Analisis Jabatan
2.9.4. ANALISIS BEBAN KERJA (Job Load Analysis)
a. Prinsip Dasar
Memilah dan mengelola informasi ke dalam format Uraian Jabatan yang telah
ditentukan.
Yang dianalisis adalah jabatan, bukan pemangku jabatan. Tidak berkaitan dengan
prestasi individu, pemangku jabatan hanya sebagai narasumber (responden).
Sumber untuk menganalisis jabatan adalah fakta berdasarkan tugas pokok dan
fungsi yang ditetapkan dalam statuta organisasi.
b. Informasi Jabatan Untuk Pengumpulan Data Jabatan
Table 2.6 Informasi Jabatan
1. Nama jabatan 9. Tanggung jawab
2. Ikhtisar jabatan 10. Dimensi jabatan
3. Tujuan jabatan 11. Hubungan kerja
4. Uraian tugas dan kegiatan 12. Masalah dan tantangan jabatan
5. Bahan untuk menyelesaikan pekerjaan 13. Risiko bahaya
6. Alat untuk menyelesaikan pekerjaan 14. Syarat jabatan
7. Hasil kerja 15. Kedudukan dalam jabatan
c. Penyempurnaan Informasi Jabatan
Tabel 2.7. Penyempurnaan Informasi Jabatan
KEPMENKEU 387/ KMK.01/1987 Penyempurnaan Berdasarkan PERMENKEU 138/PMK.01/2006 Yo.70/PM.1/2007 Keterangan
1. Nama Jabatan 1.Nama Jabatan Tetap
2. Ikhtisar Jabatan 2. Ikhtisar Jabatan Tambahan
3.Tujuan Jabatan Tetap
3. Uraian Tugas dan Kegiatan 4. Uraian Tugas dan Kegiatan Tetap
4. Bahan yang digunakan 5. Bahan yang digunakan Tetap
5. Alat yang digunakan 6. Alat yang digunakan Tetap
6. Hasil kerja 7. Hasil kerja Tetap
7. Wewenang 8. Wewenang Tetap
8. Tanggung jawab 9. Tanggung jawab Tetap
10. Dimensi Tambahan
9. Hubungan kerja 11. Hubungan kerja Tetap
12. Masalah dan tantangan kerja Tambahan
10. Risiko bahaya 13. Risiko bahaya Tetap
11. Syarat jabatan 14. Syarat jabatan Tetap
12. Peta jabatan 15. Kedudukan dalam organisasi Peta jabatan dibuat per
unit organisasi eselon II
Kedudukan dalam
jabatan dibuat dalam butir info jabatan tiap jabatan
d. Pertimbangan Perubahan Format Butir Informasi Jabatan
Menyesuaikan dengan kebutuhan tujuan dan sasaran analisis jabatan saat ini,
yaitu untuk melakukan proses Evaluasi Jabatan untuk dapat menghasilkan job
grading/peringkat jabatan sebagai dasar perbaikan sistem remunisasi.
Menyesuaikan dengan perkembangan tuntutan kebutuhan stakeholder
o Lama: Lebih berorientasi pada uraian tugas/pekerjaan (o task oriented)
o Baru: Menuju pada orientasi pertanggungjawaban (o accountability oriented)
Menyesuaikan dengan perkembangan di luar institusi publik sepanjang masih
relevan dengan kebutuhan.
e. Nama Jabatan
Merupakan identifikasi dari pemangku jabatan baik struktural maupun non struktural. Bagi Jabatan struktural, nama jabatan sudah tercantum dalam Keputusan Menteri Keuangan tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan. Bagi jabatan non struktural pelaksana, nama jabatan dapat ditentukan berdasarkan tugas pelaksana yang bersangkutan. Sementara untuk jabatan non struktural (fungsional) mengacu pada Peraturan Menpan tentang Jabatan Fungsional yang Bersangkutan.
f. Risiko Bahaya/Risiko Jabatan
Adalah risiko atas bahaya yang mungkin timbul dan menimpa pegawai sewaktu melakukan tugas jabatannya. Risiko bahaya dapat berupa risiko bahaya terhadap fisik atau mental. Risiko bahaya fisik dapat berupa kecelakaan yang menimbulkan cacat terhadap anggota tubuh atau meninggal dunia. Sementara risiko bahaya mental dapat berupa terganggunya mental atau kejiwaan seorang pegawai.
Contoh Risiko Bahaya/Risiko Jabatan Direktur Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
Tidak ada
Selain risiko bahaya fisik dan non fisik, dapat pula diuraikan risiko operasional dan risiko fiskal. Risiko operasional adalah risiko suatu jabatan yang mengakibatkan tidak dapat beroperasionalnya jabatan yang lain. Risiko fiskal adalah risiko suatu jabatan yang secara tidak langsung mengakibatkan kerugian keuangan negara.
g. Syarat Jabatan
Kualifikasi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan yang dapat berupa kepangkatan, pendidikan formal diklat/kursus, dan syarat lainnya, yaitu
A. Pangkat/Golongan pemangku jabatan struktural mengacu pada Lampiran. Peraturan pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 yang mengatur eselon dan jenjang pangkat jabatan struktural.
B. Pendidikan formal pemangku jabatan Struktural disesuaikan dengan eselon dan bidang tugasnya masing.
C. Diklat bagi pemangku jabatan struktural dan pelaksana disesuaikan dengan kebutuhan unit eselon I masing-masing. Khusus untuk diklat perjenjangan (Pendidikan dan Pelatihan Pimpinan Tingkat IV, Tingkat III, dan Tingkat II) disyaratkan bagi pemangku jabatan structural sesuai dengan jabatannya.
Contoh Syarat Jabatan Direktur Pajak Daerah dan Retribusi Daerah
Pangkat/golongan :Pembina Utama Muda (IV/c) Pendidikan Formal :S1/S2/S3
Diklat/Kursus : Diklatpim Tk.II
Syarat lainnya : Pernah menduduki jabatan eselon III
dipersyaratkan memiliki soft competency, yaitu seperti pada kamus kompetensi jabatan Kementerian Keuangan berikut.
h. Soft Competency pada Kamus Kompetensi Jabatan
1. Visioning, (Penetapan Visi), adalah mengidentifikai sasaran jangka panjang
dan mendorong implementasi dan berbagai gagasan atau alternatif yang berbeda. Menghasilkan solusi yang kreatif dan strategis yang dapat diimplementasikan. Mampu menantang dan mendorong organisasi untuk terus meningkatkan diri dan bertumbuh.
2. Innovation, (Inovasi), adalah mencetuskan solusi baru dan kreatif yang akan
menghasilkan antara lain peningkatan kinerja, hasil yang lebih baik, produktivitas yang lebih tinggi.
3. In-depth problem solving and analysis, (Pemecahan dan analisis
masalah), merupakan kemampuan memecahkan masalah yang sulit melalui analisis dan evaluasi yang seksama dan sistematis terhadap informasi, alternatif yang mungkin dan konsekuensinya.
4. Decisive judgement, (Penilaian yang tegas), adalah membuat keputusan
yang baik, benar, dan tepat waktu.
5. Championing change, (Memimpin Perubahan), adalah mengambil tindakan
untuk mendukung dan melaksanakan inisiatif perubahan secara efektif.
6. Adapting to change, (Adaptasi terhadap Perubahan), adalah beradaptasi
terhadap perubahan situasi, menyusun kembali tugas-tugas dan prioritas selama perubahan terjadi dalam lingkup kerja dan organisasi.
7. Courage of convictions, (Keberanian berdasarkan Keyakinan) adalah
memiliki keberanian pribadi untuk menangani persoalan-persoalan yang sulit ketika menghadapi kemungkinan akan adanya pertentangan.
8. Business acumen, (Keahlian Bisnis) adalah memahami konsep-konsep
menggunakan pengetahuan baik secara umum maupun secara spesifik untuk bekerja secara efektif.
9. Planning and organizing, (Perencanaan dan Pengorganisasian), adalah
secara efektif merencanakan dan mengorganisasi pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi dengan menetapkan tujuan dan mengantisipasi kebutuhan dan prioritas.
10. Driving for result, (Mendorong Hasil) adalah menantang, mendorong
organisasi dan diri mereka sendiri untuk menjadi unggul dan berprestasi tinggi.
11. Delivering result, (Memberikan Hasil), adalah mempertahankan tingkat
komitmen yang tinggi untuk mencapai hasil secara pribadi.
12. Quality focus, (Fokus kepada Kualitas), adalah mendorong dan
mempertahankan standar kualitas yang tinggi dalam pekerjaan.
13. Continous improvement, (Perbaikan terus-menerus), adalah mencari
peluang untuk meningkatkan proses, system, dan metode yang ada untuk mendorong keandalan, kualitas, dan efisiensi pekerjaan.
14. Policies, processes, and procedures, (Kebijakan, Proses dan Prosedur),
adalah mengikuti prosedur dan pedoman organisasi untuk mencapai tujuan.
15. Safety, (Keselamatan Kerja), adalah memahami pentingnya praktik atau
teknik keselamatan kerja, Mengikuti dan menerapkan secara efektif, serta mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama.
16. Stakeholder Focus, (Fokus Kepada Pemangku Kepentingan), adalah
mengantisipasi kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) dengan merancang, mendorong, dan mendukung penyampaian hasil (produk dan jasa) yang melebihi harapan.
17. Stakeholder service, (Pelayanan Pemangku Kepentingan), adalah
mengenali dan memahami kebutuhan pemangku kepentingan (stakeholders) dan menyampaikan hasil yang melebihi harapan pemangku kepentingan (stakeholders).
18. Integrity, (Integritas), adalah mempertahankan tingkat kejujuran dan etika yang tinggi dalam perkataan dan tindakan sehari-hari.
19. Resilience, (Ketabahan), adalah menangani masalah, tekanan, dan stress
yang berkaitan dengan pekerjaan secara efektif, professional, dan positif.
20. Continuous learning, (Pembelajaran Berkesinambungan), adalah berusaha
memperluas pengetahuan dan meningkatkan keterampilan melalui
pembelajaran formal maupun informal. Memberikan inspirasi kepada orang lain untuk mengembangkan dan meningkatkan pengetahuan serta keterampilan yang relevan dengan pekerjaan mereka.
21. Team work and collaboration, (Kerjasama Tim dan Kolaborasi), adalah
secara efektif bekerja dan berkolaborasi dengan orang lain kearah sasaran bersama dikaitkan dengan tingkat partisipasi dan kontribusi terhadap kinerja tim.
22. Influencing and persuading, (Mempengaruhi dan mempersuasi), adalah
meyakinkan orang lain untuk mengambil satu tindakan tertentu.
23. Managing others, (Mengelola Orang Lain), adlah mengarahkan dan
memimpin orang lain untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
24. Team leadership, (Kepemimpinan Tim), adalah memimpin orang lain untuk
mencapai sasaran dan tujuan tim.
25. Coaching and developing others, (Membimbing dan Mengembangkan
Orang Lain), adalah memberikan sasaran, bimbingan dan umpan balik kepada orang lain untuk mendorong dan memberikan inspirasi untuk perkembangan kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaan dan pertumbuhan karir dalam jangka panjang.
26. Motivating others, (Memotivasi Orang Lain), adalah mendorong dan
membarikan inspirasi kepada orang lain untuk berprestasi tinggi.
27. Organizational savvy, (Keahlian Berorganisasi), adalah mengendalikan dan
menangani politik organisasi dan bekerja di dalam lingkup dinamika organisasi untuk mencapai tujuan.
28. Relationship management, (Mengelola Hubungan), adalah mengembangkan dan mempertahankan hubungan yang positif dengan para individu di dalam dan di luar unit kerja.
29. Negotiation, ( Negosiasi), adalah mengidentifikasi kebutuhan dan motivasi
kedua pihak serta berusaha untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
30. Conflict management, (Pengelolaan Konflik), adalah menangani konflik
diantara orang-orang dan menyelesaikan persoalan-persoalan yang sensitive secara efektif.
31. Interpersonal communication, (Komunikasi Interpesonal), adalah
berkomunikasi secara jelas dan efektif dengan orang-orang di dalam dan di luar organisasi.
32. Written communication, (Komunikasi Tertulis), adalah memiliki keterampilan
untuk berkomunikasi dengan orang lain dalam format tertulis.
33. Presentation skill, (Kemampuan Presentasi), adalah memiliki keterampilan
untuk berkomunikasi secara efektif kepada sekelompok orang dalam situasi formal.
34. Meeting leadership, (Kepemimpinan Rapat), adalah memiliki keterampilan
untuk secara efisien dan efektif memimpin dan menangani rapat untuk mencapai hasil yang produktif.
35. Meeting contribution, (Kontribusi dalam Rapat), adalah memiliki
keterampilan untuk ikut serta secara efektif dalam rapat.
i. Kedudukan Jabatan
Adalah bagan/Struktur Organisasi yang menggambarkan jabatan yang bersangkutan, satu tingkat diatas jabatannya, dan satu tingkat dibawah jabatannya, sebagaimana contoh berikut.
Gambar 2.17 Kedudukan Jabatan Direktur Pajak Daerah dan Retribusi Daerah