DI BIDANG LOGISTIK.

OUTSOURCING DALAM BERBAGAI AKTIVITAS PERUSAHAAN 

A. DI BIDANG LOGISTIK.

Bidang logistik termasuk salah satu potensi utama kegiatan untuk outsourcing, karena dalam perusahaan manufaktur, biasanya biaya untuk logistik merupakan porsi terbesar dalam anggaran perusahaan, sehingga di situ terletak juga potensi utama penghematan. Disamping itu pada umumnya tugas logistik dalam suatu perusahaan bukanlah termasuk bisnis utama , maka tentu saja dapat dioutsourcekan. Untuk memahami lebih lanjut mengenai hal ini, dapat dilakukan dengan mempelajari proses atau langkah yang perlu dilakukan untuk mengelola outsourcing ini di bidang logistik, mulai dari keputusan untuk outsourcing sampai dengan mengawasinya, dapat dikemukakan sebagai berikut :

 Pembuatan keputusan untuk outsourcing

 Pengembangan strategi dan pendekatan untuk outsourcing  Seleksi service provider

 Penyusunan kontrak dengan service provider  Penunjukan pengawas pihak ketiga

 Monitoring dan pengukuran kinerja  Pemeliharaan hubungan yang produktif  Analisis keuntungan bisnis dari outsourcing

Secara singkat, hal-hal di atas akan dibahas sebagai berikut ini : 1. Pembuatan keputusan untuk outsourcing.

Para periset dari University of Maryland Supply Chain Management Center melakukan survei terhadap kurang lebih 11.500 Logistics Manager di seluruh Amerika untuk mengidentifikasikan outsourcing di bidang logistik. Disamping itu dilakukan juga wawancara secara intensif dan mendalam terhadap 17 manajer dari berbagai perusahaan yang telah melakukan outsourcing di bidang logistik ini. Tujuan wawancara ini adalah untuk melakukan validasi terhadap hasil survei tersebut. Beberapa kesimpulan yang dapat ditarik dari hasil survei dan wawancara tersebut adalah sebagai berikut :

 Alasan utama yang mendorong mereka melakukan outsourcing adalah penghematan biaya (41%)

 Alasan ke dua yang diberikan adalah bahwa karena tugas logistik adalah bukan bisnis utamanya (26,5%)

 Sebagian besar berpendapat bahwa yang paling mampu mengadakan perbandingan biaya maupun perbandingan proses antara yang dilakukan sendiri dan outsource adalah karyawan perusahaan sendiri, baru sesudah itu konsultan dan paling akhir adalah pihak ke tiga.

2. Pengembangan strategi dan pendekatan untuk outsourcing.

Bagaimana strategi dan pendekatan yang dilakukan untuk melakukan outsourcing inipun merupakan salah satu topik yang dicoba digali dari survei dan wawancara yang telah disebutkan di atas. Sebagai hasilnya, dapat dikemukakan disini :

 Sebagian tidak atau belum melakukan outsourcing di bidang logistik mereka (19% dari responden)

 Sebagian melakukan outsourcing secara bertahap (23,5 % satu per satu fungsi tiap tahap, 19,9% melakukan dua fungsi tiap tahap)

 Sebagian melakukan dua atau tiga fungsi dan selanjutnya langsung seluruh fungsi logistik dioutsourcekan untuk memperoleh keuntungan segera.

 Langsung melakukan outsourcing untuk seluruh fungsi logistik (9,9% dari responden) berdasarkan penilaian bahwa sekaligus melakukan outsourcing akan memperoleh keuntungan secara optimal.

 Sebagian sudah pernah melakukan outsourcing, tetapi memutuskan untuk tidak melakukan outsourcing lagi karena berbagai alasan (4.1%)

Dari survei ini, aktivitas-aktivitas logistik yang dioutsourcekan, disusun menurut urutan yang paling banyak adalah :

 Freight payment and auditing  Warehousing and operations

 Carrier selection and rate negotiation  Information system

 Shipment planning  Fleet management  Packaging

 Product return

 Order processing and fulfillment  All supply chain function  Inventory management 3. Seleksi service provider.

Bagaimana cara mencari pemberi jasa yang kelak akan dijadikan mitra outsourcing ? Dari survei yang sama dapat diketahui bahwa ada beberapa cara yang dapat ditempuh, dan dibawah ini cara-cara tersebut disusun menurut urutan yang dianggap paling efektif. Angka di belakang menunjukkan prosentase responden yang menganggap bahwa hal tersebut paling efektif :

 Melalui riset sendiri – 49,4%

 Melalui jaringan profesional – 27,3%  Melalui perusahaan konsultan – 6,5%  Melalui asosiasi dagang – 5,2%  Melalui konferensi – 4,0%

 Melalui artikel jurnal dagang – 2,7%  Melalui iklan rekanan – 1,5%

Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa memilih calon mitra outsourcing dengan melakukan riset sendiri lebih efektif dari semua cara yang dikenal, dan yang dinilai paling tidak efektif adalah melalui iklan rekanan. Untuk itu diperlukan beberapa kriteria yang diperlukan untuk menilai calon mitra outsourcing tersebut. Kriteria-kriteria tersebut, yang disusun menurut urutan yang dianggap paling penting adalah sebagai berikut. Angka di belakang menunjukkan prosentase dari responden yang menganggap hal tersebut merupakan pilihan nomer satu :

 Harga atau biaya yang ditawarkan – 31,3%  Kemampuan untuk melayani pelanggan – 14,7%  Stabilitas keuangannya – 12,4%

 Kesamaan dengan budaya dan filosofi perusahaan – 9,2%  Kreativitas untuk memecahkan masalah – 9,0%

 Reputasi secara umum – 8,2%

 Sistim informasi dan kemampuan teknologi yang dimiliki – 6,0%  Aset yang dimiliki – 2,7%

 Cakupan internasionalnya – 1,7%

 Reputasi untuk melakukan perbaikan secara terus menerus – 1,2%  Besarnya perusahaan – 1,0%

 Kebijakan SDMnya – 1,0%

 Pengalaman hubungan dengan perusahaan – 0,5% 4. Penyusunan kontrak dengan service provider.

Apa saja yang harus dicantumkan dalam kontrak antara perusahaan dan pemberi jasa tersebut sebagai persyaratan atau kesepakatan dalam rangka outsourcing ? Mana saja dari persyaratan-persyaratan itu yang paling penting ? Di bawah ini dicantumkan hal-hal yang harus dicantumkan dalam kontrak, disusun menurut urutan yang dianggap paling penting. Angka di belakang menunjukkan, berapa persen responden yang menganggap bahwa hal tersebut merupakan pilihan atau ranking pertama dalam pemilihan :

 Biaya layanan – 37,1%

 Penjelasan tentang kewajiban – 23,1%  Target kinerja - 16,0%

 Jangka waktu perjanjian – 6,1%  Pembagian keuntungan – 4,2%  Jaminan dan tanggung jawab – 3,4%  Cara pembayaran – 3,4%

 Sanksi atas ketidak mampuan melakukan persyaratan perjanjian – 2,2%  Kepemilikan teknolologi/intelektual – 2,2%

 Klausul mengenai pemberhentian kontrak – 0,7%  Cara menyelesaian perselisihan – 0,7%

 Ketenaga kerjaan – 0,7%

Dari daftar tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa yang dianggap paling penting dari semua itu, disamping biaya layanan yang diperoleh dan penjelasan tentang kewajiban masing-masing, juga bagaimana mitra kerja outsourcing tersebut dapat diawasi dengan baik, yaitu dengan mencantumkan target kinerja dalam kontrak.

5. Penunjukan pengawas pihak ketiga.

Dalam hubungan ini, pertanyaan yang penting lagi yang perlu diajukan adalah siapa yang paling efektif mengawasi pelaksaaan outsourcing ini ? Di bawah ini diberikan hasil dari survei diatas yang di susun menurut urutan pilihan dan angka di belakangnya menunjukkan prosentase dari responden yang menganggap bahwa bagian yang disebutkan tersebut merupakan pilihan pertama yang paling efektif.

 Kepala Logistik – 51,5%

 Tim terdiri dari wakil berbagai fungsi dari Kantor Pusat dan Strategic Business Unit (SBU) – 12,1%

 Tim terdiri dari wakil berbagai fungsi dari Kantor Pusat – 11,9%  Tim terdiri dari wakil berbagai fungsi tingkat SBU – 10,6%  Eksekutif senior – 7,6%

 Konsultan luar – 1,0%

Agaknya dari hasil survei di atas, yang dianggap paling baik melakukan pengawasan adalah kepala dari fungsi atau aktivitas yang dioutsourcekan.

6. Monitoring dan pengukuran kinerja.

Sesudah menentukan siapa sebaiknya yang melakukan pengawasan, maka perlu ditentukan metoda apa saja yang digunakan untuk melakukan pengawasan ini. Ada beberapa metoda yang dapat dipilih dan urutan pilihan yang dapat disimpulkan dari survei adalah seperti daftar berikut ini. Angka di belakang menunjukkan prosentase responden yang memilih metoda tersebut sebagai pilihan pertama yang dianggap paling efektif.

 Tolok ukur kinerja – 54,9%

 Pertemuan bersama yang dilakukan secara berkala – 24,1%  Kebebasan meneliti catatan pemberi jasa – 9,1%

 Survei kepuasan pelanggan – 8,4%

 Pemeriksaan dan audit oleh konsultan luar – 2,2%

Apa yang dicantumkan di atas sekedar urutan pilihan para responden. Dalam kenyataannya banyak perusahaan yang menggunakan dua atau tiga metoda misalnya pilihan pertama, kedua dan ketiga dilakukan sekaligus untuk memperoleh hasil yang optimal.

7. Pemeliharan hubungan yang produktif.

Hal yang tidak kalah pentingnya dalam melakukan outsourcing adalah menjaga agar hubungan antara perusahaan dan mitra outsourcing menjadi makin produktif dan tetap produktif. Untuk itu disamping diperlukan pengawasan yang sudah disinggung di atas, diperlukan juga suatu pembinaan terus menerus dan tidak dapat dilepas begitu saja. Disamping keunggulan potensial yang dapat diharapkan dari outsourcing ini, beberapa kesulitan ataupun tantangan sering dijumpai, antara lain dapat disampaikan sebagai berikut :

 Learning curve yang panjang  Sikap agak menyepelekan.

 Kebanyakan pekerjaan.

 Sistem informasi yang kurang memadai  Dan sebagainya

Hal-hal tersebut sering kali belum dapat dideteksi pada waktu dilakukan seleksi untuk memilih pemberi jasa dan baru dapat diketahui sesudah beberapa waktu lamanya kontrak berjalan. Oleh karena itu hal-hal seperti ini harus diantisipasi sebelumnya dan langkah-langkah pembinaan dan pengamanan perlu dipersiapkan sebelumnya.

8. Evaluasi keuntungan bisnis dari outsourcing.

Sebetulnya langkah ini adalah kelanjutan atau pelengkap dari langkah ke-6 yaitu monitoring dan mengukur kinerja outsourcing. Dengan melakukan pengukuran secara kuantitatif, maka dapat disimpulkan atau dievaluasi keuntungan bisnis apa yang diperoleh, apa positif ataukah negatif.

Misalnya dari langkah 6 tadi tercatat hal-hal sebagai berikut :  Utilisasi tempat penyimpanan apat diperbaiki sebanyak 20,3%  Biaya transport masuk dapat diperbaiki sebesar 22,6%

 Pesanan pelanggan yang tepat waktu dapat ditingkatkan sebesar 73,9%  Produktivitas penanganan karton dapat diperbaiki sebesar 9,2%

 Biaya angkutan sebagai persentase dari sales 7,7% lebih baik  Dan sebagainya

Maka dalam langkah ke-8, evaluasi dapat mengatakan bahwa outsourcing telah :  Meningkatkan tingkat layanan pelanggan.

 Mengurangi biaya logistik secara total.

 Meningkatkan kemampuan dan posisi kompetitif perusahaan.