasa pic cuti.
E Tempoh untuk memberi maklumbalas lama kerana tidak ada format tertentu
J54/J52/J48 Tidak Berkaitan
Satu format akan
diwujudkan dan dipersetujui Pengarah supaya setiap pegawai akan mengikut format tersebut. Hanya satu fail akan digunakan untuk memastikan maklumat adalah lengkap dan terkini.
JUMLAH KOS RM 0.00
*BPR : Business Process Reengineering
LAMPIRAN 3 (ii)-C
INISIATIF NO.3 (ii): PEREKAYASAAN
BAHAGIAN/NEGERI : HTC KL
TAHAP 3 (PENILAIAN SEMULA BPR)
Penilaian Program
Nama Program BPR Perekayasaan Kemajuan Kewangan Bahagian Pegawai
(Champion)
Tan Woon Yang Sharina Binti Sulaiman
Tarikh mula 15/6/2020 Tarikh
pelaksanaan 1/7/2020 Aspek
Pengukuran Prestasi
Sebelum Sasaran Pencapaian Pelaksanaan
Peratusan Penambahbaikan
(Improvement)
Masa 5
(Hari)
1
(Hari) 100%
Kos 0.00 (RM) 0.00 (RM) 0.00 (RM) 100%
Bilangan
Lain-lain Indikator
JUMLAH 100%
