RISIKO OUTSOURCING
E. USAHA MENGURANGI RISIKO
Dalam setiap usaha atau perubahan, selalu ada risiko, demikian juga usaha outsourcing. Persoalannya ialah bagaimana mengantisipasi risiko itu dan bagaimana mengusahakan agar risiko dapat ditekan serendah mungkin, kalaupun tidak dapat dihilangkan seluruhnya. Memperhatikan kemungkinan-kemungkinan risiko yang mungkin akan dialami seperti telah diutarakan di atas, maka beberapa usaha dapat dilakukan untuk menguranginya antara lain dengan melakukan uji coba terlebih dahulu, melakukan pemilihan pemberi jasa dengan lebih teliti, melakukan kontrak jangka pendek dahulu, merencanakan dan melakukan pengawasan dengan baik,
menggunakan konsultan, memilih waktu yang tepat, mempersiapkan perencanaan darurat, dan sebagainya.
Melakukan uji coba.
Ini adalah cara yang paling mudah dan umum ditempuh untuk mengurangi risiko besar. Uji coba dapat dilakukan untuk suatu jenis jasa tertentu dan untuk bagian perusahaan tertentu saja terlebih dahulu. Sambil menimba pengalaman dari hal yang mungkin baru bagi perusahaan dan bagi karyawan, maka persiapan- persiapan lebih lanjut dilakukan untuk memperluas cakupan outsourcing. Dalam masa uji coba, kesulitan dan persoalan yang timbul relatif akan lebih mudah diatasi karena masih berskala kecil. Pada akhir masa uji coba, perlu dilakukan analisis, apakah outsourcing perlu dan dapat dilanjutkan atau tidak. Kalau akan dilanjutkan, apakah perlu dilakukan sekarang atau ditunda. Apakah masa uji coba perlu diperpanjang atau tidak. Apabila dalam masa uji coba dialami kesulitan besar yang sulit dan tidak dapat dipecahkan, maka mungkin saja rencana outsourcing selanjutnya dibatalkan. Demikian pula sebaliknya, apabila masa uji coba berjalan dengan lancar, kesulitan dan hambatan yang ditemui dapat diselesaikan dengan memuaskan, maka outsourcing untuk bagian-bagian lain atau jasa lain dapat diteruskan. Uji coba dapat dilakukan sekali saja dan seterusnya outsourcing dapat dilakukan dalam skala penuh, atau uji coba dapat dilakukan secara bertahap dalam skala yang makin lama makin luas sampai pada skala penuh. Ini sangat tergantung dari keperluan dan penilaian risiko tersebut.
Melakukan pemilihan pemberi jasa dengan teliti.
Ini juga merupakan salah satu cara untuk mengurangi risiko. Pemilihan pemberi jasa merupakan kegiatan yang sangat krusial dalam menentukan berhasil tidaknya suatu outsourcing. Pemilihan yang hanya didasarkan atas analisis tertulis sering kali tidak memberikan gambaran sesungguhnya. Oleh karena itu sering kali cara pemilihan pemberi jasa ini misalnya hanya dapat dilakukan dengan masa percobaan tertentu, artinya untuk suatu saat digunakan beberapa pemberi jasa untuk satu jenis jasa. Kemudian, sesudah cukup waktu untuk penilaian, jasa tersebut diserahkan pada pemberi jasa yang paling memuaskan kinerjanya berdasarkan suatu tolok ukur tertentu. Pemilihan outsourcing untuk jasa boga (catering) misalnya, hanya dapat dinilai sesudah mengalami untuk beberapa waktu lamanya. Rasa makanan tidak pernah dapat dijelaskan dengan deskripsi apapun, dan hanya dapat dirasakan dan dinilai kalau sungguh-sungguh sudah dirasakan. Rasa inipun sering kali sangat subyektif, oleh karena dalam hal ini misalnya perlu dianalisis oleh suatu tim dengan latar belakang budaya dan kebiasaan makan yang berbeda, agar mendapatkan hasil penilaian yang lebih obyektif.
Melakukan kontrak jangka pendek dahulu.
Kiat ini juga merupakan salah satu cara yang gampang untuk mengurangi risiko yang lebih besar. Kontrak jangka pendek biasanya diartikan sebagai kontrak dengan jangka waktu sampai dengan satu tahun. Apabila layanan dan kinerja pemberi jasa cukup memuaskan, dapat dilanjutkan dengan jangka menengah, yaitu antara satu tahun dan tiga atau lima tahun, seterusnya dapat dilanjutkan dengan kontrak jangka panjang, yaitu lebih dari tiga atau lima tahun. Dalam kenyataan, outsourcing yang berkembang menjadi kemitraan bisnis, dapat berlangsung sampai duapuluh tahun atau lebih.
Merencanakan dan melakukan pengawasan.
Cara pengawasan terhadap perusahaan pemberi jasa perlu dipersiapkan sebelum pelaksanaan outsourcing dan ini sering kali tidak mudah. Cara-cara ini dapat berupa bentuk laporan berkala yang dipantau dan dibicarakan dalam bentuk pertemuan berkala pula. Dengan cara ini, maka kalau ada tanda-tanda mulainya suatu penyimpangan, dapat dideteksi secara dini dan tindakan korektif dapat dilakukan segera pula sebelum berkembang dan mencapai tahap sukar dikendalikan lagi. Beberapa metoda yang dapat digunakan untuk mengukur keuntungan yang diharapkan didapat dari outsourcing adalah misalnya sebagai berikut.
• Dengan survei informal. • Dengan melakukan inspeksi. • Dengan melakukan benchmarking.
• Membandingkan dengan tingkat layanan yang disetujui. • Membandingkan dengan standard mutu.
• Membandingkan dengan target biaya. • Dengan survei kepuasan pelanggan.
• Membandingkan dengan tartet tingkat layanan. • Membandingkan dengan tujuan layanan. • dan sebagainya.
Menggunakan konsultan.
Menggunakan konsultan selalu dapat dilakukan, apalagi kalau perusahaan belum berpengalaman sama sekali dengan proyek outsourcing. Tentu saja harus menggunakan jasa konsultan yang berpengalaman dalam bidang outsourcing, bukan sekedar konsultan umum. Hal yang perlu dipertimbangkan ialah perbandingan antara biaya konsultan dan target penghematan biaya yang diharapkan dapat dicapai. Perbandingan ini haruslah sepadan dan tidak timpang. Perhitungan tarif jasa angkutan sering kali dapat dinegosiasikan dengan mengkaitkan dengan penghematan biaya yang dicapai. Misalnya untuk tarif tetap bulanan, ditetapkan tarif yang kecil, namun setiap kali ada penghematan biaya yang diperoleh, konsultan mendapatkan prosentase tertentu darinya.
Mempersiapkan perencanaan darurat.
Perencanaan darurat ialah perencanaan yang dilakukan perusahaan penerima jasa outsourcing untuk berjaga-jaga apabila outsourcing di tengah jalan mengalami kemacetan atau hambatan serius, karena satu dan lain sebab. Termasuk dalam perencanaan ini ialah apa tindakan yang harus segera diambil kalau terjadi kemacetan. Misalnya mencari pemberi jasa lain yang siap mengambil alih dalam waktu singkat. Tidak hanya itu saja, tetapi pemberi jasa siapa saja yang berpotensi seperti ini. Termasuk juga dalam perencanaan ini, kalau terpaksa perusahaan mengambil kembali tugas yang sudah dioutsourcing, bagaimana cara melaksanakannya ? Dengan adanya perencanaan darurat seperti ini, maka risiko kerugian dan hambatan karena gagalnya outsourcing di tengah jalan dapat dikurangi dan sekaligus memberikan rasa aman pada pimpinan perusahaan.
Memilih waktu yang tepat.
Kadang-kadang risiko outsourcing dapat dikurangi dengan memilih waktu yang tepat untuk memulainya. Misalnya saja situasi dimana sedang terjadi gejolak karyawan akan sesuatu hal bukanlah waktu yang paling tepat untuk melakukan suatu perubahan besar, termasuk melakukan outsourcing, karena akan berhadapan dengan resistensi yang besar yang sangat berpotensi menggagalkan outsourcing itu sendiri. Demikian pula pada waktu terjadi krisis ekonomi yang berpengaruh pada hampir semua perusahaan, tidaklah tepat melakukan perubahan dalam skala besar, termasuk outsourcing, karena ketidak-stabilan baik perusahaan sendiri maupun perusahaan pemberi jasa bukan merupakan kondisi yang baik untuk melakukan perubahan, kecuali outsourcing dalam hal-hal atau pekerjaan kecil-kecilan.